PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA PT SATRIA BATAM SUKSES

Transkripsi

1 PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA PT SATRIA BATAM SUKSES TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III Oleh: ZESSY METHOVANA SIJABAT PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN MANAJEMEN BISNIS POLITEKNIK NEGERI BATAM 2015 i

2

3

4 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus karena atas kasih karunia dan anugerah-nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul Prosedur Penjualan Kredit Pada PT Satria Batam Sukses. Penyusunan Tugas Akhir ini dalam rangka memenuhi salah satu syarat kelulusan mata kuliah yaitu Tugas Akhir. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini tidak hanya berdasarkan pemikiran penulis sendiri, akan tetapi banyak pihak yang terlibat dalam memberikan saran masukan, bimbingan, dukungan serta doa. Oleh sebab itu, melalui kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Dr. Eko Priyono Sanyoto selaku Direktur Politeknik Negeri Batam 2. Ibu Ely Kartikaningdyah, S.E., M.Si, selaku Ketua Jurusan Manajemen Bisnis dan dosen wali penulis 3. Bapak Arif Darmawan, S.E., M.Sc, selaku Ketua Program Studi Akuntansi (D3) 4. Bapak Hendra Gunawan, S.E., M.Sc. selaku dosen pembimbing tugas akhir 5. Ibu Nanik Lestari, S.E., M.S.Ak. dan Mba Anjelina, S.ST selaku dosen penguji penulis dalam tugas akhir ini 6. Bapak Udin P. Sihaloho, SH dan Ibu Holong selaku Investor di PT Satria Batam Sukses 7. Bapak Faber Sidabutar selaku Direktur PT Satria Batam Sukses 8. Bapak Jonson Samosir, Ibu Winda Trimarina serta rekan-rekan di PT Satria Batam Sukses yang tidak dapat disebutkan penulis satu per satu iv

5

6

7 ABSTRAK Nama Program Studi Judul : Zessy Methovana Sijabat : Akuntansi : Prosedur Penjualan Kredit Pada PT Satria Batam Sukses Penelitian ini dilakukan di PT Satria Batam Sukses dengan judul Prosedur Penjualan Kredit Pada PT Satria Batam Sukses. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur penjualan kredit yang diterapkan di perusahaan dagang, bagaimana prosedur yang berlaku dalam proses penjualan kredit dimulai dari proses pengiriman quotation, penerimaan purchase order sampai dengan proses pelunasannya, bagaimana perbandingan prosedur penjualan kredit menurut teori dan prosedur penjualan kredit yang diterapkan di perusahaan, dan untuk mengetahui apa kelemahan dari prosedur yang sudah diterapkan di perusahaan dan upaya perbaikannya. Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa prosedur pada PT Satria Batam Sukses masih kurang efektif untuk fungsi yang terkait karena adanya rangkap jabatan, dokumen yang digunakan juga masih sangat sederhana sehingga masih perlu diperbaiki. Saran yang dapat penulis sampaikan agar perusahaan membuat prosedur yang baku dan membuatnya dalam bentuk flowchart sehingga setiap kegiatan lebih terarah dan proses internal control lebih mudah dilakukan. Kata kunci: Prosedur, penjualan kredit, perusahaan dagang vii

8 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... ii LEMBAR PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi ABSTRAK... vii DAFTAR ISI... viii DAFTAR GAMBAR... x BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Identifikasi Masalah... 3 BAB II DASAR TEORI Pengertian Prosedur Prosedur Penjualan Kredit Unit Organisasi Formulir Catatan Akuntansi yang Digunakan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengendalian Internal Pengertian Pengendalian Internal Tujuan Pengendalian Internal Struktur dan Komponen Pengendalian Internal Unsur Pengendalian Internal Manajemen Piutang BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Sejarah Singkat PT Satria Batam Sukses Visi, Misi PT Satria Batam Sukses Struktur Organisasi PT Satria Batam Sukses Ruang Lingkup Usaha PT Satria Batam Sukses BAB IV PEMBAHASAN Deskripsi Kerja Lokasi Unit Kerja Rincian Tugas Tanggung Jawab Target yang Diharapkan Deskripsi Alat dan Produk Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan viii

9 4.3 Pembahasan Prosedur Penjualan Kredit di PT Satria Batam Sukses Bagian Terkait Prosedur Penjualan Kredit Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penjualan Kredit Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Analisis Prosedur Penjualan Kredit pada PT Satria Batam Sukses. 42 BAB V PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA... xi DAFTAR LAMPIRAN... xii ix

10 DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Satria Batam Sukses...22 Gambar 4.1 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit...25 Gambar 4.2 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT Satria Batam Sukses...38 Gambar 4.3 Contoh Form Pengambilan Barang...43 Gambar 4.4 Quotation PT Satria Batam Sukses...44 x

11 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Setiap perusahaan pasti mengharapkan usaha yang dijalankannya berkembang dan bertahan untuk jangka waktu yang panjang. Setiap perusahaan harus menerapkan prosedur yang baik, agar setiap kegiatan yang dilaksanakan bisa berjalan dengan baik. Prosedur yang baik akan mempermudah untuk melakukan pengawasan internal. Pengawasan internal itu sendiri meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan dan digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu (Baridwan, 2009). Saat ini sudah banyak perusahaan yang mengikuti serangkaian sertifikasi prosedur untuk setiap departemen ada. Hal ini dilakukan oleh pihak manajemen sebagai bentuk peningkatan mutu serta kualitas perusahaan tersebut. Baik itu perusahaan dagang, jasa maupun manufaktur. Namun untuk memperoleh hasil yang baik atas sertifikasi tersebut bukanlah hal yang mudah dan juga membutuhkan biaya yang cukup besar, maka hanya perusahaan dengan skala yang besar yang banyak melakukannya. Perusahaan dengan skala menengah ke bawah tetap harus memiliki prosedur yang baik agar dapat melakukan pengendalian internal terhadap usahanya. Setiap bagian yang ada di perusahaan seharusnya memiliki prosedur yang baik dan hal ini penting untuk diperhatikan oleh pihak 1

12 2 manajemen, salah satunya adalah bagian penjualan kredit. Prosedur di bagian penjualan kredit sangat penting khususnya pada perusahaan dagang karena pada umumnya transaksi jual beli antar perusahaan dilakukan secara kredit. Hal ini untuk membantu para pelanggan agar dapat memutar sementara aset lancar yang dimilikinya. PT Satria Batam Sukses merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan bahan bakar minyak (BBM) solar industri. Penjualan yang terjadi di PT Satria Batam Sukses diberikan secara kredit dengan termin pembayaran yang berbeda-beda. Setiap perusahaan yang menjadi pelanggan PT Satria Batam Sukses memiliki prosedur yang berbeda-beda khususnya pada dokumentasi pengiriman seperti invoice dan delivery order (DO). Ketidaksamaan prosedur ini terkadang menjadi kendala pada saat penagihan piutang perusahaan. Padahal dalam penjualan kredit dokumentasi surat-surat pengiriman barang merupakan bukti yang kuat untuk menagih piutang kepada pelanggan. Permasalahan yang lain adalah sering terjadi keterlambatan pengiriman invoice kepada pelanggan karena purchase order belum ditandatangani oleh bagian yang berwenang dari perusahaan pelanggan PT Satria Batam Sukses. Hal ini mengakibatkan masa pembayaran lewat dari termin yang sudah ditetapkan. Keterlambatan pembayaran dan perubahan harga BBM solar industri yang terjadi dua kali dalam sebulan yakni pada tanggal satu dan lima belas setiap bulannya membuat perusahaan mengalami kemacetan dalam perputaran modal usaha. PT Satria Batam Sukses bukan merupakan perusahaan besar dengan jumlah karyawan sebanyak delapan orang. PT Satria Batam Sukses belum memiliki

13 3 prosedur yang baku khususnya untuk penjualan kredit dan beberapa fungsi yang seharusnya dipisahkan ditangani oleh orang yang sama. Prosedur yang baik sangat dibutuhkan untuk meningkatkan profit perusahaan. Adanya prosedur yang baik juga akan meningkatkan efektivitas pekerjaan yang ada. Berdasarkan uraian di atas penulis tertarik untuk menerapkan ilmu yang diperoleh oleh penulis dalam mata kuliah sistem informasi akuntansi dan mata kuliah lainnya, maka penulis memilih judul PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA PT SATRIA BATAM SUKSES sebagai bahan penelitian. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah sebagai berikut: a. Terdapat keterlambatan dalam pengiriman invoice yang menyebabkan penundaan penerimaan piutang b. Satu karyawan menangani beberapa fungsi yang berbeda c. Belum adanya prosedur baku untuk penjualan kredit di perusahaan

14 BAB II DASAR TEORI 2.1 Pengertian Prosedur Menurut Baridwan (2009), prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya pengakuan yang seragam terhadap transaksitransaksi perusahaan yang sering terjadi. Pengertian lain prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001). 2.2 Prosedur Penjualan Kredit Prosedur penjualan adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) dan pencatatan penjualan (Baridwan, 2009). Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Sama halnya untuk prosedur penjualan kredit yang juga melibatkan banyak bagian dalam perusahaan dan sulit dipisahkan antara prosedur pencatatan penjualan dan piutang karena keduanya berkaitan erat. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa prosedur penjualan kredit ialah urutan kegiatan yang dimulai dari pesanan pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur dan dilakukan pencatatan penjualan dan piutang. 4

15 Unit Organisasi Menurut Baridwan (2009), prosedur melibatkan beberapa bagian dalam perusahan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagianbagian yang terkait dalam prosedur penjualan adalah bagian pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian billing. Fungsi dari setiap bagian itu adalah sebagai berikut: 1. Bagian Pesanan Penjualan (Sales Order Department) Fungsi pesanan penjualan pada perusahaan kecil dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri di bawah bagian penjualan. Bagian pesanan penjualan mempunyai fungsi sebagai berikut: a. Mengawasi semua pesanan yang diterima b. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman dan melengkapi informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman c. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit d. Menentukan tanggal pengiriman. Apabila gudangnya lebih dari satu menentukan dari gudang mana akan dilakukan pengiriman e. Membuat surat perintah pengiriman (shipping orders) dan back orders beserta tembusan-tembusannya f. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan mana yang belum dipenuhi

16 6 g. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti memorial (journal voucher) untuk bagian piutang h. Mengawasi pengiriman barang-barang untuk contoh (sampel) 2. Bagian Kredit Setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar dapat memberikan persetujuan, bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatan waktu pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan. Namun terkadang, surat perintah pengiriman dari bagian pesanan penjualan langsung didistribusikan pada masing-masing bagian yang bersangkutan dan bagian kredit menerima satu lembar kemudian menandatangani untuk persetujuan atau menolaknya. Apabila pesanan tidak disetujui oleh bagian kredit maka bagian pesanan penjualan memberitahu bagian pengiriman agar barang-barangnya tidak jadi dikirim. Prosedur ini biasanya dilakukan untuk menyingkat waktu dan untuk pelanggan lama. 3. Bagian Gudang Bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat perintah pengiriman. Barang-barang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli. 4. Bagian Pengiriman

17 7 Bagian pengiriman bertugas untuk mengirim barang-barang pada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang dipesan. Pengembalian barang ini dilakukan apabila ada debit memo untuk retur pembelian. 5. Bagian Pembuatan Faktur atau Penagihan (Billing) Tugas bagian pembuatan faktur adalah: a. Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan tembusan-tembusannya. b. Menghitung biaya kirim penjualan dan Pajak Pertambahan Nilai c. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-perhitungan dalam faktur Formulir Formulir yang digunakan dalam prosedur pesanan penjualan adalah surat perintah pengiriman (shipping order) dengan beberapa tembusan yang masing-masing mempunyai fungsi sendiri-sendiri. Formulir yang digunakan dalam prosedur pembuatan faktur adalah faktur (invoice) beserta tembusan-tembusannya (Baridwan, 2009). Formulir-formulir di atas terkadang dibuat sendiri-sendiri, tetapi mungkin juga pembuatannya dilakukan sekaligus. 1. Surat Perintah Pengiriman (Shipping Order) Surat perintah pengiriman dan tembusan-tembusannya mempunyai fungsi sebagai berikut:

18 8 a. Tembusan pengiriman (shipping copy atau stock request copy) Tembusan pengiriman (shipping copy atau stock request copy) adalah tembusan yang dikirimkan ke bagian gudang agar disiapkan barangbarang yang akan dikirim. Barang-barang dan tembusan ini dari bagian gudang diserahkan ke bagian pengiriman. b. Tembusan kredit (credit copy) Tembusan kredit (credit copy) adalah tembusan yang diserahkan ke bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit. c. Tembusan pemberitahuan (advice or acknowledgement copy) Tembusan pemberitahuan (advice or acknowledgement copy) adalah tembusan yang dikirimkan pada pembeli sebagai pemberitahuan bahwa pesanannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan. d. Tembusan surat pengangkutan (bill of lading copy) Tembusan surat pengangkutan (bill of lading copy) adalah tembusan yang berisi informasi yang sama dengan surat perintah pengiriman, membuatnya bisa merupakan tembusan surat perintah pengiriman atau dibuat terpisah. Bill of lading ini bisanya dibuat rangkap 3, dua lembar diserahkan pada pengangkut, satu lembar dimintakan tanda tangan pada pengangkut sebagai tanda terima barang. e. Tembusan barang (packing slip) Tembusan barang (packing slip) adalah tembusan yang dimasukkan dalam bungkusan barang yang dikirim pada pembeli f. Tembusan untuk arsip (journal or register copy)

19 9 Tembusan untuk arsip (journal or register copy) adalah tembusan yang disimpan urut nomor. Arsip ini disimpan sampai tembusan pengiriman diterima kembali dari bagian pengiriman. g. Tembusan untuk mengawasi pesanan-pesanan yang belum dipenuhi (unfilled order copy) Tembusan untuk mengawasi pesanan-pesanan yang belum dipenuhi (unfilled order copy) adalah tembusan yang disimpan sesuai abjad nama pembeli yang digunakan sebagai catatan untuk menentukan (mengetahui) pesanan-pesanan mana yang belum dapat dipenuhi. 2. Faktur (Invoice) Faktur biasanya dibuat dengan beberapa tembusan yang masing-masing mempunyai fungsi sebagai berikut: a. Tembusan untuk langganan Lembar pertama dan satu atau dua tembusan, tergantung pada permintaan pembeli. b. Tembusan untuk piutang Tembusan yang dipakai sebagai dasar (media) untuk mendebit rekening buku pembantu piutang. Di ledgerless bookkeeping media ini tidak dicatat, tetapi disimpan dalam map yang fungsinya sebagai buku pembantu piutang. c. Tembusan distribusi Tembusan yang digunakan untuk mengkredit rekening penjualan yang dirinci sesuai dengan klasifikasinya, menghitung harga pokok penjualan dan menghitung komisi salesman.

20 10 d. Tembusan pemberitahuan (advice copy) Tembusan yang diberikan pada salesman sebagai pemberitahuan bahwa faktur sudah dikirim sehingga salesman dapat menghitung berapa komisi yang akan diterimanya Catatan Akuntansi yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: 1. Jurnal Penjualan Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik penjualan kredit maupun penjualan tunai. 2. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 3. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu

21 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Menurut Mulyadi (2001), jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Prosedur order penjualan Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli 2. Prosedur persetujuan kredit Fungsi penjualan meminta persetujuan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit 3. Prosedur pengiriman Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungi pengiriman 4. Prosedur penagihan Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman 5. Prosedur pencatatan piutang

22 12 Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang 6. Prosedur distribusi penjualan Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu 2.2 Pengendalian Internal Pengertian Pengendalian Internal Pengendalian internal dalam artian sempit ialah pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (crossfooting) maupun penjumlahan menurun (footing), dan dalam artian yang luas, pengendalian internal tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan (Baridwan, 2009). Menurut Mulyadi (2001) sistem pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lainnya yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yakni kendala pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan perundangan yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas tentang pengendalian internal, kita dapat menyimpulkan bahwa pengendalian internal merupakan bentuk

23 13 pengawasan yang harus dilakukan oleh pihak manajemen untuk melindungi aset perusahaan dari tindakan yang dapat merugikan perusahaan Tujuan Pengendalian Internal Tujuan pengendalian internal menurut Mulyadi (2001) terbagi atas dua yaitu: 1. Menjaga kekayaan perusahaan a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya. 2. Mengecek ketelitian dan kendala akuntansi a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan b. Pencatatan transaksi yang terjadi tercatat dengan benar di dalam catatan akuntansi perusahaan Struktur dan Komponen Pengendalian Internal Struktur pengendalian internal menurut Jusup (2001) terdiri atas lima komponen yaitu: a. Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian mempengaruhi suasana suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran tentang pengendalian kepada orang-orangnya dan merupakan landasan bagi komponen-komponen pengendalian lainnya dengan menciptakan disiplin dan struktur. b. Perhitungan risiko

24 14 Perhitungan risiko merupakan identifikasi, analisis dan pengelolaan risiko suatu perusahaan berkenaan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi berlaku umum. c. Informasi dan komunikasi Sistem informasi berhubungan dengan tujuan pelaporan keuangan yang mencakup sistem akuntansi dan komunikasi menyangkut pemberian pemahaman yang jelas tentang peran serta tanggung jawab masing-masing individu. d. Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dijalankan. Hal ini dilakukan dengan beberapa cara: 1) Pengendalian pengolahan informasi 2) Pembagian tugas 3) Pegawasan fisik 4) Review kinerja e. Pemonitoran Pemonitoran (monitoring) adalah suatu proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian internal sepanjang masa. Menurut Suwardjono (2003), sistem akuntansi yang andal dapat menjamin reliabilitas data kalau sistem akuntansi tersebut dibangun di dalam suatu struktur pengendalian internal yang kondusif. Struktur pengedalian internal yang terbentuk untuk suatu perusahaan terdiri atas lima komponen yaitu: a. Iklim pengendalian (control environment)

25 15 b. Tanggapan manajemen terhadap risiko (risk assessment) c. Kegiatan pengendalian (control activities) d. Sistem informasi dan komunikasi (information and commnication) e. Pemantauan (monitoring) Unsur Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2001), ada tiga unsur pokok dari pengendalian internal yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit yaitu: 1. Organisasi Saat merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penjualan kredit, unsur pokok sistem pengendalian internal dijelaskan sebagai berikut: a. Fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi kredit Hal ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan internal terhadap transaksi penjualan kredit sehingga risiko piutang tidak tertagih dapat dikurangi. b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit Catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan keandalannya serta kekayaan perusahaan dalam bentuk piutang dapat dijamin keamanannya dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut. c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas Pemisahan kedua fungsi pokok ini bertujuan untuk mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang

26 16 terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang berada di tangan satu karyawan. d. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi Setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi. Setiap pelaksanaan transaksi yang menggunakan pengendalian internal akan menciptakan pengecekan internal (intern check) yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan oleh yang memiliki wewenang untuk itu pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman). c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat order pengiriman.

27 17 d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan pejabat yang berwenang dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampirkan dengan dokumen pendukung yang lengkap. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan atas faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. g. Pencatatan ke dalam akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. 3. Praktik yang sehat a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak. Hal ini bertujuan agar dapat dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut b. Secara periodik fungsi akuntansi mengirimkan pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. c. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening control piutang dalam buku besar. 2.3 Manajemen Piutang Menurut Atmaja (2008) manajemen piutang dimulai dengan keputusan apakah perusahaan akan memberikan kredit atau tidak, kemudian piutang yang timbul

28 18 harus dimonitor agar tidak melebihi batas yang diijinkan. Tingkat piutang yang tinggi akan mengurangi keuntungan dari penjualan. Kebijakan penjualan kredit merupakan pedoman yang ditempuh oleh perusahaan dalam menentukan apakah kepada seorang langganan akan diberikan kredit dan kalau diberikan berapa banyak atau berapa jumlah kredit yang akan diberikan tersebut (Syamsuddin, 2011). Adapun faktor-faktor utama yang harus dipertimbangan apabila perusahan bermaksud untuk mengubah standar kredit yang diterapkan adalah: a. Biaya-biaya administrasi b. Investasi dalam piutang c. Kerugian piutang (bad debt expense) d. Volume penjualan Menurut Syamsuddin (2011), apabila perusahaan sudah menetapkan standar kredit yang akan diterapkan, maka harus dikembangkan suatu prosedur untuk menilai siapa atau langganan-langganan mana yang akan diberikan kredit yang disebut analisa kredit yang dikenal dengan 5C, yaitu: 1. Character menggambarkan keinginan atau kemauan para pembeli untuk memenuhi kewajiban-kewajiban seseuai dengan persyaratan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan 2. Capacity menggambarkan kemampuan seorang langganan untuk memenuhi kewajiban-kewajiban finansialnnya 3. Capital menunjukan kekuatan financial calon langganan terutama dengan melihat jumlah modal sendiri yang dimiliki

29 19 4. Collateral menggambarkan jumlah aktiva yang dijadikan sebagai barang jaminan oleh calon langganan. 5. Conditions menggambarkan keadaan ekonomi secara umum dan pengaruhnya atas kemampuan perusahaan calon langganan dalam memenuhi kewajiban-kewajibannya.

30 BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat PT Satria Batam Sukses PT Satria Batam Sukses didirikan pada tanggal 3 Mei 2008, yang beralamat kantor di Ruko Town House Anugrah Park Nomor 12 13A Bengkong Palapa I serta gudang penyimpanan yang berada di Jl. Palma Tanjung Uncang. PT Satria Batam Sukses didirikan dengan Akta Notaris Nomor 16 pada tanggal 3 Mei 2008 yang dibuat dihadapan Notaris Yondri Darto, SH. Tahun 2011 terjadi perubahan struktur personalia/kepemilikan PT Satria Batam Sukses melalui Akta Notaris Nomor 27 tertanggal 12 Juli 2011 yang dibuat dihadapan Notaris Anly Cenggana, SH. Namun kegiatan operasional tetap berjalan hingga saat ini. Jenis perizinan yang dimiliki oleh PT Satria Batam Sukses sebagai legalitas berdirinya perusahaan yaitu: 1) Akta Pendirian Nomor 16 tanggal 3 Mei ) Akta Perubahan Nomor 27 tanggal 12 Juli ) Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor AHU AH Tahun ) Surat Izin Domisili Nomor 007/BTJ/IX/2012 tanggal 6 September 2012 oleh Camat Batu Aji 5) Surat Izin Domisili Nomor 225/517/BL/VI/2014 tanggal 16 Juni 2014 oleh Camat Bengkong 20

31 21 6) Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Nomor 01777/Perindag- BTM/PK/XI/2011 tanggal 7 November 2011 oleh Dinas Perindag ESDM Kota Batam 7) Tanda Daftar Perusahaan Nomor oleh Walikota Batam 8) NPWP Nomor tanggal 14 Mei 2008 oleh Kantor Pelayanan Pajak Kota Batam 9) Surat Keterangan Terdaftar Nomor PEM-1490/WPJ.02/KP.0803/2011 tanggal 3 Agustus 2011 oleh Departemen Keuangan Republik Indonesia 10) Rekomendasi Penunjukan Penyalur BBM Non Subsidi Nomor 91/Disperindagesdm_ESDM.2/X/2011 tanggal 7 Oktober 2011 oleh Dinas Perindag ESDM 11) Surat Keterangan Penyalur Nomor 5596/Ket/15/DMO/2014 tanggal 1 Juli 2014 oleh Dirjen Minyak dan Gas Bumi 12) Surat Izin Gangguan Nomor 122/SIG/BPMPTSP-BTM/II/2015 tanggal 17 Februari 2015 oleh Bapedal Kota Batam 13) Rekomendasi Persetujuan Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup (UKL) dan Upaya Pemantauan Lingkungan Hidup (UPL) Nomor 228/BAPEDAL/REKOM/UKL-UPL/XII/2014 tanggal 19 Desember 2014 oleh Bapedal Kota Batam 14) Surat Izin Lingkungan Nomor 015/IL/BPMPTSP-BTM/I/2015 tanggal 16 Januari 2015 oleh Kepala Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Batam 15) Surat Pengangkatan Penyalur Nomor 067/JE-SBS/SPP/VIII/2014 tanggal 24 Agustus 2014 oleh PT Jagad Energy

32 22 16) Surat Kuasa Pelaksanaan Kegiatan Bunker Nomor 052/JE-SBS/SKS/II/2012 tanggal 23 Februari 2012 oleh PT Jagad Energy 17) Surat Keterangan Hasil Pengujian Kendaraan BP 9777 HR Nomor 225/DPP/MET/KHP/IV/2014 tanggal 25 April 2014 oleh Unit Pelaksana Teknis Metrologi Disperindag ESDM Provinsi Kep. Riau 18) Surat Keterangan Hasil Pengujian Kendaraan BP 9777 HS Nomor 621/DPP/MET/KHP/XI/2014 tanggal 10 November 2014 oleh Unit Pelaksana Teknis Metrologi Disperindag ESDM Provinsi Kep. Riau 19) Surat Keterangan Hasil Pengujian Kendaraan BP 9777 HP Nomor 620/DPP/MET/KHP/XI/2014 tanggal 10 November 2014 oleh Unit Pelaksana Teknis Metrologi Disperindag ESDM Provinsi Kep. Riau 3.2 Visi, Misi PT Satria Batam Sukses Visi dan misi didirikannya PT Satria Batam Sukses ialah sebagai distributor yang dapat menyuplai kebutuhan bahan bakar minyak (BBM) solar industri di wilayah Kota Batam pada khususnya dan Kepulauan Riau pada umumnya. Selain itu PT Satria Batam Sukses selalu berusaha untuk memberikan kepuasan bagi seluruh konsumennya.

33 Struktur Organisasi PT Satria Batam Sukses FABER SIDABUTAR Director JONSON SAMOSIR General Manager LAMHOT SINAGA Manager Operations WINDA TRIMARINA Finance RAGIL Storeman DAVID SIDABUTAR SANDO SIDABUTAR AMOS SITUMORANG Driver ZESSY SIJABAT Admin Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Satria Batam Sukses Sumber: PT Satria Batam Sukses Adapun deskripsi pekerjaan dari setiap jabatan yang terdapat dalam struktur organisasi yaitu : 1. Director a. Bertugas mengawasi serta mengurusi aset perusahaan b. Bertugas Menunjuk, mengangkat serta memberhentikan karyawan c. Bertanggungjawab atas setiap keputusan yang telah diambil serta strategi yang ditetapkan perusahaan d. Mengesahkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan usaha

34 24 2. General Manager d. Bertanggungjawab atas setiap kegiatan operasional baik di lapangan maupun di kantor e. Bertugas sebagai perwakilan dari director dalam setiap pertemuan dengan pelanggan f. Mengevaluasi kinerja semua karyawan dan melaporkan kepada director 3. Manager Operations a. Bertanggungjawab atas setiap kegiatan operasional di lapangan b. Bertugas melaporkan setiap kegiatan yang akan dilaksanakan maupun yang sudah dikerjakan kepada general manager c. Mengawasi kinerja driver dan storeman 4. Finance a. Bertanggungjawab atas setiap kegiatan yang terjadi di kantor khususnya untuk keuangan perusahaan b. Bertugas membuat laporan keuangan setiap bulannya c. Bertanggungjawab atas kas yang dikeluarkan untuk kegiatan operasional perusahaan 5. Storeman b. Bertanggungjawab atas penerimaan maupun pengeluaran barang dari gudang c. Bertugas membuat laporan atas penerimaan dan pengeluaran barang d. Bertugas menjaga kebersihan gudang 6. Driver a. Bertugas mengantarkan barang ke pelanggan

35 25 b. Bertanggungjawab atas barang yang diantarkan ke pelanggan c. Bertugas memeriksa semua kendaraan operasional perusahaan 7. Admin a. Bertangungjawab atas dokumen-dokumen perusahan termasuk dokumen pengiriman barang b. Bertugas mengirimkan quotation setiap periodenya kepada pelanggan c. Bertugas membuat laporan loket setiap bulannya 3.4 Ruang Lingkup Usaha PT Satria Batam Sukses PT Satria Batam Sukses bergerak dalam bidang menyuplai bahan bakar minyak (BBM) berjenis solar industri ke perusahaan yang biasa digunakan untuk penggunaan genset, alat-alat berat, mesin-mesin produksi dan boiler. Selain itu PT Satria Batam Sukses juga melakukan kegiatan pengisian bahan bakar minyak berjenis solar industri untuk kapal (bunkering) di darat yang dalam proses repair ataupun berlabuh untuk bongkar muat.

36 BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Deskripsi Kerja Lokasi Unit Kerja Penulis mendapatkan kesempatan untuk melakukan kegiatan magang industri di PT Satria Batam Sukses yang beralamat di Ruko Town House Anugrah Park No A di bawah bagian keuangan dan ditempatkan di posisi administrasi Rincian Tugas Selama magang yang menjadi tugas penulis sehari-harinya ialah: Proses penjualan kredit: 1. Mencetak surat penawaran (quotation) setiap pergantian periode perubahan harga yaitu pada tanggal satu dan lima belas setiap bulannya 2. Meminta tanda tangan untuk surat penawaran yang sudah dicetak ke bagian keuangan sebagai bentuk otorisasi 3. Surat penawaran yang sudah diotorisasi dikirimkan ke pelanggan yang bersangkutan via ataupun fax 4. Menerima surat pesanan (purchase order) dari pelanggan 5. Meminta otorisasi atas surat pesanan tersebut ke bagian keuangan 6. Menjadwalkan pengiriman barang atas surat pesanan yang sudah masuk (berkoordinasi dengan kepala operasional dan supir) 7. Mencetak invoice dan delivery order dan menginput ke dalam daftar penjualan 26

37 27 8. Menyerahkan invoice, delivery order dan purchase order ke kepala operasional ataupun supir 9. Menerima kembali rangkapan invoice, delivery order dan purchase order setelah pengiriman direalisasikan 10. Memisahkan rangkapan yang sudah diterima untuk diarsipkan (lembaran kuning) dan untuk lampiran penagihan piutang (lembaran hijau) 11. Mencetak kwitansi dan menggabungkannya dengan lembaran hijau kemudian menyimpannya dalam map file khusus piutang perusahaan Tugas lain yang diberikan kepada penulis adalah: 1. Saat adanya pembayaran dari pelanggan, menyerahkan kwitansi yang sudah dilengkapi dengan materai dan distempel beserta bukti penerimaan kas dengan lampiran lembaran hijau kemudian menyerahkan ke bagian penagihan 2. Menyiapkan dokumen untuk pengurusan pajak kendaraan perusahaan 3. Menyiapkan dokumen untuk perpanjangan surat-surat yang menjadi legalitas perusahaan 4. Membuat laporan kas loket pembayaran online

38 28 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Mulai Mencetak Quotation Harga Sesuai Tidak Merevisi Quotation Ya Mengirimkan ke pelanggan Selesai Menerima purchase order Harga Sesuai Ya Menjadwalkan pengiriman Tidak Memisahkan dokumen : 1. Lampiran penagihan piutang 2. Arsip Menerima dokumen dari bag. Operasional Info ke bagian operasional Mencetak invoice & delivery order Menyerahkan dokumen ke bag. Operasional Menginput ke daftar penjualan dan daftar piutang Arsip Gambar 4.1 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Sumber: Hasil olahan sendiri

39 Tanggung Jawab Tanggung jawab penulis selama proses magang adalah mencetak quotation, meminta otorisasi atas quotation dan mengirimkan quotation tersebut kepada pelanggan setiap pergantian periode yaitu pada tanggal satu dan lima belas setiap bulannya, mencetak invoice, delivery order dan kwitansi sesuai dengan nomor urutnya dan pengarsipan dokumen-dokumen perusahaan Target yang Diharapkan Target yang diharapkan oleh perusahaan adalah setiap pelanggan selalu mendapatkan quotation terbaru tepat waktu untuk meningkatkan penjualan, dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan seperti invoice, delivery order ataupun quotation tersusun sesuai dengan penomorannya untuk mencegah masalah yang akan terjadi dikemudian hari. Selama kegiatan magang ini penulis dapat membandingkan ilmu yang telah diperoleh dari kegiatan perkuliahan dengan praktek kerja di lapangan, dan memperoleh keahlian baru yaitu berinteraksi dengan pelanggan serta mengatur berbagai administrasi yang ada di perusahaan. 4.2 Deskripsi Alat dan Produk Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan Selama kegiatan magang di perusahaan, penulis menggunakan perangkatperangkat berikut ini: 1. Komputer

40 30 Digunakan untuk memasukkan data-data menggunakan fasilitas Microsoft Office seperti Microsoft Office Word dan Microsost Office Excel. 2. Mesin fax Digunakan mengirimkan surat penawaran atau dokumen lainnya ke perusahaan yang menginginkan dokumen tersebut dalam waktu yang cepat 3. Mesin scanner Digunakan mengcopy dokumen dan membuatnya dalam bentuk soft copy agar bisa dikirm via 4. Mesin foto copy Digunakan untuk memfoto copy dokumen yang dibutuhkan 5. Printer Digunakan untuk mencetak dokumen dalam bentuk hard copy 6. Pesawat telepon Digunakan untuk berkomunikasi dengan pelanggan Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan Data dan dokumen yang akan diolah penulis selama proses magang ialah data penjualan serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penjualan kredit seperti quotation, purchase order, invoice dan delivery order. 4.3 Pembahasan Prosedur Penjualan Kredit di PT Satria Batam Sukses Berikut prosedur penjualan kredit di PT Satria Batam Sukses yang dirangkum oleh penulis:

41 31 a. Bagian Administrasi 1. Setiap periode perubahan harga yaitu pada tanggal satu dan lima belas setiap bulannya, bagian administrasi membuat surat penawaran/quotation. 2. Quotation tersebut diserahkan ke bagian keuangan/finance untuk diperiksa. Jika sudah sesuai, maka bagian finance akan memberikan otorisasi (tanda tangan) dan menyerahkannya kembali ke bagian administrasi. Jika ada perubahan, maka akan dikembalikan ke bagian administrasi untuk dicetak ulang. 3. Quotation yang sudah sesuai akan dikirimkan bagian ke customer melalui ataupun fax. 4. Kemudian customer akan mengirimkan surat orderan/purchase order melalui ataupun fax yang diterima oleh bagian administrasi. 5. Bagian administrasi akan memeriksa purchase order tersebut sesuai dengan quotation yang sudah dikirimkan. Jika ada perbedaan, maka bagian administrasi harus mengkonfirmasi purchase order tersebut kepada pelanggan. 6. Apabila telah sesuai bagian administrasi akan meminta otorisasi pengakuan/acknowledgement atas purchase order tersebut ke bagian finance, lalu mengirimkan kembali kepada pelanggan. 7. Selanjutnya bagian administrasi akan menginformasikan pengiriman barang sekaligus menanyakan armada mana yang akan digunakan ke bagian operasional.

42 32 8. Bagian administrasi akan menginput ke dalam daftar penjualan barang dan menyiapkan dokumen yang akan dibawa pada saat pengiriman, yaitu delivery order, invoice dan copy purchase order. 9. Bagian administrasi akan menyerahkan semua dokumen tersebut ke bagian operasional. Saat keadaan urgent biasanya customer hanya mengirimankan purchase order berupa draft ataupun memo sehingga pada saat pengiriman berlangsung invoice tidak dapat langsung diserahkan ke bagian accounting pelanggan, dan sebagian customer lokasi store dan office terpisah sehingga invoice juga tidak dapat langsung diserahkan. Jika salah satu ataupun kedua keadaan tersebut terjadi, maka bagian administrasi hanya menyerahkan delivery order dan copy purchase order ke bagian operasional. 10. Setelah pengiriman barang direalisasikan, maka bagian administrasi akan menerima delivery order (kuning dan hijau) dan invoice (kuning dan hijau) dari bagian pengiriman. 11. Jika purchase order masih berupa draft ataupun memo, maka bagian administrasi harus menghubungi pembeli agar mengirimkan official purchase order segera 12. Jika official purchase order telah dikirimkan, maka bagian administrasi harus mencetak invoice. Kemudian invoice dan delivery order (putih) diserahkan kepada general manager untuk diantarkan kepada pembeli 13. Sisa rangkapan invoice yang berwarna kuning dan hijau diserahkan general manager ke bagian administrasi.

43 Bagian administrasi akan memisahkan dokumen untuk arsip dan dokumen untuk pelunasan tagihan. Dokumen arsip terdiri dari rangkapan invoice berwarna kuning, rangkapan delivery order berwarna kuning serta official purchase order. Dokumen untuk pelunasan tagihan terdiri dari kwitansi (yang dicetak bagian administrasi), rangkapan invoice berwarna hijau, rangkapan delivery order berwarna hijau serta copy purchase order. Dokumen arsip disimpan tempat file berdasarkan nomor urutnya. Dokumen pelunasan tagihan disimpan di map tagihan per customer. 15. Ketika ada tagihan yang sudah jatuh tempo, maka bagian administrasi atau bagian finance akan menghubugi pelanggan untuk menanyakan kapan tagihannya tersebut bisa dijemput. 16. Ketika akan ada pelunasan tagihan dari pelanggan, maka bagian administrasi akan menyiapkan dokumen untuk pelunasan (kwitansi ditempeli materai 6000 serta distempel) dan melampirkan bukti penerimaan kas, lalu menyerahkannya ke general manager. b. Bagian Keuangan 1. Bagian Keuangan akan memeriksa quotation yang sudah dibuat bagian administrasi. Jika sudah sesuai, maka bagian finance akan memberikan otorisasi (tanda tangan) dan menyerahkannya kembali ke bagian administrasi. 2. Selanjutnya jika ada purchase order yang masuk, maka bagian keuangan akan mengotorisasinya jika sudah sesuai

44 34 3. Ketika pelunasan tagihan atau piutang, maka bagian keuangan akan menerima resi kliring cek beserta bukti penerimaan kas dari general manager c. Bagian Operasional/Pengiriman 1. Bagian operasional menerima informasi akan adanya pengiriman ke pelanggan kemudian menyiapkan armada yang akan digunakan dan menyampaikan ke bagaian gudang/store bahwa akan ada pengeluaran barang dari gudang. 2. Setelah bagian operasional menerima dokumen tersebut, maka bagian operasional bersama bagian store akan memuat/loading barang ke armada sesuai dengan kuantitas yang diminta lalu memasang segelnya. 3. Kemudian bagian operasional akan melakukan pengiriman barang. Setelah bongkar muat barang dari armada ke tangki penyimpanan customer, maka bagian operasional akan meminta tanda tangan serta cap di delivery order pada pihak penerima barang sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dengan baik sesuai dengan permintaan. Rangkapan delivery order yang berwarna merah muda diberikan kepada pihak penerima barang. d. Bagian Gudang/Store 1. Bagian gudang akan memeriksa stok barang dan menyiapkan segel/seal yang akan digunakan. 2. Selanjutnya bagian gudang akan memuat barang ke dalam armada bersama dengan bagian operasional

45 35 e. General Manager 1. General manager akan mengantarkan invoice dan delivery order yang berwarna putih kepada pelanggan. Pihak penerima akan mendatangani invoice dan akan mengambil yang berwarna putih (terkadang yang merah muda juga diambil) serta delivery order yang berwarna putih. 2. General manager yang akan mendatangani kwitansi pelunasan tersebut, kemudian menyerahkan kwitansi tersebut ke pelanggan setelah menerima cek yang sesuai dengan pembayarannya. Kemudian pihak pelanggan akan mendatangani bukti penerimaan kas. 3. General manager akan mengkliring cek yang diterima ke rekening perusahaan. Resi kliring, bukti penerimaan kas serta rangkapan dokumen penagihan diserahkan ke bagian keuangan untuk diproses pencatatan pelunasannya Bagian Terkait Prosedur Penjualan Kredit Adapun bagian-bagian terkait prosedur penjualan kredit pada PT Satria Batam Sukses agar mempermudah pengawasan, yaitu: a. Bagian Administrasi adalah bagian yang mengurusi semua dokumen terkait penjualan kredit b. Bagian Keuangan adalah bagian yang memberikan otorisasi atas kredit penjualan c. Bagian Store adalah bagian yang memeriksa ketersediaan barang dagang, bertangung jawab atas keluar masuk barang d. Bagian Operasional adalah bagian yang melakukan pengiriman barang ke customer

46 36 e. General Manager adalah pihak yang berwenang atas pelunasan tagihan pelanggan Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penjualan Kredit Dokumen yang digunakan dalam prosedur penjulan kredit di PT Satria Batam Sukses adalah: 1. Quotation/surat penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh PT Satria Batam Sukses yang dikirimkan ke pelanggan setiap perubahan harga yaitu pada tanggal satu dan lima belas setiap bulannya sebagai bentuk pembaharuan/update harga 2. Purchase Order (PO)/surat orderan adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak pelanggan dari PT Satria Batam Sukses sebagai bentuk perintah resmi untuk mengirimkan barang sesuai dengan yang tertera dalam surat. Terkadang pada saat urgent, purchase order yang dikeluarkan masih berupa draft ataupun memo. PT Satria Batam Sukses harus menandatangani purchase order tersebut dan mengirimkan kembali ke pelanggan sebagai bentuk pengakuan/acknowledgement. 3. Delivery Order (DO) adalah bukti tanda terima barang yang dikeluarkan oleh PT Satria Batam Sukses yang ditandatangi oleh pihak penerima barang dari pihak pelanggan. Terdiri dari empat lembar yaitu putih (asli) untuk lampiran penagihan, merah muda untuk bagian penerima barang, kuning untuk arsip dan hijau lampiran pelunasan tagihan. 4. Invoice/Faktur adalah dokumen penagihan kepada pelanggan yang terdiri dari empat lembar yaitu putih (asli) untuk bagian accounting pelanggan,

47 37 merah mudah untuk lampiran ke pelanggan, kuning untuk arsip dan hijau lampiran pelunasan tagihan. 5. Kwitansi adalah bukti pelunasan tagihan pelanggan yang ditandatangani oleh general manager. Terdiri dari dua lembar putih (asli) yang bermaterai 6000 diserahkan kepada pelanggan, merah muda lampiran pelunasan tagihan. 6. Bukti penerimaan kas adalah dokumen yang berfungsi sebagai bukti penerimaan kas perusahaan yang ditandatangi oleh pihak yang menyerahkan dana tersebut Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Pihak perusahaan seharusnya membakukan flowchart dari prosedur penjualan kredit agar mempermudah pembagian tugas dan mempermudah pengawasan internal. Penyusunan sebuah prosedur dalam bentuk flowchart atau bagan alir untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001). Flowchart berikut merupakan hasil olahan penulis untuk prosedur penjualan kredit sebagai usulan bagi perusahaan. Penulis membuat perubahan di bagian otorisasi kredit yang mana di perusahaan dilakukan oleh bagian keuangan, akan tetapi dalam flowchart ini dilakukan oleh general manager. Penulis juga mengusulkan untuk menambahkan dokumen tembusan pengiriman sebagai bukti pengambilan barang dari gudang.

48 Bagian Administrasi Mulai Copy PO Mencetak quotation Quotation 1 Quotation Mengirim ke pelanggan Menerima Purchase order Purchase Order 3 Mengirim pengakuan atas PO Menghubun gi bagian pengiriman Menyiapkan dokumen untuk pengiriman Menginput ke daftar penjualan DO Invoice DO Official PO 2 1 DO Kwitansi Disimpan dalam map khusus piutang 4 Invoice N Surat Tembusan Pengiriman Copy PO Gambar 4.2 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT Satria Batam Sukses Sumber: Hasil olahan sendiri 38

49 Bagian Administrasi (Lanjutan) Bagian Keuangan DO Tagihan Jatuh Tempo Invoice Harga Sesuai Ya Memberikan Otorisasi Tidak Bag. Adm Konfirmasi ke pelanggan DO Invoice Bukti Penerimaan Kas Resi Kliring Bukti Penerimaan Kas Kwitansi 4 Mencatat Pelunasan Piutang 12 Selesai Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT Satria Batam Sukses (Lanjutan) 39

50 General Manager Harga Sesuai Ya Memberikan Otorisasi 2 Tidak Dikembalikan ke bag. Adm untuk dicetak ulang Invoice DO Official PO DO Invoice Bukti Penerimaan Kas Kwitansi Kwitansi Menerima Cek & Menyerahkan Kwitansi Cek Cek di Kliring ke Rekening Perusahaan DO Invoice Bukti Penerimaan Kas Resi Kliring 14 Bukti penerimaan Kas dittd oleh pelanggan 10 Diserahkan ke Bag. Accounting customer 13 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT Satria Batam Sukses (Lanjutan) 40

51 Bagian Pengiriman/Operasional Bagian Gudang 5 Menerima dokumen pengiriman 6 Barang diterima Menerima Info pengiriman Mengecek Stok Barang Menyiapkan armada Surat Tembusan Pengriman DO Bersama dengan barang Menyiapkan Segel Diserahkan ke bag. gudang Bagian gudang pelanggan Surat Tembusan Pengiriman N Barang dimuat Pengiriman selesai Barang dimuat Copy PO Melakukan pengiriman DO Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT Satria Batam Sukses (Lanjutan) 41

52 Analisis Prosedur Penjualan Kredit pada PT Satria Batam Sukses Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis terhadap prosedur penjualan kredit bahan bakar minyak (BBM) solar industri pada PT Satria Batam Sukses, maka penulis akan mengungkapkan beberapa analisis perbadingan dengan teori, yaitu: a. Pemisahan Fungsi Serangkaian kegiatan prosedur penjualan kredit yang terjadi di PT Satria Batam Sukses sudah dilakukan lebih dari satu orang, tetapi ada beberapa fungsi ditangani oleh bagian yang sama. Bagian keuangan PT Satria Batam Sukses menangani tiga fungsi sekaligus yaitu fungsi akuntansi, fungsi kredit dan fungsi kas. Penanganan ketiga fungsi tersebut oleh satu orang akan mengurangi tingkat keandalan serta ketelitian pekerjaan yang ada serta akan memperbesar peluang kecurangan penerimaan dan pengeluaran kas. Di lain sisi jika ketiga fungsi tersebut harus dipisahkan, maka perusahaan harus melakukan perekrutan tenaga kerja sebanyak dua orang. Perekrutan tenaga kerja ini akan menambah biaya tenaga kerja yang harus dikeluarkan pihak perusahaan setiap bulannya dan akan mengurangi laba perusahaan (Jusup, 2014). b. Prosedur Dokumentasi Dokumentasi yang dilakukan PT Satria Batam Sukses dalam prosedur penjualan kredit sudah cukup memadai, seperti quotation, purchase order dari customer, delivery order, invoice dan kwitansi. Akan tetapi dalam quotation sebaiknya ditambahkan bagian tandatangan untuk perusahaan pelanggan sebagai bentuk acknowlegdement/pengakuan persetujuan atas

53 43 quotation yang disampaikan. Dokumentasi yang belum ada di perusahaan adalah surat tembusan pengiriman untuk bagian gudang sebagai bukti pengambilan barang dari gudang. Hal ini bertujuan sebagai bentuk pengendalian internal atas barang dagang yang ada di gudang. Gambar 4.3 Contoh Form Pengambilan Barang Sumber: Hasil olahan sendiri c. Manajemen Piutang Perusahaan Penundaan penerimaan piutang yang terjadi di PT Satria Batam Sukses pada awalnya terjadi dikarenakan pihak manajemen tidak mempertimbangkan dengan baik keputusan pemberian kredit kepada pelanggannya. Hal ini terlihat dari tidak pernahnya perusahaan melakukan penilaian terhadap semua pelanggannya. Selain itu perusahaan juga tidak membatasi jumlah piutang kepada setiap pelanggannya, sehingga menyebabkan banyak piutang yang macet pembayarannya. Disisi lain, PT Satria Batam Sukses juga tidak tegas dalam surat penawaran/quotation yang disampaikan kepada pelanggannya. Pada quotation terdapat catatan bahwa pembayaran dilakukan tiga puluh hari setelah pengantaran direalisasikan, yang berarti

54 44 pembayaran harus dilakukan tiga puluh hari setelah delivery order ditandatangani. Akan tetapi yang terjadi adalah para pelanggan menghitung termin waktu pembayaran dimulai dari pada saat diterimanya invoice. Padahal pengiriman invoice sering tertunda akibat perusahaan belum menerima official purchase order dari pelanggan. Tidak adanya tanda tangan atau otorisasi dari yang berwenang pihak customer pada quotation mengakibatkan PT Satria Batam Sukses harus mengikuti aturan dari perusahan pelanggannya. Apabila dalam surat penawaran tersebut terdapat otorisasi, maka hal tersebut menjadi bukti pengakuan/acknowledgement persetujuan atas quotation yang disampaikan. Sehingga pelanggan akan tetap mengikuti persyaratan kredit yang disampaikan oleh perusahaan dan kedepannya tidak ada lagi penundaan penerimaan piutang. Gambar 4.4 Quotation PT Satria Batam Sukses Sumber: PT Satria Batam Sukses

55 BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan pada bab IV, maka penulis memperoleh kesimpulan sebagai berikut: 4. Prosedur penjualan kredit yang terjadi di PT Satria Batam Sukses dimulai dengan dikirimnya quotation kepada pelanggan setiap periodenya. Kemudian pelanggan mengirimkan purchase order dan diotorisasi oleh bagian keuangan. Selanjutnya bagian administrasi mencetak invoice, delivery order dan kwitansi. Invoice dan delivery order diserahkan ke bagian operasional sebagai bukti dokumentasi pengiriman. Setelah pengiriman direalisasikan, bagian administrasi akan menerima rangkapan delivery order dan invoice lalu memisahkan nya untuk arsip dan lampiran penagihan. Ketika ada tagihan yang sudah jatuh tempo, bagian administrasi menyerahkan kwitansi, bukti penerimaan kas dan lampiran penagihan ke general manager. Kwitansi pelunasan akan ditandatangi oleh general manager, kemudian diserahkan kepada pelanggan setelah cek pembayaran diterima. Cek kemudian dikliring ke rekening perusahan dan resi kliring beserta bukti penerimaan kas diserahkan ke bagian keuangan. 5. Pihak manajemen tidak melakukan penyeleksian terhadap pelanggannya dalam memberikan kredit atas penjualan barang dagang serta tidak membatasi jumlah kredit yang diberikan. Selain itu, pihak manajeman juga tidak tegas dalam surat penawaran/quotation yang disampaikan kepada 45

56 46 pelanggan. Hal terlihat dengan tidak terdapatnya tanda tangan atau otorisasi dari pihak pelanggan sebagai bentuk persetujuan atas persyaratan kredit yang diberikan. 6. Prosedur penjualan kredit pada PT Satria Batam Sukses dilaksanakan dengan melibatkan beberapa fungsi atau lebih dari satu karyawan. Akan tetapi bagian keuangan memegang beberapa fungsi yang seharusnya dipisahkan yaitu fungsi akuntansi, fungsi kas dan fungsi kredit. 5.2 Saran Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis mengenai proses penjualan kredit pada PT Satria Batam Sukses sering terjadinya kendala dalam penerimaan piutang perusahaan. Oleh karena itu, penulis ingin mengajukan saran untuk membantu mengatasi kendala-kendala tersebut: a. Pihak perusahaan harus lebih selektif dalam memilih customer yang akan mengajukan kredit pembelian barang. Pihak perusahaan sebaiknya terlebih dahulu melakukan beberapa test atau penilaian kepada customer. Hal ini bertujuan untuk mengurangi piutang macet yang sering dihadapi oleh perusahaan. Selain itu perusahaan juga harus membatasi pemberian jumlah penjualan barang dagang dalam bentuk kredit kepada setiap pelanggannya. Pihak perusahaan juga sebaiknya mengadakan perjanjian dengan pihak customer dalam bentuk surat perjanjian kerjasama (SPK) yang tidak hanya menguntungkan bagi pihak customer saja tetapi juga pihak perusahaan b. Sebaiknya sebagai pihak yang akan memberikan otorisasi atas persetujuan kredit dalam quotation dan purchase order adalah general manager,

57 47 sehingga bagian keuangan tidak memegang fungsi kredit lagi. Direktur sebagai pihak pemegang keputusan tertinggi sebaiknya selalu melakukan monitoring secara teratur. c. Perusahaan sebaiknya mulai menyusun suatu prosedur baku beserta flowchart, dengan demikian prosedur yang akan dijalankan lebih terarah serta terstruktur. d. Perusahaan juga sebaiknya membuat surat tembusan pengiriman atau formulir pengambilan barang sebagai bukti pengambilan barang ke bagian gudang.

58 DAFTAR PUSTAKA Alexandri, M. B. (2009). Manajemen Keuangan Bisnis Teori dan Soal. Bandung: Alfabeta. Atmaja, L. S. (2008). Teori dan Praktik Manajemen Keuangan. Yogyakarta: Andi. Baridwan, M. A. (2009). Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode Edisi Kelima. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta. Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2006). Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9 (diterjemahkan oleh Julianto Agung Saputra;Lilis Setiawati). Yogyakarta: ANDI. Jusup, A. H. (2001). Auditing. Yogyakarta: STIE YKPN. Jusup, M. D. (2014). Dasar-Dasar Akuntansi Jilid II Edisi 7. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Krismiaji. (2005). Sistem Informasi Akuntansi Edisi Kedua. Yogyakarta: UPP AMP YKPN. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Suwardjono. (2009). Akuntansi Pengantar. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Syamsuddin, M. D. (2011). Manajemen Keuangan Perusahaan. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada. xi

59 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Laporan Magang Lampiran 2 Purchase Order from Customer Lampiran 3 Invoice Lampiran 4 Delivery Order xii

60 No.FO V0 HAL. 1/6 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang MAGANG INDUSTRI di PT SATRIA BATAM SUKSES Disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Mata Kuliah Magang Industri Oleh: Zessy Methovana Sijabat PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN MANAJEMEN BISNIS POLITEKNIK NEGERIBATAM 2015

61

62

63 No.FO V0 HAL. 4/6 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang KATA PENGANTAR Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus karena atas kasih karunia dan anugerah-nya, penulis dapat menyelesaikan praktik magang selama tiga bulan (16 Februari-16 Mei 2015) serta laporan magang industri di PT Satria Batam Sukses. Penulisan laporan magang industri ini dalam rangka memenuhi salah satu syarat kelulusan mata kuliah Magang Industri yang telah dilaksanakan dengan tepat waktu. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan magang ini tidak hanya berdasarkan pemikiran penulis sendiri, akan tetapi banyak pihak yang terlibat dalam memberikan saran masukan, bimbingan, dukungan serta doa. Oleh sebab itu, melalui kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Dr. Eko Priyono Sanyoto selaku Direktur Politeknik Negeri Batam 2. Ibu Ely Kartikaningdyah, S.E, M.Si, selaku Ketua Jurusan Manajemen Bisnis dan dosen wali penulis 3. Bapak Arif Darmawan, M.Sc, selaku Ketua Program Studi Akuntansi (D3) 4. Bapak Hendra Gunawan, S.E, M.Sc. selaku dosen pembimbing tugas akhir dan magang industri yang telah membantu dan mengarahkan penulis dalam penyusunan Laporan Magang Industri 5. Bapak Udin P. Sihaloho, SH dan Ibu Holong selaku Investor di PT Satria Batam Sukses 6. Bapak Faber Sidabutar selaku Direktur PT Satria Batam Sukses

64

65 No.FO V0 HAL. i/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang DAFTAR ISI 1. Gambaran Umum PT Satria Batam Sukses Sejarah Berdirinya Visi dan Misi Struktur Organisasi Ruang Lingkup Usaha Deskripsi Kerja dan Pembahasan Deskripsi Kerja Lokasi Unit Kerja Rincian Tugas Tanggung Jawab Target yang Diharapkan Deskripsi Alat dan Produk Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Saran Lampiran Logbook Magang... 14

66 No.FO V0 HAL. 1/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang 1. Gambaran Umum PT Satria Batam Sukses 1.1 Sejarah Berdirinya PT Satria Batam Sukses PT Satria Batam Sukses didirikan pada tanggal 3 Mei 2008, yang beralamat kantor di Ruko Town House Anugrah Park Nomor 12 13A Bengkong Palapa I serta gudang penyimpanan yang berada di Jl. Palma Tanjung Uncang. PT Satria Batam Sukses didirikan dengan Akta Notaris Nomor 16 pada tanggal 3 Mei 2008 yang dibuat dihadapan Notaris Yondri Darto, SH. Tahun 2011 terjadi perubahan struktur personalia/kepemilikan PT Satria Batam Sukses melalui Akta Notaris Nomor 27 tertanggal 12 Juli 2011 yang dibuat dihadapan Notaris Anly Cenggana, SH. Namun kegiatan operasional tetap berjalan hingga saat ini. Jenis perizinan yang dimiliki oleh PT Satria Batam Sukses sebagai legalitas berdirinya perusahaan yaitu: 1) Akta Pendirian Nomor 16 tanggal 3 Mei ) Akta Perubahan Nomor 27 tanggal 12 Juli ) Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor AHU AH Tahun ) Surat Izin Domisili Nomor 007/BTJ/IX/2012 tanggal 6 September 2012 oleh Camat Batu Aji 5) Surat Izin Domisili Nomor 225/517/BL/VI/2014 tanggal 16 Juni 2014 oleh Camat Bengkong

67 No.FO V0 HAL. 2/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang 6) Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Nomor 01777/Perindag- BTM/PK/XI/2011 tanggal 7 November 2011 oleh Dinas Perindag ESDM Kota Batam 7) Tanda Daftar Perusahaan Nomor oleh Walikota Batam 8) NPWP Nomor tanggal 14 Mei 2008 oleh Kantor Pelayanan Pajak Kota Batam 9) Surat Keterangan Terdaftar Nomor PEM-1490/WPJ.02/KP.0803/2011 tanggal 3 Agustus 2011 oleh Departemen Keuangan Republik Indonesia 10) Rekomendasi Penunjukan Penyalur BBM Non Subsidi Nomor 91/Disperindagesdm_ESDM.2/X/2011 tanggal 7 Oktober 2011 oleh Dinas Perindag ESDM 11) Surat Keterangan Penyalur Nomor 5596/Ket/15/DMO/2014 tanggal 1 Juli 2014 oleh Dirjen Minyak dan Gas Bumi 12) Surat Izin Gangguan Nomor 122/SIG/BPMPTSP-BTM/II/2015 tanggal 17 Februari 2015 oleh Bapedal Kota Batam 13) Rekomendasi Persetujuan Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup (UKL) dan Upaya Pemantauan Lingkungan Hidup (UPL) Nomor 228/BAPEDAL/REKOM/UKL-UPL/XII/2014 tanggal 19 Desember 2014 oleh Bapedal Kota Batam 14) Surat Izin Lingkungan Nomor 015/IL/BPMPTSP-BTM/I/2015 tanggal 16 Januari 2015 oleh Kepala Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Batam

68 No.FO V0 HAL. 3/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang 15) Surat Pengangkatan Penyalur Nomor 067/JE-SBS/SPP/VIII/2014 tanggal 24 Agustus 2014 oleh PT Jagad Energy 16) Surat Kuasa Pelaksanaan Kegiatan Bunker Nomor 052/JE-SBS/SKS/II/2012 tanggal 23 Februari 2012 oleh PT Jagad Energy 17) Surat Keterangan Hasil Pengujian Kendaraan BP 9777 HR Nomor 225/DPP/MET/KHP/IV/2014 tanggal 25 April 2014 oleh Unit Pelaksana Teknis Metrologi Disperindag ESDM Provinsi Kep. Riau 18) Surat Keterangan Hasil Pengujian Kendaraan BP 9777 HS Nomor 621/DPP/MET/KHP/XI/2014 tanggal 10 November 2014 oleh Unit Pelaksana Teknis Metrologi Disperindag ESDM Provinsi Kep. Riau 19) Surat Keterangan Hasil Pengujian Kendaraan BP 9777 HP Nomor 620/DPP/MET/KHP/XI/2014 tanggal 10 November 2014 oleh Unit Pelaksana Teknis Metrologi Disperindag ESDM Provinsi Kep. Riau 1.2 Visi dan Misi PT Satria Batam Sukses Visi dan misi didirikannya PT Satria Batam Sukses ialah sebagai distributor yang dapat menyuplai kebutuhan bahan bakar minyak (BBM) solar industri di wilayah Kota Batam pada khususnya dan Kepulauan Riau pada umumnya. Selain itu PT Satria Batam Sukses selalu berusaha untuk memberikan kepuasan bagi seluruh konsumennya.

69 No.FO V0 HAL. 4/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang 1.3 Struktur Organisasi PT Satria Batam Sukses FABER SIDABUTAR Director JONSON SAMOSIR General Manager LAMHOT SINAGA Manager Operations WINDA TRIMARINA Finance RAGIL Storeman DAVID SIDABUTAR SANDO SIDABUTAR AMOS SITUMORANG Driver ZESSY SIJABAT Admin Gambar 1 Struktur Organisasi PT Satria Batam Sukses Sumber: PT Satria Batam Sukses Adapun deskripsi pekerjaan dari setiap jabatan yang terdapat dalam struktur organisasi yaitu : 1. Director a. Bertugas mengawasi serta mengurusi aset perusahaan b. Bertugas Menunjuk, mengangkat serta memberhentikan karyawan c. Bertanggungjawab atas setiap keputusan yang telah diambil serta strategi yang ditetapkan perusahaan d. Mengesahkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan usaha

70 No.FO V0 HAL. 5/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang 2. General Manager a. Bertanggungjawab atas setiap kegiatan operasional baik di lapangan maupun di kantor b. Bertugas sebagai perwakilan dari director dalam setiap pertemuan dengan pelanggan c. Mengevaluasi kinerja semua karyawan dan melaporkan kepada director 3. Manager Operations a. Bertanggungjawab atas setiap kegiatan operasional di lapangan b. Bertugas melaporkan setiap kegiatan yang akan dilaksanakan maupun yang sudah dikerjakan kepada general manager c. Mengawasi kinerja driver dan storeman 4. Finance a. Bertanggungjawab atas setiap kegiatan yang terjadi di kantor khususnya untuk keuangan perusahaan b. Bertugas membuat laporan keuangan setiap bulannya c. Bertanggungjawab atas kas yang dikeluarkan untuk kegiatan operasional perusahaan 5. Storeman a. Bertanggungjawab atas penerimaan maupun pengeluaran barang dari gudang b. Bertugas membuat laporan atas penerimaan dan pengeluaran barang c. Bertugas menjaga kebersihan gudang

71 No.FO V0 HAL. 6/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang 6. Driver a. Bertugas mengantarkan barang ke pelanggan b. Bertanggungjawab atas barang yang diantarkan ke pelanggan c. Bertugas memeriksa semua kendaraan operasional perusahaan 7. Admin a. Bertangungjawab atas dokumen-dokumen perusahan termasuk dokumen pengiriman barang b. Bertugas mengirimkan quotation setiap periodenya kepada pelanggan d. Bertugas membuat laporan loket setiap bulannya 1.4 Ruang Lingkup Usaha PT Satria Batam Sukses PT Satria Batam Sukses bergerak dalam bidang menyuplai bahan bakar minyak (BBM) berjenis solar industri ke perusahaan yang biasa digunakan untuk penggunaan genset, alat-alat berat, mesin-mesin produksi dan boiler. Selain itu PT Satria Batam Sukses juga melakukan kegiatan pengisian bahan bakar minyak berjenis solar industri untuk kapal (bunkering) di darat yang dalam proses repair ataupun berlabuh untuk bongkar muat.

72 No.FO V0 HAL. 7/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang 2. Deskripsi Kerja dan Pembahasan 2.1 Deskripsi Kerja Lokasi Unit Kerja Penulis mendapatkan kesempatan untuk melakukan kegiatan magang industri di PT Satria Batam Sukses yang beralamat di Ruko Town House Anugrah Park No A di bawah bagian keuangan dan ditempatkan di posisi administrasi Rincian Tugas Selama magang yang menjadi tugas penulis sehari-harinya ialah: Proses penjualan kredit: 1. Mencetak surat penawaran (quotation) setiap pergantian periode perubahan harga yaitu pada tanggal satu dan lima belas setiap bulannya 2. Meminta tanda tangan untuk surat penawaran yang sudah dicetak ke bagian keuangan sebagai bentuk otorisasi 3. Surat penawaran yang sudah diotorisasi dikirimkan ke pelanggan yang bersangkutan via ataupun fax 4. Menerima surat pesanan (purchase order) dari pelanggan 5. Meminta otorisasi atas surat pesanan tersebut ke bagian keuangan 6. Menjadwalkan pengiriman barang atas surat pesanan yang sudah masuk (berkoordinasi dengan kepala operasional dan supir) 7. Mencetak invoice dan delivery order dan menginput ke dalam daftar penjualan

73 No.FO V0 HAL. 8/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang 8. Menyerahkan invoice, delivery order dan purchase order ke kepala operasional ataupun supir 9. Menerima kembali rangkapan invoice, delivery order dan purchase order setelah pengiriman direalisasikan 10. Memisahkan rangkapan yang sudah diterima untuk diarsipkan (lembaran kuning) dan untuk lampiran penagihan piutang (lembaran hijau) 11. Mencetak kwitansi dan menggabungkannya dengan lembaran hijau kemudian menyimpannya dalam map file khusus piutang perusahaan Tugas lain yang diberikan kepada penulis adalah: 1. Saat adanya pembayaran dari pelanggan, menyerahkan kwitansi yang sudah dilengkapi dengan materai dan distempel beserta bukti penerimaan kas dengan lampiran lembaran hijau kemudian menyerahkan ke bagian penagihan 2. Menyiapkan dokumen untuk pengurusan pajak kendaraan perusahaan 3. Menyiapkan dokumen untuk perpanjangan surat-surat yang menjadi legalitas perusahaan 4. Membuat laporan kas loket pembayaran online

74 No.FO V0 HAL. 9/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Mulai Mencetak Quotation Harga Sesuai Tidak Merevisi Quotation Ya Mengirimkan ke pelanggan Selesai Menerima purchase order Harga Sesuai Ya Menjadwalkan pengiriman Tidak Memisahkan dokumen : 1. Lampiran penagihan piutang 2. Arsip Menerima dokumen dari bag. Operasional Info ke bagian operasional Mencetak invoice & delivery order Menyerahkan dokumen ke bag. Operasional Menginput ke daftar penjualan dan daftar piutang Arsip Gambar 2 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Sumber: hasil olahan sendiri

75 No.FO V0 HAL. 10/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang Tanggung Jawab Tanggung jawab penulis selama proses magang adalah mencetak quotation, meminta otorisasi atas quotation dan mengirimkan quotation tersebut kepada pelanggan setiap pergantian periode yaitu pada tanggal satu dan lima belas setiap bulannya, mencetak invoice, delivery order dan kwitansi sesuai dengan nomor urutnya dan pengarsipan dokumen-dokumen perusahaan Target yang Diharapkan Target yang diharapkan oleh perusahaan adalah setiap pelanggan selalu mendapatkan quotation terbaru tepat waktu untuk meningkatkan penjualan, dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan seperti invoice, delivery order ataupun quotation tersusun sesuai dengan penomorannya untuk mencegah masalah yang akan terjadi dikemudian hari. Selama kegiatan magang ini penulis dapat membandingkan ilmu yang telah diperoleh dari kegiatan perkuliahan dengan praktek kerja di lapangan, dan memperoleh keahlian baru yaitu berinteraksi dengan pelanggan serta mengatur berbagai administrasi yang ada di perusahaan. 2.2 Deskripsi Alat dan Produk Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan Selama kegiatan magang di perusahaan, penulis menggunakan perangkatperangkat berikut ini:

76 No.FO V0 HAL. 11/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang 1. Komputer Digunakan untuk memasukkan data-data menggunakan fasilitas Microsoft Office seperti Microsoft Office Word dan Microsost Office Excel. 2. Mesin fax Digunakan mengirimkan surat penawaran atau dokumen lainnya ke perusahaan yang menginginkan dokumen tersebut dalam waktu yang cepat 3. Mesin scanner Digunakan mengcopy dokumen dan membuatnya dalam bentuk soft copy agar bisa dikirm via 4. Mesin foto copy Digunakan untuk memfoto copy dokumen yang dibutuhkan 5. Printer Digunakan untuk mencetak dokumen dalam bentuk hard copy 6. Pesawat telepon Digunakan untuk berkomunikasi dengan pelanggan Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan Data dan dokumen yang akan diolah penulis selama proses magang ialah data penjualan serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penjualan kredit seperti quotation, purchase order, invoice dan delivery order.

77 No.FO V0 HAL. 12/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang 3. Kesimpulan dan Saran 3.1 Kesimpulan Setelah melaksanakan kegiatan magang industri di PT Satria Batam Sukses, penulis banyak memperoleh manfaat yang dapat menunjang pengalaman penulis khususnya dalam beradaptasi pada lingkungan kerja. Selain menambah pengalaman serta wawasan penulis, kegiatan magang industri juga sebagai bentuk penerapan dari ilmu dan teori yang sudah diperoleh penulis sebelumnya. Menjalankan kegiatan magang industri sangat membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir yang merupakan salah satu syarat kelulusan Program Diploma III dalam program studi Akuntansi jurusan Manajemen Bisnis. Akhirnya penulis menarik kesimpulan sebagai berikut: a. Penulis dapat memahami kegiatan usaha yang ada di PT Satria Batam Sukses khususnya bagian penjualan kredit serta dokumentasi legalitas suatu perusahaan b. Penulis dapat membandingkan bagaimana prosedur penjualan kredit yang sudah berjalan di PT Satria Batam Sukses 3.2 Saran Adapun saran yang dapat penuis sampaikan untuk PT Satria Batam Sukses adalah sebagai berikut: a. Diharapkan perusahaan dapat selalu menerima dan menyediakan tempat magang industri bagi mahasiswa selanjutnya

78 No.FO V0 HAL. 13/13 KPS DIR Borang PBM: 16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang b. Diharapkan pihak perusahaan tidak keberatan dalam membimbing mahasiswa yang sedang melaksanakan kegiatan magang industri c. Perusahaan dapat meningkatkan kembali kualitas pelayanan bagi pelanggan dengan demikian akan meningkatkan penjualan

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97