Pengembangan Sistem dalam Pengelolaan Data Penjualan secara Tunai Pada Toko Inti Jaya Accessories Semarang

Transkripsi

1 Pengembangan Sistem dalam Pengelolaan Data Penjualan secara Tunai Pada Toko Inti Jaya Accessories Semarang SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana (S1) pada Program Sarjana Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dian Nuswantoro Disusun oleh: Reza Ulfa Sanjaya B FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2014 i

2 PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI Saya yang bertandatangan di bawah ini: Nama : Reza Ulfa Sanjaya NIM : B Fakultas : Ekonomi dan Bisnis Program Studi : Akuntansi S-1 Judul Skripsi : Pengembangan Sistem dalam Pengelolaan Data Penjualan secara Tunai Pada Toko Inti Jaya Accessories Semarang Menyatakan bahwa skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri, dan apabila dikemudian hari ditemukan adanya bukti plagiant, manipulasi dan / atau pemalsuan data maupun bentuk kecurangan lain, saya bersedia untuk menerima sanksi dari fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dian Nuswantoro. Semarang, Juli 2014 Penulis Materai Rp. (Reza Ulfa Sanjaya) ii

3 PENGESAHAN SKRIPSI Nama : Reza Ulfa Sanjaya NIM : B Fakultas : Ekonomi dan Bisnis Program Studi : Akuntansi S-1 Judul Skripsi :Pengembangan Sistem dalam Pengelolaan Data Penjualan secara Tunai Pada Toko Inti Jaya Accessories Semarang Dosen Pembimbing : Dr St.Dwiarso Utomo, SE, M.Kom, Akt.CA Semarang, Juli 2014 Mengetahui Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Dosen Pembimbing (Dr, Agus Prayitno) (Dr St Dwiarso Utomo, SE, M.Kom, Akt) iii

4 PENGESAHAN KELULUSAN UJIAN SKRIPSI Nama : Reza Ulfa Sanjaya NIM : B Fakultas : Ekonomi dan Bisnis Program Studi : Akuntansi S-1 Judul Skripsi: Pengembangan Sistem dalam Pengelolaan Data Penjualan secara Tunai Pada Toko Inti Jaya Accessories Semarang. Telah dinyatakan lulus ujian pada tanggal Tim Penguji : 1. Dr St Dwiarso Utomo, SE, M.Kom, Akt. CA(..) 2. Yulita Setiawanta SE, MSi (..) 3. Natalistyo TAH, SE,MSi (..) iv

5 MOTTO DAN PERSEMBAHAN Motto: Karena sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan. Maka apabila engkau telah selasai (dari suatu urusan), tetaplah bekerja keras (untuk urusan yang lain) dan hanya kepada Tuhanmulah engkau berharap (QS.Asy-Syarh: 6-8). Sesungguhnya Allah tidak akan merubah keadaan suatu kaum sehingga kaum itu mengubah keadaannya sendiri (QS. Ar-Ra d : 6). Skripsi ini kepersembahkan untuk : 1. Mama, alm papa, dan ayah tercinta yang selalu memberikan doa dan dukungan finansial untukku 2. Adikku tercinta, yang selalu menghibur dan memberi semangat. 3. Sahabat-sahabatku. v

6 ABSTRACT The Purpose of this research was to determine accounting system of cash sales this time at Inti Jaya Accesories Shop and develop accounting system of cash sales. The subject of this research is Inti Jaya Accesories and the object of this research is accounting systekm of cash sales. The research system development method used was SDLC (System Development Life Cycle). The research data collection method used was interview, observasion, and literature. The result of this research is accounting development system of cash sales can to data processing of cash sales transactions and resulting financial statements required by the owner. Keywords :Accounting System, Cash Sales, and Finansial Statements vi

7 ABSTRAKSI Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem akuntansi penjualan tunai yang sedang berjalan pada Toko Inti Jaya Accesories Semarang, dan mengembangkan sistem akuntansi penjualan tunai pada toko tersebut. Subjek penelitian adalah Toko Inti Jaya Accesories dan objek penelitiannya adalah sistem akuntansi penjualan tunai. Metode pengembangan sistem yang dipakai adalah SDLC (System Development Life Cycle). Teknik pengumpulan data yang digunakan meliputi wawancara, observasi, dan studi kepustakaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengembangan sistem akuntansi penjualan tunai dapat memproses data pada transaksi penjualan tunai dan dapat menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan oleh pemilik. Kata kunci : Sistem Akuntansi, Penjualan Tunai, Laporan Keuangan vii

8 KATA PENGANTAR Segala bentuk puji syukur peneliti panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmat serta hidayahnya, akhirnya peneliti dapat menyelesaikan skripsi yang berjudulpengembangan Sistem dalam Pengelolaan Data Penjualan secara Tunai Pada Toko Inti Jaya Accessories Semarang. Skripsi ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat menyelesaikan program sarjana (S1) pada program sarjana Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dian Nuswantoro. Penulis menyadari bahwa, di dalam penyusunan skripsi ini tidak luput dari berbagai kesulitan, namun dengan adanya banyak pihak yang membantu serta mendukung bahkan memberikan bimbingan dan arahan secara langsung maupun tidak langsung sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik, maka dengan kerendahan hati dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada : 1. Bapak Dr. Edi Noersasongko M.KOM selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro. 2. Bapak Dr. Agus Prayitno selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dian Nuswantoro. 3. Bapak Yulita Setiawanta SE, MSi selaku dosen penguji peneliti, terimakasih untuk saran dan kritikan yang telah diberikan. 4. BapakDr St Dwiarso Utomo, SE, M.Kom, Akt. CA selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia untuk meluangkan waktu, perhatian, saran, bimbingan dan arahan selama proses penulisan skripsi ini. viii

9 5. Bapak Natalistyo TAH, SE,MSiselaku dosen penguji peneliti, terimakasih untuk saran dan kritikan yang telah diberikan. 6. Segenap Dosen pengajar, staf danseluruh karyawan FEB Universitas Dian Nuswantoro, saya ucapkan terimakasih atas segala bentuk dedikasinya selama. 7. Untuk Mama dan Ayah, terimakasih atas segala bentuk kepercayaan, dukungan serta doa yang telah diberikan selama peneliti menempuh pendidikan. 8. Untuk Alm. Papa, terimakasih telah menginspirasi dalam pursuit of happiness. 9. Untuk adek ku tercinta Viqrul Muntas Avi Zena, terimakasih banyak atas dukungannya. 10. Teman seperjuanganku Neosa tyas, Inka Permata dan Efriana Putri, terimakasih atas bantuan dan kerjasamanya selama ini. I ll be missing you all. 11. Berbagai pihak yang telah terlibat dalam penyelesaian skripsi ini. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kata sempurna karena tidak luput dari kekurangan dan kesalahan. Meski demikian penulis juga berharap agar skripsi ini dapat memiliki manfaat bagi pembaca, peneliti selanjutnya dan semua pihak yang memerlukannya. Semarang, Juli 2014 Penulis (Reza ulfa sanjaya) ix

10 DAFTAR ISI JUDUL... i PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI...ii PENGESAHAN SKRIPSI...iii PENGESAHAN KELULUSAN UJIAN SKRIPSI... iv MOTTO DAN PERSEMBAHAN... v ABSTRACT... vi ABSTRAKSI...vii KATA PENGANTAR...viii DAFTAR GAMBAR...xiii DAFTAR TABEL... xvi DAFTAR LAMPIRAN... xvii BAB I Latar Belakang Masalah Rumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian... 5 BAB II... 6 x

11 2.1 Landasan Teori Sistem Sistem Informasi Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Pengendalian Sistem Informasi BAB III Objek Penelitian Jenis dan Sumber Data Metode Pengumpulan Data Metode Pengembangan Sistem BAB IV Tinjauan Umum Perusahaan Deskripsi Perusahaan Sistem yang Sedang Berjalan Analisis Sistem Sistem Yang Diajukan Perancangan Sistem Perancangan Sistem secara Logika Output Program Penjualan Tunai...56 xi

12 BAB V Kesimpulan Saran Daftar Pustaka xii

13 DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Konversi Langsung... 7 Gambar 2. Konversi Paralel... 7 Gambar 3.Konversi Modular... 8 Gambar 4. Konversi phase-in... 8 Gambar 5. Komponen Sebuah Sistem Informasi Akuntansi Gambar 6. Sistem Penjualan Barang melalui Over the Counter Sale Gambar 7. Sistem Penjualan Tunai disuatu Toko Buku Gambar 8. Sistem Penjualan Tunai disuatu Toko Buku (Lanjutan) Gambar 9. Sistem Penjualan Tunai disuatu Toko Buku (Lanjutan) Gambar 10. Faktur Penjualan Tunai Gambar 11. Pita Register Gambar 12. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Gambar 13. Skema Cakupan Bidang-bidang Pengendalian Sistem Gambar 14. Pendekatan Konversi Paralel Gambar 15. Struktur Organisasi Toko Inti Jaya Accessories yang sedang berjalan xiii

14 Gambar 16. Flowchart Sistem Penjualan Tunai pada Toko Inti Jaya Accessories yang sedang berjalan Gambar 17. Struktur Organisasi Toko Inti Jaya Accessories yang diajukan Gambar 18. Flowchart Sistem Penjualan Tunai pada Toko Inti Jaya Accessories yang diajukan Gambar 19. Flowchart Sistem Penjualan Tunai pada Toko Inti Jaya Accessories yang diajukan (Lanjutan) Gambar 20. Context Diagram Gambar 21. Dekomposisi Diagram Gambar 22. Overview Top Level Diagram Gambar 23. Entity Relationship Diagram Gambar 24. Tampilan User Name Gambar 25. Tampilan Utama Program Gambar 26. Tampilan Pendataan Barang Gambar 27. Tampilan Pendataan Karyawan Gambar 28. Tampilan Pendataan Transaksi Penjualan Gambar 29. Tampilan Pita Register Penjualan Gambar 30. Tampilan Laporan Penjualan xiv

15 Gambar 31. Tampilan Jurnal Penjualan Gambar 32. Tampilan buku besar Gambar 33. Tampilan Laba Rugi Gambar 34. Tampilan Neraca xv

16 DAFTAR TABEL Tabel 1. Blok Bangunan Sistem Informasi Tabel 2. Simbol-Simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen14 Tabel 3. Penelitian Terdahulu xvi

17 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran xvii

18 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan teknologi yang terjadi saat ini merupakan salah satu ciri dari era globalisasi. Teknologi sangat penting keberadaannya bagi semua orang. Membantu untuk mendapatkan informasi dan mempermudah melakukan kegiatan sehari-hari merupakan sebagian manfaat dari perkembangan teknologi yang terjadi. Komputer merupakan salah satu hasil dari perkembangan teknologi. Sejak diciptakannya komputer pada tahun 1940-an, komputer selalu mengalami perkembangan hingga sekarang ( Dalam dunia bisnis, perkembangan teknologi informasi dimanfaatkan untuk memperbaiki sistem yang sebelumnya sudah jalan. Keberadaan teknologi sistem informasi membantu para pengusaha untuk mendapatkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Kecepatan, ketepatan, dan keakuratan informasi yang didapat pengusaha bisa membuat perusahaannya lebih siap dalam menghadapi persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Toko Inti Jaya accessories merupakan usaha berskala menengah yang terletak di plaza simpang lima lantai 1 no 12 semarang. Toko ini menjual aksesoris hp secara eceran dalam aktivitas kegiatan bisnisnya. Toko tersebut adalah salah satu perusahaan yang dalam kegiatan nyatanya bergerak dalam bidang perdagangan. Toko Inti jaya accessories ini termasuk dalam usaha retail. Hal tersebut terlihat dari aktivitas perdagangannya yaitu dengan 1

19 menjual produknya ke konsumen akhir. Dalam hal ini yang dimaksud dari konsumen akhir adalah konsumen yang membeli suatu produk dari sebuah perusahaan untuk dikonsumsi atau digunakan pribadi. Dalam dunia bisnis sekarang, usaha retail sudah mulai menunjukkan perkembangan yang pesat. Keberadaan usaha retail sangat direspon baik oleh para konsumen. Itu karena keberadaan usaha retail yang membantu konsumen untuk mendapatkan suatu produk yang dibutuhkan dengan harga terjangkau. Pada kegiatan perdagangannya, toko inti jaya accessories hanya menjalankan transaksi penjualan tunai. Transaksi penjualan tunai merupakan sumber pendapatan terbesar. Oleh karena itu semua data dari tansaksi penjualan tunai harus dicatat dan disimpan dengan baik. Namun dalam penerapannya, pengelolaan data pada sistem penjualan tunai di toko ini masih manual, sehingga memungkinkan penyimpanan data yang kurang baik. Pada sistem manual, data tidak bisa tersusun secara terstruktur dan dalam prosesnya, sistem manual akan membutuhkan tempat, biaya, dan waktu yang lebih lama dari pada secara terkomputerisasi selain itu informasi yang dihasilkan tidak sesuai harapan. Secara tidak langsung, dampak negatif yang banyak diakibatkan oleh sistem maual tersebut mengganggu kinerja karyawan dan pemiliknya. Selain masalah yang dijelaskan tersebut, toko ini juga tidak menerapkan otorisasi dalam sistem pengendaliannya. Hal tersebut mengakibatkan semua data dan informasi yang dihasilkan tidak bisa dipertanggungjawabkan. 2

20 Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Utomo (2012) dengan jurnalnya yang berjudul Perancangan Sistem Penjualan Dalam Rangka Meningkatkan Ketertagihan Piutang pada Usaha Percetakan di Surabaya, dijelaskan bahwa pengelolaan dokumen dalam sistem penjualan yang kurang baik pada CV Diamond Printing membuat piutang sulit ditagih. Penelitian tersebut bertujuan membantu menganalisa penyebab ketidakefektifan penagihan piutang pada CV Diamond Printing dan membantu CV Diamond Printing dalam menyelesaikan masalah ketidakefektifan penagihan piutang. Ketidakefektifan pengelolaan dokumen yang secara umum masih menggunakan sistem manual dapat diatasi dengan membuat sistem baru yang terkomputerisasi dan terintegrasi yang dirancang dengan bantuan software visual basic. Pada penelitian yang dilakukan oleh Hasanah dan Siswanto (2012) dengan jurnalnya yang berjudul Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi pada Apotek Gedong Kuning menjelaskan bahwa sistem akuntansi penjualan tunai manual mempunyai kelemahan pada kinerja. Tujuan dari penelitian tersebut untuk mengetahui sistem akuntansi penjualan tunai yang telah diterapkan Apotek Gedong Kuning, merancang sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi yang sesuai dan layak diterapkan untuk Apotek Gedong Kuning, dan mengetahui implementasi dari perancangan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi yang tepat dan sesuai untuk Apotek Gedong Kuning. Pada pengembangan sistemnya, Hasanah dan Siswanto (2012) menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle). Kelemahan pada sistem manual yang timbul 3

21 seperti perlunya waktu cukup lama untuk pemrosesan data, kemampuan menghasilkan informasi yang tidak akurat, relevan dan up to date, dari segi ekonomi yang menunjukkan tidak ekonomis dan tidak sebanding dengan manfaat yang diperoleh, dari segi pengendalian sangat rendah, dari efisiensi di mana penggunaan input tidak seminimal mungkin dengan output yang tidak maksimal, dan dari segi pelayanan di mana pelanggan harus menunggu waktu lama untuk pemrosesan transaksi penjualan. Toko Inti Jaya Accessories Semarang ini merupakan usaha retail yang sedang berkembang, sehingga memerlukan pencatatan transaksi penjualan tunai yang baik jadi perlu mengadakan pengelolaan data keuangan secara efektif dan efisien untuk mengurangi resiko kesalahan dalam melakukan pencatatan. Atas dasar dari permasalahan yang timbul pada toko Inti Jaya accessories tersebut, maka peneliti memilih judul Pengembangan Sistem dalam Pengelolaan Data Penjualan secara Tunai Pada Toko Inti Jaya Accessories Semarang Rumusan Masalah Atas dasar uraian latar belakang masalah di atas sehingga dapat dirumuskan pokok permasalahannya yaitu Bagaimana mengembangkan sistem penjualan tunai terkomputerisasi pada toko Inti Jaya accessories Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memberikan solusi mengembangkan sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang sesuai dengan kebutuhan untuk diterapkan pada toko aksesoris hp Inti Jaya accessories sehingga 4

22 dapat mengurangi resiko kesalahan dalam melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai Manfaat Penelitian 1) Bagi Peneliti Menerapkan teori teori yang ada pada buku dan menerapkan ilmu yang didapat pada saat perkuliahan. Selain itu juga untuk mengetahui kemampuan peneliti. 2) Bagi pemilik toko Membantu pemilik toko Inti Jaya accessories dalam meningkatkan kinerja dengan mendapatkan informasi yang diinginkan dengan cepat, tepat, dan akurat. 3) Bagi universitas Sebagai bahan untuk evaluasi dan menilai sistem mengajar yang sudah diterapkan sebelumnya oleh pihak universitas. 5

23 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Landasan Teori Sistem Menurut Mulyadi (2001) sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Kadir (2003) menjelaskan bahwa sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan, Jogiyanto (2009) berpendapat bahwa sistem dapat didefinisikan dengan 2 pendekatan, yaitu pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Pendekatan prosedur adalah kumpulan dari sejumlah prosedur yang memiliki suatu tujuan. Sedangkan prosedur komponen adalah komponen yang saling berhubungan satu sama lainnya untuk membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan. Sistem memiliki 3 karakteristik (Krismiaji 2002) yaitu : 1. Komponen, atau sesuatu yang dapat dilihat, didengar, atau dirasakan 2. Proses, yaitu kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yang terlibat dalam sebuah sistem 3. Tujuan, yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut. 6

24 Kristanto (2003) berpendapat jika dilihat dari bebagai sudut pandang, sistem terdiri dari : a. Sistem abstrak dan sistem fisik b. Sistem alamiah dan sistem buatan c. Sistem tertutup dan sistem terbuka Menurut Mulyadi (2001) terdapat 4 pilihan pendekatan konversi untuk perubahan sistem lama ke sistem yang baru yaitu : a. Konversi langsung : implementasi sistem baru secara langsung dan menghentikan segera pemakaian sistem yang lama. Sistem baru Sistem lama Sumber : Mulyadi (2001) Gambar 1. Konversi Langsung. b. Konversi paralel : implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu tertentu. i Sistem Lama i Sistem Baru Sumber : Mulyadi (2001) Gambar 2. Konversi Paralel c. Konversi modular : implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian. 7

25 Sistem lama sistem lama sistem lama sistem lama sistem lama sistem baru sistem lama sistem baru Sumber : Mulyadi (2001) Gambar 3. Konversi Modular d. Konversi phase-in : mirip dengan konversi modular, tetapi pada konversi phase-in yang di bagi adalah sistemnya. i sistem baru isistem lama Sumber : Mulyadi (2001) Gambar 4. Konversi Phase-in Dari uraian yang telah dijelaskan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan kerjasama yang terjadi antara komponenkomponen yang selanjutnya saling berhubungan dengan suatu cara atau prosedur tertentu untuk mencapai visi atau tujuan bersama Sistem Informasi Di dunia bisnis, sistem informasi bisa dilakukan secara manual ataupun berbasis komputer. Keberadaan sistem informasi berbasis komputer saat ini tidak lepas dari adanya perkembangan teknologi informasi. Kadir (2003) berpendapat bahwa : 1. Teknologi informasi menggantikan peran manusia. Dalam hal ini, tekniologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses. 8

26 2. Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan informasi terhadap suatu tugas atau proses. 3. Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia. Dalam hal ini, teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. Dalam perkembangan komputer yang semakin canggih ini seringkali dimanfaatkan suatu perusahaan untuk memperbaiki sistem informasi. Sistem informasi saat ini mengalami perkembangan yang sangat pesat. Penerapan teknologi yang semakin canggih merupakan salah satu faktor dari perkembangan sistem informasi. Mengingat pentingnya informasi yang dihasilkan, maka banyak perusahaan mengikuti perkembangan teknologi informasi agar tetap bisa bersaing di dunia bisnis yang semakin ketat. Beberapa faktor yang mempengaruhi bisnis di masa sekarang lebih rumit dibanding masalalu (Kadir 2003) yaitu: 1. Pengaruh ekonomi internasional dan persaingan dunia 2. Perkembangan teknologi 3. Batas waktu yang semakin singkat 4. Kendala sosial Menurut Kadir (2003) sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Sedangkan definisi sistem informasi menurut Kristanto (2003) adalah : 9

27 a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi. c. Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi, mendukung operasi, bersifat managerial, kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Kadir (2003) menjelaskan sistem informasi tergolong sebagai: 1. Sistem buatan manusia 2. Terbuka 3. Bersifat fisik 4. Dapat tergolong sebagai sistem probabilistik atau determinsitik (tergantung pada titik pandang untuk meninjaunya) Intriksi dan Prosedur Input Pemroses Output Umpan balik Penyimpanan data Sumber : Krismiaji (2002) Gambar 5. Komponen sebuah sistem informasi akuntansi 10

28 Komponen sistem informasi terdiri dari 6 blok atau yang dikenal dengan nama information system building block, yaitu Blok masukan (input block), Blok model (model block), Blok keluaran (output block), Blok teknologi (technology block), Blok basis data (data base block), Blok Pengendalian (control block). Penjelasan komponen sistem informasi menurut Mulyadi (2001): a. Blok masukan (Input Block): masukan ini berupa transaksi yang sedang terjadi. Misalnya pada transaksi penjualan berupa masukan. Data tanggal transaksi, jenis produk, kuantitas yang dijual, harga jual satuan, nama pelanggan merupakan masukan yang dimasukkan pada sistem akuntansi. b. Blok model (Model Block): terdiri dari logico-mathematical models untuk mengolah masukan dan data yang di simpan. c. Blok keluaran (Output Block): keluaran yang berupa informasi dan dokumen semua pengguna informasi. Media untuk menyajikan keluaran sistem berupa layar monitor, mesin pencetak, dan alat pendengar. d. Blok teknologi (Technology Block): dalam sistem informasi berbasis komputer, teknologi terdiri dari 3 komponen yaitu komputer dan penyimpanan data di luar, telekomunikasi, dan perangkat lunak. e. Blok basis data (Data Base Block): tempat yang berguna untuk menyimpan data dalam melayani kebutuhan pemakai informasi. 11

29 f. Blok pengendalian (Control Block): cara yang digunakan untuk melindungi sistem informasi dari segala bahaya. Masukan Model Keluaran Teknologi Basis Data Pengendalian Sumber : Mulyadi (2001) Tabel 1. Blok Bangunan Sistem Informasi. Simbol Nama Keterangan Dokumen Menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi Faktur 2 1 Dokumen dan tembusannya Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya SOP 2 Surat Muat 2 Faktur Penjualan 2 Berbagai Dokumen Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama didalam satu paket Catatan Menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya didalam dokumen atau formulir 12

30 One-page connector Penghubung pada halaman yang sama Off-page connector Penghubung pada halam Kegiatan manual Menggambarkan kegiatan secara manual Keterangan, Komentar Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir Arsip sementara Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen. Arsip permanen Simbol ini menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan. Online computer procces Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara online. Keying (typing, veriyfing) Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer 13

31 melalui online terminal Pita magnetik (magnetic tape) Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik on-line storage Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memori komputer) Keputusan Simbol ini menggambarkan ya keputusan yang harus dibuat dalam tidak proses pengolahan data Garis alir (flowline) Menggambarkan arah proses pengolahan data Persimpangan garis alir Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masingmasing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan ke dua garis tersebut Pertemuan garis alir Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis 14

32 mengikuti arus garis lainnya Mulai/berakhir (terminal) Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi Mauk ke sistem Karena kegiatan diluar sistem tidak Dari pemasok perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan sombol untuk menggambarkan masuk kesistem yang digambarkan dalam bagan alir Keluar ke sistem lain Karena kegiatan diluar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk menggambarkan keluar ke sistem lain. Ke sistem penjualan Sumber : Mulyadi (2001) Tabel 2. Simbol-simbol standar untuk pembuatan Bagan Alir Dokumen Dalam bisnis, sistem informasi memiliki peranan yang penting. 3 peran yang vital dalam bisnis menurut Kristanto (2003) adalah : 1. Mendukung operasi bisnis 15

33 Pada bagian akunting, SI digunakan untuk mencatat order customer, menyediakan informasi bagi pihak managemen dalam operasi bisnis yang digunakan sehari-hari. 2. Mendukung dalam pengambilan keputusan managerial Informasi tersebut juga dapat membantu seorang manager untuk mengidentifikasi tren dan mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. 3. Meraih keuntungan strategik Sistem informasi didesain untuk suatu tujuan yang strategik yang akan membantu perusahaan/organisasi dalam meraih keuntungan pasar (marketplace) yang kompetitif. Dari pemaparan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan serangkaian kegiatan atau aktivitas yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan disebuah organisasi dalam menghasilkan suatu informasi yang diinginkan untuk mencapai tujuan di organisasi tersebut Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi (2001) sistem akuntansi adalah salah satu sistem informasi di antara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh managemen dalam mengelola perusahaan. Sedangkan Krismiaji (2002) berpendapat bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan 16

34 mengopersasikan bisnis. Unsur sistem akuntansi terdiri dari (Mulyadi 2001) : 1. Formulir Dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Sebagai contoh formulir adalah faktur penjualan tunai. Pada transaksi penjualan tunai, faktur penjualan tunai dibuat rangkap 4. Faktur penjualan tunai yang pertama diserahkan kepada pembeli, yang kedua diserahkan ke bagian pembungkusan bersamaan dengan barang, yang ketiga disimpan oleh bagian penerimaan kas atau kasir sebagai arsip. 2. Jurnal Catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Jurnal memiliki beberapa jenis yaitu: a. Jurnal penjualan: jurnal ini berguna untuk mendapatkan informasi tentang semua jenis penjualan baik secara tunai maupun kredit pada periode tertentu secara detail. b. Jurnal Pembelian: jurnal ini berguna untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit. c. Jurnal penerimaan kas: berguna untuk mencatat transaksi penerimaan kas yang biasanya berasal dari penjualan tunai dan penerimaan piutang. d. Jurnal pengeluaran kas: untuk mencatat transaksi pengeluaran kas. Contohnya seperti pembelian tunai. 17

35 e. Jurnal umum: untuk mencatat transaksi selain yang di catat pada jurnal khusus. 3. Buku besar Terdiri dari rekening-rekening yang berguna untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening yaitu judul catatan akuntansi yang biasanya berbentuk T, yang terbagi menjadi bagian debit (sebelah kiri) dan bagian kredit (sebelah kanan). 4. Buku pembantu Terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan keuangan (Jusup 2011) terdiri dari: 1. Neraca Menggambarkan aset kekayaan, kewajiban, dan modal yang dimiliki suatu perusahaan pada periode tertentu. 2. Laporan Laba-Rugi Menggambarkan hasil operasi perusahaan dalam suatu periode waktu tertentu. 3. Laporan Perubahan Modal 18

36 Menggambarkan hal-hal yang membuat bertambahnya atau berkurangnya jumlah modal pemilik. 4. Laporan Arus Kas Menggambarkan aliran arus kas pada suatu perusahaan di periode tertentu. Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah (Mulyadi 2001) : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern yaitu memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Menurut Krismiaji (2002) untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut: 1. Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya ke dalam sistem 2. Memproses data transaksi 19

37 3. Menyimpan data untuk keperluan di masa mendatang 4. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan, atau memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tesimpan di komputer 5. Mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya. Dari pemaparan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan yang tersusun secara sistematis membentuk suatu sistem yang selanjutnya mengolah semua data menjadi sebuah informasi yang berguna untuk menunjang perkembangan bisnis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Penjualan merupakan salah satu kegiatan dalam suatu perusahaan. Kegiatan penjualan dalam suatu perusahaan biasanya terdiri dari 2, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Dalam penjualan tunai, pembeli diwajibkan untuk membayarkan sejumlah uang yang sesuai dengan harga dari barang yang telah dipilihnya. Setelah pembayaran tersebut, pembeli baru dapat menerima barang yang telah dipilihnya. Sedangkan penjualan kredit yaitu kegiatan yang mengakibatkan perusahaan mempunyai piutang kepada pihak lain sebagai konsumen. Dalam kegiatan transaksi penjualan, bisa saja terjadi transaksi lain yang terkait pada transaksi penjualan. Transaksi lain yang dimaksudkan yaitu potongan penjualan dan retur penjualan. 20

38 Potongan penjualan dan retur penjualan akan mengurangi pendapatan bersih dari penjualan (Jusup 2011). Akun tersebut merupakan akun kontra, yaitu mempunyai saldo normal yang berlawanan dengan akun yang diikutinya. Potongan penjualan dan retur penjualan bersaldo normal debit yang berlawanan dengan akun penjualan bersaldo kredit. Mulyadi (2001) mempunyai pendapat bahwa sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai. 21

39 kepada pembeli, lembar ke-2 diserahkan ke bagian pembungkusan, lembar ke-3 ditinggal sebagai arsip bagian penjualan. 2. Prosedur penerimaan kas Prosedur penerimaan kas digunakan untuk melayani pembeli yang membayar. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian kasa dengan alat bantu register kas yang menghasilkan pita register kas. Bagian kasa menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dan uang tunai dari pembeli. Setelah uang yang diterima sesuai dengan jumlah yang tercantum pada faktur penjualan tunai, bagian kasa membubuhkan cap lunas pada faktur tersebut dan menyerahkan faktur tersebut dilampiri dengan pita register kas ke pembeli. 3. Prosedur penyerahan barang. Prosedur penyerahan barang digunakan untuk melayani pengambilan barang oleh pembeli yang telah melakukan pembayaran ke bagian kasa. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian pembungkusan dengan membandingkan faktur penjualan tunai (yang ada cap lunas ) yang diterima dari pembeli dengan faktur penjualan tunai yang diterima dari bagian penjualan. Bagian pembungkusan membubuhkan cap sudah diambil pada faktur penjualan tunai lembar ke-1 dan ke-2, kemudian menyerahkan faktur penjalan tunai lembar ke-2 kepada pembeli dan lembar ke-1 beserta pita register kas ke bagian akuntansi. 22

40 4. Prosedur pencatatan penjualan. Prosedur pencatatan penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan ke dalam buku jurnal penjualan. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian akuntansi. 5. Prosedur pencatatan penerimaan kas dari penjualan Tunai. Prosedur pencatatan penerimaan kas dari penjualan Tunai digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam buku jurnal penerimaan kas.prosedur ini dilakukan oleh bagian akuntansi. 6. Prosedur rekonsiliasi bank Prosedur rekonsiliasi bank digunakan untuk mengawasi penerimaan kas dan penyetoran kas bank. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian pemeriksaan intern. 23

41 24

42 25

43 26

44 1. Faktur penjualan tunai : bermanfaat untuk merekam semua transaksi penjualan tunai yang berguna sebagai informasi untuk manager. PT Dirgantara Jl. Sawa CT 8/94 No Yogyakarta Tgl : FAKTUR PENJUALAN TUNAI No Urut Kode barang Nama Barang Satuan Harga Satuan Kuantitas Jumlah Barang Jumlah Nama Pramuniaga No kode Tanda tangan Sumber : Mulyadi (2001) Gambar 10. Faktur Penjualan Tunai 2. Pita register : sebagai bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat pada jurnal penjualan. 27

45 TERIMA KASIH , , , , , ,00 ST ,00 500,00 C Sumber : Mulyadi (2001) Gambar 11. Pita register kas 2.2. Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Pertumbuhan bisnis yang semakin cepat, persaingan yang semakin ketat dan perkembangan teknologi yang semakin canggih mendesak para pemilik usaha untuk semakin memperbaiki sistem informasinya. Dalam perkembangannya, komputer digunakan oleh berbagai perusahaan sebagai alat bantu dalam mengembangkan sistem informasi akuntansi. Dalam menciptakan sistem informasi yang baru maka diperlukan beberapa tahapan yang harus dilakukan. Daur hidup pengembangan sistem lebih dikenal secara umum dengan SDLC (System Development Life Cycle). 28

46 29

47 2.3. Pengendalian Sistem Informasi Menurut Krismiaji (2002), secara garis besar ada 4 jenis ancaman terhadap SIA : 1. Bencana alam dan bencana politik, misalnya kebakaran, banjir, gempa bumi, perang, angin topan. 2. Kesalahan software dan tidak berfungsinya perangkat keras, seperti kegagalan hardware, fluktuasi listrik, dan instalasi yang tidak benar, kesalahan transmisi data yang tidak terdeteksi. 3. Tindakan-tindakan yang tidak sengaja, seperti kecelakaan, kecerobohan kerja, tidak diikutinya prosedur standart, karyawan yang kurang terlatih atau kurang diawasi, kesalahan yang tidak disengaja, kehilangan atau kesalahan menempatkan data, kesalahan logis, dan sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan atau tidak mampu menangani tugas yang telah ditetapkan. 4. Tindakan yang disengaja (kriminal komputer), misalnya sabotase, kecurangan komputer, dan korupsi. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan (Mulyadi 2001): 1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetorkan ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. 2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan pihak penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas. 30

48 31

49 3. Pengendalian perangkat keras: pada umumnya sudah merupakan bentuk pengendalian melekat yang sudah dirancang sebelumnya oleh produsen perangkat keras komputer itu sendiri. 4. Pengendalian akses ke perangkat: dalam pengendalian ini harus dilakukan otorisasi dalam pengeluaran dan pengembalian file data. 5. Pengendalian pengamanan: berorientasi pada fisik sistem agar terhindar dari rusak ataupun hilang. B. Pengendalian aplikasi 1. Pengendalian input: Pengendalian yang mengusahakan tercapainya kecermatan dan kelengkapan data yang dimuat ke dalam bagian pemrosesan data untuk diolah agar menghasilkan output yang benar. 2. Pengendalian proses: Pengendalian ini dilakukan oleh internal komputer itu sendiri. Pengendalian pemrosesan pada umumnya disertakan ke dalam program-program yang berisi instruksi-intruksi proses dan dilakukan secara otomatis yang merupakan bagian dari pemrosesan data secara utuh. 3. Pengendalian output: berorientasi pada bentuk tampilan yang diinginkan. Laporan yang dihasilkan oleh komputer merupakan informasi yang harus dibatasi pendistribusiannya Penelitian Terdahulu Penelitian Objek Judul Penelitian Hasil Penelitian dan Tahun Penelitian Publikasi 32

50 Nuruul Fitri Apotek Perancangan Sistem 1.Sistem Akuntansi Hasanah Gedong Akuntansi Penjualan yang diterapkan dan Kuning Penjualan Tunai pada Apotek Gedong Siswanto Terkomputerisasi Kuning masih bersifat (2012) pada Apotek manual Gedong Kuning 2.Analisis sistem akuntansi penjualan yaitu analisis kelemahan sistem menunjukkan sistem lama yang menyebabkan output berupa informasi tidak akurat, relevan, dan up to date, analisis kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem yang menunjukkan sistem penerapan akuntansi terkomputerisasi ini telah memenuhi kebutuhan minimum dan layak untuk diterapkan. 3.Perancangan sistem akuntansi penjualan tunai 33

51 terkomputerisasi meliputi permodelan database, permodelan proses, dan desain interface. 4.Implementasi sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi meliputi pemilihan dan pelatihan personil yaitu karyawan yang telah ada, pelatihan dilakukan secara prosedural. Shierly CV Perancangan Sistem Piutang pada CV Diamond Lydiawati Diamond Penjualan Dalam Printing susah ditagih Utomo Printing Rangka karena pengelolaan (2012) Meningkatkan Ketertagihan Piutang pada Usaha dokumennya kurang baik, hal itu terlihat dari adanya dokumen yang terselip, Percetakan di rusak sehingga piutang Surabaya lama penagihannya. terabaikan Tabel 3. Penelitian Terdahulu 34

52 BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian Objek penelitian yang digunakan penulis dalam pembuatan skripsi ini adalah sistem informasi penjualan tunai pada toko inti jaya accessories yang bertempatkan di plaza simpang lima lantai 1 Semarang. Hal ini dikarenakan sistem yang digunakan atau diterapkan pada toko tersebut saat ini masih manual Jenis dan Sumber Data a. Jenis data Data kualitatif akan digunakan penulis dalam penulisan skripsi ini. Jenis data kualitatif merupakan data yang keberadaanya tidak bisa diukur dengan angka, akan tetapi data tersebut hanya dapat diukur dengan melihat manfaat data sebagai bahan pendukung dari penyelesaian suatu penelitian. b. Sumber data Pada strategi pengumpulan data menggunakan observasi, penulis mendapatkan sumber data dari lapangan dengan teknik studi waktu dan gerak. Sedangkan pada metode wawancara (interview), sumber data yang didapat dari individu dengan teknik survei Metode Pengumpulan Data Dalam penulisan skripsi ini, penulis akan menggunakan beberapa metode dalam mengumpulkan data, yaitu : 1. Wawancara (interview) 35

53 Penulis berkomunikasi secara langsung kepada narasumber dengan memberikan beberapa pertanyaan yang kemudian dijawab oleh narasumber tersebut. Jawaban atas pertanyaan yang telah diajukan oleh penulis berguna sebagai data pendukung penelitian. 2. Observasi Metode pengumpulan data ini dilakukan dengan pengamatan secara langsung oleh penulis di lapangan. Penulis mengamati prosedur dan sistem akuntansi penjualan tunai yang sedang berjalan. Observasi digunakan penulis untuk menganalisa dan mengidentifikasi permasalahan yang mungkin akan timbul selama penggunaan sistem yang saat ini sedang berjalan. 3. Studi Kepustakaan Dalam metode ini, penulis menggunakan beberapa buku yang ada kaitannya dengan penelitian yang sedang dilakukan. Buku-buku tersebut berguna sebagai pedoman atau acuan dalam penyelesaian skripsi Metode Pengembangan sistem Tahapan-tahapan metode SDLC (Jogiyanto 2009) yaitu : Analisis sistem Analisis sistem merupakan langkah awal dalam pelaksanaan pengembangan sistem sebelum melaksanakan langkah selanjutnya. Analisis sistem merupakan tahapan yang penting karena dapat membantu mengidentifikasi sistem yang sedang berjalan. a. Studi Pendahuluan 36

54 Pada studi pendahuluan ini berguna untuk memahami sistem yang sedang berjalan pada toko Inti Jaya Accesories. Kegiatan yang dilakukan pada saat studi pendahuluan ini adalah sebagai berikut : 1. Memahami struktur organisasi pada sistem yang berjalan 2. Mempelajari dokumen-dokumen yang terkait pada sistem yang sedang berjalan 3. Mempelajari prosedur akuntansi penjualan tunai pada sistem yang berjalan 4. Mempelajari pengendalian internal pada perusahaan 5. Membuat flow of document pada sistem yang sedang berjalan. b. Penyususnan usulan pelaksanaan analisis sistem Membuat usulan pengembangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan hasil dari studi pendahuluan yang telah dilakukan. Usulan pengembangan tersebut sebagai berikut : 1. Mengusulkan struktur organisasi yang baru pada perusahaan 2. Mengusulkan prosedur sistem informasi akuntansi yang baru pada perusahaan 3. Mengusulkan flow of document pada sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang akan diusulkan kepada perusahaan. c. Pelaksanaan analisis sistem 37

55 Pelaksanaan analisis sistem berdasarkan atas rencana kerja pada usulan pelaksanaan analisis sistem. Pada kegiatan ini yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Analisis laporan yang dihasilkan pada sistem yang akan diajukan 2. Analisis prosedur akuntansi 3. Mempelajari dokumen Perancangan sistem a. Perancangan sistem secara logika Membuat gambaran secara umum kepada pemakai tentang sistem teknologi informasi yang baru. Desain secara garis besar sistem informasi terdiri dari desain masing-masing unsur blok bangunan sistem informasi yang meliputi desain keluaran, masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian (Mulyadi 2001). b. Perancangan sistem terinci Menggambarkan bentuk secara fisik dari komponen-komponen sistem teknologi informasi yang akan dibangun Implementasi sistem Tahap implementasi sitem terdiri dari : a. Mempersiapkan rencana implementasi b. Melakukan kegiatan implementasi 1) Memilih dan melatih personil 2) Memilih dan mempersiapkan tempat dan lokasi sistem 3) Mengetes sistem 38

56 4) Melakukan konversi sistem Konversi Paralel : implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu tertentu. Sistem Lama Sistem Baru Sumber : Mulyadi (2001) Gambar 14. Pendekatan Konversi Paralel c. Menindak lanjuti implementasi Operasi dan perawatan Tujuan dilakukannya perawatan pada sistem yaitu : a. Sistem mengandung kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga kesalahan-kesalahan sistem perlu diperbaiki. b. Sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem. c. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar. d. Sistem perlu ditingkatkan. 39

57 BAB 4 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Tinjauan Umum Perusahaan Deskripsi Perusahaan Toko Inti Jaya Accessories adalah usaha dagang yang menjual barangnya secara eceran (retail). Toko ini berdiri sejak tahun 2010 yang bertempat di plaza simpang lima lantai 1 no 20 Semarang. Dalam aktivitas perdagangannya, toko ini menjual berbagai aksesoris hp. Bapak ferry adalah pemilik toko. Toko aksesoris hp ini mempunyai 8 karyawan. Jam beroperasi toko yaitu hari senin-jumat mulai , sedangkan hari sabtu-minggu mulai Pada aktivitas perdagangannya, toko aksesoris hp ini hanya mengakui penjualan tunai saja. Jadi dapat disimpulkan bahwa penjualan tunai merupakan pendapatan kas terbesar pada toko tersebut. Pencatatan transaksi penjualan tunai pada toko tersebut saat ini masih menggunakan sistem manual. Resiko kesalahan pencatatan transaksi penjualan tunai secara manual sangat besar, sehingga diperlukan sistem secara terkomputerisasi pada pencatatan penjualan tunai. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengurangi resiko dari kesalahan pencatatan transaksi, sehingga dapat membantu dalam pengelolaan data yang lebih baik agar menghasilkan informasi yang lebih efisien, efektif, dan akurat. 40

58 4.1.2 Sistem yang Sedang Berjalan 1. Struktur Organisasi Sistem yang Sedang Berjalan Pemilik Kasir Pramuniaga Gambar 15. Struktur Organisasi Toko Inti Jaya Accessories yang Sedang Berjalan. 2. Deskripsi Tugas Sistem yang Sedang Berjalan a. Pemilik Toko Pemilik toko merupakan sebagai pemberi modal dan pemberi pekerjaan. Pemilik toko memiliki wewenang membuat peraturan-peraturan untuk kemajuan usahanya, selain itu juga mengawasi kinerja karyawannya, menerima laporan penjualan dari kasir. b. Kasir Kasir memiliki tugas menerima pembayaran dari konsumen, membuat laporan penjualan tunai. c. Pramuniaga Pramuniaga mempunyai tugas untuk melayani dan mengawasi konsumen. 3. Deskripsi Sistem Penjualan Tunai yang Sedang Berjalan a. Prosedur Order Penjualan 41

59 Pada prosedur ini, konsumen memilih barang dan mengambil barang dengan diawasi oleh pramuniaga, kemudian barang yang sudah dipilih diserahkan kepada kasir. b. Penerimaan Kas pada Penjualan Tunai Di mana dalam prosedur ini, kasir menerima barang dari konsumen. Setelah itu, kasir mencatat penjualan dan membuat nota pembayaran 2 rangkap. Nota pembayaran pertama diserahkan kepada konsumen, sedangkan nota pembayaran yang kedua disimpan kasir sebagai arsip. c. Prosedur Pembuatan Laporan Setiap akhir kegiatan perdaganganya, kasir akan membuat laporan penjualan tunai. Laporan tersebut kemudian diserahkan kepada pemilik toko. 4. Keterbatasan Sistem a. Pada sistem yang lama, terdapat rangkap jabatan yaitu pada bagian kasir. Pada bagian kasir selain bertugas menerima pembayaran kas dari konsumen, mereka juga bertugas membuat laporan keuangan. b. Dokumen (nota pembayaran) yang dihasilkan jumlahnya hanya 2 rangkap yaitu untuk konsumen dan kasir sehingga membuat pengendalian internalnya kurang baik. 5. Flowchart Sistem Penjualan Tunai yang Sedang Berjalan 42

60 43

61 4.1.3 Analisis Sistem 1. Struktur Organisasi Struktur organisasi pada sistem yang sedang berjalan masih kurang baik karena terlalu sederhana. Dalam struktur organisasi tersebut, pembagian tugas di setiap unitnya masih kurang tegas. Bagian kasir dan pramuniaga berada dibawah tanggung jawab pemilik toko. Di struktur organisasi ini, tugas pramuniaga tidak jelas, karena tugasnya hanya mengawasi konsumen saja. Seharusnya, struktur organisasi yang baik itu di setiap unit organisasi harus memiliki tanggung jawab yang jelas dan tegas. 2. Sistem yang Berjalan a. Prosedur Penjualan Tunai 1) Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini konsumen secara langsung memilih barang yang diinginkannya dengan didampingi oleh pramuniaga. Tugas pramuniaga kurang jelas di prosedur ini, karena hanya bertindak mengawasi konsumen. Seharusnya pramuniaga dalam prosedur ini selain mengawasi juga membuatkan nota pembayaran. 2) Penerimaan Kas pada Penjualan Tunai Pada prosedur ini, tugas bagian kasir merangkap yaitu membuat laporan penjualan tunai, menerima pembayaran dari konsumen, dan membuatkan nota pembayaran setelah menerima barang dari konsumen. 44

62 3) Prosedur Pembuatan Laporan Setiap hari, bagian kasir harus membuat laporan penjualan tunai. Laporan yang dihasilkan masih bersifat sederhana, karena menggunakan sistem yang lama sehingga hasil informasi yang didapat kurang efektif dan akurat. Laporan keuangan yang sesuai standar yaitu jurnal, buku besar, laporan laba rugi, dan neraca. Pada prosedur yang berjalan pada sistem lama terlihat bahwa tugas bagian kasir lebih dominan dalam aktivitas perdagangan. Hal tersebut menunjukkan bahwa pembagian tugas di organisasi tersebut kurang merata sehingga pengendalian internalnya tidak berjalan dengan baik. b. Dokumen yang Terkait 1) Nota pembayaran Nota pembayaran ini berisi tentang informasi no nota, jumlah biaya, tanggal transaksi, nama dan jumlah barang yang dibeli. Nota pembayaran dibuat oleh bagian kasir sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada konsumen, sedangkan rangkap kedua disimpan kasir sebagai arsip. 2) Laporan Penjualan Tunai Laporan penjualan tunai dibuat oleh bagian kasir untuk mencatat setiap penjualan tunai yang terjadi. Informasi 45

63 yang didapat dari catatan ini yaitu total jumlah harga barang yang sudah terjual. 3) Catatan Data Barang Catatan data penjualan ini berisi jenis barang, nama barang, jumlah barang, harga beli dan harga jual barang yang masih tersedia. c. Pengendalian Internal Pengendalian internal yang berjalan pada toko Inti Jaya Accessories ini tidak berjalan dengan baik. Hal ini terlihat dari tugas bagian kasir yang merangkap sehingga membuat kurang tegas dan jelasnya pemisahan tugas pada setiap unit organisasinya, dan sistem otorisasi yang tidak dilaksanakan dengan baik di setiap aktivitasnya Sistem yang Diajukan 1. Struktur Organisasi yang diajukan Pimpinan (owner) Pramuniaga Kasir Bag. Akuntansi Gambar 17. Struktur Organisasi Toko Inti Jaya Accessories yang Diajukan 2. Deskripsi Tugas a. Pemilik Toko Pemilik toko ini sebagai pemberi modal, mengawasi kinerja para karyawan, membuat kebijakan yang berguna untuk 46

64 kemajuan usahanya. Menerima laporan keuangan dari bagian akuntansi sebagai bahan untuk evaluasi perkembangan toko. b. Bagian Akuntansi Bertugas untuk membuat laporan keuangan dan bertanggung jawab atas kebenaran laporan keuangan yang dibuat. c. Kasir Tugas dari kasir adalah menerima pembayaran dari konsumen. d. Pramuniaga Pramuniaga mempunyai tugas untuk melayani konsumen saat memilih barang, membuatkan nota pembayaran rangkap 3 dan menyerahkan barang ke konsumen. 3. Deskripsi Sistem Penjualan Tunai yang Diajukan a. Prosedur Order Penjualan Pada prosedur ini, konsumen menyerahkan barang kepada pramuniaga. Setelah pramuniaga menerima barang dari pembeli, maka pramuniaga membuatkan nota pembayaran rangkap 3. Nota pembayaran yang pertama diserahkan kepada konsumen. Nota pembayaran yang kedua diserahkan ke bagian kasir, dan nota pembayaran yang ketiga disimpan sebagai arsip. b. Prosedur Penerimaan Kas pada Penjualan Tunai Pada prosedur ini, kasir menerima nota pembayaran lembar 1 dan sejumlah uang dari konsumen. Setelah itu, mencocokkan jumlah uang yang diterima dengan total jumlah yang tercantum 47

65 pada nota pembayaran, setelah jumlahnya sesuai kasir membuatkan pita register kas. Kemudian nota pembayaran lembar pertama dan kedua dibubuhkan cap Lunas. Nota pembayaran pertama yang sudah dibubuhkan cap Lunas dan pita register kas diserahkan kepada konsumen, sedangkan nota pembayaran kedua yang sudah dibubuhkan cap Lunas disimpan sebagai arsip. c. Prosedur Pembuatan Laporan Pada prosedur ini, bagian akuntansi akan menerima nota pembayaran lembar kedua yang sudah dibubuhkan cap Lunas oleh bagian kasir dan nota pembayaran ketiga dari bagian pramuniaga. Setelah menerima dokumen tersebut, bagian akuntansi membuat laporan keuangan. Kemudian laporan keuangan tersebut diserahkan kepada pemilik toko. 4. Flowchart Sistem yang Diajukan 48

66 49

67 50

68 dokumen bukti atas terjadinya transaksi penjualan tunai yang di arsip oleh masing-masing bagian pramuniaga dan kasir 2 Struktur organisasi Tidak ada Ada bagian Diusulkan adanya bagian akuntansi bagian akuntansi akuntansi agar terdapat pemisahan tugas antara penerima pembayaran kas dengan pembuatan laporan 3 Pita Register Tidak ada Ada Diusulkan adanya pita register karena berguna dokumen sebagai bukti bahwa telah terjadi transaksi penjualan tunai dan penerimaan 51

69 pembaya 4 Informasi yang Laporan Laporan Diusulkan adanya dihasilkan Penjualan Tunai Penjualan laporan keuangan Tunai dan agar informasi Laporan yang dihasilkan Keuangan lebih detail dan akurat 4.2 Perancangan Sistem Perancangan Sistem secara Logika a. Context Diagram Gambar 20. Context Diagram. 52

70 b. Dekomposisi Diagram Gambar 21. Dekomposisi Diagram. c. Overview Top Level Diagram Gambar 22. Overview Top Level Diagram 53

71 d. Entity Relationship Diagram Gambar 18. Entity Relationship Diagram. 54

72 e. Logical Record Structure Tabel Barang Kode barang* Nama barang Harga beli Harga jual Stock Satuan Tabel Kode Akun kode akun* Nama akun Tabel penjualan Tanggal Kode Akun** No nota* Kode barang** Harga barang Jml barang Total bayar f. Normalisasi 1. Bentuk tidak normal a. Tabel Barang Kode Barang Nama barang Harga Beli Harga Jual Stok Satuan b. Tabel kode akun Kode akun Nama Akun 55

73 c. Tabel penjualan No Nota Tanggal Kode Barang Kode Akun Jml Barang Harga Barang Total Bayar 2. Bentuk normal satu (1NF) a. Tabel Barang Kode Barang Nama barang Harga Beli Harga Jual Stok Satuan Kingpad 120 J01M v pcs b. Tabel kode akun Kode 410 Penjualan Nama Akun c. Tabel penjualan No Nota Tanggal Kode Barang Kode Akun Jml Barang Harga Barang Total Bayar F juni 2014 J01M g. Kamus Data 1. Nama Arus Data = Barang Item data barang = Kode_Barang + Nama_Barang + Harga_Beli + Harga_Jual + Stock + Satuan Kode_Barang = {Character} 13 Nama_Barang = {Varchar} 35 56

74 Harga_Beli Harga_Jual = {Double} = {Double} Stock = {Int} 11 Satuan = {Varchar} Nama Arus Data = Penjualan Item data penjualan = No_nota + tanggal + kode_barang + kode_akun + jml_barang + harga_barang + total_bayar No_nota = {char} 8 Tanggal = {Date} Kode_barang = {character} 13 Kode_akun = {varchar} 5 Jml_barang = {Int} 11 Harga_barang Total bayar = {double} = {double} 3. Nama Arus data = Kode Akun Item data kode akun = Kode_akun + nama_akun Kode_akun = {varchar} 5 Nama_akun = {varchar} Struktur File h. Struktur file data barang File database : barang Field Field Nama Type Width Keterangan 1 kode_barang Char 13 kode barang 57

75 2 nama_barang varchar 35 nama barang 3 harga_beli double 0 harga beli 4 harga_jual double 0 harga jual 5 Stok integer 11 Stock 6 Satuan varchar 10 Satuan i. Struktur file data penjualan File database : penjualan Field Field Nama Type Width Keterangan 1 No_nota Char 8 No nota 2 Tanggal Date 0 Tanggal transaksi 3 Kode_barang Char 13 Kode barang 4 Kode_akun Varchar 5 Kode akun 5 Jml_barang Integer 11 Jumlah barang 6 Harga_barang Double 0 Harga barang 7 Total_bayar double 0 Total bayar j. Struktur file data kode akun File database : kode akun Field Field Nama Type Width Keterangan 1 Kode_akun varchar 5 Kode akun 2 Nama_akun varchar 35 Nama akun Output Program penjualan tunai a. User name Gambar 24.Tampilan Username 58

76 b. Tampilan utama Gambar 25. Tampilan Utama Program. c. Pendataan Barang Gambar 26. Tampilan Pendataan Barang. 59

77 d. Pendataan karyawan Gambar 27. Tampilan Pendataan Karyawan. e. Pencatatan transaksi penjualan tunai Gambar 28. Tampilan Pendataan Transaksi Penjualan. 60