Optimasi Waktu Tunggu Resep Pulang Farmasi Rawat Inap RS XYZ dengan Metode E-Presscribing

Transkripsi

1 Petunjuk Sitasi: Ariyanti, S., & Cicilia, E. (2017). Optimasi Waktu Tunggu Resep Pulang Farmasi Rawat Inap RS XYZ dengan Metode. Prosiding SNTI dan SATELIT 2017 (pp. G48-53). Malang: Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya. Optimasi Waktu Tunggu Resep Pulang Farmasi Rawat Inap RS XYZ dengan Metode E-Presscribing Silvi Ariyanti (1), Era Cicilia (2) (1), (2) Program Studi Teknik Industri, Universitas Mercubuana Jakarta (1) ABSTRAK Rumah Sakit merupakan salah satu Industri yang bergerak pada bidang jasa kesehatan. Salah satu bagian dari Rumah Sakit yang harus melayani dengan efisien adalah bagian Farmasi. Karena banyaknya kendala pada bagian farmasi rawat inap maka pihak Rumah Sakit harus melakukan perbaikan pelayanan yaitu dengan mengefisienkan waktu tunggu resep pulang. Tujuan penelitian ini adalah meningkatkan pelayanan proses kerja resep pulang farmasi rawat inap dengan mengoptimalkan waktu tunggu resep pulang menggunakan metode perancangan resep elektronik. Metode penelitian yang digunakan adalah metode e-presscribing. Pada penelitian ini telah dilakukan rancang bangun software resep elektronik pada bagian farmasi rawat inap. Setelah dilakukan implementasi dengan menggunakan resep elektronik, maka terjadi penurunan waktu tunggu selama 55,07% dari waktu tunggu sebelum menggunakan resep elektronik. Kata kunci Farmasi, E-Presscribing, Resep Elektronik I. PENDAHULUAN Kualitas pelayanan pada industri Rumah Sakit sangatlah dikedepankan karena pada sektor ini melayani jasa pengobatan dan perawatan yang berhubungan langsung dengan nyawa seseorang. Salah satu bagian dari Rumah Sakit yang harus melayani dengan efisien adalah bagian Farmasi yaitu bagian yang menyediakan obat-obatan untuk pasien. Untuk Farmasi rawat inap khususnya, perbaikan yang perlu ditingkatkan adalah waktu tunggu pada resep pulang dari Dokter pada saat pasien dinyatakan boleh lepas rawat (pulang) oleh Dokter Penanggung Jawab Pasien. Banyaknya resep pulang pada setiap lantai membuat aktivitas pada Farmasi Rawat Inap sangat padat dan memerlukan pelayanan yang efisien namun harus tetap menomorsatukan ketelitian dalam pengerjaan resep pulang. Oleh karena itu harus ada kerjasama dari berbagai pihak terutama kerjasama antar Dokter, Perawat, Asisten Apoteker, kurir, dan Apoteker supaya aktivitas berjalan dengan lancar dan baik. Tujuan yang ingin di capai dalam penelitian ini adalah Meningkatkan pelayanan proses kerja resep pulang Farmasi Rawat Inap dengan mengoptimalkan waktu tunggu resep pulang menggunakan metode perancangan resep elektronik (e-presscribing). Menurut Mudzakir, 2012 sistem resep elektronik (e-presscribing) adalah pemanfaatan sistem elektronik untuk memfasilitasi dan meningkatkan komunikasi urutan resep atau obat, membantu pilihan, administrasi dan penyediaan sebuah obat melalui pengetahuan dan mendukung keputusan serta penyediaan jejak audit yang kuat untuk seluruh obat-obatan yang digunakan. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata (Jogiyanto, 2005). Database Management System yaitu sistem pengorganisasian dan sistem pengolahan database pada komputer. Murdick, R. G (1991) menyatakan sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedurprosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi energi dan barang. Sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di G-48

2 Optimasi Waktu Tunggu Resep Pulang Farmasi Rawat Inap RS XYZ Dengan Metode E-Presscribing dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian (Jogiyanto, 2005). Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan (Scott, 2001). Perancangan sistem adalah menentukan bagaimana mencapai sasaran yang ditetapkan yang melibatkan pembentukan perangkat lunak dan komponen perangkat keras sistem dimana setelah pemasangan sistem memenuhi spesifikasi yang dibuat pada akhir fase analisis sistem (Scott, 2001). Pada saat hendak membuat sebuah sistem yang akan digunakan pada suatu perusahaan, setiap pengembang aplikasi diharuskan membuat sebuah rancangan dari sistem yang ingin dibuat. Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009), perancangan sistem adalah sekumpulan aktivitas yang menggambarkan secara rinci bagaimana sistem berjalan. Hal itu memiliki tujuan untuk menghasilkan produk perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan user. Perancangan sistem adalah kegiatan merancang detail dan rincian dari sistem yang akan dibuat sehingga sistem tersebut sesuai dengan requirement yang sudah ditetapkan dalam tahap analisa sistem. Resep adalah permintaan tertulis dari seorang dokter, dokter gigi, dokter hewan yang diberi izin berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku kepada apoteker pengelola apotek untuk menyiapkan dan atau membuat, meracik serta menyerahkan obat kepada pasien (Syamsuni, 2006). II. METODE PENELITIAN Gambar 1 Diagram Langkah-Langkah Penelitian G-49

3 Ariyanti, Cicilia Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang merupakan data yang diperoleh dari Farmasi RS XYZ yang menjadi tempat penelitian. Data yang diperoleh berupa data kuantitatif dan data kualitatif. Data kuantitatif yang digunakan yaitu rata-rata waktu tunggu, data persediaan obat, dan data pemakaian obat di Farmasi RS XYZ. Data kualitatif yaitu informasi mengenai penyebab terjadinya lamanya waktu tunggu, bagan proses alur penerimaan resep pulang, dan proses yang dilakukan. III. ANALISA DAN PEMBAHASAN Adapun alur pengerjaan resep pulang RS XYZ adalah sebagai berikut: Penulisan resep pulang, pengiriman resep menuju Farmasi Rawat Inap, resep pulang dientry oleh petugas farmasi. resep di telaah oleh Apoteker, resep dibungkus oleh petugas farmasi, resep di konfirmasi untuk mengurangi stock obat, obat diletakkan di area obat siap serah,obat dikirim ke lantai rawat inap, dan resep siap serah. A. Kendala Resep Pulang Farmasi Rawat Inap RS XYZ Dari banyaknya aktivitas yang terjadi pada resep pulang farmasi rawat inap terdapat berbagai kendala di setiap prosesnya. Berikut hasil interview dari petugas farmasi pada setiap proses yang dilakukan : Tabel 1 Data Kendala Resep pulang Farmasi RS XYZ No Bagian Petugas Farmasi Kendala Proses Farmasi Petugas Farmasi di lantai rawat inap RS XYZ entry resep pulang Petugas penelaah Resep Pulang oleh Apoteker pengisian obat Telepon di lantai rawat sedang terpakai semua sehingga tidak bisa menelepon dengan cepat petugas farmasi Kurir tidak datang dengan cepat Ada tulisan Dokter yang kurang jelas terbaca Jumlah obat atau aturan minum dari obat belum ditulis oleh Dokter jaga Resep tidak dijamin oleh asuransi sehingga petugas harus mengkonfirmasi ke Dokter Penanggung Jawab Dokter susah dihubungi Stock obat sedang habis sehingga harus meminjam dari apotek lain Terjadi duplikasi resep ( dalam satu resep terdapat obat dengan khasiat yang sama walaupun beda golongan) Resep Pulang tersebut mengalami overdosage atau underdosage setelah dihitung ulang Terjadi interaksi obat dalam satu resep pulang sehingga harus diganti dengan golongan obat yang lain. Obat yang di entry ternyata sedang habis padahal di stock Obat pulang menumpuk banyak karena resep pulang datang secara bersamaan dari semua lantai. Etiket dari bagian entry ada yang salah 5 pembungkusan obat Salah dalam pengentryan obat 6 konfirmasi obat 7 Petugas pengecekan akhir Kurir belum datang dari lantai rawat 8 Kurir Ada kekurangan dalam membungkus obat Obat belum lengkap karena masih pinjam di apotek lain Terlalu banyak obat cito (obat yang harus dikirim dengan segera) Lift yang dilewati terkadang penuh Dari hasil interview yang telah dilakukan terhadap petugas farmasi pada RS XYZ di Jakarta adalah lamanya waktu tunggu resep pulang dikarenakan pada setiap proses yang dilakukan pada resep terdapat waktu yang terbuang cukup banyak. Berdasarkan dari data waktu tunggu resep pulang RS XYZ, data pemakaian obat sehari-hari, data interview, dan data usulan perbaikan dari para petugas farmasi yang sudah ditampilkan maka solusi yang akan diambil untuk mengoptimalkan waktu tunggu dari RS XYZ adalah G-50

4 Optimasi Waktu Tunggu Resep Pulang Farmasi Rawat Inap RS XYZ Dengan Metode E-Presscribing mengembangkan perancangan sistem informasi management RS XYZ yang sudah ada melalui e- presscribing atau sering disebut dengan peresepan secara elektronik. Tabel 2 Data Usulan Perbaikan Waktu Tunggu melalui E-Presscribing No Kendala Harapan Petugas FRI Solusi Lamanya kurir datang Obat mengalami stockout Proses 2x kerja karena obat yang dientry tidak langsung mengurangi stock FRI Tidak adanya keterangan jaminan pelanggan saat mengentry obat yang membuat petugas melakukan kesalahan Pengiriman obat pulang yang sudah dicek terlalu lama Keterangan: FRI: Farmasi Rawat Inap Resep dientry oleh Dokter Obat dapat diganti obat yang sejenis Ketika mengentry dan obat kosong ada tanda Obat yang masuk pada stok minimal pada FRI terdapat peringatan Pemberian tanda jika obat diganti dengan obat lain yang sejenis Obat langsung mengurangi stock sistem jika obat meminjam di apotek FRJ Obat yang dientry dapat langsung mengurangi stock di FRI Terdapat notice tentang aturan pelanggan ketika resep obat sedang dientry Perancangan resep elektronik sehingga resep bisa langsung dientry dan diprint Membuat perjanjian dan memo ke Dokter agar obat bisa diganti dengan obat yang sama Dibuat notice "stockout" ketika obat sudah nol disemua apotek dan diberi tanda warna merah Pada jumlah obat yang dientry akan diberikan notice berwarna biru, hal ini menunjukkan obat berada pada stock minimal Pada jumlah obat yang dientry diberi notice berwarna hijau jika obat sudah disubstitusi. Pada saat mengentry obat akan keluar apotek mana yang memiliki stock paling banyak dan dipinjam Sistem akan langsung mengurangi stock FRI yang tandanya berupa ada background warna kuning yang artinya resep sudah mengurangi stock FRI Akan muncul notice tentang aturan pelanggan ketika Dokter atau petugas farmasi sedang mengentry resep pulang supaya diketahui obat apa saja yang dijamin atau tidak dijamin oleh penjamin tersebut Atasan mengusulkan kepada pihak Pemasangan aerocom management RS XYZ untuk memasang alat aerocom FRJ: Farmasi Rawat Jalan Gambar 2 Diagram Langkah Proses Pembuatan Resep Elektronik Farmasi RS XYZ G-51

5 Ariyanti, Cicilia Berikut ini adalah Flowchart pembuatan program resep elektronik Farmasi RS XYZ dapat dilihat pada Gambar 3. Gambar 3 Flowchart Pembuatan Program Resep Elektronik Farmasi RS XYZ B. Implementasi Perancangan E-presscribing Dari hasil implementasi perancangan sistem informasi management atau e-presscribing untuk RS XYZ di Jakarta adalah semakin optimalnya waktu tunggu resep pulang karena proses kerja dan waktu pengerjaan resep menjadi lebih singkat sehingga dapat memenuhi sasaran mutu waktu tunggu farmasi rawat inap RS XYZ dan secara tidak langsung mengurangi komplain pasien yang akan pulang setelah dirawat. Mengurangi pekerjaan petugas farmasi di lantai karena resep tidak perlu dicek ulang dan dapat langsung diprint oleh Dokter serta mengurangi pekerjaan kurir obat karena kurir tidak perlu mengambil resep ke lantai rawat lagi. Dibawah ini akan ditampilkan data waktu tunggu yang terbaru setelah menggunakan resep elektronik dan akan ditampilkan diagram terbaru alur pengerjaan resep terbaru. No Nama Pasien Entry Resep Tabel 3 Data Waktu Tunggu Setelah Menggunakan E-Presscribing Telaah Proses Pembungkusan Resep Pengisian Obat Obat Waktu Tunggu per Resep Rata-Rata Waktu Tunggu 1 Hendra Tety Adli Vanesha Djoko Aslina Retty Aldi Liza Hidayat Lisna Puji G-52

6 Optimasi Waktu Tunggu Resep Pulang Farmasi Rawat Inap RS XYZ Dengan Metode E-Presscribing 13 Didik Santi Wijaya Data terbaru waktu tunggu resep pulang setelah menggunakan e-presscribing. diatas menunjukkan pengurangan waktu yang cukup banyak setelah digunakannya sistem peresepan secara elektronik. Disini juga ditampilkan data waktu tunggu sebelum perbaikan dan setelah mengalami perbaikan. No Tabel 4 Data Waktu Tunggu Sebelum dan Sesudah Perbaikan Waktu Tunggu Waktu Tunggu Sebelum Perbaikan Setelah Perbaikan Selisih Jumlah Perbaikan Jumlah Dari hasil perhitungan diperoleh terjadi pengurangan waktu tunggu sebesar 55,07% dari waktu tunggu sebelum menggunanan e-presscribing. IV. PENUTUP Perancangan E-Presscribing atau peresepan elektronik sudah dibangunn dan diimplementasikan. Proses penulisan resep pulang RS XYZ yang awalnya ditulis manual oleh Dokter, sekarang sudah diresepkan melalui sistem informasi management RS XYZ dan dapat diprint langsung dari lantai dan dari hasil penelitian ini membuktikan bahwa waktu tunggu menjadi lebih optimal dan lebih efisien. Dari hasil perbandingan waktu tunggu sebelum dan sesudah menggunakan E-Presscribing maka terjadi penurunan waktu tunggu selama 55,07% dari waktu tunggu sebelum menggunakan resep elektronik. DAFTAR PUSTAKA Jogianto, Hartono,2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi III. Yogyakarta: ANDI Mudzakkir, M, 2012, Sistem Resep Elektronik (Close-Loop) Berbasis Barcode Untuk Patient Safety, Tugas Mata Ajar Sistem Informasi Manajemen, Magister Keperawatan Kekhususan Keperawatan Medikal Bedah, Universitas Indonesia. Robert G Murdick, Dkk, 1991, Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern, Jakarta: Erlangga Satzinger, John W., Jackson, Robert B., Burd, Stephen D, 2009, Systems Analysis and Design in a Changing World (5th Edition). New York: Course Technology. Scott, George M, 2001, Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Raja Grafindo Persada Syamsuni, A, 2006, Ilmu Resep. Jakarta: Penerbit Buku Kedokteran EGC G-53