Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Barang Masuk dan Keluar Pada Rumah Industri Maju Toys Sukabumi Berbasis Intranet

Transkripsi

1 Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Barang Masuk dan Keluar Pada Rumah Industri Maju Toys Sukabumi Berbasis Intranet Putinur Pratiwi 1), Rusda Wajhullah 2) Eva Marsusanti 3) 1) STMIK NUSAMANDIRI SUKABUMI Jl.Veteran 2 No.20A Kota Sukabumi putipratiwi92@gmail.com 2) STMIK NUSAMANDIRI SUKABUMI Jl. Veteran 2 No.20A Kota Sukabumi rusda.rwh@bsi.ac.id 3) AMIK BSI SUKABUMI Jl. Cemerlang No 8,Sukakarya Kota Sukabumi eva.emr@bsi.ac.id Abstrak - Jurnal ini menjelaskan tentang perancangan system informasi pengelolaan masuk dan keluar pada rumah industry maju toys Sukabumi berbasis internet.dimana system pengelolaan masih bersifat manual. Sering terjadinya kesalahan pengecekan yang habis atau tidak terhadap kartu stock, serta memerlukan waktu yang lama dalam pembuatan laporan dan proses penerimaan dan pengeluaran di gudang. Sehingga dibutuhkan sebuah program aplikasi yang terkomputerisasi, terstruktur, mudah dikelola dan mudah dipahami untuk semua proses transaksi pengalokasian, menyusun dan menyimpan setiap proses transaksi ke dalam sebuah tabel yang sudah terintegrasi di dalam sebuah database program aplikasi sehingga dapat dikelola ataupun dirubah setiap saat. Penelitian ini menggunakan metode kuantitative melalui observasi,interview dan studi pustaka. Keyword: Perancangan sistem informasi,pengelolaan,stock. I. PENDAHULUAN Teknologi informasi dan komunikasi telah memberikan kontribusi positif bagi perubahan pandangan dan kegiatan masyarakat serta pelayanan publik yang mulai berorientasi pada aspek kemudahan melakukan berbagai aktivitasnya yang menimbulkan kecendrungan menggunakan sarana informasi yang lebih modern (Supriatna, 2006:63). Teknologi dalam perkembangannya mengalami perkembangan yang sangat pesat dari waktu ke waktu dan selalu ditemukan penemuan-penemuan baru ke arah yang lebih baik dan canggih. Begitu juga kemajuan sebuah perusahaan dianggap maju dan berkembang apabila telah menggunakan teknologi baik dibidang teknik maupun dibidang informasi. Pada setiap aktivitas dan kegiatan dalam berbisnis, komputer dan aplikasinya dijadikan sebagai suatu perangkat pengolahan data elektronik untuk menghasilkan informasi yang cepat dan mudah. Komputer merupakan alat canggih yang mempunyai ketelitian yang sangat tinggi, tepat waktu dalam pemprosesan data dan cepat guna dalam proses pelayanan transaksi, membuat laporan serta untuk mempermudah dan mempercepat proses kerja. Rumah Industri Maju Toys merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur. Dalam kegiatan operasionalnya, Rumah Industri Maju Toys masih menggunakan sistem manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pengolahan dan pencarian data transaksi ataupun pembuatan laporannya. Untuk menangani masalah yang terdapat di Rumah Industri Maju Toys, bisa digunakan Aplikasi komputer sebagai Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-25

2 perangkat yang dapat mempermudah dan mempercepat proses penginputan persediaan serta pembuatan laporan sehingga dapat menghasilkan suatu informasi yang cepat, tepat dan akurat serta memberikan pelayanan yang lebih memuaskan terhadap para pelanggannya. Penelitian ini juga pernah dilakukan oleh Munawaroh (2006) tentang Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang, masalah yang ditemui adalah dalam hal proses pencatatan masuk dan keluar, data supplier dan pembuatan laporan pada akhir bulan yang masih menggunakan Microsoft excell.maka setelah membuat perancangan sistem informasi persediaan hasilnya pengolahan data dan pembuatan laporan menjadi lebih efisien karena terorganisasi dengan baik. II. METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan rancangan atau desain penelitian deskriptif analitis.sedangkan jenis penelitiannya adalah survei.survei di sini dengan cara mendatangi langsung tempat yang menjadi objek penelitian. Sedangkan teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara,antara lain: 1. Pengamatan (Observation) yaitu teknik pengumpulan data yang diperoleh dengan cara mengadakan penelitian langsung ke lapangan terhadap pengelolaan system keluar masuk pada rumah industri Maju Toys Sukabumi dengan cara pengecekan kartu stock dan data supplier. 2. Wawancara (Interview) pengumpulan data dengan cara tanya jawab langsung kepada sumber-sumber pihak yang terkait khususnya bagian persediaan. 3. Studi pustaka (library Research) Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mempelajari berbagai buku referensi yang sesuai dengan permasalahan yang akan di bahas untuk membantu membuat konsep-konsep dalam penulisan. Setelah itu baru di buat perancangan sistem informasinya. yang berjalan sangat merepotkan bagian persediaan, karena bagian persediaan haruslah memiliki suatu sistem yang bisa diandalkan untuk dan mampu memberikan informasi yang jelas serta memilki fungsi sebagai pengontrol penjualan. Seringterjadinya kesalahan pengecekan yang habis atau tidak terhadap kartu stock sehingga terkadang terjadi kesalahan,kesalahan dan keterlambatan informasi untuk mengetahui jumlah stock akan mengakibatkan terlambatnya kegiatan operasional perusahaan,serta dalam pembuatan laporan penerimaan dan pengeluaran memerlukan waktu yang lama karena harus memeriksa semua data serta mencocokannya untuk menghasilkan laporan yang relevan dan cara kerja seperti ini dinilai tidak efektif. Salah satu cara untuk mengatasi masalah yang terjadi di industry toys Sukabumi adalah dengan membuat sistem baru yang terkomputerisasi,serta membuat perancangan sistem dan program usulan. 3.1.Analisa Kebutuhan Software A. Tahap Analisa Sistem persediaan admin melakukan transaksi sudah dengan menggunakan komputerisasi. Berikut ini spesifikasi (system requirement) dari sistem bisnis berbasis intranet; Halaman Administrasi: A1. Admin dapat mengelola data master. A2. Admin mengelola data transaksi penerimaan. A3. Admin mengelola data transaksi pengeluaran. A4. Admin membuat laporan. Halaman User: B1. User mengelola data transaksi penerimaan. B2. User mengelola data transaksi pengeluaran. B3. User membuat laporan. B. Use Case Diagram Langkah awal yang diperlukan penulis dalam pembuatan sistem adalah menentukan kebutuhan fungsional yang dinamakan use case diagram. Berikut adalah use case diagram untuk pengelolaan. 1. Use Case Diagram Mengelola Data Barang III. PEMBAHASAN Permasalahan yang terjadi di Industri toys Sukabumi adalah masalah yang timbul dari sistem Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-26

3 2. Use Case Diagram Mengelola Data Transaksi Gambar IV.1 Use Case Diagram Mengelola Data Barang Deskripsi Use Case Mengelola Data Barang Tabel IV.1 Deskripsi Use Case Mengelola Data Barang Mengelola Data Use Case Name Barang Requirements Pre-Condition Post-Condition Failed end Primary Actors Main Flow/Basic Path A1 Admin dapat melihat, menambah, mengedit dan menghapus data Admin telah login Data tersimpan, terupdatedan terhapus Gagal menyimpan, meng-update, atau menghapus Admin 1. Admin melihat data 2. Admin menambah data 3. Admin meyimpan data 4. Admin dapat mengubah data 5. Admin dapat menghapus data Gambar IV.2 Use Case Diagram Mengelola Data Transaksi Deskripsi Use Case Mengelola Data Transaksi Tabel IV.2 Deskripsi Use Case Diagram Mengelola Data Transaksi Use Case Name Requirements Pre-Conditions Post-Condition Failed end Primary Actors Main Flow/Basic Path 1. Mengelola Data Transaksi A2 Admin dapat melihat, dan menambahdata transaksi penerimaan Admin telah login Data tersimpan,batal dan keluar Gagal menyimpan Admin 1. Admin melihat data transaksi penerimaan 2. Admin menambah data transaksi penerimaan 3. Admin menyimpan data transaksi penerimaan Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-27

4 3. Use CaseDiagram mengelola Data Transaksi Pengeluaran Barang Gambar IV.4 Use Case Diagram Mengelola Data Laporan Gambar IV.3 Use Case Diagram Mengelola Data Transaksi Pengeluaran Barang Deskripsi Use CaseDiagram Mengelola Data Transaksi Pengeluaran Barang Tabel IV.3 Deskripsi Use CaseDiagram Mengelola Data Transaksi Pengeluaran Barang Use Case Name Requirements Pre-Conditions Post-Condition Failed end Primary Actors Main Flow/Basic Path 1. Mengelola Data Transaksi Pengeluaran Barang A3 Admin dapat melihat, menambah data transaksi pengeluaran Admin telah login Datatersimpan Gagal menyimpan Administrator 1. Admin melihat data transaksi pengeluaran 2. Admin menambah data transaksi pengeluaran 3. Admin menyimpan data transaksi pengeluaran 4. Use Case Diagram Mengelola Data Laporan Deskripsi Use Case Mengelola Data Laporan Tabel IV.4 Deskripsi Use Case Diagram Mengelola Data Laporan Use Case Name Mengelola Data Laporan Requirements A4 Admin dapat melihat dan mencetak laporan Pre-Condition Admin telah login Post-Condition Data tersimpan dan tercetak Failed and Gagal mencetak Primary Actors Administrator Main Flow/Basic 1. Admin melihat data Path laporan 2. Admin mencetak data laporan 3.2. Support A.Spesifikasi Hardware Perangkat keras yang dimaksud disini adalah seperangkat alat atau elemen elektronik yang dapat membantu sistem yang diusulkan sehingga program yang diusulkan oleh penulis dapat bekerja dengan baik. Perangkat keras yang dibutuhkan dibagi atas dua bagian, yaitu perangkat keras untuk web server dan perangkat keras client. Perangkat keras minimal yang diperlukan oleh server adalah sebagai berikut: 1. Processor: Intel Xeon 3.20 Ghz 2. Memory Size (RAM) : 1 GB (DDRAM) 3. Monitor: SVGA Colour Harddisk : 250 GB 5. Keyboard: 107 Keys Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-28

5 6. Mouse: Standard Mouse Adapun perangkat keras minimal yang diperlukan oleh client adalah sebagai berikut : 1. Processor: Pentium IV 3.0 Ghz 2. Memory Size (RAM) : 512 MB (DDRAM) 3. Monitor: SVGA Colour Harddisk : 20 GB 5. Keyboard: 107 Keys 6. Mouse: Standard Mouse 7. Printer: Epson B. Spesifikasi Software Perangkat lunak adalah suatu rangkaian atau susunan instruksi yang harus benar dengan urutanurutan yang benar pula. Keberadaan perangkat lunak selalu menyertai perangkat keras yang ada. Perangkat lunak yang dibutuhkan dibagi atas dua bagian, yaitu perangkat lunak untuk web server dan perangkat lunak untuk client. Adapun perangkat lunak minimal yang diperlukan untuk web server adalah sebagai berikut : 1. Operating System: Windows 7 2. Bahasa Script: PHP Database Server: MySQL Server versi Web Server : Apache 2.X 5. Database Tools: MySQL Adapun perangkat lunak minimal yang diperlukan untuk client adalah sebagai berikut : 1. Operating System : Windows 98/ME/2000/XP 2. Browser: Mozilla Firefox 3.01/Internet Explorer/Opera/ Chrome dan lain-lain 3.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Usulan Rancangan bentuk masukan berfungsi untuk menjelaskan secara rinci mengenai semua program website ini, berikut uraian yang ada pada pengelolaannya. Adapun bentuk masukan dari program website ini adalah: a. Nama Dokumen : Laporan Semua Fungsi : Sebagai laporan penerimaan : Setiap Bulan : Lampiran B.1. b. Nama Dokumen : Laporan Semua Pengeluaran Barang Fungsi : Sebagai laporan pengeluaran : Setiap bulan : Lampiran B.2. c. Nama Dokumen : Laporan Data Barang Fungsi : Sebagai laporan stok : Setiap bulan : Lampiran B.3. d. Nama Dokumen : Laporan Data Customer Fungsi : Sebagai laporan data customer : Setiap bulan : Lampiran B.4. IV. KESIMPULAN Berdasarkan riset yang telah dilakukan pada Rumah Industri Maju Toys serta mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yang dapat dirinci seperti di bawah ini : 1. Dengan menggunakan sistem komputerisasi meningkatkan kinerja perusahaan sehingga berbagai kesalahan dan masalah yang sebelumnya sering terjadi dapat di atasi. 2. Dalam sistem komputerisasi dapat mempermudah pekerjaan serta dalam pengolahan data persediaan. 3. Sistem komputerisasi dapat meningkatkan pelayanan dan penyajian informasi kepada customer dengan terpenuhinya kebutuhan customer dalam hal pelayanan permintaan persediaan. 4. Sistem komputerisasi dapat memberikan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi kinerja perusahaan dan membuat kebijakkan serta menyusun strategi untuk pengembangan perusahaan. 5. Aplikasi komputer yang dipakai adalah Dreamweaver 8 dan Database PHPMyAdmin, mempermudah user dalam menggunakan aplikasi dan dapat menangani database yang benar dengan kecepatan tinggi. 6. Aplikasi berbasis intranet dengan koneksi LAN agar bagian penjualandapat memesan langsung kepada bagian gudang. 5.2.Saran Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-29

6 Diharapkan Sistem Informasi Pengolahan Barang Masuk Dan Keluar Pada Rumah Industry Maju Toys Sukabumi Berbasis Intranet ini membawa perbaikan untuk melengkapi sistem dan meningkatkan pendapatan, sehingga pada Sistem Informasi Pengolahan Barang Masuk Dan Keluar Pada Rumah Industry Maju Toys Sukabumi Berbasis Intranet dapat menunjang proses penyajian informasi yang tepat, cepat dan akurat. Untuk implementasi dan pengembangan di masa yang akan datang, diusulkan saran-saran sebagai berikut : 1. Sistem ini hendakanya dapat dipergunakan oleh personil yang memahami sistem komputerisasi, sehingga penyajian informasinya dapat dilakukan dengan baik. 2. Perlu adanya pemeliharaan data karena data merupakan sumber yang sangat penting dalam pengambilan keputusan, laporan dan informasi yang lain, baik secara lisan maupun tulisan. 3. Untuk mencegah rusaknya atau hilangnya data dalam file, sebaiknya dilakukan back up secara berkala dan scan terhadap virus yang merusak. 4. Melakukan perbaikan program untuk menunjang keakuratan laporan dan pencarian data. Permana, Reza Abadi, dkk AplikasiPersediaanBarangBerbasis Web (StudiKasusPadaKoperasiPegawaiRepubl ik Indonesia Teladan RantauPrapat).Bandung Sugiarti, Yuni Analisis dan Perancangan UML (Unified Modeling Language) Genarated VB.6. Yogyakarta: Graha Ilmu. Supriatna, Nana Sejarah. Bandung:Grafindo Pratama. Sutabri, Tata PemrogramanTerstruktur. Yogyakarta: PenerbitAndi. Tamodia, Widya EvaluasiPenerapanSistemPengendalian Internal UntukPersediaanBarangDagangPada PT. LarisManisUtamaCabang Manado. Manado: JurnalJurnal EMBAVol.1 No.3 : Referensi Artikel,TIK (tanggal akses 3 Januari 2015) A.S, Rossa dan Shalahuddin M Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi objek). Bandung: Modula. Fowler, Martin UML Distilled edisi 3 Panduan Singkat Bahasa Pemodelan Objek Standar. Yogyakarta :Andi. HM. Jogiyanto Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Jogiyanto Analisis dan Desain. Yogyakarta: Penerbit Andi. Marlinda, Linda Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Munawaroh, Siti Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang (studi Kasus : Universitas Stikubank Semarang). Semarang: Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XI, No. 2 : Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-30