Transkripsi

1 BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1 Organisasi Proyek Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan. Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain : 1. Organisasi Proyek Fungsional Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek. Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain proyek dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk, III-1

2 memiliki fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional. Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat dalam organisasi menjadi lemah. 2. Organisasi Proyek Tim Khusus Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim. Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkanidentitas dan komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun III-2

3 integrasi personil serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek. Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan terasa sulit karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama. 3. Organisasi Proyek Matriks Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus.beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai. Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua III-3

4 jalur pelaporan bagi personil proyek karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional. 4. Organisasi Proyek Virtual Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti.adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain terjadi pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha.sedangkan beberapa kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta terdapat potensi terjadinya konflik interpersonal. 3.2 Unsur Unsur Pelaksana Proyek Unsur-unsur pelaksana suatu proyek adalah orang atau badan yang terkait untuk menciptakan suatu bangunan jadi, yang sesuai dengan rencana awal. Untuk mencapai hal tersebut, maka tuntutan akan tanggung jawab, tugas, wewenang dan disiplin kerja yang termuat dalam Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) dan dokumen kontrak sangat diperlukan, sehingga dapat tercapai suatu rangakain dan hubungan kerja yang diharapkan. Adapun unsur-unsur pelaksanaan pembangunan Citra Towers Kemayoran, antara lain : III-4

5 Pemberi Kerja Citra Pembina Sukses J.O. Manajemen Konstruksi PT.Geoprima Arsitek Struktur Konsultan Perencana : DyXy Architecture + Interiors Los angles : Wiratman Structure Kontraktor Utama PT. Multibangun Adhitama Konstruksi Mek & Elekt : PT. Sigmatech Tatakarsa QS Landscape : Langdon Seah An Arcadis Company : PT. Sheilsflynn Asia Gambar 3.1. Struktur organisasi proyek Citra Towers Kemayoran Sumber : Data proyek Pemberi Tugas (Owner) Pemilik proyek atau owner adalah seseorang atau instansi yang memiliki proyek atau pekerjaan dan memberikannya kepada pihak lain yang mampu melaksanakannya sesuai dengan perjanjian kontrak kerja. Untuk merealisasikan proyek, owner mempunyai kewajiban pokok yaitu menyediakan dana untuk membiayai proyek. Berikut penjelasan mengenai tugas dan wewenang owner dalam pelaksanaan proyek konstruksi bangunan. Pada proyek Citra Towers Kemayoran ini yang bertindak selaku pemberi tugas (owner) adalah Citra Pembina Sukses J.O. Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi: III-5

6 a. Menyediakan biaya perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan proyek. b. Mengadakan kegiatan administrasi proyek. c. Memberikan tugas kepada kontraktor atau melaksanakan pekerjaan proyek. d. Meminta pertanggung jawaban kepada konsultan pengawas atau manajemen konstruksi (MK). e. Menerima proyek yang sudah selesai dikerjakan oleh kontraktor. Wewenang yang dimiliki owner a. Membuat surat perintah kerja. b. Mengesahkan atau menolak perubahan pekerjaan yang telah direncanakan. c. Meminta pertanggung jawaban kepada para pelaksana proyek atas hasil pekerjaan konstruksi. d. Memutuskan hubungan kerja dengan pihak pelaksana proyek yang tidak dapat melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan isi surat perjanjian kontrak. Misalnya pelaksanaan pembangunan dengan bentuk dan material yang tidak sesuai dengna RKS Konsultan Manajemen Proyek & Manajemen Konstruksi Konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi adalah pihak yang diberi kepercayaan oleh pemberi tugas (owner) untuk mengelola serta mengawasi proses pelaksanaan pembangunan dari mulai sampai dengan akhir pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Dengan kata lain, konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi mewakili atau bertindak sebagai koordinator atas nama pemberi tugas (owner) dalam mengelola pelaksanaan pembangunan dan bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada pemberi tugas (owner). III-6

7 Pada proyek pembangunan Citr Towers Kemayoran ini yang bertindak selaku konsultan manajemen proyek dan konstruksi adalah PT.Geoprima. Tugas dan wewenang dari konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi adalah meliputi : a. Mengawasi jalannya pekerjaan di lapangan apakah sesuai dengan metode konstruksi yang benar atau tidak. b. Meminta laporan progres dan penjelasan pekerjaan tiap item dari kontraktor secara tertulis. c. MK berhak menegur dan menghentikan jalannya pekerjaan apabila tidak sesuai dengan kesepakatan. d. Mengadakan rapat rutin baik mingguan maupun bulanan dengan mengundang konsultan perencana, wakil owner, dan kontraktor. e. Berhubungan langsung dengan owner atau wakil owner dalam menyampaikan segala sesuatu di proyek. f. Menyampaikan progres pekerjaan kepada owner langsung. g. Mengesahkan material yang akan digunakan apakah sesuai dengan spesifikasi kontrak atau tidak. h. Mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasi pelaksanaan pekerjaan oleh kontraktor dalam aspek mutu dan waktu. i. Mengesahkan adanya perubahan kontrak yang diajukan oleh kontraktor. j. Memeriksa gambar shop drawing dari kontraktor sebelum dimulai pelaksanaan pekerjaan. III-7

8 k. Selalu meninjau ulang metode pelaksanaan pekerjaan oleh kontraktor agar memenuhi syarata K3LMP (kesehatan dan keselamatan kerja, lingkungan, mutu, dan pengamanan). l. Memberikan Site Instruction secara tertulis apabila ada pekerjaan yang harus dikerjakan namun tidak ada di kontrak untuk mempercepat skedul Konsultan Perencana (Engineering Consultan) Konsultan perencana merupakan suatu badan perorangan atau badan hukum yang dipilih oleh pemilik proyek ataupun kontraktor pelaksana untuk melakukan perencanaan. Pada proyek pembangunan Citra Towers Kemayoran terdapat beberapa konsultan perencana,diantaranya : - Konsultan perencana arsitektur - Konsultan perencana struktur bangunan - Perencana MEP bangunan - Quantity surveyor - Konsultan landscape Tugas dan wewenang konsultan perencana Arsitek : a. Membuat rancangan dari arsitektur bangunan yang sesuai dengan kebutuhan Owner. b. Memberikan konsultasi dan pertimbangan kepada Owner mengenai rancangan yang akan dibuat. c. Membuat rancangan gambar sedetail mungkin demi kelancaran proyek. Tugas dan wewenang konsultan perencana Struktur : a. Mamberikan konsultasi kepada konsultan arsitektur saat perencanaan mengenai kekuatan konstruksi yang akan diterapkan. III-8

9 b. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi lapangan. c. Memberikan saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan. d. Menghadiri rapat-rapat koordinasi untuk mengantisipasi bila ada perubahanperubahan yang terjadi di proyek. Tugas dan wewenang konsultan perencana Mekanikal & Elektrikal : a. Membuat rancangan mengenai mekanikal dan elektrikal yang akan digunakan di lapangan. b. Memberikan saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang mekanikal elektrikal yang akan digunakan pada pelaksanaan pekerjaan. c. Menghadiri rapat-rapat koordinasi untuk mengantisipasi bila ada perubahanperubahan yang terjadi di proyek Quantity Surveyor Quantity Surveyor bertugas dalam pengawasan dan pengendalian keuangan proyek agar dalam hal penggunaannya tidak menyimpang dari perencanaan dan bertugas dalam pembuatan dokumen lelang, dokumen kontrak dan bills of Quantities(BOQ) dan mencatat progress kemajuan konstruksi Kontraktor Pelaksana Kontraktor adalah orang / badan hukum yang menerima dan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang telah ditetapkan. Untuk mendapatkan pekerjaan kontraktor harus menjadi pemenang lelang atau ditunjuk langsung oleh pemberi tugas/pemilik proyek. Dalam pelaksanaannya III-9

10 kontraktor dapat menunjuk sub-sub kontraktor untuk membantunya dalam pekerjaan tertentu dengan sepengetahuan pemberi tugas. Tugas dan tanggung jawab kontraktor secara umum adalah : a. Melaksanakan pekerjaan yang diberikan dengan mematuhi peraturan dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan berupa gambar-gambar kerja, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) b. Mengadakan perhitungan kembali ukuran-ukuran yang dianggap c. Meragukan dalam membuat gambar detail pelaksanaan (shop drawing), serta perbaikan gambar kerja dan gambar akhir pekerjaan (as built drawing) yang disetujui oleh konsultan pengawas sesuai dengan pelaksanaan di lapangan, sehingga akan mempermudah dalam pelaksanaan dan pengawasan di lapangan. d. Menyediakan tenaga kerja, peralatan kerja dan bahan-bahan sesuai dengan yang diisyaratkan. e. Membayar semua biaya pelaksanaan, misalnya upah buruh, sewa alat dan peralatan kerja yang lainnya. f. Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang harus disetujui dan diserahkan kepada konsultan pengawas disertai keterangan mutu bahan, alat dan hasil test laboratorium. g. Selalu berkonsultasi dan memberitahukan masalah yang timbul di lapangan kepada perencana dan pengawas. h. Menerima sejumlah biaya pelaksanaan proyek seperti yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. III-10

11 i. Mengikuti atau menghadiri rapat-rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh pengelola / pelaksana proyek secara berkala. j. Memilih serta mengawasi sub kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dengan persetujuan konsultan pengawas. k. Melakukan perbaikan atas kerusakan atau tidak sempurnanya pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dan semua biaya ditanggung oleh kontraktor. l. Menyelesaikan dan menyerahkan hasil pekerjaan. m. Menjamin dan menjaga keamanan, ketertiban selama pelaksanaan proyek. Fungsi kontraktor dalam pekerjaan ini adalah sebagai pelaksana pembangunan. Di dalam menjalankan fungsi tersebut, maka kontraktor harus selalu berpegang pada prinsip waktu, yaitu pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat waktu atau lebih cepat dengan pemakaian material yang seefisien mungkin tetapi kualitas atau mutu harus tetap memenuhi syarat serta dapat dipertanggung jawabkan kekuatan dan keamanannya. Untuk mencapai hal tersebut diatas, kontraktor memerlukan suatu pengaturan dan manajemen agar rencana kerja dapat dipenuhi, yang dituangkan dalam bentuk organisasi proyek. Dengan adanya organisasi proyek, tugas dan wewenang masing-masing pihak yang terlibat dan kepada siapa mereka bertanggung jawab dapat diketahui dengan jelas. III-11

12 3.3. Hubungan Kerja Antar Unsur Pelaksana Proyek Hubungan kerja antar unsur-unsur pelaksana proyek adalah hubungan dalam pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Hal ini merupakan suatu bentuk manajemen proyek yang diperlukan dalam setiap pelaksanaan proyek, baik proyek dengan skala besar maupun kecil.dengan adanya hubungan kerja ini, diharapkan adanya kerja sama yang baik antara pihak-pihak yang terkait, agar pekerjaan yang dilaksanakan tidak saling tumpah tindih antara pihak yang satu dengan pihak yang lainnya, sehingga terwujud hasil pelaksanaan sesuai dengan tujuan, tepat mutu dan tepat waktu. Semua unsur arus berpedoman pada peraturan-peraturan yang telah ditetapkan sebelumnya, baik secara teknis maupun administratif. Gambar 3.2. Skema hubungan kerja unsur - unsur proyek Sumber : Dari berbagai sumber Ket: Garis Komando : Memungkinkan Untuk memberikan perintah/instruksi /Perintah terkait proyek yang sedang dijalankan Garis Koordinasi : Hubungan sebatas koordinasi dalam perencanaan III-12

13 Hubungan antara Pemberi Tugas, Kosultan Perencana dan Kontraktor Pelaksana Hubungan Kerja Antara Owner dengan Konsultan Perencana Hubungan antara Pemberi Tugas dengan Konsultan Perencana, biasanya kontraknya berupa SPK (Surat perintah Kerja), dimana Pemberi tugas memberikan data-data awal terkait kondisi lapangan sedangkan Konsultan Perencana memberikan Perencanaan Berupa Hasil gambar, data anggaran, perhitungan struktur terkait proyek yang akan dilaksanakan Hubungan Kerja Antara Konsultan Perencana dengan Kontraktor Untuk hubungan antara Konsultan perencana dengan Kontraktor hanya sebatas koordinasi apabila terjadi perubahan desain, penambahan pekerjaan, perbedaan gambar, atau hal-hal tak terduga terkait proyek guna mendapatkan solusi yang baik Hubungan Kerja Antara Owner dengan Kontraktor Bentuk ikatan antara Pemberi Tugas dengan Kontraktor berupa kontrak. Pemberi tugas kepada kontraktor pelaksana memberikan biaya pelaksanaan pekerjaan, sedangkan kontraktor pelaksana kepada pemberi tugas memberikan hasil/produksi pekerjaan. Sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang berlaku, hubungan kerja antar pemberi tugas dan kontraktor pelaksana pada umumnya dituangkan dalam suatu kontrak atau surat Perjanjian Pekerjaan Pemborongan. Hubungan kerja ini baru timbul setelah melalui proses pelelangan atau juga melalui penunjukan langsung. III-13

14 3.4. JOb Description dari Struktur Organisasi PT. MULTIBANGUN ADHITAMA KONSTRUKSI Job Description adalah suatu gambaran masing-masing staff yang mempunyai peran, tugas, kewajiban serta tanggung jawab tertentu dalam suatu kesatuan utuh. Dari Job description tersebut dapat diketahui dengan jelas pos devisi masing-masing pihak yang terlibat dalam proyek.tugas dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing tersebut dalam organisasi dari PT. MULTIBANGUN ADHITAMA KONSTRUKSI terlampir Project Manager Project Manager mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dan kegiatan pengkoordinasian yang melibatkan seluruh staf dibawahnya. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a. Membuat sistem yang baik dan benar b. Menciptakan hubungan kerja yang baik antara semua anggota pelaksana proyek serta mengatur tugas bawahannya sesuai dengan keahlian dan kemampuannya. c. Membuat time schedule pelaksanaan pekerjaan. d. Menyusun laporan kemajuan proyek untuk dilaporkan kepada kantor pusat kontraktor. e. Menjamin bahwa semua permintaan kualitas terpenuhi dengan menggunakan program-program proyek. III-14

15 f. Kontrol terhadap kegiatan yang menyimpang. g. Membuat risalah rapat mingguan. Project manajer pada proyek Citra towers ini dikepalai oleh Bapak Wahjudi G.H. Pada pelaksanaannya Project Manajer sebagai penanggung jawab proyek,semua keputusan pekerjaan yang bersangkutan dengan pelaksanaan dan tekhnik pelaksanaan di lapangan harus mendapat approval dari Project Manajer Quality Qontrol Kualitas bangunan yang baik merupakan harapan pemilik proyek yang diamanatkan kepada kontraktor, oleh karena itu diperlukan seorang staff quality qontrol untuk memastikan setiap item pekerjaan di proyek mampu di produksi dengan kualitas maksimal sesuai dengan standar perusahaan akan kualitas produk bangunan. Tugas dari quality qontrol antara lain : a. Membuat permintaan untuk pemeriksaan atau pengetesan barang untuk intern kontraktor maupun bersama dengan konsultan pengawas atau owner untuk memastikan material yang akan digunakan sudah sesuai dengan kriteria yang diinginkan pemilik proyek bangunan. b. Membuat surat teguran atau menegur secara langsung kepada pelaksana, sub kontraktor atau mandor apabila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan atau pengadaan material yang mempengaruhi mutu hasil pekerjaan dilapangan. III-15

16 c. Melakukan pengecekan terhadap material yang akan didatangkan maupun yang sudah tiba di lokasi proyek untuk memberikan status kepada bahan bangunan tersebut apakah ditolak atau diterima setelah melihat kualitas barang. d. Mengikuti jalannya pelaksanaan pembangunan sehingga setiap penyimpangan dalam pelaksanaan yang dapat mengurango mutu pekerjaan dapat dicegah, hal ini lebih baik jika dibanding perlakuan pengecekan pekerjaan pada hasil akhir saja sehingga apabila terjadi mutu yang kurang baik harus dilakukan bongkar pasang yang menyebabkan biaya tambahan. e. Melakukan pengecekan apakah pelaksanaan pekerjaan dilapangan sudah sesuai dengan gambar pelaksanaan atau shop drawing. f. Meminta contoh material atau brosur yang berisi spesifikasi material bahan kepada supplier sebelum melakukan pembelian sehingga material terpilih sesuai dengan standar kualitas yang dalam kontrak kerja. g. Membuat laporan dan data-data yang dibutuhkan perusahaan yang berhubungan dengan pekerjaan quality qontrol pada proyek pembangunan SHE Officer (SAFETY) HSE / SHE Officer (Safety) adalah singkatan dari Health Safety Environment. HSE / SHE Officer (Safety ) merupakan salah satu bagian dari manajemen sebuah perusahaan. Tugas SHE Officer (Safety) antara lain: a. Membuat program kerja K3 dan perencanaan pengimplementasian. b. Memastikan berjalannya program SMK3 dan membuat dokumentasikannya. c. Membuat laporan dan menganalisis data statistik SHE. d. Melakukan peninjauan resiko assessment, SOP/SWP dan JSA. III-16

17 e. Melakukan pemeriksaan pada peralatan kerja, tenaga kerja, kesehatan tenaga kerja serta lingkungan kerja. f. Meninjau keselamatan kerja dan pelatihan keselamatan. g. Mampu melakukan penanggulangan kecelakaan kerja dan melakukan penyelidikan penyebabnya. h. Memastikan tenaga kerja telah bekerja sesuai dengan SOP. i. Meninjau dan mengarahkan karyawan bekerja sesuai kewajiban dan sesuai dengan sistem operasi perusahaan. Pada lokasi yang berbahaya dan sekitarnya penting untuk diberi pembatas. Sedangkan perlindungan diberikan kepada pekerja dan pengunjung, maka perlu ada rambu-rambu dan pembatas untuk setiap daerah yang berbahaya.tipe pembatas, handholds, landasan, pembatas lain yang diperlukan (batas pejalan kaki, pembatas area yang licin, dll),area yang memerlukan pembatas dan perlindungan adalah tangga, lubang, tanjakan, manholes terbuka, area alat berat bekerja, area galian, area dalam pekerja. Pada proyek ini untuk tugas seorang HSE penulis melihat sudah memenuhi kriteria sesuai dengan standar agar pada pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan aman dan nyaman. III-17

18 Gambar 3.3. standar safety pekerja Sumber : foto proyek Gambar 3.4. tanda peringatan keselamatan kerja Sumber : foto proyek III-18

19 Gambar 3.5. papan informasi keselamatan kerja Sumber : Foto proyek Time Control Peran utama dari Time Control adalah untuk melacak dan mengkoordinasikan progress proyek dari hari ke hari untuk memastikan bahwa proyek ini on-track. Tugas dari Time Control adalah : a. Pembuatan master schedule (daily/ weekly/ monthly report). Kurva S aktual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya. b. memantau biaya dan komitmen melalui permintaan (requisition) dan invoice. c. memastikan keterlibatan aktif dari anggota tim. III-19

20 d. mengatur berbagai pertemuan seperti ulasan pertemuan kemajuan proyek, lingkaran kualitas, dan sejenisnya. e. membangun strategi untuk mengatasi hambatan atau keterlambatan dengan menerapkan berbagai metode seperti menggunakan pengetahuan teknis untuk industri terkait, melakukan inovasi untuk menyederhanakan pekerjaan-pekerjaan, berimprovisasi dengan sumber daya yang tersedia, penjadwalan lembur untuk memenuhi tenggat waktu dan cara-cara alternatif lainnya. Gambar 3.6. Form laporan harian Sumber : Foto proyek III-20

21 3.4.5.Pengendali Dokumen Pengendali dokumen (Document Controller) dalam Sistem Manajemen Mutu adalah orang atau tim yang ditunjuk untuk mengurusi masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen. Tugas dari Pengendali Dokumen adalah : a. Membantu management representative dalam menjalankan prosedur pengendalian dokumen dan rekaman mutu. b. Memasukkan data dokumen ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to date. c. Memastikan dokumen disahkan sebelum didistribusikan. d. Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan berkordinasi dengan management representative. e. Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian yang berkepentingan. f. Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah untuk ditelusuri. g. Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah kadaluarsa. Pada aktualisasinya bilamana ada perubahan dookumen maka yang dilakukan adalah dengan mengganti yang baru dan dokumen lama akan ditarik dari peredaran. Sistemnya data tetap disimpan namun dipisahkan dari rak penyimpanan dokumen. III-21

22 Gambar 3.7. Meja pengendali dokumen Sumber : Foto dokumentasi Gambar 3.8. Rak ijin pelaksanaan Sumber : Foto dokumentasi III-22

23 b Gambar 3.9. Brangkas dan shop drawing Sumber : Foto dokumentasi Kabag Pelaksana (SM) Site Manager merupakan penanggung jawab bidang perencanaan teknis dan pengendalian operasionalnya dalam suatu proyek.tugas dari Site Manajer adalah : - Membuat perencanaan kegiatan operasional pelaksanaan proyekbersama dengan Project Manager menyusun bahan / materi Rencana Mutu Proyek sesuai bagiannya. - Menyiapkan detail materi penyusunan Rencana Anggaran Proyek. - Menyusun schedule bulanan dan mingguan berdasarkan master schedule kontrak kerja. - Merencanakan kebutuhan SDM dan teknologi. - Merencanakan penggunaan material dan peralatan. III-23

24 - Merencanakan metoda kerja / sistem pelaksanaan bersama dengan Engineering, bagian Mechanical Electrical dan Nominaterd Sub Contactor (NSC). - Mengusulkan pengembangan karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. - Mengatur kegiatan operasional pelaksanaan proyek - Memimpin / mengarahkan secara langsung para Subkontraktor, Mandor dan Pelaksana proyek untuk memenuhi persyaratan biaya, mutu, waktu, dan safety yang telah disepakati. - Melakukan koordinasi dengan bagian lain (internal) terkait untuk kelancaran pelaksanaan proyek. - Melakukan koordinasi dengan GA (General Affair) terkait dengan urusan umum. - Melakukan koordinasi dengan MR (Management Representatif) terkait audit. - Melakukan koordinasi dengan Cost Control terkait dengan optimalisasi keuntungan proyek. - Melakukan koordinasi dengan Safety terkait dengan K3. - Melakukan koordinasi dengan Owner / Konsultan terkait pelaksanaan proyek. - Melakukan koordinasi dengan Suplier / Subkontraktor terkait kelancaran pelaksanaan proyek. - Melakukan koordinasi dengan Logistik dan Mekanik yang terkait dengan material dan peralatan. III-24

25 - Melakukan koordinasi dengan Quality Control terkait dengan mutu pekerjaan. - Melaksanakan kegiatan operasional pelaksanaan proyek - Memproses detail Berita Acara tagihan. - Menyusun detail / materi progress claim untuk disetujui oleh Project Manager dan Pemberi Tugas. - Mendistribusikan shopdrawing ke setiap Supervisor. - Memastikan pelaksanaan kerja sehari-hari di lapangan sesuai jadual yang dibuat. - Mengendalikan pelaksanaan biaya proyek guna mencapai target biaya, mutu, waktu dan safety. - Menyetujui nilai progres pekerjaan Mandor yang diajukan oleh Chief Supervisor / Supervisor. - Mengendalikan sumber daya dalam pelaksanaan proyek. - Melakukan perbaikan sesuai dengan kebutuhan pelanggan (pemilik proyek / konsultan). - Melaksanakan,mensosialisasikan,mengembangkan dan mengendalikan penerapan. - peraturan tata tertib, sistem dan prosedur proyek. - Memastikan bahwa aset yang ada di proyek terpelihara dengan baik, termasuk memastikan alat ukur yang dipakai telah dikalibrasi, ditera dan diverifikasi. - Memfasilitasi kegiatan audit di proyek. - Membuat laporan kegiatan proyek. III-25

26 - Menyiapkan detail materi laporan bulanan bersama Project Manager. - Memotivasi, mengarahkan dan membina bawahan untuk mencapai sasaran. - Melaksanakan pengembangan karyawan dan peningkatan disiplin kerja bawahan. - Mengusulkan perubahan status karyawan (rotasi, mutasi, promosi, sanksi dan demosi) sejauh wewenang yang dimiliki. - Mengontrol pelaksanaan operasional pelaksanaan proyek - Memastikan tersedianya tenaga kerja, material dan alat yang memadai. - Memastikan tersedianya gambar kerja untuk dilaksanakan oleh mandor / Subkontraktor. - Memastikan tersedianya dana pembayaran upah / opname mandor. - Memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai IK (Instruksi Kerja) yang berlaku. - Memastikan keselamatan kerja selama pelaksanaan proyek. - Menganalisa hasil kegiatan pelaksanaan proyek untuk melihat kesesuaian antara rencana dan realisasinya. - Mengontrol penggunaan peralatan safety dan peralatan surveyor. - Mengontrol pelaksanaan pekerjaan Subkontraktor / NSC. - Bersama PM mengevaluasi kinerja Subkont berdasarkan hasil kerja di lapangan untuk masukan kepada Dept. Logistic - Menganalisa kebutuhan dan pemakaian material maupun peralatan. - Mengontrol personil / SDM proyek serta disiplin kerja bawahan. III-26

27 3.4.7.Kabag Teknik (SE) Site Engineer adalah pembantu tugas manager proyek yang memiliki tugas dalam perencanaan teknis dan material yang meliputi menyediakan seluruh shop drawing, membuat perhitungan konstruksi yang diperlukan, menentukan spesifikasi data teknis bahan dan volume pekerjaan. Selain itu, juga membuat metode pelaksanaan yang diperlukan oleh proyek dan waktu kerja yang diperlukan. Tugas dari Site Engineer adalah : a. Mengkoordinir pembuatan master schedule dan breakdown aktivitas bulanan dan mingguan. b. Mengkoordinir penentuan schedule material dan persetujuan material dari owner. c. Mengkoordinir pembuatan shop drawing. d. Memaksimalkan kemungkinan pemanfaatan value engineering (VE). e. Mengkoordinir pembuatan laporan progres pelaksanaan proyek secara periodik Drafter Drafter berkerja sama dengan Engineer di pekerjaan engineer proyek dengan spesifikasi penanggung jawab dalam hal membuat, mengatur, melaksanakan kegiatan drawing. Tugas dari Drafter adalah : a. Membuat perencanaan kegiatan operasional drawing - Merencanakan program kerja sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya. b. Mengatur kegiatan operasional drawing. - Mengatur filling soft copy di komputer dan hard copy. c. Melaksanakan kegiatan operasional drawing III-27

28 - Membuat gambar-gambar kerja sesuai pengarahan Engineer proyek dan schedule yang ditetapkan. - Memeriksa kesesuaian gambar for construction dari konsultan / owner terkait dengan bidang kerja lainnya (MEP, sipil / arsitek, landscape, dll), untuk diterapkan dalam pembuatan shop drawing. - Memeriksa kelengkapan dan sistim gambar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. - Menyusun dan menyiapkan dokumen As Built Drawing. - Melaksanakan peraturan tata tertib, sistem dan prosedur proyek. - Memelihara semua gambar yang menjadi arsip di proyek. - Memelihara aset yang ada di Bagiannya dengan baik (komputer, software, hardware). - Mengajukan usulan-usulan perbaikan. - Melaksanakan K3 dan memelihara kebersihan dan kerapian area kerja. Gambar meja drafter Sumber : Foto dokumentasi III-28

29 3.4.9.QS ( Quantity Surveyor ) Quantity Surveyor merupakan penanggung jawab dalam membuat, mengatur, melaksanakan dan mengontrol kegiatan oprasional kuantitas kontruksi. Tugas dari Quantity Surveyor adalah : a. Membuat perencanaan kegiatan operasional Quantity Surveyor - Merencanakan program kerja (tagihan, progress proyek, pekerjaan tambah / kurang, evaluasi anggaran, opname Mandor / Subkontraktor, volume pekerjaan, final account ke Owner / Subkontraktor). b. Mengatur kegiatan operasional Quantity Surveyor - Melakukan koordinasi dengan Site Manager / Project Manager terkait dengan kebutuhan material dan biaya dengan persetujuan Atasan. - Melakukan koordinasi dengan Project Manager terkait dengan progress claim proyek dengan persetujuan Atasan. - Melakukan koordinasi dengan Cost Control terkait dengan evaluasi proyek berjalan dengan persetujuan Atasan. - Melakukan koordinasi dengan Subkontraktor terkait volume dan progress pekerjaannya dengan persetujuan Atasan. c. Melaksanakan kegiatan operasional Quantity Surveyor - Menghitung volume pekerjaan pada awal proyek untuk pembuatan RAP (Rencana Anggaran Proyek). - Membuat progres proyek. - Menyiapkan SPK untuk mandor berdasarkan quantity yang sudah dihitung dari approved shop drawing dan BBS. III-29

30 - Memberikan informasi upah Mandor kepada PM / SM berdasarkan prosedur dan ketentuan yang berlaku, dalam pembuatan SPK dan opname Mandor. - Menghitung prestasi volume kerja Subkont dan Mandor dari pencapaian progress pelaksanaan dilapangan. - Menghitung pekerjaan tambah dan kurang / variation order di lapangan sebelum disetujui oleh Project Manager dan diajukan ke Pemberi Tugas. - Membuat progres pekerjaan yang akan ditagihkan kepada Owner dan membuat laporan kepada Project Manager. - Menjabarkan master schedule menjadi schedule kurva S. - Menghitung volume material yang dibutuhkan. - Membuat final account proyek (owner, Subkontraktor dan kantor pusat). - Membuat evaluasi Subkontraktor, supplier dan item pekerjaan yang akan dikerjakan sendiri. - Mendukung kegiatan audit. - Melaksanakan peraturan tata tertib, sistem dan prosedur proyek. - Memelihara aset yang ada di bagiannya dengan baik. - Membuat laporan kegiatan. - Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan langsung / lebih tinggi. - Melaksanakan K3 dan memelihara kebersihan dan kerapian area kerja. d. Mengontrol pelaksanaan operasional Quantity Surveyor - Mengontrol progress proyek ( Subkontraktor, mandor, progress claim, dll). III-30

31 - Mengontrol permintaan dan pemakaian material. - Memonitor pekerjaan tambah dan kurang / variation order di lapangan Pelaksana Besi ( BBS) Tugas dan tanggung jawab dari Pelaksana Besi adalah : a. Mengatur dan mengawasi pemasangan pembesian di lapangan mulai dari tulangan pokok, tulangan torsi, tulangan geser pada kolom, plat lantai dan dinding geser. b. Mengatur serta mengawasi pengadaan pembesian dan pembengkokan pembesian. c. Membantu pelaksanaan pekerjaan di lapangan. d. Melaporkan hasil pekerjaan kepada bagian pelaksanaan struktur. Gambar Pelaksana besi Sumber : Foto proyek III-31

32 Pelaksana Bekisting Tugas dan tanggung jawab dari Pelaksana Bekisting adalah : a. Mengatur pembuatan bekisting. b. Mengatur pelaksanaan pemasangan bekisting sebelum pengecoran dilakukan. c. Melakukan pemeriksaan bekisting sebelum dan sesudah di isi coran beton. d. Melaporkan hasil pekerjaan kepada bagian pelaksanaan struktur. Pada pelaksanaan ini petugas pelaksana bekisting harus memastikan bahwa pekerjaan pembesian sudah dilakukan dengan benar dan pelaksanaan ini dapat dilaksanakan jika sudah mendapat surat ijin dari enginer mengenai pelaksanaan pemasangan begisting. Gambar pekerjaan pemasangan begisting kolom Sumber : Foto proyek III-32

33 Pelaksana Cor/Beton Pada pelaksanaan pengecoran pihak PT. Multibangun Adhitama Konstruksi menunjuk PT.Pioner selaku batching plan pada tahapan pengecoran. PT. Multibangun Adhitama Konstruksi meminta kepada PT.Pioner untuk melakukan uji slump untuk pengecekan kualitas beton yang di pesan apakah sudah sesuai atu tidak. Tugas dan tanggung jawab dari Pelaksana Cor/Beton adalah : a. Mengatur waktu pelaksanaan pengecoran. b. Berkoordinasi dengan pelaksanaan pembesiaan dan pelaksana bekisting sebelum pengecoran. c. Melakukan pengecekkan bahan beton sebelum melakukan pengecoran. d. Melaporkan hasil pekerjaan kepada bagian pelaksana struktur. Sebelum melakukan pengecoran ada langkah administrasinya terlebih dahulu untuk mengecek kesiapannya, adapun langkahnya sebagai berikut : a. Setelah bekisting dan pembesian siap, engineer mengecek ke lokasi atau zona yang akan dicor. b. Setelah semua OK, engineer membuat izin cor dan mengajukan surat izin ke konsultan pengawas. c. Kemudian tim pengawas melakukan survey ke lokasi yang diajukan dalam surat cor. d. Setelah OK konsultan pengawas menandatangani surat izin cor tersebut e. Surat izin cor dikembalikan kepada engineer dan pengecoran boleh dilaksanakan. III-33

34 Gambar Pelaksanaan pengecoran Sumber : Foto proyek Surveyor Tugas dan tanggung jawab seorang Surveyor adalah sebagai berikut : a. Membantu Kegiatan survey dan pengukuran diantaranya pengukuran topografi lapangan dan melakukan penyusunan dan penggambaran data-data lapangan. b. Mencatat dan mengevaluasi hasil pengukuran yang telah dilakukan sehingga dapat meminimalisir kesalahan dan melakukan tindak koreksi dan pencegahannya. c. Mengawasi survei lapangan yang dilakukan kontraktor untuk memastikan pengukuran dilaksanakan dengan akurat telah mewakili kuantitas untuk pembayaran sertifikat bulanan untuk pembayaran terakhir. d. Mengawasi survei lapangan yang dilakukan kontraktor untuk memastikan pengukuran dilaksanakan dengan prosedur yang benar dan menjamin data III-34

35 yang diperoleh akurat sesuai dengan kondisi lapangan untuk keperluan peninjauan desain atau detail desain. e. Mengawasi pelaksanaan staking out, penetapan elevasi sesuai dengan gambar rencana. f. Melakukan pelaksanaan survei lapangan dan penyelidikan Dan pengukuran tempat-tempat lokasi yang akan dikerjakan terutama untuk pekerjaan. g. Melaporkan dan bertanggung jawab hasil pekerjaan ke kepala proyek Kabag Logistik Tugas dan tanggung jawab Logistik adalah sebagai berikut : a. Memonitor dan membuat laporan keluar masuk barang. b. Membantu memonitor material/ alat yang diperlukan. Belanja keperluan material/ alat yang diperlukan (bila perlu) Order beton Readymix Gudang Tugas dan tanggung jawab staff gudang adalah sebagai berikut : a. Menyusun laporan mengenai investasi barang-barng dan alat-alat dalam proyek,serta penyimpanannya. b. Membuat laporan mengenai jenis dan jumlah barang yang masuk atau keluar gudang, serta persediaan barang digudang. c. Melakukan pengontrolan kondisi barang yang diterima. III-35

36 Gambar Gudang penyimpanan material Sumber : Foto proyek Kabag Mekanik Kabag Teknik Bertanggung jawab atas perencanaan, pengkoordinasian, pengarahan, dan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan maintenance dan repair mesin dan peralatan mekanik produksi. Tugas dan tanggung jawab dari Kabag Teknik adalah : a. Mengkoordinir dan memberikan pengarahan kerja dan mengawasi pelaksanaan kegiatan seksi-seksi di bawahnya agar dapat meningkatkan efisiensi di dalam bagiannya. b. Menyusun jadwal pemeliharaan dan perbaikan mesin, peralatan, dan fasilitas produksi agar proses produksi dapat berjalan dengan lancar. c. Menyusun pedoman dan petunjuk-petunjuk lainnya mengenai pemeliharaan dan perbaikan mesin atau peralatan produksi, air dan udara. III-36

37 d. Mengawasi pelaksanaan pemeriksaan dan pemeliharaan berkala perbaikan atas mesin atau peralatan produksi, air dan udara. e. Mengawasi pelaksanaan pencatatan pengeluaran biaya-biaya yang terjadi dengan pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan. f. Memeriksa dan memastikan bahwa pendingin mesin dan udara dapat berfungsi sebagaimana mestinya. g. Mengawasi bekerjanya mesin-mesin, pompa air, dan compressor, secara terus menerus dan dalam jumlah yang sesuai kebutuhan. h. Mengawasi pelaksanaan hasil pekerjaan bagian bengkel yang dipesan, seperti pembubutan dan sebagainya. i. Berusaha mencari cara-cara penekanan biaya dan metode perbaikan kerja yang lebih efisien. j. Menjaga disiplin kerja dan menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala. k. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh manajer produksi Kabag ADM.Personalia dan Umum (KAPU) Kepala bagian personalia bertanggung jawab mengelola kegiatan bagian personalia dan umum, mengatur kelancaran kegiatan ketenagakerjaan, hubungan industrial dan umum, menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan proyek dan bertanggung jawab terhadap kinerja karyawan. Tugas dari Kabag ADM.Personalia dan Umum adalah : a. Mengadakan pengangkatan dan pemberhentian karyawan dan menyelesaikan konflik antara sesama karyawan antara atasan dan bawahan. b. Mengatur hal hal yang berhubungan dengan pekerjaan karyawan III-37

38 c. Mengatur hal hal yang berhubungan dengan pihak luar terhadap proyek. Dalam hal absensi pekerja di kantor proyek Citra Towers Kemayoran ini yang dikelola oleh Kapu menggunakan system finger scan sehingga terlihat untuk karyawan jam masuk dan keluar kerja Sequrity Tugas dan tanggung jawab Security adalah sebagai berikut : a. Sebagai pembantu Manajer Proyek dalam hal keamanan proyek. b. Mengkoordinir dan mengawasi segala kegiatan proyek yang berhubungan dengan keselamatan dan keamanan kerja. c. Ikut menjaga pengaruh kegiatan proyek terhadap keamanan lingkungan. d. Melaporkan kegiatan keamanan proyek secara periodik. Pada proyek Citra Towers Kemayoran ini terdapat petugas sequrity dengan 6 anggota/personil. Terdapat 1 pos sequrity dengan penempatan di area plan tower utara yang besebelahan dengan gudang material. Gambar Pos Sequrity Sumber : Foto proyek III-38