PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PELANGGAN PADA PDAM KALIANDA KABUPATEN LAMPUNG SELATAN. Oleh AGUS SUHARMANTO PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PELANGGAN PADA PDAM KALIANDA KABUPATEN LAMPUNG SELATAN Oleh AGUS SUHARMANTO PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI STMIK PRINGSEWU 2013 ABSTRAK PDAM Kalianda merupakan salah satu perusahaan yang memasok air kepada pelanggan di Kabupaten Lampung Selatan dan sekitarnya. Dalam melayani pelanggan, hasil data penggolahan data perusahaan ini masih menggunakan cara lama dengan kata lain belum memaksimalkan sistem komputerisasi. Pada penelitian ini,penulis merancang sistem informasi layanan pelanggan dalam bentuk program aplikasi yang bertujuan untuk lebih mempermudah perusahaan dalam pengolahan data layanan pelanggannya. Metodologi yang di gunakan adalah kepustakaan,metode lapangan, wawancara dan observasi. Hasil dari metode tersebut menghasilkan data penulis analisi untuk merancang dan membuat program aplikasi. Tahapan ini meliputi desain, membuat kode program, pengujian program dan implementasi (install). Program aplikasi ini di buat menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic, Microsoft Acces Database dan Cristal Report untuk merancang laporannya. Hasil dari penelitian ini adalah program aplikasi pengolahan data yang dapat melakukan pencarian data yang telah dimasukkan (entry) untuk diperbaiki (edit) atau dihapus dan laporan yang telah di kelompokkan berdasarkan rentang tanggal dan bulan baik pelanggan, pembayar maupun penjual. Kata Kunci : Layanan Pelanggan

2 1.2 Latar Belakang 1. Pendahuluan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) di bentuk di setiap Kabupaten Dati II di seluruh Indonesia berdasarkan UU No.6 Tahun 1966 tentang perusahaan Daerah. Selanjutnya di dukung dengan Peraturan Pemerintah No.16 Tahun 1987 tentang penyerahan sebagai urusan pemerintah di bidang pekerjaan umum kepada daerah dan peraturan Mentri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 1984 tentang Tata Cara Pembinaan dan Pengawasan Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah. PDAM dibentuk dengan tujuan : (1) Meningkatkan pendapatan daerah dalam rangka menunjang program pembangunan. (2) Memberikan pelayanan air minum bagi para pelanggan seluruh masyarakat secara adil dan merata,serta terus menerus memenuhi syarat kesehatan. Sehubungan dengan status PDAM yang merupakan perusahaan, namun misi sosialnya yang melekat maka guna memenuhi kebutuhan masyarakat akan air bersih terutama daerah yang belum terjangkau oleh jaringan pipa PDAM, maka salah satu sarana yang dapat dioperasikan yakni dengan armada mobil tangki. Bagi PDAM, pasokan kebutuhan air bersih kepada masyarakat pedesaan lebih merupakan upaya pemasyarakatanair bersih tanpa melupakan faktor bisnis yang harus tetap diperhatikan oleh perusahaan. Sehingga bagi PDAM usaha yang dilakukan agar terus bertahan adalah dengan menjalankan kegiatan secara lebih efisien sehingga pendapatan yang diperoleh penjualan air kepada masyarakat pedesaan dapat menutupi biaya operasionalnya, walaupun pada kenyataannya hal ini masih sulit dilakukan untuk area-area kegiatan tertentu. Agar pengolahan data dan pembayaran rekening air bersih pada PDAM Kalianda dapat memperoleh hasil yang maksimal maka di perlukan usaha-usaha untuk memanfaatkan teknologi komputer secara maksimal. 1.3 Perumusan Masalah Perumusan masalah yang ada dalam penelitian ini adalah Bagaimana merancang suatu sistem layanan yang lebih baik pada PDAM Kalianda Kabupaten Lampung Selatan sehingga dapat menghasilkan layanan pelanggan yang lebih efektif dan efisien sesuai dengan tuntutan dunia kerja saat ini? 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah sebagai berikut: 1. Membuat sistem pelayanan bagi para pelanggan dalam pembayaran rekening air bersih yang tepat guna dan efisien agar dapat memperlancar proses pelayanan air bersih di PDAM Kalianda kabupaten Lampung Selatan 1.5 Metode Penelitian Adapun metode penelitian yang digunakan untuk pengambiln dan pengumpulan data adalah sebagai berikut : 1. Penelitian Pustaka (Library Research) Yaitu penelitian dengan penelaah buku-buku dan literatur-literatur

3 serta tulisan-tulisan yang ilmiah yang erat kaitannya dengan masalah penelitian ini. Dan bertujuan untuk mengumpulkan data dan informasi dari literatur,diktat dan dokumendokumen. Data yang dikumpulkan tersebut dicatat dan diinfetarisasikan kemudian diklasifikasikan menurut pokokpokok tersebut,dan dijadikan dasar dan alat untuk penelitian selanjutnya. 2. Metode Lapangan Metode lapangan ini dilakukan secara langsung ke PDAM KALIANDA. Cara ini di selenggarakan dengan menyebarkan questioner sebagai cara utama untuk mendapatkan data. 3. Pengamatan (Observasi) Yaitu pengumpilan data yang dilakukan dengan cara langsung mengamati sistem yang dipakai dalam pelayanan Air bersih bagi para pelanggan di PDAM KALIANDA. 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Sistem Kata sistem berasal dari kata SYSTEMA (Yunani). Secara garis besar terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefenisikan sistem,yaitu yang menekankan pada elemen-elemen dalam sistem,sedangkan bagian-bagian dari sistem dapat berupa subsistem. Sistem adalah suatu grup dari elemenelemen baik berbentuk fisik maupun bukan fisik yang menunjukan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama atau lebih tujuan,sasaran atau akhir dari sistem. Lebih lanjut dikatakan, Sistem merupakan kumpulan dari berbagai komponen yang saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya. Suatu Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem juga merupakan kumpulan elemenelemen yang saling terkait atau bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada system tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan. (Kristanto, Andri. 2003). Elemen-elemen yang terdapat dalam sistem adalah sebagai berikut: 1. Tujuan sistem Tujuan sistem merupakan tujuan dari sistem tersebut dibuat. 2. Batasan sistem Batasan sistem merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem. 3. Kontrol sistem Kontrol atau pengawasan sistem merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan mencapai tujuan dari sistem tersebut. 4. Input Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk

4 menerima seluruh masukan data,dimana masukan tersebut dapat berupa jenis data,frekuensi pemasukan data dan sebagainya. 5. Proses Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memproses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna. 6. Output Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolahan data, merupakan tujuan akhir sistem. 7. Umpan Balik Merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan,dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. 2.2 Informasi Informasi sangatlah penting didalam suatu informasi dan suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan kurang baik,karena informasi sangat berguna bagi sistem, sehingga informasi dapat didefinisikan informasi adalah data yang diolah manjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penetima. (Hartono, Jogiyanto.1991). Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data,fakta ataupun keterangan,suara,gambar dan informasi yang di dapatkan harus berkualitas yaitu releven,tepat waktu,akurat,yang telah diolah menjadi bentuk yang bermanfaat atau mempunyai makna bagi si penerima. 2.3 Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, S.Kom., MM, 2005) 3. Analisis Kebutuhan Dan Perancangan Sistem 3.1 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Spesifikasi perangkat keras yang akan digunakan untuk program aplikasi ini minimal sebagai berikut : 1. Processor Intel Pentium III 500 Hertz; 2. Monitor SVGA; 3. Memory 128 MB; 4. Hardisk 20 GB dan sisa ruang kosong 3 GB; 5. Keyboard dan mouse standard; 6. Printer standar. 3.2 Spesifikasi Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak yang direkomendasikan untuk implementasikan seebagai berikut : 1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP Profesional

5 2. Program Aplikasi Layanan Pelanggan PDAM Kalianda. 3.3 Analisis Sistem Berjalan Sistem yang selama inidijalankan PDAM Kalianda Kabupaten Lampung Selatan sudah sesuai dengan alur yang sebenarnya, tetapi dalam hal ini pengerjaannya masih sederhana, masih menggunakan Microsoft Excel dalam pengolahan data pelanggan dan pembayaran rekening air. 1 Prosedur Alur Penyambungan 3. Prosedur Alur Pemutusan Sambungan 2. Prosedur Alur Pembayaran Rekening Beberapa kelemahan sistem yang sedang berjalan yaitu sebagai berikut : a. Pencatatan dan pemasangan penyambungan air minum masih belum menggunakan sistem pengolahan data yang cepat, sehingga sering terjadinya keterlambatan

6 dalam pembuatan laporan yang selama ini berjalan. b. Resiko akan terjadinya kehilangan data-data calon pelanggan baru sangat besar karena arsip berupa dokumen. c. Perhitungan pembayaran rekening pada PDAM menggunakan sistem manual sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan. 3.4 Analisis Sistem Yang Diusulkan Usulan sistem informasi layanan pelanggan pada PDAM Kalianda Kabupaten Lampung Selatan bertujuan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan. Untuk memudahkan pemahaman pada proses sistem yang baru adalah dengan mengimplementasikan pada rancangan konteks diagram, data flow diagram (DFD), input dan output. 1.1 Konteks Diagram 1.2 Data Flow Diagram (DFD) 1.3 Rancangan Keluaran (Output) BAB IV IMPLEMENTASI PENGUJIAN DAN Rancangan output berfungsi menentukan bentuk keluaran yang nantinya diperlukan. Rancangan output yang diusulkan sebagai berikut :

7 1.Laporan Data Pelanggan 3.Laporan Ikhtisar Pembayaran Rekening 2.Laporan Tunggakan Pembayaran Rekening 4.Laporan Bukti Pembayaran

8 5. Laporan Data Pemutusan Sambungan 7. Laporan Data Pelanggan Baru 6. Laporan Data Per Jenis Pelanggan 8. Laporan Data penjualan Air

9 1.4 Rancangan Masukan (Input) 3. Rancangan Input Master Pelanggan Rancangan input adalah desain model untuk mengatur masukan agar dapat menghasilkan informasi yang lengkap dan akurat. Rancangan input yang diusulkan sebagai berikut : 1. Rancangan Input Master Jenis Langganan 2. Rancangan Input Penjualan Air 4. Rancangan Input Pemutusan Sambungan

10 5. Rancangan Input Pembayaran Rekening 1. Program ini belum dapat digunakan pada sistem clientserver. 2. Program ini belum menyertakan alat bantu (reader) yang dapat membaca nomor rekening pelanggan melalui kartu pelanggan secara otomatis. Daftar Pustaka Kristanto, Adri Perancangan Sistemi Informasi dan Aplikasi Buatan. Gava Media, Yogyakarta. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 1.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan peneliti dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Program ini dapat melakukan pencarian data yang telah dimasukkan (entry) untuk diperbaiki (edit) atau dihapus. 2. Program ini dapat menghasilkan laporan yang telah dikelompokkan berdasarkan rentang dan bulan baik pelanggan, pembayar, maupun penjual. Hartono, Jogiyanto Pengenalan Komputer Dasar Ilmu Komputer, Pemrograman Sistem Informasi dan Intelegensia Buatan. Andi Offset, Yogyakarta. Sistem Informasi. tian-sistem-informasi-menurut.html. Poerwadarminta, W.J.S Kamus Besar Bahasa Indonesia. Balai Pustaka Jakarta. Sutanta, Edhy Sistem Basis Data. Graha Ilmu Yogyakarta. JURNAL ILMIAH 1.2 Saran Penulis menyarankan kepada pembaca yang meneliti pada pembahasan yang sama dapat menyempurnakan kekurangan pada program aplikasi ini. Kekurangan ini sebagai berikut :