SISTEM INFORMASI PENGAWASAN DOKUMEN PENGADAAN KONTRAK KERJA STUDI KASUS PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA Tbk, BANDUNG

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENGAWASAN DOKUMEN PENGADAAN KONTRAK KERJA STUDI KASUS PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA Tbk, BANDUNG 1 Atep Aulia Rahman 2 Pungky Purwaningtyas 1 Program Studi Sistem Informasi STMIK & PKN LPKIA 2 Konsentrasi Sistem Informasi STMIK & PKN LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax atep.aulia@lpkia.ac.id 2 pungkytyas@fellow.lpkia.ac.id ABSTRAK Pengawasan merupakan bagian yang tidak pernah terpisahkan dalam fungsi manajemen. Walaupun pengawasan merupakan bagian terakhir dalam urutan manajemen organisasi, namun keberadaan dalam urutan tersebut tidak mengurangi fungsi vitalnya dalam manajemen. Pengawasan merupakan bagian yang tidak pernah terpisahkan dalam fungsi manajemen. PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang menyediakan layanan telekomunikasi dan jaringan terbesar di Indonesia. Selama ini proses unsur pengawasan dokumen-dokumen pengadaan sulit terpantau,dan tidak diketahui prosesnya secara jelas. Adapun yang terjadi pada proses pengawasan dokumen kontrak yaitu ketidak sesuaian antara berkas kontrak dengan data menjadi tidak sesuai.metode pengumpulan data yang dilakukan yaitu dengan melakukan wawancara, observasi dan studi pustaka. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam sistem ini menggunakan Object Oriented Programing dengan menggunakan UML (Unified Modeling Languange) untuk pemodelannya Kata Kunci : Pengawasan dokumen pengadaan kontrak kerja,web; 1. Latar Belakang Kemajuan teknologi informasi berperan penting dalam membantu pekerjaan manusia, khususnya dalam organisasi hal ini memungkinkan mudahnya memperoleh informasi serta melakukan komunikasi sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional dan waktu. PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang menyediakan layanan telekomunikasi dan jaringan terbesar di Indonesia. TELKOM menyediakan layanan InfoComm, telepon tidak bergerak kabel (fixed wireline) dan telepon tidak bergerak nirkabel (fixed wireless), layanan telepon seluler, data dan internet, serta jaringan dan interkoneksi. Perusahaan didirikan berdasarkan legilasi Republik Indonesia. Alamat kantor resmi Perusahaan adalah Jalan Japati No.1, Bandung, 40133, Indonesia. Selama ini proses unsur pengawasan dokumendokumen pengadaan sulit terpantau,dan tidak diketahui prosesnya secara jelas. Adapun yang terjadi pada proses pengawasan dokumen kontrak yaitu ketidak sesuaian antara berkas kontrak dengan data menjadi tidak sesuai. Dalam hal ini maka untuk membuat suatu program aplikasi atau sistem informasi sebagai alat bantu dalam proses pengawasan dokumen pengadaan yang terjadi di perusahaan Telkom.Diharapkan dengan adanya sistem ini maka pengawasan dukomen pengadaan dapat lebih terpantau. Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka penulis bermaksud mengambil bahan penelitian dalam tugas akhir dengan judul analisis sistem informasi pengawasan dokumen pengadaan kontrak kerja studi kasus PT Telekomunikasi Indonesia Tbk, Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, maka dapat diidentifikasi masalah sebagai berikut: 1. Proses pengawasaan dokumen pengadaan kontrak kerja yang sulit terpantau dan tidak diketahui tahapan secara jelas 2. Pengawasan dokumen pengadaan kontrak kerja terjadi ketidak sesuaian antara berkas kontrak dengan data menjadi tidak sesuai. 3. Proses pengawasan dokumen pengadaan kontrak kerja dapat terintegrasi dalam sebuah sistem. Berdasarkan uraian diatas maka ruang lingkup permasalahan yang akan dikaji dalam tugas akhir ini dapat dirumuskan sebagai berikut :

2 1. Sistem informasi yang dibangun meliputi proses pengawasan dokumen-dokumen kontrak dari user, sampai perubahan status dokemen pada General Affair. 2. Sistem tidak membahas masa dokumen kontrak kerja. 3. Tidak membahas proses keuangan pada finance center. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem informasi proses pengawasan dokumen pengadaan ini diharapkan menjadi lebih terpantau. 2. Diharapkan pada pengadaan dokumen pengadaan kontrak kerja terjadi keseuaian antara berkas kontrak kerja dengan data yang ada. 3. Dibuatnya sebuah sistem dalam proses pengawasan dokumen pengadaan kontrak kerja terintegrasi dalam sebuah sistem Adapun metodologi penelian yang dipakai oleh penulis adalah sebagai berikut: Jenis dan Sumber Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian meliputi dua jenis, yaitu: 1. Data Primer Yaitu data yang diperoleh dari pengamatan secara langsung dan wawancara dengan pimpinan atau pihak yang berkaitan dengan dokumen pengawasan kontrak kerja.data primer meliputi hasil observasi, hasil wawancara, gambaran prosedur pengadaan dan studi kasus di lapangan. 2. Data Sekunder Yaitu data yang mendukung data primer, yang diperoleh dari sumber lain yang berhubungan dengan pertanyaan penelitian. Metode Pengumpulan Data Adapun metode pengumpulan data yang digunakan untuk menyusun penelitian ini adalah: 1. Metode observasi adalah metode pengumpulan data dan informasi dengan cara mengamati langsung kedalam kegiatan operasional mulai dari user memberikan dokumen pengadaan sampai dengan status dokumen pengadaan sampai ke bagian General Affair. 2. Metode wawancara adalah metode pengumpulan data dan informasi melalui proses tanya jawab secara langsung dengan pegawai yang berkaitan langsung dalam proses dokumen pengadaan. 3. Metode dokumentasi adalah metode pengumpulan data dan informasi dengan mempelajari catatan-catatan serta dokumen yang berhubungan dengan sistem dan prosedur pengadaan. 4. Metode studi kasus di lapangan adalah metode pengumpulan data dan informasi dengan cara mengamati langsung di tempat kejadian, selama proses pengadaan berlangsung. 5. Studi pustaka adalah kegiatan pengumpulan data dengan cara membaca dan mempelajari buku atau referensi yang berkaitan dengan penelitian ini. 2. Teori Tentang Permasalahan Berdasarkan landasan teori terdapat teori tentang permasalahn diantaranya: Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja) ada sesuatu yang di proses (data menjadi informasi ), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. (Kadir, 2014). 1. Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah Karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya : 1. Batasan (boundary) : penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem. 2. Lingkungan (environment) : segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asusmsi, kendala dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input) : sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi ) dari lingkungan

3 yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (output) : sumber daya atau produk (informasi, laporan,dokumen,tampilan layer komputer, barang jadi ) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component) : Kegiatankegiatan atau proses dalam suatu sistem yang menstransformasikan input menjadi bentuk setangah jadi (output).komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung (interface) : tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungan bertemu atau berinteraksi. 2. Penyimpanan (storage) : area yang dikuasai atau digunakan untuk penimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya. Komponen Sistem Informasi Dalam komponen Sistem Informasi terdapat komponen-komponen sebagai berikut: 1. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan masukan data, memproses data dan keluaran data. 2. Perangkat lunak, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. 3. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. 4. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersamasama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif. 3. Elemen Sistem Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Monitoring Monitoring merupakan program yang terintegrasi, bagian penting dipraktek manajemen yang baik dan arena itu merukapan bagian integral di managemen sehari-hari. (Casely, 1987) Pengertian pengadaan Menurut (Minarti,2011) Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Website Menurut Hidayat (2010:6) Website adalah keseluruhan halaman web yang terdapat dalam sebuah domain yang mengandung informasi. Jadi dapat dikatakan bahwa, pengertian website adalah kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman. 1. Framework Framework adalah kumpulan perintah atau fungsi dasar yang membentuk aturan tertentu dan saling berinteraksi satu sama lain sehingga dalam pembuatan aplikasi website, kita harus mengikuti aturan dan framework tersebut. 2. Code Igniter (CI) Framework Menurut Hakim, dalam bukunya yang berjudul Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework CodeIgniter, CodeIgniter adalah sebuah framework PHP yang dpat membantu mempercepat developer dalam pengembangan aplikasi web berbasis PHP dibanding jika menulis kode program dari awal. My Structure Query Language (MySQL) MySQL merupakan software RDBMS (atau server database) yang dapat mengelola Database dengan sangat cepat, dapat menampung data dalam jumlah sangat besar, dapat diakses oleh banyak user ( multi -user), dan dapat melakukan suatu proses secara sinkron atau berbarengan ( multithreaded)(budi Raharjo,2011:21). Black-Box Testing Menurut Pressman (2010) Black-Box testing berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak yang memungkinkan

4 engineers untuk memperoleh set kondisi input yang sepenuhnya akan melaksanakan persyaratan fungsional untuk sebuah program. Motodologi Prototype Menurut Pressman (2012:50), didefinisikan sebagai alat yang memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara system berfungsi dalam bentuk lengkapnya, dan proses untuk menghasilkan sebuah prototype sisebut prototyping. 1. Tahapan Prototype Dan tahapan-tahapan dalam prototyping tersebut adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan kebutuhan yaitu pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format dan kebutuhan kesseluruhan perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat. 2. Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berpusat pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan contoh outputnya). 3. Evaluasi protoptyping ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah keempat akan diambil. Jika tidak, maka prototyping diperbaiki dengan mengulang langkah 1, 2, dan Mengkodekan system yaitu tahap ini prototyping yang sudah disepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai. 5. Menguji sistem setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan Black Box. 6. Evaluasi Sistem yaitu pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan. Jika sudah, maka langkah ketujuh dilakukan, jika belum maka mengulangi langkah 4 dan Menggunakan system yaitu perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan. Unified Modeling Language ( UML ) UML terdiri dari 13 macam diagram yang dikelompokan pada 3 kategori. Pembagian kategori dan macam-macam diagram tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah. (Rosa A & Salahudin, 2015) Berikut Jenis - jenis diagram UML yang digunakan. (Rosa A & Salahudin, 2015): 1. Use Case Diagram Menurut Rosa A.S dan M. Shalahuddin bahwa, Syarat penanaman pada use case adalah nama didefinisikan sesimpel mungkin dan dapat dipahami. Ada dua hal utama pada use case yaitu pendefinisian apa yang disebut aktor dan use case. (Rosa A & Salahudin, 2015) Contoh Diagram Use Case : Gambar II.2 Contoh Use Case Diagram (Nugroho, 2010) 2. Diagram Class Diagram Class memberikan pandangan secara luas dari suatu sistem dengan menunjukan kelas-kelasnya dan hubungan mereka. Diagram class bersifat statis menggambarkanhubungan apa yang terjadi bukan apa yang terjadi jika mereka hubungkan. Activity Diagram Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. 3. Diagram Sequence Diagram Class dan Diagram Object merupakan suatu gambaran model statis. Namun ada juga yang bersifat dinamis, seperti Diagram Interaction yang menjelaskan bagaimana operasi itu dilakukan. Perangkat Lunak Menurut M.Shalahuddin dan Rosa A.S (2011:2) perangkat lunak (software) adalah program komputer yang terasosiasi dengan dokumentasi kebutuhan, model desain, dan cara penggunaan (user manual). Sebuah program komputer tanpa terasosiasi dengan dokumentasinya maka belum dapat disebut perangkat lunak (software). Data Yang Digunakan

5 1. Wawancara Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan alat yang dinamakan interview guide (panduan wawancara). 2. Studi Pustaka Studi pustaka adalah segala usaha yang dilakukan oleh penelitian untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau sedang diteliti. Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan-kangan ilmiah, tesis dan disertasi, peraturan-peraturan, ketetapan-ketetapan, buku tahunan, ensiklopedia, dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain. Use case diagram untuk sistem informasi pengawasan dokumen pengadaan kontrak kerja di PT Telekomunikasi Indonesia Tbk, Class Diagram III.5.1 Struktur Menu 3. Penelitian Kuliatitatif Penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung pada pengamatan, manusia, kawasannya sendiri, dan berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasanya dan peristilahannya (Moleong, 2004). Analisis Sistem Berjalan Analisis sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan dan permasalahannya. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, prosedur pada proses yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Admin: 1. Admin membuat lembar justifikasi kontrak kerja. 2. Admin mengelola berkas justifikasi kontrak. 2. Prosedur General Affair: 1. Menerima semua data justifikasi dari admin. 2. Mengelola tahapan kontrak kerja. 3. Melakukan negoisasi dan klarifikasi kontrak kerja dengan mitra terpilih. Implementasi Antarmuka Halaman Login Form Mengelola Justify 3. Use Case

6 lunak agar lebih efisien dalam pemakaiannya, saran itu antara lain: Form Tambah Justify 1. Diintegrasikan dengan sistem finance, agar proses pengawasan kontrak kerja diketahui lebih jelas. 2. Dibuatkan grafik untuk melihat hasil pengawasan dokumen kontrak kerja. 3. Menggunakan metode agar proses pengawasan lebih sesuai. DAFTAR PUSTAKA Form Monitoring Kontrak Kerja Anhar PHP & MySql Secara Otodidak. Jakarta: PT TransMedia A. Rosa dan M. Shalahudin Modul Pembelajaran Pemograman Berorientasi Objek. Bandung : Informa Bandung. Casely, D. K. (1987). Project Monitoring and Evaluation in Agriculture. Form Laporan Kontrak Kerja Dr.J.R.Raco, M. (2010). Metode Penelitian Kualitatif (Jenis,Karakteristik, dan keunggulannya ). Cikarang: Grasindo. Fatta, H. A. (2007). Analisis dan perancangan sistem informasi untuk keunggulan bersaing perusahaan dan organisasi medern. Edisi I. Yogyakarta: Andi. kesimpulan Dari hasil pengujian yang telah diperoleh dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak ini dapat menjawab masalah yang ditemukan dalam sistem informasi pengawasan dokumen pengadaan kontrak kerja, antara lain: 1. Pada proses pengawasaan dokumen pengadaan kontrak kerja dapat langsung terpantau dari perangkat lunak ini sehingga dapat jelas tahapannya. 2. Pengawasan dokumen pengadaan kontrak kerja terjadi kesesuaian antara berkas asli dan data dikarenakan proses dapat langsung diawasi oleh perangkat lunak ini. 3. Proses pengawasan dapat langsung dilihat dari perangkat lunak ini karena sudah terintegrasi. Saran Hartono, J. (2010). Analisis Dan Sistem Informasi Edisi III. Yogyakarta: ANDI. Kadir, A. (2014). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Edisi II. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Moleong, L. J. (2004). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosda Karya. Widianto R, e. (2006). wahana ilmu pengetahuan sosial 2 sd (Vol. II). Jakarta: Yudgistira. Wursanto, D. (1996). Himpunan Peraturanperaturan tentang kearsipan (Vol. I).. Yogyakarta: Kanisius. Dari perangkat lunak yang dibangun timbul beberapa saran untuk menunjang perangkat