Cokro Siamdani Abstract

Transkripsi

1 IMPLEMENTASI SCADA DAN METODE FMEA PADA SISTEM INVENTORY CONTROL DI PT.NUTRICIA INDONESIA SEJAHTERA Cokro Siamdani Abstract Problems with idoc error that has the appearance of a high-frequency intensity and resulting activity of material transactions in the SAP system as well as the activity of making production halted pending orders that will result in the production activity stops, the problem is quite complex and will impact severely on the fulfillment of production targets. Therefore in order to help reduce the intensity of the emergence of idoc error and speed and also facilitate the production support to conduct the inventory taking of each month, as well as efforts to improve stock accuracy which later for the long term future could support part of the supply chain department in facilitating the manufacture of production planning and can be easily able to meet the demand that continues - constantly increasing every year, by using Failure Mode and Effect Analysis (FMEA), obtained through the efforts of the manufacturing solutions Work Instruction (WI) for the stock adjustment and also use the inventory system in SCADA applications. Keywords : Failure Mode and Effect Analysis (FMEA), System Application and Product (SAP), Idoc error, Supervisory Control And Data Acquisition (SCADA)

2 Abstrak Permasalahan dengan idoc error yang memiliki tingkat intensitas frekuensi kemunculan yang tinggi dan mengakibatkan aktivitas transaksi material dalam sistem SAP terhenti serta aktivitas pembuatan production order yang tertunda yang akan mengakibatkan aktivitas produksi terhenti, merupakan permasalahan yang cukup kompleks dan akan berdampak sangat parah terhadap pemenuhan target produksi. Maka dari itu untuk dapat membantu menurunkan intensitas munculnya idoc error serta mempercepat dan juga mempermudah bagian production support untuk melakukan stock opname setiap bulannya, serta upaya dalam meningkatkan stock accuracy yang nanti untuk jangka waktu panjang kedepannya bisa mendukung bagian supply chain department dalam mempermudah pembuatan production planning dan bisa dengan mudah dapat memenuhi demand yang terus menerus meningkat setiap tahunnya, dengan menggunakan metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA), didapatkan solusi melalui upaya pembuatan Instruksi Kerja (IK) untuk stock adjustment dan juga penggunaan aplikasi sistem inventori di SCADA. Kata Kunci : Failure Mode and Effect Analysis (FMEA), System Application and Product (SAP), Idoc error, Supervisory Control And Data Acquisition (SCADA) ii

3 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Permasalahan PT. Nutricia Indonesia Sejahtera adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur khususnya food and beverage yang membuat susu serta makanan yang diperuntukan untuk kalangan bayi. Seiring dengan meningkatnya produksi dari tahun ke tahun, maka mekanisme dari sistem operasional secara otomatis akan meningkat demi memperoleh kualitas dan kuantitas produk yang diharapkan. Operational System yang diterapkan oleh PT. Nutricia Indonesia Sejahtera saat ini adalah dengan menggunakan SAP (System Administration Program), dan SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition). Masalah yang dihadapi saat ini dalam operational system di PT. Nutricia Indonesia Sejahtera adalah munculnya idoc error yang merupakan berhentinya proses transaksi material di sistem SAP yang akan mengakibatkan proses produksi tertunda. Data idoc error didapatkan dari hasil download data SAP yang dilakukan oleh Admin Production, rata-rata didapati 35 idoc error per hari. Hal Ini sangat berpengaruh terhadap Stock Accuracy yaitu sekumpulan data yang berasal dari perbandingan antara data inventory yang ada di sistem SAP dengan data jumlah material yang ada (Stock Opname) dan perencanaan produksi yang akan dilaksanakan oleh Supply Chain Department. iii

4 METODE PENELITIAN 3.1 Metode Pengumpulan Data Gulo.W (2009, p.110) menjelaskan bahwa metode pengumpulan data terdiri dari observasi, wawancara, kuesioner, pengukuran secara langsung dan percobaan. Semua metode mensyaratkan pencatatan yang detail, lengkap, teliti dan jelas. Untuk mencapai kelengkapan, ketelitian dan kejelasan data, pencatatan data harus dilengkapi dengan nama pengumpul data, tanggal serta waktu pengumpulan data, lokasi pengumpulan data dan keterangan tambahan. 3.2 Diagram Alir Penelitian Diagram alir adalah suatu urutan langkah langkah dalam menyelesaikan suatu permasalahan atau suatu proses berupa sekumpulan aktivitas atau mekanisme dalam menjalankan urutan langkah langkah tersebut. E.Speicher dan W.Smith (2006). Gambar 3.1 Diagram Alir Penelitian Mulai Identifikasi masalah dan orientasi lapangan (Aug 2014-Sep 2014) Studi Kepustakaan Wawancara Pengumpulan Data Data Idoc Error Data Stock Accurracy Data Problem Survey Data Alur mekanisme penyebab Idoc Error Pengolahan Data Fish Bone Diagram 5 W 1 H 5-Why FMEA SCADA Pengujian Kesimpulan dan Saran Selesai iv

5 3.3 Deskripsi Diagram Alir Penelitian Langkah Penelitian yang digunakan dalam menyusun tugas akhir ini adalah : 1. Orientasi Lapangan Mengamati dan menganalisa satu persatu kegiatan operasional pada perusahaan. Beberapa informasi yang diperoleh dari hasil observasi adalah ruang (tempat), kegiatan, tujuan kegiatan, dan masalah. Alasan melakukan observasi adalah untuk merumuskan solusi dari permasalahan yang ada di lapangan serta menyajikan gambaran realistik dari suatu permasalahan. 2. Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah yang ada di lapangan dan di sistem terkait dengan idoc error yang ada dan stock accuracy. 3. Wawancara Melakukan wawancara terhadap pihak-pihak yang berkaitan dengan permasalahan, seperti dengan supply chain manager, production manager, production admin manager. 4. Studi Kepustakaan Metode penelitian untuk memperoleh data dari buku-buku dan sumber literature lainnya untuk mendapatkan dasar-dasar teori yang mendukung dalam penerapan sistem inventori dengan menggunakan SAP dan SCADA. 5. Pengumpulan Data Data yang dikumpulkan terkait dengan idoc error yang terjadi, serta stock accuracy yang mengakibatkan kerugian terhadap perusahaan. 6. Pengolahan Data Dalam pengolahan data untuk mencari penyebab terjadinya idoc error, yang dilakukan melalui penggunaan metode 5W1H, fishbone diagram, 5-why, dan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA), untuk melihat apakah sistem sudah bisa bekerja sesuai dengan fungsinya. 7. Pengujian Pengujian pada tugas akhir ini meliputi Pengujian Instruksi Kerja (IK) untuk stock adjustment dan penggunaan aplikasi sistem inventori di SCADA, yang menunjukan terjadinya pengurangan intensitas munculnya idoc error. 8. Kesimpulan dan saran Berisikan hasil yang ada setelah adanya sistem baru yang dapat mengurangi idoc error yang ada dan mencegah terjadinya penurunan stock accuracy perusahaan. v

6 HASIL DAN BAHASAN Idoc Error adalah berhentinya proses produksi di sistem SAP, yang disebabkan oleh kebutuhan material produksi yang tidak dapat dipenuhi oleh sistem SAP tersebut. Saat ini seiring dengan perkembangan teknologi dan semakin meningkatnya demand dari produk produk di PT. Nutricia Indonesia Sejahtera, istilah idoc error merupakan salah satu masalah besar yang sedang dihadapi oleh perusahaan tersebut. Dengan penggunaan teknologi SAP dan SCADA, serta banyaknya kiriman raw material dari beberapa supplier yang harus diinventorikan sesuai dengan demand untuk beberapa hari kedepan, semakin banyak juga masalah atau resiko yang dihadapi, salah satunya yaitu idoc error yang muncul dari penggunaan sistem SAP. Setelah 3 bulan dilakukan proses pengujian terhadap solusi dalam upaya penurunan intensitas munculnya idoc error, maka hasil yang didapatkan bisa dilihat dalam Gambar 4.14 berikut ini. Gambar 4.14 Total Idocs Error Setelah Perbaikan Dalam Gambar 4.14, dapat dilihat bahwa terjadi penurunan intensitas munculnya idoc error sejak bulan oktober sebanyak 67 kali idocs error muncul, bulan november 17 kali idocs error muncul dan bulan desember 5 kali idocs error muncul. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam total idocs error secara keseluruhan sepanjang tahun 2014, yang akan ditunjukkan pada Gambar 4.15 berikut ini. vi

7 Gambar 4.15 Total Idocs Error Tahun 2014 Selain terjadi penurunan terhadap intensitas munculnya idoc error, terjadi juga peningkatan dalam stock accuracy pada bulan oktober, november dan desember, yang dapat dilihat dalam Gambar 4.16 berikut ini. Gambar 4.16 Monthly Accuracy vii

8 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Setelah pembuatan Instruksi Kerja (IK) untuk stock adjustment dan juga penggunaan aplikasi manajemen transaksi di SCADA yang merupakan akar penyebab terjadinya idoc error, maka upaya tersebut dapat membantu menurunkan intensitas munculnya idoc error serta mempercepat dan juga mempermudah bagian production support untuk melakukan stock opname setiap bulannya, selain itu pembuatan IK dan penggunaan aplikasi sistem inventori di SCADA juga dapat meningkatkan stock accuracy yang nanti untuk jangka waktu panjang kedepannya bisa mendukung bagian supply chain department dalam mempermudah pembuatan production planning dan bisa dengan mudah dapat memenuhi demand yang terus menerus meningkat setiap tahunnya. 5.2 Saran Lakukan pengecekan berkala terhadap kinerja dari sistem SAP dan SCADA setiap terjadi pergantian shift pada production department, sehingga dapat mengantisipasi terjadinya kerusakan pada kedua sistem tersebut termasuk interface yang menghubungkan kedua sistem tersebut. Pengecekan yang dilakukan antara lain : 1. Cek aplikasi SAP yang ter-install dalam perangkat komputer, apakah masih bisa dijalankan dalam perangkat komputer tersebut. Jika tidak bisa dijalankan, segera lakukan reinstall aplikasi SAP tersebut. 2. Cek kondisi kabel LAN (Local Area Network) yang terhubung dalam perangkat komputer antara server dan juga user apakah masih layak digunakan. Jika tidak layak, segera lakukan pergantian. 3. Cek aplikasi web yang ter-install dalam perangkat komputer apakah masih bisa dijalankan dalam perangkat komputer tersebut. Jika tidak bisa dijalankan, segera lakukan reinstall aplikasi web tersebut. 4. Cek alamat web untuk bisa mengakses masuk dalam sistem SCADA, apakah alamat web tersebut masih bisa digunakan. Jika tidak bisa digunakan, segera hubungi server yang bersangkutan. viii

9 REFERENSI Gulo,W.(2009).Metodologi penelitian,p.110.jakarta:buana Ilmu E,Speicher.(2002).Pemilihan Uji Laboratorium yang Efektif,pp Jakarta:Buku Kedokteran Margaretha,Farah.(2006).Teori Dan Aplikasi Manajemen Keuangan Investasi Dan Sumber Dana Jangka Pendek,pp Jakarta:Grasindo Lulu.(2006).System Application and Product,pp.2-8. Diakses 20 Januari 2014 dari +%28SAP%29+.pdf Tahir.(2009).Supervisory Control And Data Acquisition,pp.6-7. Diakses 20 Januari 2014 dari Jurnal Internasional: Ogbo,Ann I.(2014).The Impact of Effective Inventory Control Management on Organisational Performance: A Study of 7up Bottling Company Nile Mile Enugu, Nigeria,p.5.Rome,Italy:Mediterranean Center of Social & Educational Research N,Pedro Taveras.(2013).SCADA LIVE FORENSICS: REAL TIME DATA ACQUISITION PROCESS TO DETECT, PREVENT OR EVALUATE CRITICAL SITUATIONS,p.3.Kocani,Macedonia:European Scientific Journal Carlson.Carl S.(2014).Understanding and Applying the Fundamentals of FMEA,pp.1-2,7.Arizona,USA:ReliaSoft Corporation ix