BAB III SISTEM MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK

Transkripsi

1 BAB III SISTEM MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK 3.1 Manajemen Proyek Pengertian manajemen proyek menurut H.Kerzner (1982) adalah merencanakan, menyusun organisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Pada prinsipnya manajemen proyek merupakan suatu proses dari perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya, dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek. Pelaksanaan proyek memerlukan koordinasi dan kerjasama antar organisasi yang kuat dan terstruktur. Dan hal ini menjadi kunci pokok agar tujuan akhir proyek dapat selesai sesaui dengan schedule yang telah direncanakan. Manajemen proyek di Verde Two terdiri dari beberapa unsur yang memiliki fungsi yang berbeda-beda. Dimulai dari pemberi tugas adalah PT. Farpoint (Owner), merupakan pihak yang menghendaki suatu pekerjaan dilaksanakan mempercayai Jhonson Fain-Los Anggeles (Konsultan Perencana) untuk merencanakan bangunan yang sesuai dengan keinginan owner. Pelaksanaan konstruksi pihak Owner memberikan kepercayaan kepada PT. Total Bangun III-1

2 Persada Tbk sebagai Kontraktor Utama dan dibantu oleh pelaksana lain (Sub Kontraktor) dan diawasi oleh PT. Turner Internasional (Konsultan Pengawas). Hubungan kerja antara Owner (PT. Farpoint), Konsultan Perencana (Jhonson Fain L-A), Kontraktor utama (PT. Total Bangun Persada Tbk), dan Konsultan perngawas (PT. Turner Internasional) serta pihak lain (Sub Kontraktor) saling memiliki keterkaitan antara satu dengan yang lainya. Oleh karena itu penting sekali diperlukan manajemen proyek dalam pelaksanaan konstruksi agar terlihat adanya batasan mengenai tugas, wewenang, tanggung jawab dari pihakpihak yang terlibat dalam proyek, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan secara tumpang tindih. Fungsi manajemen adalah untuk menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber (tenaga kerja, dana, material, metode, dan alat) sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan persyaratan mutu, biaya, dan waktu yang direncanakan. Kunci pokok agar proyek selesai dengan schedule yang telah direncanakan, maka pelaksanaan proyek perlu adanya koordinasi dan kerjasama antara pihak-pihak yang terkait secara jelas dan terstrutur. Proyek Verde Two terdapat kegiatan yang dibagi dalam empat tahapan, yaitu: perencanan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengawasan (controling). III-2

3 Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan pada proyek Verde Two yang dilaksanakan oleh PT. Turner Internasional bertujuan untuk memandu pelaksanaan proyek. Hasil dari planning adalah berupa dibentuknya lingkup proyek, kontrak, WBS, schedule proyek. Pengorganisasian (organizing) Kegiatan penrgorganisasian pada proyek Verde Two berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi untuk melaksanakan konstruksi termasuk mengatur hubungan kerja antara unsur-unsur dalam organisasi. Penyusunan organisai di proyek Verde Two melibatkan unsur-unsur pelaksanaan pembangunan yang terdiri dari pemberi tugas yaitu PT. Farpoint (owner), konsultan perencana Jhonson Fain L-A, kontraktor utama PT. Total Bangun Persada Tbk yang masing-masing mempunyai tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Pelaksanaan (actuating) Kegiatan pelaksanaan konstruksi diproyek Verde Two yang dilaksanakan oleh PT. Toatal Bangun Persada Tbk untuk mewujudkan bangunan yang sesuai dengan yang telah direncanakan. Kegiatan pelaksanaan diawali dengan penandatanganan kontrak sampai dengan tahap serah terima dari Kontraktor kepada pemberi tugas (Owner). Pada tahapan pelaksanaan PT. Total Bangun Persada Tbk mempersiapkan beberapa hal yang meliputi pembuatan site layout III-3

4 yang berupa denah posisi bangunan-bangunan penunjang pelaksanaan proyek, menyiapkan organisasi pelaksanaan, menyiapkan gambar-gambar kerja, kebutuhan tenaga kerja dan alat. Pengendalian (controlling) Kegiatan pengendalian pada proyek Verde Two meliputi pengendalian mutu, pengendalian waktu, dan pengendalian biaya. Pengendalian mutu yang dilaksanakan oleh QC Independent (dari PT. Total Bangun Persada Tbk) dan pengawasan dari PT. Turner Internasional selaku Konsultan Pengawas. Kegitaan pengendalian mutu meliputi kegitan check list lapangan agar sesuai dengan gambar kerja yang telah disetujui. Kegiatan pengendalian waktu diproyek Verde Two dengan cara pembuatan time schedule oleh seorang scheduler dengan persetujuan Manajer Proyek dan Konsultan Pengawas yang kemudian diberikan kepada pihak pelaksana untuk dilaksanakan agar proyek selesai tepat waktu. Time Schedule berupa yang dikeluarkan berupa schedule mingguan dan bulanan. Pengedalian biaya dilaksanakan oleh quanity surveyor yang meliputi biaya masuk dan biaya keluar sesuai dengan yang telah derencanakan agar tidak terjadi penimpangan-penyimpangan. Pengendalian waktu dan biaya pada proyek Verde Two dengan melalui rapat kemajuan proyek yang melibatkan kontraktor pelaksana dan Konsultan Pengawas yang diadakan setiap dua minggu sekali. III-4

5 3.2 Organisasi Proyek Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang sangat kompleks memiliki ketebatasan waktu, biaya, dan sumber daya, sehingga diperlukan suatu organisasi untuk memperlancar kegiatan proyek tersebut. Proyek Verde Two memiliki organisasi yang terdiri dari PT. Farpoint sebagai Owner, PT. Turner Internasional sebagai konsultan pengawas, PT. Langdon & Seah Indonesia sebagai konsultan Quantity surveyor, konsultan perencana yang terdiri dari Jhonson Fain-LA dan PT. PDW, PT. Biro Desain Wardhana sebagai konsultan struktur, PT. Hantaran Prima Mandiri sebagai konsultan M & E, dan PT. Total Bangun Persada Tbk sebagai kontraktor utama. Organisasi proyek seperti terlihat pada gambar 3.1. Gambar 3.1. Struktur Organisasi Proyek Verde Two III-5

6 3.2.1 Pemberi Tugas (Owner) Pemberi Tugas (owner) adalah pihak yang menghendaki suatu pekerjaan dilaksanakan oleh pihak lain sehubungan dengan kepentingannya atas hasil pekerjaan tersebut, atau wakilnya yang ditunjuk dalam pekerjaan ini. Owner dalam proyek ini adalah PT. Farpoint. Proyek ini, Owner menunjuk konsultan pengawas PT. Turner Internasional sebagai pihak kedua yang berfungsi untuk mengawasi jalannya proyek yang nantinya akan dilaporkan kemajuan proyek berupa laporan harian, mingguan, dan bulanan. Namun demikian pada pembangunan proyek Verde Two ini setiap harinya Owner selalu terlibat dalam pembangunan proyek Konsultan Pengawas Konsultan Pengawas adalah pihak yang diangkat oleh Pemberi Tugas untuk bertindak sepenuhnya membantu atau mewakili Pemberi Tugas dalam memimpin, mengkoordinir, dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan ini di lapangan pada batas-batas yang telah ditentukan baik teknis maupun administrative. Konsultan Pengawas dalam proyek ini adalah PT. Turner Internasional. Adapun tugas konsultan pengawas pada proyek ini adalah sebagai berikut: Mengawasi jalannya pekerjaan di lapangan apakah sesuai dengan metode konstruksi yang benar atau tidak. Meminta laporan progres dan penjelasan pekerjaan tiap item dari kontraktor secara tertulis. Menegur dan menghentikan jalannya pekerjaan apabila tidak sesuai dengan kesepakatan. III-6

7 Mengadakan rapat rutin baik mingguan maupun bulanan dengan mengundang konsultan perencana, wakil owner, dan kontraktor. Berhubungan langsung dengan owner atau wakil owner dalam menyampaikan segala sesuatu di proyek. Menyampaikan progres pekerjaan kepada owner langsung. Mengesahkan material yang akan digunakan apakah sesuai dengan spesifikasi kontrak atau tidak. Mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasi pelaksanaan pekerjaan oleh kontraktor dalam aspek mutu dan waktu. Mengesahkan adanya perubahan kontrak yang diajukan oleh kontraktor Memeriksa shop drawing dari kontraktor sebelum dimulai pelaksanaan pekerjaan. Selalu meninjau ulang metode pelaksanaan pekerjaan oleh kontraktor agar memenuhi syarat K3LMP (kesehatan dan keselamatan kerja, lingkungan, mutu, dan pengamanan). Memberikan Site Instruction secara tertulis apabila ada pekerjaan yang harus dikerjakan namun tidak ada di kontrak untuk mempercepat schedule. III-7

8 3.2.3 Konsultan Perencana Konsultan perencana adalah orang atau badan yang membuat perencanaan bangunan secara lengkap baik bidang arsitektur, struktur, dan bidang lain yang melekat erat membentuk sebuah sistem bangunan. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan/perseorangan berbadan hukum/badan hukum yang bergerak dalam bidang perencanaan pekerjaan bangunan. Konsultan Perencana pada proyek ini tidak hanya melakukan perencanaan, akan tetapi setiap rapat dan bila ada kasus selalu dihadirkan untuk menjelaskan dan memberikan jawaban jika ada pertanyaan atau hal-hal yang kurang jelas dalam gambar rencana. Pertanyaan dari gambar yang kurang jelas dilakukan dengan mengirimkan RFI (Request For Information) yang dilakukan oleh Kontraktor Utama kepada Konsultan Perencana. Berikut ini adalah macammacam konsultan perencana yang terlibat pada proyek Verde Two. a. Konsultan Perencana Arsitektur Konsultan Perencana Arsitektur adalah pihak yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas untuk bertindak selaku Perencana (Designer) dan mengkoordinir dalam perencanaan Pekerjaan Arsitektur, Struktur, Interior, Mekanikal, dan Elektrikal yang dilakukan oleh konsultan-konsultan yang terlibat dalam proyek ini, dalam batas-batas yang telah ditentukan baik teknis maupun administratif. Konsultan Perencana Arsitektur dalam proyek ini adalah Jhonson Fain-LA sebagai desainer dan dikembangkan oleh PT. Pandega Desain weharima (PDW). III-8

9 b. Konsultan Perencana Struktur Konsultan Perencana Struktur adalah pihak yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas untuk bertindak selaku Perencana Struktur. Pekerjaan ini dibawah koordinasi Konsultan Perencana Arsitektur, dalam batas-batas yang telah ditentukan oleh teknis maupun administratif. Konsultan Perencana Struktur dalam proyek ini adalah PT. Biro Desain Wardhana (PT. BDW). c. Konsultan Perencana Mekanikal dan Elektrikal Konsultan Perencana Mekanikal dan Elektrikal adalah pihak yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas untuk bertindak selaku Perencana Mekanikal dan Elektrikal. Pekerjaan ini di bawah koordinasi Konsultan Perencana Arsitektur dalam batasbatas yang telah ditentukan baik teknis maupun administratif. Konsultan Perencana Mekanikal dan Elektrikal dalam proyek ini adalah PT. Hantaran Prima Mandiri (HPM) Quantity Surveyor Quantity Surveyor adalah pihak yang diangkat oleh Pemberi Tugas untuk bertugas dalam pengawasan dan pengendalian biaya proyek agar dalam hal penggunaannya tidak menyimpang dari perencanaan semula dan diantaranya juga bertugas menyiapkan ketentuan adminitrasi dokumen tender termasuk Bills of Quantities (BQ) dan dokumen kontrak. Quantity Surveyor dalam proyek ini adalah PT. Langdon & Seah Indonesia. III-9

10 3.2.5 Kontraktor Utama Kontraktor atau Pemborong adalah pihak yang penawarannya telah diterima dan telah diberi Surat Perintah Kerja oleh Pemberi Tugas (Owner) serta telah menandatangani Surat Perjanjian Pemborong dengan Pemberi Tugas (owner) pada perjanjian. Kontraktor bertanggungjawab atas segala sesuatu hal yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan dan menyerahkannya kepada Owner dalam kondisi dan cara-cara yang tertera pada Perjanjian Pemborongan. PT. Total Bangun Persada Tbk di tunjuk sebagai kontraktor dalam proyek pembangunan Verde Two. PT. Total Bangun Persada Tbk Bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek dalam bidang struktur, finishing dan mekanikal elektrikal. Tugas dari kontraktor dalam proyek ini sama seperti kontraktorkontraktor pada umumnya, yaitu sebagai pelaksana dan merealisasikan gambar perencanaan menjadi kenyataan dan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat yang telah di tetapkan oleh pengguna jasa. Kontraktor menyediakan sumber daya pekerja yang mendukung dalam suksesnya pembangunan proyek sampai selesai. Struktur organisasi PT. Total Bangun Persada Tbk dalam proyek pembangunan Verde Two dapat dilihat dalam lampiran 3.2. III-10

11 Gambar 3.2. Struktur Organisasi Kontraktor Proyek Verde Two III-11

12 Struktur organisasi tersebut akan mempermudah koordinasi dan kerja sama karena setiap bagian memiliki tugas dan wewenang masing-masing, yang akan meningkatkan efisiensi dan kualitas pekerjaan. Berikut ini akan diuraikan tugas, tanggung jawab, dan wewenang pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi kontraktor proyek Verde Two 1. Project Manager Project Manager adalah seseorang yang memiliki kekuasaan untuk memimpin semua kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek dan bertanggung jawab penuh terhadap tercapainya pelaksanaan proyek sesuai kontrak. Tugas: a. Mengkoordinasikan jalannya proyek. b. Mengatur personil proyek dengan Project Director dan melaporkannya kepada HRD. c. Memantau kegiatan dari beberapa Project Manager dalam memimpin pelaksanaan proyek sesuai dengan persyaratan kualitas, waktu dan anggaran yang telah disetujui. d. Bersama dengan manajer konstruksi mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan pemilik, konsultan, subkontraktor dan pemasok. e. Melakukan negosiasi dengan subkontraktor. f. Mengontrol kas proyek. g. Mengevaluasi kualitas kerja karyawan, baik secara langsung maupun tidak langsung. III-12

13 Tanggung Jawab: a. Karyawan yang disfungsional. b. Biaya, waktu dan kualitas pekerjaan. c. Pelaporan yang benar. d. Keselamatan kerja yang ditentukan saat proyek berjalan. Wewenang: a. Memberikan informasi bagi tim. b. Menyediakan data proyek yang dibutuhkan. c. Memberikan persetujuan kemajuan pembayaran subkontraktor. d. Memberikan peringatan kepada bawahan. 2. Deputy Manager Deputy Project Manager merupakan wakil dari Project Manager yang bertugas membantu pekerjaan Project Manager dalam pengendalian proyek. Tugas Deputy Project Manager antar lain: a. Menguasai detail spesifikasi teknis kontrak sebagai acuan dalam pelaksanaan proyek. b. Menjamin pelaksanaan sehari-hari di lapangan sesuai schedule yang dibuat. c. Menjamin tersedianya tenaga kerja, material dan alat yang memadai. 3. Construction Manager Tugas: a. Membantu membuat pertemuan konstruksi dan menjelaskan atau mendeskripsikan proyek kepada staf proyek. b. Memastikan pelaksanaan proyek dilakukan dengan metode yang benar. III-13

14 c. Mengontrol biaya pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana anggaran proyek. d. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerja sama dengan Owner, perencana konsultan mengenai baik buruknya proyek yang dilakukan. e. Melakukan komunikasi dan berkoordinasi dengan pihak internal dan eksternal untuk melaksanakan pekerjaan. f. Mengartikan atau menerjemahkan hasil berkomunikasi dan berkoordinasi dengan Owner dan pihak lain yang terkait dengan pelaksanaan proyek kepada tim proyek. g. Membuat laporan bulanan tentang kemajuan yang akan digunakan pada rapat koordinasi bulanan mengenai manajemen yang berhubungan dengan aspek realisasi biaya, kemajuan dan pelanggaran. h. Melakukan penerimaan bantuan dari Owner yang akan ditulis pada surat serah pernyataan. i. Meminta persetujuan dari Project Manager dan Project Director mengenai penggunaan subkontraktor. j. Memantau proses kegatan proyek di lapangan dan mengambl tindakan yang benar ketika terjadi pelanggaran yang sudah terjadi. Tanggung Jawab: a. Proses pelaksanaan pekerjaan yang baik. b. Berkoordinasi dengan baik antara divisi organisasi proyek. c. Mengontrol seluruh divisi organisasi proyek dalam menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. III-14

15 d. Keseluruhan proyek finishing baik pada aspek biaya, waktu dan keselamatan kerja pelaksanaan proyek. e. Menunjuk mandor untuk melaksanakan pekerjaan dalam proyek. f. Membuat laporan bulanan dan laporan akhir proyek yang akan disampaikan kepada Project Director. Wewenang: a. Memberikan persetujuan atas permintaan penambahan, pengurangan, mutasi, pekerjaan pekerja yang ditunjuk jika diperlukan. b. Membuat keputusan jika diperlukan pada proses pelaksanaan proyek. c. Mengatur, mengelola, memantau dan menolak semua kebutuhan pada proyek yang sedang berjalan. 4. Engineer Manager Tugas: a. Meninjau dan mengkoordinasikan hubungan antara gambar teknik sipil (struktur), arsitektur dan ME b. Menyiapkan material yang dibutuhkan untuk digunakan dalam proyek.. c. Melakukan koordinasi dengan Owner. d. Membuat jadwal persetujuan pengiriman bahan material. e. Menyiapkan material, shop drawing, dan metode pelaksanaan pekerjaan yang sesuai dengan spesifikasi. f. Mendisitribusikan pembuatan shop drawing dari pihak yang terkait. g. Menyiapkan bahan tambahan yang dibutuhkan dalam proyek. III-15

16 Tanggung Jawab: Menyetujui shop drawing yang akan digunakan. Menyetujui metode yang akan digunakan. Menyetujui subkontraktor yang akan bergabung. Wewenang: a. Mengajukan material yang telah disetujui oleh Project Manager dengan spesifikasi yang diminta. b. Memberi peringatan kepada bawahan. 5. Site Engineer (SE) Tugas: a. Melaksanakan metode pekerjaan yang diberikan oleh atasan yang sudah digambarkan oleh drafter. b. Melaporkan dan mendiskusikan dengaengineering manager/site coordinator mengenai metode yang akan digunakan. c. Memeriksa shop drawing yang berkaitan dengan struktur, arsitektur, dan MEP. d. Memeriksa metode yang sudah direncanakan dalam pelaksanaan proyek. e. Membuat jadwal shop drawing pekerjaan yang sudah direncanakan. f. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan oleh atasan langsung. Tanggung Jawab: a. Gambar yang benar dan pelaksanaan pekerjaan yang tepat waktu sesuai dengan jadwal rencana. b. Mencatat gambar yang sudah jadi pada sebuah dokumen. III-16

17 c. Memastikan bahwa yang digambarkan sesuai dengan dokumen yang benar. 6. Drafter a. Tugas: a. Menerima data yang diperlukan untuk pembuatan gambar. b. Melaksanakan pembuatan gambar detail. c. Mengirimkan hasil kerja ke site engineer. d. Memperbaiki gambar jika diperlukan. e. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan oleh atasan langsung. Tanggung Jawab: a. Memastikan gambar yang diminta benar. b. Tepat waktu dalam pembuatan gambar. 7. Quantity Surveyor Tugas: a. Membuat analisis harga satuan untuk setiap pekerjaan. b. Menghitung volume pekerjaan dan memantau setiap perubahan. c. Membantu Project Manager membuat kemajuan pekerjaan yang akan diserahkan kepada Owner. d. Membantu pembuatan laporan rutin bulanan. e. Membuat laporan kemajuan rutin untuk disampaikan ke Owner. f. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan oleh atasan langsung. III-17

18 Tanggung Jawab: a. Menjamin perhitungan volume pekerjaan yang benar dan menganalisis harga satuan. b. Menjamin waktu yang tepat pengajuan kemajuan ke Owner Wewenang: a. Memberikan informasi kepada atasan yang berkaitan dengan pekerjaan. 8. Site Manager (SM) Tugas: a. Mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan di lapangan. b. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan Kualitas Rencana, shop drawing, dan jadwal pelaksanaan. c. Memastikan bawahan melaksanakan tugas mereka sesuai dengan job descriptio yang diberikan. d. Bekerja sama dengan pihak terkait untuk mendapatkan hasil kerja yang memuaskan. e. Memastikan pelaksanaan pekerjaan mengikuti standar dan keselamatan kerja bersih yang ditetapkan pada proyek. f. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan oleh atasan. Tanggung Jawab: a. Atas aliran baik dari proses pelaksanaan pekerjaan. b. Atas efisiensi dan sumber daya yang dikelola secara efektif. c. Atas kualitas dan waktu kerja sesuai dengan anggaran. III-18

19 Wewenang: a. Membuat keputusan dan memberikan ide-ide kepada atasan untuk menambah, mengurangi, dan menghapus sumber daya. b. Memberikan peringatan kepada bawahan. 9. Chief Quality Supervisor Tugas: a. Melakukan koordinasi dengan semua Supervisor pelaksanaan pekerjaan di lokasi. b. Memantau peralatan dan tenaga kerja yang dibutuhkan di lokasi. c. Memantau jadwal kerja agar sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. d. Memantau kualitas kerja sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan. e. Membuat perkembangan harian untuk Site Coordinator Memantau dan mengkoordinasikan gambar yang diterima untuk diaplikasikan di lapangan. f. Mengatur tugas-tugas untuk Supervisor. g. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dan diberikan secara langsung oleh atasan. Tanggung Jawab: a. Menjamin aliran baik dari pekerjaan pada jadwal yang ditentukan. b. Menjamin kualitas kerja sesuai dengan kualitas yang ditentukan. c. Menjamin keamanan dan kebersihan lingkungan tempat kerja. d. Memastikan pelaksanaan pekerjaan di lapangan sesuai dengan versi terakhir shop drawing. III-19

20 Wewenang: a. Mengatur Pengawas pada pelaksanaan pekerjaan mereka. b. Melakukan pertemuan dengan Supervisor, Subkontraktor, dan mandor. 10. Quality Supervisor Tugas; a. Mengatur rencana kerja harian di lokasi. b. Mengatur persiapan kerja di lapangan, seperti: Langkah kerja yang akan dilaksanakan, Metode pelaksanaan pekerjaan. Menyediakan material, peralatan, dan tenaga kerja. c. Memantau pekerjaan di lapangan selama pekerjaan sedang berlangsung, seperti: Menyesuaikan pekerjaan dengan versi terakhir shop drawing dan spesifikasinya, Metode Kerja semua pekerja harus sesuai dengan instruksi kerja yang sah, penggunaan material dan peralatan di lapangan, kualitas dan jadwal pelaksanaan pekerjaan. keselamatan pekerja. kebersihan lokasi proyek. d. Menghitung kebutuhan material pendukung, peralatan, dan jumlah pekerja. e. Membuat laporan harian dan rencana eksekusi lapangan sesuai dengan aturan yang sah di lokasi. f. Membahas pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan pekerjaan dengan pihak terkait. g. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan secara langsung oleh atasan. III-20

21 Tanggung Jawab: a. Memastikan kualitas hasil kerja sesuai dengan kualitas yang direncanakan. b. Menjamin keselamatan kerja dalam melaksanakan pekerjaan di daerah yang bertanggung jawab. Wewenang: a. Memberikan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan kepada atasan. 11. General Affair Tugas: a. Mengkoordinasikan hubungan dengan pihak lain. b. Melakukan koordinasi keamanan di lokasi kerja. c. Mengatur proyek operasional pemakaian kendaraan. d. Memastikan lingkungan proyek telah mengikuti standar higienis dan keselamatan kerja yang ditetapkan di lokasi. e. ekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan secara langsung oleh atasan. Tanggung Jawab: a. Atas keamanan lokasi proyek. b. Atas izin lebih. Wewenang: a. Memberikan peringatan kepada bawahan. 12. Logistic Tugas: a. Menyediakan bahan dan peralatan seperti yang diminta. III-21

22 b. Memantau kedatangan material dan peralatan sesuai dengan waktu dan spesifikasi yang ditentukan. c. Memastikan bawahan melakukan tugas mereka sesuai dengan job description yang diberikan. d. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan secara langsung oleh atasan. Tanggung Jawab: a. Selama aliran baik dari bahan dan alat tersedia. Wewenang: a. Dengan persetujuan dari Project Manager, memiliki kewenangan untuk membeli bahan atau alat jika mendesak. 13. Store Keeper Tugas: a. Membuat permintaan alat dan bahan. b. Menyimpan alat dan bahan yang diminta. c. Mencatat alat dan bahan yang keluar. d. Mencatat kebutuhan alat dan bahan di lokasi. e. Memberikan laporan pengadaan alat dan bahan untuk Site Coordinators f. Mengembalikan alat dan bahan jika tidak diperlukan dalam proyek atas persetujuan Project Manager. g. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan secara langsung oleh atasan. Tanggung Jawab: a. Menjamin alat dan bahan yang keluar atau masuk terpantau dengan baik. III-22

23 Wewenang a. Menolak atau mengembalikan alat dan bahan yang tidak sesuai permintaan. b. Menolak permintaan penggunaan alat dan bahan yang tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. 14. HSE Manager Tugas: a. Memimpin perencanaan implimentasi K3L di lapangan. b. Memimpin HSE Officer, dan koordinasi dengan semua pihak tentang penerapan K3L. c. Membuat laporan dan program K3L. d. Mengkoordinir penanganan kecelakaan kerja dan pencemaran lingkungan maupun keadaan darurat lainya di lapangan. 15. Health, Safety, and Environmental Officer (HSE) Tugas: a. Melakukan pertemuan keselamatan. b. Memantau pelaksanaan kesehatan dan keselamtan terhadap pekerjaan. c. Menganalisis kesehatan dan keselamatan kerja. d. Membuat petunjuk kesehatan dan keselamatan kerja. e. Membuat laporan kesehatan dan keselamatan kerja serta menyampaikannya kepad Project Manager Memeriksa izin operasional alat dalam proyek. III-23

24 f. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan secara langsung oleh atasan. Tanggung Jawab: a. Kesehatan dan keselamatan kerja selama proyek berlangsung. Wewenang: a. Menghentikan kerja yang tidak aman. b. Memberikan peringatan kepada pekerja yang belum mematuhi HSE. c. Mengusir pekerja yang tidak taat terhadap HSE area kerja. d. Menghentikan pekerja yang masih belum mematuhi HSE setelah 3 kali peringatan. 16. Quality Control Independent Manager (QC Independent Manager) Quality Control Independent Manager merupakan orang yang bertanggungjawab dalam pengawasan dan pengendalian mutu, Independent artinnya besifat tidak terikat dengan Project Manager dan bertanggungjawab secara langsung kepada Director, sehingga tidak terjadi intervensi dari pihak-pihak yang terkait dalam proyek dilapangan. Tugas QC Manager Independent antara lain: a. Melaksanakan berbagai upaya untuk memastikan proses yang dikerjakan dan produk yang dihasilkan di proyek mencapai standar mutu dan spesifikasi yang diinginkan. b. Membuat instruksi kerja proyek. c. Bekerjasama dengan subcont untuk melakukan rencana inspeksi verifikasi shop drawing. d. Monitoring defect list. III-24

25 17. Quality Control Independent Tugas: a. Memastikan bahwa pekerjaan dan bahan yang digunakan sesuai dengan rencana mutu yang sudah ditetapkan pada langkah kerja atau penerimaan material dan membuat pemeriksaan untuk langkah kerja dan material yang akan digunakan dalam proyek. b. Membuat analisis hasil tes yang dilakukan dalam proyek dan memasukkannya dalam file dokumen penting. c. Membantu persiapan dalam pendokumentasian dan pekerjaan proyek yang berlangsung untuk Owner. d. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan oleh atasan langsung. Tanggung Jawab: a. Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan sesuai dengan rencana mutu yang akan diserahkan kepada Owner. b. Membuat peringatan baik lisan maupun tulisan kepada pihak terkait yang berhubungan dengan kualitas kerja. c. Menentukan bahwa suatu pekerjaan harus melanjutkan ke tingkat berikutnya. d. Memberikan peringatan kepada bawahan. 18. Surveyor Tugas: a. Memimpin, mengarahkan, dan mengatur Ass. Surveyor di lokasi. III-25

26 b. Membuat rencana kebutuhan alat ukur dan peralatan yang sesuai dengan kebutuhan lapangan. c. Memastikan perangkat pengukuran yang akan digunakan dalam kondisi baik (dikalibrasi). d. Memeriksa hasil kerja Ass. Surveyor. e. Mengawasi bersama dengan Kepala Pengawas pada pelaksanaan pekerjaan di lapangan. f. Membuat laporan hasil survei untuk Koordinator Lapangan. Tanggung Jawab: a. Terhadap kondisi alat ukur jaminan yang baik/benar (dikalibrasi). b. Memastikan hasil survey sesuai dengan gambar / kriteria. Wewenang a. Mengatur Surveyor pada pelaksanaan pekerjaan. b. Kembali atau menolak menggunakan perangkat pengukuran mdan peralatan yang tidak sesuai dengan kebutuhan lapangan. III-26

27 3.3 Hubungan Kerja Hubungan kerja antar organisasi ini dimaksudkan agar terdapat suatu keterkaitan antara Pemberi Tugas (Owner), Konsultan Pengawas, Konsultan Perencana Arsitektur, Konsultan Perencan Struktur, Konsultan Perencan ME, Kontraktor Utama, dan Sub Kontraktor seperti terlihat pada gambar 3.3. Gambar 3.2. Hubungan Kerja Organisasi Proyek Verde Two Hubungan Kerja Owner dengan Konsultan Pengawas Hubungan kerja antara Owner dengan Konsultan Pengawas adalah Owner memberikan mandat kepada Konsultan Pengawas untuk mewakilinya dalam pengawasan pelaksanaan pekerjaan. Konsultan Pengawas menyampaikan perubahan-perubahan yang terjadi dilapangan saat pelaksanaan kepada Owner Hubungan Kerja Owner dengan Konsultan Perencana Konsultan Perencana yang diberi tugas oleh Owner, memberikan layanan konsultasi dimana produk yang dihasilkan berupa gambar-gambar rencana dan III-27

28 peraturan serta syarat-syarat, sedangkan pemilik proyek memberikan biaya jasa atas konsultasi yang diberikan oleh konsultan Hubungan Kerja Konsultan Pengawas dengan Kontraktor Utama Konsultan Pengawas adalah pihak yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas (Owner) dalam melakukan pengendalian, koordinasi, pengawasan dan kualitas pelaksanaan pekerjaan serta mengeluarkan instruksi baik teknis maupun administrasi selama masa pelaksanaan sampai dengan masa pemeliharaan sesuai, serta memiliki wewenang dalam menjalankan tugas-tugasnya untuk mewakili kepentingan Owner. Instruksi dari Owner kepada Kontraktor Utama akan disampaikan melalui Konsultan Pengawas Hubungan Kerja Konsultan Pengawas dengan Konsultan Perencana Hubungan antara Konsultan Pengawas dengan Konsultan Perencana masing-masing mendasarkan kepada peraturan pelaksanaan yang ada. Bila dipandang perlu Konsultan Pengawas dapat berkonsultasi dengan Konsultan Perencana mengenai kesulitan yang mungkin timbul di lapangan. Konsultan Pengawas menyampaikan pertanyaan-pertanyaan dari kontraktor mengenai kesulitan-kesulitan dalam pelaksanaan konstruksi Hubungan Kerja Owner dengan Kontraktor Utama 1. Pemberi Tugas menugaskan kepada Kontraktor Utama, dan Kontraktor Utama menerima untuk melaksanakan pekerjaan yang dimaksudkan diatas sesuai dengan dokumen kontrak, termasuk gambar kontrak pekerjaan yang meliputi : seluruh pekerjaan yang termasuk dalam Paket Pekerjaan Struktur, Arsitektur & Mekanikal/Elektrikal. III-28

29 2. Kontraktor Utama akan melaksanakan pekerjaan yang disebutkan diatas, termasuk pekerjaan tambahan maupun pekerjaan pengurangan atas perintah Konsultan Pengawas setelah mendapatkan persetujuan dari Owner serta menurut ketentuan-ketentuan yang dijelaskan dalam Dokumen Kontrak. 3. Setiap waktu yang akan ditetapkan kemudian, sekali dalam sebulan Kontraktor Utama membuat dan mengajukan laporan kemajuan pekerjaan (progress) di lapangan kepada Pemberi Tugas dengan tembusan kepada Konsultan Pengawas dan Konsultan QS. 4. Pemberi Tugas memberikan pembayaran kepada Kontraktor Utama sesuai dengan yang ada dalam dokumen kontrak Hubungan Kerja Kontraktor Utama dengan Sub Kontraktor Sub Kontraktor hanya memiliki hubungan dengan Kontraktor Utama saja tanpa ada hubungan dengan elemen-elemen dalam proyek. Sub Kontraktor melaksankan pekerjaan sesuai kontrak yang diberikan oleh Kontraktor Utama Hubungan Kerja Kontraktor Utama dengan Supplier Suplier menyediakan berbagai bentuk resource yang di butuhkan dalam pelaksanaan proyek. Supplier harus sanggup memenuhi permintan barang sesuai dengan jadwal yang telah disepakati. Supplier berhubungan dengan kontraktor dengan ikatan kontrak pengadaan barang. III-29

30 3.4 Tender dan Kontrak Tender Proses diperlukan untuk memilih kontraktor untuk melaksanakan pengadaan barang atau jasa. Pada proyek Verde Two proses tender yang dilaksanakan oleh kontraktor utama (PT. Total Bangun Persada Tbk) dalam rangka untuk memilih sub kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang sudah dijadwalkan. Sebelum tender dilaksanakan maka perlu mempersiapkan dokumen tender antara lain: gambar kerja, BQ, rencana kerja dan syarat, syarat-syarat mengikuti lelang. Setelah semua dokumen tender lengkap maka sebagai pnyelenggara PT. Total Bangun Persada Tbk membuat undangan untuk diberikan kepada calon peserta tender. Sistem tender pada proyek Verde Two untuk memilih sub kontraktor adalah bersifat tertutup, dimana peserta tender mengajukan harga didalam amplop tertutup/dirahasiakan (harga penawar tertinggi tidak diketahui). Pada hari yang telah ditentukan akan dibiuka untuk mencari harga tertinggi sebagai pemenang lelang/tender. Pemberitahuan peserta tender dilakukan melalui surat undangan ataupun melalui telefon. Proses tender yang dilakukan dalam memilih Sub-Kontraktor pada proyek Verde Two yaitu sebagai berikut: LSI (Langdon & Seah Indonesia) menyerahkan BOI (Bill Off Item) kepda pihak Kontraktor Utama. Pihak Kontraktor Utama menyiapkan dokumen tender mengenai list pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan. III-30

31 Prebid meeting, yaitu penjelasan kepada para peserta tender yang telah diundang untuk mengiktui tender mengenai spesifikasi teknis dan pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan. Perhitungan volume bersama antara pihak LSI dan pihak Kontraktor Utama sebagai acuan volume yang akan ditawarkan kepihak Sub- Kontraktor. Submision I, ya penyerahan penawaran harga tahap pertama dari Sub- Kontraktor kepada Kontraktor Utama. Klarifikasi I, yaitu mamastikan mengenai harga, volume dan spesifikasi teknis apakah sudah sesuai atau belum. Proses ini dilakukan oleh pihak Kontraktor Utama kepada sub-kontraktor. Submision II sama dengan Submision I yang dilanjutkan dengan klarifikasi II. Submision terkahir yaitu yang ke III, sebagai harga terakhir yang ditawarkan oleh Sub-Kontraktor kepada Kontraktor Utama. Final Report, dimana pihak Kontraktor Utama meberikan data kepada Owner dalam bentuk tabel perbandingan harga yang telah ditawarkan oleh Sub-Kontraktor. Tahap terakhir Owner mengeluarkan kontrak (Project Management Instruktion) kepada Sub-Kontraktor yang terpilih sebagai pemenang tender untuk melaksanakan pekerjaan. III-31

32 3.4.2 Kontrak Sifat kontrak yang diberikan oleh Owner kepada Kontraktor Utama adalah Fixed Price Unit Rate yaitu bentuk kontrak konstruksi dimana harga satuan item pekerjaan bersifat tetap, dengan demikian volume dan harga total pekerjaan masih dapat berubah secara fleksibel. Jenis kontrak ini apabila terjadi pembetulan perhitungan perincian harga penawaran dikarenakan adanya kesalahan aritmatik, harga penawaran total dapat berubah, akan tetapi harga satuan tidak boleh diubah. Koreksi aritmatik hanya boleh dilakukan pada perkalian antara volume dengan harga satuan. Semua risiko akibat perubahan karena adanya koreksi aritmatik menjadi tanggung jawab awab sepenuhnya Penyedia Jasa. Bentuk kontrak Fixed Price Unit Rate tidak mengandung risiko Pengguna Jasa membayar lebih karena volume pekerjaan yang tercantum dalam kontrak lebih besar daripada kenyataan sesungguhnya sehingga Penyedia Jasa mendapat keuntungan tak terduga. Sebaliknya, Penyedia Jasa juga tidak menanggung risiko rugi apabila volume pekerjaan sesungguhnya lebih besar daripada yang tercantum dalam kontrak karena yang dibayarkan kepada Penyedia Jasa adalah pekerjaan yang benar-benar dilaksanakan. Perubahan volume disampaikan melalui sistem VO (Variation Order) dengan mebandingkan volume antara gambar kontrak dengan perubahan gambar yang dikeluarkan pada saat pelaksanaan melalui RFI (Request For Information). Perhitungan dilakuakan secara bersama antara Konsultan QS dan pihak Kontraktor Utama, setelah selesai hasil perhitungan disampaikan ke Owner, selanjutnya Owner mengeluarkan PMI (Project Management Instruction). III-32

33 3.5 Tenaga Kerja Penyelesaikan pekerjaan tidak terlepas dari peran serta tenaga kerja. Proyek Verde Two tenaga kerja dibagi menjadi dua kelompok yaitu tenaga kerja yang dibawah mandor dan tenaga kerja yang dibawah sub kontraktor. Dua kelompok tenaga kerja ini masing-masing harus mematuhi tata tertib yang ada misalnya mengenai penggunaan alat keselamatan kerja, mematuhi rambu-rambu, mengikuti toolbox meeting setiap pagi sebelum kerja, melakukan absen dan lainlain. Pengupahan tenaga kerja pada pryek verde two dibagi menjadi dua yaitu pengupahan melalui mandor dengan sistem opname dan pengupahan melalui sub kontraktor dengan menggunakan sistim progess sesuai dengan kontrak yang telah ditandatangani. Sistem pengupahan tenaga kerja yang dibawah mandor yang melalui sistem opname biasanya dilaksanakan dalam waktu dua minggu sekali. Opname mandor adalah pengajuan pembayaran oleh mandor ke kontraktor utama yang kemudian dibayarkan ke mandor dengan memenuhi syarat. Nilai pembayaran tersebut sesuia dengan volume yang sudah dikerjakan dan disetujui dalam chek list. Pembayaran tenaga kerja yang melalui sub kontraktor yaitu kontraktor memberikan pembayaran kepada sub kontraktor dengan memenuhi syarat terjapainya progress. Kemudian sub kontraktor tersebut memberikan pengupahan kepada tenaga kerja dal mwaktu sesuai dengan yang telah disepakati. III-33