EVALUASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PENJUALAN DAN PENAGIHAN PIUTANG PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI ABC SKRIPSI

Transkripsi

1 EVALUASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PENJUALAN DAN PENAGIHAN PIUTANG PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI ABC SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana (S1) pada Program Sarjana Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dian Nuswantoro Disusun oleh: DIAN NOVIASARI B FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 i

2 ii ii

3 iii

4 iv

5 MOTTO DAN PERSEMBAHAN MOTTO Anda adalah apa yang anda pikirkan, pikiran anda berbuah isyarat mental. Tak ada yang tak mungkin bagi mereka yang berjiwa OPTIMIS. (Unkown) Ridho-Nya adalah nama lain dari keikhlasan dan kesabaran. (Dian Noviasari) Setiap pertemanan mengajarkan arti kehidupan tanpa perlu tahu siapa dan bagaimana dia. (Dian Noviasari) PERSEMBAHAN Kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan berkah, rahmat dan hidayah-nya. Kepada ayah, bunda, kakak, dan adik. Kepada sahabat dan teman-teman yang sudah memberi semangat dan dukungan. Kepada almamater. Kepada BPKLN (Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri) program Beasiswa Unggulan. v

6 ABSTRAKSI Tujuan utama pendirian usaha yaitu menghasilkan laba yang diperoleh melalui penjualan diantaranya penjualan tunai dan kredit yang memunculkan pos piutang. Pengelolaan penjualan kredit dan penagihan piutang yang kurang memadai akan merugikan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan sistem pengendalian intern atas penjualan dan penagihan piutang yang memadai guna meminimalisir risiko seperti kredit macet bahkan piutang tak tertagih. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan mengevaluasi penerapan sistem pengendalian intern atas penjualan dan penagihan piutang pada perusahaan penyedia jasa angkutan, Perusahaan Ekspedisi "ABC". Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan kuesioner. Analisis dilakukan dengan metode deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa unsur-unsur pengendalian intern menurut COSO atas penjualan belum memadai karena tidak adanya bagian kredit, tidak tertulisnya SOP, tidak adanya batas maksimum kredit, tidak adanya nomor urut tercetak pada formulir surat delivery order dan kuitansi, serta pencetakan faktur dan kuitansi dilakukan oleh bagian piutang. Hasil penelitian ini juga menunjukkan bahwa pengendalian intern atas penagihan piutang cukup memadai dilihat dari pemisahan bagian piutang dengan pencatatan piutang, penagihan dan pengiriman. Tidak diterimanya pelunasan piutang secara cash on hand oleh bagian penagihan dan pengiriman. Namun tidak ada pencadangan kerugian piutang mengurangi tingkat keefektifan pengendalian intern atas penagihan piutang. Kata kunci: sistem, pengendalian internal, penjualan, penagihan piutang. vi

7 ABSTRACT The main goal of business establishment is to generate profit which obtained through sales such as cash sales and credit sales which create receivable entry. Inadequate management of credit sales and account receivable collections can cause financial losses toward business. Therefore, internal control system is needed to minimize risks such as non-peforming assets and bad debts. This research aims to identify and evaluate application of internal control system on sales and account receivables at a expedition company, "ABC". The data are obtained through observation, interviews, and questionnaires. This research used descriptive qualitative method to conduct the analysis. The result shows that elements of internal control (based on COSO and Mulyadi) on sales are inadequate because of no credit department, unwritten SOP, lack of maximum lending limit, delivery orders and sales receipts does not prenumbered, and invoice and sales receipt are printed by receivable department. However, this research also found adequate internal control on account receivable collections by the implementation of separation between receivable department and receivable record, collection, and delivery. Collecting and delivery departments are not accepting repayment of account receivable by cash on hand. However, the efficiency of internal control on account receivable collection are decreased as there is no loss reserves account. Keyword: system; internal control; sales; account receivable collection. vii

8 KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr.Wb. Alhamdulillahirabbil alamin, penulis ucapkan segala syukur kepada Allah SWT atas nikmat, rahmat, dan karunia-nya yang diberikan, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul EVALUASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PENJUALAN DAN PENAGIHAN PIUTANG PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI ABC. Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat dalam menyelesaikan studi dan guna meraih gelar Sarjana Strata (S1) pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis program studi Akuntansi di Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Terselesainya penulisan skripsi ini tidak lepas dari dukungan berbagai pihak yang dengan ikhlas membantu serta mendoakan, baik secara moril maupun spritual. Oleh karena itu, pada kesempatan hari ini penulis ingin mengucap terima kasih kepada : 1. Kedua orang tua penulis, Ayahanda tersayang Edy Hartono dan Ibunda tercinta Rangiyah, Kakak tercantik Khayati dan Ain Hajawiyah, Adik terkasih Mei Ernawati yang tulus memberikan doa, restu, cinta, perhatian, semangat dan dukungannya dalam penyelesaian skripsi kepada penulis. 2. BPKLN (Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri) yang telah memberikan program Beasiswa Unggulan kepada penulis selama menempuh studi di Universitas Dian Nuswantoro. viii

9 3. Bapak Natalistyo T.A.H, M.Si., Ak., CA selaku Dosen Pembimbing dan Dosen Wali yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan masukan dan bimbinganya kepada penulis selama penyusunan skripsi. 4. Ibu Juli Ratnawati, S.E., M.Si dan Ibu Enny Susilowati M, M. Si., Akt., CA selaku Dosen Penguji yang telah memberikan kritik dan saran kepada penulis. 5. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dian Nuswantoro Semarang serta Segenap Staf, yang secara langsung telah memberikan ilmu yang bermanfaat dan telah memberikan pelayanan akademik maupun administrasi selama masa perkuliahan sampai penyelesaian penulisan skripsi. 6. Bapak Dr. Ir. Edi Noersasongko, M. Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 7. Bapak Dr. Agus Prayitno selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 8. Bapak Yulita Setiawanta, SE, M.Si., Ak., CA selaku ketua program studi S- 1 Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 9. Sahabat CCM (Aniawati, Linda Meriana, Diasita Agung KS, Nonik Faradila H, Widya Rahayu P, Lily Ani P) yang selalu memberi dukungan, semangat dan do a. 10. Sahabat rantau (Marcello LZ) yang selalu memberi dukungan, semangat dan do a. ix

10 11. Sahabat 503 (M. Wiji K) yang selalu memberi dukungan, semangat dan do a. 12. Duo sahabat (Lindawati dan Nur Thoyibah) yang selalu memberi dukungan, semangat dan do a. 13. Teman-teman Ormawa (HMA , HMA , Tax Center ) yang telah memberikan pengalaman berorganisasi disela-sela kesibukan membuat skripsi. 14. Semua teman-teman seperjuangan akuntansi strata satu (S1) angkatan 2012 Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 15. Perusahaan Ekspedisi ABC yang memberikan kesempatan penulis untuk menjadi objek penelitian. 16. Semua pihak yang sudah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini, yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Akhir kata penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan skripsi ini. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi para pembaca dan pihak yang membutuhkan serta membawa manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan. Wassalamualaikum.Wr.Wb Semarang, Februari 2016 Penulis Dian Noviasari x

11 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI... ii HALAMAN PENGESAHAN SKRIPSI... iii HALAMAN PENGESAHAN KELULUSAN UJIAN SKRIPSI... iv MOTTO DAN PERSEMBAHAN... v ABSTRAK ABSTRACT... vi... vii KATA PENGANTAR... iix DAFTAR ISI DAFTAR TABEL... xi... xv DAFTAR GAMBAR... xvi DAFTAR LAMPIRAN... xvii BAB I PENDAHULUAN... 1 I.1 Latar Belakang Masalah... 1 I.2 Rumusan Masalah... 6 I.3 Tujuan Penulisan... 6 I.4 Manfaat Penulisan... 7 I.5 Sistematika Penulisan... 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Akuntansi xi

12 2.3.1 Definisi Akuntansi Manfaat Akuntansi Siklus Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi Pengendalian Intern Definisi Pengendalian Intern Tujuan Pengendalian Intern Unsur Pengendalian Intern Siklus Pendapatan Penjualan Kredit Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Unit Organisasi yang Terkait Dokumen yang Digunakan Catatan Akuntansi yang Digunakan Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit Pengendalian Intern Sistem Penjualan Kredit Piutang Klasifikasi Piutang Piutang Tak Tertagih Siklus Pengendalian Piutang Sistem Akuntansi Piutang Dokumen yang Digunakan Sistem Penagihan Piutang xii

13 2.9 Penelitian Terdahulu Kerangka Konseptual BAB III METODE PENELITIAN Objek Penelitian Jenis dan Sumber Data Metode Pengumpulan Data Metode Analisis BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Hasil Penelitian Gambaran Umum Perusahaan Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas Wewenang Struktur Organisasi Perusahaan Ekspedisi ABC Pembagian Tugas Wewenang Perusahaan Ekspedisi ABC Sistem Penjualan Kredit Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit Bagian Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Kredit Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit Unsur-unsur Pengendalian Intern Dalam Penjualan Kredit Sistem Penagihan Piutang Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penagihan xiii

14 Piutang Bagian Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penagihan Piutang Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penagihan Piutang Unsur-unsur Pengendalian Intern Dalam Penagihan Piutang Pembahasan BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xiv

15 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Simbol-Simbol Umum Bagan Alir Tabel 2.2 Penelitian Terdahulu Tabel 4.1 Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas Penjualan Dan Penagihan Piutang xv

16 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit Gambar 2.2 Kerangka Konseptual Gambar 4.1 Struktur Organisai Perusahaan Ekspedisi ABC Gambar 4.2 Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit Gambar 4.3 Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penagihan Piutang xvi

17 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Hasil Wawancara dan Kuesioner Lampiran 2 Formulir Lampiran 3 Jenis Armada (truk) Lampiran 4 Surat Permohonan Survey Lampiran 5 Surat Keterangan xvii

18 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Tujuan utama pendirian usaha yaitu untuk menciptakan laba. Laba digunakan perusahaan guna mempertahankan kelangsungan hidup dan mengembangkan perusahaan tersebut. Laba juga dinilai sebagai pencapaian prestasi keuangan perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut, faktor utama yang menjadi perhatian khusus adalah bagaimana cara mencapai tingkat laba maksimal, dimana laba sangat dipengaruhi oleh siklus pendapatan. Menurut Bodnar dan Hopwood (2003), Siklus pendapatan yaitu kejadiankejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan. Sistem pendapatan organisasi biasanya mencakup sistem aplikasi yang meliputi pencatatan (entry) pesanan pelanggan, penagihan, piutang dagang, dan pelaporan penjualan. Sehingga dapat disimpulkan siklus pendapatan bermula dari adanya transaksi penjualan barang atau jasa yang dilakukan perusahaan. Penjualan yang umumnya dilakukan perusahaan berupa penjualan tunai yaitu penjualan yang transaksinya dilakukan secara tunai dan perusahaan akan menerima kas pada saat terjadinya transaksi. Sedangkan penjualan kredit yaitu penjualan yang dilakukan perusahaan dengan cara penerimaan kas diterima setelah selang beberapa waktu pengiriman barang kepada pembeli atau pelanggan sesuai dengan perjanjian yang disetujui antar keduanya, dengan kata lain penjualan kredit adalah penerimaan kas yang ditangguhkan atas transaksi penjualan. 1

19 2 Penjualan kredit dinilai mampu meningkatkan volume penjualan yang mengakibatkan pendapatan perusahaan meningkat sehingga laba yang diharapkan juga akan meningkat karena penjualan kredit memiliki daya tarik tersendiri dibandingkan dengan penjualan tunai. Penjualan kredit menyebabkan munculnya pos piutang dagang atau piutang usaha. Di samping itu, penjualan kredit memiliki risiko yang cukup tinggi yakni adanya keterlambatan penerimaan piutang bahkan ketidaktertagihan piutang. Hal ini mengakibatkan perusahaan mengambil langkah untuk mencadangkan piutang tak tertagih. Piutang yang lambat dalam penerimaannya atau tidak dapat ditagih menyebabkan terganggunya cash flow yaitu penerimaan kas yang terhambat akan menyebabkan perusahaan sulit mengeluarkan kas untuk pembiayaan operasional perusahaan bahkan membayar hutang perusahaan, menurunnya aktivitas receivable turnover, keuntungan perusahaan berkurang. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki sistem informasi akuntansi yang memadai. Sistem merupakan suatu pola atau susunan yang terpadu. Informasi adalah data yang dapat dikomunikasikan, sedangkan akuntansi adalah proses pencatatan, pengikhtisaran sampai dengan pelaporan. Sehingga Informasi akuntansi digunakan manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi adalah rangkaian dokumen, pencatatan hingga pelaporan yang dapat menyajikan informasi dan membantumanajemen dalam mengambil keputusan. Transaksi-transaksi finansial yang tercatat dalam dokumen dikomunikasikan melalui sistem informasi akuntansi yang memberikan informasi kepada pemangku kepentingan melalui laporan. Informasi yang bisa tersampaikan dengan baik dapat dipertimbangkan dalam berbagai hal, di antaranya perencanaan, koordinasi dan evaluasi.

20 3 Informasi sebagai perencanaan berarti informasi yang diperoleh digunakan untuk mempertimbangkan apa yang perlu dilakukan dan bagaimana melakukannya, biasanya informasi berorientasi pada perencanaan ke masa depan. Informasi sebagai koordinasi lebih berorientasi pada saat pelaksanaan rencana yang direncanakan sebelumnya, perusahaan memastikan kepada setiap karyawannya untuk melakukan pekerjaannya secara terkoordinasi. Informasi sebagai evaluasi, apakah pengendalian intern yang diadopsi oleh perusahaan sudah berjalan dengan baik atas transaksitransaksi yang terjadi pada perusahaan. Sistem informasi akuntansi penjualan berawal dari penerimaan pesanan pelanggan dan berakhir saat kas diterima perusahaan dari hasil pelunasan hutangoleh pelanggan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan diharapkan aktivitas penjualan dapat berjalan dengan baik, dapat memberikan informasi kepada manajemen tentang prospek penjualan dimasa mendatang, di samping itu sistem informasi akuntansi penjualan juga dapat membantu manajemen dalam pengendalian intern penjualan yang akan meningkatkan efektivitas pengendalian intern piutang. Pengendalian intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh perusahaan guna mengawasi dan menjaga aset perusahaan. Efektivitas pengendalian penjualan kredit menyita perhatian lebih untuk dilakukannya prosedur penjualan yang ketat sebab akan berhubungan langsung dengan pengendalian piutang menjadi faktor penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Penelitian Surupati (2013) pada Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas Penjualan Dan Penagihan Piutang Pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado menjelaskan pengendalian intern atas penjualan dapat dikatakan efektif jika didukung dengan adanya fungsi kredit, sedangkan untuk pengendalian intern atas

21 4 penagihan piutang yang efektif, dapat dilihat dari adanya pemisahan fungsi antara fungsi piutang, fungsi penagihan piutang, fungsi penerimaan hasil penagihan dan fungsi pencatatan piutang. Lumempouw dkk (2015) melakukan penelitian yang berjudul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap Penjualan Kredit Pada PT. Sinar Pure Foods International memberikan hasil sistem penjualan akan berjalan lancar jika dokumen transaksi dikelola sesuai dengan kebutuhan dan diotorisasi oleh yang berwewenang pada departemen fungsi di perusahaan, selain itu adanya auditor internal dan eksternal memungkinkan kesalahan atau kecurangan dapat segera diketahui. Faktor yang dapat menunjang pengendalian intern penjualan kredit, piutang usaha dalam meminimalkan piutang tak tertagih menurut Widiasmara (2014) dalam penelitiannya Analisis Pengendalian Intern Piutang Usaha Untuk Meminimalkan Piutang Tak Tertagih (Bad Debt) Pada PT. Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk Cabang Madiun yaitu dengan cara analisis calon debitur dengan memperhatikan aspek 5C, selain itu dilakukannya mutasi atau rotasi karyawan. Penelitian lain yang dilakukan oleh Sibange-Bange (2011) tentang Manfaat Sistem Pengendalian Piutang Dalam Meminimalisasi Piutang Tak Tertagih (Bad Debt) Pada Perusahaan Leasing Di Kota Medan, memberikan jawaban faktor utama timbulnya piutang tak tertagih yaitu itikad buruk debitur dan kondisi perekonomian negara, serta adanya langkah-langkah yang dapat dilakukan perusahaan dalam meminimalisasi piutang tak tertagih, di antaranya dengan survey pada customer, adanya info tentang customer (Bad Customer), adanya scoring system, sentralisasi data customer, penagihan insentif, serta restrukturisasi kredit bermasalah.

22 5 Sinaga (2014) dalam penelitiannya yang berjudul Analisis Sistem Penjualan Kredit Sepeda Motor Pada PT. Wom Finance Tebing Tinggi mengungkapkan bahwa sistem penjualan kredit yang baik didukung oleh pengawasan internal yang baik pula yaitu struktur organisasi dengan pemisahan tugas yang jelas. Seperti halnya pada Perusahaan Ekspedisi ABC yaitu sebuah perusahaan jasa angkut yang melaksanakan penjualan secara kredit. Pelunasan piutang oleh pelanggan dilakukan secara rutin dan mendekati jatuh tempo bahkan melewati jatuh tempo dengan alasan terlambat penerimaan surat muat via jasa pengiriman bagi pelanggan luar kota ditambah dengan banyak perusahaan pemakai jasa ini membutuhkan waktu dalam proses melakukan pembayaran. Untuk pelanggan dalam kota dan beberapa pelanggan luar kota pelunasan piutang dilakukan selama satu bulan sekaligus di sisi lain dalam jangka waktu tersebut Perusahaan Ekspedisi ABC tetap menjual jasanya sehingga mengakibatkan saldo hutang pelanggan menjadi semakin besar. Hal ini menyebabkan pendapatan perusahaan mengalami penundaan sehingga perusahaan sebenarnya menderita kerugian dengan penurunan sumber dana perusahaan. Selain itu, masalah lainnya surat muat atau surat bongkar yang diterima sopir dari pabrikan atau perusahaan pelanggan diserahkan kepada penjaga keamanan perusahaan (satpam) tidak diberikan secara langsung kepada bagian penagihan dan pengiriman mengakibatkan lambatnya proses pengecekkan daftar muat dengan surat muat yang berdampak pula terhadap yang terhambat dalam proses penagihan, karena proses penagihan dilakukan dengan melampirkan surat muat. Masalah yang timbul lainnya yaitu perangkapan fungsi pada bagian penagihan

23 6 serta bagian pengiriman, tidak adanya bagian kredit sehingga persetujuan kredit dengan pelanggan baru dilakukan atas dasar kepercayaan maupun kenal dekat. Penelitian ini merupakan replika dari Surupati (2013) yang memiliki persamaan dengan penilitian yang peneliti lakukan di antaranya indikator penelitian adalah sistem pengendalian intern atas penjualan dan penagihan piutang, metode penelitian yang digunakan deskriptif kualitatif, sumber data yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder. Adapun perbedaan dengan penelitian yang peniliti lakukan diantaranya dalam penelitian ini objek penelitiannya di PT. Laris Manis Utama Cabang Manado sedangkan peneliti memilih objek penelitian di Perusahaan Ekspedisi ABC. Perbedaan lainnya terletak pada metode pengumpulan data, Surupati menggunakan teknik pengumpulan data observasi, wawancara, dan dokumentasi sedangkan peneliti menggunakan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara dan kuesioner pengendalian intern (Internal Control Quesioner). Serta untuk teori yang digunakan Surupati menggunakan teori sistem pengendalian intern menurut Mulyadi sedangkan peneliti menggunakan teori sistem pengendalian intern menurut COSO dan menurut Mulyadi. Peneliti tertarik melakukan penelitian ini karena berbagai permasalahan yang timbul pada Perusahaan Ekspedisi ABC atas transaksi piutangnya. Dari permasalahan tersebut penulis tertarik mengevaluasi penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang pada perusahaan jasa dengan judul EVALUASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PENJUALAN DAN PENAGIHAN PIUTANG PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI ABC.

24 7 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang penelitian yang telah dipaparkan diatas, maka penulis menarik pokok permasalah di antaranya: 1) Bagaimana penerapan sistem pengendalian intern atas penjualan dan penagihan piutang pada Perusahaan Ekspedisi ABC? 2) Apakah penerapan sistem pengendalian intern atas penjualan dan penagihan piutang pada Perusahaan Ekspedisi ABC sudah berjalan secara memadai? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1) Untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian intern atas penjualan dan piutang pada Perusahaan Ekspedisi ABC. 2) Untuk mengevaluasi penerapan sistem pengendalian intern atas penjualan dan piutang pada Perusahaan Ekspedisi ABC. 1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat sebagai berikut: Manfaat Akademis Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan referensi tambahan bagi penelitian selanjutnya mengenai sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal khususnya tentang penjualan kredit dan piutang Manfaat Praktis Bagi perusahaan yaitu dapat membantu mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang sehingga dapat memberikan informasi yang tepat kepada manajemen.

25 8 1.5 Sistematika penulisan Dalam penyusunan skripsi ini, pembahasan dibagi dalam 5 bab. Pembagian ini dilakukan untuk memperjelas dan membahas topik skripsi sehingga keterangan dalam skripsi ini dapat tersusun dengan baik dan mudah dimengerti. Masing-masing bab secara singkat menjelaskan hal-hal sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan secara singkat mengenai latar belakang yang di dalamnya berisi permasalahan, identifikasi, dan pembatasan masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta sistematis penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menjelaskan mengenai teori yang relevan berkaitan dengan latar belakang dan perumusan masalah serta kerangka pikir yang digunakan dalam pembahasan. BAB III METODE PENELITIAN Dalam bab ini akan diuraikan mengenai metode yang akan digunakandalam penelitian. Di dalam bab ini terdapat objek penelitian, teknik pengumpulan data serta metode analisis data yang akan digunakan. BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini merupakan pokok dari penyusunan skripsi yang merupakan pembahasan dari hasil penelitian tersebut. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan kesimpulan dari penyusunan skripsi dan saran yang diberikan penulis dari hasil penelitian.

26 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Mulyadi (2008) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi. Sama halnya dengan Bodnar dan Hopwood (2003) sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Hall (2001) sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Meski banyak makna sempit maupun luas dari sebuah sistem, sistem memiliki elemen-elemen yang sama yaitu: 1) Komponen ganda: suatu sistem terdiri dari beberapa bagian-bagian. 2) Keterkaitan (interrelated): suatu sistem tidak dapat dipisahkan karena adanya keterkaitan antar bagian. 3) Tujuan: sistem dibentuk dan berjalan karena adanya tujuan. Sistem merupakan unsur-unsur tatanan terpadu yang beriringan memiliki keterkaitan guna mencapai tujuan tertentu. Sistem mencakup adanya input yang disebut transaksi kemudian diolah atau diproses sehingga menghasilkan output berupa laporan keuangan mengandung informasi yang didistribusikan kepada para pemangku kepentingan guna mengambil keputusan. Pengolahan input sangat 9

27 10 mempengaruhi keluaran atau output karena pengolahan yang melenceng dari prosedur dapat menjadi informasi gagal atau rusak. 2.2 Informasi Informasi merupakan data yang telah diolah dan dapat ditangkap dan diartikan oleh pengguna informasi agar dapat membantu para pengguna dalam mengambil keputusan yang tepat. Ada 5 karakteristik informasi menurut Hall (2013) di antaranya: lengkap, akurat, merupakan rangkuman, relevan, dan tepat waktu. Lengkap, tidak ada aspek-aspek yang hilang sebab terindikasi dari aktivitas penting sebagai pengukur dari aktivitas-aktivitas lainnya. Karena satu data transaksi mengandung lebih dari satu informasi akuntansi. Akurat, informasi harus bebas dari kesalahan material. Sebuah kesalahan bernilai material muncul ketika informasi tidak tepat sehingga menyebabkan keputusan yang diperlukan oleh pengguna menjadi keputusan yang buruk atau gagal. Dalam memberikan informasi, sistem harus merefleksikaninformasi yang seakurat mungkin, namun cukup berguna dan tepat waktu. Rangkuman adalah informasi harus disajikan dalam bentuk yang dapat dipahami sesuai dengan kebutuhan pengguna tanpa mengurangi nilai-nilai yang terkandung di dalamnya. Relevan berarti informasi menjadi penghantar dari sebuah tujuan melalui laporan yang dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi yang baik harus menghasilkan data yang relevan. Jika laporan tidak relevan bisa menyebabkan manajemen memilih keputusan yang salah.

28 11 Tepat waktu bahwa informasi dapat berguna saat dibutuhkan. Informasi digunakan dalam jangka waktu tertentu, karena perubahan informasi dapat terjadi akibat adanya perubahan pada proses input. 2.3 Akuntansi Definisi Akuntansi Menurut Warren et al (2007) mendefinisikan akuntansi sebagai sistem informasi yang menyediakan laporan untuk para pemangku kepentingan tentang aktivitas ekonomi dan kondisi bisnis perusahaan. Menurut Hongren dan Harrison Jr (2007) Akuntansi adalah sistem informasi yang mengukur aktivitas bisnis, memproses data menjadi laporan, dan mengomunikasikan hasilnya kepada para pengambil keputusan. Akuntansi merupakan proses mengubah data dari dokumen sumber atau bukti transaksi yang diidentifikasikan kemudian diikhitisarkan dan dilaporkan melalui laporan keuangan yang dapat dianalisa oleh pengguna laporan keuangan. Setiap organisasi memerlukan cabang ilmu akuntansi karena menjadi unsur terpenting dalam aktivitas organisasi, akuntansi digunakan untuk menilai sumber-sumber ekonomi organisasi, bagaimana organisasi memperoleh dan mempergunakan kas, serta pengungkapan (disclousure) praktik keuangan yang sehat Manfaat Akuntansi Menurut Warren et al (2007) manfaat akuntansi melalui pelaporan keuangan untuk pengguna eksternal untuk pertimbangan dampak dari keputusan yang mereka ambil. Selain itu untuk melaporkan kondisi bisnis pada tanggal tertentu dan melaporkan perubahan kondisi keuangan bisnis selama periode tertentu.

29 12 Akuntansi juga berfungsi untuk pedoman manajemen dalam membuat keputusan bisnis Siklus Akuntansi Siklus akuntansi ialah urutan kegiatan-kegiatan pengidentifikasian, pengukuran dan pelaporan informasi ekonomi. Secara historis siklus akuntansi meliputi siklus pendapatan (revenue cycle), siklus pengeluaran (expenditure cycle), siklus produksi (production cycle), dan siklus keuangan (financing cycle), demikian yang dikemukakan oleh Bodnar dan Hopwood (2003). Siklus pendapatan mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan kas ke perusahaan. Siklus pengeluaran meliputi kegiatan pembelian dan pengeluaran dalam bentuk kas. Siklus penggajian meliputi kegiatan menggaji karyawan. Siklus produk mencakup kegiatan mengubah bahan baku menjadi produk jadi. Siklus keuangan mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali. Adapun tahapan dalam akuntansi yang terbagi menjadi tiga di antaranya tahap pencatatan, tahap pengikhtisaran, tahap pelaporan. Pencatatan merupakan suatu proses mengumpulkan dan mencatat bukti dari transaksi yang telah diotorisasi oleh perusahaan dan disusun ke dalam jurnal umum atau jurnal khusus dipindahbukukan atau diposting ke buku besar dan buku pembantu. Pengikhtisaran meliputi penyusunan neraca saldo yang didasarkan dari saldo akun-akun buku besar, pembuatan ayat jurnal penyesuaian, penyusunan neraca lajur atau worksheet, dilanjutkan dengan pembuatan laporan keuangan sampai dengan ayat jurnal penutup, ayat jurnal pembalik jika dibutuhkan keberadaannya. Tahap akhir proses akuntansi ialah pelaporan, dilaporkan dalam bentuk laporan keuangan seperti laporan laba rugi,

30 13 laporan perubahan ekuitas, laporan posisi keuangan, laporan arus kas dan catatan atas laporan keuangan. 2.4 Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2008). Menurut Hall (2013) SIA adalah subsistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengelolaan rutin transaksi akuntansi. Bodnar dan Hopwood (2003) sistem informasi akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumber daya, baik manusia atau penunjang lain berupa peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lain menjadi informasi. Informasi yang dihasilkan dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambil keputusan. Akuntansi sebagai sistem informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomis mengenai suatu badan usaha kepada pemangku kepentingan. Sedangkan Hall (2013) mengemukakan bahwa sistem informasi akuntansi ialah sub-sub sistem yang memproses transaksi keuangan dan non keuangan yang secara langsung mempengaruhi transaksi keuangan. Sistem informasi akuntansi memiliki tiga subsistem. Pertama, sistem pemrosesan transaksi (TPS), yang mendukung operasi bisnis sehari-hari dengan banyaknya laporan banyak, dokumen, dan pesan untuk pengguna di seluruh bagian organisasi. Kedua, sistem buku besar

31 14 atau pelaporan keuangan umum (GL/FRS), yang menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak, dan laporanlaporan lain yang diperlukan oleh hukum. Ketiga, pelaporan manajemen sistem (MRS), yang menyediakan informasi khusus kepada manajemen internal melalui laporan keuangan yang diperlukan untuk pengambilan keputusan seperti anggaran, laporan varians, dan pertanggungjawaban. Sistem informasi akuntansi menjadi aktivitas penunjang organisasi, di samping membantu manajemen dalam mengambil keputusan juga memiliki peran untuk mengevaluasi kinerja sumber daya organisasi, pendistribusian dokumen transaksi dengan jelas, hingga organisasi dinilai dapat menjalankan aktivitas operasinya dengan baik. Sistem informasi akuntansi sebagai penambah nilai bagi organisasi dengan memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya. Sistem informasi akuntansi menggunakan bagan alir dokumen (flowchart document) guna mengilustrasikan sistem tertentu. Tabel 2.1 Simbol-Simbol Umum Bagan Alir Simbol Input/Output Simbol Nama Keterangan Dokumen Simbol untuk formulir/bukti transaksi, yang digunakan untuk merekam data transaksi. Beberapa tembusan dari satu dokumen atau berbagai dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dengan tembusannya serta kumpulan beberapa dokumen dalam satu fungsi.

32 15 Simbol Pemrosesan Catatan Keying (typing verifying) On-line computer process Simbol ini digunakan untuk mewakili jurnal, buku besar, buku pembantu, dan lain-lain. Simbol ini menggambarkan perekaman data ke dalam komputer melalui online terminal. Simbol ini menggambarkan pemrosesan atau pengolahan data dengan komputer Proses Manual Simbol ini digunakan untuk pelaksanaan kegiatan secara manual. Simbol Penyimpanan Proses Pendukung Simbol ini menggambarkan pemrosesan atau pengolahan data dengan selain komputer. Proses pengetikan off-line Simbol ini menggambarkan proses yang menggunakan peralatan pengetikan off-line (contoh: key to disk, cash register). Arsip Sementara Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang akan diproses lagi saat dibutuhkan, seperti almari arsip dan kotak arsip. Urutan pengarsipan, A = menurut abjad, N = menurut nomor urut, T = kronologis, menurut tanggal Arsip Permanen Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi Simbol Arus dan lain-lain Arus dokumen atau proses Simbol ini menggambarkan alir dokumen. Persimpangan garis alir Pertemuan garis alir Simbol ini menggambarkan arah masing-masing garis, garis melengkung dibuat tepat pada persimpangan kedua garis tersebut. Simbol ini digunakan jika dua garis alit bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya.

33 16 On-page connector Simbol ini digunakan untuk menghubungkan arus pemrosesan di satu halaman yang sama. Off-page connector Simbol ini digunakan untuk penanda masuk atau keluar ke halaman berbeda. Terminal Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. Keputusan Simbol ini sebagai langkah pengambilan keputusan. Keterangan Simbol ini digunakan untuk menambahkan keterangan. Sumber: Romney dan Steinbart (2006), Mulyadi (2008) 2.5 Pengendalian Intern Definisi Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi, 2008) Boynton dan Johnson (2006) menilai pengendalian internal sebagai kerangka kerja terintegrasi adalah standar yang digunakan perusahaan dalam mendesain, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal. The COSO report definies internal control as follows: internal control is a process, effected by an entity s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: a) Reliability of financial reporting b) Compliance with applicable laws and regulations c) Effectiveness and efficiency of operations

34 17 Sehingga dapat ditarik kesimpulan pengendalian intern merupakan langkah-langkah yang diambil guna mengatur dan mengarahkan aktivitas di perusahaan untuk memelihara aset dan menganalisis pembebanan tanggung jawab yang berada pada perusahaan melalui implementasi kebijakan dan pengarahan. Hal ini dapat dilakukan melalui keterlibatan beberapa fungsi atau departemen dalam satu kejadian transaksi. Pengendalian intern berlaku baik dalam hal pengolahan informasi secara manual ataupun dengan komputer Tujuan Pengendalian Intern Mulyadi (2008) menjelaskan tujuan diadakan pengendalian intern untuk mencapai tujuan utama perusahaan berupa menjaga kekayaan perusahaan dapat dilalui dari sistem otorisasi yang telah ditetapkan seperti pembatasan akses langsung dan tidak langsung terhadap kekayaan. Mempertanggungjawabkan kekayaan perusahaan yang tercatat dibandingkan dengan fisik kekayaan. Di samping menjaga kekayaan perusahaan, tujuan pengendalian intern berguna mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dapat ditelusur dari pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan, apakah pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang. Pengecekan ketelitian dan keandalan transaksi dalam catatan akuntansi dapat dilakukan dengan mencatat semua transaksi yang benar-benar terjadi, dicatat dengan jumlah yang benar, dicatat dalam periode yang seharusnya, dicatat dengan penggolongan yang seharusnya, dicatat dan diringkas dengan teliti. Mendorong efisiensi serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan pengendalian internal menurut COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission) di antaranya:

35 18 a. Realibilitas pelaporan keuangan Tujuan pengendalian internal yang efektif atas pelaporan keuangan adalah memenuhi tanggung jawab pelaporan keuangan apakah sudah wajar sesuai dengan prinsip akuntansi berlaku umum. b. Efisiensi dan efektivitas operasi Tujuan yang penting dari pengendalian ini adalah memperoleh informasi keuangan dan non keuangan yang akurat tentang operasi perusahaan untuk keperluan pengambilan keputusan. c. Ketaatan pada hukum dan peraturan Perusahaan publik wajib menaati berbagai hukum dan peraturan baik yang berhubangan langsung dengan akuntansi seperti peraturan pajak dan kecurangan maupun yang tidak berhubungan langsung dengan akuntansi seperti perlindungan lingkungan dan hak sipil Unsur Pengendalian Intern Unsur utama dalam sistem pengendalian kredit di antaranya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencacatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. (Mulyadi, 2008) Untuk menciptakan pengendalian intern yang baik, maka diperlukan struktur organisasi yang memiliki pemisahan tanggungjawab dengan tegas. Pemisahan tanggung jawab ini dibentuk berdasarkan prinsip-prinsip seperti harus dipisahkannya fungsi-fungsi pelaksanan operasi, fungsi penyimpanan dan fungsi

36 19 akuntansi. Satu fungsi tidak boleh menjalankan tanggung jawab penuh untuk melaksanakan secara komplek suatu transaksi. Sistem wewenang dan prosedur pencacatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Suatu transaksi yang terjadi harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang sehingga transaksi tersebut dikategorikan transaksi akurat. Prosedur pencatatan yang baik membantu perusahaan untuk memperoleh informasi dari data yang terjamin telah direkam dalam formulir dan dicatat berdasarkan akuntansi. Praktik yang sehat ditempuh dengan cara melalui penggunaan formulir bernomor urut tercetak, setiap transaksi melibatkan lebih dari satu fungsi atau unit organisasi, diberlakukan perputaran jabatan (job rotation), dilakukan stock opname dan lain-lain guna mengetahui fisik kekayaan perusahaan dengan catatan. Untuk menciptakan pengendalian intern yang baik, maka diperlukan karyawan yang cakap dalam melaksanakan tanggung jawabnya. Adapun cara yang dapat diambil guna memperoleh karyawan yang cakap di antaranya seleksi calon karyawan berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan, pengembangan keahlian karyawan. COSO mengklasifikasikan 5 komponen pengendalian internal (elements internal control) yang ditetapkan oleh kerangka kerja terintegrasi (Boynton dan Johnson, 2006). Unsur-unsur tersebut adalah sebagai berikut: 1) Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian terdiri atas tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen puncak, para direktur, dan pemilik entitas

37 20 secara keseluruhan mengenai pengendalian internal serta arti pentingnya bagi entitas itu sendiri. 2) Penilaian risiko (risk assessment) Merupakan tindakan yang dilakukan manajemen untuk mengidentifikasi dan menganalisis risiko-risiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum. 3) Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian umumnya terdiri dari lima jenis aktivitas seperti pemisahan tugas yang memadai, otorisasi yang sesuai atas transaksi dan aktivitas, dokumen dan catatan yang memadai, pengendalian fisik atas aktiva dan catatan, pemeriksaan kinerja secara independen. 4) Pengawasan Pengawasan berhubungan dengan penilaian mutu pengendalian internal secara berkelanjutan atau secara periodik oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian itu telah beroperasi seperti yang diharapkan, dan telah dimodifikasi sesuai dengan perubahan kondisi. 5) Informasi dan komunikasi Tujuan sistem informasi dan komunikasi akuntansi dari entitas adalah untuk memulai, mencatat, memroses, dan melaporkan transaksi yang dilakukan entitas itu serta mempertahankan akuntabilitas aktiva terkait. 2.6 Siklus Pendapatan Siklus pendapatan yaitu rangkaian aktivitas penerimaan pendapatan atas penyerahan barang atau jasa kepada pelanggan secara berulang. Aktivitas siklus pendapatan mencakup tiga fungsi, mendapatkan dan memproses data mengenai

38 21 aktivitas bisnis, menyimpan dan mengolah data menjadi dasar pengambilan keputusan, dan memberikan pengawasan untuk memastikan keandalan data serta menjaga sumber daya perusahaan. Siklus pendapatan merupakan bagian dari siklus sistem informasi akuntansi yang berhubungan dengan penjualan dan piutang. Hall (2009) menjelaskan siklus pendapatan dari berbagai jenis organisasi yang berbeda meliputi kegiatan operasi berikut: 1) Merespon permintaan informasi dari pelanggan. Hal ini ditangani oleh tenaga penjualan (sales) untuk mendiskripsikan produk yang dimiliki perusahaan kepada pelanggan sehingga pelanggan dapat memilih barang yang dikehendakinya. 2) Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa yang akan datang. Karyawan yang berperan dalam fungsi ini ialah petugas pencatat pesanan atau tenaga penjualan. 3) Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan. Karyawan sangat penting untuk menyediakan layanan sedang untuk penyediaan barang petugas gudang dan pengiriman memainkan peran yang aktif. 4) Menagih pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan mengakui klaimnya terhadap pelanggan dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan. 5) Melakukan penagihan uang. Pada suatu waktu dalam siklus pendapatan, kas ditagih dari pelanggan. 6) Menyetorkan kas ke bank. Pihak-pihak yang terlibat di sini adalah kasir dan bank.

39 22 7) Menyusun laporan. Beraneka jenis laporan mungkin dibuat untuk siklus pendapatan ialah daftar pesanan, daftar pengiriman dan daftar penerimaan kas. 2.7 Penjualan Kredit Salah satu aktivitas perusahaan terpenting ialah penjualan. Penjualan merupakan sumber utama pendapatan atau penerimaan perusahaan karena dengan menjual, perusahaan menerima ganti berupa uang atau kas untuk melaksanakan kelangsungan operasi perusahaan. Aktivitas penjualan terdiri dari penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. Penulis akan memusatkan pembahasan pada penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order pelanggan diterima dan perusahaan memroses order tersebut, perusahaan akan mengirim barang atau penyerahaan jasa dilakukan, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Aktivitas penjualan yang ditangani perusahaan dikenal dengan sistem akuntansi penjualan kredit Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sistem akuntansi penjualan kredit yaitu penerimaan kas atas penyerahan barang atau jasa yang pembayarannya dilakukan dalam jangka waktu tertentu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Adapun pokok bahasan yang dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Menurut Mulyadi (2008) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit meliputi:

40 23 1) Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. 2) Prosedur persetujuan kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli dari fungsi kredit. 3) Prosedur pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi dalam surat order pengiriman. 4) Prosedur penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. 5) Prosedur pencatatan piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang. 6) Prosedur distribusi penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 7) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode tertentu Unit Organisasi yang Terkait Mulyadi (2008) mengindikasikan fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah:

41 24 1) Fungsi penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan yang kurang lengkap, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. 2) Fungsi kredit Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab memberikan otorisasi penjualan kredit terhadap calon pelanggan. 3) Fungsi gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4) Fungsi pengiriman Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya. 5) Fungsi penagihan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan. 6) Fungsi akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.

42 Dokumen yang digunakan Menurut Mulyadi (2008) dalam bukunya Sistem Akuntansi, dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: 1) Surat order pengiriman dan tembusannya a. Tembusan kredit (credit copy) b. Surat pengakuan (acknowledgement copy) c. Surat muat (bill of landing) d. Slip pembungkus (packing slip) e. Tembusan gudang (warehouse copy) f. Arsip pengendalian pengiriman (sales order follow-up copy) 2) Faktur dan tembusannya a. Faktur penjualan (customer s copies) b. Tembusan piutang (account receivable copy) c. Tembusan jurnal penjualan (sales journal copy) d. Tembusan analisis (analysis copy) e. Tembusan wiraniaga (salesperson copy) 3) Rekapitulasi harga pokok penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. 4) Bukti Memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum.

43 Catatan Akuntansi yang Digunakan Mulyadi (2008) menyebutkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: 1) Jurnal penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. 2) Kartu piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 3) Kartu persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4) Kartu gudang Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5) Jurnal umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penjualan kredit antara lain : 1) Bagan Order penjualan a. Menerima order dari pelanggan.

44 27 b. Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan membuat Surat Order Pengiriman dan faktur. c. Mendistribusikan surat order pengiriman lembar pertama dikirim ke bagian gudang, lembar 2, 3, 4, 5 dikirim ke bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit, lembar 8, 9 diarsipkan sementara menurut tanggal. d. Menerima surat order pengiriman lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanan menurut abjad. e. Menerima surat order pengiriman lembar 1, 2 dari bagian pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9. f. Surat order pengiriman lembar 1, 2 dikirim ke bagian penagihan. 2) Bagian Kredit a. Berdasarkan surat order pengiriman lembar 7 dari bagian order penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit. b. Memberikan otorisasi kredit. c. Surat order pengiriman lembar 7 dikembalikan ke bagian order penjualan. 3) Bagian Gudang a. Berdasarkan surat order pengiriman lembar 1, dilakukan penyiapan barang. b. Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan penyerahan barang. c. Berdasarkan surat order pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang. d. Bersama dengan barang, surat order pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman.

45 28 4) Bagian Pengiriman a. Surat order pengiriman dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta surat order pengiriman lembar 2, 3, 4, 5. b. Menempel surat order pengiriman lembar 5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus. c. Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan. d. Mengembalikan surat order pengiriman lembar 1, 2 ke bagian order pengiriman dan lembar 3 diserahkan ke perusahaan pengangkutan. e. Surat order pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut. 5) Bagian Penagihan a. Menurut faktur berdasarkan surat order pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian order penjualan. b. Mengirim faktur lembar 1 ke pelanggan. c. Mengirim faktur 2 bersama surat order pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang. d. Mengirimkan faktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan. e. Mengirimkan faktur lembar 4 ke bagian jurnal. f. Mengirimkan faktur lembar 5 ke wiraniaga. 6) Bagian Piutang a. Faktur yang diterima dari bagian penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang. b. Faktur dan surat order pengiriman lembar 1 dan surat muat lembar 2 diarsipkan permanen menurut nomor urut.

46 29 7) Bagian Kartu Persediaan a. Berdasarkan faktur lembar 3, merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen sesuai nomor urut. b. Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik. c. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial. d. Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal. 8) Bagian Jurnal a. Rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial direkap ke dalam jurnal umum dan diarsipkan menurut nomor urut. b. Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan kemudian diarsipkan.

47 30 Sistem Penjualan Kredit Bagian Order Penjualan Mulai 4 6 Menerima order dari pelanggan Surat Order 7 Pengiriman Surat Order 1 Pengiriman 2 Surat Order Membuar surat order pengiriman dari faktur Mencatat tgl pengiriman pada surat order pengiriman lembar Surat Order 1 Pengiriman T Surat Order Pengiriman 7 Ke Pelanggan 2 A 1

48 31 Sistem Penjualan Kredit Bagian Kredit Bagian Gudang Bagian Kredit Surat Order Pengiriman (credit copy) 7 Surat Order Pengiriman 1 Surat Order Pengiriman 1 Bersama dengan barang Surat Order Pengiriman Memeriksa status kredit Menyiapkan barang Memberi otorisasi kredit Menyerahkan barang Menempel surat order pengiriman pada pembungkus barang Surat Order Pengiriman (credit copy) 7 Surat Order Pengiriman 1 Bersama dengan barang Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum 4 Kartu Gudang 4 5 Bersama dengan barang Surat Order Pengiriman 1 N Diserahkan kepada perusahaan angkutan umum 4

49 32 Sistem Penjualan Kredit Bagian Penagihan Bagian Piutang 7 8 Surat Order Pengiriman 1 2 Surat Muat 2 SOP 1 Faktur Menerima order dari pelanggan 5 4 Faktur Kartu Piutang N Dikirim ke wiraniaga Dikirim ke pelanggan

50 33 Sistem Penjualan Kredit Bagian Kartu Persediaan Bagian Piutang Rekap HPP Faktur 3 Faktur 4 Bukti Memorial N Kartu Persediaan N Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan Secara Periodik Rekapitulasi harga pokok penjualan Kartu Piutang Kartu Piutang Membuat bukti memorial Selesai N Rekap HPP Bukti memorial 11 Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit (Mulyadi, 2008)

51 Pengendalian Intern Sistem Penjualan Kredit Komponen pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, komponen-komponen tersebut terdiri dari: 1) Organisasi a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas d. Transaksi penjualan kredit melibatkan beberapa unit organisasi yaitu harus dilaksanakan fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. 2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy. 3) Praktik yang Sehat a. Memo kredit bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. b. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. c. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku.

52 Piutang Piutang termasuk ke dalam golongan aset lancar, sejumlah uang yang tertangguh oleh pelanggan atas penyerahan barang atau jasa secara kredit dari perusahaan penjual barang atau jasa. Mayoritas perusahaan melakukan transaksi penjualan secara kredit yang mengindikasikan modal kerja perusahaan. Departemen piutang juga memperhatikan sejarah kredit dan informasi mengenai pembayaran. Dengan memberikan kelonggaran pembayaran kepada para pelanggan atas penjualan barang atau jasa berarti telah memberikan kesempatan untuk meningkatkan omzet penjualan Klasifikasi Piutang Warren et al (2007) mengklasifikasikan piutang menjadi 3 jenis yaitu: 1) Piutang Usaha Sebagian besar transaksi penjualan barang atau jasa dilakukan secara kredit. Piutang akan dicatat dengan mendebet akun piutang usaha. Piutang usaha umumnya dapat ditagih dalam waktu relatif pendek antara 30 sampai 60 hari. Piutang usaha diklasifikasikan dalam neraca sebagai aset lancar. 2) Piutang Wesel Wesel tagih adalah jumlah yang terutang bagi pelanggan disaat perusahaan telah menerbitkan surat utang. Jika wesel tagih diperkirakan dapat tertagih dalam satu tahun, maka wesel tagih ini diklasifikasikan dalam neraca sebagai aset lancar. Wesel biasanya digunakan untuk periode kredit lebih dari 60 hari. 3) Piutang Non Dagang Piutang lain-lain biasanya disajikan secara terpisah dalam neraca. Jika piutang ini diharapkan akan tertagih dalam waktu satu tahun, maka piutang tersebut

53 36 diklasifikasikan sebagai aset lancar. Jika penagihannya lebih dari satu tahun, maka diklasifikasikan sebagai aset tidak lancar dan dilaporkan di bawah dengan judul investasi. Piutang lain-lain meliputi piutang bunga, piutang pajak, dan piutang dari pejabat atau karyawan perusahaan Piutang Tak Tertagih Untuk penjualan pelaporan, piutang dinilai pada jumlah yang diharapkan dapat direalisasi atau dapat ditagihkan pembayarannya. Sedangkan bagian yang diperkiraan tak dapat ditagih merupakan kerugian atau beban bagi perusahaan. Penilaian piutang tak tertagih muncul karena pelanggan terindetifikasi tidak dapat membayar hutangnya kepada perusahaan seperti bangkrut, kebakaran atau musibah lain yang menimpa pelanggan yang menyebabkan aset perusahaan pelanggan habis, adanya itikad tidak baik dari pelanggan Siklus Pengendalian Piutang Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Untuk pertama kali dalam transaksi penjualan kredit dengan pelanggan baru, perusahaan harus mengetahui riwayat dari calon pelanggan baru. Lain halnya dengan pelanggan lama yang memiliki catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Sebagai gantinya, pejabat fungsional di perusahaan memiliki otorisasi untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik. Persetujuan kredit ditelaah melalui prinsip-prinsip pemberian kredit 5C (Weston dan Copeland, 2010) di antaranya:

54 37 1) Character Meneliti sifat, cara hidup, status sosial, dan lainnya. Hal ini menjadi penting karena berkaitan dengan kemampuan untuk membayar kredit tersebut. 2) Capacity Meneliti pendapatan yang diterima dari tahun ke tahun. Hal ini menjadi penting karena berkaitan dengan kemampuan untuk membayar kredit tersebut. 3) Capital Meneliti kondisi keuangan calon debitur. 4) Collateral Mengukur besarnya aset yang dapat dijaminkan sebagai jaminan kredit. 5) Condition Memperhatikan keadaan perekonomian yang berdampak pada kegiatan usaha calon debitur. Penagihan, siklus kedua dalam piutang. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mendeskripsikan tentang barang atau jasa yang telah dijual kepada pelanggan guna menagih kepada pelanggan sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati. Dokumen yang dibutuhkan ialah faktur penjualan. Setelah penerimaan pembayaran yang dilakukan pelanggan yang juga perlu diperhatikan adalah pengendalian piutang. Data-data yang tercatat dalam dokumen atau formulir-formulir yang berkaitan dengan piutang dan penerimaan kas dari pelanggan harus diakuntansikan sesuai dengan prosedur yang memadai. Adapun prinsip-prinsip pengendalian piutang menurut Surupati (2013) meliputi:

55 38 1) Pemisahan fungsi dan tugas. 2) Semua transaksi pemberian kredit, pemberian potongan dan penghapusan piutang harus mendapat persetujuan yang berwenang. 3) Menggunakan buku tambahan piutang (account receivable subsidiary ledger) yang berfungsi sebagai rincian buku piutang. 4) Mengirim surat pernyataan piutang pada debitur paling tidak sebulan sekali. 5) Membuat daftar umur piutang Sistem Akuntansi Piutang Sistem akuntansi piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur, yang terjadi karena transaksi penjualan kredit, retur penjualan, penerimaan kas dari piutang, dan penghapusan piutang Dokumen yang Digunakan Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan mutasi piutang adalah: 1) Faktur penjualan Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman. 2) Bukti kas masuk Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. 3) Memo kredit Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan, dan jika dilampiri dengan laporan

56 39 penerimaan barang yang dibuat oleh penerima bagian penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan. 4) Bukti memorial Dokumen ini dikeluarkan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi Sistem Penagihan Piutang Mulyadi (2008) penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut ini: 1) Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagih. 2) Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur. 3) Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur. 4) Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa. 5) Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6) Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. 7) Bagian kasa menyetorkan cek ke bank setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8) Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.

57 Penelitian Terdahulu Berikut ini adalah daftar penelitian terdahulu yang telah dilakukan oleh para peneliti sebelumnya: Tabel 2.2 Penelitian Terdahulu No Peneliti Judul Penelitian Hasil Penelitian 1. Dolli Paulina Surupati (2013) 2. Gerald Lumempouw, Ventje Ilat, AnnekeWangkar (2015) Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas Penjualan Dan Penagihan Piutang Pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap Penjualan Kredit Pada PT. Sinar Pure Foods International Unsur-unsur pengendalian intern atas penjualan belum efektif. Belum ada fungsi kredit, tidak dilakukan survei saat pemberian kredit. Tidak ada atas pemberian kredit dan faktur penjualan tunai dari pejabat yang berwenang. Unsur-unsur pengendalian intern atas penagihan piutang pada umumnya sudah efektif hal ini terbukti dari adanya pemisahan fungsi antara fungsi piutang, fungsi penagihan piutang, fungsi penerimaan hasil penagihan dan fungsi pencatatan piutang. Adanya batas maksimun cash on hand, adanya rolling collector dalam melakukan penagihan. Unsur-unsur sistem pengendalian intern penjualan kredit pada PT. Sinar Pure Foods International cukup memadai, terbukti dari adanya pemisahan fungsi dan sistem otorisasi dalam penjualan kredit dilakukan oleh lebih dari satu fungsi, serta adanya auditor internal dan eksternal memungkinkan kesalahan atau kecurangan yang terjadi dapat segera diketahui. 3. Anny Widiasmara Analisis Pengendalian Prosedur pengendalian intern (2014) Intern Piutang Usaha Untuk Meminimalkan terhadap piutang usaha berjalan cukup efektif. Pembagian tugas Piutang Tak Tertagih dan wewenang sudah sesuai (Bad Debt) Pada PT.Wahana Ottomitra dengan job description masingmasing, penerapan SOP dilakukan Multiartha, Tbk Cabang pada semua divisi untuk Madiun meminimalkan kecurangan/fraud. 4. Anggiat H Sibange- Manfaat Sistem Faktor utama timbulnya piutang

58 41 Bange (2011) 5. Eka MayastikaSinaga, SE, M.Si (2014) Pengendalian Piutang Dalam Meminimalisasi Piutang Tak Tertagih (Bad Debt) Pada Perusahaan Leasing Di Kota Medan Analisis Sistem Penjualan Kredit Sepeda Motor Pada PT. Wom Finance Tebing Tinggi tak tertagih yaitu itikad buruk debitur dan kondisi perekonomian negara, serta adanya langkahlangkah yang dapat dilakukan perusahaan dalam meminimalisasi piutang tak tertagih, di antaranya dengan survey pada customer, adanya info tentang customer (Bad Customer), adanya scoring system, sentralisasi data customer, penagihan insentif, serta restrukturisasi kredit bermasalah. Sistem penjualan kredit sepeda motor pada PT. WOM Finance Tebing Tinggi telah dilaksanakan sesuai dengna sistem yang berlaku, unsur-unsur pengendalian intern juga baik sehingga pekerjaan dilakukan dapat berjalan efektif dan efisien Kerangka Konseptual Beberapa di antaranya pemilik perusahaan tidak terjun langsung ke dalam aktivitas operasional perusahaan. Pemilik merekrut karyawan untuk menjalankan perusahaan tersebut. Pemilik menerima informasi dari pimpinan perusahaan tentang prospek perusahaan. Pimpinan perusahaan juga dibantu para karyawan yang terbagi ke dalam fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan keahlian dan kebutuhan perusahaan. Pimpinan perusahaan memiliki wewenang untuk merencanakan, melakukan pengecekkan pengendalian yang diterapkan, dan mengambil keputusan. Perencanaan dan pengambilan keputusan mengacu pada laba perusahaan. Laba diperoleh dari transaksi penjualan yang dilakukan perusahaan. Penjualan menjadi fungsi penting dalam perusahaan untuk menciptakan laba terutama penjualan kredit. Karena penjualan kredit dinilai mampu meningkatkan penjualan dibandingkan dengan penjualan tunai. Penjualan kredit erat kaitannya

59 42 dengan piutang. Oleh sebab itu dibutuhkan pengelolaan penjualan yang memadai agar aktivitas penagihan piutang atas transaksi penjualan dapat dikelola dengan benar. Jika pengelolaan penjualan kurang memadai didukung dengan penagihan piutang yang tidak memadai akan menyebabkan munculnya piutang tak tertagih yang juga berdampak pada pendapatan perusahaan berkurang laba juga menurun, begitu sebaliknya. Untuk itu dibutuhkan sistem informasi akuntansi untuk mengetahui prosedur dalam penjualan kredit dan penagihan piutang, fungsi bagian yang terlibat, dokumen yang digunakan. Dari sistem penjualan kredit dan sistem penagihan piutang dapat diketahui pengendalian intern yang diterapkan dalam perusahaan. Penerapan sistem pengendalian intern akan dibandingkan dengan teori yang digunakan sehingga menghasilkan evaluasi pengendalian intern. Sistem pengendalian intern atas penjualan dan piutang yang memadai dapat meminimalisir risiko-risiko yang muncul dari aktivitas penjualan kredit dan penagihan piutang, kecurangan-kecurangan yang akan dilakukan karyawan yang juga dapat ditelusur nantinya.

60 43 Perusahaan Ekspedisi ABC Sistem informasi akuntansi atas penjualan dan penagihan piutang dalam Perusahaan Ekspedisi ABC Teori Pengendalian Intern menurut COSO dan menurut Mulyadi Sistem pengendalian intern atas penjualan dan penagihan piutang Penerapan SPI atas penjualan dan penagihan piutang dalam perusahaan Ekspedisi ABC Evaluasi pengendalian intern atas penjualan dan penagihan piutang yang diterapkan perusahaan dengan teori yang digunakan Hasil evaluasi pengendalian intern Gambar 2.2 Kerangka Konseptual

61 BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian Objek penelitian ini adalah Perusahaan Ekspedisi ABC yang berlokasi di Jalan Walisongo km 12 no. 64 Tambakaji Semarang, khususnya pada perlakuan sistem penjualan kredit dan penagihan piutang. Penelitian dilaksanakan pada bulan November. 3.2 Jenis dan Sumber Data Jenis data dalam penelitian ini adalah data subyek (self - report data) dan data dokumenter (documenter data), yaitu: 1) Data Subyek Data penelitian adalah jenis data penelitian yang berupa opini, sikap, pengalaman atau karakteristik dari seseorang atau sekelompok orang yang menjadi subjek penelitian (responden). (Indriantoro dan Supomo, 2014) 2) Data Dokumenter Data dokumenter adalah jenis data penelitian yang antara lain berupa: faktur, jurnal, surat-surat, notulen, hasil rapat, memo, atau dalam bentuk laporan program. Data dokumenter memuat apa dan kapan suatu kejadian atau transaksi, serta siapa yang terlibat dalam suatu kejadian (Indriantoro dan Supomo, 2014). Data dokumenter dalam Perusahaan Ekspedisi ABC berkenaan dengan penjualan kredit dan penagihan piutang di antaranya surat penawaran jasa angkut, surat kesepakatan harga, surat perjanjian kerja, daftar muat, faktur, kuitansi. 44

62 45 Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1) Data primer, ialah data yang diperoleh secara langsung dari sumber objek yang diteliti dalam hal ini Perusahaan Ekspedisi ABC. Data primer yang diperoleh berupa tinjauan umum perusahaan seperti gambaran umum perusahaan, organisasi perusahaan, aktivitas perusahaan, dan pengendalian intern atas penjualan dan piutang dagang. 2) Data sekunder, ialah data yang diperoleh dari literatur yang dapat mendukung keakuratan dan ketepatan data yang diperoleh secara langsung. 3.3 Metode Pengumpulan Data Proses pengumpulan data bertujuan untuk memperoleh data yang dibutuhkan untuk melalukan penelitian, dalam penelitian ini penulis dalam memperoleh data menggunakan 3 metode yaitu: 1) Observasi Observasi dilakukan dengan cara mengamati serta mencatat permasalahan dalam prosedur penjualan dan penagihan piutang yang terjadi pada Perusahaan Ekspedisi ABC. 2) Wawancara Wawancara dilakukan melalui tatap muka dan tanya jawab terhadap narasumber dalam penelitian ini penulis melakukan wawancara tatap muka dengan direkturperusahaan Ekspedisi ABC. 3) Kuesioner Kuesioner diberikan kepada pimpinan Perusahaan Ekspedisi ABC untuk mengetahui pengendalian intern penjualan kredit dan penagihan piutang yang

63 46 digunakan untuk mengetahui penerapan serta berguna untuk evaluasi pengendalian internal dalam penelitian ini. 3.4 Metode Analisis Pada tahap analisis inipenulismenggunakan metode analisis deskriptif kualitatif dimana penulis akan melakukan kegiatan analisis sistem penjualan kredit dan penagihan piutang yang berjalan pada Perusahaan Ekspedisi ABC yaitu dengan menggunakan data-data yang dikumpulkan saat observasi dan wawancara serta kuesioner. Dalam kegiatan analisis bertujuan mengumpulkan informasi tentang gambaran secara menyeluruh mengenai perusahaan sehingga dapat diketahui permasalahan yang terjadi dalam perusahaan berkaitan dengan aktivitas penjualan kredit dan penagihan piutang. Informasi yang dapat dikumpulkan oleh penulis meliputi struktur organisasi, dokumen yang digunakan, prosedur akuntansi, serta pengamatan pengendalian intern. Hasil analisis dibandingkan dengan teori pengendalian intern yang dikemukakan Mulyadi dan COSO sehingga tujuan akhir dilakukan evaluasi sistem penjualan kredit dan penagihan piutang turut serta mengevaluasi pengendalian intern dan memberikan usulan pengendalian intern untuk perusahaan.

64 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian Gambaran Umum Perusahaan Perusahaan Ekspedisi ABC merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa berupa penyedia jasa angkutan truk dengan kondisi Perusahaan Ekspedisi ABC mendelegasikan sopir dan truk ke tempat pelanggan (pengguna jasa angkut) untuk mengambil barang kemudian barang tersebut dikirim ke alamat tujuan sesuai perintah pelanggan yang tertera pada surat muat. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 12 Juni Sejak awal pendiriannya sampai dengan saat ini perusahaan angkut ini melayani jasa pengiriman barang kepada perseorangan atau perusahaan. Usaha ini menjadi usaha turun temurun dalam silsilah keluarga Ek Hok. Dalam masa jaya awal perintisan sasaran penjualan masih dalam wilayah Jawa Tengah. Hingga sekarang sebagai bentuk pengembangan usaha, perusahaan terus memperluas lokasi penjualan hingga mencakup wilayah Jawa Tengah, Jakarta dan Surabaya. Dalam menjalankan usahanya perusahaan angkut ini memiliki 58 armada truk, yang terdiri; colt diesel (CDD) berjumlah 4, engkel berjumlah 18, 10 engkel long, 26 wings box. Sebagaimana perusahaan pada umumnya, guna memenuhi legalitas perusahaan Perusahaan Ekspedisi ABC juga memiliki ijin instansi sebagaimana berikut: 47

65 48 1. Nomor Tanda Daftar Perusahaan : SIUP Nomor : 517/380/11.01/PM/VI/ Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas Wewenang Struktur Organisasi Perusahaan Ekspedisi ABC Perusahaan berskala kecil maupun besar memerlukan struktur organisasi yang merupakan suatu kerangka kerja yang jelas bagi setiap individu dalam perusahaan untuk memelihara kelancaran kerja dalam mencapai tujuan organisasi. Adapun struktur organisasi Perusahaan Ekspedisi ABC dapat dilihat pada gambar 4.1 Pimpinan Bagian Pemasaran Bagian Penjualan Bagian Akuntansi Bagian Operasional Bagian Kas Bagian Penagihan dan Pengiriman Bagian Gudang Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan Ekspedisi ABC Pembagian Tugas Wewenang Perusahaan Ekspedisi ABC Adapun pembagian tugas dan wewenang pada perusahaan berguna untuk memisahkan tugas secara jelas, fungsi lain dari pembagian tugas dan wewenang agar

66 49 tidak adanya perangkapan fungsi pada masing-masing bagian sehingga setiap individu dalam satuan fungsi mengetahui tanggung jawabnya dan kepada siapa tugasnya harus dipertanggungjawabkan karena fungsi-fungsi dalam perusahaan yang saling terhubung. Berikut pembagian tugas dalam Perusahaan Ekspedisi ABC : 1. Pimpinan: a) Memantau setiap aktivitas pada semua bagian. b) Mengevaluasi kinerja karyawan setiap bulan serta pencapaian target. c) Mengotorisasi setiap terjadinya perubahan harga jual jasa yang didiskusikan dengan bagian akuntansi dan bagian pemasaran. d) Mengotorisasi baik kenaikan maupun penurunan uang jalan. e) Memiliki wewenang tertinggi dalam otorisasi. 2. Bagian Pemasaran: a) Mencari pelanggan pengguna jasa angkut. b) Melakukan kegiatan penawaran jasa kepada perusahaan atau perorangan yang berpotensi menggunakan jasa angkut. c) Menjelaskan klasifikasi harga yang ditawarkan oleh Perusahaan Ekspedisi ABC. d) Melakukan update harga jasa angkut jika terjadi kenaikan harga BBM (Bahan Bakar Minyak). e) Mencari muatan kepada perusahaan ekspedisi lain terjadi saat keadaan penjualan perusahaan sedang sepi, pihak ke tiga ini biasa disebut dengan istilah vendor. f) Bertanggung jawab atas perjanjian antar kedua belah pihak.

67 50 3. Bagian Penjualan: a) Menerima pesanan dari pelanggan melalui atau telepon dan mencatatnya pada list order. b) Mendelegasikan sopir truk beserta armadanya menuju tempat pelanggan. c) Memiliki wewenang untuk menentukan dapat menyediakan truk atau tidak sesuai kesediaan truk dalam garasi. 4. Bagian Akuntansi: a) Melakukan semua aktivitas surat-menyurat di antaranya membuat surat penawaran jasa angkut, surat kesepakatan kerja, surat perubahan harga, surat perjanjian kerja. b) Membuat faktur c) Mencetak faktur dan kuitansi d) Melakukan posting saldo piutang ke buku pembantu piutang. e) Mengontrol saldo piutang. f) Melakukan update harga jasa angkut jika terjadi kenaikan harga BBM (Bahan Bakar Minyak). g) Melakukan aktivitas akuntansi. h) Melakukan pengecekan nota bensin, uang saku dengan bagian kas. i) Melakukan pengecekan terhadap rekening koran dengan catatan penerimaan kas perusahaan. j) Meng-acc pengeluaran kas untuk uang jalan bagi pengemudi truk (sopir). k) Melakukan pemonitoringan armada atau truk melalui GPS yang terpasang pada setiap armada.

68 51 5. Bagian Kas: a) Memegang kas kecil untuk keperluan perusahaan. b) Memiliki tugas untuk mengeluarkan nota bensin (pengeluaran kas) diberikan kepada sopir sebagai permintaan pengisian BBM pada SPBU yang sudah ditunjuk. 6. Bagian Penagihan dan Pengiriman: a) Melakukan penagihan dengan menyiapkan dokumen-dokumen yang akan dikirimkan kepada pelanggan, melampirkan faktur dan kuitansi tanda terima yang sudah dibuat bagian akuntansi bersama dengan surat muat. b) Mengontrol surat muat atau surat bongkar. c) Melakukan telusur ketertinggalan surat muat atau surat bongkar dengan menginterogasi sopir maupun menelpon perusahaan penerima barang. d) Melakukan follow up terhadap pelanggan agar segera melakukan pembayaran. 7. Bagian Operasional: a) Membuat daftar muat berdasarkan buku list order yang diterima dari bagian penjualan. b) Membuat surat DO. c) Melakukan storing. d) Menerima keluhan pelanggan atas barang rusak atau hilang selama dalam perjalanan pengiriman barang tersebut. e) Memantau pengemudi truk (sopir). 8. Bagian Gudang: a) Melakukan pengecekan terhadap kesiapan armada.

69 52 b) Melakukan pengecekan terhadap spare-part armada. c) Memiliki wewenang untuk pengeluaran dan penambahan spare-part. d) Memiliki wewenang untuk perbaikan pada truk dan menunjuk montir untuk memperbaikinya Sistem Penjualan Kredit Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit di antaranya: 1) Surat Penawaran Jasa Angkut Surat ini berisi penawaran jasa angkut yang disediakan oleh Perusahaan Ekspedisi ABC beserta harga dan jenis armada serta jarak tempuh lokasi muat dengan lokasi bongkar yang ditawarkan. Surat penawaran jasa angkut ini dibawa oleh bagian pemasaran saat melakukan penawaran kepada perusahaan atau perorangan. Dalam proses penawaran kemungkinan terjadi negosiasi antara pihak Perusahaan Ekspedisi ABC dengan calon pelanggan mengenai harga dan termin pembayaran serta cara permintaan jasa. Harga yang ditawarkan bervariasi, termin pembayaran umumnya n/14 artinya batas waktu pembayaran maksimum 14 hari dari tanggal invoice, cara permintaan jasa atau order pembelian dari calon pelanggan mengajukan via atau telepon sehingga mempermudah proses pemesanan jasa dikarenakan calon pelanggan berada di dalam kota dan di luar kota. Setelah mendapat kesepakatan pihak Perusahaan Ekspedisi ABC membuat Surat Perjanjian Kerja serta Surat Kesepakatan Harga. Setiap surat yang berhubungan dengan transaksi penjualan diotorisasi oleh pimpinan.

70 53 2) Surat Perjanjian Kerja Surat perjanjian kerja merupakan hasil atau kontrak kerja antara Perusahaan Ekspedisi ABC dengan pelanggan berdasarkan penawaran yang dilakukan bagian pemasaran. Surat ini menjadi bukti hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum sebab tertera materai, mengurangi timbulnya itikad tidak baik dari pelanggan. Surat perjanjian kerja biasanya digunakan untuk pelanggan dengan skala besar misalnya perusahaan atau perorangan yang kontinyu meminta jasa dari Perusahaan Ekspedisi ABC, juga bisa disebut sebagai kontrak berlangganan. Sedangkan penjualan jasa melalui pihak ketiga biasa disebut vendor tidak diperlukan surat perjanjian kerja. 3) Surat Kesepakatan Harga Surat kesepakatan harga merupakan surat yang berisi harga yang telah disepakati antara kedua belah pihak. Ini yang menjadi acuan harga penjualan dalam menentukan jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan. Surat kesepakatan harga juga bisa dikirimkan sebagai surat perubahan harga yaitu surat yang berisi harga terbaru yang dikenakan setiap pembelian jasa oleh pelanggan. Perubahan harga dapat terjadi karena kenaikan atau penurunan harga BBM yang dapat berpengaruh langsung terhadap harga pokok penjualan. 4) Daftar Muat (DM) Formulir yang berisi barang apa yang dimuat, kuantitasnya dan kualifikasinya bagaimana, dan kemana barang tersebut harus dibongkar atau dikirim. Formulir daftar muat digunakan untuk membantu

71 54 mengidentifikasi jenis truk, nomor polisi truk tersebut dan siapa yang mengendarainya (nama sopir) yang melaju beserta barang apa saja yang dimuatnya. Daftar muat terdiri 3 lembar, daftar muat dibuat oleh bagian operasional dan diotorisasi oleh pimpinan yang kemudian lembar ke-3 daftar muat diarsipkan dan digunakan bagian operasional sebagai dasar untuk pembuatan surat Delivery Order (DO), lembar ke-2 diberikan ke bagian akuntansi sebagai dasar pembuatan faktur. Daftar muat lembar pertama diserahkan pada sopir dan dibawa sebagai dasar untuk mengetahui barang-barang apa saja yang harus dibawanya dari gudang pelanggan. Bersamaan dengan formulir daftar muat lembar pertama, sopir juga membawa surat Delivey Order (DO) sebagai bukti pendelegasiannya untuk mengambil barang. Daftar muat lembar pertama akan dibawa sopir sampai dengan tempat tujuan pengiriman dan dibawanya kembali ke Perusahaan Ekspedisi ABC yang diserahkan kepada satpam dan diteruskan kepada bagian piutang. 5) Surat DO (Delivery Order) Surat DO dibawa sopir saat mengambil barang sebagai bukti pendelegasian kepada sopir sehingga dapat mengetahui kemana sopir harus mengambil barang (muat) dan mengirim barang (bongkar) tersebut. Berisi informasi unit armada dengan nomor polisi dan sopir yang telah ditunjuk untuk muat, juga membantu perusahaan untuk menghindari penipuan atas order pelanggan. Surat DO dibuat dan diotorisasi oleh bagian operasional.

72 55 6) Faktur (Invoice) Faktur digunakan sebagai bukti penjualan kredit berisi piutang kepada pelanggan yang mana, muat dan bongkar di mana dan besarnya hutang pelanggan. Faktur dibuat oleh bagian piutang dan diotorisasi bagian piutang. Faktur diberikan kepada pelanggan sekaligus sebagai penagihan bersama dengan surat muat, dan kuitansi. Pengiriman faktur penjualan dalam kota dilakukan dengan mengirimkan bagian penagihan kepada pelanggan. Sedangkan pengiriman faktur luar kota melalui jasa pengiriman. 7) Kuitansi Kuitansi yang dimaksud merupakan kuitansi tanda terima yang berisi informasi pelanggan dengan jumlah terhutang yang harus segera dibayarkan. Kuitansi dapat tercetak secara otomatis ketika bagian piutang membuat dan mencetak faktur penjualan melalui aplikasi dalam komputer, hal inilah yang membuat kuitansi tampak dibuat oleh bagian piutang. Kuitansi diotorisasi oleh bagian akuntansi. 8) Surat Muat (SM) / Surat Jalan (SJ) Surat muat atau surat jalan dibuat oleh pelanggan (perusahaan atau perorangan pengguna jasa dari Perusahaan Ekspedisi ABC ) dan sebagai dokumen pengantar bagi sopir Perusahaan Ekspedisi ABC atas barang yang dibawanya dan dikirimkan kepada penerima barang tersebut. Surat muat atau surat jalan berisi kualifikasi barang yang akan dibawa oleh perusahaan angkut ini. SM diserahkan kepada sopir Perusahaan Ekspedisi ABC yang datang ke pelanggan untuk mengambil barang yang kemudian dibawa sampai ke tempat bongkar guna dimintai tanda tangan penerima

73 56 barang, setelah penerima barang di tempat bongkar sudah menandatangani SM, formulir tersebut akan diminta kembali dan diserahkan kepada satpam untuk diteruskan kepada bagian piutang sebagai bentuk penyelesaian penjualan jasa. Bagian piutang akan menggunakannya untuk mengecek transaksi benar-benar terjadi dan sampai di tempat tujuan. SM akan dikirim kembali kepada pelanggan. 9) Tanda terima invoice dan Resi Pengiriman Tanda terima invoice ialah formulir yang dibutuhkan setelah melakukan pengiriman dokumen penagihan kepada pelanggan yang berdomisili di area Semarang. Tanda terima invoice sebagai bentuk penyelesaian penagihan yang berarti bahwa satu bandel formulir yang diberikan atau dikirimkan melalui penagih perusahaan telah diterima pelanggan. Bagian penagihan tidak akan menerima kas atas pembayaran hutang pelanggan karena setiap transaksi yang melibatkan kas besar dilakukan melalui perbankan (transfer). Resi pengiriman ialah formulir tercetak yang dibuat oleh jasa pengiriman yang menyatakan bahwa satu bandel formulir yang diberikan atau dikirimkan sudah diterima pelanggan. Perusahaan membutuhkan resi pengiriman karena domisili pelanggan di luar kota Semarang Bagian Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Kredit Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit, diantaranya: 1) Bagian Penjualan Pada fungsi ini diterima order pembelian dari pelanggan via atau telepon. Bagian ini akan mencari informasi apakah armada atau truk

74 57 tersedia untuk dikerahkan ke pelanggan. Jika armada atau truk tersedia maka bagian penjualan langsung menyanggupi order pembelian dari pembeli dan mencatatnya dalam buku list order, kemudian bagian penjualan akan memberikan informasi kepada bagian operasional mengenai penjualan jasa ini guna pembuatan daftar muat dan kepada bagian akuntansi, informasi penjualan jasa menjadi dasar dalam pembuatan faktur dan berguna untuk persetujuan pengeluaran kas sebagai uang saku sopir yang ditransfer melalui rekening perusahaan. 2) Bagian Operasional Fungsi ini dalam sistem penjualan kredit memiliki tugas pembuatan daftar muat yang berisi informasi penjualan jasa tujuan pengiriman disertai sopir yang bertanggung jawab. Daftar muat akan digunakan bagian operasional sebagai dasar penentuan uang saku. Juga memiliki tanggung jawab untuk membuat Surat Delivery Order (DO). 3) Bagian Akuntansi Dalam sistem penjualan kredit, di dalam bagian akuntansi terdapat bagian piutang yaitu bagian yang menangani pembuatan faktur. mencatatnya dalam buku pembantu piutang, dan mengomunikasikan dan mengoordinasikan dengan bagian penagihan dan pengiriman tentang faktur mana saja yang seharusnya sudah tertagih dan pengiriman faktur yang harus dikirim kapan. Selain itu bagian piutang juga bertugas mengonfirmasi faktur yang belum terbayar dan faktur yang sudah atau belum diterima Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penjualan kredit antara lain:

75 58 1) Bagian Penjualan a) Menerima order pelanggan, order pelanggan dapat terjadi karena telah ada persetujuan harga antar Perusahaan Ekspedisi ABC dengan pelanggan. b) Memeriksa ketersediaan truk c) Berdasarkan order yang diterima dan disetujui maka dicatat ke dalam buku list order 2) Bagian Operasional a) Berdasarkan buku list order di bagian penjualan, bagian operasional membuat daftar muat 3 lembar dan surat DO (Delivery Order). Kedua formulir ini diotorisasi oleh pembuat daftar muat dan surat DO itu sendiri. b) Daftar muat lembar 2 diberikan ke bagian piutang, sedangkan daftar muat lembar 3 diarsipkan oleh bagian ini. c) Surat DO dan daftar muat lembar ke-1 diberikan kepada sopir. Daftar muat akan dibawa sopir dan dibawa pulang kembali ke Perusahaan Ekspedisi ABC. 3) Bagian Piutang a) Berdasarkan daftar muat lembar ke 2, kemudian membuat faktur 3 lembar dan kuitansi, faktur dan kuitansi dapat dicetak setelah surat muat atau surat jalan diterima oleh bagian piutang. Faktur diotorisasi oleh bagian piutang dan kuitansi diotorisasi oleh bagian akuntansi. b) Faktur lembar ke 1, 2 dan kuitansi dikirimkan ke bagian penagihan dan pengiriman sebagai sistem penagihan piutang.

76 59 c) Faktur lembar ke 3 digunakan sebagai dasar pencatatan buku pembantu piutang dan faktur tersebut diarsipkan oleh bagian piutang. d) Surat muat yang diterima di fotocopy untuk arsip perusahaan di bagian penagihan dan pengiriman, sebab surat muat asli akan dikirimkan kembali kepada pelanggan. e) Daftar muat lembar pertama dan surat muat yang diterima dilakukan pengecekkan, setelah cocok faktur dapat dicetak begitu pula kuitansi.

77 60 Sistem Penjualan Kredit Pada Perusahaan Ekspedisi ABC Bagian Penjualan Bagian Operasional Mulai 1 Menerima order dari pelanggan melalui telp/ Buku List Order Memeriksa armada (truk) yang tersedia Tidak Order pelanggan dibatalkan Membuat daftar muat Ya Mencatatnya langsung dalam buku list order Surat DO 2 1 Daftar Muat 3 Diberikan kepada sopir Buku List Order N 1 2

78 61 Sistem Penjualan Kredit (lanjutan) Bagian Piutang Menerima surat muat & Daftar muat SM dan DM diserahkan oleh satpam 2 Daftar Muat 1 Daftar Muat 2 Surat Muat Surat Muat yang diterima di copy 3 Menginput muat yang telah disetujui N SM (copy) Surat Muat Faktur & Kwitansi dicetak setelah surat muat sampai di kantor sebagai bentuk penyelesaian penjualan jasa angkut ini Faktur Kwitansi Berlanjut pada sistem penagihan piutang 5 4 N Buku Pembantu Piutang Secara periodik Gambar 4.2 Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit

79 Unsur-unsur Pengendalian Intern Dalam Penjualan Kredit Unsur sistem pengendalian intern penjualan kredit pada Perusahaan Ekspedisi ABC : 1) Lingkungan Pengendalian a) Perusahaan Ekspedisi ABC memiliki struktur organisasi dengan pemisahan tugas dan wewenang secara jelas. Deskripsi perkerjaan tidak tercatat secara tertulis sehingga memungkinkan karyawan lain dapat membantu karyawan dalam jam lembur. b) Manajemen perusahaan menuntut integritas dan kompetensi sehingga disetiap perekrutan karyawan baru maka pihak manajemen akan memberlakukan tes dalam 3 tahap di antaranya tes tertulis, tes psikotes dan tes wawancara. Ketiga jenis tes tersebut harus dilalui oleh calon karyawan sehingga manajemen tahu bahwa calon karyawan memahami gambaran umum proses akuntansi. Disamping itu, adanya kualifikasi dalam perekrutan karyawan di antaranya, minimal lulusan SMK akuntansi atau sederajat, memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun, serta memiliki keahlian di bidang akuntansi. Namun tingkat pendidikan dan pengalaman bekerja tidak menjadi dasar utama yang terpenting adalah kemampuan dasar yang dimiliki calon karyawan untuk menduduki jabatan yang dibutuhkan perusahaan. c) Karyawan baru akan mengikuti masa training, di mana karyawan baru dilatih untuk mengetahui siklus akuntansi dalam perusahaan khususnya sistem penjualan kredit. Untuk meningkatkan kompetensi karyawan,

80 63 perusahaan mengikutsertakan karyawan dalam seminar atau workshop yang diadakan dari pihak luar. 2) Penaksiran Risiko a) Perusahaan tidak memberikan batas kredit maksimal yang diberikan kepada pelanggan, hal ini menyebabkan semakin besar jumlah hutang pelanggan tidak diimbangi kecepatan dalam pelunasan hutang pelanggan yang seharusnya waktu kredit setiap pelanggan ialah n/14 dari tanggal invoice. Berdampak terganggunya cash flow perusahaan karena terjadi permintaan jasa secara kontinu namun pendapatan perusahaan tertunda sedangkan biaya operasional setiap unit armada untuk muat dan bongkar terus terjadi. b) Perusahaan tidak memiliki bagian kredit sehingga credit analyst yang menjadi tanggungjawabnya tidak dapat dilaksanakan. Analisis kredit pelanggan tidak dilakukan berarti perusahaan tidak memperhatikan saldo hutang pelanggan dalam memberikan kredit, tidak pula memperhatikan apakah perusahaan nantinya dapat melunasi hutangnya atau tidak. 3) Aktivitas Pengendalian a) Penjualan kredit yang terjadi pada perusahaan melibatkan lebih dari satu bagian fungsi terlihat dari pemisahan fungsi dalam perusahaan yaitu terpisahnya fungsi akuntansi dari fungsi penjualan, fungsi kas dan fungsi penagihan. Hal ini mengurangi kemungkinan kecurangan yang terjadi pada sistem penjualan kredit. Fungsi penjualan menangani order pembelian dari pembeli, ditambah dengan adanya proses penyocokkan faktur yang dibuat oleh bagian piutang dengan surat muat yang berisi alamat bongkar yang dibuat oleh pelanggan, adanya

81 64 surat muat membantu perusahaan dalam memantau bagian fungsi-fungsi dalam perusahaan apakah muat yang dilakukan benar terjadi dan tidak dilakukan secara sembunyi-sembunyi dari pihak manajemen perusahaan. Fungsi kas juga dikendalikan dengan hanya memegang kas kecil, setiap transaksi yang berhubungan dengan kas besar perusahaan akan langsung melewati perbankan. Fungsi penagihan menjalankan tugasnya untuk mengirimkan dokumen penagihan, setelah proses penagihan dan pengiriman selesai fungsi penagihan tidak menerima uang pelunasan piutang on hand tetapi langsung ditransfer melalui rekening perusahaan. b) Otorisasi atas penerimaan order dari pembeli telah dibuktikan dengan tercatatnya dalam buku list order oleh bagian penjualan selanjutnya diadakan pengisian data untuk formulir daftar muat (DM). Pada Daftar Muat sudah tercetak nomor urut daftar muat dan dibuat oleh bagian operasional serta diotorisasi oleh pimpinan menjadi bentuk pengendalian yang dilakukan manajemen namun tidak didukungnya Surat Delivery Order (DO) yang tidak bernomor urut tercetak sehingga memudahkan karyawan untuk melakukan muat tanpa sepengetahuan manajemen, selain itu surat DO hanya diotorisasi oleh bagian operasional tanpa diketahui oleh pimpinan. Terjadinya transaksi penjualan juga telah diotorisasi oleh bagian piutang dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. Faktur (invoice) bernomor urut dan tercetak dari sistem terkomputerisasi, sehingga faktur yang akan dicetak diperiksa setiap penambahannya, perkaliannya, syarat

82 65 pembayaran, dan total amount sesuai surat kesepakatan harga yang sebelumnya telah diotorisasi pimpinan. Kuitansi yang akan dikirimkan diketahui oleh fungsi akuntansi, tetapi wewenang untuk pencetakan masih dilakukan oleh bagian piutang sehingga ini menjadi kelemahan dalam formulir kuitansi. Pengenaan harga jual telah diketahui dan ditetapkan oleh pihak yang berwenang dalam hal ini adalah pimpinan. Ini menjadi bentuk pengendalian yang dilakukan perusahaan. c) Bentuk utama penjualan ialah penjualan kredit, penjualan kredit menimbulkan piutang, salah satu bentuk aktivitas pengendaliannya berupa rekonsiliasi setiap periodik untuk buku pembantu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. 4) Informasi dan Komunikasi Sistem penjualan kredit dilakukan secara periodik, dari dokumen atau formulir yang digunakan ada yang tercetak sehingga mengisinya secara manual (daftar muat, surat DO), adapula yang menggunakan aplikasi (faktur, kuitansi). Untuk setiap dokumen atau formulir dikelola oleh yang berwenang, untuk yang menggunakan aplikasi yang bersangkutanlah yang diberikan password untuk login. 5) Pemantauan a) Aktivitas pemantauan yang dilakukan dengan mengevaluasi rancangan kinerja dengan realisasi kinerja seperti rapat evaluasi atas pencapaian jumlah pelanggan dan penjualan yang dikirimkan biasanya dilakukan tiap bulan.

83 66 b) Pemantauan dalam perusahaan tidak didukung dengan adanya tim khusus untuk pengauditan internal sehingga dapat menyebabkan terjadinya risiko kesalahan maupun kecurangan dalam operasional bisnis perusahaan. Tim audit internal memiliki fungsi pengendalian agar setiap proses bisnis berjalan sesuai dengan prosedur standar operasional yang berlaku Sistem Penagihan Piutang Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penagihan Piutang Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem Piutang usahadi antaranya: 1) Daftar Muat 2) Surat Muat 3) Faktur 4) Kuitansi Bagian Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penagihan Piutang Fungsi yang terkait dalam sistem penagihan piutang adalah bagian penagihan dan pengiriman, fungsi ini memiliki dalam melakukan follow up terhadap para pelanggan yang telat dalam pembayaran. Hal ini berarti sesudah faktur dikirim dan diterima oleh pelanggan, bagian akuntansi akan melakukan konfirmasi faktur, jika setelah konfirmasi tersebut tidak ada tindakan dari pelanggan maka bagian penagihan dan pengiriman akan melakukan follow up (pemantauan secara berkala) terhadap pelanggan tersebut Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penagihan Piutang Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penagihan piutang antara lain:

84 67 a) Dilakukan pengecekkan antara daftar muat yang diterima dari bagian operasional dengan faktur lembar ke 1,2 serta kuitansi, apakah saldo pencatatan besarnya piutang sudah tepat. b) Surat muat dan daftar muat yang diterima dikelompokkan dengan faktur, dan kuitansi. Jika sopir kembali tanpa membawa surat muat atau surat muat tidak ditandatangani oleh penerima bongkar maka sopir harus kembali mengambil dan bagian penagihan dan pengiriman akan meminta konfirmasi ke bagian gudang penerima di tempat bongkar. c) Daftar muat lembar pertama disimpan oleh bagian penagihan dan pengiriman. d) Surat muat, kuitansi dan faktur lembar ke 1 dikirim ke pelanggan, bisa melalui bagian penagihan dan pengiriman atau dengan jasa pengiriman. e) Proses pengiriman faktur telah sampai di tangan pembeli, maka akan dibuatkan tanda terima faktur atau resi pengiriman. f) Faktur lembar ke 2 diarsipkan bagian penagihan dan pengiriman. g) Copy surat muat juga diarsipkan bagian penagihan dan pengiriman.

85 68 Sistem Penagihan Piutang Bagian Penagihan & Pengiriman Daftar Muat 1 Faktur Kwitansi 1 2 SM (copy) Surat Muat Faktur 1 Kwitansi 2 Surat Muat Memeriksa (cross check) antara daftar muat dengan faktur N Dikirim ke pelanggan Tanda terima faktur N Menyiapkan penagihan Faktur 1 Kwitansi Surat Muat 2 Daftar Muat 1 N N Selesai 6 Gambar 4.3 Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penagihan Piutang

86 Unsur-unsur Pengendalian Intern Dalam Penagihan Piutang Unsur sistem pengendalian intern penagihan piutang pada Perusahaan Ekspedisi ABC : 1) Lingkungan Pengendalian Perusahaan memiliki bagian fungsi dalam struktur organisasi namun tidak terdapat bagian kredit, fungsi yang bertugas memeriksa kemampuan pelanggan dalam melunasi hutangnya untuk jangka waktu tertentu yang telah ditetapkan, untuk mengetahui riwayat pelanggan apakah dapat melunasi atau tidak sehingga mencegah piutang tak tertagih. Sedangkan untuk bagian penagihan dalam perusahaan tidak berfungsi sebagai debt collector, hanya melakukan tanggung jawabnya seperti follow up via telpon. 2) Penaksiran Risiko a) Untuk menghindari risiko terjadinya piutang yang terlewat dalam pencatatan dan untuk membantu mendapatkan saldo dalam konfirmasi saldo piutang pelanggan maka langkah yang diambil perusahaan dengan menggunakan buku pembantu piutang yang di-update setiap harinya. b) Risiko lain dari transaksi penjualan kredit adalah tidak tertagihnya piutang, saat ini di Perusahaan Ekspedisi ABC tidak melakukan sistem pencadangan kerugian piutang dan tidak ada sistem penghapusan piutang, sehingga perusahaan mengakui semua piutang dapat tertagih dan tidak mencerminkan piutang yang sesungguhnya, ditambah perusahaan tidak mengenakan system punishment atau sanksi kepada pelanggan yang sudah melebihi batas bayar yaitu melebihi hari ke 14 karena perusahaan telah mempercayakannya terhadap surat perjanjian kerja untuk pelanggan

87 70 sedangkan terhadap vendor, perusahaan menggunakan sistem kepercayaan tetapi juga terus dilakukan pemantauan terhadap pelanggan yang telat bayar. 3) Aktivitas Pengendalian a) Sistem penagihan piutang pada perusahaan diadakan pemisahan tugas antara fungsi pencatatan piutang dengan fungsi penjualan, guna menghindari pengurangan atau kelebihan catatan total piutang. b) Faktur dibuat dengan nomor urut tercetak guna mengetahui dan mengendalikan pengeluaran faktur. Meskipun bagian akuntansi yang menangani faktur namun pembuatan faktur dan pembukuan piutang penanganannya dipisahkan artinya orang yang menanganinya terpisah hal ini memicu adanya piutang yang tidak dicatat karena human error. c) Terhadap faktur perusahaan, bagian penagihan memberlakukan perlakuan seperti faktur yang diterima dikelompokkan per wilayah untuk kebutuhan penentuan penagihan melalui jasa pengiriman kepada pelanggan luar kota atau dikirim langsung oleh bagian penagihan dan pengiriman kepada pelanggan dalam kota. Faktur yang telah dikirim melalui bagian penagihan dan pengiriman dibuatkan tanda terima invoice tidak dibuatkan laporan penagihan collector karena tidak berfungsinya bagian penagihan dan pengiriman sebagai debt collector hanya collection via telepon, berlaku untuk pelanggan luar kota follow up menggunakan telepon. d) Untuk aktivitas pengendalian saldo piutang, perusahaan secara periodik mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh bagian pembukuan dan piutang sehingga piutang yang tidak tercatat akibat human error bisa diminimalisir.

88 71 4) Informasi dan Komunikasi Prosedur piutang yang dijalankan perusahaan dapat memberikan informasi saldo piutang sewaktu-waktu karena diadakan pembukuan piutang ke dalam buku pembantu piutang secara periodik. Hal ini membantu perusahaan untuk menganalisa umur piutang pelanggan sehingga untuk pelanggan yang tidak tepat dalam pelunasan hutangnya maka perusahaan terus melakukan follow up dan pemantauan terhadap bisnis pelanggan. 5) Pemantauan Rapat evaluasi berisi tentang pelunasan piutang oleh pelanggan, rapat ini diadakan guna mendiskusikan pelanggan yang membutuhkan perhatian lebih dalam proses penagihannya sehingga tidak memungkinkan adanya piutang tak tertagih dalam perusahaan. 4.2 Pembahasan Tabel 4.1 Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas Penjualan Dan Penagihan Piutang Komponen Pengendalian Intern No COSO (Boynton dan Mulyadi (2008) Johnson, 2006) 1. Lingkungan Pengendalian a) Integritas dan Nilai-nilai Etis Kebijakan Perencanaan dan manajemen untuk pengendalian mengurangi atau alokasi sumber menghilangkan daya perusahaan tindak dalam kecurangan. menciptakan tujuan perusahaan yang dilakukan manajemen. Penerapan SPI dalam Perusahaan Ekspedisi ABC Adanya klasifikasi tertentu dalam perekrutan karyawan, dan pelatihan atau mengikuti seminar seperti pengisian SPT, perbaikan mobil untuk montir perusahaan, pengelolaan truk yang baik. Adanya tindakan tegas terhadap karyawan yang melakukan tindak kecurangan berkaitan Evaluasi Unsur PI Memadai

89 72 b) Komitmen pada kompetensi Tingkat Koreksi atas kompetensi pada temuan pekerjaan tertentu kelemahan mendorong untuk pengendalian diterjemahkannya yang menjadi menjadi petunjuk adanya keterampilan dan komitmen pengetahuan yang manajemen diperlukan. terhadap penciptaan lingkungan pengendalian yang baik. dengan aktivitas penjualan dan penagihan piutang seperti penjualan jasa tanpa sepengetahuan manajemen perusahaan, penerimaan pelunasan hutang dari pelanggan yang langsung diterima secara cash on hand oleh bagian penagihan dan pengiriman, kerja sama yang dilakukan bagian piutang dan bagian akuntansi dalam membesarkan atau mengecilkan saldo piutang. Dampak: Hal-hal tersebut dilakukan guna mengurangi kesalahan dan kecurangan yang dilakukan karyawan dalam operasional perusahaan sehingga tetap dalam kondisi sebenarnya seperti penjualan jasa tentunya telah diketahui dan diotorisasi oleh manajemen perusahaan, pelunasan hutang dari pelanggan dilakukan dengan cara tranfer ke rekening perusahaan, konfirmasi saldo piutang dengan debitur dilakukan secara periodik guna meminimalisir kerja sama atau KKN yang dilakukan antar fungsi bagian dalam perusahaan. Karyawan memiliki komitmen dalam proses penjualan kredit karena penjualan kredit yang riskan dengan piutang yang tak tertagih sehingga karyawan memiliki kompetensi untuk menghindari atau menekan timbulnya piutang tak tertagih. Dampak: Setiap karyawan dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan baik dan bekerja sama karena sistem penjualan kredit dan penagihan piutang saling berkaitan begitupun dengan bagian-bagian dalam struktur organisasi perusahaan. Aktivitas penjualan kredit melibatkan dokumen Memadai

90 73 c) Partisipasi Dewan Komisaris atau audit Guna Guna menciptakan menciptakan independensi, independensi, adanya komite dewan komisaris audit dipilih oleh dan komite dewan komisaris, pemeriksaan akan selain itu untuk menciptakan menjembatani iklim pemegang saham pengendalian dan CEO. yang baik dalam perusahaan Daftar Muat (DM), Surat Delivery Order (DO), faktur, kuitansi, dan Surat Muat (SM). Yang dokumen-dokumen tersebut juga digunakan dalam proses penagihan piutang. Tidak adanya komite audit, audit internal yang dapat mendeteksi kecurangan yang terjadi. Dampak: Tidak adanya tim khusus pengauditan internal dapat menyebabkan terjadinya risiko kesalahan maupun kecurangan dalam operasional bisnis perusahaan seperti pendelegasian truk untuk mengangkut muatan pelanggan sebagai penjualan jasa tanpa sepengetahuan manajemen sebagai akibat dari Surat Delivery Order (DO) yang tidak bernomor urut tercetak ditambah penggunaan truk yang tidak diawasi, selain itu Surat DO dan Daftar Muat ditangani oleh bagian yang sama yaitu bagian operasional. Risiko lainnya ialah pembuatan dan pencetakkan faktur dan kuitansi ditangani oleh bagian piutang hal ini bisa menimbulkan penambahan saldo terhutang pelanggan. Tim audit internal memiliki fungsi pengendalian agar setiap proses bisnis berjalan sesuai dengan prosedur standar operasional yang berlaku. Rekomendasi: Adanya penyelia/supervisor yang dapat berfungsi sebagai internal audit di setiap aktivitas, agar sistem dapat dilaksanakan oleh semua unsur dalam organisasi perusahaan. Untuk Surat Delivery Order (DO) sebaiknya dibuat bernomor urut tercetak dan adanya pemisahan tugas antara Tidak Memadai

91 74 d) Filosofi dan Gaya Manajemen Dibutuhkan dalam Penentu kegiatan perusahaan guna yang harus dan mengetahui sikap tidak harus manajemen dan dikerjakan serta karyawan. gaya operasi yang ditentukan manajemen. e) Struktur Organisasi Struktur organisasi menentukan garisgaris tanggung jawab dan kewenangan yang ada. - pembuat faktur dan pencetak kuitansi. Perusahaan tidak memiliki filosofi yang mendukung arah bergeraknya perusahaan dan sebagai parameter bagi perusahaan dan karyawannya dalam hal ini berkaitan dengan penjualan dan penagihan piutang. Dampak: Karyawan kurang memahami tujuan perusahaan sehingga karyawan hanya melaksanakan apa yang sudah menjadi kewajibannya menjadi fungsi bagian pada struktur organisasi perusahaan. Untuk aktivitas penjualan dan penagihan piutang, karyawan di bagian penjualan hanya mencari pelanggan sebanyak-banyaknya tanpa memperhatikan prinsip 5C dalam pemberian kredit, karyawan di bagian operasional, bagian piutang, dan bagian akuntansi, serta bagian penagihan dan pengiriman hanya melaksanakan prosedur yang diperintahkan kepada tiaptiap bagian tersebut. Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan memiliki filosofi dan gaya operasi sehingga arah tujuan perusahaan menjadi jelas dan memudahkan semua elemen perusahaan dalam melaksanakan tugasnya. Struktur organisasi lini yaitu secara vertikal, sepenuhnya dari pimpinan langsung ke bawahannya, struktur organisasi yang ada sudah mencerminkan pemisahan tugas yang tegas dan saling keterkaitan antar fungsi namun beberapa kondisi belum terpenuhi seperti tidak adanya bagian kredit, bagian akuntansi masih bertanggung jawab untuk Tidak Memadai Tidak Memadai

92 75 f) Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Pengendalian internal terhadap personil dapat - ditempuh dari metode pengangkatan, evaluasi, melatih, mempromosikan dan memberi kompensasi. surat-menyurat dan tidak adanya Standard Operating Procedure (SOP) tertulis. Dampak: Tidak terdapatnya bagian kredit dapat menyebabkan tidak memadainya analisis kredit, yang akan mengakibatkan risiko tidak tertagihnya pemberian kredit menjadi lebih tinggi. Bagian akuntansi tidak fokus dalam aktivitas akuntansi menyebabkan kemungkinan terjadinya siklus akuntansi yang terlewat. Perusahaan tidak memiliki SOP tertulis sehingga terkadang menyulitkan karyawan apabila tidak mengetahui batas wewenangnya khususnya untuk aktivitas penjualan dan penagihan piutang ini yang saling terkait dan pemisahan aktivitas hanya terdapat pada bagian penagihan dan pengiriman, serta untuk dokumen atau formulir yang digunakan juga sama. Rekomendasi: Diadakan bagian kredit dalam perusahaan dan bagian kesekretariatan, dibuatkan SOP tertulis. Untuk menjadi karyawan harus melewati tahapan tes seleksi yang diadakan perusahaan, disamping itu adanya masa training selama 6 bulan dan evaluasi masa training serta pengangkatan menjadi karyawan tetap perusahaan. Perusahaan memberikan tunjangan kesehatan, tunjangan hari raya dan bonus guna meningkatkan motivasi kerja karyawan. Dampak: Operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar karena karyawan yang telah terlatih dan Memadai

93 76 2. Penilaian Risiko Menilai risiko sebagai bagian dari perancangan dan pelaksanaan pengendalian internal untuk meminimalkan kekeliruan serta kecurangan. - memiliki kompetensi serta mau bersaing meningkatkan kinerjanya yang meliputi peningkatan penjualan dan follow up yang teratur memberikan dampak pelunasan piutang yang tepat bahkan lebih cepat dari jatuh tempo. Risiko penjualan kredit dan penagihan piutang di antaranya kredit macet, bisa terjadi karena perusahaan tidak menetapkan batas kredit maksimum hutang serta tidak didahulukan adanya credit analyst sehingga selain menimbulkan kredit macet, kondisi kredit macet dalam Perusahaan Ekspedisi ABC ialah pelunasan hutang pelanggan yang melewati jatuh tempo yaitu 14 hari sejak diterimanya faktur oleh pelanggan ditambah penjualan jasa secara terus menerus kepada pelanggan tersebut. Memungkinkan terjadinya piutang tak tertagih ditambah perusahaan tidak menetapkan sistem pencadangan piutang. Dampak: Tidak adanya kebijakan batasan kredit maksimal yang diberikan kepada tiap pelanggan akan mengakibatkan tidak adanya kontrol perusahaan terhadap risiko sentralisasi kredit, sehingga tidak bisa mengukur risiko tidak tertagihnya piutang tersebut. Semakin banyak kredit atau piutang yang diberikan kepada suatu pelanggan maka akan semakin tinggi pula risiko tidak tertagih. Tidak dilakukannya credit analyst akan berdampak pada tingginya risiko kredit atau piutang tidak tertagih karena perusahaan tidak mengukur terlebih dahulu bagaimana kondisi pelanggan dari segi Tidak Memadai

94 77 3. Aktivitas Pengendalian a) Pemisahan tugas yang memadai a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, seperti: a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. d. Transaksi penjualan melibatkan lebih dari satu fungsi character, capacity, capital, collateral, dan condition sehingga tidak bisa memutuskan apakah pelanggan tersebut layak untuk diberikan kredit atau tidak. Tidak adanya sistem dalam pencadangan piutang tak tertagih mengakibatkan bagian penagihan harus memantau dan dimungkinkan bagian akuntansi menghitung cadangan piutang tak tertagih untuk dilaporkan di laporan keuangan dan sebagai analisis manajemen terhadap risiko tidak tertagihnya piutang. Rekomendasi: Adanya bagian kredit, diadakannya batasan kredit maksimal dan sistem pencadangan piutang tak tertagih. Fungsi penjualan terpisah dari beberapa fungsi yang terdapat di dalam perusahaan yaitu fungsi akuntansi, fungsi pemasaran, fungsi penagihan dan pengiriman, fungsi kas, fungsi operasional. Dibawah naungan fungsi akuntansi ada fungsi piutang yang menjalankan proses pembuatan faktur, namun aktvitas pengendalian pada fungsi akuntansi tetap dilakukan, perbedaannya yaitu yang membuat faktur dan yang membukukannya dalam buku pembantu piutang terpisah. Tetapi di Perusahaan Ekspedisi ABC tidak ada fungsi kredit. Dampak: Aktivitas penjualan dan penagihan piutang yang melibatkan lebih dari satu fungsi bagian yang secara otomatis memberikan pengecekan silang terhadap pekerjaan yang dilakukan karyawan satu dengan yang lain, seperti formulir Memadai

95 78 b) Otorisasi yang sesuai atas transaksi dan aktivitas Orang yang a. Penerimaan mengotorisasi order pembeli transaksi tidak diotorisasi oleh boleh memegang fungsi kendali atas penjualan. aktiva terkait, b. Penetapan harga untuk mengurangi jual, syarat kemungkinan penjualan, dan daftar muat (DM) lembar ke-2 yang dibuat bagian operasional diserahkan ke bagian akuntansi sebagai dasar pembuatan faktur. Faktur dicetak setelah surat muat diterima kembali oleh bagian piutang untuk keperluan pengecekkan sebagai bentuk penyelesaian jasa. Hal ini membuktikan aktivitas penjualan dan penagihan piutang yang terkait saling melibatkan satu dokumen satu dengan dokumen lain serta fungsi bagian satu dengan bagian lain. Faktur dibuat oleh orang yang berbeda dengan orang yang menangani pembukuan piutang terdapat risiko piutang tidak tercatat. Tidak terdapat fungsi kredit di perusahaan menyebabkan setiap pelanggan dapat diberikan piutang, tidak memadainya analisis kredit, yang akan mengakibatkan risiko tidak tertagihnya pemberian kredit menjadi lebih tinggi. Di sisi lain, jika fungsi kredit dan fungsi penjualan tidak terpisah, maka akan terjadi risiko peningkatan kredit tanpa melihat kemampuan pelanggan dalam melunasi hutangnya. Fungsi penjualan cenderung ingin meningkatkan penjualannya untuk mendapatkan insentif yang tinggi tanpa melihat kemampuan pelanggan dalam melunasi hutangnya. Penerimaan order pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan berdasarkan ketersediaan armada dengan harga jual, syarat penjualan yang sudah disetujui pimpinan. Daftar muat dibuat oleh bagian piutang dan diotorisasi oleh pimpinan, Surat Memadai

96 79 terjadinya penyelewengan. potongan penjualan berada di tangan Direktur perusahaan. c. Terjadinya piutang diotorisasi fungsi penagihan d. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal diotorisasi fungsi akuntansi. c) Dokumen dan catatan yang memadai Aktivitas pengendaliannya seperti dokumen dan catatan harus: dipranomori secara berurutan, disiapkan pada waktu transaksi berlangsung. Praktik yang sehat, meliputi: a. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. b. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. c. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur. d. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang. DO diotorisasi oleh bagian piutang. Terjadinya piutang diotorisasi oleh bagian piutang dengan pembubuhan tanda tangan pada faktur. Untuk kuitansi diotorisasi bagian akuntansi. Dampak: Pengotorisasian dilakukan akan menjamin dihasilkannya dokumen dan formulir yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan (input) yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Pada Perusahaan Ekspedisi ABC surat order pengiriman dikenal dengan Surat Delivery Order (DO) belum bernomor urut tercetak, penulisan nomor identifikasi pada surat DO masih ditulis secara manual. Formulir kuitansi yang tidak memiliki nomor identifikasi formulir. Untuk formulir 3 rangkap Daftar Muat (DM) dan 3 rangkap faktur telah bernomor urut tercetak. Dan secara periodik fungsi akuntansi mengirimkan konfirmasi piutang dalam via atau telepon guna mengetahui jumlah faktur yang sudah diterima atau berapa jumlah faktur yang belum terbayar. Dampak: Surat DO tidak bernomor urut tercetak dapat menimbulkan kecurangan berupa pengiriman truk tanpa sepengetahuan dari pihak manajemen karena pendelegasian truk tidak diawasi. Kuitansi tidak bernomor urut tercetak dapat menyebabkan pengeluaran dokumen atau Tidak Memadai

97 80 d) Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Pengendalian berupa perlindungan terhadap file data dan pencegahan terhadap fisik. 4. Informasi dan Komunikasi Metode memulai, mencatat, memroses, dan melaporkan transaksi serta menjaga akuntabilitas aktiva terkait sehingga dapat memberikan informasi dan dapat dikomunikasikan - - formulir kuitansi tidak dapat diawasi juga dapat menyebabkan kelebihan saldo piutang yang seharusnya ditagihkan kepada pelanggan. DM dan faktur telah memberikan unsur internal check sebagai dampak dari tercetaknya nomor urut identifikasi formulir. Konfirmasi saldo piutang pelanggan dilakukan untuk menguji ketelitian pencatatan piutang yang dilakukan bagian piutang. Rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dilakukan untuk meminimalisir pencatatan piutang tidak terlewat karena human error. Rekomendasi: Surat DO dan kuitansi dibuatkan nomor urut tercetak untuk nomor identitas formulir. Untuk file data terkomputerisasi diantisipasi dengan backup file, sedangkan untuk dokumen disimpan dalam filling cabinet tahan air dan api. Dampak: File data dan dokumen, formulir operasional perusahaan dapat terjaga dengan baik meskipun terjadinya hal-hal yang menyebabkan leyapnya dokumen penting perusahaan. Informasi piutang pelanggan dapat diperoleh dengan cepat sehingga membantu bagian penagihan untuk melakukan follow up terhadap pelanggan yang terlewat dari jatuh tempo pembayaran. Untuk penjualan, informasi faktur diperlukan bagian akuntansi guna mengetahui faktur mana saja yang sudah terbayar dan belum terlunasi sebagai bentuk konfirmasi saldo piutang Memadai Memadai

98 81 untuk keperluan perusahaan. 5. Pemantauan Penilaian keberlanjutan dan periodik oleh manajemen terhadap pelaksanaan pengendalian internal. - perusahaan dengan saldo hutang menurut pelanggan. Dampak: Manajemen mengupayakan langkah-langkah untuk mencegah piutang tak tertagih. Dengan struktur organisasi lini, pimpinan memantau setiap kinerja karyawan dari setiap bagian melalui senior akuntan, didukung dengan evaluasi pencapaian target penjualan dan target penagihan piutang. Dampak: Senior akuntan yang ditunjuk sebagai pemantau personil karena senior akuntan yang berkomunikasi langsung dengan setiap karyawan dan mengetahui semua jenis aktivitas dari setiap bagian, bisa saja senior akuntan tidak melaporkan kinerja karyawan yang sesungguhnya. Memadai Dari hasil evaluasi penerapan sistem pengendalian intern atas penjualan dan penagihan piutang pada perusahaan ekspedisi ABC maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern atas sistem akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang belum diterapkan secara memadai oleh perusahaan yaitu perusahaan tidak memiliki SOP (Standart Operating Procedure) tertulis, tidak adanya komite audit yang dapat mendeteksi kecurangan yang terjadi dalam perusahaan, pada aktivitas penjualan kredit perusahaan tidak memiliki bagian kredit, tidak ada batas kredit maksimum, tidak dilakukan sistem pecadangan piutang, tidak bernomor urut tercetak untuk formulir surat Delivery Order (DO) dan kuitansi, untuk kuitansi dibuat dan dicetak oleh bagian piutang.

99 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1) Unsur-unsur pengendalian intern atas penjualan kredit Perusahaan Ekspedisi ABC belum memadai, dilihat dari tidak terdapatnya fungsi atau bagian kredit padahal penjualan yang dilakukan secara kredit, bagian kredit digunakan untuk melakukan analisis perusahaan pelanggan dan menentukan boleh tidaknya diberikan kredit. Tidak ada SOP (Standart Operating Procedure) secara tertulis sehingga karyawan bisa jadi melewatkan prosedur dalam penjualan kredit maupun penagihan piutang. Tidak adanya batas maksimum kredit yang dapat diberikan sehingga pelanggan dapat membeli jasa meskipun belum melunasi hutangnya yang berakibat saldo piutang perusahaan semakin meningkat dan penerimaan melambat. Tidak bernomor urut tercetak untuk formulir surat Delivery Order (DO) dan kuitansi yang dapat menyebabkan penyalahgunaan formulir, untuk kuitansi dibuat dan dicetak oleh bagian piutang yang seharusnya pembuatan kuitansi dan faktur terpisah. Kuitansi seharusnya dibuat oleh bagian akuntansi juga diotorisasi oleh bagian akuntansi. 2) Unsur-unsur pengendalian intern atas penagihan piutang Perusahaan Ekspedisi ABC pada umumnya cukup memadai hal ini dapat di lihat dari adanya pemisahan bagian fungsi antara bagian piutang, bagian pencatatan piutang, bagian penagihan dan pengiriman. Bagian penagihan dan 82

100 83 pengiriman juga tidak menerima pelunasan piutang cash on hand tetapi perusahaan menetapkan transaksi yang berhubungan dengan kas besar dilakukan lewat transfer. Akan tetapi dalam penaksiran risiko perusahaan tidak melakukan pencadangan kerugian piutang. 5.2 Saran Adapun saran yang dapat penulis berikan di antaranya: 1) Perusahaan sebaiknya membentuk fungsi kredit guna keperluan kredit. 2) Untuk setiap bagian dibuatkan SOP (Standart Operating Procedure) tertulis, sehingga karyawan tidak akan melewatkan satu prosedurpun. 3) Sebaiknya untuk pelanggan yang melebihi jatuh tempo pembayaran dikenakan denda. 4) Adanya kredit batas maksimum sehingga piutang pelanggan tersebut tidak semakin menumpuk ditambah jika pelanggan lambat dalam pelunasannya. 5) Adanya pemisahan tugas dalam pembuatan faktur dan kuitansi, yaitu bagian piutang berwenang atas faktur dan bagian akuntansi berwenang atas kuitansi. 6) Adanya penyelia/supervisor yang dapat berfungsi sebagai internal audit di setiap aktivitas, agar sistem dapat dilaksanakan oleh semua unsur dalam organisasi perusahaan. 7) Untuk Surat Delivery Order (DO), kuitansi sebaiknya bernomor urut tercetak guna menghindari penyalahgunaan formulir perusahaan.

101 DAFTAR PUSTAKA Agoes, Sukrisno., dan Estralita Trisnawati Praktikum Audit. Jakarta. Salemba Empat. Bodnar, George H., dan William S. Hopwood Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta. PT. Indeks, Kelompok Gramedia. Boynton, W.C., dan R. N. Johnson Modern Auditing. USA. Hall, James A Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta. Salemba Empat Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta. Salemba Empat Accounting Information System. USA. Cengage Learning. Hamel, Gary Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap Piutang Pada PT Nusantara Surya Sakti. Jurnal EMBA. Vol.1 No.3 Juni: Hastoni dan Dewi Susanti Aprilisabeth Peranan Sistem Informasi Penjualan kredit dalam meningkatkan efektivitas pengendalian intern piutang dan penerimaan kas studi kasus pada PT. Trinunggal Komara. Jurnal Ilmiah Ranggagading. Vol. 8 No. 1. April: Hongren, Charles T., dan Harrison Walter T Jr Accounting. USA. Pearson Education Inc. Indriantoro, Nus., dan Bambang Supomo Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi & Manajemen. Yogyakarta. BPFE. Lumempouw, Gerald., et. al Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap Penjualan Kredit Pada PT. Sinar Pure Foods International. Jurnal Berkala Ilmiah Efisiensi, Vol.15 No.04. Mulyadi Sistem Akuntansi. Jakarta. Salemba Empat. Puspa, Desy Raeini Analisis Pengendalian Internal Penjualan Kredit Dan Piutang Usaha Pada PT. Anugerah Tangkas Transportindo. Skripsi tidak diterbitkan. Jakarta. Universitas Esa Unggul. Romney, Marshall B., dan Paul J Steinbart Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta. Salemba Empat. Sibange-Bange, Anggiat H Manfaat Sistem Pengendalian Piutang Dalam Meminimalisasi Piutang Tak Tertagih (Bad Debt) Pada Perusahaan Leasing Di Kota Medan. Jurnal Murni Sadar. Vol. 1 No. 2 Agustus. 84

102 85 Sinaga, Eka Mayastika Analisis Sistem Penjualan Kredit Sepeda Motor Pada PT Wom Finance Tebing Tinggi. Jurnal Ilmiah Accounting Changes. Vol. 2 No. 1 April:1-8. Surupati, Dolli Paulina Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas Penjualan Dan Penagihan Piutang Pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado. Jurnal EMBA, Vol.1 No.4 Desember: Tan Kwang En. et. al Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Untuk Meminimalisasi Piutang Tak Tertagih (Studi Kasus Pada Perusahaan Sepatu X ). Jurnal Ilmiah Akuntansi. No 05 Tahun ke-2 Mei-Agustus. Warren, Carl S. et al Financial Accounting. China. China Translation & Printing Services Inc. Weston, J. Fred dan Thomas F Copeland Manajemen Keuangan. Binarupa Aksara publisher (Bahasa Indonesia). Tangerang. Widiasmara, Anny Analisis Pengendalian Intern Piutang Usaha Untuk Meminimalkan Piutang Tak Tertagih (Bad Debt) Pada PT. Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk Cabang Madiun. 114 Modernisasi, Vol.10 No. 2 Juni.

103 LAMPIRAN 86

104 LAMPIRAN 1 87

105 Hasil Wawancara 1. Bagaimanakah sejarah berdirinya Perusahaan Ekspedisi ABC? Perusahaan berdiri tanggal 12 Juni 2012, perusahaan turun temurun dari keluarga Ek Hok. Pertama berdiri area pasarnya cuma Semarang dan sekitarnya, terus sekarang jadi Jawa Tengah, Jakarta, Surabaya, hmm itu aja sih sejarahnya mbak. 2. Bagaimanakah struktur organisasi dan pembagian tugas jabatan pada Perusahaan Ekspedisi ABC? Struktur organisasi sudah cukup jelas serta pembagian tugasnya tidak ada perangkapan tugas, hanya untuk bagian penagihan dan pengiriman dijadikan satu karena masih ada keterkaitan. Bagian akuntansi juga merupakan global dari administrasi perusahaan, jadi ada bagian lagi dibawah naungan bagian akuntansi. 3. Apakah sumber daya manusia yang dimiliki dinilai sudah mencukupi dan apakah ada ketentuan pendidikan tertentu sebagai syarat menjadi karyawan di Perusahaan Ekspedisi ABC? Sumber daya manusia sudah cukup, untuk ketentuan pendidikan pasti ada minimal sih pendidikan SMK akuntansi atau sederajat untuk bagian administrasi di kantor, buat jadi montir di perusahaan ini minimal jurusan teknik mekanik. Tapi untuk bagian administrasi pendidikan dan pengalaman kerja gak jadi patokan utama yang penting mereka paham dasarnya sesuai jabatan yang dibutuhin disini saat ada lowongan pekerjaan begitu.

106 4. Apakah penerapan sistem informasi akuntansi akan menjamin karyawan menjadi lebih profesional? Pasti, adanya sistem informasi akuntansi menjamin karyawan lebih profesional dalam memproses transaksi, meskipun panduan pemrosesan tidak secara tertulis, perusahaan melakukan masa training sehingga karyawan menjadi paham dengan sistem informasi akuntansi pada perusahaan ini. 5. Apakah perusahaan mengharuskan karyawan untuk memahami prosedur sistem informasi akuntansi khususnya sistem penjualan dan piutang? Harus, karena juga saat buka lowongan pekerjaan kami mengklasifikasikan beberapa kriteria yang salah satunya mengetahui dasar-dasar akuntansi. 6. Bagaimana alat-alat yang digunakan oleh perusahaan sehubungan dengan sistem informasi akuntansi yang dapat dikatakan efektif untuk melindungi aset perusahaan? Sebagian proses ada yang dilakukan secara manual dan terkomputerisasi, untuk yang terkomputerisasi diberlakukan back up data, untuk yang manual process semua dokumen dan formulir kita simpan di filling cabinet tahan air dan tahan api. 7. Bagaimana prosedur penjualan kredit yang diterapkan Perusahaan Ekspedisi ABC dalam pemberian tempo piutang terhadap pelanggan? Jadi begini mbak, kita punya bagian-bagian yang terlibat dalam penjualan kredit seperti tadi yang sudah dijelaskan. Nah pertama, bagian penjualan dapet telefon atau ada juga yang lewat buat pesan jasa

107 kami, bagian penjualan ngecek dulu truknya ada apa enggak. Terus kalo sudah ada langsung di-acc terus ngonfirm ke pelanggan dan nyatet di buku list order. Bagian penjualan kasih tau ke bagian operasional kalo ada pelanggan yang order, jadi bagian operasional langsung buat daftar muat sama surat DO. Surat DO dikasihkan ke pelanggan mbak buat surat pengantar kalau sopir diutus dari sini untuk muat sesuai permintaan. Daftar muat tadi dikasihkan ke bagian akuntansi di sana ada bagian piutang. Bagian piutang buat faktur nginput lewat komputer terus dicetaknya nunggu surat muat dibawa pulang sopir ke sini. Surat muat itu surat jalan nama lainnya, itu dibuat perusahaan pelanggan buat tahu isi barangnya, jumlahnya berapa unit gitu yang akan dimuat oleh perusahaan jasa angkut. Tadi kan faktur sudah dicetak, faktur dicetak juga dicetaknya kwitansi yang isinya jumlah yang harus dilunasi oleh pelanggan. Faktur, kwitansi sama surat muat dikasihkan ke bagian penagihan & pengiriman untuk dikirim, ini sebagai bentuk penagihannya mbak. Tempo piutang itu maksudnya batas pembayaran ya? Kalau itu biasanya n/14 mbak. Kalau udah kewat batas itu nanti kita follow up terus. 8. Apakah perusahaan melakukan pencadangan piutang tak tertagih untuk piutang yang berpotensi gagal ditagih? Atas dasar apa pencadangan atau penghapusan itu dilakukan? Tidak, karena perusahaan telah memiliki surat perjanjian kerja dan perusahaan yakin tidak ada piutang yang berpotensi gagal tagih. 9. Apakah setiap ada transaksi diproses secara periodik? Jelaskan dengan rinci!

108 Tentu, sebab pemrosasan transaksi dilakukan secara periodik karena permintaan jasa juga secara periodik. 10. Apakah dalam pemrosesan data penjualan, perusahaan selalu menyediakan format atau formulir? Ya selalu disediakan formulir. 11. Apa saja formulir, bukti transaksi atau catatan yang berhubungan dengan proses penjualan kredit dan penagihan piutang? Kalau untuk proses penjualan kredit: daftar muat, surat DO (delivery order), faktur, kwitansi. Untuk penagihan piutang sama hanya saja daftar muat nanti disimpan sendiri oleh bagian penagihan, formulir lain dikirim ke pelanggan.

109 Kuesioner atas Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan PENJUALAN KREDIT Lingkungan Pengendalian 1 Apakah Perusahaan mempunyai bagan struktur organisasi? 2 Apakah Perusahaan mempunyai pemisah tugas masing-masing fungsi/divisi? 3 Apakah memberikan pelatihan terlebih dahulu terhadap karyawan? Penaksiran Resiko 4 Apakah bagian kredit melakukan credit analyst sebelum memberikan kredit? 5 Apakah terdapat kebijakan batasan kredit maksimal yang diberikan kepada tiap pelanggan? 6 Apakah perusahaan telah menetapkan waktu kredit untuk setiap pelanggan? 7 Apakah perusahaan memperhatikan saldo hutang pelanggan dalam memberikan kredit? Aktivitas Pengendalian 8 Apakah setiap periodik diadakan rekonsiliasi buku pembantu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar? 9 Apakah fungsi penjualan terpisah dengan fungsi kredit? 10 Apakah fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit? 11 Apakah fungsi akuntansi terpisah dari fungsi kas? 12 Apakah transaksi kredit dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, Batas waktu kredit setiap pelanggan n/14 dari diterimanya faktur, tetapi setiap pengiriman satu bandel penagihan, satu hari sesudahnya dilakukan penagihan via telp. Tidak ada fungsi kredit. e. Tidak ada fungsi kredit.

110 fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi? 13 Apakah penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman? 14 Apakah persetujuan pemberian kredit diberikan fungsi kredit dengan membubuhkan tandatangan pada kredit copy (yang merupakan tembusan dari surat order pengiriman)? 15 Apakah penetapan harga jual, syarat penjualan, dan potongan penjualan telah ditetapkan oleh pihak yang berwenang dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut? 16 Apakah terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan? 17 Apakah pencacatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat? Informasi dan Komunikasi 18 Apakah sistem informasi dan komunikasi yang diterapkan dapat menghasilkan laporan keuangan yang andal? Pemantauan 19 Apakah perusahaan melakukan pengawasan terhadap laporan kinerja yang membandingkan kinerja aktual dengan rencana? 20 Apakah ada tim khusus untuk pengauditan internal? PENAGIHAN PIUTANG f. Fungsi penagihan sama dengan fungsi pengiriman, tidak ada pemisah. Penerimaan order tentu diotorisasi dibuktikan dengan tercatatnya pada buku list order dan didukung surat order pengiriman dari pelanggan. Tidak ada fungsi kredit.

111 Lingkungan Pengendalian 21 Apakah Perusahaan mempunyai bagan struktur organisasi? 22 Apakah Perusahaan mempunyai pemisah tugas masing-masing fungsi/divisi? 23 Apakah memberikan pelatihan terlebih dahulu terhadap karyawan? Penaksiran Resiko 24 Apakah Perusahaan menggunakan buku pembantu piutang dalam melakukan pencatatan piutang di laporan keuangannya? 25 Apakah ada sistem untuk pencadangan piutang tak tertagih? 26 Apakah ada persetujuan oleh fungsi yang terkait dalam penghapusan piutang? 27 Apakah terdapat kebijakan manajemen dalam penghapusan piutang? Aktivitas Pengendalian 28 Apakah fungsi pencatatan piutang dipisahkan dari fungsi penjualan? 29 Apakah faktur : a. Dibuat untuk semua pengiriman? b. Dibuat bernomor urut? c. Dibuat pada hari yang sama dengan hari keberangkatan pengiriman? d. Dicocokkan dengan penawaran yang dibuat ke pelanggan? 30 Apakah faktur dibuat oleh orang yang sama dengan orang yang : a. Menandatangani faktur? b. Menangani pembukuan piutang? 31 Apakah setiap faktur diperiksa atas: a. Penambahannya? b. Perkaliannya? c. Syarat pembayarannya? d. Total amount? 32 Apakah perusahaan mempunyai buku pembantu piutang? 33 Apakah buku pembantu piutang diupdate setiap hari? 34 Apakah setelah menerima faktur Tunggu dokumen (surat muat/surat jalan) kembali

112 penjualan bagian penagihan mengelompokkan faktur penjualan tersebut per wilayah? 35 Apakah faktur penjualan dalam kota yang ditagih oleh collector, di tulis dalam form Laporan Penagihan Collector? 36 Apakah pengiriman faktur penjualan luar kota dikirimkan melalui jasa pengiriman? 37 Apakah pelaksanan penagihan dilakukan dengan cara mengirim surat lewat atau telepon? 38 Apakah dilakukan follow up terhadap pelanggan yang tidak membayar tepat waktu? 39 Apakah untuk setiap faktur penjualan yang dikirimkan kepada pelanggan dibuatkan tanda terima (Invoice Receipt Form) oleh bagian penagihan? 40 Apakah sudah dibuat cadangan kerugian piutang pada setiap akhir periode? 41 Apakah ada persetujuan oleh fungsi yang terkait dalam penghapusan piutang? 42 Apakah perusahaan menerapkan system punishment atau sanki kepada pelanggan atas terlambatan pelunasan? 43 Apakah secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut? 44 Apakah setiap voucher uang masuk dilengkapi dengan dokumen yang menyatakan faktur mana saja yang dibayar oleh pelanggan? 45 Apakah secara berkala dilakukan pemeriksaan atas invoice yang belum tercetak? Hanya ada tanda terima invoice dari list dalam kota. Karena belum dibuat cadangan kerugian piutang Hanya dalam bentuk konfirmasi via telp atau yang belum terbayar berapa atau invoice yang sudah diterima berapa. Invoice pasti tercetak karena menagih dengan surat muat asli.

113 46 Apakah setiap pelunasan piutang dilakukan pencatatan langsung dan memastikan bahwa pelunasan pelanggan telah diinput ke buku pembantu piutang masing-masing pelanggan? 47 Apakah penghapusan piutang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang? 48 Apakah pencacatan kedalam buku pembantu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit) Informasi dan Komunikasi 49 Apakah terdapat laporan again schedule (analisa umur piutang)? Pemantauan 50 Apakah perusahaan melakukan pengawasan terhadap laporan kinerja yang membandingkan kinerja aktual dengan rencana? 51 Apakah ada tim khusus untuk pengauditan internal? Penghapusan piutang pastinya akan diotorisasi tetapi belum pernah ada penghapusan piutang. Sumber : Puspa (2013), Agoes dan Trisnawati (2014), Mulyadi (2008)

114 LAMPIRAN 2 88

115 Formulir Daftar Muat Formulir Surat Delivery Order (DO)

116 Formulir Kwitansi PT. SIASAT CEPAT MUDA Jl.Walisongo No. 63 A KM 12 Semarang Telp: (024) / No Invoice : Tgl Invoice : No Tgl Muat No Polisi No Surat Jalan Tujuan Jml Berat (Kg) Harga Total Ongkos Terbilang : Subtotal Uang Muka Premi Asuransi Total Tagihan Mohon Pembayaran disertai no invoice Hormat kami, Formulir Faktur / Invoice

117 LAMPIRAN 3 89

118 Jenis truk : Giga Wings Box (atas dan bawah)

119 Jenis truk : Engkel (atas dan bawah)

120 Jenis truk : Engkel Long (atas dan bawah)

121 Jenis truk: CDD (kiri) Engkel Long (kanan) Jenis truk : CDD

122 LAMPIRAN 4 90

123

124 LAMPIRAN 5 91

125