BAB II DESKRIPSI PERUSAHAAN

Transkripsi

1 BAB II DESKRIPSI PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Perusahaan Berawal dari berdirinya PT. Lautan Luas Tbk yang didirikan pada tanggal 18 Januari 1951 oleh Adyansyah Masrin (Ng Kee Chun) and Joan Fudiana di Jakarta dengan nama Persekutuan Andil Maskapai Dagang dan Industri Lim Teck Lee dan mulai beroperasi secara komersial pada tahun Kantor pusat LTLS terletak di Gedung Graha Indramas, Jl. AIP II K.S. Tubun Raya No. 77, Jakarta Barat 11410, Indonesia. PT. Lautan Luas Tbk perusahaan yang bergerak dalam manajemen rantai pasokan (supply chain management) terus meningkatkan daya saing melalui penyesuaian produk, kualitas yang tinggi, pengurangan biaya, dan kecepatan dan ketepatan distribusi. Untuk memenuhi peningkatan permintaan dan harapan dari pengiriman yang akurat tepat waktu, Lautan Luas mendirikan anak perusahaan manajemen rantai pasokan sendiri yang bernama LINC GROUP yang beralamat di The Bellezza Shopping Arcade, 2 nd Floor # , SA, Jl. Letjend Soepeno No. 34, Arteri Permata Hijau, Jakarta Selatan, Indonesia. Linc Group diperkenalkan ke dalam dunia pertumbuhan perdagangan dan sektor Indonesia pada tahun Dalam menawarkan solusi rantai pasokan, Linc Group menerapkan strategi bisnis yang terdiri dari : 14

2 15 a. Linc Group Indonesia 1. Linc Logistik : bergerak di pergudangan dan manajemen logistik 2. Linc Express: transportasi darat, transportasi laut dalam negeri, dan distribusi. 3. Linc Rental: jasa penyewaan mobil 4. Linc Terminal: bergerak di bidang penyimpanan bahan bakar dan kimia cair. 5. Linc Solutions: bergerak di bidang informasi teknologi (IT) 6. Linc Akademic: bergerak di bidang pendidikan dan pelatihan. b. Linc Group International 1. IFL International Freight: kargo 2. Linc Logistik Singapore: transportasi darat, transportasi laut dalam negeri, dan distribusi. 3. Linc Logistic Cina: manajemen logistik internasional PT. Bahana Prestasi adalah bagian dari LINC Group, yang didirikan sebelum LINC Group didirikan, yaitu pada tahun 1991, dengan mengusung dua merk andalan: LINC Express dan LINC Rental. Sudah lebih dari dua puluh tahun berdiri, PT. Bahana Prestasi terus mengembangkan usahanya dari tahun ke tahun,

3 16 sehingga aset semakin besar, jumlah karyawan semakin banyak, jumlah pelanggan meningkat, dan tentunya memiliki pendapatan yang semakin besar. Gambar 2.1. Strategi Bisnis Linc Group melalui Logo Logo Merk Dagang dari LINC Group April Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014) PT. Bahana Prestasi beralamat di Jl. Baru Ancol Selatan Blok A1 No. 21, Sunter, Jakarta Utara 14350, Indonesia. Untuk meningkatkan citra perusahaan, meningkatkan kinerja lingkungan, memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan secara terus menerus, pengukuran, dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act), mengurangi risiko usaha, meningkatkan daya saing, dan mendapat kepercayaan dari konsumen, PT. Bahana Prestasi telah memiliki sertifikasi ISO 9001:2008 Klausul dan 8.5.3: dan OHSAS 18001:2007 Element

4 Lingkup dan Bidang Usaha PT. Bahana Prestasi adalah perusahaan transportasi berbasis aset, menyediakan layanan transportasi yang di bidang manajemen transportasi bergerak dalam lingkup usaha jasa, yaitu usaha penyediaan jasa transportasi barang, dalam hal ini dijalankan melalui strategi merk LINC Express, sedangkan jasa penyewaan kendaraan menggunakan merk LINC Rental. Visi PT. Bahana Prestasi adalah menjadi penyedia jasa logistik no 1 yang terpercaya di Indonesia dan secara regional. Hal ini menyatu dalam visi LINC Group. yaitu: menjadi mitra rantai pasokan barang (supply chain) dan penyedia jasa logistik jangka panjang bagi pelanggannya. Sedangkan misi PT. Bahana Prestasi adalah memberikan solusi yang handal, inovatif dan terbaik yang menghasilkan kompetitif dan nilai yang berkesinambungan bagi pemegang saham, pelanggan, dan karyawan. Misi ini sejalan dengan misi LINC Group yaitu: menjadi mitra rantai pasokan barang terpilih dengan memberikan solusi terbaik, inovatif, dan terpercaya, yang menghasilkan keuntungan kompetitif serta nilai yang berkesinambungan bagi para pemegang saham, pelanggan, karyawan, dan lingkungan. Nilai-nilai PT. Bahana Prestasi sebagai berikut: a. Kita harus memenuhi standar etika yang tinggi b. Kita berkomitmen dalam keunggulan dan tanggung jawab dalam pekerjaan

5 18 c. Kita melayani konsumen dengan kemampuan terbaik d. Kita mengakui dan menghagai kreatifitas e. Kita memperlakukan sesama manusia dengan hormat f. Kita bekerja sebagai 1 tim untuk mencapai tujuan bersama Seluruh kegiatan yang mendukung kegiatan jasa transportasi barang yang disediakan PT. Bahana Prestasi mencakup semua hal yang berhubungan dengan pengelolaan kendaraan yang terlibat dalam pergerakan barang, dan managemen armada. Managemen ini mendukung seluruh kegiatan transportasi melalui pengelolaan aset yang digunakan misalnya penyediaan kendaraan untuk transportasi barang, penyediaan pengemudi, pengaturan pengangkutan barang dari lokasi asal sampai tujuan tertentu dalam suatu jangka waktu yang ditetapkan. Jasa transportasi barang yang diberikan PT. Bahana Prestasi dapat dalam bentuk gabungan beberapa jasa ataupun jasa transportasi barang secara terpisah misalnya hanya jasa penyediaan kendaraan dan pengemudi saja tanpa jasa pengaturan transportasi barang. Sebagian besar jasa transportasi barang yang diberikan PT. Bahana Prestasi kepada pelanggannya didasari pada kerjasama jangka panjang yang mengikat antara PT. Bahana Prestasi dan pelanggan. Penyewaan kendaraan mobil adalah sebuah industri transportasi yang menggunakan mobil untuk disewakan. Industri ini merupakan perusahaan jasa yang bergerak untuk melayani efisiensi dan efektifitas perusahaan lain dalam hal transportasi. Jasa penyewaan kendaraan yang PT. Bahana Prestasi sediakan adalah

6 19 dalam format penyediaan kendaraan tanpa menyediakan pengemudi, sehingga pelanggan diberikan keleluasaan dan tanggung jawab yang penuh dalam menggunakan kendaraan sewa, namun tentunya didasari pada kesepakatan bersama yang mengikat kedua belah pihak (PT. Bahana Prestasi dan pelanggannya) untuk jangka waktu yang panjang. Dalam menjalanlankan kendaraan, PT Bahana Prestasi membangun hubungan kemitraan dengan paguyuban pengemudi yang mengedepankan mutualisme di antara para pengemudi dengan PT Bahana Prestasi. Hubungan kemitraan ini tertuang dalam perjanjian kemitraan yang menguntungkan kedua belah pihak yang telah bermitra selama bertahun tahun dengan prinsip bagi hasil. Seiring berkembangnya PT. Bahana Prestasi, memelihara dan memperbaiki sudah menjadi kewajiban bagi perusahaan untuk mendukung kelancaran operasional usahanya. PT. Bahana Prestasi memiliki suatu bagian atau unit kerja yang bertugas memelihara dan memperbaiki aset kendaraan yang dimiliki perusahaan, dengan target kerja memastikan pemeliharaan dan perbaikan aset kendaraan secara tepat dengan kualitas yang baik dan dalam waktu yang sesuai standar. Selain itu, strategi bisnis yang dibangun adalah jalin hubungan baik dengan pelanggan, kedepankan kebersihan, kerapihan, kenyamanan dan kecepatan dalam pelayanan, dan menjaga pula hubungan baik dengan semua mitra bisnis, mempromosikan bengkel ke perusahaan-perusahaan. Bagian / unit kerja ini

7 20 merupakan salah satu unit kerja yang memiliki peranan besar bagi perusahaan, selain dari unit kerja transportasi dan unit kerja rental. Struktur organisasi dari PT. Bahana Prestasi yang terdiri dari sejumlah unit kerja, yang dapat dilihat selanjutnya. Setelah cukup lama menjalankan bisnisnya, PT. Bahana Prestasi sudah memilki pelanggan dari perusahan-perusahaan besar yang mempercayakan kebutuhan transportasi dan rantai pasokan kepada PT. Bahana Prestasi. Pelanggan yang menggunakan jasa transportasi barang dan / atau jasa penyewaan kendaraan dari PT. Bahana Prestasi terdiri dari berbagai jenis pelanggan, mulai dari produsen barang sampai dengan distributor barang. Sampai dengan tahun 2014 ini, PT. Bahana Prestasi telah melayani pelanggannya di beberapa wilayah di Indonesia, yaitu: Pekanbaru, Bandung, Cileungsi, Cibitung, Jakarta, dan Surabaya. Linc Express yang bergerak di bidang jasa transportasi memiliki pelanggan dari: a. PT. Holcim b. PT. Coca Cola c. PT. Adamas d. PT. Cipta Mapan Logistik e. PT. Pacinesia f. PT. Arta Boga Cemerlang g. PT. RAPP

8 21 h. PT. Essar Steel Indonesia i. PT. Mitra Adi Perkasa Sedangkan Linc Rental yang bergerak di bidang jasa penyewaan mobil memiliki pelanggan dari: a. PT. Ultra Jaya b. PT. Campina c. PT. Sumber Alfaria Trijaya d. PT. Lautan Luas Tbk 2.3 Sumber Daya Dalam organisasi PT. Bahana Prestasi tentunya memiliki berbagai jenis sumber daya seperti keuangan, mesin yang dalam hal ini berupa kendaraan, dan tentunya karyawan (sumber daya manusia) sebagaimana telah dituliskan dalam bab I sebelumnya, sebagai sumber daya yang memegang peranan penting dalam usaha PT. Bahana Prestasi. Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Manajemen sumber daya manusia di PT. Bahana Prestasi adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang

9 22 yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya. Sampai dengan akhir bulan April 2014, PT. Bahana Prestasi memiliki jumlah karyawan sebanyak 310 orang. Pergerakan jumlah karyawan di tahun 2013 dan sampai dengan bulan April 2014 sebagai berikut: Gambar 2.2 Grafik Jumlah Karyawan PT. Bahana Prestasi Tahun 2013 dan tahun 2014 sampai dengan bulan April 2014 Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014)

10 23 Berdasarkan tingkat pendidikan (menurut data jumlah karyawan pada bulan April 2014), karyawan PT. Bahana Prestasi sebagian besar berpendidikan akhir pada tingkat Sekolah Lanjutan Tingkat Atas seperti SMU atau SMK, yaitu sebesar 54,52% dari total karyawan, atau sebanyak 169 orang karyawan. Sedangkan, jumlah karyawan terbanyak kedua adalah karyawan dengan tingkat pendidikan S1 (Sarjana), yaitu sebesar 20.00%, atau sama dengan sejumlah 62 orang karyawan. Dan jumlah karyawan terbanyak ketiga adalah karyawan dengan tingkat pendidikan Diploma (diploma 1/2/3). Pembagian jumlah karyawan berdasarkan tingkat tingkat pendidikan dapat kita lihat pada Tabel 2.1 berikut: Tabel 2.1 Jumlah Karyawan PT. Bahana Prestasi pada Bulan April 2014 Berdasarkan Tingkat Pendidikan Tingkat Pendidikan Jumlah Karyawan % Jumlah Karyawan SD SMP/SLTP SMU/SMK D1/D2/D S S Total Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014) Berdasarkan jenis kelamin, komposisi jumlah karyawan PT. Bahana Prestasi dapat dilihat pada tabel berikut ini:

11 24 Tabel 2.2 Jumlah Karyawan PT. Bahana Prestasi pada Bulan April 2014 Berdasarkan Jenis Kelamin Jenis Kelamin Jumlah Karyawan % Jumlah Karyawan Perempuan Laki - Laki Total Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014) Dalam hal sumber daya mesin berupa kendaraan, PT. Bahana Prestasi memiliki kendaraan yang terbagi menjadi 2 kategori: car dan truck, dengan jenis dan jumlah sebagai berikut: Tabel 2.3 Jumlah Kendaraan Car Berdasarkan Jenis Per April 2014 Kendaraan Jenis Total Passenger Car 1.3 G 2 Passenger Car 2.0 M/T 1 Passenger Car - G 13 Car Passenger Car - GX SHORT 1 Jeep S.C.HDTP 4 Passenger Car - LSX 1 Micro / Minibus 86 New Panther LM 25 3 Sedan 4 Total 115 Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014)

12 25 Tabel 2.4 Jumlah Kendaraan Truck Berdasarkan Jenis Per April 2014 Kendaraan Jenis Total Bak 1 Bestel WG TRO 15 Box 9 Built Up Box 2 Del Van 296 Dumper TR TRO 113 Dumper Truck 11 Dumptruk Tronton 1 Fuso 5 Fuso Bak 1 Truck Fuso Flat Deck 15 Hi- Blow 1 Light Truck 40 Light Truck Box 3 Load Bak 31 Pick Up 5 Thronton Dump Truck 11 Tractor Head Type 1 36 Tractor Head Type 2 49 Thronton Other Type 27 Thronton Bak Kerudung 2 Total 674 Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014) 2.4 Tantangan Bisnis Perusahaan Tahun 2014, kondisi perekonomian Indonesia dan dunia tidak menentu, sehingga perlu persiapan menghadapi hal-hal terburuk. Diharapkan tahun 2014, yang merupakan tahun pemilu akan mendorong perekonomian bergerak positif

13 26 dengan peningkatan jumlah uang yang beredar. Kesulitan dalam perekonomian ini akan berimbas kepada dunia usaha yang menjadi pelanggan PT. Bahana Prestasi. Kenaikan konsumsi BBM (karena kemacetan) dan UMR khususnya akan meningkatkan biaya transportasi dan logistik perusahaan. Pelanggan akan berusaha sekuat tenaga untuk menekan biaya, tetapi juga harus tumbuh sehingga kebutuhan transportasi tetap akan meningkat dengan menerapkan efisiensi dalam penggunaan biaya modal (capex). Peluang untuk mengalihkan investasi perusahaan untuk kendaraan, apabila dapat dikonversikan menjadi partner PT. Bahana Prestasi akan menghasilkan win win solution. Pertumbuhan bisnis yang diharapkan pada tahun 2014, PT. Bahana Prestasi akan melakukan perbaikan dan peningkatan terhadap semua proses dan pelayanan kepada pelanggan dalam setiap divisi usaha. Terobosan-terobosan baru akan dilakukan agar kemampuan daya saing PT. Bahana Prestasi di atas para pesaing dalam menghadapi pertumbuhan di masa yang akan datang. Sampai dengan tahun 2014 ini, pendapatan PT. Bahana Prestasi yang berasal dari usaha jasa transportasi barang masih jauh lebih besar dibandingkan dengan pendapatan yang berasal dari usaha jasa penyewaan kendaraan. Mempertimbangkan kondisi historis tersebut, maka sudah tentu PT. Bahana Prestasi terus memberikan perhatian yang dominan terhadap pengembangan usaha jasa transportasi barang yang merupakan bagian dari bisnis logistik.

14 27 Sebagaimana kita ketahui bahwa Indonesia terletak di lokasi strategis dalam peta perdagangan dunia, terdiri dari banyak pulau, dan memiliki jumlah penduduk yang besar, maka sudah pasti Indonesia memiliki daya tarik bagi pelaku bisnis dunia, khususnya bisnis logistik, dan tentunya termasuk bisnis transportasi barang di dalamnya. Konsultan riset bisnis logistik internasional, Transportation and Logistic Frost dan Sullivan Asia Pasifik menyebutkan bahwa pertumbuhan pasar bisnis logistik di Indonesia naik rata rata 12,1% per tahun. Pertumbuhan pasar bisnis logistik juga ditandai pertumbuhan rata rata arus peti kemas sebesar 26% per tahun. Hal ini merupakan peluang yang besar, sekaligus menghasilkan tantangan bisnis yang besar juga. Tantangan bisnis yang dimaksud tersebut dapat diuraikan menjadi sebagai berikut: a. Persaingan. Pertumbuhan perekonomian Indonesia turut memengaruhi kinerja industri nasional seperti PT. Bahana Prestasi yang bergerak di bidang penyewaan mobil. Dalam menghadapi tantangan tersebut, perusahaan menetapkan langkah-langkah yang tepat dengan tetap fokus memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan sejak proses penyewaan sampai dengan tahap pemeliharaan. Di samping itu, keputusan manajemen untuk memperkuat posisi perusahaan sebagai salah satu market leader dalam industri penyewaan kendaraan di lingkup nasional. Memperkuat infrastruktur PT. Bahana Prestasi, baik dari sisi sumber daya

15 28 manusia, sistem teknologi hingga pelayanan kepada pelanggan. Seluruh aspek penunjang inilah yang akan menentukan eksistensi perusahaan dalam jangka panjang. Semakin berkembangnya bisnis tranportasi barang, tentunya mengundang semakin banyak pemain / penyedia jasa tranportasi barang, sehingga persaingan menjadi semakin besar. Bahkan, penyedia jasa transportasi barang bukan hanya berasal dari dalam Indonesia saja, namun juga dari luar Indonesia sebagaimana merupakan dampak dari globalisasi yang tidak bisa dihindari. Persaingan inipun menjadi tantangan untuk bisnis penyewaan kendaraan. PT. Bahana Prestasi wajib memiliki strategi jitu dalam menghadapi para pesaingnya. PT. Bahana Prestasi menyadari bahwa di tengah era transparansi seperti saat ini, penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik atau Good Corporate Governance (GCG) merupakan bagian yang sangat penting dalam operasional perusahaan. GCG juga menjadi elemen penting dalam mengoptimalkan nilai perusahaan agar memiliki daya saing yang kuat secara nasional, sehingga mampu mempertahankan keberadaannya dan hidup berkelanjutan untuk mencapai maksud dan tujuan perusahaan. Sejalan dengan berkembangnya Perusahaan dan semakin beragamnya bidang usaha, kebutuhan untuk tata kelola yang kuat dan pengawasan internal yang efektif semakin penting. PT. Bahana Prestasi berkomitmen untuk memastikan kerangka ini sesuai dengan tujuan dan

16 29 diimplementasikan dengan tepat, untuk memastikan manajemen usaha yang bertanggungjawab serta memberikan kepastian kepada investor bahwa PT. Bahana Prestasi telah menerapkan sistem yang tepat dan sesuai untuk melindungi nilai perusahaan. b. Pemilu legislatif dan Presiden. Menurut prediksi dari berbagai pengamat ekonomi, tahun 2014 perekonomian Indonesia relatif belum membaik. Dampak atas kondisi instabilitas ekonomi makro yang terjadi selama 2013 seperti tingginya inflasi, pelemahan nilai tukar Rupiah dan defisit transaksi berjalan diperkirakan masih sangat berpengaruh dan perlu mendapat perhatian Pemerintah dan kalangan pebisnis. Selain itu, penyelenggaraan pemilu legislatif dan presiden di tahun 2014 perlu dicermati dengan baik. Tahun 2014, yang merupakan tahun pemilu akan mendorong perekonomian bergerak positif dengan peningkatan jumlah uang yang beredar. c. Kemajuan Teknologi. Dukungan teknologi dalam menjalankan operasional perusahaan sangatlah memainkan peran yang signifikan. Kemajuan teknologi terepresentasikan dalam berbagai kemajuan peralatan dan perlengkapan yang mendukung usaha transportasi barang, seperti halnya kehadiran alat identifikasi posisi kendaraan (GPS / Global Positioning System) dan terintegrasi dengan sistem manajemen transportasi (Transport

17 30 Management System atau TMS). PT. Bahana Prestasi harus mengikuti perkembangan teknologi yang terjadi dalam industry transportasi barang. d. Sumber Daya Manusia dalam ASEAN Economic Community (AEC). Di era persaingan global yang semakin ketat termasuk tantangan dalam menghadapi ASEAN Economic Community (AEC) di tahun 2015, SDM harus dikelola secara optimal dan kontinuitas agar perusahaan mampu memenangkan persaingan melalui Sumber Daya Manusia yang berkualitas dan berkompeten tanpa menyampingkan pemenuhan hak-haknya. Untuk membangun kinerja optimal karyawan dalam perusahaan, maka diperlukan strategi yang tepat dalam mengelola karyawan melalui proses pembelajaran (learning process) yang terus menerus, baik dari segi SDM itu sendiri maupun dari segi organisasinya (learning organization). Proses inilah yang membangun SDM menjadi peran sebagai makhluk sosial yang senantiasa memiliki harkat, martabat dan kewajiban yang tercermin dalam kepribadian jasmani maupun rohani. Selain itu, SDM juga memiliki peran sebagai sumber daya pembangunan yang memiliki aspek psikologis seperti motivasi, produktivitas dan profesionalisme bekerja. Kinerja karyawan merupakah salah satu hal penting dalam meningkatkan produktivitas karyawan tersebut. PT. Bahana Prestasi tidak dapat membendung Economic Community (AEC) yang terjadi, termasuk dalam aspek sumber daya manusia. Bersama dengan kemajuan teknologi, AEC berproses

18 31 dengan sangat cepat, komunikasi dan hubungan antar manusia dari berbagai belahan Asia Tenggara bukan menjadi masalah besar lagi, namun sudah menjadi sangat mudah terealisasi. Sejalan perkembangan komunikasi dan hubungan antar manusia yang mengglobal, pertukaran ilmu pengetahuan serta pertukaran kompetensi antar manusia menjadi begitu mudah terlaksana. Akses masuknya sumber daya manusia dari luar Indonesia telah menjadi sangat mudah. PT. Bahana Prestasi harus mempersiapkan diri dalam persaingan kompetensi sumber daya manusianya untuk dapat terus berkembang. 2.5 Proses / Kegiatan Fungsi Bisnis Proses kegiatan bisnis PT. Bahana Prestasi terdiri dari serangkaian kegiatan yang dilakukan melalui struktur organisasi yang terdiri dari susunan dan hubungan antara tiap bagian baik secara posisi maupun tugas yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Sebelum penulis membahas mengenai proses kegiatan bisnis PT. Bahana Prestasi, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu mengenai struktur organisasi PT. Bahana Prestasi pada gambar di bawah ini yang menunjukkan gambar Struktur Organisasi PT. Bahana Prestasi secara umum, yang memperlihatkan seluruh departemen (unit kerja) yang ada. PT. Bahana Prestasi memiliki unit kerja yang terbagi sebagai berikut: Order Management, Driver Management, Asset

19 32 Management, Competency Management, Procurement, Human Resources & General Affair, Procurement, dan Finance Accounting. PT. Bahana Prestasi dipimpin oleh seorang Direktur, setiap departemen dipimpin oleh Department Head, kemudian di bawah Department Head ada Manager, di bawah Manager ada Supervisor, dan Supervisor membawahi staff dan non-staff. Berikut adalah gambar struktur organisasi PT. Bahana Prestasi per April Gambar 2.3. Struktur Organisasi PT. Bahana Prestasi Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014)

20 33 Berikut adalah gambar gambar struktur organisasi PT. Bahana Prestasi untuk masing masing departemen: Gambar 2.4. Struktur Organisasi PT. Bahana Prestasi Order Management Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014) Gambar 2.4 dan 2.5 memperlihatkan struktur organisasi Order dan Driver Management. Peran departemen ini adalah memberikan pelayanan operasional

21 34 jasa transportasi bagi customer, termasuk pemeliharaan hubungan dengan customer, serta pengadaan dan pengembangan supir. Gambar 2.5. Struktur Organisasi PT. Bahana Prestasi Driver Management Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014) Ada 3 (tiga) bagian besar dalam departemen ini yaitu: a. Bagian Order (operasional) b. Bagian CS CR c. Bagian Driver Management.

22 35 Masing masing bagian memiliki masing masing peran, yaitu: a. Bagian Order Management (operasional) berperan dalam pelaksanaan operasional pelayanan jasa transportasi bagi customer. b. Bagian CS CR berperan dalam melakukan pelayanan dan pemeliharaan hubungan dengan customer, serta pelaksanaan monitoring kendaraan secara rutin. c. Bagian Driver Management berperan dalam pencarian, pemeliharaan dan pengembangan supir mitra. Departemen Transport memiliki 35 posisi / jabatan yang terbagi menjadi: 17 jabatan dalam bagian Order Management (operasional), 6 jabatan dalam bagian CS CR, dan 9 jabatan dalam bagian P & R, serta 2 jabatan yaitu Order Management Dept. Head & Driver Management Dept. Head sebagai pemimpin teratas dalam department ini. Gambar 2.6 memperlihatkan struktur organisasi department Asset Management. Peran department ini adalah memberikan pelayanan operasional jasa penyewaan kendaraan bagi customer, serta penyediaan jasa service kendaraan milik perusahaan.

23 36 Ada 2 bagian besar dalam department ini yaitu: bagian Asset dan bagian Service. Berikut adalah peran dari masing - masing bagian: a. Bagian Asset berperan dalam pelaksanaan operasional pelayanan jasa penyewaan kendaraan bagi customer. b. Bagian Service berperan dalam penyediaan jasa service kendaraan milik perusahaan. Gambar 2.6. Struktur Organisasi PT. Bahana Prestasi Asset Management Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014)

24 37 Asset Management memiliki 24 posisi / jabatan yang terbagi menjadi: 10 jabatan dalam bagian Asset dan 13 jabatan dalam bagian Service, serta 1 jabatan yaitu Asset Management Dept. Head sebagai pemimpin teratas dalam departemen ini. Gambar 2.7. Struktur Organisasi PT. Bahana Prestasi Competency Management Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014) Gambar 2.7 memperlihatkan struktur organisasi departemen Competency Management. Peran department ini adalah menciptakan konsep proses kerja,

25 38 termasuk pengembangan dan pelaksanaan evaluasi proses pekerjaan dalam setiap bagian. Pembuatan konsep proses kerja dilakukan baik untuk proses kerja yang bersifat operasional maupun proses kerja yang bersifat pendukung, termasuk proses kerja yang sesuai dengan prinsip keselamatan dan kesehatan kerja dan lingkungan kerja. Fungsi fungsi yang tercakup adalah pengembangan sistem kerja bagi internal dan bagi customer, perhitungan biaya proses kerja, pengadaan konsep keselamatan dan kesehatan kerja, serta pelaksanaan manajemen mutu dalam perusahaan. Departemen ini memiliki 10 posisi / jabatan yang dipimpin oleh seorang Competency Management Dept. Head. Gambar 2.8. Struktur Organisasi PT. Bahana Prestasi Procurement Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014)

26 39 Gambar 2.8 memperlihatkan struktur organisasi department Procurement. Procurement bertanggung jawab dalam melakukan seleksi dan evaluasi terhadap supplier yang ditunjuk. Peran department ini adalah melakukan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan, baik untuk kebutuhan operasional perusahaan, maupun untuk kebutuhan pendukung operasional perusahaan. Gambar 2.9 memperlihatkan struktur organisasi departemen HR-GA. General Affair (GA) berperan dalam memberikan layanan yang mendukung operasional perusahaan, mulai dari pemeliharaan sarana dan prasarana kerja sampai kemanan lingkungan, sedangkan HR (Human Resources) berperan dalam melakukan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan, mulai dari fungsi pengadaan karyawan sampai pada fungsi pemeliharaan hubungan kekaryawanan. Gambar 2.9. Struktur Organisasi PT. Bahana Prestasi HR-GA Department Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014)

27 40 Gambar 2.10 memperlihatkan struktur organisasi departemen MR (Management Representatives). MR bertanggung jawab membuat laporan tindakan koreksi dan pencegahan dan melakukan hasil-hasil tindakan perbaikan segala penyimpangan atau ketidak-sesuaian terhadap proses kerja maupun persyaratan-persyaratan yang ditentukan. Referensi kerja dari departemen ini adalah ISO 9001:2008 Klausul dan 8.5.3: OHSAS 18001:2007 Element Departemen ini juga mewakili perusahaan khususnya dalam hal pelaksanaan manajemen mutu dalam perusahaan, termasuk pada fungsi pengelolaan dan penyimpanan dokumen dokumen perusahaan. Department ini hanya memiliki 2 posisi / jabatan. Department ini dipimpin oleh seorang MR (Management Representatives). Gambar Struktur Organisasi PT. Bahana Prestasi Management Representative Department Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014)

28 41 Finance & Accountiung (FA) & IT (Information Technology) masuk dalam struktur organisasi LINC GROUP. Berdasarkan sifat fungsinya, struktur organisasi PT. Bahana Prestasi terbagi menjadi dua bagian, yaitu bagian operasional dan bagian pendukung (supporting). Bagian operasional berperan dalam memberikan atau menghasilkan jasa transportasi barang dan penyewaan kendaraan kepada pelanggan. Pelanggan Jasa Transportasi Barang Pelanggan / Penyewa Kendaraan Order Order Jasa Group Marketing Jasa Order Order Order Management Rental &Asset Management Support Support Department - Department Pendukung Gambar Proses Fungsi Bisnis PT. Bahana Prestasi Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014)

29 42 Proses fungsi bisnis PT. Bahana Prestasi secara umum dapat dilihat pada gambar di atas, yaitu sebagaimana berikut ini: a. Bagian Group Marketing mendapatkan Order dari Pelanggan, baik Order Transportasi Barang maupun Order Penyewaan Kendaraan. b. Order diteruskan oleh bagian Group Marketing ke bagian Order Management ataupun Asset Management. c. Order Management memberikan jasa transportasi barang kepada Pelanggan sesuai Order. Asset Management memberikan jasa penyewaan kendaraan kepada pelanggan sesuai Order. d. Departemen-departemen pendukung (Supporting Department) memberikan support (dukungan) bagi Order Management dan / atau Asset Management dalam menjalankan operasi penyediaan jasa transportasi barang dan / atau jasa penyewaan kendaraan kepada Pelanggan. Dukungan yang diberikan antara lain berupa: penyediaan Sumber Daya Manusia, pengadaan peralatan, pengadaan perlengkapan, pengadaan suku cadang dan fasilitas IT (Information Technology). Fungsi marketing dijalani oleh bagian marketing yang ada dalam organisasi LINC Group, yaitu Group Marketing, yang perannya bukan saja mendapatkan order dari pelanggan untuk PT. Bahana Prestasi saja, namun juga untuk unit usaha lainnya yang tergabung dalam LINC Group. Fungsi keuangan

30 43 dan akuntasi (finance & accounting) dijalankan oleh bagian Finance & Accounting yang juga ada di dalam organisasi LINC Group. Di dalam bagian Finance & Accounting tersebut terdapat sub bagian yang khusus mengerjakan pekerjaan keuangan dan akuntasi untuk PT. Bahana Prestasi. FLOW CHART PENANGANAN ORDER CUSTOMER Mulai Order MARKETING Booking order Membuat Quotation Check Ketersediaan unit & driver Menerima Quotation Input order Monitoring pengiriman Analisa data & pemenuhan order Mulai CS Ada unit & driver? Cari Transporter / pengajuan unit baru Input POD ke System Linc System Rekap POD FLEET Ketersediaan unit PARTNER & RELATION Ketersediaan driver DRIVER Pelaksanaan pengiriman POD PROCUREMENT Pengadaan unit FINANCE POD Gambar Prosedur Penanganan Order PT. Bahana Prestasi Sumber: PT. Bahana Prestasi (April 2014)

31 44 berikut: Berikut rincian prosedur penanganan order PT. Bahana Prestasi sebagai a. CS Staff menerima informasi order yang akan dijalankan berdasarkan quotation yang diterima dari pihak marketing melalui telpon, faks atau e- mail. b. Selanjutnya order yang diterima kemudian di data dalam daftar order masuk. c. Berdasarkan order yang di terima, CS Staff menginformasikan kepada Dispatcher dan Fleet untuk dilakukan persiapan pengiriman berdasarkan ketersediaan unit dan klasifikasi yang diminta. Melakukan konfirmasi ketersedian supir ke Driver Management. d. Apabila ketersediaan unit tidak cukup untuk memenuhi order maka dicari unit dari proyek lain sebagai pengganti dan bila diperlukan mengajukan kepada manajemen untuk pembelian unit baru. e. CS Staff akan mengkonfirmasikan kembali kepada pelanggan order dapat yang dijalankan ataupun tidak. f. Order yang dijalankan kemudian dimonitor pelaksanaannya mulai dari pemuatan, pengiriman hingga barang sampai di tempat tujuan dan diterima oleh si penerima barang. Proses memonitor pelaksanaan order

32 45 dilakukan dengan menggunakan sistem GPS (Global Positioning System). g. Data Entry menerima POD dan dokumen lainnya dari Dispatcher atau Fleet yang diserahkan oleh driver setelah selesai melakukan pengiriman barang. h. Data Entry memastikan kelengkapan dokumen POD dan dokumen lainnya tersebut sebelum diinput ke system. i. Setelah dokumen pengiriman, POD, sudah lengkap terkumpul, Data Entry memasukkan data ke dalam Linc System yaitu tempat pemuatan, truk yang digunakan, tanggal dimuat, tanggal bongkar, tanggal penerimaan kembali surat jalan setelah barang diterima, dan tujuan pengiriman, sales order, nama dan jumlah muatan, harga yang akan ditagih, jumlah biaya operasional atau biaya transporter yang telah terjadi, informasi defect good bila ada (jenis barang, harga, truk pengangkut, dll). j. CS Supervisor akan melakukan cek ulang data tersebut dan melakukan approval di Linc System. k. Data tersebut akan terkirim secara otomatis dari sistem ke Finance setelah adanya Approval dari CS Staff.

33 46 l. Salinan POD akan dilengkapi dan dikirim ke Finance dengan mengisi form tanda terima (TRS/FRM/004/01) sebagai dokumen pendukung penagihan m. Bila terjadi kesalahan pemasukan data ke sistem, maka kesalahan tersebut akan dicatat di Error Report (TRS/FRM/005/01) oleh semua pihak yang menemukan. n. CS Supervisor membuat laporan dan analisa terhadap data-data pemenuhan order, pemantauan order dan penyelesaiannya Demikian proses fungsi bisnis yang dijalani oleh PT. Bahana Prestasi sampai dengan saat ini. Memang tidak tertutup kemungkinan, bahwa PT. Bahana Prestasi akan menambah penyediaan jasa lainnya yang terkait dengan transportasi barang dan penyewaan kendaraan sebagaimana keinginan perusahaan untuk terus berkembang dalam rangka menjawab kebutuhan pelanggan.