PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENERIMAAN KARYAWAN OUTSOURCING DI PT. INFOMEDIA SOLUSI HUMANIKA

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENERIMAAN KARYAWAN OUTSOURCING DI PT. INFOMEDIA SOLUSI HUMANIKA Ulya Rahman 1, Renol Burjulius, M. Kom. 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax ulyarahman05@gmail.com 1, renol@ymail.com 2 Abstrak Pada era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan profesional untuk mendukung keberhasilan perusahaan, yang tergantung pada kebersihan manajemen. Keberhasilan manajemen tersebut tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis, maka perlu adanya Sistem Informasi Manajemen Dengan adanya permasalahan diatas maka akan dibangun sebuah sistem informasi mengenai penerimaan karyawan outsourching dengan menggunakan pendekatan SDLC model waterfall. Mengenai Pemrograman yaitu dengan pemrograman berbasis desktop dengan menggunakan VB.Net 2010 serta untuk database menggunakan Sql Server 2005 dan SAP Crystal Report sebagai laporannya. Perancangan Sistem Informasi berbasis komputerisasi ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen penerimaan karyawan outsourcing untuk penyajian data selama ini. Kata Kunci : Perancangan Sistem, Sistem Manajemen; 1. Pendahuluan PT. Infomedia Solusi Humanika adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penerimaan karyawan outsourching. Dimana perusahaan ini bekerjasama dengan perusahaan-perusahaan lain, apabila perusahaan lain membutuhkan karyawan outsourching maka PT. Infomedia Solusi Humanika yang menyeleksi calon karyawan tersebut apakah sesuai dengan permintaan perusahaan-perusahaan tersebut. Dalam kenyataannya perusahaan masih menggunakan metode manual dan menginputkan kembali data-data calon karyawan ke dalam database. Hal ini menyebabkan dalam proses penyajian data calon tenaga kerja kurang begitu tepat. Dimana calon pelamar yang datang harus melalui beberapa tahapan yang ada di perusahaan. Setelah pihak perusahaan memanggil para calon karyawan untuk mengikuti test-test yang telah disiapkan, pertama-tama mereka harus mengisi form yang telah disediakan perusahaan. Untuk selanjutnya calon karyawan mengikuti test dan beberapa tahapan yang telah disiapkan. Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan yang telah dilakukan pada bagian HRD, maka dapat diidentifikasi permasalahan sebagai berikut : 1. Pengisian FLK masih di lakukan secara tulis tangan oleh calon karyawan dan harus diinputkan ulang oleh bagian HRD. 2. Penyimpanan yang digunakan untuk menyimpanan hasil test masih kurang baik, sehingga sulitnya melihat berapa banyak calon karyawan yang lulus atau tidaknya pada bagian seleksi. Selain itu juga praktikan ingin mengembangkan teori tentang bagaimana metode yang di ajukan dapat memecahkan kasus tersebut diatas.

2 Dalam penyusunan jurnal ini telah dibatasi ruang lingkup permasalahan hanya mengurus tentang penerimaan karyawan. Agar pembahasan tidak menyimpang dari maksud yang ingin disampaikan yang mencakup: 1. Perancangan sistem hanya dibatasi pada penginputan data pelamar dan penentuan penerimaan karyawan baru. 2. System ini tidak membahas proses kenaikan gaji karyawan. Tujuan di buatnya aplikasi ini yaitu dapat mempercepat proses input data calon karyawan. Sedangkan tujuan utamanya diantaranya : 1. penginputan FLK dapat dilakukan langsung oleh calon pelamar sehingga mempermudah bagian HRD untuk memfollow up data calon pelamar. 2. Mempermudah dan membantu bagian HRD dalam melakukan proses penentuan penerimaan calon karyawan yang lulus atau tidak. METODE PENELITIAN Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan seni atau disiplin ilmu yang lain. (jogiyanto:2005) Metodologi yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah metodologi analisis dan perancangan terstruktur atau konvensional. Dengan model proses waterfall Metodologi ini menggunakan pendekatan model analisis terhadap : Waterfall adalah suatu teknik pengembangan sistem untuk merencanakan, memutuskan dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi Tahapantahapan dalam melakukan pengembangan sistem yang digunakan model waterfall adlah sebagai berikut : 1. Perencanaan (Planing) 2. Analisis (Analysist) 3. Perancangan (Design) 4. Penerapan (Implementation) 5. Pemeliharaan (Maintenance) Langkah-langkah yang dilakukan dalam metodologi waterfall adalah : 1. Melakukan survei ruang lingkup proyek dan kelayakanya 2. Mempelajari sistem yang sedang berjalan 3. Menentukan permintaan user. 4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik, 5. menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) 6. Merancang perangkat lunak 7. Membangun perangkat lunak 8. Mengimplementasikan perangkat lunak 9. Memelihara dan melakukan perbaikan / peningkatan perangkat lunak bila diperlukan. 2. Hasil Penelitian Hasil analisa : 1. Awalnya para pelamar yang ingin melamar ke PT Infomedia Solusi Humanika bisa mengirimkan Cvnya saat ada iklan mengenai lowongan kerja di PT Infomedia Solusi Humanika, atau bisa kapan saja untuk mengirimnya ke kantor PT Infomedia Solusi Humanika, karena PT Infomedia Solusi Humanika terus menerima CV pelamar kapanpun. 2. Bagi pelamar yang sudah mengirimkan CVnya ke PT Infomedia Solusi Humanika ini maka CV akan diterima dan disimpan sementara oleh bagian HRD untuk diproses ke tahap selanjutnya. 3. CV pelamar yang sudah diisimpan oleh bagian HRD lalu akan diseleksi sesuai standar kriteria yang ditetapkan oleh PT Infomedia Solusi Humanika. Kriteria yang dinilai bisa dari nilai IPK, asal universitas, kemampuan dasar yang dimiliki, dan bisa kriteria tambahan lainnya seperti umur, status dan lainnya. 4. CV pelamar yang sudah lolos seleksi oleh HRD kemudia disimpan untuk ditampung sementara. 5. Ketika ada proyek baru atau jabatan yang kosong yang membutuhkan karyawan baru, maka bagian HRD akan mencari data pelamar yang sudah disimpan itu sekiranya memenuhi kriteria yang ada. Setelah itu

3 yang berhubungan akan dihubungi via telepon, sms, ataupun Pelamar yang sudah dipanggil oleh perusahaan diwajibkan untuk melengkapi data pribadi pada Form Lamaran Kerja. 7. Setelah selesai mengisi Form Lamaran Kerja itu, pelamar akan melalui proses interview yang pertama yaitu oleh bagian HRD, interview ini akan menilai sikap dan kepribadian si pelamar, tes ini disebut juga BEI atau Behavioral Event Interview. Laporan interview pelamar akan disimpan untuk diajukan kepada bagian personalia, laporan ini tidak diikut sertakan pada interview ke dua, agar hasil interview yang kedua tidak terpengaruh oleh laporan interview yang pertama, BEI. 8. Selanjutnya pelamar akan melalui proses interview kedua, yaitu interview user, interview ini dilakukan dengan tatap muka maupun tes tertulis. Pada interview kali ini pelamar akan dinilai pengetahuan dan keterampilan teknisnya. 9. Selanjutnya jika pelamar lolos pada tahap interview user, maka pelamar akan di panggil kembali untuk mengikuti training. 10. Bila laporan hasil kedua interview memuaskan, maka data pelamar secara keseluruhan akan diajukkan kepada bagian personalia yang selanjutnya akan diteruskan kepada direktur bagian HRD. 11. Setelah itu pelamar akan dipanggil kembali untuk melakukan medical checkup dan selanjutnya bila hasil medical checup memenuhi kriteria standar perusahaan maka pelamar akan ditawari kontrak kerja oleh PT Infomedia Solusi Humanika. Jika kontrak kerja itu disetujui oleh pelamar, maka pelamar bisa bekerja secepatnya, dan kemudian datanya disimpan kedalam database karyawan di PT Infomedia Solusi Humanika. Dalam tahap awal menganalisis data tahap pertama yang dilakukan yaitu melakukan proses identifikasi dan analisa data untuk menentukan kebutuhan suatu system database dengan menentukan interaksi entitas yang saling berhubungan (relationship) antar entitas itu sendiri. Dalam pengolahan data calon karyawan terdapat beberapa entitas yang saling berhubungan, seperti terlihat gambar 1: Pelamar Personalia Gambar 1 Skema Database Relationship Identitas pelamar data CV ditolak Hasil training 1 Sistem perekrutan PT infomedia solusi humanika Gambar 2 Context Diagram Laporan seleksi Direktur

4 Identitas pelamar Pelamar ditolak data CV 1 Seleksi CV CV ditolak CV 3 Mengisi FLK FLK 4 Menyesuaikan CV dengan FLK sesuai Perancangan Input/ output akan menampilkan data masuk/ keluaran yang diinginkan, dan mencetak informasi yang dibutuhkan. dalam suatu proses. Perancangan Input/ output tersebut adalah sebagai berikut : 2 Tolak lamaran tidak lolos 5 Tes training BEI laporan Seleksi 7 Membuat laporan Seleksi 6 Membuat hasil training Direktur Personalia hasil training Gambar 3 Data Flow Diagram Level 0 Gambar 4 Form Lamaran Kerja Kendala yang ditemui tidak terlalu sulit, namun cukup umum, seperti : 1. Menentukan proses apa saja yang akan diusulkan untuk sistem baru 2. Sulitnya merancang sebuah sistem kedalam sebuah diagram 3. Terbatasnya waktu pencarian data kepada Gambar 5 Form Data Keluarga pihak-pihak tertentu untuk mendukung pembuatan perancangan. Penjabaran komunikasi internal perangkat lunak, antara perangkat lunak dengan sistem di luarnya, dan antara perangkat lunak dengan pengguna. Semua format input/output yang dimunculkan sudah terisi contoh data, sub bab ini akan dibahas tentang penjabaran antara perangkat lunak dengan pengguna. Yang akan dijabarkan dalam bentuk struktur menu dan perancangan antar muka Gambar 6 Laporan Data Pendidikan Formal Gambar 7 Form Kemampuan Bahasa Asing

5 Gambar 8 Form Kemampuan Personal Gambar 12 Form Training Setelah perancangan antarmuka selesai dibuat, selanjutnya membentuk algoritma siap program dengan menggunakan perancangan prosedural, berikut adalah penjelasan dari modul diatas. Perancangan prosedural (Pseudocode) proses seleksi penerimaan karyawan Gambar 9 Form Interview Awal Gambar 10 Form test psikotest Gambar 11 Form Interview User Nama modul : proses seleksi penerimaan karyawan Kegunaan : Penilaian calon Karyawan Input : Hasil Interview awal,hasil Psikotest, Hasil interview user, Hasil Training Output : Status Pelamar Algoritma : if FLK=CV then interview awal hasil interview awal Simpan BEI If hasil interview awal= tidak lolos then pelamar ditolak Else If hasil interview awal<> tidak lolos then tes psikotest hasil tes psikotest Ubah BEI If hasi tes psikotest= tidak lolos then pelamar di tolak Else If hasil tes psikotest <> tidak lolos then interview user Hasil interview user Update BEI If hasil interview user= tidak lolos then training Hasil training Update training If training= tidak lolos then pelamar di tolak Else if training= lolos then pelamar di terima End if End if Setelah sistem dianalisis dan dirancang, maka kegiatan selanjutnya adalah tahapan penerapan (implementasi) sistem yang merupakan satu tahap agar siap dioperasikan. Rencana implementasi juga merupakan tahap awal dari penerapan sistem yang baru. Rencana implementasi dimaksudkan terutama

6 untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap implementasi ini disertai penjelasan secara keseluruhan dari rencana penerapan sistem baru ini dapat dilihat pada tabel aktivitas adalah : 1. Pemilihan tempat, Hardware dan Software. Jika merupakan perangkat baru, maka tempat atau ruangan untuk peralatan tersebut harus dipersiapkan terlebih dahulu, dan memilih hardware dan software yang akan digunakan. 2. Instalasi Hardware dan Software. Setelah hardware dan software tersedia, maka selanjutnya adalah proses pemasangan hardware dan penginstalan software. 3. Pembuatan Program dan User Guide. Kegiatan pembuatan program yaitu kegiatan menterjemahkan hasil rancangan ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kemudian membuat petunjuk pengoperasian, agar program yang kita buat dimengerti oleh user dan penggunanya sesuai dengan yang telah ditentukan. 4. Pengetesan dan Perbaikan Program. Kegiatan uji coba program dan apabila masih ada kesalahan akan diperbaiki, hingga sistem dapat berjalan maksimal sesuai dengan yang diharapkan. 5. Pemilihan dan Pelatihan Operator. Salah satu faktor yang mempunyai peranan penting dalam penerapan sistem baru yaitu operator. Dengan memilih operator yang mengetahui tentang teknologi komputer yang diambil daribagian HRD PT. Infomedia Solusi Humanika. Karyawan yang terpilih, akan menjalankan pelatihan agar memahami sistem yang baru dan dapat menjalankannya dengan baik. Berhubung yang menggunakan program ini adalah HRD PT. Infomedia Solusi Humanika maka pelatihan untuk memilih operator hanya dilakukan oleh bagian HRD. 6. Evaluasi Sistem. Kegiatan evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui efektifitas, efesiensi dari sistem yang baru dibandingkan dengan hasil yang dicapai oleh sistem lama. 7. Konversi Sistem Proses Peletakan Sistem Baru agar siap digunakan. Implementasi sistem ini adalah proses untuk meletakan sistem baru agar dapat digunakan. Adapun yang akan digunakan dalam implementasi ini adalah menggunakan pendekatan paralel, yang mana pengoperasian sistem baru ini dilakukan bersama-sama dengan sistem yang lama. Spesifikasi untuk hardware dan software yang dibutuhkan oleh pengembang untuk melakukan coding, pengujian dan instalasi sistem diperusahaan. Hardware : 1. Processor : Intel Pentium 2.0 GHz 2. RAM : DDR2 1 Gb 3. VGA Card : 520 Mb 4. Harddisk : 320 GB 5. Monitor : 17 keatas 6. Keyboard : USB 108 Key 7. Mouse : PS/2 atau USB 8. CD Drive : DVD RW 9. Power Supply : ATX 500 Watt + Casing Software : 1. Sistem Operasi Windows XP Professional/ windows 7 2. SQL Server Visual Basic Crystal Report v.13 Aplikasi sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk perancangan perangkat lunak inventaris ini adalah : 1. 1 (Satu) Orang Analis Sistem (Tiga) Orang Programmer dan Teknisi. 4. Kesimpulan Dengan dibuatnya perancangan sistem ini diharapkan nantinya akan berguna baik untuk pelamar maupun perusahaan khususnya pada bagian HRD karena pada dasarnya perancangan sistem ini dibuat untuk mempermudah bagian HRD dalam memfollow up calon karyawan di PT.Infomedia Solusi Humanika. 1. Dengan adanya perancangan sistem informasi penerimaan karyawan baru, bagian HRD hanya perlu mencek ulang data FLK yang telah di inputkan oleh calon karyawan. 2. Dengan adanya sistem baru akan mempermudah bagian HRD dalam melihat dan mengecek berapa banyak nama-nama calon karyawan yang lulus dan tidak lulus.

7 DAFTAR PUSTAKA 1. Astri Hijriani, et all (2013). Analisa dan Perancangan Perekrutan Karyawan Dengan Metode AHP Pada Sistem Berorientasi Service Studi Kasus Usaha Jasa Service Kendaraan 2. Husni A, Imam., 2010, Sistem Informasi Pendukung Keputusan Pada Seleksi Peneriman Pegawai Menggunakan Metode Analytical Hierarchy Process (AHP). Jurnal Dinamika Informatika Vol.2 No.2(2010) tunikompp-gdl-indramegan unukom-..pdf 6. prosedur-rekrutmen-dan-seleksi-sdm/ /29_sejarah-visual-basic-dulu-ekarangakan-datang/ SI-Bab%203.pdf