1 BAB I PENDAHULUAN. terhadap perkembangan dunia bisnis. Menurut Elliot (1992) teknologi informasi

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Peranan sistem dan teknologi informasi semakin mendominasi aktivitas berbisnis. Gartner (2015) melaporkan bahwa investasi yang dilakukan dalam bidang TI tahun 2015 sebanyak $3,8 triliun, naik 2,4% dari tahun 2014, yaitu $3,7 triliun. Pertumbuhan investasi dalam bidang TI meningkat dari 1,9% pada tahun 2014 menjadi 2.4 % pada tahun Hal ini menunjukkan betapa pentingnya sistem dan teknologi informasi sehingga perusahaan melakukan investasi yang cukup besar dalam bidang ini. Perkembangan dalam dunia teknologi informasi membawa dampak nyata terhadap perkembangan dunia bisnis. Menurut Elliot (1992) teknologi informasi telah mengubah segalanya termasuk cara menjalankan suatu bisnis. Perubahan tersebut juga mengubah cara manajemen mengambil keputusan. Dunia bisnis yang semakin kompleks menjadi pasar bagi dunia teknologi informasi. Semakin kompleksnya proses bisnis dan besarnya jumlah transaksi menyebabkan ketidaksanggupan untuk memproses transaksi dan informasi secara manual. Pemanfaatan teknologi memberikan kemudahan dalam mengelola transaksi dan informasi yang banyak dengan cepat. Teknologi informasi memainkan peranan penting bagi perusahaan terutama dalam pengembangan sistem informasi akuntansi (Vaassen dan Hunton, 2009). Setelah sistem informasi terkomputerisasi memasuki dunia korporasi, akuntansi bertumbuh secara cepat menjadi sebuah disiplin sistem informasi (Sutton 1

2 2 dan Arnold, 2002). Hal ini menandakan adanya dorongan teknologi yang mengarahkan aktivitas akuntansi dalam memenuhi kebutuhan informasi dengan cara menyediakan informasi akuntansi yang relevan dan reliabel serta pengendalian (control) untuk mencapai hal tersebut. Sebagai contoh, penggunaan sistem informasi akuntansi dapat meningkatkan kualitas dan aksesibilitas informasi akuntansi (O'Leary, 2000), memperbaiki proses transaksi dan memungkinkan perusahaan untuk lebih fleksibel dalam melakukan manajemen laba (Brazel dan Dang, 2008), serta meningkatkan kualitas pengambilan keputusan (Colmenares, 2009). Selain itu, penggunaan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi juga dapat memudahkan dan mempercepat pengumpulan data, mempercepat proses penutupan periode akuntansi, menunjang pengambilan keputusan, dan meningkatkan kualitas laporan keuangan (Kanellou dan Spathis, 2013). Penggunaan sistem informasi akuntansi yang baik membutuhkan investasi yang besar. Pemanfaatan sistem informasi akuntansi dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu: mengembangkan sendiri, membeli aplikasi generik, dan menggunakan jasa pihak ketiga untuk mengembangkannya (Brown et. al., 2012). Bagi perusahaan yang memiliki sumber daya yang terbatas (perusahaan bertumbuh), merupakan hal yang sulit untuk memperoleh sebuah sistem informasi akuntansi yang terintegrasi. Tingginya kos investasi merupakan penghalang utama bagi perusahaan kecil menengah yang berniat untuk menggunakan sistem informasi akuntansi terintegrasi. Kos untuk berpindah ke sistem yang baru (switching cost) memengaruhi niat untuk menggunakan aplikasi akuntansi tersebut (Göğüş dan Özer, 2014).

3 3 Sistem informasi akuntansi yang baik tidak terlepas dari rancangan basis data yang tepat. Database (basis data) merupakan bagian penting dari sebuah sistem informasi. Bagi sebuah sistem informasi akuntansi, basis data menjadi tempat untuk menyimpan data transaksi serta informasi lainnya yang terkait dengan operasional perusahaan. Aplikasi basis data memiliki potensi untuk meningkatkan kontribusi yang diberikan oleh akuntan bagi sebuah organisasi (Essex, 1997). Teknologi basis data memberikan efisiensi dalam memenuhi kebutuhan data dan informasi bagi perusahaan. Basis data merupakan elemen penting dalam sebuah sistem informasi akuntansi. Hal ini disebabkan karena pemodelan basis data akan memengaruhi performa serta output yang dihasilkan oleh sebuah sistem. Salah satu metode dalam memodelkan basis data yaitu menggunakan REA (resources-events-agents) yang dikembangkan oleh McCarthy (1982). REA merupakan metode pemodelan basis data yang didesain untuk digunakan dalam lingkungan berbagi data untuk menyimpan informasi tentang peristiwa akuntansi (McCarthy, 1982). Rerangka ini dikembangkan menggunakan teknik pemodelan data yang terdiri atas economic resources (sumber daya ekonomi), economic events (peristiwa ekonomi atau transaksi ekonomi), dan economic agents (agen atau pihak yang terkait dengan transaksi ekonomi) serta hubungan (relationship) antara mereka. Penggunaan REA sebagai teknik pemodelan akan menyebabkan skema relasi basis data berada pada normalisasi 3NF (normalisasi bentuk ketiga) secara otomatis tanpa mengikuti prosedur normalisasi (Romney dan Steinbart, 2012). Penggunaan REA model akan mengatasi lima masalah umum pada sistem

4 4 akuntansi tradisional yaitu: (1) melacak peristiwa bisnis yang terkait secara akuntansi, (2) menangkap dan memproses data saat dibutuhkan, (3) menangkap batasan dimensi dari transaksi seperti tanggal, rekening, dan nilai transaksi, (4) menyimpan data dalam jumlah besar, (5) mendukung pengendalian kos (Walker dan Denna 1997, 23). PT Werkudara Nirwana Sakti merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang agen perjalanan dan manajemen event. Perusahaan ini merupakan perusahaan berkembang sehingga siklus akuntansi yang dijalankan hanyalah pendapatan dan pengeluaran. Keunikan proses bisnis dari perusahaan ini berdampak pada penggunaan sistem informasi akuntansi yang akan digunakan. Aplikasi akuntansi generik tidak mampu mendukung pencatatan transaksi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Keputusan untuk berinvestasi menggunakan aplikasi generik yang dikustomisasi pun belum dapat dilakukan karena benefit yang didapatkan dipandang jauh lebih kecil dari kos yang akan dikeluarkan. Hal ini menyebabkan perusahaan ini masih menggunakan Ms. Excel dalam membantu pencatatan transaksi secara manual. Pemanfaatan excel dalam mencatat transaksi secara manual masih jauh dari cukup dalam memenuhi kebutuhan data dan informasi akuntansi perusahaan. Keterbatasan yang dimiliki excel menimbulkan beberapa permasalahan lain bagi perusahaan baik pada siklus pendapatan maupun pada siklus pengeluaran. Pada siklus pendapatan, masalah yang timbul seperti kesulitan penelusuran transaksi dengan pelanggan. Hal ini berdampak pada proses penagihan, pencatatan penerimaan kas maupun proses rekapitulasi piutang. Pada proses penagihan, tidak

5 5 bisa diketahui apakah order pelanggan sudah diterbitkan tagihan atau belum. Untuk proses pencatatan kas, karena tidak ada integrasi dengan tagihan yang dikirimkan sehingga proses rekapitulasi piutang dilakukan secara manual dan memakan waktu yang relatif lama. Hal ini bisa berujung pada penagihan ganda kepada pelanggan untuk tagihan yang sama. Permasalahan yang serupa juga terjadi pada siklus pengeluaran. Masalah yang timbul yaitu kesulitan dalam melakukan penelusuran transaksi dengan vendor karena ketiadaan integrasi dalam sistem. Tidak adanya integrasi ini mengakibatkan rekapitulasi piutang secara manual. Kesalahan sangat dimungkinkan terjadi pada rekapitulasi manual. Kesalahan tersebut dapat menyebabkan terjadi pembayaran ganda kepada vendor untuk tagihan yang sama. Permasalahan lain dari penggunaan excel adalah ketika memproduksi laporan penerimaan, pengeluaran, serta laporan laba rugi. Laporan yang diproduksi harus dilakukan secara manual, memakan waktu yang cukup lama dan memiliki risiko eror yang cukup tinggi. Selain itu, pencatatan secara manual pun memberikan kesulitan dalam memproduksi informasi seperti histori transaksi dengan vendor dan pelanggan. Dari permasalahan yang dikemukakan di atas, peneliti tertarik untuk melakukan perancangan basis data yang menggunakan REA pada PT Werkudara Nirwana Sakti (WNS). Penelitian ini ditujukan untuk memberikan alternatif bagi permasalahan kebutuhan informasi dan data yang dihadapi oleh PT WNS.

6 6 1.2 Rumusan Permasalahan PT Werkudara Nirwana Sakti merupakan perusahaan bertumbuh yang bergerak di bidang agen travel dan manajemen event. Dalam aktivitas operasional, perusahaan ini belum menggunakan sistem informasi karena keterbatasan sumber daya yang dimiliki. Hal ini menyebabkan pengelolaan transaksi dan operasional perusahaan masih secara manual. Berbagai masalah pun muncul dengan ketiadaan sistem yang terkomputerisasi. Masalah-masalah tersebut antara lain: proses dokumentasi yang lamban, kesulitan dalam berbagi data, dan pembukuan yang belum rapi sehingga terjadi kesulitan dalam menelusuri transaksi dan memungkinkan terjadinya pembayaran lebih dari sekali atas tagihan yang sama. Penggunaan Excel membutuhkan dokumentasi fisik yang baik. Ketika dokumentasi fisik hilang, tidak dapat lagi ditelusuri transaksi yang dilakukan. Hal ini menyebabkan transaksi baik dengan vendor maupun pelanggan menjadi tidak jelas. Penggunaan sistem secara manual menyebabkan rekapan transaksi memakan waktu yang cukup lama. Hal ini juga berdampak pada pengambilan keputusan yang lamban karena sulitnya mengolah data yang ada. Penggunaan sistem yang manual menyebabkan lebih besarnya kesalahan manusia dalam menginput, memproses dan menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh manajer untuk mengambil keputusan. Penelitian ini akan menganalisis kebutuhan data dan informasi serta merancang basis data sistem informasi akuntasi menggunakan rerangka REA. Rerangka pemodelan basis data REA merupakan rerangka yang dikembangkan untuk memodelkan sistem informasi akuntansi (McCarthy, 1982). Penelitian ini akan merancang basis data yang sesuai dengan proses bisnis yang diterapkan serta

7 7 mudah untuk digunakan yang diwujudkan dalam bentuk aplikasi. Penggunaan REA dalam perancangan basis data diharapkan dapat memberikan alternatif bagi permasalahan yang dihadapi. 1.3 Pertanyaan Penelitian Dari permasalahan di atas, pertanyaan penelitian adalah sebagai berikut. a. Apa saja kebutuhan data dan informasi akuntansi pada siklus pendapatan dan pengeluaran PT Werkudara Nirwana Sakti? b. Bagaimana desain basis data REA yang sesuai dengan kebutuhan data dan informasi akuntansi akuntansi pada siklus pendapatan dan pengeluaran PT Werkudara Nirwana Sakti? 1.4 Tujuan Penelitian Penelitian ini memiliki tujuan sebagai berikut. a. Melakukan analisis kebutuhan data dan informasi PT Werkudara Nirwana Sakti pada siklus pendapatan dan pengeluaran. b. Melakukan perancangan basis data yang sesuai dengan proses bisnis PT Werkudara Nirwana Sakti dengan menggunakan pemodelan REA. c. Merealisasikan perancangan basis data REA dalam bentuk aplikasi yang bisa menjadi alternatif bagi pihak manajemen dalam mendukung proses pengambilan keputusan. 1.5 Motivasi Penelitian Peneliti termotivasi untuk melakukan penelitian ini karena melihat masih adanya perusahaan yang belum memanfaatkan sistem informasi dalam operasional perusahaan yang menyebabkan munculnya masalah bagi perusahaan tersebut.

8 8 Penelitian ini akan menganalisis kebutuhan informasi dan memberikan masukan desain basis data menggunakan pemodelan basis data REA yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Peneliti berharap penggunaan REA dalam perancangan basis data akan memberikan manfaat bagi PT Werkudara Nirwana Sakti dalam mengatasi masalah operasional perusahaan yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi. 1.6 Kontribusi Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi sebagai berikut a. Kontribusi Praktis: hasil analisis dapat dijadikan masukan bagi PT Werkudara Nirwana Sakti untuk mengetahui kebutuhan data dan informasi yang dibutuhkan. Selain itu, hasil desain basis data dari penelitian ini dapat dijadikan referensi maupun alternatif dalam mengatasi permasalahan operasional perusahaan yang muncul akibat sistem informasi yang belum memadai. b. Kontribusi Teoretis: memberikan gambaran cara penerapan REA dalam perancangan basis data sistem informasi akuntansi dalam sebuah perusahaan jasa. Selain itu, penelitian ini dapat dijadikan bahan referensi bagi peneliti lain yang tertarik pada penelitian terapan dalam bidang sistem informasi akuntansi dan bisnis termasuk REA. 1.7 Batasan Penelitian Penelitian ini mengambil objek PT Werkudara Nirwana Sakti dengan batasan sebagai berikut.

9 9 a. Penelitian ini hanya mencakup tahapan analisis dan desain basis data menggunakan REA. Penelitian ini tidak mencakup tahapan implementasi. Walaupun hasil penelitian ini dalam bentuk desain basis data dan aplikasi, penulisan kode program dan perancangan tatap muka aplikasi tidak dibahas dalam penelitian ini. b. Dalam penelitian ini, dengan mempertimbangkan waktu dan biaya penelitian, siklus akuntansi menjadi cakupan dalam perancangan sistem yaitu siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. 1.8 Proses Penelitian Penelitian ini merupakan studi kasus dengan proses penelitian sebagai berikut. 1. Pertanyaan Penelitian Pada tahapan ini peneliti merumuskan pertanyaan penelitian yang akan dijawab. Pertanyaan penelitian ini menjadi pembatasan masalah penelitian yang akan diteliti. 2. Tujuan Penelitian Pada tahap ini peneliti merumuskan tujuan yang hendak dicapai setelah penelitian ini selesai. 3. Fondasi Teoretis Pada tahap ini, peneliti meninjau teori yang berkaitan dengan topik penelitian. 4. Metode Penelitian Pada tahap ini peneliti merumuskan metode yang akan digunakan dalam menjawab pertanyaan penelitian sekaligus mencapai tujuan penelitian. 5. Temuan dan Analisis

10 10 Pada tahap ini peneliti melakukan analisis atas data yang telah dikumpulkan untuk melakukan perancangan basis data, serta menarik simpulan dari analisis tersebut. 1.9 Sistematika Penulisan Penelitian ini disusun berdasarkan sistematika penulisan sebagai berikut. BAB I: Pendahuluan Bab ini menjelaskan latar belakang, rumusan masalah, pertanyaan penelitian, tujuan penelitian, motivasi penelitian, kontribusi penelitian, batasan penelitian, proses penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II: Tinjauan Pustaka Bagian ini menjelaskan teori yang digunakan dalam menyelesaikan penelitian ini. BAB III: Latar Belakang Kontekstual Penelitian Bagian ini menjelaskan gambaran umum objek yang diteliti. BAB IV: Metode Penelitian Bagian ini menjelaskan metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini. BAB V: Analisis dan Perancangan Basis Data Bab ini menjelaskan analisis kebutuhan data dan informasi serta desain basis data menggunakan REA berdasarkan temuan yang ada.

11 11 BAB VI : Simpulan dan Saran Bagian ini memaparkan ringkasan, simpulan, keterbatasan dan rekomendasi penelitian.