BAB II LANDASAN TEORI. Sebelum memahami audit operasional yang akan dibahas pada skripsi ini,

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI II.1. Auditing II.1.1. Pengertian Audit Sebelum memahami audit operasional yang akan dibahas pada skripsi ini, terlebih dahulu diperlukan pemahaman tentang auditing. Berikut ini akan diuraikan beberapa definisi mengenai pengertian auditing yang dikemukakan oleh beberapa ahli : 1. Agoes. S (2004) mendefinisikan auditing sebagai Suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis oleh pihak independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya dengan tujuan untuk memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut. (h.2). 2. Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf A.A. (2003) mendefinisikan auditing sebagai suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu satuan usaha yang dilaksanakan oleh seorang yang kompeten dan independent untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dimaksud dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Auditing dilakukan oleh seorang yang berkompeten dan independen. (h.1). 3. Mulyadi (2002) mendefinisikan auditing sebagai Suatu proses yang sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pertanyaan-pertanyaan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dengan kriteria 8

2 yang telah ditetapkan, serta menyampaikan hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. (h.9). Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa auditing adalah suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian data-data atau bukti-bukti tentang informasi mengenai kejadian ekonomi yang dilakukan oleh seorang atau lebih independen serta yang berkompeten untuk menentukan objektivitas dan keandalan informasi yang disampaikan oleh manajemen. II.1.2. Tujuan Audit Mengacu pada Arens dan Loebbecke tujuan audit adalah : 1. Eksistensi Tujuan ini menyangkut apakah semua angka-angka yang dimasukkan dalam laporan keuangan memang seharusnya dimasukkan dan bagaimana auditor untuk memenuhi asersi manajemen mengenai keberadaan atau keterjadian. 2. Kelengkapan Tujuan ini menyangkut apakah semua angka-angka yang seharusnya dimasukkan memang diikutsertakan secara lengkap sesuai dengan asersi manajemen. 3. Akurasi Tujuan ini mengacu ke jumlah yang dimasukkan dengan jumlah yang benar. Asersi yang memenuhi adalah asersi penilaian atau alokasi 4. Klasifikasi Tujuan untuk menunjukkan apakah setiap pos dalam daftar klien telah dimasukkan dalam akun yang telah diklasifikasikan dengan tepat. 9

3 5. Penyajian dan pengungkapan adalah saldo perkiraan dan persyaratan pengungkapan yang berkaitan telah disajikan dengan pantas dalam laporan keuangan. Tujuan ini merupakan cara auditor untuk memenuhi asersi manajemen mengenai penyajian dan pengungkapan. II.1.3. Jenis-Jenis Audit Menurut Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf A.A. (2003), jenis-jenis audit terbagi menjadi 3 yaitu: 1. Audit Laporan Keuangan (Financial Audit). Audit laporan keuangan bertujuan untuk menentukan apakah laporan keuangan secara keseluruhan yang merupakan informasi terukur yang akan diverifikasi telah disajikan sesuai dengan kriteria-kriteria tertentu. Umumnya, kriteria-kriteria itu adalah prinsip akuntansi yang berlaku umum. Asumsi dasar dari suatu audit laporan keuangan adalah bahwa laporan tersebut akan dimanfaatkan kelompok-kelompok berbeda untuk maksud berbeda. 2. Audit Operasional (Operational Audit). Yaitu penelaahan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi, efektifitas, dan ekonomis. Efisiensi, efektifitas dan ekonomis opersi suatu organisasi jauh lebih sulit pengevaluasiannya secara obyektif dibandingkan dengan penerapan dan penyajian laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Kriteria yang digunakan untuk evaluasi informasi terukur dalam audit operasional cendrung subyektif. Pada prakteknya, audit operasional cenderung memberikan saran perbaikan prestasi kerja dibandingkan melaporkan keberhasilan kerja yang sekarang. 10

4 3. Audit Ketaatan (Compliance Audit). Yaitu audit yang bertujuan untuk mempertimbangkan apakah klien telah mengikuti prosedur atau aturan tertentu yang telah ditetapkan pihak yang memiliki otoritas lebih tinggi. Hasil audit ketaatan umumnya dilaporkan kepada pihak yang berwenang membuat kriteria. Audit ketaatan banyak dijumpai di dalam pemerintah. Oleh sebab itu, sebagian besar dari pekerjaan pemeriksaan ketaatan dilakukan oleh internal auditor. Tapi bisa juga dilakukan mendapatkan kepastian bahwa seluruh individu yang berda di dalam perusahaan telah mematuhi semua prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan. 4. Audit Spesial (Special Audit). Yaitu audit yang bertujuan untuk menentukan apakah kegiatan yang dilaksanakan ada terjadi penyelewengan atau tindak pidana korupsi. Kepolisian dan kejaksaan sesuai dengan Undang-undang yang mengatur dari lembaga-lembaga ini, mempunyai kewenangan untuk menangani terhadap suatu kasus Tindak Pidana Korupsi (TPK). (h.4). II.2. Audit Operasional II.2.1. Pengertian Audit Operasional Menurut Agoes (2004) mendefinisikan, Audit operasional adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akunting dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut seudah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis. (h.175). 11

5 Menurut Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (2003) mendefinisikan, Audit operasional adalah penelaahan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektivitasnya. Pada umumnya, auditor akan memberikan sejumlah saran kepada manajemen untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan. (h.4). Menurut Boynton, Johnson dan Kell yang diterjemahkan oleh Budi, I.S., Wibowo, H. (2003) mendefinisikan, Audit operasional adalah suatu proses sistematis yang mengevaluasi efektifitas, efisiensi, dan ekonomis operasi organisasi yang berada dalam pengendalian manajemen serta melaporkan kepada orang-orang yang tepat hasil evaluasi tersebut beserta rekomendasi perbaikan. (h.498). Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa audit operasional adalah salah satu jenis pemeriksaan yang dilakukan atas proses operasi perusahaan oleh orang yang independen, misalnya bagian suatu kegiatan dilaksanakan, bagian prosedur pelaksanaan, termasuk jalannya arus pelaksanaan dari suatu sub kegiatan ke sub kegiatan yang lain, sampai seluruh kegiatan selesai dilaksanakan. Pengertian efisiensi, efektifitas dan ekonomis menurut James AF. Stoner, R.Edward Freemon, Daniel R Gilbert Jr adalah : 1. Efisiensi Kemampuan untuk meminimalkan penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi (melakukan dengan tepat). 2. Efektifitas Kemampuan untuk menentukan tujuan yang memadai. 3. Ekonomis 12

6 Konsep kehematan berhubungan dengan meminimalkan biaya dari sumber daya yang digunakan untuk suatu kegiatan untuk memperhatikan pada kualitas yang tepat dan juga berhubungan dengan cara berbagai sumber daya disediakan. II.2.2. Tujuan Audit Operasional Menurut Agoes, S. (2004) tujuan dilakukannya audit operasional adalah sebagi berikut: 1. Untuk menilai kinerja dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan. 2. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. 3. Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan top management. 4. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang telah ditetapkan, rencana-rencana prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah. 5. Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini untuk menentukan tindakan pencegahan yang akan diambil. 6. untuk memberikan rekomendasi-rekomendasi kepada top mangement untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen dan prosedur operasional perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan keefektivitas dari kegiatan perusahaan. (h.175). Pada umumnya, tujuan audit operasional untuk memeriksa apakah suatu fungsi dalam perusahaan telah dilaksanakan dengan efisien, efektif, dan ekonomis serta 13

7 memberikan saran untuk memperbaiki fungsi tersebut. Audit operasional dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan. II.2.3. Ruang Lingkup Audit Operasional Tunggal, A.W. (2001) menyatakan bahwa audit operasional dibatasi oleh beberapa hal sebagai berikut: 1. Waktu berkaitan dengan kekomprehensifan audit. 2. Pengetahuan auditor hanya akan sensitif terhadap masalah-masalah yang sesuai dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman yang dimiliki saja. 3. Biaya dan data. 4. Standar bidang yang berada diluar standar atau kriteria keefektifan adalah diluar ruang lingkup audit operasional. 5. Orang auditor tidak boleh menyinggung soal ketidakmampuan seseorang dalam melakukan fungsinya, tetapi hanya boleh menunjukkan bahwa suatu pekerjaan atau tugas dilaksanakan dengan tidak efektif. 6. Entitas audit pembatasan audit operasional pada suatu fungsi tertentu atau unit dalam beberapa hal menyampaikan aspek-aspek yang mempengaruhi entitas audit, tetapi aspek-aspek tersebut berada dalam lingkup suatu fungsi atau unit lain. (h.74). II.2.4. Manfaat Audit Operasional 14

8 Audit Opersional sama pentingnya dengan audit finansial, karena kedua pemeriksaan ini memiliki manfaat masing-masing bagi organisasi perusahaan. Manfaat audit operasional menurut Tunggal (2001) adalah sebagai berikut : 1. Memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan. 2. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan, laporan-laporan dan pengendalian. 3. Memastikan ketaatan terhadap ketaatan manajerial yang ditetapkan, rencanarencana, prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah. 4. Menilai ekonomisan dan efisiensi penggunaan sumber daya termasuk memperkecil pemborosan. 5. Menilai efektifitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan. (h.14). II.2.5. Jenis Audit Operasional Menurut Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf A.A. (2003), Audit Operasional terbagi dalam 3 (tiga) jenis yaitu : 1. Audit Fungsional (Functional Audit) Audit fungsional adalah sarana untuk mengkategorikan aktivitas perusahaan atau suatu alat penggolongan kegiatan suatu perusahaan, seperti fungsi penjualan atau fungsi penagihan. 2. Audit Organisasional (Organizational Audit) 15

9 Audit operasional atas suatu organisasi menyangkut keseluruhan unit organisasi seperti departemen, cabang atau anak perusahaan. Penekanan audit organisasional adalah seberapa efisien dan efekrif fungsi-fungsi dalam organisasi berinteraksi. Rencana organisasi dan metode-metode untuk mengkoordinasikan aktivitasaktivitas merupakan hal yang penting dalam jenis pemeriksaan ini. 3. Audit penugasan Khusus (Special assigment Audtt) Penugasan audit operasional khusus timbul atas permintaan manajemen. Ada banyak variasi dalam pemeriksaan tersebut, misalnya penyelidikan kemungkinan kecurangan dalam suatu divisi. (h.767). II.2.6. Tahap-tahap Audit Operasional Menurut Agoes, S. (2004), Ada 4 (empat) tahapan dalam suatu audit operasional, yaitu: 1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survery). Survei pendahuluan dimaksudkan untuk mendapat gambaran mengenai bisnis perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab dengan manajemen dan staff perusahaan serta penggunaan questionnaires. 2. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen (Review and Testing of Management Control System). Untuk mengevaluasi dan menguji efektifitas dari pengendalian manajemen yang terdapat di perusahaan biasanya digunakan internal control questionnaires (ICQ), flowchart dan penjelasan narrative serta dilakukan pengetesan atas beberapa transaksi (walk through the documents). 3. Pengujian Terinci (Detailed Examination). 16

10 Melakukan pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan untuk mengetahui apakah prosesnya sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Dalam hal ini auditor harus melakukan observasi terhadap kegiatan dari fungsi-fungsi yang terdapat di perusahaan. 4. Pengembangan Laporan (Report Development). Dalam menyusun laporan pemeriksaan auditor tidak memberikan opini mengenai kewajaran laporan keuangan perusahaan. Laporan yang dibuat mirip dengan management letter, karena berisi audit findings mengenai penyimpangan yang terjadi terhadap kriteria (standard) yang berlaku ang menimbulkan inefisiensi, inefektifitas, dan ketidakhematan (pemborosan) dan kelemahan dalam sistem pengendalian manajemen (management control system) yang terdapat di perusahaan. (h.12). II.2.7. Kriteria untuk Mengevaluasi Efisiensi, Efektifitas dan Ekonomis Kesulitan utama yang dihadapi dalam audit operasional adalah menentukan kriteria untuk mengevaluasi apakah efisiensi dan efektifitas telah tercapai, karena dalam audit operasional tidak ada kriteria standar seperti dalam audit keuangan. Arens dan Loebbecke (2003) yang diterjemahkan oleh Jusuf menulis, ada beberapa sumber yang dapat dimanfaatkan auditor operasional dalam mengembangkan kriteria khusus. Ini mencakup : 1. Kinerja historis Seperangkat kinerja sederhana yang dapat didasarkan pada hasil sebenarnya atau hasil audit dan periode sebelumnya. Tujuannya untuk membandingkan apakah yang telah dilakukan menjadi lebih baik atau lebih buruk. Manfaat kriteria ini adalah bahwa kriteria tersebut mudah dibuat, tetapi mungkin 17

11 tidak memberikan pandangan mendalam mengenai seberapa baik atau buruknya sebenarnya unit usaha yang diperiksa dalam melakukan sesuatu. 2. Kinerja yang dapat diperbandingkan Sebagian besar kesatuan yang menjalani audit operasional tidak bersifat unit, terdapat banyak kesatuan yang sama di dalam keseluruhan organisasi atau diluarnya. Dalam hal demikian, data kinerja dari kesatuan yang dapat diperbandingkan merupakan sumber yang sangat baik untuk mengembangkan kriteria. Untuk kesatuan yang dapat diperbandingkan berada diluar organisasi, mereka seringkali bersedia menyediakan informasi seperti itu. Data ini sering kali juga tersedia pada kelompok industri dan lembaga pemerintah yang berwewenang. 3. Standar rekayasa Dalam banyak jenis penugasan audit operasional adalah mungkin dan layak untuk mengembangkan kriteria berdasarkan standar rekayasa misalnya studi waktu dan gerak untuk menentukan tingkat keluaran produksi. Kriteria ini sering memakan waktu dan biaya yang besar dalam pengembangannya karena banyak memerlukan keahlian, akan tetapi hal itu mungkin sangat efektif dalam memecahkan masalah operasional yang utama dan biaya yang dikeluarkan akan berharga. 4. Diskusi dan kesepakatan Kadang-kadang kriteria objektif sangat sulit didapat dan sangat memakan biaya, tetapi adakalanya kriteria dapat dikembangkan melalui diskusi dan kesepakatan yang sederhana. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses ini harus meliputi manajemen kesatuan yang diperiksa, auditor operasional dan 18

12 kesatuan atau orang-orang yang akan mendapat laporan tentang temuantemuan yang didapat. II.3. Sistem Pengendalian Intern II.3.1. Pengertian Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern yang diterapkan pada perusahaan akan sangat berguna untuk mencegah terjadinya penyimpangan dari tujuan semula yang akan dicapai utaupun kecurangan-kecurangan. Selain itu, dapat digunakan untuk melacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi. Menurut IAI (2007), Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, dan efektifitas dan efisiensi operasi. (h.319.2). Menurut Mulyadi (2001), Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhnya kebijakan manajemen. (h.163). Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern sangat penting bagi setiap perusahaan. Jika suatu perusahaan memiliki sistem pengendalian intern yang tidak memadai maka kemungkinan bisa terjadinya kekeliruan semakin besar dan dapat mengganggu efektifitas operasional perusahaan akibat banyak keputusan yang diambil bersumber dari informasi yang keliru. 19

13 II.3.2. Tujuan dan Jenis Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001), Tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut : 1. Menjaga kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (h.163). Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi 2 (dua) macam yaitu: pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). II.3.3 Unsur-unsur Pengendalian Intern Boynton, Johnson, dan Kell yang diterjemahkan oleh Rajoe, P.A., Gania, G., Budi, I.S. (2002) menulis, Struktur pengendalian intern terdiri dari lima unsur pokok, yaitu: 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendali merupakan suatu organisai yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari semua komponen pengendalian intern lainnya yang menyediakan disiplin dan struktur. Sejumlah faktor membentuk lingkungan pengendali dalam suatu entitas diantaranya adalah sebagai berikut: a. Integritas dan nilai etika b. Komitmen terhadap kompetensi c. Dewan direksi dan komite audit 20

14 d. Filosofi dan gaya operasi manajemen e. Struktur organisasi 2. Penaksiran Resiko (Risk Assessment) Penaksiran resiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan adalah penaksiran resiko yang terkandung dalam asersi tertentu dalam laporan keuangan dan desain serta implementasi aktivitas pengendali yang ditujukan untuk mengurangi resiko tersebut pada tingkat minimum, dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat. Penaksiran resiko manajemen harus mencakup pertimbangan khusus terhadap resiko yang dapat timbul dari perubahan keadaan, seperti: a. Perubahan dalam lingkungan operasi b. Personel baru c. Sistem informasi yang baru atau dimodifikasi d. Pertumbuhan yang cepat e. Teknologi yang baru f. Lini, produk atau aktivitas baru g. Restrukturisasi perusahaan h. Operasi di luar negeri i. Pernyataan akuntansi 3. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Informasi yang digunakan sebagai fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian intern berkaitan dengan sistem akuntansi, yaitu bahwa transaksi dilaksanakan dengan cara yang mencegah salah saji dalam asersi manajemen dalam laporan keuangan. 21

15 Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi. Komunikasi ini mencakup sistem pelaporan penyimpangan kepada pihak yang lebih tinggi dalam entitas. 4. Aktivitas Pengendali (Control Activities) Aktivitas pengendali adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendali yang relevan dapat digolongkan ke dalam berbagai kelompok sebagai berikut: a. Pemisahan tugas b. Pengendalian pemrosesan informasi Pengendalian umum, meliputi : organisasi pusat pengolahan data, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data. Pengendalian aplikasi, dikelompokkan menjadi : prosedur otorisasi yang memadai, perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang cukup, dan pengecekan secara independen. c. Pengendalian fisik d. Review kinerja 5. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan adalah suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian intern pada suatu waktu. Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan 22

16 pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. (h ) Adapun unsur pokok yang perlu diperhatikan dalam merancang sistem pengendalian intern yang mengacu pada pendapat Mulyadi (2001) adalah : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pemisahan tanggung jawab fungsional dalam unit-unit organisasi yang dibentuk sangat penting karena merupakan pengendalian untuk mencegah terjadinya kecurangan. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dengan adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik dalam suatu perusahaan akan menjamin dihasilkannya informasi yang dapat dipercaya. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Dalam pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana denan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat, seperti penggunaan formulir bernomor urut tercetak, pemeriksaan mendadak, tidak adanya perputaran jabatan, diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya, pembentukan staf intern. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Bagaimanapun baiknya sistem, baik itu ditunjang oleh kejujuran serta kecakapan karyawannya, maka sistem tersebut tidak akan bisa berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Agar memperoleh karyawan yang jujur dan cakap, hal yang perlu 23

17 dilakukan manajemen adalah sewaktu di mulai dilakukannya penyaringan penerimaan karyawan baru dengan cara wawancara yang ketat mengenati latar belakang dan pengalaman dari pelamar. II.3.4. Hubungan Pengendalian Intern dengan Pemeriksaan Operasional Menurut Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (2003) hubungan antara audit opersional dengan sistem pengendalian internal adalah sistem pengendalian internal dibentuk untuk membantu mencapai sasaran perusahaan, dan sasaran penting semua organisasi adalah efisiensi dan efektivitas. Tujuan hal penting dalam menyusun struktur pengendalian internal yang baik adalah : 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Ketaatan pada hukum dan peraturan yang sudah ditetapkan 3. Efisiensi dan efektivitas operasional Masing-masing dari ketiganya ini dapat menjadi bagian audit operasional jika tujuannya adalah operasi yang efisien, efektif, dan ekonomis. (h.766). II.4. Fungsi Pengelolaan Persediaan Dalam Rangka Audit Operasional II.4.1 Pengertian Persediaan Dalam perusahaan dagang atau industri, biasanya persediaan bahan baku dan persediaan barang jadi merupakan komponen aktiva yang cukup besar nilainya serta transaksinya. Terjadinya kesalahan dalam menentukan nilai persediaan akan berpengaruh terhadap neraca dan perhitungan rugi laba, baik tahun berjalan maupun tahun yang akan datang. Persediaan merupakan unsur dari aktiva lancar yang memiliki porporsi yang besar dan merupakan bagian modal kerja yang jumlahnya cukup besar. Persediaan membutuhkan suatu investasi yang cukup besar serta sensitif karena 24

18 penurunan harga, pencurian, dan kerusakan. Oleh karena itu, persediaan perlu dikelola dengan baik. Menurut Assauri (2000), Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barangbarang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal atau masih dalam proses maupun menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. (h.164). Menurut Standar Akuntansi Keuangan atau SAK nomor 14 (2007), Persediaan adalah aktiva : 1. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, 2. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, atau 3. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. (h.14.1). Menurut Hendriksen dan Van Breda (2002) yang diterjemahkan oleh Wibowo menyatakan bahwa, Persediaan mencakup barang yang ditujukan untuk dijual dalam pelaksanaan normal usaha, serta bahan baku dan perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi untuk penjualan. II.4.2. Jenis-jenis persediaan Menurut Assauri (2000), persediaan dapat dibedakan menurut beberapa cara berdasarkan jenis dan posisi barang di dalam urutan pengerjaan produk sebagai berikut: 1. Persediaan bahan baku (raw materials) Yaitu persediaan barang yang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari pemasok 25

19 dan atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya. 2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts or components stock) Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung dirakit dengan komponen lain tanpa melalui proses produksi sebelumnya. 3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies stock) Yaitu persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi. 4. Persediaan barang dalam proses (work in process or progress stock) Yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi. 5. Persediaan barang jadi (finished goods) Yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual maupun dikirim kepada pelanggan-pelanggan ataupun perusahaan lain. (h.171). II.4.3. Pengelolaan Persediaan yang Efektif dan Efisien Menurut Rayburn, L.G. (2000) yang dialihbahasakan oleh Alfonsus Sirait, pengelolaan persediaan yang efektif dan efisien memusatkan perhatian pada hal-hal pokok sebagai berikut : 26

20 1. Banyaknya persediaan yang harus disimpan Persediaan yang disimpan digunakan untuk menjamin kelancaran proses produksi dari akibat kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan, atau dikenal dengan istilah persediaan pengaman (safety stock). Manajemen cederung konservatif dan menyimpan persediaan dalam jumlah besar. Hal ini bisa memerlukan biaya besar, khususnya untuk biaya penyimpanan. Jika perusahaan menyimpan persediaan pengaman yang tidak mencukupi maka dapat terjadi kerumitan operasi dan stock out bisa sering timbul. Stok pengaman dalam jumlah yang ideal akan memperkecil kemungkinan terjadinya stock out dan biaya penyimpanan persediaan. 2. Kuantitas pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity/EOQ) Pendekatan EOQ mengasumsikan permintaan yang stabil dan diketahui secara pasti. EOQ adalah jumlah persediaan yang harus dipesan pada suatu saat dengan tujuan untuk meminimumkan jumlah biaya pemesanan serta biaya penyimpanan persediaan. Dengan informasi seperti kuantitas yang dibutuhkan, harga per unit, persentase biaya pemilikan persediaan, dan biaya setiap pesanan. Maka dapat dihitung jumlah pesanan yang ekonomis dengan rumus : EOQ= 2 x RU x CO CU x CC Keterangan : EOQ = Economic Order Quantity (kuantitas pesanan yang ekonomis) RU = Annual Required Units (unit kebutuhan setahun) CO = Cost of Order (biaya per pesanan) 27

21 CU = Cost per Unit of Material (biaya bahan per unit) CC = Carrying Cost Percentage (persentase biaya pemilikan) 3. Tenggang waktu pemesanan (Lead time) Analisis EOQ menentukan ukuran pemesanan yang optimal. Masalah yang timbul selanjutnya adalah kapan pemesanan akan dilakukan. Salah satu faktor yang mempengaruhi keputusan ini adalah lead time yaitu waktu yang diperlukan sejak pesanan dilakukan sampai barang yang dipesan diterima. Jika supplier dapat diandalkan maka perusahaan dapat memperkirakan lead time yang cukup cepat. Akan tetapi untuk kebanyakan produk sulit memperkirakan lead time karena besarnya ketidakpastian dalam jadwal pengiriman. Selain itu, mungkin sukar untuk memperhitungkan jumlah bahan baku yang akan digunakan selama lead time. 4. Titik pemesanan kembali (Reorder Point) Setelah menentukan persediaan pengaman, kita dapat menentukan titik pemesanan kembali (Reorder Point) yaitu jumlah persediaan yang ada pada saat pemesanan harus dilakukan serta menghitung titik pemesanan kembali dengan menambahkan persediaan pengaman ke pemakaian rata-rata selama lead time. Maka dapat dicari titik pemesanan kembali (Reorder Point) dengan rumus : Reorder Point = (LD x AU) + SS Keterangan : LD = Lead time (tenggang waktu pemesanan) AU = Average Usage (pemakaian rata-rata) SS = Safety Stock (persediaan pengaman) (h. 57, 64-66). 28

22 Konsep pengendalian persediaan Just in Time (JIT) Beberapa hal penting dalam konsep JIT adalah : Semua material adalah bagian aktif dari sistem produksi dan tidak boleh menimbulkan masalah yang menyebabkan timbulnya persediaan. Persediaan seminim mungkin untuk menjaga kelangsungan produksi dan harus tersedia dalam jumlah, waktu, serta kualitas yang tepat. Manfaat Just in Time dapat mengurangi biaya dan dapat meningkatkan pengendalian mutu. II.4.4. Tujuan Audit Operasional atas Fungsi Persediaan Berdasarkan pada pendapat Agoes (2004), tujuan audit operasional atas fungsi persediaan adalah : 1. Untuk memeriksa apakah terdapat pengendalian intern yang baik atas persediaan. 2. Untuk memeriksa apakah metode penilaian persediaan (valuation) sesuai dengan standar akuntansi keuangan. 3. Untuk memeriksa apakah persediaan yang tercantum di neraca betul-betul ada dan dimiliki oleh perusahaan pada tanggal/neraca. 4. Untuk mengetahui apakah ada perjanjian pembelian atau penjualan persediaan yang membawa pengaruh besar terhadap laporan keuangan. 5. Untuk mengetahui apakah ada persediaan yang dijadikan jaminan kredit dan apakah ada asuransi persediaan. 29

23 6. Untuk memeriksa apakah terjadinya barang rusak, kurang laku atau ketinggalan mode sudah dibuat allowance yang cukup. 7. Untuk memeriksa apakah sistem pencatatan persediaan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. (h.176). II.4.5. Sistem Pencatatan dan Metode Penilaian Persediaan Menurut Horngren, Harrison dan Bamber (2002) menyatakan bahwa ada 2(dua) sistem pencatatan persediaan yaitu: 1. Sistem persediaan perpetual (perpetual inventory system) Dalam sistem ini, perusahaan mencatat setiap mutasi yang terjadi pada persediaan sehingga akun persediaan selalu mencerminkan nilai sisa persediaan perusahaan yang paling akhir. 2. Sistem persediaan periodik (periodic inventory system) Dalam sistem ini, perusahaan tidak mencatat seluruh mutasi yang terjadi dalam akun persediaan. Akibatnya pada akhir periode, perusahaan harus mengadakan penghitungan secara fisik untuk mengetahui jumlah barang yang dimiliki, yang kemudian dikalikan dengan per unit biaya untuk mendapatkan biaya persediaan di akhir periode. Terdapat empat metode biaya yang dapat digunakan dalam menentukan nilai persediaan yang ada yaitu: 1. Metode harga pokok spesifik (specific unit cost) Metode harga pokok spesifik ini didasarkan atas penilaian persediaan yang dipergunakan untuk menilai biaya dari suatu persediaan yang secara spesifik dapat kita identifikasikan. 30

24 2. Metode rata-rata tertimbang (weighted average cost) Metode penilaian persediaan ini didasarkan pada harga pokok rata-rata persediaan dalam suatu periode tertentu. Harga pokok rata-rata tertimbang diperoleh dengan membagi harga pokok barang yang dapat dijual dengan jumlah barang yang dapat dijual. 3. Metode masuk pertama keluar pertama (first in first out / FIFO) Metode penilaian persediaan ini didasarkan pada harga pokok dari barang yang pertama kali masuk yang akan dibebankan pertama kali sebagai harga pokok penjualan. Persediaan akhir dinilai berdasarkan biaya dari pembelian yang dilakukan paling akhir. 4. Metode masuk terakhir keluar pertama (last in first out / LIFO) Metode penilaian persediaan ini didasarkan pada biaya persediaan yang paling akhir adalah yang petama kali dibebankan sebagai harga pokok penjualan. Metode ini mengakibatkan biaya persediaan akhir dinilai berdasarkan harga beli persediaan yang paling awal. II.4.6. Fungsi-Fungsi Di Dalam Siklus Dan Pengendalian Intern Pengelolaan Persediaan Menurut Arens et. Al (2000) bahwa siklus persediaan dan pergudangan dapat dipandang sebagai perbandingan dua sistem yang terpisah tetapi satu sama lain saling berhubungan erat, dimana yang satu menyangkut arus fisik barang-barang (physical flow of goods) dan yang lain berupa biaya-biaya yang berhubungan (related cost). Pada saat persediaan bergerak di sepanjang perusahaan, harus ada pengendalian yang memadai baik atas pergerakan fisiknya maupun atas biaya-biaya yang berhubungan. 31

25 Hal ini bertujuan agar lebih memahami pengendalian tersebut dan bukti-bukti audit yang dibutuhkan untuk menguji keefektifannya. Berikut akan dijelaskan suatu peninjauan singkat terhadap keenam fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan, yaitu: 1. Memproses order pembelian Setiap permintaan pembelian digunakan untuk meminta bagian pembelian membuat order atas barang-barang persediaan. Permintaan dapat diajukan oleh pegawai gudang penyimpanan kalau persediaan telah mencapai jumlah minimal yang telah ditetapkan, order dapat juga dibuat untuk bahan baku yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu pesanan atau order dapat pula diajukan berdasarkan perhitungan persediaan secara periodik oleh orang yang bertanggung jawab akan hal tersebut. Tanpa memperhatikan metode yang digunakan, pengendalian terhadap setiap pernmintaan pembelian dan order pembelian yang bersangkutan, umumnya dievaluasi dan diuji terlebih dahulu sebagai bagian dari siklus perolehan dan pembayaran. 2. Menerima bahan baku baru Penerimaan barang yang di order merupakan bagian dari siklus perolehan dan pembayaran. Barang yang diterima harus diperiksa kuantitas dan kualitasnya. Bagian yang menerima membuat suatu laporan penerimaan barang yang menjadi bagian dari dokumentasi yang dilakukan sebelum pembayaran. Setelah inspeksi, barang dikirim ke gudang, dokumen penerimaan dikirimkan ke bagian pembelian, gudang dan hutang usaha. 3. Menyimpan bahan baku 32

26 Setelah bahan diterima, lalu disimpan di dalam gudang penyimpanan sampai bahan dibutuhkan untuk kegiatan produksi. Bahan-bahan dikeluarkan dari gudang ke bagian produksi setelah adanya penyerahan permintaan bahan yang disetujui sebagaimana mestinya, order pekerjaan atau dokumen sejenisnya yang menunjukkan jenis dan jumlah unit bahan yang dibutuhkan. Dokumen permintaan ini digunakan untuk membukukan catatan persediaan perpetual dan untuk melakukan pemindahbukuan dari perkiraan bahan baku ke dalam barang dalam proses. 4. Memproses barang Proses pengerjaan barang dalam siklus persediaan dan pergudangan sangat bervariasi untuk masing-masing perusahaan. Struktur pengendalian intern amat dibutuhkan untuk menunjukkan profitabilitas relatif dari berbagai macam hasil produksi untuk perencanaan dan pengendalian manajemen dalam menilai persediaan untuk tujuan penyajian laporan keuangan. 5. Menyimpan barang jadi Setelah barang jadi selesai dikerjakan bagian produksi, penyimpanan dilakukan di gudang menunggu pengiriman. Dalam perusahaan dengan sistem pengendaian intern yang baik, maka akan dilakukan pengendalian fisik atas barang jadi dengan memisahkannya dalam beberapa area dengan akses terbatas. Pengendalian barang umumnya dianggap bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas. 6. Mengirim barang jadi 33

27 Pengiriman barang jadi merupakan bagian integral dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Tiap pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus didukung dokumen pengiriman yang diotorisasi dengan memadai. 34