PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM KAITANNYA DENGAN TINGKAT KOLEKTIBILITAS PIUTANG PADA PT MILLENNIUM PHARMACON INTERNATIONAL Tbk

Transkripsi

1 Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 6 No. 2, Oktober 2006 JURNAL ILMIAH RANGGAGADING Volume 6 No. 2, Oktober 2006 : PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM KAITANNYA DENGAN TINGKAT KOLEKTIBILITAS PIUTANG PADA PT MILLENNIUM PHARMACON INTERNATIONAL Tbk Oleh Iriyadi* dan Diana Ratnaningsih *Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor ABSTRACT The result of research concludes that basically management control system practiced at PT Millenium Pharmacon Interantional Tbk has worked well. This matter can be fund out from management control structure that has been formed, such as organization structure and evaluation on performance in the company. Management control system practice there has roles as well in making policies and company s strategy primarily concerning credit. The policies and strategy mentioned above are able to help the company in safeguarding credit collectibility degree. Based on the result of research, credit collectibility degree at PT Millenium Pharmacon Interantional Tbk can be said as good because its run between 80% of total credit. Keywords: Management control system; Credit collectibility PENDAHULUAN Bagi suatu perusahaan komersil bahwa sistem pengorganisasian dan sistem penggunaan sumber sumber ekonominya ditujukan untuk memperoleh keuntungan atau laba yang optimal. Walaupun demikian laba bukan merupakan satu satunya tujuan perusahaan. Tujuan lain dari perusahaan yaitu menjaga nama baik, memberikan pelayanan dengan berorientasi pada kepuasan pelanggan dan yang lebih penting adalah untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Pada kondisi sekarang perusahaan yang bergerak dibidang usaha yang sejenis semakin banyak jumlahnya sehingga persaingan semakin keras. Untuk menarik pelanggan, perusahaan melakukan berbagai cara diantaranya berusaha menawarkan kemudahan atau fasilitas yang diberikan perusahaan antara lain dengan memberikan fasilitas penjualan kredit kepada pelanggan. Namun karena kegiatan penjualan kredit memiliki resiko maka diperlukan pengawasan yang memadai dengan cara menerapkan sistem pengendalian manajemen yang baik. METODE PENELITIAN Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode studi kasus dan survey secara langsung. Dan untuk memudahkan penelitian, maka pada penelitian ini membatasi ruang lingkup dengan menggunakan data perusahaan per 31 69

2 IRIYADI dan RATNANINGSIH, Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Kaitannya Desember 2004 dan 31 januari Data data yang diperoleh berupa data primer dan data sekunder. Sumber data yang diperoleh diantaranya dengan melakukan wawancara kepada pihak pihak yang berhubungan dengan penelitian. Selain itu dilakukan tinjauan kepustakaan untuk mendapatkan referensi yang berhubungan dengan materi penelitian. Data yang diperoleh dari pihak perusahaan diolah dengan cara membandingkan antara pelaksanaan dilapangan dengan referensi yang relevan, sehingga menghasilkan suatu kesimpulan. HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen Dalam Kaitannya Dengan Tingkat Kolektibilitas Piutang Pada PT Millennium Pharmacon International tbk. Pada dasarnya pengendalian berarti mengadakan tindak lanjut yang segera terhadap kondisi yang tidak memuaskan, sebelum berkembang menjadi kerugian yang besar. Pengendalian terhadap piutang dapat dilakukan oleh orang orang atau bagian dari suatu organisasi yang terintegrasi dengan piutang. Analisa terhadap piutang piutang yang timbul darai transaksi penjualan kredit sangat penting, karena piutang piutang tersebut harus dapat dutagih tepat pada waktunya. Dengan adanya pengendalian terhadap piutang kita dapat melihat dan membandingkan antara rencana rencana dan strategi yang telah ditetapkan dengan pelaksanaannya dilapangan. Dan pada akhirnya pengendalian yang telah ditetapkan dengan baik dapat membantu perusahaan dalam menjaga tingkat kolektibilitas piutang perusahaan. Sistem pengendalian manajemen menurut Supriyono ( 2000, 35 ) memiliki dua elemen yang dapat dibedakan tetapi tetap berhubungan erat. Elemen elemen yang terdapat didalam sistem pengendalian manejemen diantaranya (1) Struktur pengendalian manajemen, dan (2) Proses pengendalian manajemen. 1.1 Struktur pengendalian manajemen Didalam struktur pengendalian manajemen itu sendiri berisi tentang (a) Struktur organisai, (b) Otonomi yang didelegasikan kepada para manajer, (c) Pembentukan pusat pusat pertanggungjawaban, (d) Pengukuran kinerja dan balas jasa, serta (e) Sistem informasi yang mengalir diantara bagian bagian dalam organisasi. Dengan diterapkanya sistem pengendalian manajemen di PT, maka didalam perusahaan terdapat struktur pengendalian manajemen itu sendiri. Hal ini dapat dilihat dengan terbentuknya susunan organisasi didalam perusahaan. Struktur organisasi yang terbentuk di PT Millennium Pharmacon International Tbk cabang Bogor disusun berdasarkan kebutuhan perusahaan cabang. Dimana dalam pembentukan susunan organisasi perusahaan cabang tetap berada dibawah pengawasan perusahaan PT Millennium Pharmacon International Tbk pusat. Pembentukan sususnan organisasi PT cabang Bogor dibuat berdasarkan analisa perusahaan pusat. Maksudnya sebelum pembentukan organisasi perusahaan pusat meninjau terlebih dahulu keadaan perusahaan cabang dan menyusun bagian - bagian apa saja yang diperlukan. Hal inilah yang dapat membedakan bentuk organisasi antara perusahaan cabang suatu daerah dengan perusahaan cabang didaerah lain. Struktur organisasi yang terbentuk di Tbk cabang Bogor dikepalai oleh seorang kepala cabang. Kepala cabang bertanggung jawab untuk memimpin perusahaan cabang dan bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelangsungan kegiatan perusahaan. Struktur organisasi yang terbentuk dibagi kedalam tiga bagian utama yaitu (a) bagian penjualan, (b) bagian keuangan, dan (c) bagian gudang. a. Bagian Penjualan Bagian penjualan bertanggung jawab terhadap kegiatan penjualan baik penjualan yang dilakukan secara tunai 70

3 Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 6 No. 2, Oktober 2006 maupun kredit. Selain itu bagian penjualan juga memiliki tugas untuk mencapai target yang telah ditentukan oleh perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan yaitu memperoleh laba. b. Bagian Keuangan Bagian keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mengawasi masalah keuangan perusahaan termasuk didalamnya mengenai penagihan piutang, ada beberapa bagian keuangan diantaranya Chief Collector, Kasir, keuangan dan administrasi serta EDP. c. Bagian Gudang Bagian gudang bertanggung jawab terhadap keabsahan barang yang diperjual belikan oleh perusahaan apakah sudah sesuai dengan aturan Departemen Kesehatan dan Dirjen POM. Dibawah pengawasan asisten apoteker terdapat kepala gudang yang memiliki tugas dan tanggungjawab untuk mengawasi persediaan barang dagangan dan keluar masuknya barang. Dengan terbentuknya struktur organisasi perusahaan di PT Millennium Pharmacon International Tbk cabang Bogor maka pendelegasian tugas dan wewenang kepada setiap pemimpin bagian dapat dilakukan. Setiap bagian dapat menjalankan tugas sesuai dengan otonomi yang telah diberikan. Pendelegasian tugas dan tanggung jawab terutama diberikan kepada pemimpin bagian tersebut. Sehingga setiap pemimpin atau manajer dapat mengatur setiap anggotanya dalam menjalankan tugas atau kegiatan usaha. Otonomi yang telah diberikan kepada setiap bagian akan menuntut pertanggungjawaban terhadap bagian yang telah menerima otonomi tersebut. Maka akan terbentuk pusat pusat pertanggungjawaban. Setiap manajer akan bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang dipimpinnya. Misalnya bagian penjualan memiliki dengan otonomi yang diberikan diantaranya melakukan penjualan secara kredit dan diskon tertentu, maka bagian penjualan bertanggungjawab untuk dapat mencapai target penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan, sehingga perusahaan akan memperoleh pendapatan dari hasil penjualan tersebut ( secara langsung apabila penjualan dilakukan secara tunai, dan melalui hasil tagihan apabila dilakukan secara kredit. Otonomi yang diberikan kepada bagian keuangan menuntut pertanggungjawaban bagian keuangan dalam mengatur masalah keuangan perusahaan. Baik itu masalah hasil penagihan maupun beban yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam melaksanakan kegiatan operasional. Bagian keuangan juga bertanggung jawab terhadap keadaan piutang perusahaan, dimulai dari jumlah piutang yang timbul, ketepatan pembayaran, sampai dengan masalah piutang yang tidak dapat tertagih. Apabila otonomi telah diberikan dan tanggung jawab dapat terbentuk, maka langkah selanjutnya yang dilakukan oleh Tbk dalam menerapkan sistem pengendalian manajemen adalah mengukur kinerja setiap karyawan perusahaan. Hal ini sesuai dengan salah satu isi struktur pengendalian manajemen. Tbk dalam mengukur kinerja karyawannnya dilakukan dengan cara melihat dan membandingkan antara target yang ditetapkan oleh perusahaan dengan hasil yang diperoleh oleh setiap bagian dalam satu periode tertentu. Dengan cara ini PT Millennium Pharmacon International Tbk dapat menilai kinerja karyawanya. Contoh pengukuran kinerja di PT adalah sebagai berikut : untuk bagian piutang, khususnya dalam menjaga tingkat kolektibilitas piutang PT Millennium Pharmacon International Tbk membuat suatu target penagihan, dengan persentase tingkat tertagihnya piutang (tidak dicantumkan dalam lembar target karena menjadi rahasia perusahaan ). Dengan target yang dibuat, para collector harus 71

4 IRIYADI dan RATNANINGSIH, Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Kaitannya berusaha mencapai target maksimum yaitu 100 % ( seratus persen ), tetapi dalam kenyataanya perusahaan menyadari adanya hambatan - hambatan dalam melakukan penagihan tersebut. Maka PT Millennium Pharmacon International Tbk membuat batasan minimum pencapaian target ( perusahaan tidak memperkenankan menyebutkan secara terperinci tentang batasan minimum pencapaian target, karena seharusnya penagihan harus dapat dilakukan 100 % ). 1.2 Proses Pengendalian Manajemen Didalam PT Millennium Pharmacon International Tbk itu sendiri proses pengendalian manajemen yang diterapkan khususnya untuk menjaga tingkat kolektibilitas piutang diantaranya adalah sebagai berikut: a. Pemrograman Program atau rencana yang dibuat oleh PT Millennium Pharmacon International Tbk untuk mencapai tujuan tersebut diantaranya menyusun prosedur penagihan piutang. Salah satu program yang dibuat mengenai prosedur penagihan piutang adalah membagi wilayah penagihan menjadi beberapa bagian sehingga dapat mengatur waktu penagihan dan mengetahui berapa orang yang diperlukan untuk melakukan penagihan, merekrut orang orang yang memiliki keahlian dalam melakukan penagihan, memberikan tugas dan tanggung jawab kepada setiap orang yang diberikan tugas menagih, dan membuat laporan hasil tagihan dalam periode tertentu. b. Penganggaran ( Penetapan Target ) Dalam kegiatan penagihan piutang yang telah jatuh tempo, perusahaan dalam hal ini bagian keuangan ( BFO ) menetapkan suatu target. Tetapi target yang pertama kali berasal dari perusahaan pusat. Selanjutnya BFO selaku kepala keuangan membuat target untuk para collector. Target disini adalah besarnya jumlah piutang yang harus tertagih dalam satu periode. Biasanya target yang ditetapkan dilihat dari rata rata penjualan secara kredit. Penjualan secara kredit pada periode sekarang akan menjadi target penagihan pada periode berikutnya. c. Pelaksanaan Apabila rencana pelaksanaan dan target telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah kegiatan penagihan itu sendiri. Kegiatan penagihan dilaksanakan oleh collector dengan cara mendatangi debitur yang piutangnya telah jatuh tempo. Dalam kondisi tertentu BFO juga mendampingi collector untuk melakukan penagihan. Biasanya hal ini dilakukan apabila piutang yang ditagih sudah melampaui tanggal jatuh tempo. d. Pelaporan dan Analisis Untuk memudahkan melakukan pengendalian dan pengawasan setiap bagian yang menyangkut piutang harus membuat laporan. Dimulai dari laporan collector kepada Chief Collector, laporan Chief collector kepada BFO, maupun laporan hasil penagihan kepada kasir. Yang selanjutnya akan dibuat laporan hasil tagihan kepada perusahaan pusat. Dengan adanya laporan penagihan akan mudah dilakukan analisa, apakah hasil penagihan sesuai dengan target atau tidak. Selain itu dengan adanya laporan secara rutin akan memudahkan pihak manajemen mendapatkan informasi, debitur mana yang selalu membayar tepat waktu atau sebaliknya debitur mana yang harus diperhatikan secara khusus dalam hal pembayaran. Dengan proses pengendalian manajemen yang ditetapkan oleh perusahaan maka secara otomatis akan muncul kegiatan kegiatan manajemen yang dilakukan oleh perusahaan. Berikut ini kegiatan kegiatan manajemen yang telah dilakukan oleh PT Millennium Pharmacon International Tbk, diantaranya : 72

5 Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 6 No. 2, Oktober Perusahaan telah melakukan kegiatan perencanaan, yaitu merencanakan tentang penagihan piutang. 2. Dengan adanya rencana pelaksanaan maka setiap bagian akan melaksanakan pekerjaanya sesuai dengan tugas dan bagiannya. 3. Dalam proses tersebut telah terjadi kegiatan penyampaian informasi kepada setiap bagian dari organisasi. 4. Dengan adanya laporan yang dibuat oleh masing masing bagian, perusahaan dapat melakukan kegiatan analisis dan mengevaluasi semua kegiatan yang telah dilakukan. 5. Perusahaan telah mengambil suatu keputusan dengan membuat kebijakan kebijakan terutama yang berkaitan dengan piutang. Dengan melihat uraian uraian diatas dapat disimpulkan bahwa, pada dasarnya sistem pengendalian manajemen telah diterapkan dengan baik didalam PT karena sudah sesuai dengan aturan yang berlaku. Sistem pengendalian manajemen juga membantu perusahaan dalam mengawasi kedaan perusahaan, khususnya dalam hal menjaga kolektibilitas piutang perusahaan. Dibawah ini dijelaskan beberapa peranan pengendalian manajemen bagi PT Millennium Pharmacon International Tbk Peranan pengendalian manajemen bagi PT Millennium Pharmacon International Tbk dalam kaitannya dengan tingkat koletibilitas piutang adalah sebagai berikut : 1. Agar masing masing bagian atau karyawan dapat mengkonsentrasikan apa yang menjadi tugasnya. Misalnya bagian pesanan, ia harus mengkonfirmasikan pesanan ke bagian kredit, apakah si pemesan masih dapat melakukan transaksi secara kredit atau tidak. Karena yang memutuskan pemberian kredit tersebut diterima atau tidak adalah bagian kredit. Chief collector mengawasi collector apakah penagihan dilakukan tepat waktu sesuai dengan jadwal yang ditetapkan atau sebaliknya collector tidak melaksanakan tugasnya. Sedangkan collector bertugas melakukan penagihan kepada debitur dengan cara mendatangi debitur pada waktu yang telah ditetapkan. Dengan adanya sistem pengendalian manjemen yang diterapkan oleh PT Millennium Pharmacon International maka pemisahan tugas dan wewenang dapat dilihat secara nyata. 2. Dengan diterapkannya sistem pengendalian manajemen maka perusahaan dapat mengawasi dan mengetahui penyimpangan penyimpangan, kebocoran kebocoran yang terjadi pada piutang. Hal ini dapat diketahui melalui analisa yang dilakukan melalui laporan yang diterima. Sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan secepatnya. 3. Untuk memberikan informasi yang dibutuhkan manajemen dan bagian keuangan sehingga memudahkan pengelolaan perusahaan. Misalnya perusahaan dapat mengetahui debitur mana yang melakukan pembayaran tepat waktu dan tidak. 4. Untuk menentukan target penagihan per bulan sehingga perusahaan dapat menilai apakah sistem pengendalian piutang yang telah ditetapkan sudah berjalan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur. 5. Untuk menyelesaikan masalah masalah yang dihadapi pada setiap bagian piutang, misalnya masalah yang dengan naiknya tingkat tunggakkan. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan pada PT Millennium Pharmacon International Tbk, melalui data yang diperoleh dapat ditaeik kesimpulan : 1. Tbk adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang farmasi tepatnya sebagai distributor obat. Kegiatan utama 73

6 IRIYADI dan RATNANINGSIH, Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Kaitannya Tbk adalah melakukan transaksi penjualan obat kepada pelanggan baik penjualan secara tunai maupun penjualan secara kredit. 2. Prosedur penjualan yang dilakukan di PT sudah berjalan dengan baik karena didukung dengan adanya dokumen dokumen penjualan antara lain surat pesanan barang, faktur penjualan, faktur pajak standard dan dokumen lainnya. 3. Pengendalian manajemen yang diterapkan di PT Millennium Pharmacon International Tbk adalah dengan cara membuat kebijakan kebijakan dan strategi penjualan. 4. Melihat hasil pengolahan data laporan piutang pada bulan Desember 2004 dan Januari dapat diambil kesimpulan tingkat kolektibilitas piutang pada PT masih dalam kondisi wajar. 5. Dengan melihat data tentang tingkat kolektibilitas piutang yang ditetapkan oleh perusahaan maka tingkat kolektibilitas piutang tergolong lancar sudah cukup baik karena berkisar diantara 80 % dari jumlah piutang yang ada. 6. Penerapan sistem pengendalian manajemen di dalam PT Millennium Pharmacon International Tbk sudah relevan dengan teori yang ada. Karena didalam PT Millennium Pharmacon International Tbk sudah terdapat elemen elemen sistem pengendalian manajemen yang dibutuhkan dalam penerapan sistem pengendalian manajemen. Contoh penerapan elemen elemen sistem pengendalian manajemen adalah adanya struktur organisasi, pembagian tugas dan wewenang serta penilaian terhadap kinerja perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Anthony Robert N, and Vijay Govindarajan, Sistem Pengendalian Manajemen. Diterjemahkan oleh Drs. FX. Kurniawan Tjakrawala.M.Si.Ak. Jakarta : Salemba Empat, Herujito Yayat.M, Dasar Dasar Manajemen. Jakarta : PT Gramedia, Jusup Haryono. Drs.AL, Dasar Dasar Akuntansi. Jilid 2. Yogyakarta : STIE. YKPN, Kieso Donald. E, PH.D., C.PA and Jerry J Weygandt, PH.D, C.PA, Akuntansi Intermediate. Jilid 2. Diterjemahkan oleh : Herman Wibowo. Jakarta : Binarupa Aksara, Manullang. M. Drs, Dasar Dasar Manajemen. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press, Mclod, Jr, Sistem Informasi Manajemen. Edisi 7. Diterjemahkan oleh : Hendra Teguh, SE. Ak. Jakarta : Pearson Education ASM, Mulyadi, Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat, Mulyadi dan Johny Setyawan, Sistem Prencanaan dan Pengendalian Manajemen. Jakarta : Salemba Empat, Munawir S. Drs. M.M.Akuntan, Akuntansi Keuangan dan Manajemen. Yogyakarta : BPFE, Narko Drs.M.M, Akt, Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusatama, Soemarso SR, Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi 4. Jakarta : PT Rineka Cipta, Supriyono. RA. Drs. S. U, Sistem Pengendalian Manajemen. Yogyakarta : BPFE, Sutanta Edhy, S.T, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu,