Prosiding Akuntansi ISSN:

Transkripsi

1 Prosiding Akuntansi ISSN: Perancangan Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Explora Gisindo Consult Planning for Employment and Wage Information System in PT. Explor Gisindo Consult 1 Gita Fitria Pratiwi, 2 Magnaz L.Oktaroza, 3 Elly Halimatusadiah 1,.32 Prodi Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Islam Bandung, Jl. Tamansari No.1 Bandung gigitfitria@gmail.com, 2 ira.santoz@gmail.com, 3 elly.halimatusadiah@yahoo.com Abstract. In the era of globalization, technology is growing very rapidly. Achievement of the objectives of a modern organization that effectively and efficiently can be realized by using technology. One of the organization's goal is to produce information quickly and accurately. PT. Explora Gisindo Consult is one company that has a goal welfare of its staff were divided into two groups, namely employees and workers. The activities of the company is engaged in manufacturing selling and renting of machinery and spare parts. In the system information of payroll and wages, PT. Consult Gisindo Explora is still not optimal. As an organizational structure that is not appropriate, the division is not yet clear job description, documents and complete yet, and reports needed yet. Based on this, the study aims to analyze the activity of the payroll and wage information systems and how the design of information systems payroll and wage appropriate to be applied in PT. Explora Gisindo Consult. Method development of the system is done using a technique System Development with the development of FAST-System Design Strategies. The data collection technique using a Joint Application Development ( JAD ), as well as additional tools and techniques are provided to facilitate analysis in conducting development of the system, so the system can achieve the end result is clear, effective and efficient. The results of the design is done, namely a draft analyst payroll and wage information system that can meet the needs of PT. Explora Gisindo Consult in the face of some problem happened. The benefits of the system is documents, systems and procedures to strengthen internal controls, as well as the use of databases that can support the management of transaction data that can generate information effective and efficient decision-making and accountability. Keywords: Information Systems, Payroll, Wages. Abstrak. Di era globalisasi sekarang ini, teknologi semakin berkembang dengan sangat pesat. Pencapaian tujuan sebuah organisasi modern yang efektif dan efisien dapat diwujudkan dengan menggunakan teknologi. Salah satu tujuan organisasi adalah menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. PT. Explora Gisindo Consult adalah salah satu perusahaan yang mempunyai tujuan mensejahterakan stafnya yang terbagi menjadi 2 golongan yaitu dan. Adapun kegiatan perusahaan adalah bergerak dibidang manufaktur yang menjual dan menyewakan mesin dan sparepart. Dalam penggajian dan pengupahannya, PT. Explora Gisindo Consult masih belum optimal. Seperti struktur organisasi yang belum sesuai, pembagian job description yang belum jelas, dokumen-dokumen yang belum ada dan lengkap, serta laporan-laporan yang dibutuhkan belum ada. Berdasarkan hal tersebut, maka penelitian ini bertujuan untuk menganalisis aktivitas sistem informasi penggajian dan pengupahan dan bagaiman rancangan sistem informasi penggajian dan pengupahan yang sesuai untuk diterapkan di PT. Explora Gisindo Consult. Metode pengembangan sistem yang dilakukan adalah System Development dengan menggunakan teknik pengembangan FAST-System Design Strategies. Teknik pengumpulan data menggunakan Joint Application Development (JAD), serta tambahan alat dan teknik yang disediakan untuk memudahkan analisa dalam melaksanakan kegiatan pengembangan sistem, dapat mencapai hasil akhir sistem yang jelas, efektif dan efisien. Hasil dari perancangan yang dilakukan analis yaitu sebuah rancangan sistem informasi penggajian dan pengupahan yang dapat memenuhi kebutuhan PT. Explora Gisindo Consult dalam menghadapi beberapa permasalahan yang terjadi. Adapun keunggulan sistem yang dihasilkan yaitu dokumen, sistem dan prosedur yang memperkuat pengendalian internal, serta penggunaan database yang mampu mendukung pengelolaan data transaksi yang mampu menghasilkan informasi yang efektif dan efisien dalam pengambilan maupun pertanggungjawaban. Kata Kunci: Sistem Informasi, Penggajian dan Pengupahan. 1

2 2 Gita Fitria Pratiwi, et al. A. Pendahuluan Di era globalisasi sekarang ini, teknologi semakin berkembang dengan sangat pesat. Pencapaian tujuan sebuah organisasi modern yang efektif dan efisien dapat diwujudkan dengan menggunakan teknologi. Salah satu tujuan organisasi adalah menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Dengan menggunakan teknologi informasi maka an yang semula harus dikerjakan oleh banyak bisa dikerjakan oleh lebih sedikit. Pekerjaan yang rumit pun dapat dilakukan dengan lebih mudah (Muljono, 2012:54). Dalam suatu perusahaan salah satu sistem yang mendukung tercapainya kegiatan perusahaan adalah sistem informasi penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah dan pembayarannya, prosedur sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus terdiri dari jaringan prosedur pencatatan waktu hadir, waktu kerja, prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, prosedur pembayaran gaji dan upah, dan prosedur distribusi biaya gaji dan upah (Mulyadi, 2010:17). Peran sistem informasi penggajian dan pengupahan dalam organisasi, dapat membantu perusahaan yang ingin mendorong prestasi kerja dan produktivitas nya (Achmad S.Ruky, 2001:10). Besar kecilnya tingkat gaji dan upah dipengaruhi oleh pasar tenaga kerja, tingkat upah yang berlaku didaerah yang bersangkutan, tingkat keahlian yang diperlukan, situasi laba perusahaanserta peraturan pemerintah (Swastha dan Sukotjo, 2000:271). PT. Explora Gisindo Consult adalah salah satu perusahaan yang memiliki tujuan meningkatkan taraf kesejahteraan hidup staff dan manajemen perusahaan. PT. Explora Gisindo Consult merupakan perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur yang menjual dan menyewakan mesin dan sperpart. Dalam rangka meningkatkan kesejahteraan, PT. Explora Gisindo Consult membagi kedalam dua golongan yang mempengaruhi pembagian gaji dan upah karayawan. Melalui wawancara langsung dengan Ibu Nenty Ernawati selaku bagian keuangan di PT. Explora Gisindo Consult, menyatakan berbagai kendala yang dialami oleh PT. Explora Gisindo Consult antara lain struktur organisasi yang belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan, fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan tidak diterapkan, informasi yang disajikan kurang lengkap, pencatatan segala aktivitas penggajian dan pengupahan belum sepenuhnya lengkap, serta double job atau suatu an yang dilakukan oleh orang lain yang tidak memiliki kewenangan untuk menjalankannya. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka perumusan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut: Bagaimana Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan PT. Explora Gisindo Consult saat ini. Selanjutnya tujuan dalam penelitian ini adalah merancang Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan yang sesuai untuk PT. Explora Gisindo Consult. B. Landasan Teori Adi Nugroho (2011:13) menyatakan bahwa Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil dan/atau untuk mengendalikan organisasi. Adapun menurut Azhar Susanto (2004:54) Sistem informasi adalah kumpulan dari subsistem baik phisik maupun nonphisik yang saling berhubungan satu dengan yang Volume 2, No.2, Tahun 2016

3 Perancangan Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan 3 lainnya dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Menurut Agus Mulyanto (2009:31) sistem informasi terdiri dari lima sumber daya yang dikenal sebagai komponen sistem informasi. Kelima sumber daya tersebut adalah: Manusia, hardware, software, data, dan jaringan. Menurut Mariot Tua Efendi Hariandja (2007:245) Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima pegawai sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang pegawai yang memberikan sumbangan dalam tercapainya tujuan organisasi. Adapun menurut Achmad S. Ruky (2006:7) Penggajian adalah suatu penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu an atau jasa yang telah dilakukan, dinyatakan atau dinilai dalam bentuk uang yang ditetapkan menurut suatu persetujuan atau peraturan perundang-undangan. Sedangkan Mulyadi (2010:373) menyatakan bahwa Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh pelaksana (buruh). Menurut undang-undang kecelakaan (No.33, 1974, Pasal 7 Ayat a) Upah adalah tiap-tiap pembayaran berupa uang yang diterima oleh buruh sebagai ganti an, perumahan, makan, bahan makanan, dan pakaian dengan percuma yang nilainya ditaksir menurut harga umum ditempat itu. Whitten et al (2004:77) menyatakan bahwa ada lima tahapan untuk pengembangan sistem antara lain: System Planning, System Analysis, System Design, System Implementation dan System Support. Adapun menurut Satzinger (2002: 35) pengembangan sistem dapat dilakukan lima tahapan antara lain: Project planning phase, Analysis Phase, Design Phase, Implementation Phase, dan Support Phase. C. Hasil Penelitian dan Pembahasan No Model Sistem yang Sedang Diterapkan 1. Model Permasalahan Umum a. Struktur Organisasi 2. b. Job descriptio n 3. Model Permasalahan Kelemahan Sistem yang Sedang Diterapkan struktur organisasi secara tertulis job description secara tertulis form data Penggajian Rancangan Sistem Baru Dibuatkan struktur organisasi secara tertulis Dibuatkan job description atau penjelasan secara tertulis mengenai tanggungjawab setiap Dibuatkan form data Alasan Mempermudah dalam melakukan an agar para bekerja sesuai tanggungjawabnya Untuk menghindari terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh setiap dan menghindari terjadinya double job yang dilakukan oleh Data dapat dilihat dan dicari jika Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik

4 4 Gita Fitria Pratiwi, et al. Khusus a. Form data b. Kartu hadir c. Daftar hadir d. Kartu pemberian gaji dan bonus e. surat perubahan gaji yang lengkap, menyulitkan saat mencari data yang bekerja di perusahaan kartu hadir, bagian pencatatan waktu tidak bisa menginput jam hadir tiap pengawasan dalam melakukan absen, tidak ada otorisasi, serta informasi yang disajikan kurang lengkap tidak ada waktu masuk dan waktu keluar kartu pemberian gaji dan bonus yang legal sering terjadi keterlambatan Perubahan gaji tidak berdasarkan surat yang legal tidak ada suratsurat seperti surat Dibuatkan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatatan waktu (time recorder mechine)dibagian pencatatan waktu Dibuatkan fungsi pencatatan waktu agar daftar hadir diinput dan diawasi, melakukan otorisasi, dan menambahkan waktu masuk dan keluar Dibuatkan surat pemberian gaji dan bonus Dibuatkan suratsurat perubahan gaji seperti surat peringatan terjadi hal yang tidak diingikan perusahaan, juga sebagai input data dalam suatu dokumen secara lebih terinci Meminimalisir terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh, tidak ada yang datang terlambat dan keluar lebih awal serta untuk mengetahui kinerja diperusahaan Agar ada bagian khusus untuk menginput daftar hadir tidak terjadi fraud serta agar tidak ada manipulasi jika terjadi yang telat atau keluar kantor lebih cepat Kartu pemberian gaji dan bonus dibuat agar tidak terjadi kesalahan perhitungan tidak terjadi keterlambatan dan menjadi bukti yang kuat untuk yang menerima bonus Surat peringatan dibuat agar perusahaan dapat menilai kinerja baik atau tidak Volume 2, No.2, Tahun 2016

5 Perancangan Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan 5 f. Bukti pengeluara n kas g. Laporan rekapitulas i absen h. Laporan penggajian i. Laporan pengeluara n kas pengangkatan, kenaikan pangkat, surat peringatan dll Informasi yang ada pada bukti pengeluaran kas tidak lengkap tidak diketahui untuk kebutuhan dan keperluannya laporan rekapitulasi absen, menyulitkan saat perhitungan kehadiran laporan penggajian laporan pengeluaran kas kesulitan mengetahui berapa seluruh kas yang keluar tiap bulannya, untuk mengetahui kas yang keluar dihitung satu per satu dari setiap transaksi keluar Menambahkan beberapa informasi pada bukti pengeluaran kas rekapitulasi absen penggajian secara terpisah dengan daftar gaji pengeluaran kas Dapat mengetahui pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan untuk apa kebutuhan dan keperluan tersebut Agar rekap absen dapat diketahui dengan mudah dan memberikan informasi kepada bagian personalia Dengan dibuatnya laporan penggajian secara terpisah dengan daftar gaji memudahkan direktur mengambil terhadap, karena setiap kinerja dapat dipantau Agar kas yang keluar dapat terpantau, direktur dapat mengetahui berapa kas yang keluar setiap harinya atau setiap bulannya karena dengan laporan pengeluaran kas dapat diketahui jumlah kas yang keluar setiap saat Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik

6 6 Gita Fitria Pratiwi, et al. 4. Model Permasalahan Khusus a. Daftar hadir b. Daftar upah c. Kartu hadir d. Slip upah e. Laporan rekapitulas i absen f. Laporan pengupaha n daftar hadir tidak mengetahui kapan datang dan pulang daftar upah bagian akuntansi tidak dapat menghitung upah kartu hadir tidak bisa menginput jam hadir tiap slip upah tidak ada bukti untuk yang menerima upah laporan rekapitulasi absen Informasi yang ada di laporan pengupahan kurang lengkap menyulitkan untuk pengambilan Pengupahan Buatkan daftar hadir Buatkan daftar upah Dibuatkan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatatan waktu (time recorder mechine) Buatkan slip upah rekapitulasi absen pengupahan yang lengkap Agar mengetahui kapan datang dan pulang untuk dijadikan perhitungan jam kerja Agar upah dapat dihitung meminimalisir kesalahan saat melakukan perthitungan upah Agar dapat mengetahui jam masuk dan jam keluar memudahkan dalam menghitung jam kerja Sebagai bukti perhitungan upah dapat mengetahui jam kerja dan upah yang diterimanya Memudahkan dalam menghitung absen dan memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan Memudahkan dalam pengambilan Volume 2, No.2, Tahun 2016

7 Perancangan Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan 7 D. Kesimpulan Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa penelitian sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Explora Gisindo Consult Bandung menggunakan metode pengembangan sistem dengan menggunakan teknik pengembangan FAST-System Design Strategies serta teknik pengumpulan data menggunakan Joint Application Development (JAD), dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem informasi penggajian dan pengupahan yang sedang diterapkan pada PT. Explora Gisindo Consult saat ini masih terdapat kelemahan pada dokumentasi, job description dan prosedur. 2. Banyak dokumen yang belum ada pada PT. Explora Gisindo Consult seperti kartu hadir, kartu pemberian gaji dan bonus, surat perubahan gaji, laporan rekapitulasi absen, laporan penggajian, laporan pengeluaran kas, daftar hadir, daftar upah, slip upah dan laporan rekapitulasi absen. 3. Format formulir kurang benar seperti pada form data, daftar hadir, serta bukti pengeluaran kas. 4. struktur organisasi dan job description secara tertulis. 5. Prosedur penggajian dan pengupahan yang belum sesuai dengan standar karena fungsi-fungsi yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan tidak diterapkan. Sistem informasi penggajian dan pengupahan yang akan diterapkan menggunakan database yang mampu mendukung pengelolaan data penggajian dan pengupahan yang mampu menghasilkan informasi yang efektif dan efisien. Adapun rancangan model yang tepat untuk PT. Explora Gisindo Consult adalah sebagai berikut : 1. Penggunaan database yang terintegrasi serta software yang mampu menghimpun operasional penggajian dan pengupahan agar lebih cepat dan efisien. Selain itu untuk menjadi back-up laporan manual yang sudah ada sebelumnya dan mengurangi tingkat kesalahan seperti human error saat pencatatan ataupun input. 2. Perancangan sistem informasi penggajian dan pengupahan yang baru menggunakan metode pengembangan sistem terstruktur yang dikembangkan Jeffrey Whitten. E. Saran Hasil dari analisis dan perancangan yang telah diuraikan sebelumnya, penulis memiliki saran-saran kepada pihak PT. Explora Gisindo Consult untuk mendukung hasil dari analisis dan perancangan sistem yang baru, yaitu : 1. PT. Explora Gisindo Consult disarankan untuk mengimplementasikan rancangan sistem yang telah dibuat dengan menggunakan spesifikasi software dan hardware yang tepat untuk menunjang sistem yang akan dijalankan. Untuk spesifikasi software yang sesuai dengan aplikasi yang dirancang ialah dengan menggunakan sistem operasi minimal windows 7, alat bantu XAMPP, dan software MySQL untuk database, untuk spesifikasi hardware minimal menggunakan prosesorintel core i3 3,2 GHZ, dan RAM sebesar 4Gb. 2. Melakukan maintenance atau pemeliharaan sistem database secara berkala. 3. Mengadakan pelatihan kepada seluruh mengenai keterampilan menggunakan sistem yang baru. 4. Pengendalian terhadap prosedur penggajian dan pengupahan supaya ditingkatkan. Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik

8 8 Gita Fitria Pratiwi, et al. Daftar Pustaka Bodnar, George dkk Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9. Yogyakarta: Penerbit Andi. Bodnar, George H., William S. Hopwood Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Indonesia. Jakarta: PT. Indeks Kelompok Gramedia. Hall, James Sistem Informasi Akuntansi Buku I. Jakarta: Salemba Empat. Hartono, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teoridan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi. Ladjamudin, Al-Bahra Analisis dan Desain Sistem Informasi. Tangerang: Graha Ilmu. Laudon, Keneth dkk Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital Edisi 13. Jakarta: Salemba Empat. Mardi Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia. Mulyadi Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Mulyani, Sri Metode dan Analisis Perancangan Sistem. Bandung: Abdi Sistematika. Nugroho, Adi Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data. Bandung: Andi Yogyakarta. Romney, Marshall dkk Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13. Jakarta: Salemba Empat. Ruky, S Achmad Sistem Manajemen Kerja, Panduan Praktis Untuk Merancang dan Meraih Kinerja Prima. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Swastha, Basu Pengantar Bisnis Modern, Pengantar Ekonomi Perusahaan Modern. Jakarta: Liberty. Whitten, dkk System Analisis and Design Methods. 6 th edition. New York: McGraw Hill. Whitten, dkk System Analisis and Design Methods.7 th edition. New York: McGraw Hill. Volume 2, No.2, Tahun 2016