BAB I PENDAHULUAN. pencatatan dan pengolahan data menjadi suatu informasi juga proses suatu

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pada era informasi seperti pada saat sekarang, informasi telah menjadi kebutuhan pokok masyarakat. Era demikian dipicu Teknologi Informasi (TI). Teknologi informasi berperan mempercepat dan meningkatkan keakuratan dalam pencatatan dan pengolahan data menjadi suatu informasi juga proses suatu perkerjaan. Oleh sebab itu, banyak masyarakat yang menggunakan teknologi sebagai alat bantu kerja, salah satunya yaitu komputer. Penggunaan komputer tentunya dapat membantu menggunakan aplikasi yang ada, sehingga komputer dapat memproses input menjadi output sesuai dengan pengertian aplikasi menurut Yogiyanto Aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi (instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi output (Yosua 2013, 7). Teknologi komputer dapat digunakan dalam semua bidang termasuk dalam pengelolaan arsip karena arsip merupakan informasi yang memiliki nilai guna. Menurut Widodo (2009, 1.3) Arsip sebagai salah satu sumber informasi sangat dibutuhkan oleh siapa pun yang membuat dan menerimanya, tidak peduli apakah dia menyangkut badan korporasi ataupun individu, disimpan dalam waktu yang singkat ataupun waktu yang lama maupun dimusnahkan, semuanya pasti awalnya bernilai, memiliki kepentingan ataupun kegunaan. Arsip merupakan kumpulan dari surat menyurat. Diadakan pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat menyurat dengan 1

2 satu sistem tertentu. Menurut Widodo (2009, 1.5) arsip dibedakan atas dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Pada umumnya di berbagai instansi mengelola surat dan arsip secara manual. Sedikit banyak ditemukan lembaga yang mengelola arsip secara digital. Mengelola arsip secara digital adalah salah satu cara terbaik untuk menjaga keutuhan informasi arsip dan mempermudah penemuan kembali arsip yang dibutuhkan setiap waktu. Walaupun teknologi informasi saat ini memang sangat canggih, namun tetap saja jika aplikasi yang diciptakan tidak efektif dan efisien akan mempersulit perkerjaan. Kementerian Kehutanan Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan (BPDAS.AK) Sumatera Barat merupakan sebuah instansi pemerintah yang berlokasidi Jl. Khatib Sulaiman No.46 Padang, Sumatera Barat.BPDAS.AK mengelola surat dan arsip dengan dua proses, yaitu secara manual dan digital. Proses pengelolaan secara digital yaitu dengan menggunakan aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE). Aplikasi SKE merupakan arsip elektronik yang berbasis web yang dibuat untuk mengelola arsip dinamis yang disimpan pada sebuah media yaitu komputer. Menurut Judith Read and Mary Leaginn (2011, 342) arsip elektronik adalah sebuah arsip yang tersimpan pada media penyimpanan elektronik yang bisa diakses dan diubah. Aplikasi SKE dibangun untuk mengelola berbagai surat dan arsip yang ada di kantor BPDAS.AK. Pengembangan aplikasi SKE ditujukan guna mendukung proses pemindahan arsip, penataan sistem kearsipan elektronik sehingga masih dapat dipertahankan. Pengguna aplikasi SKE adalah pegawai bagian tata usaha di BPDAS.AK. Jenis 2

3 arsip yang dikelola adalah arsip dinamis aktif dan inaktif. Lembaga tersebut, memiliki buku petunjuk penggunaan dan peraturan untuk mengelola arsip yang ditetapkan pada Peraturan Kementerian Kehutanan, yaitu Peraturan Menteri Kehutanan Republik Indonesia Nomor: P.51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Kehutanan. Perkembangan teknologi pada saat sekarang ini, tidak selalu membawa pengaruh positif pada suatu pekerjaan. Berbagai hal bisa saja terjadi, termasuk menghambat pekerjaan. Berdasarkan observasi awal, masalah yang muncul pada aplikasi SKE adalah terdapat pada pengguna itu sendiri. Pengguna kurang paham dengan aplikasi SKE. Oleh karenanya ditemukan masalah yang terdapat pada program seperti pada saat terjadi pemadaman listrik pengguna tidak bisa bekerja menggunakan aplikasi SKE dan disaat hidup kembali sebagian data yang telah diinput hilang artinya tidak ada aspek toleransi kesalahan, yaitu toleransi kerusakan yang terjadi pada saat program mengalami kesalahan pada aplikasi SKE tersebut (Nuryati 2015, 20). Hal tersebut sudah terjadi beberapa kali dan yang bisa mengembalikannya hanyalah pegawai yang ada di Kantor pusat di Jakarta. Oleh sebab itu untuk mengatasi permasalahan yang terjadi, maka perlu dilakukan evaluasi untuk menyempurnakan aplikasi agar sesuai dengan tujuan pembuatan. Ada beberapa model evaluasi seperti: PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service), International Council on Archives Access to Memory (ICA AtoM) dan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk mengevaluasi aplikasi sistem informasi. Namun untuk 3

4 mengevaluasi aplikasi SKE, peneliti akan menggunakan model evaluasi PIECES. Berdasarkan uraian tersebut, maka peneliti perlu melakukan penelitian tentang Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat. 1.2 Rumusan Masalah Penelitian Berdasarkan latar belakang masalah, maka rumusan masalah adalah bagaimana aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat jika dievaluasi berdasarkan PIECES? 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan penelitian adalah untuk mengevaluasi aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat apakah sudah efektif dan efesien jika dievaluasi berdasarkan PIECES. 1.4 Manfaat Penelitian Berdasarkan tujuan penelitian, maka manfaat penelitian adalah: 1. Bagi lembaga pengelola arsip, hasil penelitan ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan dalam mengelola arsip. 2. Bagi pembaca, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan acuan dan menambah wawasan dan pengetahuan. 3. Bagi peneliti, hasil penelitian ini dapat memperluas wawasan dan pengetahuan juga sebagai bahan kajian akademik. 4

5 1.5 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini dibatasi oleh aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan (BPDAS.AK) Sumatera Barat yang dievaluasi berdasarkan PIECES. 5