Administrasi kesekretariatan HMI

Transkripsi

1 Administrasi kesekretariatan HMI

2 Curriculum Vitae HELMY YUNAN IHNATON, ST Ponorogo, 02 Juli 1989 S1 Teknik Fisika ITS (2007) S2 Teknik Fisika ITS (2012) Training Formal HMI: LK1 (Basic Training) LK2 (Intermediate Training) Tingkat Nasional LK3 BADKO HMI JATIM Senior Course/ Training Instruktur HMI Cabang Surabaya Organisasi : Ketua Umum Lembaga Dakwah Jurusan Teknik Fisika Kepala Biro Infrastruktur Organisasi Himpunan Mahasiswa Teknik Fisika Kepala Regional 2 Forum Silaturahmi Mahasiswa Nasional Sekum HMI Komisariat Fisika Teknik Sekum Lembaga Teknologi Mahasiswa Islam Cabang Surabaya Ketua Umum HMI Koordinator Komisariat Sepuluh Nopember Ketua Bidang KPP HMI Cabang Surabaya Ketua Bidang PA BADKO HMI Jawa Timur

3 Definition and Example Preface Hukum merupakan salah satu norma atau kaidah sosial yang dibentuk oleh masyarakat yang berfungsi untuk menciptakan keteraturan dalam pergaulan sosial. Konstitusi Risalah hukum yang berisi sejumlah ketentuan yang disusun secara sistematis dan menjadi peraturan tertinggi yang menjadi dasar dan sumber semua peraturan. Digunakan dalam perjalanan suatu aktivitas keorganisasian untuk mencapai tujuan yang diharapkan Contoh : Pancasila & UUD 1945 > Indonesia Al-Qur an dan Hadits -> Islam AD/ART dan pedoman lain > HMI Rosulullah di madinah ====) Piagam Madinah

4 Syarat Konstitusi 1. Bentuknya: Sebagai naskah tertulis yang merupakan perundangan tertinggi yang berlaku dalam suatu organisasi/negara. 2. Isinya: Merupakan peraturan yang bersifat fundamental; artinya tidak semua masalah yang penting harus dibuat, melainkan hal-hal yang bersifat pokok, dasar atau azas-azasnya saja. 3. Sifatnya: Universal, Fleksibel, dan Luwes

5 ADMINISTRASI & KESEKRETARIATAN 1) Pendahuluan Administrasi merupakan segenap penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia mencapai tujuan tertentu. Untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan mencapai tujuan, diperlukan suatu proses yang tertib 2) Kesekretariatan HMI, 3) Administrasi surat menyurat (ketatausahaan) HMI, 4) Tata kearsipan, 5) Invetaris dan dokumentasi organisasi, 6) Perpustakaan organisasi, 7) Keprotokoleran, 8) Penutup

6 Sekretariat Letak Sekretariat : Strategis/ Terjangkau dengan anggota Bangunan : Dapat menampung seluruh Aktivitas Isi : Ruang tata usaha, tempat pengerjaan dan penyesuaian surat-menyurat dan penyimpanan arsip arsip organisasi. Ruang tamu, untuk menerima tamu tamu organisasi Ruang perpustakaan Ruang persidangan, untuk sidang dan rapat para pengurus Diusahakan kesekretariatan ini juga merupakan sekretariat dari badanbadan khusus HMI yang setingkat. Atau satu atap dengan komisariat dalam satu korkom.

7 Surat-surat Untuk Pengurus : 06/A/Sek/08/1435 Untuk Kepanitiaan : 06/A/Sek.Pan/08/1435 Internal HMI menggunakan Kode A, Eksternal HMI menggunakan kode B Yang Mengeluarkan Adalah Sekum/Wasekum, dan yang bertanggungjawab adalah Ketua Umum/ Ketua Bidang Menggunakan Kertas Putih ukuran F4 Nomor Surat berdasarkan Perihal, bukan berdasarkan banyaknya surat Lampiran diisi sebanyak yang mau dilampirkan (lembar/ berkas) Tanggal Surat (Hijriah dan Masehi) PENGAJUAN BERKAS (KOMISARIAT) Surat Pengantar Ketua Umum Demisioner (Ist/A/Pengantar Demisioner/08/1435) Surat Permohonan SK kepada Pengurus Cabang Up Bidang PAO Surat Permohonan Melantik kpd Ketua Umum Cabang Surat Keputusan Formateur-Mide Formateur (Ist/A/F-MF/08/1435) Hasil-hasil RAK (Konsideran/SK, LPJ,Rekomendasi) Surat Kesediaan Menjadi Pengurus (Kolektif/Individu) Biodata Calon Pengurus

8 ANGGARAN DASAR Pasal 1 Nama Pasal 2 Waktu dan Tempat Kedudukan Pasal 3 Azas Pasal 4 Tujuan (5 Kualitas Insan Cita HMI) Pasal 5 Usaha Pasal 6 Sifat Pasal 7 Status Pasal 8 Fungsi Pasal 9 Peran Pasal 10 Keanggotaan

9 Kerangka Anggaran Dasar HMI Bab I Nama, waktu & tempat Bab II Azas Bab III Tujuan, usaha dan sifat Bab IV Status, fungsi dan peran Bab V Keanggotaan Bab VI Kedaulatan Bab VII Struktur organisasi Bab VIII Keuangan dan harta benda Bab IX Perubahan AD & pembubaran Bab X Penjabaran AD, & Pengesahan Visit : Pedoman Komisariat; Prosedur Mekanisme Kepengurusan

10 Anggaran RT Anggaran Rumah Tangga HMI Bab I Keanggotaan Bab II Struktur Organisasi Bab III Alumni Bab IV Keuangan dan Harta Benda Bab V Lagu, Lambang dan Atribut Bab VI Perubahan Anggaran Rumah Tangga Bab VII Bab VIII Aturan Tambahan Aturan Peralihan Visit : Pedoman Komisariat; Prosedur Mekanisme Kepengurusan

11 Masa Keanggotaan (Pasal 5 ART HMI) Masa keanggotaan berakhir : Dua tahun setelah berakhirnya masa studi S0 dan S1 serta tambahan 1 tahun bagi yg melanjutkan masing-masing S2 dan S3 Masa keanggotaan dapat habis karena (Pasal 5 ART HMI) Telah habis masa keanggotaannya. Meninggal dunia Atas permintaan sendiri Diberhentikan atau dipecat Menjadi anggota partai politik Anggota yang habis masa keanggotaannya saat masih aktif sebagai pengurus, maka diperpanjang masa keanggotaannya sampai habis masa kepengurusan

12 Struktur Organisasi HMI Struktur Kekuasaan Struktur Kepemimpinan Visit : Pedoman Komisariat; Prosedur Mekanisme Kepengurusan

13 Struktur Organisasi Struktur Kekuasaan secara hirarki terdiri dari: 1) Kongres 2) Konferensi Cabang 3) Rapat Anggota Komisariat Struktur Kepemimpinan secara hirarki terdiri dari: 1) Pengurus Besar HMI 2) Pengurus HMI Cabang 3) Pengurus HMI Komisariat Wilayah Koordinasi BADKO & KORKOM MPK MPKPK, MPKPC, MPKPB

14 Bagan Struktur Organisasi Pengurus Besar MPK HMI Kongres Musda BADKO HMI Badan Khusus PB HMI Munas Pengurus Cabang Konferensi Cabang Muskom Korkom Badan Khusus HMI Cabang Musyawarah Lembaga Pengurus Komisariat RAK Anggota HMI

15 Bidang-bidang di HMI Bidang-bidang di HMI berdasarkan Azas Fungsional Bidang di Komisariat : Umum (Ketua Umum) Kesekretariatan (Sekum & Wasekum Bidang) Kebendaharaan (Bendum & Wabendum) P3A (Penelitian, Pengembangan, dan Pembinaan Anggota) PTKP (Perguruan Tinggi, Kemahasiswaan & Pemuda) KPP (Kewirausahaan & Pengembangan Profesi) PP (Pemberdayaan Perempuan) Departemen-departemen

16 Rapat-Rapat Rapat Kerja Rapat Harian Rapat Presidium Rapat Pleno Pedoman atribut & Keprotokoleran

17 Pedoman-pedoman Dasar Pedoman Perkaderan Perkaderan Formal (LK1, LK2, LK3) dan In-formal (Kajian/ diskusi, upgrading, dll) Pedoman KOHATI (Korps HMI-Wati) Pedoman Lembaga Kekaryaan/ Keprofesian LTMI, LKMI, LKBHMI, LDMI, LAPMI,dst Atribut Organisasi Lambang, Hymne, Identitas, dsb

18 Lambang

19 3 kali ketukan. Tok Tok Tok!!! PEDOMAN ATRIBUT HMI Lambang HMI adalah sebagai berikut : 1. Bentuk huruf alif : - Sebagai huruf hidup, lambang optimis kehidupan HMI - Huruf alif merupakan angka 1 (satu) lambang, dasar/semangat HMI dan ke-tauhid-an 2. Bentuk perisai : Lambang kepeloporan HMI 3. Bentuk jantung : Jantung adalah pusat kehidupan manusia, melambangkan fungsi perkaderan HMI 4. Bentuk pena : Melambangkan bahwa HMI adalah organisasi mahasiswa yang senantiasa haus akan ilmu pengetahuan 5. Gambar bulan bintang : Lambang keimanan dan kejayaan seluruh umat Islam di dunia

20 3 kali ketukan. Tok Tok Tok!!! PEDOMAN ATRIBUT HMI 6. Warna hijau : Lambang keimanan, keislaman dan kemakmuran 7. Warna hitam : Lambang ilmu pengetahuan 8. Keseimbangan warna hijau dan hitam : Lambang keseimbangan, esensi kepribadian HMI 9. Warna putih : Lambang kesucian dan kemurnian perjuangan HMI 10. Puncak tiga : - Lambang Iman, Islam dan Ikhsan - Lambang Iman, Ilmu dan Amal 11. Tulisan HmI : Kepanjangan dari Himpunan mahasiswa Islam

21 3 kali ketukan. Tok Tok Tok!!! PEDOMAN ATRIBUT HMI HYMNE HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM Bersyukur dan Ikhlas, Himpunan Mahasiswa Islam Yakin Usaha Sampai, Untuk kemajuan Hidayah dan taufiq, Bahagia HMI Berdoa dan Ikrar, Menjunjung tinggi syiar Islam Turut Qur an dan hadist, Jalan keselamatan Ya Allah berkati, Bahagia HMI

22 Hubungan Konstitusi dengan CONTOH KONSTITUSI : Pedoman lainnya Pada dasarnya konstitusi hanya memberikan aturan yang bersifat umum, aturan secara khusus dijelaskan dalam pedoman-pedoman lainnya. Pedoman lain berfungsi sebagai penjelasan teknis hal-hal yang dibahas dalam konstitusi, sehingga tidak boleh bertentangan dengan konstitusi. Secara hirarki hukum konstitusi merupakan aturan tertinggi.

23 Intansurullaha yansurkum wa yusabbit aqdaamakum Jika kamu menolong agama Alloh, maka Alloh akan menolongmu dan meneguhkan kedudukanmu Berjuanglah hingga keletihan itu letih mengejarmu. MaTurNuwun SaNget

24 PENJELASAN TENTANG RANGKAP ANGGOTA DAN RANGKAP JABATAN Pasal 9 ART HMI menyebutkan : Dalam keadaan tertentu anggota HMI dapat merangkap menjadi anggota organisasi lain atas persetujuan Pengurus HMI Cabang. Pengurus HMI tidak dibenarkan untuk merangkap jabatan pada organisasi lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Ketentuan rangkap jabatan seperti dimaksud pada ayat (b) diatas, diatur dalam ketentuan/peraturan tersendiri Anggota HMI yang mempunyai kedudukan pada organisasi lain di luar HMI harus menyesuaikan tindakan-tindakannya dengan AD/ART dan ketentuan-ketentuan lainnya.