BAB I PENDAHULUAN. adalah layanan yang diharapkan oleh para pemustaka. Tiga pilar pokok

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Pemustaka adalah pengguna perpustakaan, fasilitas perpustakaan yang memuaskan dapat memberi kenyamanan bagi para pemustaka yang berkunjung. Untuk itu para pustakawan dan para petugas perpustakaan wajib memberikan fasilitas dan layanan yang baik kepada pemustaka agar mereka merasa puas berkunjung ke perpustakaan. Perpustakaan bertujuan memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa (1). Menyediakan informasi yang dibutuhkan, pelayanan yang memuaskan, dan sikap ramah tamah pustakawan adalah layanan yang diharapkan oleh para pemustaka. Tiga pilar pokok perpustakaan adalah koleksi, sumber daya manusia (pustakawan), dan pelayanan. Sehingga ketiganya merupakan satu kesatuan yang tidak mungkin dapat dipisahkan. Koleksi yang banyak tanpa ada pustakawan, mustahil perpustakaan itu akan berjalan. Pustakawan tanpa koleksi itu berarti tidur panjangnya sebuah perpustakaan, sebab tanpa koleksi tidak akan terjadi pelayanan bagi pemustaka (2) (1) Undang-Undang Perpustakaan No. 43/2007, Bab 1 tentang Ketentuan Umum Pasal 4 (2) Ajick, Memperbanyak Bahan Pustaka dengan Dana Terbatas, Artikel tentang Koleksi Bahan Pustaka tanggal 10 Mei ( 1

2 Untuk mengetahui bagaimana tentang layanan sebuah perpustakaan, maka penulis melakukan pengamatan di Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada baik Unit I, Unit II, maupun Unit III. Dalam pelaksanaan pengamatan, penulis menggunakan beberapa metode untuk permasalahan yang penulis angkat. Berdasarkan hal tersebut maka penulis mengangkat judul Tugas Akhir FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEPUASAN PEMUSTAKA DI UNSUR PENUNJANG UNIVERSITAS PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS GADJAH MADA. B. Tujuan Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1. Memenuhi salah satu syarat kelulusan bagi penulis. 2. Memperoleh gambaran tentang layanan yang ada di Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada. 3. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan para pemustaka di Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada. 4. Menarik kesimpulan secara logis tentang persepsi para pemustaka terhadap Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada. C. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (Magang) dilaksanakan di Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada selama 7 minggu dari tanggal 16 Februari 2009 s.d. 31 Maret

3 Dengan rincian sebagai berikut: Hari dan waktu : Senin s.d. Kamis pukul WIB Jumat pukul WIB Tempat : UPU Perpustakaan Pusat UGM Unit I. UPU Perpustakaan Pusat UGM Unit II. UPU Perpustakaan Pusat UGM Unit III. D. Metode Pengumpulan Data Metode-metode yang digunakan penulis dalam penyusunan Tugas Akhir adalah sebagai berikut: 1. Metode Kuesioner Metode kuesioner adalah suatu daftar yang berisikan rangkaian pertanyaan mengenai sesuatu masalah atau bidang yang akan di teliti (3). Tujuan kuesioner untuk memperoleh informasi yang relevan dengan tujuan penelitian dan memperoleh informasi mengenai suatu masalah secara serentak. Kuesioner adalah instrumen untuk survei yang terdiri dari beberapa pertanyaan secara tertulis yang diberikan kepada kelompok orang untuk menjawabnya (4) (3) Cholid Narbuko dan H. Abu Achmadi, Metodologi Penelitian: Memberikan bekal teoritis pada mahasiswa tentang metodologi penelitian serta diharapkan dapat melaksanakan penelitian dengan langkah-langkah yang benar, (Jakarta: Bumi Aksara, 2005), hal. 76 (4) Tim Reality Kamus Bahasa Indonesia, Kamus Terbaru Bahasa Indonesia: Dilengkapi dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD), (Surabaya: Reality Publiser, 2008), hal

4 Langkah-langkah dalam pembuatan kuesioner: a. Meminta izin kepada Bapak Lasa Hs, selaku Kepala Bidang Pelayanan Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada b. Menyusun komponen isi kuesioner c. Membagikan kuesioner kepada pemustaka yang telah lebih dari 3 (tiga) kali memanfaatkan Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada d. Penarikan kembali kuesioner yang sudah selesai diisi oleh para responden. Komponen isi kuesioner antara lain: a. Subyek, yaitu identitas penulis b. Ajakan, yaitu permohonan dari penulis kepada responden untuk turut serta mengisi kuesioner secara aktif ataupun obyektif c. Data responden d. Petunjuk pengisian kuesioner yang mudah dimengerti dan tidak bias e. Pertanyaan, yang ditujukan kepada responden (pemustaka) f. Kritik dan saran. 2. Metode Deskriptif Metode Deskriptif yaitu penelitian yang berusaha untuk menuturkan pemecahan masalah yang ada sekarang berdasarkan data-data (5). Catatan deskriptif adalah catatan yang berisi informasi faktual yang menggambarkan segala sesuatu apa adanya (6) (5) Cholid Narbuko dan H. Abu Achmadi, op. cit., hal. 44 (6) Mestika Zed, Metode Penelitian Kepustakaan, (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2004), hal 56 4

5 3. Metode Wawancara Metode wawancara adalah proses tanya jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan dalam dua orang atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung informasi-informasi atau keteranganketerangan (7). Metode ini digunakan untuk menggali pendapat, perasaan, sikap, pandangan, proses berfikir, proses penginderaan (8). Kegiatan wawancara dilakukan kepada pustakawan dan petugas perpustakaan guna memperoleh kelengkapan informasi tentang gambaran umum Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada serta para pemustaka yang berkunjung guna memperoleh pendapat mereka tentang faktor-faktor apa sajakah yang mempengaruhi kepuasan mereka (pemustaka) terhadap layanan perpustakaan. 4. Metode Literatur Metode literatur adalah pengumpulan data atau informasi dengan menggunakan bahan pustaka sebagai referensi yang berhubungan dengan masalah yang hendak dibahas dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini sebagai sumber yang bermanfaat untuk memperjelas bidang yang dikaji. Serta catatan-catatan yang didapat dari kegiatan belajar mengajar selama kuliah (7) Ibid., hal 83 (8) Toha Nursalam, Psikologi Perpustakaan, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), hal. 17 5

6 E. Obyek dan Subyek Adapun obyek dan subyek yang terdapat dalam penyusunan laporan Tugas Akhir adalah sebagai berikut: 1. Obyek a. Permasalahan yang ada hubungannya dengan kepuasan pemustaka. b. Para pemustaka Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada yang dipakai sebagai sampel. 2. Subyek Kepuasan para pemustaka di Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada yang ditinjau dari keadaan koleksi bahan pustaka, sarana teknologi, sikap pustakawan dan petugas perpustakaan, sarana dan prasarana, serta jam layanan. F. Populasi dan Sampel Populasi adalah kelompok subyek yang hendak dikenai generalisasi hasil penelitian. Sedangkan sampel adalah sebagian dari populasi. Sampel tersebut adalah jumlah responden yang akan mengisi kuesioner yang sudah disiapkan. Populasi yang penulis ambil dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini adalah mahasiswa yang sudah menjadi anggota Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada dan lebih dari 3 (tiga) kali memanfaatkan perpustakaan, yaitu DIII, S1, S2, serta S3. Penulis menggunakan teori sampel nonprobabilitas, yaitu besarnya anggota populasi untuk terpilih 6

7 sebagai sampel tidak diketahui, dengan begitu mengambil sampel sebanyak jumlah tertentu yang dianggap dapat merefleksikan ciri dari populasi (9). Responden berjumlah 98 orang. G. Rumusan Masalah Rumusan masalah yang di kemukakan oleh penulis dalam penyusunan laporan Tugas Akhir adalah: 1. Faktor-faktor apakah yang mempengaruhi kepuasan pemustaka di Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada? 2. Kritik dan saran apakah yang pemustaka tujukan untuk Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada? H. Sistematika Penulisan Tugas Akhir Sistematika penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Bab ini memuat argumentasi yang melatarbelakangi akan pentingnya dilakukan pengamatan, mencakup latar belakang, tujuan, pelaksanaan, metode penelitian, pengumpulan data, obyek dan subyek penelitian, populasi dan sampel, serta rumusan masalah. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menguraikan dengan jelas kajian pustaka yang dapat menimbulkan gagasan yang dijadikan landasan untuk melakukan penulisan laporan Tugas Akhir (9) Saifuddin Azwar, Metode Penelitian, (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 1998), hal. 88 7

8 BAB III GAMBARAN UMUM UNSUR PENUNJANG UNIVERSITAS PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS GADJAH MADA Bab ini mendiskripsikan keadaan tempat Praktek Kerja Lapangan (Magang) yaitu Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada secara menyeluruh dan penyajiannya dapat dilengkapi dengan tabel dan grafik. Informasi di dalam bab ini, antara lain adalah: sejarah, visi dan misi, tugas pokok, struktur organisasi, sumber daya manusia, gedung dan ruang, sumber dana, sarana dan prasarana, koleksi, layanan, pemustaka, serta kerjasama. BAB IV PEMBAHASAN MASALAH Bab ini menguraikan pembahasan hasil dari kuesioner yang dilengkapi dengan tabel dan grafik serta tambahan narasi, mencakup masalah hambatan-hambatan dan pemecahan masalah. BAB V PENUTUP Bab ini memuat kesimpulan dari temuan di lapangan serta saran. DAFTAR PUSTAKA Memuat semua bahan referensi yang digunakan sebagai acuan dalam penulisan laporan Tugas Akhir. 8

9 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Perpustakaan berasal dari kata dasar pustaka. Pustaka yang berarti buku (1). Perpustakaan adalah kumpulan buku atau bangunan fisik tempat buku dikumpulkan, disusun menurut sistem tertentu untuk kepentingan pemakai (2). Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada merupakan salah satu perpustakaan perguruan tinggi yaitu, perpustakaan yang berada di suatu perguruan tinggi, ataupun institut. Keberadaan tugas dan fungsi perpustakaan tersebut adalah dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, meliputi pendidikan, penelitian atau riset, dan pengabdian kepada masyarakat (3). Semakin baik pelayanannya, semakin tinggi penghargaan yang diberikan kepada perpustakaan. Perpustakaan merupakan suatu lembaga yang menyediakan jasa informasi yang sebagian besar bertujuan tidak untuk mencari keuntungan atau nirlaba. Menurut Dwi Surtiawan (4) banyak pakar menentukan karakter kualitas organisasi perpustakaan. Misalnya konsep Servqual yang dipelopori oleh Parasuraman yang membagi menjadi lima karakteristik kualitas. Empat Universitas (1) Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Universitas Terbuka, 2008), hal. 1.1 (2) Ibid., hal 1.15 (3) Sutarno Ns, Perpustakaan dan Masyarakat: Edisi Revisi, (Jakarta: Sagung Seto, 2006), hal. 46 (4) Dwi Surtiawan, Kepuasan Pemakai dan Peningkatan Kualitas Berbasis Pemakai: Pendekatan Manajemen Pemasaran sebagai Paradigma Baru Perpustakaan. Artikel peserta Lomba Penulisan Karya Tulis Ilmiah bagi Pustakawan Tahun ( anpemakaidanpeningkatankualitas.doc+kepuasan+pemakai&cd=1&hl=id&ct=clnk&gl=id/) 9

10 terkemuka di Australia yang bergabung di University 21 juga memiliki karakteristik kualitas yang sedikit berbeda, demikian juga yang dikembangkan oleh ARL (Association of Research Library) yang memodifikasi apa yang telah dilakukan oleh Parasuraman menjadi Library Quality (LIBQual). Secara ringkas karakteristik kualitas dan para pelopornya dapat dilihat pada gambar di bawah: Tabel 1 Karakteristik Kualitas Jasa Perpustakaan Karakteristik Kualitas Perpustakaan Parasuraman University 21 libqual Tangible (Bukti Fasilitas/Kelengkapan Perpustakaan sebagai Langsung) tempat Reliability (Keandalan) Kualitas Layanan Keandalan Responsiveness Kualitas Layanan Pengaruh Layanan (daya tanggap) Assurance (Jaminan) Komunikasi Akses Informasi Emphaty (Empati) Manusia Kelengkapan Koleksi Sumber: /kepuasanpemakaidanpeningkatankualitas.doc+kepuasan+pemakai&cd=1&hl=id&ct=clnk&gl=id/ 10

11 Bila karakteristik kualitas layanan perpustakaan sebagaimana yang digunakan oleh Association of Research Library (ARL) yang dinamakan libqual, maka karakter kualitas layanan perpustakaan seperti gambar di bawah ini: Gambar 1 Karakteristik Kualitas Jasa Layanan Perpustakaan menurut libqual Faktor-faktor yang mempengaruhi layanan KUALITAS LAYANAN PERPUSTAKAAN Keandalan Empati Daya tanggap Jaminan Kemudahan pemakai Kelengkapan koleksi Perpustakaan sebagai tempat Sistem layanan Kenyamanan Kemudahan pemanfaatan Papan petunjuk Tata letak Pengaturan ruang Sumber: /kepuasanpemakaidanpeningkatankualitas.doc+kepuasan+pemakai&cd=1&hl=id&ct=clnk&gl=id/ Keterangan: a. Empati Yaitu suatu sikap, respon dan tindakan pustakawan yang dirasakan oleh pemustaka. Untuk itu pustakawan sebisa mungkin memenuhi apa yang dibutuhkan oleh pemustaka. 11

12 b. Daya Tanggap (Responsiveness) Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan (5). Pemustaka akan merasa puas apabila pustakawan dapat merespon apa yang mereka dibutuhkan. Dengan daya tanggap pustakawan maka pemustaka tidak akan kesulitan dalam mencari kebutuhan yang diinginkan. Seorang pustakawan harus bisa memenuhi apa yang diinginkan oleh pemustaka, memahami perasaan dan rasa kekhawatiran pemustaka, sehingga pustakawan memiliki informasi untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh pemustaka, menyerap informasi untuk mengambil keputusan, serta mampu menangkap umpan balik dan menerima kritik saran yang membangun perpustakaan lebih maju. c. Jaminan (Assurance) Yang termasuk jaminan antara lain kemampuan, kesopanan, sifat yang dapat dipercaya dari seorang pustakawan, sehingga pemustaka akan merasa nyaman dalam memanfaatkan layanan perpustakaan. d. Keandalan (Reliability) Kemampuan pustakawan untuk memberikan layanan sesuai yang dijanjikan dengan akurat, cepat, dan memuaskan. Keandalan dalam teknologi informasi yang sekarang semakin maju, misalnya menguasai komputer, ulet, pekerja keras, kerjanya cepat, dan lain-lain (5) Undang Undang Perpustakaan nomor 43 tahun

13 e. Kemudahan Pemakaian Kemudahan-kemudahan yang mempengaruhi kepuasan pemustaka adalah sebagai berikut: 1) Sistem Layanan Pemustaka akan lebih menyukai perpustakaan yang menggunakan sistem layanan terbuka (open access). Pembaca dipersilahkan masuk ke ruangan koleksi perpustakaan dan memilih bahan pustaka yang mereka minati (6). 2) Kemudahan pemanfaatan Kemudahan menggunakan seluruh fasilitas perpustakaan dengan membuat ketentuan yang mudah dipahami dan jelas. Kemudahan dalam mencari koleksi bahan pustaka yang dibutuhkan. 3) Tata letak Tata letak rak buku, ruang baca, serta perlengkapan yang berhubungan dengan koleksi yang bagus dan disukai oleh para pemustaka. f. Kelengkapan Koleksi Koleksi bahan pustaka yang disediakan oleh perpustakaan harus bermanfaat dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Kelengkapan koleksi merupakan salah satu faktor utama pendorong pemustaka berkunjung dan memanfaatkan layanan perpustakaan. Dengan koleksi yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka maka perpustakaan sukses dalam memuaskan para pemustakanya (6) Karmidi Martoatmojo, Materi Pokok Pelayanan Bahan Pustaka, (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009), hal

14 g. Perpustakaan sebagai tempat Merupakan faktor pendukung kepuasan para pemustaka yaitu: 1) Kenyamanan Sebagian besar orang apabila ditanya mengenai perpustakaan, maka jawabannya biasanya tempat menyimpan buku. Tempat yang nyaman, teduh, bersih dan membuat betah merupakan prioritas sebuah perpustakaan. Gedung perpustakaan juga harus lebih dinamis dalam merespon aktifitas pegawai atau petugas perpustakaan dalam melayani pemustaka, maupun kebutuhan tambahan pemustaka. Bila mungkin perpustakaan membuat ruang santai. Ruang ini banyak manfaatnya, antara lain memberi kesempatan kepada pembaca yang telah lelah belajar/membaca untuk menyegarkan diri (7). 2) Papan petunjuk Papan petunjuk tentang denah letak perpustakaan serta denah tentang gedung perpustakaan, tempat koleksi berada, tempat untuk meminjam, mengembalikan dan lain-lain seperti toilet serta mushola. Dengan begitu pemustaka akan lebih mudah mencari koleksi yang dibutuhkan dan merasa nyaman berada di perpustakaan. 3) Pengaturan ruangan Ruangan yang tertata baik dan fungsional akan memudahkan pustakawan dan petugas perpustakaan maupun pemustaka dalam memenuhi kebutuhannya. Pengaturan ruangan yang baik sangat mempengaruhi tingkat intensitas kunjungan pemustaka (7) Ibid., hal

15 Pepustakaan adalah sebuah lembaga yang memberikan layanan jasa, pustakawan dituntut untuk dapat melakukan pelayanan prima bagi pemustakanya. Layanan prima mempunyai empat unsur utama dalam konsep pelayanannya, yaitu: kecepatan, ketepatan, keramahan, dan kenyamanan. Sasaran dan manfaat pelayanan prima dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Tabel 2 Sasaran dan Manfaat layanan prima Sasaran Layanan Manfaat Layanan Prima Prima Untuk Pemustaka Untuk Pustakawan Institusi Perpustakaan Memuaskan Pemustaka Kebutuhan terpenuhi Lebih percaya diri Mengesankan profesionalitas (corporate image) Meningkatkan loyalitas pemustaka Meningkatkan jumlah pemustaka dan kualitas layanan Merasa dimanusiakan, dihargai dan mendapat pelayanan yang baik Timbulnya kepercayaan dari pemustaka Ada kepuasan pribadi bisa membantu dan bermanfaat bagi orang lain Ketenangan, lebih profesional, ada pengakuan dari pihak luar dalam bekerja baik Kelangsungan hidup terjamin Mendorong pihakpihak yang berkaitan dengan perpustakaan lebih percaya, meningkatkan hubungan dan donasi atau anggaran yang diberikan Meningkatkan Bangga sebagai Menambah semangat Menaikkan posisi nilai perpustakaatakaaningkatkan anggota perpussionalisme bekerja, me- tawar profe- perpustakaan, dan karir lebih dihargai dan sebagai percontohan bagi unit atau lembaga yang lain Sumber: /kepuasanpemakaidanpeningkatankualitas.doc+kepuasan+pemakai&cd=1&hl=id&ct=clnk&gl=id/ 15

16 Pemustaka adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga yang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan (8). Bagi pemustaka, perpustakaan adalah tempat untuk mencari sumber informasi. Dalam hal ini perpustakaan memberikan apa yang dibutuhkan oleh para pemustaka, selain itu perpustakaan juga memberikan kualitas layanan (customerdriven quality) yang diharapkan memberi kepuasan bagi para pemustaka (customer satisfaction). Kepuasan atau ketidakpuasan pemustaka adalah respon pemustaka terhadap evaluasi ketidaksesuaian (diskonfirmasi) yang dirasakan antara harapan sebelumnya (atau norma kinerja lainnya) dan kinerja aktual produk yang dirasakan oleh pemustaka (9) (8) Undang-Undang Perpustakaan No. 43/2007, Bab 1 tentang ketentuan umum pasal 1 ayat 9 (9) Fandy Tjiptono, Manajemen Pemasaran Jasa. (Yogyakarta: Andi Offset, 2004) yang mengutip pendapat Day di dalam Makalah Dwi Surtiawan, Kepuasan Pemakai dan Peningkatan Kualitas Berbasis Pemakai: Pendekatan Manajemen Pemasaran sebagai Paradigma Baru Perpustakaan. Artikel peserta Lomba Penulisan Karya Tulis Ilmiah bagi Pustakawan Tahun ( anpemakaidanpeningkatankualitas.doc+kepuasan+pemakai&cd=1&hl=id&ct=clnk&gl=id/) 16

17 Gambar 2 Konsep Kepuasan Pemakai Tujuan Perusahaan Kebutuhan dan Keinginan Pemakai PRODUK Harapan Pemakai Nilai Produk Terhadap Produk Bagi Pemakai TINGKAT KEPUASAN PEMAKAI Sumber: /kepuasanpemakaidanpeningkatankualitas.doc+kepuasan+pemakai&cd=1&hl=id&ct=clnk&gl=id/ Konsep diatas adalah konsep kepuasan pemakai yang ditinjau dari segi umum, tetapi perpustakaan mempunyai metode sendiri untuk mengukur tingkat kepuasan para pemustaka. Menurut Kotler, metode mengukur kepuasan pemustaka (10) adalah sebagai berikut: 1. Sistem keluhan dan saran Dengan membuat kotak saran, atau dengan memberikan sejenis kartu komentar yang diisi oleh pemustaka atau melalui pesan seperti dikenal sekarang sebutan e- mail (10) Philip Kotler, Manajemen Pemasaran jilid I, (Jakarta: PT Prenhallindo, 1997), hal. 38 di dalam Makalah Dwi Surtiawan, Kepuasan Pemakai dan Peningkatan Kualitas Berbasis Pemakai: Pendekatan Manajemen Pemasaran sebagai Paradigma Baru Perpustakaan. Artikel peserta Lomba Penulisan Karya Tulis Ilmiah bagi Pustakawan Tahun ( anpemakaidanpeningkatankualitas.doc+kepuasan+pemakai&cd=1&hl=id&ct=clnk&gl=id/) 17

18 2. Survei kepuasan pemustaka Banyak metode survei yang digunakan untuk memahami tingkat kepuasan pemustaka. Survei tersebut dapat secara kualitatif maupun kuantitatif. Saat ini metode kuantitatif lebih banyak dilakukan karena metode ini cukup familiar dan keakuratannya cukup tinggi. 3. Ghost shopping Metode ini dengan mempekerjakan beberapa orang untuk berperan sebagai pemustaka dan harus dijaga identitasnya. Ghost shoppers yang baik akan mencatat apa saja yang dilihat, dirasakan olehnya dan perilaku, sikap dan tatacara petugas perpustakaan dalam menjalankan profesinya. Metode ini biayanya relatif murah dan waktu pelaksanaan fleksibel. Hasil pencatatan Ghost shoppers dikumpulkan dan diadakan diskusi pembahasan. 4. Analisis kehilangan pemustaka (lost customer analysis) Para pustakawan harus memperhatikan perkembangan pemustaka. Dari aktifitas dan statistik harian akan terlihat tingkat pemanfaatan layanan perpustakaan. Pegawai atau petugas perpustakaan pastinya mengetahui para pemustaka yang rutin mengunjungi perpustakaan, apabila pemustaka tersebut sudah jarang atau tidak ada lagi mengunjungi perpustakaan dengan alasan yang tidak wajar, maka sebab-sebab mengapa tidak lagi memanfaatkan jasa perpustakaan harus dicari. Kedatangan pemustaka ke perpustakaan atau unit informasi merupakan bagian dari orientasi mereka dalam mencari informasi (11) (11) Darmono, Kebutuhan dan perilaku pencari informasi penunjang studi mahasiswa pascasarjana: Studi kasus di dua perguruan tinggi penyelenggara program pascasarjana di Malang, (Buletin FKP2T 6(1-2): 7-27, 2001) di dalam Jurnal Sutardji dan Sri Ismi Maulidyah, Analisis Beberapa Faktor Yang Berpengaruh Pada Kepuasan Pengguna Perpustakaan: Studi kasus di Perpustakaan Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian, (Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 15, Nomor 2. Malang: Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian, 2006). 18

19 Dalam mencari informasi tersebut para pemustaka menghendaki informasi yang mereka cari itu berkualitas dan sesuai dengan yang dibutuhkan. Berkaitan dengan kualitas tidak dapat dipisahkan dengan Total Quality Management (12). Terdapat empat prinsip utama dalam TQM yaitu: 1. Kepuasan pemustaka Pemustaka perpustakaan yang menentukan tingkat kualitas yang diharapkan, spesifikasi, jenis layanan dan sebagainya. Pemakai perpustakaan dalam arti yang luas bukan saja pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan, tetapi semua pihak yang terkait, misalnya badan yang menaungi perpustakaan (Perpustakaan Nasional, Rektorat, Gubernur, Bupati), mitra kerja, sponsor bahkan dengan penerbit atau penjual buku. 2. Respek kepada setiap orang Sumber daya manusia merupakan faktor utama dalam organisasi. Setiap orang dipandang sebagai individu yang memiliki bakat, kemampuan, kreatifitas dan kepribadian yang unik, karena karakteristik tersebut maka pelibatan dan partisipasi setiap orang dalam organisasi sangat penting. 3. Manajemen berdasarkan fakta Manajemen yang tidak berdasarkan perasaan (feeling) dan kebiasaan yang terjadi, tetapi harus memiliki sebuah data. Data diperoleh dari fakta yang terjadi di lapangan. Dengan data tersebut selanjutnya diolah sebagai dasar perencanaan, pengambilan keputusan, pelaksanaan, dan evaluasi (12) Dwi Surtiawan, loc. cit. 19

20 4. Perbaikan berkesinambungan (continuous Improvement) Agar sukses dan mampu bertahan, sebuah organisasi harus selalu melakukan perbaikan. Perbaikan dilakukan terus menerus karena kualitas bersifat dinamis. Perilaku dan preferensi kepada pemustaka juga mengalami perubahan. Dengan menggunakan prinsip hari ini harus lebih baik daripada hari kemarin dan esok menjadi lebih baik dari sekarang. Faktor-faktor yang dianggap dominan mempengaruhi kepuasaan pemustaka perpustakaan adalah: 1. Searching (penelusuran), yaitu sistem layanan penelusuran bahan pustaka, artinya pemustaka tidak langsung ke ruang koleksi untuk mengakses informasi namun disediakan alat untuk membantu penelusuran informasi seperti katalog, bibliografi, indeks, dan daftar tambahan koleksi, yang sekarang sudah berkembang menjadi OPAC (Online Public Access Catalog). 2. Budgeting (biaya), yaitu satuan rupiah yang dibebankan kepada pemustaka terhadap jasa yang diberikan perpustakaan, seperti KAP (kartu anggota perpustakaan), SBPP (surat bebas pinjam pustaka), denda buku, fotokopi, scan, surat ijin masuk (bagi non-ugm), parkir dan sewa kantin. 3. Information (bahan pustaka), yaitu koleksi (book materials dan non-book materials) yang relevan dan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pemustaka. Adapun koleksi book materials adalah sebagai berikut: a. Monograf atau koleksi buku b. Periodikal, koleksi bahan pustaka terbitan berseri adalah terbitan yang diterbitkan terus-menerus dalam jangka waktu terbit tertentu, dapat berupa harian, mingguan, bulanan, dan sebagainya (Yuyu Yulia, 2009: 1.5), seperti majalah, koran, jurnal ilmiah, dan buletin. 20

21 c. Buku Referensi, koleksi yang menunjang kegiatan belajar mengajar yang berupa kamus, direktori, bibliografi, buku tahunan, terbitan pemerintah, dan lain-lain. d. Karya-Karya Ilmiah, seperti makalah, tugas akhir, skripsi, thesis dan disertasi. Koleksi non-book materials adalah: a. Kaset, CD dan Diskets b. Peta c. Atlas d. Kliping e. Globe 4. Services (pelayanan), yaitu segala sesuatu yang diberikan dan disediakan oleh perpustakaan yang dapat memberikan kenyamanan kepada pemustaka, seperti sirkulasi, referensi, informasi (umum), penelusuran informasi CD-ROM(s), penelusuran informasi jurnal elektronik, penelusuran informasi digital library, fotokopi dan scanner, karya-karya ilmiah (disertasi, thesis, skripsi, tugas akhir, jurnal ilmiah), akses internet, dan wifi. Sedangkan faktor-faktor yang mempengaruhi kegiatan layanan perpustakaan agar kegiatannya dapat berjalan baik antara lain (13) : a. Layanan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka, b. Diusahakan agar pemustaka merasa senang dan puas, (13) Sutarno Ns, op. cit., hal

22 c. Prosesnya mudah, sederhana, dan efisien, d. Caranya cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran, e. Diciptakan suasana ramah, supel, dan menarik, f. Bersifat menimbulkan perasaan ingin tau lebih jauh kepada pemustaka, g. Bersifat membimbing, namun tidak terkesan menggurui, h. Dapat menimbulkan kesan baik, sehingga terdorong ingin sering mengunjungi perpustakaan 5. Building and Equipments (gedung dan peralatan), yaitu menyangkut seluruh yang berhubungan dengan gedung dan semua peralatan atau fasilitas yang dimiliki perpustakaan salah satu contohnya ruangan yang nyaman, bersih, dan ruang baca yang memadai. 6. Pustakawan yang profesional (14) Adapun ciri-ciri dari pustakawan yang profesional adalah: a. Pustakawan yang tepat waktu dalam melakukan dan menyelesaikan pekerjaan. b. Pustakawan yang bekerja dengan efisien. c. Pustakawan yang dapat diandalkan atau bersikap tenang, kokoh, mandiri, dan konsisten serta dapat dipercaya, baik menangani hal-hal kecil maupun besar. d. Banyak akal, setiap saat harus bisa memecahkan atau mencari jalan keluar masalah-masalah dalam pekerjaannya. e. Percaya diri, menyelesaikan tugas secara tenang atau diam tanpa banyak bicara. 22

23 (14) Toha Nursalam, op. cit., hal. 131 f. Punya nama, pustakawan harus punya nama yang baik, bersih, dan memiliki reputasi tinggi, yang semuanya dapat dicapai dengan prestasi. g. Berpenampilan rapi, untuk bekerja pustakawan harus berpakaian rapi, dan jangan pergi ke perpustakaan dengan penampilan yang tidak rapi dan sopan. 7. Helpful (petugas yang suka menolong pemustaka apabila memerlukan bantuan), pelayanan yang ramah, bersahabat dan responsif dari petugas serta menjawab pertanyaan-pertanyaan dan membantu dari apa yang dibutuhkan oleh pemustaka. 8. Time (waktu), yaitu jam buka layanan perpustakaan. 9. Internet Connections (koneksi internet), layanan internet dan wifi. 23

24 BAB III GAMBARAN UMUM UNSUR PENUNJANG UNIVERSITAS PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS GADJAH MADA A. SEJARAH Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada memiliki 3 (tiga) gedung untuk mengelola informasi atau bahan pustaka dan masing-masing sejarahnya sebagai berikut: 1. Unit I Diresmikan pada tanggal 31 Juli 1975 dengan luas bangunan 2.883m2 yang berada di selatan Kantor Pusat Universitas yang digunakan untuk Gedung Administrasi Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada. 2. Unit II Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Universitas Gadjah Mada berdiri sejak 1 Maret 1951, di sebuah gedung (sekarang Hotel Limaran) di Jl. Panembahan Senopati Yogyakarta ketika kampus masih berada di lingkungan Kraton. Kemudian pada tanggal 19 Desember 1959, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada pindah ke Jl. C. Simanjuntak menempati Gedung Pantja Dharma Sekip Unit V, yang saat ini menjadi Gedung Perpustakaan Unit II dengan luas m Unit III Sebelum menjadi Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada Unit II gedung tersebut merupakan Gedung Perpustakaan Pasca Sarjana. Pada tanggal 9 Mei 2008, menurut SK Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 200/P/SK/HT/2008 maka Perpustakaan 24

25 Pasca Sarjana dan Perpustakaan Pusat digabungkan menjadi satu yang pengelolaannya dibawah Perpustakaan Universitas. Sejak tahun 1951 sampai sekarang Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada telah mengalami beberapa kali pergantian Pimpinan yaitu: 1. periode Woerjanto 2. periode Moerjopranoto 3. periode R. Soedjatmiko 4. periode Dra. Sawitri Soeharto, M.A. 5. periode R. Soedjatmiko 6. periode Dra. Murianti, M.LS. 7. periode Dr. drh. Slamet Subagyo 8. periode 2002 sekarang Drs. Ida Fajar Priyanto, M.A. Dengan perubahan status Universitas Gadjah Mada menjadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara, maka berdasarkan SK Rektor No. 259/P/SK/HT/2004, kedudukan perpustakaan juga berubah dari Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) menjadi Unsur Penunjang Universitas (UPU) dan sebagai bagian dari Kantor Pusat Universitas Gadjah Mada. B. VISI DAN MISI Sebagai Unsur Penunjang Universitas penelitian bertaraf internasional, maka visi Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada adalah memberikan layanan informasi global melalui akses lokal untuk mendukung penelitian. 25

26 Sedangkan misi Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada adalah: 1. Menjadikan perpustakaan berstandar internasional yang mendukung Universitas penelitian, 2. Menyediakan informasi yang berkualitas lewat berbagai format media dan penyediaan akses ke berbagai sumber informasi berskala internasional, 3. Membangun sumber daya manusia berbudaya yang dapat mengelola dan memberikan pelayanan informasi secara profesional. C. TUGAS POKOK Sebagai Unsur Penunjang Universitas, Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada bertugas memberikan layanan informasi kepada civitas akademika Universitas Gadjah Mada dalam rangka mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang mencakup pendidikan, penelitian, dan pengapdian kepada masyarakat. Berbagai aktivitas yang dilakukan Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada meliputi: 1. memberikan layanan informasi sesuai kebutuhan civitas akademika dan masyarakat umum, 2. mengembangkan layanan informasi sesuai kebutuhan masyarakat dan perkembangan teknologi, 3. menerbitkan sarana penelusuran informasi, 4. menyelenggarakan bimbingan kepada pemustaka, 5. menyelenggarakan pelatihan dibidang informasi dan perpustakaan, 6. mengadakan, mengolah, dan memelihara koleksi untuk memenuhi kebutuhan informasi civitas akademika. 26

27 Sesuai dengan Surat Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada nomor 259/P/SK/HT/2004 tugas pokok Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada adalah: 1. membuat perencanaan strategis kegiatan-kegiatan perpustakaan, 2. mengkoordinasi semua kegiatan pelayanan perpustakaan yang ada di lingkungan perguruan tinggi, 3. menjalin kerjasama dengan instansi terkait baik dalam maupun luar negeri dalam rangka menyelenggarakan pelayanan perpustakaan, 4. mengelola sumber-sumber informasi penunjang kegiatan akademik yang ada di lingkungan Universitas, 5. melakukan pembinaan dan usaha pengembangan sumber daya manusia yang terdiri dari pustakawan dan pegawai perpustakaan, 6. membuat evaluasi pelaksanaan kegiatan perpustakaan, 7. membuat laporan secara periodikal kepada Pimpinan Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada. 27

28 D. STRUKTUR ORGANISASI Struktur Organisasi Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada dapat dilihat sebagai berikut: Gambar 3 Struktur Organisasi Perpustakaan Sesuai SK Rektor UGM No.259/P/SK/HT/2004 Sumber : UPU Perpustakaan Pusat UGM 2008 Di dalam Stuktur Organisasi Perpustakaan ini masing-masing pimpinan memiliki tugas dan tanggungjawab sebagai berikut: 1. Kepala Perpustakaan yang dijabat Oleh Drs. Ida Fajar Priyanto, M.A., memiliki tanggungjawab: a. Membuat perencanaan strategi kegiatan-kegiatan perpustakaan. b. Mengkoordinasi semua kegiatan pelayanan perpustakaan yang ada di lingkungan perguruan tinggi. c. Menjalin kerjasama dengan instansi terkait baik di dalam maupun di luar negeri dalam rangka menyelenggarakan pelayanan perpustakaan. 28

29 d. Mengelola sumber-sumber informasi penunjang kegiatan akademik yang ada di lingkungan universitas. e. Melakukan pembinaan dan usaha pengembangan sumber daya manusia yang terdiri dari pustakawan dan pegawai perpustakaan. f. Membuat evaluasi pelaksanaan kegiatan perpustakaan. 2. Sekretaris Perpustakaan Suwardjo, SH., memiliki tanggungjawab: a. Mengkoordinasi dan membina pustakawan di lingkungan perpustakaan b. Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan kepala bidang pelayanan. c. Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan kepala bidang jaringan dan database. d. Menyusun kegiatan rencana dan anggaran tahunan perpustakaan. e. Merencanakan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan pelayanan perpustakaan se-universitas. f. Membuat laporan berkala kepada Pimpinan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. g. Menjalankan tugas pimpinan ketika pimpinan sedang bertugas ke luar kota/luar negeri atau berhalangan hadir. h. Atas perintah pimpinan menjalankan tugas-tugas atau kegiatan lain yang dapat mendukung keberhasilan perpustakaan. 29

30 3. Kepala Bidang Jaringan dan Database, Wahyu Supriyanto, SE., M.Si., memiliki tanggungjawab: a. Mengkoordinasi sumber daya manusia bidang teknologi informasi perpustakaan untuk mengelola sistem dan objek-objek informasi dalam format digital. b. Melakukan standarisasi format database yang digunakan pada tiap-tiap perpustakaan di lingkungan Universitas. c. Merancang infrastruktur jaringan internet dan intranet di semua perpustakaan di lingkungan Universitas Gadjah Mada. d. Meningkatkan dan mengelola informasi dalam jaringan dan database. e. Merencanakan software sistem informasi perpustakaan terpadu untuk semua perpustakaan di lingkungan Universitas Gadjah Mada. f. Membuat laporan berkala ke Pimpinan Perpustakaan. 4. Kepala Bidang Layanan Drs. Lasa HS., M.Si., memiliki tanggungjawab: a. Mengkoordinasi jalannya pelayanan di perpustakaan pusat, perpustakaan fakultas, perpustakaan lembaga, dan perpustakaan pusat studi di lingkungan Universitas Gadjah Mada. b. Membina, membimbing, serta mengarahkan sumber daya manusia perpustakaan di bidang pelayanan perpustakaan. c. Merancang inovasi pelayanan untuk keperluan kepuasan pemustaka serta meningkatkan citra Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. d. Membuat usulan pengadaan prasarana untuk keperluan pelayanan perpustakaan. e. Mengkoordinasi jalannya pengelolaan dan peningkatan bahan pustaka. f. Membuat laporan berkala kepada Pimpinan Perpustakaan. 30

31 Gambar 4 Struktur Organisasi Interen Perpustakaan KABID. JARINGAN & DATABASE KOORDINATOR KEPUSTAKAWAN & KERJASAMA KOORDINATOR TI & WEBSITE KOORDINATOR PENGOLAHAN KOORDINATOR LAYANAN UNIT II DIKLAT KERJASAMA KOORDINATOR ADMINISTRASI KEPALA PERPUSTAKAAN Sumber : UPU Perpustakaan Pusat UGM 2008 Nama-nama yang menduduki jabatan Stuktur Organisasi Interen Perpustakaan serta bidang tugasnya adalah: 1. Dra. M.M. Sriningsih, Koordinator Administrasi. Bertugas mengkoordinasi jalannya kegiatan administrasi diantaranya sekretariat, sumber daya manusia (kepegawaian), keuangan, dan perlengkapan. 2. Drs. Hindar Purnomo, M.Si., Koordinator Kepustakawan dan Kerjasama. Bertugas sebagai koordinator jalannya kegiatan bagi organisasi forum pustakawan yang ada dilingkungan Universitas Gadjah Mada serta bekerjasama antar pustakawan baik di lingkungan Universitas Gadjah Mada sendiri maupun dengan pihak luar Universitas Gadjah Mada. 3. Ahmad Fakih Usman, SIP., Koordinator TI dan Website. Bertugas sebagai koordinator jalannya kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan komputer baik penempatan maupun kerusakan yang ada di 31

32 dalam komputer beserta pembuatan dan pemeliharaan website beserta jaringannya. 4. Janu Saptari, Koordinator Pengolahan. Bertanggungjawab jalannya pengolahan bahan pustaka baik dari pengadaan buku, klasifikasi, pengkatalogkan, pemasukan data ke komputer, dan perawatan bahan pustaka. 5. Y. Paidjo, Koordinator Layanan Unit II. Bertugas atas jalannya pelayanan sirkulasi yang berada di Gedung Unit II dan tanggungjawab seluruh isi Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada Unit II. 6. Lilik Kurniawati Uswah, SE.,M.Si., Koordinator Diklat. Bertanggungjawab akan penyelenggaraan kegiatan pendidikan dan pelatihan yang diselenggarakan oleh Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada seperti pelatihan INDOKPUS (Informasi dan Dokumentasi Perpustakaan), pelayanan pemakai, maupun pelatihan sumber daya manusia bagi petugas perpustakaan. E. SUMBER DAYA MANUSIA Sumber daya manusia merupakan titik sentral dari penyelenggaraan seluruh fungsi-fungsi manajerial. Hal ini dapat ditinjau kembali sebagaimana canggihnya teknologi jika tidak ada dukungan sumber daya manusia yang handal tidak akan berarti apa-apa. Oleh karena itu sumber daya manusia perlu ditingkatkan terus menerus, misalnya dengan pendidikan, pelatihan, magang, kursus dan lainnya (Lasa Hs, 2005: 62). 32

33 Di dalam buku laporan tahunan 2008 Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada memiliki sumber daya manusia yang terdiri atas dua bagian yaitu: 1. Tenaga Fungsional (Pustakawan) Pustakawan adalah seorang yang berkarya secara profesional dibidang perpustakaan dan dokumentasi, yang sadar pentingnya sosialisasi profesi Pustakawan kepada masyarakat luas. Sedangkan pustakawan yang dimaksud dalam Peraturan menteri PAN, yaitu Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagai pustakawan sesuai dengan Keputusan Menteri Pemberdayagunaan Aparatur Negara Nomor: 132/KEP/M.PAN/12/2002. dan keputusan bersama Kepala Perpustakaan Nasional RI dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor: 23 tahun 2003 Nomor 21 Tahun 2003 yang terdiri atas: Tabel 3 Kepangkatan Pegawai Perpustakaan Universitas Gadjah Mada NO GOLONGAN JUMLAH 1 IV/d 2 2 IV/c 1 3 IV/a 3 4 III/d 7 5 III/c 20 6 III/b 19 7 III/a 18 8 II/d 20 9 II/c 6 10 II/b 6 11 II/a 5 12 I/c 3 Sumber: UPU Perpustakaan Pusat UGM 33

34 2. Tenaga Administrasi Yaitu mereka yang berada dalam jalur non-fungsional dengan kenaikan pangkat regular setiap 4 (empat) tahun sekali, dan juga ditambah tenaga honorer atau pengawai yang diangkat dengan SK Rektor. Adapun Tenaga Administrasi ini terdiri dari: Tabel 4 Kepangkatan Tenaga Administrasi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada NO GOLONGAN JUMLAH 1 IV/c 1 2 III/a 5 3 III/b 1 4 III/d 2 5 II/a 3 6 II/b 8 7 II/c 7 8 II/d 3 9 HR 15 Sumber: UPU Perpustakaan Pusat UGM 2008 F. GEDUNG DAN RUANGAN Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada Unit I, gedung yang dibangun untuk administrasi yang berlokasi di Jalan Tridharma, sebelah selatan Kantor Pusat Universitas Gadjah Mada, Bulaksumur. Gedung ini terdiri atas 2 (dua) lantai dengan pembagian: Lantai 1 : Ruang Kepala Perpustakaan, Tata Usaha, Humas dan Dokumentasi, American Corner, World Bank, Wifi area serta Mushola. Lantai 2 : Pengolahan dan Perawatan Monograf. Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada Unit II, gedung yang dibangun untuk koleksi monograf yang berlokasi di 34

35 Jalan C. Simanjuntak, Sekip. Gedung ini terdiri atas 3 (tiga) lantai dengan pembagian: Lantai 1 Lantai 2 : OPAC, Wifi Area, Mushola, KAP, Ruang Internet. : OPAC, Koleksi Monograf, Sirkulasi, Ruang Penanggung Jawab Unit II, Sampoerna Corner. Lantai 3 : OPAC, Hatta Corner dan Ruang Baca. Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada Unit III, gedung yang berlokasi di sebelah Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada Unit I tepatnya di Jalan Tridharma, sebelah selatan Kantor Pusat Universitas Gadjah Mada, Bulaksumur. Gedung ini terdiri atas 3 (tiga) lantai dengan pembagian: Lantai 1 : OPAC, Ruang Internet, Koleksi Terbitan Berkala (Jurnal, Majalah, Koran), serta Ruang Baca. Lantai 2 : OPAC, Pengolahan Jurnal dan Thesis, Koleksi Rujukan atau Referensi, Ruang Internet, Mushola, serta Ruang Baca. Lantai 3 : OPAC, Koleksi Thesis (Cetak dan Digital) dan Jurnal-Jurnal Ilmiah serta Ruang Baca. G. SUMBER DANA Dana untuk mengelola Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada diperoleh dari 2 (dua) sumber yaitu: 1. Dana dari pemerintah perbulan sebesar Rp ,00 (tiga ratus tiga puluh lima juta empat ratus empat puluh empat ribu dua ratus lima puluh tiga rupiah) untuk gaji pegawai serta pertahun sebesar Rp ,00 (tiga puluh satu juta rupiah) untuk alat tulis kantor. 35

36 2. Dana dari masyarakat Universitas Gadjah Mada (SPP dan BOP) yang disesuaikan dengan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) pengelolaannya di Direktorat Keuangan Universitas Gadjah Mada. Dana dari masyarakat perpustakaan meliputi: a. Kartu Anggota Perpustakaan (KAP) b. Surat Bebas Pinjam Pustaka (SBPP) untuk syarat wisuda c. Denda buku d. Layanan fotokopi e. Surat ijin masuk perpustakaan bagi pemustaka non-ugm f. Parkir g. Sewa kantin h. Perawatan koleksi i. Anggota lama yang kehilangan kartu, dan membuat Kartu Anggota Perpustakaan (KAP) yang baru j. Reader Card (kartu baca) k. Hatta Corner l. American Corner m. Karya-Karya Ilmiah (KKI) H. SARANA DAN PRASARANA Kegiatan perpustakaan akan berjalan dengan baik dan lancar apabila didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai, baik untuk pemustaka secara umum maupun untuk petugas perpustakaan. Adapun rincian sarana dan prasarana Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada dapat dilihat pada lampiran

37 I. KOLEKSI Koleksi yang terdapat di Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada ada dua yaitu koleksi book materials dan non book materials. Tabel 5 Koleksi Book Materials JUMLAH KOLEKSI BOOK MATERIALS DI PERPUSTAKAAN s.d Desember 2008 Book materials Judul Eksemplar Koleksi monograf (buku) Periodikal American Corner Jumlah Sumber: UPU Perpustakaan Pusat UGM 2008 Tabel 6 Koleksi Non Book Materials JUMLAH KOLEKSI NON BOOK MATERIALS DI PERPUSTAKAAN s.d Desember 2008 Non Book materials Judul Eksemplar Kaset, CD dan Diskets Scanner 11 Slide Proyektor 2 LCD Proyektor 1 Peta Atlas Globe 1 Kliping Komputer 124 Jumlah Sumber: UPU Perpustakaan Pusat UGM

38 J. LAYANAN Berikut beberapa layanan yang terdapat di Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada: 1. Jam layanan Senin Kamis Jumat : WIB : WIB WIB Sabtu (khusus Unit II) : WIB 2. Layanan Sirkulasi Didalam sirkulasi terdapat 3 (tiga) layanan yang diantaranya sebagai berikut: a. Peminjaman koleksi monograf sebagai bahan ajar dengan menggunakan software SIPUS V3 (Sistem Informasi Perpustakaan versi 3). Setiap anggota perpustakaan mempunyai kesempatan meminjam koleksi sebanyak 14 eksemplar dengan waktu pinjam salama 10 hari. b. Melayani perpanjangan koleksi monograf yang dipinjam sebanyak 1 (satu) kali. c. Fotokopi, layanan fotokopi bagi civitas akademika Universitas Gadjah Mada serta pemustaka dari luar Universitas Gadjah Mada koleksi monograf dapat dilakukan melalui petugas perpustakaan. 38

39 Tabel 7 Data Layanan Sirkulasi 2008 No Uraian Jumlah/ tahun 1. Pengunjung Peminjam Buku dipinjam Buku dikembalikan Buku dibaca Buku difotokopi Pemakai fotokopi Pemakai internet Total Sumber: UPU Perpustakaan Pusat UGM Layanan Kenggotaan Seluruh civitas akademika Universitas Gadjah Mada yang terdaftar secara resmi berhak menjadi anggota perpustakaan. Setiap anggota akan diberi kartu pinjam setelah melakukan aktifitas atau pendaftaran ulang. Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada terbuka untuk umum, bagi masyarakat dari luar Universitas Gadjah Mada dapat memanfaatkan Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada dangan mendaftarkan diri dan akan memperoleh surat ijin masuk dan kartu baca atau card reader, namun bagi para civitas akademika Universitas Gadjah Mada yang memiliki kartu FKP2T (Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi) dapat langsung memanfaatkan koleksi bahan pustaka Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada. Adapun informasi keanggotaan serta peraturan perpustakaan dapat dilihat pada lampiran 9, lampiran 10, dan lampiran

40 Hak anggota perpustakaan: a. Meminjam buku sebanyak 14 eksemplar untuk Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada unit II selama 10 hari dan 1 (satu) kali perpanjangan. b. Membaca atau memfotokopi bahan pustaka sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Kewajiban anggota Unsur Penunjang Universitas Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada adalah mematuhi aturan yang berlaku, antara lain: a. Mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, b. Membayar denda keterlambatan pengembalian pinjaman sesuai ketentuan yang berlaku, c. Mengganti bahan pustaka yang hilang dengan bahan pustaka yang sama atau bahan pustaka lain yang disetujui oleh pihak perpustakaan atau dengan uang sebesar harga buku yang berlaku saat ini, d. Tidak meminjamkan GamaCard (kartu pinjam) kepada pihak lain. Tabel 8 Data Layanan KAP 2008 No Uraian Jumlah/ tahun 1. Anggota baru Surat bebas pinjam pustaka Pengunjung KAP Pengunjung wifi area Izin masuk Total Sumber: UPU Perpustakaan Pusat UGM

41 4. Referensi Layanan ini bertujuan untuk membantu pemustaka dalam penelusuran informasi untuk tugas penulisan atau penelitian. Koleksi Referensi antara lain berupa: almanak, kamus, direktori, statistik, terbitan pemerintah, peta dan lain-lain yang meliputi berbagai bidang ilmu dan program studi. Semua koleksi referensi hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi. 5. Terbitan Berkala dan Jurnal Layanan ini menyediakan informasi tentang wacana ilmu pengetahuan terbaru dari sumber-sumber yang berupa: jurnal, buletin, warta, media, newsletter, majalah populer, surat kabar, indeks, dan abstrak, baik dari luar maupun dalam negeri. Koleksi terbitan berkala dan jurnal hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi. Selain menyajikan koleksi hasil penelitian dosen, unit pelayanan ini juga menyajikan koleksi karya-karya ilmiah, makalah, pidato pengukuhan, dan buku wisuda dari lingkungan Universitas Gadjah Mada. Tabel 9 Data Layanan Terbitan Berkala dan Jurnal 2008 No Uraian Jumlah/ tahun 1. Dibaca Tambahan koleksi Pengunjung UGM Pengunjung NON-UGM Koleksi difotokopi Pemakai fotokopi Pemakai internet Penelusuran 466 Total Sumber: UPU Perpustakaan Pusat UGM

42 6. American Corner American Corner adalah program kemitraan antara kedutaan Amerika Serikat di Jakarta dengan Universitas-Universitas di Indonesia. Di American Corner menyediakan akses informasi terbaru dan terpercaya mengenai politik, ekonomi, kebudayaan, pendidikan dan kehidupan sosial di Amerika melalui koleksi buku, jurnal, DVD, database online, CD ROM dan kegiatan-kegiatan terbuka bagi pemustaka serta fasilitas internet gratis. Tujuan American Corner adalah menyediakan informasi yang akurat dan terpercaya mengenai Amerika Serikat, menyediakan fasilitas untuk penelitian dan studi, memberikan bantuan pengembangan intelektual dengan menyediakan sumber-sumber informasi yang berkualitas untuk dunia pendidikan dan memperkenalkan nilai-nilai, pandangan-pandangan, kebudayaan serta norma-norma Amerika Serikat kepada masyarakat. Koleksi dan sumber informasi a. Koleksi monograf terdiri dari referensi dan buku-buku di bidang karya fiksi, bisnis, ilmu sosial, politik, pendidikan, dan kebudayaan. b. Majalah, jurnal, dan laporan-laporan serta terbitan pemerintah Amerika Serikat. c. EbscoHost, database online yang menyajikan ringkasan dan artikel lengkap lebih dari 100 terbitan berkala. d. Jurnal Elektronik yang diterbitkan oleh Biro Informasi International Pemerintah Amerika Serikat. e. Akses internet gratis ke situs-situs Amerika dan Internasional, non pemerintah, lembaga riset, dan lembaga akademis. 42