Manajemen Persediaan. Persediaan dan Strategi Penyediaan Barang. Dinar Nur Affini, SE., MM. Modul ke: Fakultas Ekonomi & Bisnis

Transkripsi

1 Manajemen Persediaan Modul ke: Persediaan dan Strategi Penyediaan Barang Fakultas Ekonomi & Bisnis Dinar Nur Affini, SE., MM. Program Studi Manajemen

2 Barang Persediaan

3 Barang Persediaan Barang persediaan atau disebut inventory adalah barang-barang yang biasanya dapat dijumpai di gudang tertutup, lapangan, gudang terbuka, atau tempat-tempat penyimpanan lain, baik berupa bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, barang-barang untuk keperluan operasi, atau barang-barang untuk keperluan proyek.

4 Barang Persediaan Tujuan mengadakan persediaan antara lain: Memenuhi kebutuhan nominal; Memenuhi kebutuhan mendadak; Memungkinkan pembelian atas dasar jumlah ekonomis.

5 Barang Persediaan Manajemen persediaan (inventory control) atau disebut juga inventory management atau pengendalian tingkat persediaan adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga di satu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan di lain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara optimal.

6 Barang Persediaan Dalam pengertian diatas, usaha yang perlu dilakukan dalam manajemen persediaan secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut: Menjamin terpenuhinya kebutuhan operasi; Membatasi nilai seluruh investasi; Membatasi jenis dan jumlah material; Memanfaatkan seoptimal mungkin material yang ada.

7 Barang Persediaan Untuk memahami persediaan ini secara lebih baik, beberapa hal berikut ini perlu diketahui dan diperhatikan: 1. Nilai atau besarnya investasi perusahaan dalam bentuk barang persediaan 2. Jumlah persediaan barang 3. Pengaruh ketidakcermatan data dalam penentuan kebutuhan 4. Pengaruh turunnya tingkat layanan terhadap keuntungan perusahaan 5. Pengaruh inflasi, dalam hubungan dengan biaya penyediaan barang, pada keuntungan perusahaan 6. Perputaran (turnover) barang persediaan dibandingkan dengan benchmark

8 Barang Persediaan Untuk memahami persediaan ini secara lebih baik, beberapa hal berikut ini perlu diketahui dan diperhatikan: 1. Nilai atau besarnya investasi perusahaan dalam bentuk barang persediaan 2. Jumlah persediaan barang 3. Pengaruh ketidakcermatan data dalam penentuan kebutuhan 4. Pengaruh turunnya tingkat layanan terhadap keuntungan perusahaan 5. Pengaruh inflasi, dalam hubungan dengan biaya penyediaan barang, pada keuntungan perusahaan 6. Perputaran (turnover) barang persediaan dibandingkan dengan benchmark

9 Barang Persediaan Kecenderungan baru atau perubahan iklim dalam manajemen persediaan barang antara lain adalah adanya peningkatan kesadaran dalam hal-hal sebagai berikut: 1. Kesadaran atas besarnya biaya penyediaan barang. 2. Kesadaran atas hubungan antara kebijakan penyediaan barang dan strategi pembelian. 3. Kesadaran atas hubungan yang erat antara manajemen persediaan barang dan manajemen pemeliharaan. 4. Kesadaran mencari cara cara baru untuk meningkatkan efisiensi dalam manajemen pengolahan barang

10 Klasifikasi Barang Persediaan

11 Klasifikasi Barang Persediaan Barang persediaan dapat dibagi atas beberapa jenis atau klasifikasi: 1. Bahan baku (raw matwerials) Bahan mentah yang belum diolah, yang akan diolah menjadi barang jadi, sebagai hasil utama dari perusahaan yang bersangkutan. 2. Barang setengah jadi (semi finished products) Hasil olahan bahan mentah sebelum menjadi barang jadi, yang sebagian akan diolah lebih lanjut menjadi barang jadi, dan sebagian kadang-kadang dijual seperti apa adanya untuk menjadi bahan baku persediaan lain.

12 Klasifikasi Barang Persediaan 3. Barang jadi (finished products) Barang yang sudah selesai diproduksi atau diolah, yang merupakan hasil utama perusahaan yang bersangkutan dan siap untuk dipasarkan/dijual. 4. Barang umum dan suku cadang (general materials and spare parts) Segala jenis barang atau suku cadang yang digunakan untuk operasi menjalankan perusahaan/pabrik dan untuk memelihara peralatan yang digunakan. Sering kali barang jenis ini disebut juga barang pemeliharaan, perbaikan, dan operasi, atau MRO materials (maintenance, repair and operation).

13 Klasifikasi Barang Persediaan 5. Barang untuk proyek (work in progress) Barang-barang yang di tumpuk menunggu pemasangan dalam suatu proyek baru. 6. Barang dagangan (commodities) Barang yang dibeli, sudah merupakan barang jadi dan disimpan di gudang menunggu penjualan kembali dengan keuntungan tertentu.

14 Prinsip Manajemen Persediaan

15 Prinsip Manajemen Persediaan Prinsip pengelolaan yang harus dianut, yakni: Penentuan jumlah dan jenis barang yang disimpan dalam persediaan haruslah sedemikian rupa sehingga produksi dan operasi perusahaan tidak terganggu, tetapi dilain pihak sekaligus harus dijaga agar biaya investasi yang timbul dari penyediaan barang tersebut seminimal mungkin.

16 Prinsip Manajemen Persediaan Pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab yang menyangkut manajemen persediaan antara lain : 1. Jenis barang apa saja yang perlu disimpan dalam persediaan? 2. Berapa jumlah barang tiap-tiap jenis yang perlu disimpan dalam persediaan? 3. Apa, berapa, dan kapan suatu barang harus dipesan lagi untuk mengisi kembali barang persediaan? 4. Bagaimana perbedaan antara menejemen persediaan barang umum dan suku cadang?

17 Prinsip Manajemen Persediaan 5. Bagaimana menentukan tingkat (nilai) persediaan yang ideal? 6. Bagaimana menentukan standarisasi material dan perlengkapan? 7. Hal-hal apa yang mempengaruhi manajemen persediaan? 8. Bagaimana mengendalikan dan mengelola persediaan berlebih dan persediaan mati? 9. Biaya-biaya apa saja yang menyangkut manajemen persediaan dan bagaimana cara mengendalikannya?

18 Prinsip Manajemen Persediaan 10. Bagaimana melakukan peramalan jumlah permintaan barang? 11. Bagaimana melakukan benchmarking? 12. Bagaimana mengukur tingkat kinerja menejemen persediaan? 13. Bagaimana akuntansi barang persediaan?

19 Pembagian Jenis Barang

20 Pembagian Jenis Barang Dalam manajemen persediaan, barang-barang dapat dibagi menurut beberapa sudut pandang atau pendekatan, yang antara lain dapat disampaikan sebagai berikut : 1. Menurut jenis a. Barang umum (general materials) Barang jenis ini biasanya macamnya cukup banyak, pemakaiannya tidak tergantung dari peralatan, harganya relatif lebih kecil, dan penentuan kebutuhan relatif lebih gampang. b. Suku cadang (spare parts) Barang jenis ini macamnya sangat banyak, harganya biasanya lebih mahal, pemakaiannya tergantung dari peralatan, dan penentuan kebutuhannya lebih sulit.

21 Pembagian Jenis Barang 2. Menurut harga a. Barang berharga tinggi (high value items) Barang ini biasanya berjumlah sekitar hanya 10% dari jumlah item persediaan, namun jumlah nilainya mewakili sekitar 70% dari seluruh nilai persediaan, oleh sebab itu memerlukan tingkat pengawasan yang sangat tinggi. b. Barang berharga menengah (medium value items) Barang ini biasanya berjumlah kira-kira 20% dari jumlah item persediaan, dan jumlah nilainya sekitar 20% dari jumlah nilai persediaan, sehingga memerlukan tingkat pengawasan cukup saja. c. Barang berharga rendah (low value items) Berlawanan dengan barang berharga tinggi, jenis barang ini biasanya berjumlah kira-kira 70% dari seluruh pos persediaan, namun nilai harganya hanya mewakili 10% saja dari seluruh nilai barang persediaan, sehingga hanya memerlukan tingkat pengawasan rendah.

22 Pembagian Jenis Barang 3. Menurut frekuensi penggunaan a. Barang yang cepat pemakaian atau pergerakannya (fast moving items) Barang ini frekuensi penggunaannya dalam 1 tahun lebih dari sekian bulan tertentu, misalnya lebih dari 4 bulan, sehingga barang jenis ini memerlukan frekuensi perhitungan pemesanan kembali yang lebih sering b. Barang lambat pemakaian atau pergerakannya (slow moving items) Barang yang frekuensi penggunaannya dalam 1 tahun kurang dari sekian bulan tertentu, misalnya dibawah 4 bulan, sehingga barang jenis ini memerlukan frekuensi perhitungan pemesanan kembali yang tidak sering.

23 Pembagian Jenis Barang 4. Menurut tujuan penggunaan a. Barang persediaan, perbaikan, dan operasi (MRO materials) Barang ini sifatnya habis pakai, digunakan untuk keperluan pemeliharaan, perbaikan, atau reparasi dan operasi, dan kalau suatu saat persediaan habis, operasi masih dapat berjalan sementara. b. Barang program (program materials) Barang yang sifatnya juga habis pakai, jumlah kebutuhannya sesuai dengan tingkat produksi/kegiatan perusahaan yang bersangkutan, dan kalau persediaan habis, kegiatan perusahaan akan langsung berhenti.

24 Pembagian Jenis Barang 5. Menurut jenis anggaran a. Barang operasi (operating materials) Barang yang digunakan untuk operasi biasa, yang dianggarkan dalam anggaran operasi dan apabila digunakan, akan dibukukan sebagai biaya, dan proses persetujuan anggarannya biasanya lebih cepat dan sederhana b. Barang investasi (capital materials) Barang yang biasanya berbentuk peralatan dan digunakan untuk penambahan, perluasan, atau pembangunan proyek, atau sebagai asset perusahaan, dianggarkan dalam anggaran investasi, bukan dalam anggaran operasi, dan dibukukan dalam asset perusahaan, sedangkan biaya dihitung dengan metode penyusutan sesuai dengan metode perhitungan yang telah ditentukan, dan proses persetujuan anggarannya biasanya lebih sulit dan lama.

25 Pembagian Jenis Barang 6. Menurut cara pembukuan perusahaan a. Barang persediaan (stock items) Jenis barang yang setibanya barang tersebut dari proses pembelian, dibukukan dalam akun persediaan barang perusahaan dan barangnya sendiri disimpan digudang persediaan b. Barang dibebankan langsung (direct charged materials) Jenis barang yang setelah dibeli langsung dikirimkan dan dibebankan kebagian yang akan menggunakan. Barang jenis ini memang biasanya tidak disediakan dalam persediaan karena jarang sekali digunakan.

26 Pembagian Jenis Barang 7. Menurut hubungannya dengan produksi a. Barang langsung (direct materials) Jenis barang yang langsung digunakan dalam produksi, yang akan menjadi bagian dari produk akhir. Jadi bahan mentah, bahan penolong, barang setengah jadi, barang jadidan barang komoditi juga termasuk dalam kategori ini. b. Barang tidak langsung (indirect materials) Jenis barang yang tidak ada hubungannya dengan proses produksi, namun diperlukan untuk memelihara mesin dan fasilitas yang digunakan untuk proses produksi. Yang termasuk dalam kategori ini adalah barang MRO (suku cadang dan barang umum) dan barang proyek.

27 Kebijakan Pemeliharaan

28 Kebijakan Pemeliharaan Ada beberapa jenis kebijakan yang dimaksud disini, antara lain: 1. Kebijakan rawat buang Dalam kebijakan ini perlengkapan digunakan tanpa perawatan yang berarti, kalau terjadi kerusakan, biasanya perlengkapan atau peralatan tersebut langsung dibuang dan diganti dengan peralatan yang baru. Umumnya, kebujakan ini ditempuh karena dipandang dari segi ekonomi lebih menguntungkan. Oleh karena itu, apabila ditempuh kebijakan seperti ini, tidak perlu dilakukan penyediaan suku cadang. 2. Kebijakan rawat sendiri/rawat pakai Dalam kebijakan ini, perawatan peralatan dilakukan oleh organisasi perusahaan sendiri. Untuk itu, biasanya perlu disediakan suku cadang untuk maksud tersebut. Disamping itu, perlu juga dilakukan perencanaan dan perhitungan yang teliti mengenai pengisian persediaan.

29 Kebijakan Pemeliharaan 3. Kebijakan rawat kontrak (hanya jasa) Dalam kebijakan ini, perawatan perlengkapan dilakukan oleh pihak ketiga (kontraktor) dengan kontrak jasa. Pertimbangan utama yang melatarbelakangi kebijakan ini biasanya adalah segi ekonomi dan tekologi. Dalam hal ini, karena yang dikontrak hanya jasa perawatan, suku cadang tetap harus disediakan oleh emilik peralatan, sehingga suku cadang masih perlu disediakan di gudang. 4. Kebijakan rawat kontrak (termasuk suku cadang) Dalam kebijakan ini, perawatan perlengkapan dilakukan oleh pihak ketiga. Dalam kontrak perawatan dengan pihak ketiga tersebut, disamping jasa perawatan, juga dimasukkan jasa pengadaan dan penyediaan suku cadang yang diperlukan. Pertimbangan utama untuk pemilihan kebijakan ini adalah juga segi ekonomi dan teknologi. Oleh karena itu, apabila ditempuh kebijakan jenis ini, perusahaan tidak perlu menyediakan dan menyimpan suku cadang dalam gudang.

30 Kebijakan Pemeliharaan 5. Kebijakan unit cadangan (spare unit) Kebijakan ini mengandalkan pemasangan unit cadangan yang siap pakai, yang biasanya dilakukan pada instalasi vital. Kalau suatu saat terjadi kerusakan pada peralatan, tugasnya langsung diambil alih oleh unit cadangan tadi. Unit cadangan ini dapat dipasang di samping peralatan yang sedang berjalan, atau dapat juga disimpan di gudang. Begitu unit cadangan digunakan, yaitu yang rusak sudah diperbaiki, dan bila sudah baik lagi akan berfungsi menjadi unit cadangan pengganti, dan demikian seterusnya. Tujuan utama penggunaan kebijakan ini adalah faktor kecepatan dan perbaikan. Dalam kebijakan jenis ini, pegadaan dan penyediaan suku cadangnya harus memperhatikan unit cadangan ini.

31 Kebijakan Pemeliharaan 6. Kebijakan teknik reparasi rakitan (assembly repair technique atau ART). Kebijakan ART adalah teknik penggantian suku cadang yang rusak dengan rakitan suku cadang lengkap dan bukan dengan penggantian suku cadang kecil-kecil. Dengan demikian, rakitan suku cadang lengkap yang rusak diganti dengan rakitan suku cadang lengkap pula. Rakitan suku cadang tersebut diganti dan menjadi persediaan kembali berbentuk rakitan suku cadang. Tujuan utama menggunakan kebijakan ini adalah kecepatan dalam perbaikan. Dalam kebijakan ini, yang perlu disediakan di gudang bukan suku cadang kecil-kecil, tetapi rakitan suku cadang tadi. 7. Kebijakan kombinasi berbagai kebijakan di atas Apabila ditempuh kebijakan jenis ini, penyediaan suku cadang dalam gudang perlu disesuaikan. Dalam praktek, banyak perusahaan yang memiliki kebijakan kombinasi seperti ini.

32 Klasifikasi Peralatan

33 Klasifikasi Peralatan Mengenai peralatan ini, klasifikasinya dapat dilihat dari beberapa sudut pandang, antara lain sebagai berikut: 1. Menurut sifat kerjanya a. Peralatan stasioner (stationary equipment) Yaitu peralatan yang bekerjanya relatif diam atau tidak bergerak, misalnya: Alat pertukaran panas, ketel uap, Tanur api, dan Alat pendingin. Sehingga suku cadang untuk peralatan jenis ini biasanya rusak relatif lama.

34 Klasifikasi Peralatan b. Peralatan berputar atau bergerak (rotating or moving equipment) Yaitu jenis peralatan yang bekerjanya atau setidaknya sebagian dari peralatan itu serba bergerak atau berputar, misalnya: Kompresor, Turbin, Pompa sentrifugal, Pompa pembilas, Mesin. Sehingga suku cadang untuk peralatan jenis ini biasanya rusaknya relative cepat, terlebihlebih bagian yang bergerak/berputar.

35 Klasifikasi Peralatan 2. Berdasarkan kepentingan penggunaannya (criticality rating) a. Peralatan vital (vital equipment) Peralatan vital adalah peralatan untuk proses utama pabrik/perusahaan, yang apabila mengalami kegagalan atau kerusakan, akan langsung mengakibatkan terhentinya operasi dan hilangnya produksi. Peralatan keselamatan (safety eauipment), yang jika gagal atau tidak berfungsi dapat menimbulkan bahaya terhadap keselamatan jia manusia, dapat dimasukkan ke dalam peralatan jenis ini.

36 Klasifikasi Peralatan b. Peralatan penting (essential eauipment) Peralatan penting adalah peralatan bantu yang biasanya mempunyai cadangan, dan jika gagal, secara tidak langsung berpengaruh terhadap kehilangan produksi, tetapi jika berlangsung lebih dari waktu tertentu (misalnya lebih dari 24 jam), akan dapat menyebabkan hilangnya atau berhentinya proses produksi. Semua peralatan keselamatan yang tidak dikategorikan dalam peralatan vital, masuk dalam kategori ini.

37 Klasifikasi Peralatan c. Peralatan penunjang (support or auxiliary equipment) Yaitu semua peralatan pembantu proses produksi yang apabila gagal dalam waktu tertentu (misalnya leih dari 71 jam), akan menyulitkan proses produksi atau produksi kerja. d. Peralatan operasi (operational equipment) Yaitu semua peralatan lain yang tidak termasuk dalam ketiga kategori di atas.

38 Terima Kasih Nama Dosen