EVALUASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PENJUALAN DAN PENAGIHAN PIUTANG PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI ABC

Transkripsi

1 EVALUASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PENJUALAN DAN PENAGIHAN PIUTANG PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI ABC Dian Noviasari Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Dian Nuswantoro, Semarang ABSTRACT The main goal of business establishment is to generate profit which obtained through sales such as cash sales and credit sales which create receivable entry. Inadequate management of credit sales and account receivable collections can cause financial losses toward business. Therefore, internal control system is needed to minimize risks such as non-peforming assets and bad debts. This research aims to identify and evaluate application of internal control system on sales and account receivables at a expedition company, "ABC". The data are obtained through observation, interviews, and questionnaires. This research used descriptive qualitative method to conduct the analysis. The result shows that elements of internal control (based on COSO and Mulyadi) on sales are inadequate because of no credit department, unwritten SOP, lack of maximum lending limit, delivery orders and sales receipts does not prenumbered, and invoice and sales receipt are printed by receivable department. However, this research also found adequate internal control on account receivable collections by the implementation of separation between receivable department and receivable record, collection, and delivery. Collecting and delivery departments are not accepting repayment of account receivable by cash on hand. However, the efficiency of internal control on account receivable collection are decreased as there is no loss reserves account. Keyword: system; internal control; credit; account receivable collection. ABSTRAK Tujuan utama pendirian usaha yaitu menghasilkan laba yang diperoleh melalui penjualan diantaranya penjualan tunai dan kredit yang memunculkan pos piutang. Pengelolaan penjualan kredit dan penagihan piutang yang kurang memadai akan merugikan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan sistem pengendalian intern atas penjualan dan penagihan piutang yang memadai guna meminimalisir risiko seperti kredit macet bahkan piutang tak tertagih. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan mengevaluasi penerapan sistem pengendalian intern atas penjualan dan penagihan piutang pada perusahaan penyedia jasa angkutan, Perusahaan Ekspedisi "ABC". Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan kuesioner. Analisis dilakukan dengan metode deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa unsur-unsur pengendalian intern menurut COSO atas penjualan belum memadai karena tidak adanya bagian kredit, tidak tertulisnya SOP, tidak adanya batas maksimum kredit, tidak adanya nomor urut tercetak pada formulir surat delivery order dan kuitansi, serta pencetakan faktur dan kuitansi dilakukan oleh bagian piutang. Hasil penelitian ini juga menunjukkan bahwa pengendalian intern atas penagihan piutang cukup memadai dilihat dari pemisahan bagian piutang dengan pencatatan piutang, penagihan dan pengiriman. Tidak diterimanya pelunasan piutang secara cash on hand oleh bagian penagihan dan pengiriman. Namun tidak ada pencadangan kerugian piutang mengurangi tingkat keefektifan pengendalian intern atas penagihan piutang.

2 Kata kunci: sistem; pengendalian intern; penjualan; penagihan piutang. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan utama pendirian usaha non nirlaba yaitu untuk menciptakan laba, di mana laba sangat dipengaruhi oleh siklus pendapatan. Siklus pendapatan diawali dengan penyerahan barang atau jasa kepada pelanggan dan dilanjutkan dengan penagihan atas penyerahan tersebut. Menurut Bodnar dan Hopwood (2001) siklus pendapatan yaitu kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan Sehingga dapat disimpulkan bahwa transaksi penjualan barang atau jasa menjadi awal mula terjadinya siklus pendapatan. Banyak perusahaan memilih melakukan penjualan secara kredit karena dinilai mampu meningkatkan laba sebagai dampak dari meningkatnya omzet penjualan. Seperti halnya Perusahaan Ekspedisi ABC perusahaan penyedia jasa angkutan, yang memilih melakukan penjualan jasa secara kredit karena penjualan kredit yang memiliki daya tarik tersendiri. Pada penjualan kredit setiap perusahaan perlu memperhatikan risiko yang dapat muncul akibat transaksi kredit meliputi kredit macet yang menyebabkan terganggunya cash flow perusahaan, kecurangan terhadap hasil penagihan, bahkan bisa juga terjadi piutang tak tertagih. Risiko risiko yang muncul sebagai akibat dari transaksi penjualan kredit ini merugikan perusahaan. Untuk itu sangat diperlukan sistem pengendalian intern atas penjualan kredit dan penagihan piutang sehingga risiko kesalahan maupun kecurangan dalam operasional bisnis perusahaan dalam diminimalisir. Pengendalian intern merupakan bentuk pengawasan yang dilakukan oleh perusahaan guna mengawasi dan menjaga aset perusahaan. Efektivitas pengendalian penjualan kredit menyita perhatian lebih untuk dilakukannya prosedur penjualan yang ketat sebab akan berhubungan langsung dengan pengendalian piutang menjadi faktor penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Berdasarkan kondisi tersebut maka dilakukanlah suatu evaluasi terhadap penerapan sistem pengendalian intern atas penjualan dan penagihan piutang yang diterapkan oleh Perusahaan Ekspedisi ABC. Evaluasi ini berguna untuk memberikan rekomendasi perbaikan atau sebagai menjadi langkah menindak lanjuti dari temuan-temuan yang diperoleh kepada pihak manajemen perusahaan. Adapun hasil penelitian yang pernah dilakukan oleh peneliti sebelumnya yaitu Surupati (2013) pada Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas Penjualan Dan Penagihan Piutang Pada Pt. Laris Manis Utama Cabang Manado menjelaskan pengendalian intern atas penjualan dapat dikatakan efektif jika didukung dengan adanya fungsi kredit, sedangkan untuk pengendalian intern atas penagihan piutang yang efektif, dapat di lihat dari adanya pemisahan fungsi antara fungsi piutang, fungsi penagihan piutang, fungsi penerimaan hasil penagihan dan fungsi pencatatan piutang. Tujuan Penelitian Penelitian ini memiliki tujuan (1) untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian intern atas penjualan dan piutang pada Perusahaan Ekspedisi ABC (2) mengevaluasi penerapan sistem pengendalian intern atas penjualan dan piutang pada Perusahaan Ekspedisi ABC. METODE Metode analisis yang digunakan yaitu deskriptif kualitatif di mana penulis melakukan kegiatan analisis sistem penjualan kredit dan penagihan piutang yang berjalan pada

3 Perusahaan Ekspedisi ABC dari data-data yang dikumpulkan saat observasi, wawancara, dan kuesioner. Data yang diperoleh penulis akan dianalisis selanjutnya dibandingkan dengan teori sistem pengendalian intern untuk keperluan evaluasi. PEMBAHASAN Hasil Penelitian Sistem Pengendalian Intern Atas Penjualan Unsur-unsur sistem pengendalian intern penjualan yang terdapat di Perusahaan Ekspedisi ABC : 1) Lingkungan Pengendalian a) Perusahaan Ekspedisi ABC memiliki struktur organisasi dengan pemisahan tugas dan wewenang secara jelas. Deskripsi perkerjaan tidak tercatat secara tertulis sehingga memungkinkan karyawan lain dapat membantu karyawan dalam jam lembur. b) Manajemen perusahaan menuntut integritas dan kompetensi sehingga disetiap perekrutan karyawan baru maka pihak manajemen akan memberlakukan tes dalam 3 tahap di antaranya tes tertulis, tes psikotes dan tes wawancara. Ketiga jenis tes tersebut harus dilalui oleh calon karyawan sehingga manajemen tahu bahwa calon karyawan memahami gambaran umum proses akuntansi. Disamping itu, adanya kualifikasi dalam perekrutan karyawan di antaranya, minimal lulusan SMK akuntansi atau sederajat, memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun, serta memiliki keahlian di bidang akuntansi. Namun tingkat pendidikan dan pengalaman bekerja tidak menjadi dasar utama yang terpenting adalah kemampuan dasar yang dimiliki calon karyawan untuk menduduki jabatan yang dibutuhkan perusahaan. c) Karyawan baru akan mengikuti masa training, di mana karyawan baru dilatih untuk mengetahui siklus akuntansi dalam perusahaan khususnya sistem penjualan kredit. Untuk meningkatkan kompetensi karyawan, perusahaan mengikutsertakan karyawan dalam seminar atau workshop yang diadakan dari pihak luar. 2) Penaksiran Resiko a) Perusahaan tidak memberikan batas kredit maksimal yang diberikan kepada pelanggan, hal ini menyebabkan semakin besar jumlah hutang pelanggan tidak diimbangi kecepatan dalam pelunasan hutang pelanggan yang seharusnya waktu kredit setiap pelanggan ialah n/14 dari tanggal invoice. Berdampak terganggunya cash flow perusahaan karena terjadi permintaan jasa secara kontinu namun pendapatan perusahaan tertunda sedangkan biaya operasional setiap unit armada untuk muat dan bongkar terus terjadi. b) Perusahaan tidak memiliki bagian kredit sehingga credit analyst yang menjadi tanggungjawabnya tidak dapat dilaksanakan. Analisis kredit pelanggan tidak dilakukan berarti perusahaan tidak memperhatikan saldo hutang pelanggan dalam memberikan kredit, tidak pula memperhatikan apakah perusahaan nantinya dapat melunasi hutangnya atau tidak. 3) Aktivitas Pengendalian a) Penjualan kredit yang terjadi pada perusahaan melibatkan lebih dari satu bagian fungsi terlihat dari pemisahan fungsi dalam perusahaan yaitu terpisahnya fungsi akuntansi dari fungsi penjualan, fungsi kas dan fungsi penagihan. Hal ini mengurangi kemungkinan kecurangan yang terjadi pada sistem penjualan kredit. Fungsi penjualan menangani order pembelian dari pembeli, ditambah dengan adanya proses penyocokkan faktur yang dibuat oleh bagian piutang dengan surat muat yang

4 berisi alamat bongkar yang dibuat oleh pelanggan, adanya surat muat membantu perusahaan dalam memantau bagian fungsi-fungsi dalam perusahaan apakah muat yang dilakukan benar terjadi dan tidak dilakukan secara sembunyi-sembunyi dari pihak manajemen perusahaan. Fungsi kas juga dikendalikan dengan hanya memegang kas kecil, setiap transaksi yang berhubungan dengan kas besar perusahaan akan langsung melewati perbankan. Fungsi penagihan menjalankan tugasnya untuk mengirimkan dokumen penagihan, setelah proses penagihan dan pengiriman selesai fungsi penagihan tidak menerima uang pelunasan piutang on hand tetapi langsung ditransfer melalui rekening perusahaan. b) Otorisasi atas penerimaan order dari pembeli telah dibuktikan dengan tercatatnya dalam buku list order oleh bagian penjualan selanjutnya diadakan pengisian data untuk formulir daftar muat (DM). Pada Daftar Muat sudah tercetak nomor urut daftar muat dan dibuat oleh bagian operasional serta diotorisasi oleh pimpinan menjadi bentuk pengendalian yang dilakukan manajemen namun tidak didukungnya Surat Delivery Order (DO) yang tidak bernomor urut tercetak sehingga memudahkan karyawan untuk melakukan muat tanpa sepengetahuan manajemen, selain itu surat DO hanya diotorisasi oleh bagian operasional tanpa diketahui oleh pimpinan. Terjadinya transaksi penjualan juga telah diotorisasi oleh bagian piutang dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. Faktur (invoice) bernomor urut dan tercetak dari sistem terkomputerisasi, sehingga faktur yang akan dicetak diperiksa setiap penambahannya, perkaliannya, syarat pembayaran, dan total amount sesuai surat kesepakatan harga yang sebelumnya telah diotorisasi pimpinan. Kwitansi yang akan dikirimkan diketahui oleh fungsi akuntansi, tetapi wewenang untuk pencetakan masih dilakukan oleh bagian piutang sehingga ini menjadi kelemahan dalam formulir kwitansi. Pengenaan harga jual telah diketahui dan ditetapkan oleh pihak yang berwenang dalam hal ini adalah pimpinan. Ini menjadi bentuk pengendalian yang dilakukan perusahaan. c) Bentuk utama penjualan ialah penjualan kredit, penjualan kredit menimbulkan piutang, salah satu bentuk aktivitas pengendaliannya berupa rekonsiliasi setiap periodik untuk buku pembantu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. 4) Informasi dan Komunikasi Sistem penjualan kredit dilakukan secara periodik, dari dokumen atau formulir yang digunakan ada yang tercetak sehingga mengisinya secara manual (daftar muat, surat DO), adapula yang menggunakan aplikasi (faktur, kwitansi). Untuk setiap dokumen atau formulir dikelola oleh yang berwenang, untuk yang menggunakan aplikasi yang bersangkutanlah yang diberikan password untuk login. 5) Pemantauan a) Aktivitas pemantauan yang dilakukan dengan mengevaluasi rancangan kinerja dengan realisasi kinerja seperti rapat evaluasi atas pencapaian jumlah pelanggan dan penjualan yang dikirimkan biasanya dilakukan tiap bulan. b) Pemantauan dalam perusahaan tidak didukung dengan adanya tim khusus untuk pengauditan internal sehingga dapat menyebabkan terjadinya risiko kesalahan maupun kecurangan dalam operasional bisnis perusahaan. Tim audit internal memiliki fungsi pengendalian agar setiap proses bisnis berjalan sesuai dengan prosedur standar operasional yang berlaku.

5 Sistem Pengendalian Intern Atas Penagihan Piutanag Unsur-unsur sistem pengendalian intern penagihan piutang yang terdapat di Perusahaan Ekspedisi ABC : 1) Lingkungan Pengendalian Perusahaan memiliki bagian fungsi dalam struktur organisasi namun tidak terdapat bagian kredit, fungsi yang bertugas memeriksa kemampuan pelanggan dalam melunasi hutangnya untuk jangka waktu tertentu yang telah ditetapkan, untuk mengetahui riwayat pelanggan apakah dapat melunasi atau tidak sehingga mencegah piutang tak tertagih. Sedangkan untuk bagian penagihan dalam perusahaan tidak berfungsi sebagai debt collector, hanya melakukan tanggung jawabnya seperti follow up via telpon. 2) Penaksiran Resiko a) Untuk menghindari resiko terjadinya piutang yang terlewat dalam pencatatan dan untuk membantu mendapatkan saldo dalam konfirmasi saldo piutang pelanggan maka langkah yang diambil perusahaan dengan menggunakan buku pembantu piutang yang di-update setiap harinya. b) Resiko lain dari transaksi penjualan kredit adalah tidak tertagihnya piutang, saat ini di Perusahaan Ekspedisi ABC tidak melakukan sistem pencadangan kerugian piutang dan tidak ada sistem penghapusan piutang, sehingga perusahaan mengakui semua piutang dapat tertagih dan tidak mencerminkan piutang yang sesungguhnya, ditambah perusahaan tidak mengenakan system punishment atau sanksi kepada pelanggan yang sudah melebihi batas bayar yaitu melebihi hari ke 14 karena perusahaan telah mempercayakannya terhadap surat perjanjian kerja untuk pelanggan sedangkan terhadap vendor, perusahaan menggunakan sistem kepercayaan tetapi juga terus dilakukan pemantauan terhadap pelanggan yang telat bayar. 3) Aktivitas Pengendalian a) Sistem penagihan piutang pada perusahaan diadakan pemisahan tugas antara fungsi pencatatan piutang dengan fungsi penjualan, guna menghindari pengurangan atau kelebihan catatan total piutang. b) Faktur dibuat dengan nomor urut tercetak guna mengetahui dan mengendalikan pengeluaran faktur. Meskipun bagian akuntansi yang menangani faktur namun pembuatan faktur dan pembukuan piutang penanganannya dipisahkan artinya orang yang menanganinya terpisah hal ini memicu adanya piutang yang tidak dicatat karena human error. c) Terhadap faktur perusahaan, bagian penagihan memberlakukan perlakuan seperti faktur yang diterima dikelompokkan per wilayah untuk kebutuhan penentuan penagihan melalui jasa pengiriman kepada pelanggan luar kota atau dikirim langsung oleh bagian penagihan dan pengiriman kepada pelanggan dalam kota. Faktur yang telah dikirim melalui bagian penagihan dan pengiriman dibuatkan tanda terima invoice tidak dibuatkan laporan penagihan collector. d) Untuk aktivitas pengendalian saldo piutang, perusahaan secara periodik mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh bagian pembukuan dan piutang sehingga piutang yang tidak tercatat akibat human error bisa diminimalisir. 4) Informasi dan Komunikasi Prosedur piutang yang dijalankan perusahaan dapat memberikan informasi saldo piutang sewaktu-waktu karena diadakan pembukuan piutang ke dalam buku pembantu piutang secara periodik. Hal ini membantu perusahaan untuk menganalisa umur piutang pelanggan. 5) Pemantauan

6 Rapat evaluasi berisi tentang pelunasan piutang oleh pelanggan, rapat ini diadakan guna mendiskusikan pelanggan yang membutuhkan perhatian lebih dalam proses penagihannya sehingga tidak memungkinkan adanya piutang tak tertagih dalam perusahaan. Pembahasan Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas Penjualan Dan Penagihan Piutang Evaluasi sistem pengendalian intern atas penjualan dan penagihan piutang dengan teori COSO dan Mulyadi Pada Perusahaan Ekspedisi ABC : Komponen Pengendalian Intern No COSO (Boynton dan Mulyadi (2008) Johnson, 2006) 1. Lingkungan Pengendalian a) Integritas dan Nilai-nilai Etis Kebijakan Perencanaan dan manajemen untuk pengendalian mengurangi atau alokasi sumber menghilangkan daya perusahaan tindak dalam kecurangan. menciptakan tujuan perusahaan yang dilakukan manajemen. Penerapan SPI dalam Perusahaan Ekspedisi ABC Adanya klasifikasi tertentu dalam perekrutan karyawan, dan pelatihan atau mengikuti seminar seperti pengisian SPT, perbaikan mobil untuk montir perusahaan, pengelolaan truk yang baik. Adanya tindakan tegas terhadap karyawan yang melakukan tindak kecurangan berkaitan dengan aktivitas penjualan dan penagihan piutang seperti penjualan jasa tanpa sepengetahuan manajemen perusahaan, penerimaan pelunasan hutang dari pelanggan yang langsung diterima secara cash on hand oleh bagian penagihan dan pengiriman, kerja sama yang dilakukan bagian piutang dan bagian akuntansi dalam membesarkan atau mengecilkan saldo piutang. Hal-hal tersebut dilakukan guna mengurangi kesalahan dan kecurangan yang dilakukan karyawan dalam operasional perusahaan sehingga tetap dalam kondisi sebenarnya seperti penjualan jasa tentunya telah diketahui dan diotorisasi oleh manajemen perusahaan, pelunasan hutang dari pelanggan dilakukan dengan cara tranfer ke rekening perusahaan, konfirmasi saldo piutang dengan debitur dilakukan secara periodik guna Evaluasi Unsur PI

7 b) Komitmen pada kompetensi Tingkat Koreksi atas kompetensi pada temuan pekerjaan tertentu kelemahan mendorong untuk pengendalian diterjemahkannya yang menjadi menjadi petunjuk adanya keterampilan dan komitmen pengetahuan yang manajemen diperlukan. terhadap penciptaan lingkungan pengendalian yang baik. c) Partisipasi Dewan Komisaris atau audit Guna Guna menciptakan menciptakan independensi, independensi, adanya komite dewan komisaris audit dipilih oleh dan komite dewan komisaris, pemeriksaan akan selain itu untuk menciptakan menjembatani iklim pemegang saham pengendalian dan CEO. yang baik dalam perusahaan meminimalisir kerja sama atau KKN yang dilakukan antar fungsi bagian dalam perusahaan. Karyawan memiliki komitmen dalam proses penjualan kredit karena penjualan kredit yang riskan dengan piutang yang tak tertagih sehingga karyawan memiliki kompetensi untuk menghindari atau menekan timbulnya piutang tak tertagih. Setiap karyawan dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan baik dan bekerja sama karena sistem penjualan kredit dan penagihan piutang saling berkaitan begitupun dengan bagian-bagian dalam struktur organisasi perusahaan. Aktivitas penjualan kredit melibatkan dokumen Daftar Muat (DM), Surat Delivery Order (DO), faktur, kuitansi, dan Surat Muat (SM). Yang dokumen-dokumen tersebut juga digunakan dalam proses penagihan piutang. Tidak adanya komite audit, audit internal yang dapat mendeteksi kecurangan yang terjadi. Tidak adanya tim khusus pengauditan internal dapat menyebabkan terjadinya risiko kesalahan maupun kecurangan dalam operasional bisnis perusahaan seperti pendelegasian truk untuk mengangkut muatan pelanggan sebagai penjualan jasa tanpa sepengetahuan manajemen sebagai akibat dari Surat Delivery Order (DO) yang tidak bernomor urut tercetak ditambah penggunaan truk yang tidak diawasi, selain itu Surat DO dan Daftar Muat ditangani oleh bagian yang sama yaitu bagian operasional. Risiko lainnya ialah pembuatan dan pencetakkan faktur dan kuitansi ditangani Tidak

8 d) Filosofi dan Gaya Manajemen Dibutuhkan dalam Penentu kegiatan perusahaan guna yang harus dan mengetahui sikap tidak harus manajemen dan dikerjakan serta karyawan. gaya operasi yang ditentukan manajemen. oleh bagian piutang hal ini bisa menimbulkan penambahan saldo terhutang pelanggan. Tim audit internal memiliki fungsi pengendalian agar setiap proses bisnis berjalan sesuai dengan prosedur standar operasional yang berlaku. Perusahaan tidak memiliki filosofi yang mendukung arah bergeraknya perusahaan dan sebagai parameter bagi perusahaan dan karyawannya dalam hal ini berkaitan dengan penjualan dan penagihan piutang. Tidak e) Struktur Organisasi Struktur organisasi menentukan garisgaris tanggung jawab dan kewenangan yang ada. - Karyawan kurang memahami tujuan perusahaan sehingga karyawan hanya melaksanakan apa yang sudah menjadi kewajibannya menjadi fungsi bagian pada struktur organisasi perusahaan. Untuk aktivitas penjualan dan penagihan piutang, karyawan di bagian penjualan hanya mencari pelanggan sebanyak-banyaknya tanpa memperhatikan prinsip 5C dalam pemberian kredit, karyawan di bagian operasional, bagian piutang, dan bagian akuntansi, serta bagian penagihan dan pengiriman hanya melaksanakan prosedur yang diperintahkan kepada tiaptiap bagian tersebut. Struktur organisasi lini yaitu secara vertikal, sepenuhnya dari pimpinan langsung ke bawahannya, struktur organisasi yang ada sudah mencerminkan pemisahan tugas yang tegas dan saling keterkaitan antar fungsi namun beberapa kondisi belum terpenuhi seperti tidak adanya bagian kredit, bagian akuntansi masih bertanggung jawab untuk surat-menyurat dan tidak adanya Standard Operating Procedure (SOP) tertulis. Tidak

9 f) Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Pengendalian internal terhadap personil dapat - ditempuh dari metode pengangkatan, evaluasi, melatih, mempromosikan dan memberi kompensasi. 2. Penilaian Risiko Menilai risiko sebagai bagian dari perancangan dan pelaksanaan Tidak terdapatnya bagian kredit dapat menyebabkan tidak memadainya analisis kredit, yang akan mengakibatkan risiko tidak tertagihnya pemberian kredit menjadi lebih tinggi. Bagian akuntansi tidak fokus dalam aktivitas akuntansi menyebabkan kemungkinan terjadinya siklus akuntansi yang terlewat. Perusahaan tidak memiliki SOP tertulis sehingga terkadang menyulitkan karyawan apabila tidak mengetahui batas wewenangnya khususnya untuk aktivitas penjualan dan penagihan piutang ini yang saling terkait dan pemisahan aktivitas hanya terdapat pada bagian penagihan dan pengiriman, serta untuk dokumen atau formulir yang digunakan juga sama. Untuk menjadi karyawan harus melewati tahapan tes seleksi yang diadakan perusahaan, disamping itu adanya masa training selama 6 bulan dan evaluasi masa training serta pengangkatan menjadi karyawan tetap perusahaan. Perusahaan memberikan tunjangan kesehatan, tunjangan hari raya dan bonus guna meningkatkan motivasi kerja karyawan. Operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar karena karyawan yang telah terlatih dan memiliki kompetensi serta mau bersaing meningkatkan kinerjanya yang meliputi peningkatan penjualan dan follow up yang teratur memberikan dampak pelunasan piutang yang tepat bahkan lebih cepat dari jatuh tempo. Risiko penjualan kredit dan penagihan piutang di antaranya kredit macet, bisa terjadi karena perusahaan tidak menetapkan Tidak

10 pengendalian internal untuk meminimalkan kekeliruan serta kecurangan. 3. Aktivitas Pengendalian - batas kredit maksimum hutang serta tidak didahulukan adanya credit analyst sehingga selain menimbulkan kredit macet, kondisi kredit macet dalam Perusahaan Ekspedisi ABC ialah pelunasan hutang pelanggan yang melewati jatuh tempo yaitu 14 hari sejak diterimanya faktur oleh pelanggan ditambah penjualan jasa secara terus menerus kepada pelanggan tersebut. Memungkinkan terjadinya piutang tak tertagih ditambah perusahaan tidak menetapkan sistem pencadangan piutang. Tidak adanya kebijakan batasan kredit maksimal yang diberikan kepada tiap pelanggan akan mengakibatkan tidak adanya kontrol perusahaan terhadap risiko sentralisasi kredit, sehingga tidak bisa mengukur risiko tidak tertagihnya piutang tersebut. Semakin banyak kredit atau piutang yang diberikan kepada suatu pelanggan maka akan semakin tinggi pula risiko tidak tertagih. Tidak dilakukannya credit analyst akan berdampak pada tingginya risiko kredit atau piutang tidak tertagih karena perusahaan tidak mengukur terlebih dahulu bagaimana kondisi pelanggan dari segi character, capacity, capital, collateral, dan condition sehingga tidak bisa memutuskan apakah pelanggan tersebut layak untuk diberikan kredit atau tidak. Tidak adanya sistem dalam pencadangan piutang tak tertagih mengakibatkan bagian penagihan harus memantau dan dimungkinkan bagian akuntansi menghitung cadangan piutang tak tertagih untuk dilaporkan di laporan keuangan dan sebagai analisis manajemen terhadap risiko tidak tertagihnya piutang.

11 a) Pemisahan tugas yang memadai - Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit - Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, seperti: a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit - Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. - Transaksi penjualan melibatkan lebih dari satu fungsi Fungsi penjualan terpisah dari beberapa fungsi yang terdapat di dalam perusahaan yaitu fungsi akuntansi, fungsi pemasaran, fungsi penagihan dan pengiriman, fungsi kas, fungsi operasional. Dibawah naungan fungsi akuntansi ada fungsi piutang yang menjalankan proses pembuatan faktur, namun aktvitas pengendalian pada fungsi akuntansi tetap dilakukan, perbedaannya yaitu yang membuat faktur dan yang membukukannya dalam buku pembantu piutang terpisah. Tetapi di Perusahaan Ekspedisi ABC tidak ada fungsi kredit. Aktivitas penjualan dan penagihan piutang yang melibatkan lebih dari satu fungsi bagian yang secara otomatis memberikan pengecekan silang terhadap pekerjaan yang dilakukan karyawan satu dengan yang lain, seperti formulir daftar muat (DM) lembar ke-2 yang dibuat bagian operasional diserahkan ke bagian akuntansi sebagai dasar pembuatan faktur. Faktur dicetak setelah surat muat diterima kembali oleh bagian piutang untuk keperluan pengecekkan sebagai bentuk penyelesaian jasa. Hal ini membuktikan aktivitas penjualan dan penagihan piutang yang terkait saling melibatkan satu dokumen satu dengan dokumen lain serta fungsi bagian satu dengan bagian lain. Faktur dibuat oleh orang yang berbeda dengan orang yang menangani pembukuan piutang terdapat risiko piutang tidak tercatat. Tidak terdapat fungsi kredit di perusahaan menyebabkan setiap pelanggan dapat diberikan piutang, tidak memadainya analisis kredit, yang akan mengakibatkan risiko tidak

12 b) Otorisasi yang sesuai atas transaksi dan aktivitas Orang yang mengotorisasi transaksi tidak boleh memegang kendali atas aktiva terkait, untuk mengurangi kemungkinan terjadinya penyelewengan. a. Penerimaan order pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan. b. Penetapan harga jual, syarat penjualan, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur perusahaan. c. Terjadinya piutang diotorisasi fungsi penagihan d. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal diotorisasi fungsi akuntansi. c) Dokumen dan catatan yang memadai Aktivitas pengendaliannya seperti dokumen dan catatan harus: dipranomori secara berurutan, disiapkan pada waktu transaksi berlangsung. Praktik yang sehat, meliputi: a. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. b. Faktur penjualan tertagihnya pemberian kredit menjadi lebih tinggi. Di sisi lain, jika fungsi kredit dan fungsi penjualan tidak terpisah, maka akan terjadi risiko peningkatan kredit tanpa melihat kemampuan pelanggan dalam melunasi hutangnya. Fungsi penjualan cenderung ingin meningkatkan penjualannya untuk mendapatkan insentif yang tinggi tanpa melihat kemampuan pelanggan dalam melunasi hutangnya. Penerimaan order pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan berdasarkan ketersediaan armada dengan harga jual, syarat penjualan yang sudah disetujui pimpinan. Daftar muat dibuat oleh bagian piutang dan diotorisasi oleh pimpinan, Surat DO diotorisasi oleh bagian piutang. Terjadinya piutang diotorisasi oleh bagian piutang dengan pembubuhan tanda tangan pada faktur. Untuk kuitansi diotorisasi bagian akuntansi. Pengotorisasian dilakukan akan menjamin dihasilkannya dokumen dan formulir yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan (input) yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Pada Perusahaan Ekspedisi ABC surat order pengiriman dikenal dengan Surat Delivery Order (DO) belum bernomor urut tercetak, penulisan nomor identifikasi pada surat DO masih ditulis secara manual. Formulir kuitansi yang tidak memiliki nomor identifikasi formulir. Untuk formulir 3 rangkap Daftar Muat (DM) dan 3 rangkap faktur telah bernomor urut Tidak

13 bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. c. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur. d. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang. d) Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Pengendalian berupa perlindungan terhadap file data dan pencegahan terhadap fisik. 4. Informasi dan Komunikasi - tercetak. Dan secara periodik fungsi akuntansi mengirimkan konfirmasi piutang dalam via atau telepon guna mengetahui jumlah faktur yang sudah diterima atau berapa jumlah faktur yang belum terbayar. Surat DO tidak bernomor urut tercetak dapat menimbulkan kecurangan berupa pengiriman truk tanpa sepengetahuan dari pihak manajemen karena pendelegasian truk tidak diawasi. Kuitansi tidak bernomor urut tercetak dapat menyebabkan pengeluaran dokumen atau formulir kuitansi tidak dapat diawasi juga dapat menyebabkan kelebihan saldo piutang yang seharusnya ditagihkan kepada pelanggan. DM dan faktur telah memberikan unsur internal check sebagai dampak dari tercetaknya nomor urut identifikasi formulir. Konfirmasi saldo piutang pelanggan dilakukan untuk menguji ketelitian pencatatan piutang yang dilakukan bagian piutang. Rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dilakukan untuk meminimalisir pencatatan piutang tidak terlewat karena human error. Untuk file data terkomputerisasi diantisipasi dengan backup file, sedangkan untuk dokumen disimpan dalam filling cabinet tahan air dan api. File data dan dokumen, formulir operasional perusahaan dapat terjaga dengan baik meskipun terjadinya hal-hal yang menyebabkan leyapnya dokumen penting perusahaan.

14 Metode memulai, mencatat, memroses, dan melaporkan transaksi serta menjaga akuntabilitas aktiva terkait sehingga dapat memberikan informasi dan dapat dikomunikasikan untuk keperluan perusahaan. 5. Pemantauan Penilaian keberlanjutan dan periodik oleh manajemen terhadap pelaksanaan pengendalian internal. - - Informasi piutang pelanggan dapat diperoleh dengan cepat sehingga membantu bagian penagihan untuk melakukan follow up terhadap pelanggan yang terlewat dari jatuh tempo pembayaran. Untuk penjualan, informasi faktur diperlukan bagian akuntansi guna mengetahui faktur mana saja yang sudah terbayar dan belum terlunasi sebagai bentuk konfirmasi saldo piutang perusahaan dengan saldo hutang menurut pelanggan. Manajemen mengupayakan langkah-langkah untuk mencegah piutang tak tertagih. Dengan struktur organisasi lini, pimpinan memantau setiap kinerja karyawan dari setiap bagian melalui senior akuntan, didukung dengan evaluasi pencapaian target penjualan dan target penagihan piutang. Senior akuntan yang ditunjuk sebagai pemantau personil karena senior akuntan yang berkomunikasi langsung dengan setiap karyawan dan mengetahui semua jenis aktivitas dari setiap bagian, bisa saja senior akuntan tidak melaporkan kinerja karyawan yang sesungguhnya. SIMPULAN Kesimpulan Unsur-unsur pengendalian intern atas penjualan kredit Perusahaan Ekspedisi ABC belum efektif dilihat dari tidak terdapatnya fungsi atau bagian kredit padahal penjualan yang dilakukan secara kredit. Tidak ada SOP secara tertulis sehingga karyawan bisa jadi melewatkan prosedur dalam penjualan kredit maupun penagihan piutang. Tidak adanya batas maksimum kredit yang dapat diberikan sehingga pelanggan dapat membeli jasa meskipun belum melunasi hutangnya yang berakibat saldo piutang perusahaan semakin meningkat dan penerimaan melambat. Tidak bernomor urut tercetak untuk formulir surat DO dan kwitansi yang dapat menyebabkan penyalahgunaan formulir, untuk kwitansi dibuat dan dicetak oleh bagian piutang yang seharusnya pembuatan kwitansi dan faktur terpisah. Kwitansi seharusnya dibuat oleh bagian akuntansi juga diotorisasi oleh bagian akuntansi. Unsur-unsur pengendalian intern atas penagihan piutang Perusahaan Ekspedisi ABC pada umumnya cukup memadai hal ini dapat di lihat dari adanya pemisahan bagian fungsi

15 antara bagian piutang, bagian pencatatan piutang, bagian penagihan dan pengiriman. Bagian penagihan dan pengiriman juga tidak menerima pelunasan piutang cash on hand tetapi perusahaan menetapkan transaksi yang berhubungan dengan kas besar dilakukan lewat transfer. Akan tetapi dalam penaksiran resiko perusahaan tidak melakukan pencadangan kerugian piutang. Rekomendasi Rekomendasi yang dapat penulis berikan diantaranya: (1) Perusahaan sebaiknya membentuk fungsi kredit guna keperluan kredit. (2) Untuk setiap bagian dibuatkan SOP tertulis, sehingga karyawan tidak akan melewatkan satu prosedurpun. (3) Sebaiknya untuk pelanggan yang melebihi jatuh tempo pembayaran dikenakan denda. (4) Adanya kredit batas maksimum sehingga piutang pelanggan tersebut tidak semakin menumpuk ditambah jika pelanggan lambat dalam pelunasannya. (5) Adanya pemisahan tugas dalam pembuatan faktur dan kwitansi, yaitu bagian piutang berwenang atas faktur dan bagian akuntansi berwenang atas kwitansi. (6) Adanya penyelia/supervisor yang dapat berfungsi sebagai internal audit di setiap aktivitas, agar sistem dapat dilaksanakan oleh semua unsur dalam organisasi perusahaan. (7) Untuk Surat DO, kwitansi sebaiknya bernomor urut tercetak guna menghindari penyalahgunaan formulir perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Agoes, Sukrisno., dan Estralita Trisnawati. Praktikum Audit. Jakarta. Salemba Empat Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta. PT. Indeks, Kelompok Gramedia Boynton, W.C., dan R.N.Johnson. Modern Auditing. USA Hall, James A. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta. Salemba Empat Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta. Salemba Empat Accounting Information System. USA. Cengage Learning Hamel, Gary. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap Piutang Pada PT Nusantara Surya Sakti. Jurnal EMBA. Vol.1 No.3 Juni: Hastoni dan Dewi Susanti Aprilisabeth. Peranan Sistem Informasi Penjualan kredit dalam meningkatkan efektivitas pengendalian intern piutang dan penerimaan kas studi kasus pada PT. Trinunggal Komara. Jurnal Ilmiah Ranggagading. Vol. 8 No. 1. April: Hongren, Charles T., dan Harrison Walter T Jr. Accounting. USA. Pearson Education Inc Indriantoro, Nus., dan Bambang Supomo. Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi & Manajemen. Yogyakarta. BPFE

16 Lumempouw, Gerald., et. al. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap Penjualan Kredit Pada PT. Sinar Pure Foods International. Jurnal Berkala Ilmiah Efisiensi, Vol.15 No Mulyadi. Sistem Akuntansi. Jakarta. Salemba Empat Puspa, Desy Raeini. Analisis Pengendalian Internal Penjualan Kredit Dan Piutang Usaha Pada PT. Anugerah Tangkas Transportindo. Skripsi tidak diterbitkan. Jakarta. Universitas Esa Unggul Romney, Marshall B., dan Paul J Steinbart. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta. Salemba Empat Sibange-Bange, Anggiat H. Manfaat Sistem Pengendalian Piutang Dalam Meminimalisasi Piutang Tak Tertagih (Bad Debt) Pada Perusahaan Leasing Di Kota Medan. Jurnal Murni Sadar. Vol. 1 No. 2 Agustus Sinaga, Eka Mayastika. Analisis Sistem Penjualan Kredit Sepeda Motor Pada PT Wom Finance Tebing Tinggi. Jurnal Ilmiah Accounting Changes. Vol. 2 No. 1 April: Surupati, Dolli Paulina. Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas Penjualan Dan Penagihan Piutang Pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado. Jurnal EMBA, Vol.1 No.4 Desember: Tan Kwang En. et. al. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Untuk Meminimalisasi Piutang Tak Tertagih (Studi Kasus Pada Perusahaan Sepatu X ). Jurnal Ilmiah Akuntansi. No 05 Tahun ke-2 Mei-Agustus Warren, Carl S. et al. Financial Accounting. China. China Translation & Printing Services Inc Weston, J. Fred dan Thomas F Copeland. Manajemen Keuangan. Binarupa Aksara publisher (Bahasa Indonesia). Tangerang Widiasmara, Anny. Analisis Pengendalian Intern Piutang Usaha Untuk Meminimalkan Piutang Tak Tertagih (Bad Debt) Pada PT. Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk Cabang Madiun. 114 Modernisasi, Vol.10 No