PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKRUTMEN KARYAWAN MENGGUNAKAN METODE WEIGHTED PRODUCT PADA MEDIA CETAK HARIAN UMUM PIKIRAN RAKYAT

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKRUTMEN KARYAWAN MENGGUNAKAN METODE WEIGHTED PRODUCT PADA MEDIA CETAK HARIAN UMUM PIKIRAN RAKYAT 1 Atep Aulia Rahman 2 Sany Sandyana 1 Program Studi Sistem Informasi STMIK & PKN LPKIA 2 Konsentrasi Sistem Informasi STMIK & PKN LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax atep.aulia@lpkia.ac.id 2 sanysandyana@gmail.com ABSTRAK Sumber daya manusia (SDM) merupakan aset penting untuk menunjang keberhasilan suatu organisasi. Sumber daya manusia (SDM) juga merupakan pelaksana seluruh kebijakan organisasi sehingga perlu dibekali dengan pengetahuan yang memadai. Pentingnya sumber daya manusia ini perlu disadari oleh semua tingkatan manajemen di perusahaan. Bagaimanapun majunya teknologi saat ini, namun faktor manusia tetap memegang peranan penting bagi keberhasilan suatu organisasi. Pikiran rakyat adalah suatu perusahaan atau instansi yang bergerak dibidang industri media cetak yaitu koran yang berpusat di kota bandung. dibandung sendiri kantor pikiran rakyat terdapat di dua tempat, kantor pusat yang berada di jl.asia-afrika dan kantor redaksi yang ada di Jl.Soekarno-Hatta. Rekrutmen merupakan suatu proses yang dilakukan oleh organisasi untuk mendapatkan tambahan pegawai melalui beberapa tahapan mencakup identifikasi dan evaluasi sumber-sumber penarikan tenaga kerja, menentukan kebutuhan tenaga. Rekrutmen bertujuan menyediakan pegawai yang cukup agar manajemen dapat memilih karyawan yang memenuhi kualifikasi yang mereka perlukan. Aplikasi ini dibangun dengan metode WP (Weighted Product) dengan sistem berbasis web dengan framework codeigniter dan database yang digunakan mysql. Tujuan dari aplikasi ini adalah untuk mempermudah bagian HRD untuk melakukan perekrutan karyawan baru pada PT.Pikiran Rakyat. Kata Kunci : Sistem Informasi, Rekrutmen Karyawan, Weighted Product; 1. Latar Belakang Masalah Sumber daya manusia (SDM) merupakan aset penting untuk menunjang keberhasilan suatu organisasi. Sumber daya manusia (SDM) juga merupakan pelaksana seluruh kebijakan organisasi sehingga perlu dibekali dengan pengetahuan yang memadai. Pentingnya sumber daya manusia ini perlu disadari oleh semua tingkatan manajemen di perusahaan. Bagaimanapun majunya teknologi saat ini, namun faktor manusia tetap memegang peranan penting bagi keberhasilan suatu organisasi. Banyak usaha yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja Sumber daya manusia (SDM), diantaranya melalui kegiatan perekrutan pegawai. Kegiatan perekrutan merupakan proses kegitan untuk mendapatkan sejumlah tenaga kerja dari berbagai sumber, sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan, sehingga mereka mampu menjalankan misi organisasi untuk merealisasikan visi dan tujuanya (Yuniarsih dan Suwatno, 2008). Pikiran rakyat adalah suatu perusahaan atau instansi yang bergerak dibidang industri media cetak yaitu koran yang berpusat di kota bandung. dibandung sendiri kantor pikiran rakyat terdapat di dua tempat, kantor pusat yang berada di jl.asia-afrika dan kantor redaksi yang ada di Jl.Soekarno-Hatta. Dalam kegiatan perekrutan karyawan terdapat prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan terutama dalam pemilihan lamaran berupa dokumen yang diterima dari calon karyawan, hal ini menyulitkan HRD (human resource development) untuk memeriksa kelengkapan dokumen sesuai dengan kelayakan yang sudah ditetapkan sehinga proses penyajian data calon karyawaan memakan banyak waktu. Calon pelamar yang datang harus melalui beberapa tahapan yang ada di perusahaan. Setelah pihak perusahaan memanggil para calon karyawan untuk mengikuti tes yang telah disiapkan, pertama-tama mereka harus mengisi form lembar isian yang telah disediakan perusahaan. Untuk selanjutnya calon karyawan mengikuti tes dan beberapa tahapan yang telah disiapkan. Pada saat pemanggilan wawancara terdapat penilaian khusus untuk menunjang kelayakan untuk menyeleksi calon karyawan dimana nilai tersebut mewakili seleksi kelayakan perekrutan namun penilaian yang dilakukan masih belum terkomputerisasi sehinga HRD (human resource development) kesulitan mengetahui nilai calon karyawan yang direkomendasikan untuk penerimaan karyawan baru. Berdasarka hasil analisis praktek kerja lapangan yang telah dilakukan pada bagaian HRD (human resource development) dapat disimpulkan bahwa identifikasi rumusan permasalahan adalah sebagai berikut:

2 1. Pemeriksaan dokumen lamaran yang masuk memerlukan waktu yang cukup lama sehingga menghambat dalam pembuatan laporan pemangilan calon karyawan. 2. Penyimpanan dokumen lamaran belum mengunakan sistematis sehingga terjadinya penumpukan dokumen yang menghambat dalam pencarian dokumen lamaran calon karyawan. 3. Sulit menentukan hasil nilai calon karyawan yang direkomendasikan sebagai karyawan baru karena belum adanya standardisasi nilai untuk penyeleksian karyawan baru. Pada analisis peraktek kerja lapangan yang telah dilakukan pada bagian HRD (human resource development) bahawa ruamg lingkup permasalahan adalah sebagai berikut : 1. Fokus pada perancangan sistem perekrutan karyawan baru terutama dalam perhitungan penilaian mengunakan metode WP (Weight Product) sebagai rekomendasi karyawan baru. 2. Aplikasi yang dibuat mencangkup penilaian, pengimputan data pribadi, upload data CV dan penyimpanan data yang mendukung dalam perekrutan calon karyawan baru. Adapun tujuan dari analisis dan perancangan sistem informasi manajemen perekrutan karyawan ini yaitu sebagai berikut: 1. Dengan adanya sitematis mempermudah bagian HRD (human resource development) dalam rekapitulasi laporan pemangilan calon karywan baru. 2. Dengan mengunakan penyimpanan sitematis data yang dibutuhkan dapat dengan mudah dicari dan mempermudah bagian HRD (human resource development) untuk melakuan pencocokan data calon karyawan. 3. Dengan mengunakan metode WP (Weight Product) pada sitem informasi rekrutmen mempermudah bagian HRD (human resource development) dan Manajer untuk mengetahui data karyawan yang direkomendasikan dengan standardisasi pembobotan nilai pada tahapan seleksi penerimaan karyawan baru. Metodologi penelitian merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu (Sugiyono, 2013) Gambar Model Waterfall Dalam pengembangannya metode Waterfall memiliki beberapa tahapan yang berurut yaitu: requirement (analisis kebutuhan), design system (desain sistem), Coding (pengkodean) & Testing (pengujian), Penerapan Program, pemeliharaan. Tahapan tahapan dari metode Waterfall adalah sebagai berikut : 1. Requirement Analisis Tahap ini pengembang sistem diperlukan komunikasi yang bertujuan untuk memahami perangkat lunak yang diharapkan oleh pengguna dan batasan perangkat lunak tersebut. 2. System Design Desain Sistem membantu dalam menentukan perangkat keras(hardware) dan sistem persyaratan dan juga membantu dalam mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan. 3. Implementation Pada tahap ini, Setiap unit dikembangkan dan diuji untuk fungsionalitas yang disebut sebagaiunit testing. 4. Integration & Testing Seluruh unit yang dikembangkan dalam tahap implementasi diintegrasikan ke dalam sistem setelah pengujian yang dilakukan masing-masing unit. 5. Operation & Maintenance Perangkat lunak yang sudah jadi, dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. 2. Teori Tentang Permasalahan Sistem Informasi Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada, dimana masalah - masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru. (Haryanto & Koswara, 2015). Rekrutmen Sedangkan menurut ahli lain menyebutkan bahwa rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak, dan menetapkan sejumlah orang, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan SDM. (Yullyanti, 2009). Weighted Product (WP) Metode WP menggunakan perkalian untuk menghubungkan rating atribut, dimana rating setiap atribut harus dipangkatkan dulu dengan bobot yang bersangkutan. Proses ini sama halnya dengan proses normalisasi. Preferensi untuk alternative (Si) diberikan sebagai berikut (Diah, 2010): n Si = Π xij Wj ; J=1 dengan i = 1,2,,m. dimana : S : Preferensi alternatif dianologikan sebagai vektor S X : Nilai kriteria W : Bobot kriteria/subkriteria I : Alternatif j : Kriteria n : Banyaknya kriteria

3 Dimana ΣWj = 1.Wj adalah pangkat bernilai positif untuk atribut keuntungan dan bernilai negatif untuk atribut biaya. Preferensi relatif dari setiap alternatif, diberikan sebagai : n Π xij Wj Vi = J=1 ; dengan i = 1,2,,m. n Π (xj*) j=1 Activity Diagram dimana : V : Preferensi alternatif dianalogikan sebagai vektor V X : Nilai Kriteria W : Bobot kriteria/subkriteria i : Alternatif j : Kriteria n : Banyaknya kriteria * : Banyaknya kriteria yang telah dinilai pada vektor S Langkah langkah menggunakan metode WP : 1. Mengalikan seluruh atribut bagi sebuah alternatif dengan bobot sebagai pangkat positif untuk atribut manfaat dan bobot berfungsi sebagai pangkat negatif pada atribut biaya. 2. Hasil perkalian dijumlahkan untuk menghasilkan nilai pada setiap alternatif. 3. Mencari nilai alternatif dengan melakukan langkah yang sama seperti langkah satu, hanya saja menggunakan nilai tertinggi untuk setiap atribut tertinggi untuk setiap atribut manfaat dan terendah untuk atribut biaya. 4. Membagi nilai V bagi setiap alternatif dengan nilai standar (V(A*)) yang menghasilkan R. 5. Ditemukan urutan alternatif terbaik yang akan menjadi keputusan. 3. Hasil Penelituan Usecase Diagram Gambar 1 Use Case Diagram Uraian workflow : Gambar 2 Activity Diagram Setelah masuk pada halaman utama Admin mulai memilih lihat data pelamar yang masuk dan sistem menampilkan data pelamar yang masuk, setelah data dimunculkan Admin mulai memilih action lihat pelamar, sistem menampilkan data pelamar, jika sesuai dengan kualifikasi Admin memilih action panggil pelamar, lalu sistem menampilkan form Input data jadwal dan Admin mulai menginput jadwal tes lalu pilih save dan sistem mulai memposting data. lalu pada tampilan jadwal tes akan muncul action Input nilai, lalu Admin memilih Input hasil tes dan sistem menampilkan form data nilai hasiltes, lalu Admin mulai menginput data nilai berdasarkan hasil dari tes tersebut. setelah pengimputan selesai pilih save dan data tersimpan didatabase dan diproses melalui perhitungan WP (weigted product), setelah proses WP berjalan maka sistem akan menampilkan data nilai akhir hasil WP (weigted product).

4 Class Diagram sistem untuk menyimpan data kealam database dan memproses dengan perhitungan WP(Weighted Product). 8. Admin memilih lihat hasil akhir User Interface menampilkan data hasil akhir. Perancangan Antar Muka Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang akan digunakan oleh pengguna untuk berinteraksi dengan sistem. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari sistem itu sendiri. Berikut adalah antarmuka dari sistem yang dirancang: Struktur menu Squence Diagram Gambar 3 Activity Diagram Gambar 5 Struktur Menu Halaman Data Hasil akhir WP (Weighted Product) Diskripsi : Gambar 4 Squence Diagram 1. Admin masuk kehalaman utama dan User Interface menampilkan halaman utama Admin. 2. Admin memilih lihat data lamaran yang masuk User Interface menampilkan data masuk dan Admin memilih Button view untuk melihat data detail pelamar. 3. Admin memilih Button panggil yang akan menjalankan fungsi sistem untuk menampilkan form jadwal dan User Interface menampilkan form data jadwal. 4. Admin menginput data jadwal dan User Interface menampilkan data jadwal lalu Admin memilih save yang akan menjalankan fungsi sistem untuk menyimpan dan memposting jadwal. 5. Admin melakukan Input nilai dengan memilih Button Input nilai dan User Interface menampilkan form Input data nilai. 6. Admin menginput data nilai pelamar berdasarkan berkas yang diterima User Interface menampilkan data Input nilai. 7. Admin menyimpan data nilai degan memilih Button save yang akan menjalankan fungsi Implementasi Gambar 6 hasil akhir WP Akan djelaskan, langkah-langkah serta jadwal pelaksanaan untuk mengimplementasikan rancangan Sistem. Tahap tahap dalam perancangan perangkat lunak ini adalah: 1. Analisis kebutuhan 2. Menyiapkan dan instalasi SW/HW 3. Perancangan database 4. Evaluasi database 5. Desain fungsi 6. Pembuatan perangkat lunak 7. Pengujian perangkat lunak 8. Evaluasi dan perbaikan perangkat lunak 9. Instalasi aplikasi 10. Dokumentasi

5 Lingkup dan Batasan Implementasi Penjelasan mengenai ruang lingkup dan batasan implementasi, termasuk modul program yang akan diimplementasikan, fungsional sistem dan lain sebagainya termasuk lingkungan implementasi. 1. Pengujian sistem ini hanya pada Input Output sistem. 2. Implementasi sistem penggajian karyawan ini hanya digunakan di internal PT. Pikiran Rakyat. Kebutuhan Sumberdaya Kebutuhan sumber daya yang digunakan secara spesifik untuk melakukan coding, pengujian, dan instalasi sistem di perusahaan. Serta kebutuhan Hardware/Software adalah sebagai berikut: Kebutuhan Hardware Laptop dengan spesifikasi : 1. Processor 2 core 1,4 ghz 2. RAM 4096 Mb 3. VGA On Board 4. Harddisk free space ( 500 GB) 5. Mouse Kebutuhan Software 1. Operting System Microsoft Windows bit 2. Internet browser 3. Xampp version Microsoft office excel Kebutuhan Brainware 1. Analisis 1 orang 2. Programmer 1 orang Implementasi Antar Muka Halaman Tampilan Data Lamaran Masuk Halaman Data Nilai Pelamar Gambar 8 Data nilai pelamar Halaman Hasil Data Vector S Gambar 9 Data vektors Halaman Hasil Akhir WP (Weighted Product) Gambar 10 Hasil WP Halaman Tampilan Awal Manager Gambar 6 Lamaran Masuk Halaman Tampilan Data Jadwal Gambar 11 Hasil WP Manager Gambar 7 Data Jadwal

6 Kesimpulan Berdasarkan dari permasalahan yang ditemukan, serta yang diperoleh dari hasil penelitian atau pengujian terhadap pengembangan sistem baru yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan yang terjadi, berikut adalah hasil kesimpulan yang diharapkan: 1. Sistem informasi rekrutmen yang dibangun mengunakan metode Weighted Product dengan sistem berbasis web dengan framwork codeigniter dan database server menggunakan MYSQL yang akan mempermudah bagian HRD dalam melakukan pemilihan data pelamar yang masuk, rekapitulasi laporan pemangilan calon karyawan dan seleksi perekrutan karyawan dengan metode Weighted Product yang merupakan perhitungan keriteria yang mempermudah dalam proses penyeleksian karyawan baru. 2. Dengan diterapkan metode Weighted Product pada sistem informasi rekrutmen ini, dalam pembobotan nilai pada kreteria yang menjadi acuan terjadinya penilaian seleksi tersebut menjadikan sebagai standardisasi untuk menghasilkan nilai pangkat dan nilai rekomendasi. 3. Dengan menggunakan metode Weighted Product dalam proses seleksi karyawan, staff HRD dipermudah untuk memilih siapa calon karyawan yang memiliki spesifikasi paling tinggi berdasarkan hasil perhitungan yang ditampilkan oleh sistem. Namun, hasil perhitungan ini hanya sebagai informasi yang dapat membantu staff HRD untuk memilih calon karyawan yang terbaik. Dan informasi yang dihasilkan ini, bukan merupakan keputusan akhir tetapi merupakan hasil usulan yang dibuat oleh sistem untuk disetujui oleh Manajer. Saran 1. Aplikasi perlu dikembangkan lebih lanjut lagi dan bisa dipakai dengan mengunakan hosting dan tidak mengunakan localhost sehinga dapat diakses mengunakan internet. 2. Aplikasi ini juga dapat dikembangkan secara mendetail sehingga User tidak hanya mengimput CV atau lamaran saja tetapi juga dapat melakukan tes secara online. Daftar Pustaka Anhar, S. (2010). Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Otodidak. Jakarta: mediakita. Bentley, & Whitten. (2009). system analysis and design for the global enterprise. Diah, A. k. (2010). Sistem Pendukung Keputusan Rekrutmen Karyawan Produksi Menggunakan Metode Weighted Product Pada Pt. Ploss Asia Semarang. Sistem Informasi. hariyanto, s. (2016). Jurnal ilmu sosial dan ilmu politik diterbitkan oleh Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Tulungagung. sistem informasi manajemen. Haryanto, D., & Koswara, D. (2015). Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Terintegrasi Pt Petrokimia ( Studi Kasus Di Toko/ Kios Pupuk Bersubsidi Cineam, Kantor Cab. Pt.Angkasa Raya Christa ( Arc) Kab.Tasikmalaya ). Jurnal Sistem Informasi, Vol 2, No 2. Hidayat, E. W. (2011). Penerapan Pola Hierachical Model- View-Controller Pada. Jurnal Teknologi Technoscientia, Vol. 3 No. 2. Jogiyanto. (2009). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Masyudi, M., & Muhammad, R. (2016). Analisis Rekrutmen Dan Seleksi Terhadap Kinerja Pegawai Badan Penanggulangan Bencana Daerah (Bpbd) Kabupaten Aceh Selatan Mulyanto, A. (2009). Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Murya, Y. (2016). Framework PHP Yii 2. Admin@jasakom.com. pengetahuandanteknologi.com. (2017, April 15). pengetahuandanteknologi.com. Retrieved from metode-waterfall-definisi-tahapan: metode-waterfall-definisi-tahapan.html Rusdiana, & Irfan. (2014). Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Pustaka Setia. Soedradja, S. (2014). Sistem Informasi Manajemen. Subhan, & Mohamad. (2012). Analisa Perancangan Sistem. Susanto, A. (2013). Sistem Informasi Akuntansi. Sutarman. (2009). Pengantar Teknologi Informasi. Yullyanti, E. (2009). Analisis Proses Rekrutmen dan Seleksi pada Kinerja Pegawai. Bisnis & Birokrasi, Jurnal Ilmu Administrasi dan Organisasi,