[CASA DOMAINE JAKARTA APARTMENTS (SHANGRI-LA RESIDENCE)] BAB III ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK

Transkripsi

1 3.1 Struktur Organisasi BAB III ORGANISASI DAN Organisasi Pihak yang Terkait Dalam organisasi proyek pembangunan pada umumnya banyak pihak pihak yang terkait satu sama lain yang mempunyai tugas dan wewenang masing masing. Keterkaitan tersebut digambarkan dalam suatu struktur organisasi yang terdiri dari organisasi organisasi atau pihak-pihak yang mempunyai hak dan kewajiban terhadap proyek yang sedang dilaksanakan.pada pembangunan Proyek Casa Domaine Jakarta Apartement, organisasi organisasi yang terlibat dari segi pembiayaan, segi pengawasan, segi perencanaan dan segi pelaksanaan adalah sebagai berikut : a. Pemilik ( Owner ) Yaitu perorangan atau badan hukum ( Pemerintah / swasta ) yang mempunyai keinginan untuk mendirikan bangunan dengan dana yang dimilikinya baik dengan melaksanakan sendiri maupun dengan alasan tertentu tidak dapat mengerjakan sendiri, melainkan dengan meminta atau menyampaikan keinginan kepada perencana ahli agar dapat merencanakan dan merancang pembangunan tersebut. Pada proyek Casa Domaine Jakarta Apartement yang bertindak sebagai owner adalah PT. Griyaceria Nusamekar. Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi : 1) Menyediakan dana pembangunan proyek 2) Mengadakan pembebasan tanah. 3) Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksitersebut (IMB). III-1

2 4) Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai dengan kontrak. 5) Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka (kontrak). 6) Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan/pengurangan pekerjaan). 7) Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. 8) Menghadiri rapat-rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek. b. Pengawas Yaitu pihak yang mengawasi pelaksanaan pembangunan proyek untuk mengetahui apakah rencana yang direncanakan benar benar dilaksanakan sesuai aturan dan desain yang ada. Dalam hal ini PT. Satyaprima Konsulindo. c. Konsultan Perencana Konsultan adalah perorangan atau badan hukum yang bergerak dibidang jasa konstruksi bangunan yang memiliki kemampuan merancang, merencanakan atau memberikan konsultasi dimana konsultasi tersebut diberikan sesuai permintaan dan keinginan atau kebutuhan owner. Pada proyek Casa Domaine Jakarta Apartement jasa konsultan pada bidang struktur ditunjuk PT. Satyaprima Konsulindo. III-2

3 Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi : 1) Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat perencanaan mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling. 2) Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan. 3) Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan. 4) Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan 5) Menghadiri rapat - rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan - perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi. d. Kontraktor Utama Yaitu perseroan atau badan hukum (pemerintah/swasta) atau pihak - pihak yang menerima tugas untuk mewujudkan secara fisik bangunan berdasarkan gambar kerja. Dalam pelaksanaannya kontraktor utama dibantu oleh pelaksana lain (sub kontraktor). Pada proyek Casa Domaine Jakarta Apartement yang bertindak sebagai kontraktor utama adalah PT. HYUNDAI ENGINEERING & CONSTRUCTION CO. LTD. Tugas dan wewenang dari kontraktor utama meliputi : 1) Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai pengawas. 2) Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada konsultan pengawas setiap ada perubahan. 3) Menyediakan alat - alat dan bahan yang dipergunakan. 4) Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan - pekerjaan. III-3

4 5) Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian -bagian pekerjaan. 6) Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan dipakai. 7) Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencanarencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu. 8) Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan. e. Sub Kontraktor Sub kontraktor adalah kontraktor-kontraktor yang dalam skala besar maupun dalam skala kecil dibawah naungan kontraktor utama. Jadwal kerja dan intruksi, sub kontraktor selalu mengikuti kontraktor utama. Sub kontraktor ada yang dibawah kontraktor utama dan ada yang dibawah langsung owner. Yang dibawah langsung owner biasanya negosiasi harga biaya proyek lebih rendah dari yang ditawarkan kontraktor utama. PT. Tekniko Indonesia dan PT. Hans Jaya Utama adalah sub kontraktor yang menandatangani kontrak utama untuk menyuplai atau memberikan setiap material, barang, atau melaksanakan pekerjaan dari kontrak utama. Secara esensial, sub kontraktor ini dipekerjakan oleh kontaktor utama. Tugas dan wewenang dari sub kontraktor ini meliputi : 1) Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor - mandor dan pekerja - pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan. 2) Mempelajari gambar kerja dengan seksama. 3) Menyediakan alat-alat yang dipergunakan untuk pekerjaan yang telah ditentukan oleh kontraktor utama, memperbaikinya apabila rusak dan jika pekerjaan telah III-4

5 selesai wajib menyingkirkan alat - alat tersebut dan membersihkan bekasbekasnya. 4) Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan yang telah di instruksikan oleh kontraktor utama. 5) Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian - bagian pekerjaan. 6) Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencanarencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu. 7) Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan yang nantinya akan di serahkan ke pihak kontraktor utama. Struktur organisasi yang terlibat pada aktivitas diatas disusun dalam bagan struktur organisasi dengan hubungan kerja organisasi di atas digambarkan dalam sekema pada gambar 3.1: III-5

6 Struktur organisasi pada proyek ini bisa dilihat pada gambar 3.1 : Pemilik Proyek PT.Griyaceria Nusamekar Konsultan Perencana PT.Satyaprima Konsulindo. Konsultan Arsitektur SCDA ARCHITECTS PTE LTD. IN ASSOCIATION WITH PT. ANGGARA ARCHITEAM Konsultan M & E PT. Asdi Swasatya IN ASSOCIATION WITH Kontraktor Utama PT. HYUNDAI ENGINEERING & CONSTRUCTION CO.LTD. WITH PT. NUSA KONSTRUKSI ENJINIRING JO Konsultan Pengawas MK PT.Satyaprima Konsulindo. Sub kontraktor TOWER 1 : PT. TEKNIKO INDONESIA CONSTRUCTION & STEEL FABRICATION TOWER 2 : PT. HANS JAYA UTAMA Gambar 3.1. Struktur organisasi pada proyek III-6

7 3.1.2 TinjauanProyek Dalam pelaksanaan proyek pembangunan Casa Domaine Jakarta Apartement, owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak-pihak yang terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain : a. Pelelangan Umum Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk seluruh pihak dalam mengakukan panawaran sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media cetak atau media elektronika. b. Pelelangan Terbatas Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan kesempatan pada pihak-pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran. c. Penunjukan Langsung Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Casa Domaine Jakarta Apartement, pelelangan dilakukan dengan cara pelelangan umum. Hal ini ditandai dengan banyak pihak yang terlibat didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut, yang dimana masing-masing pihak memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenangnya masingmasing. III-7

8 Berikut ini pihak-pihak yang terlibat dalam proses pelelangan : Pemilik proyek PT.Griyaceria Nusamekar (Kuok Group + Salim Group + Lyman Properties JO) Project Manager PT. Satyaprima Konsulindo, Konsultan Arsitektur SCDA Architects Pte. Ltd in association with PT. Anggara Archtieam, Konsultan Struktur PT. Wiratman & Associates in association with KK Lim & Associates Pte Ltd, Konsultan M&E PT. Asdi Swasatya in association with Alpha Consulting Engineers Pte. Ltd, dan Quantity Surveyor Northcroft Lim Consultans Pte Ltd Tahap Kontrak Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner) menetapkan/menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan/surat perintah kerja (gunning). Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh/lumpsump. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas : a. Surat perjanjian (kontrak) b. Surat keputusan penunjukan pemenang lelang III-8

9 c. Surat keputusan penetapan pemenang lelang d. Surat penawaran e. Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujuispesifikasi teknis dan gambar-gambar f. Berita acara hasil lelang g. Berita acara pembukaan penawaran h. Berita acara penjelasan i. Syarat-syarat umum kontrak j. Syarat-syarat khusus kontrak k. Jaminan pelaksanaan dan lain-lain yang dipersyaratkan Jenis-jenis sistem Kontrak Proyek Konstruksi, yaitu : a. Kontrak proyek sistem Lump sum adalah kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, dengan jumlah harga yang pasti dan tetap, dan semua resiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan sepenuhnya ditanggung penyedia barang/jasa. b. Kontrak proyek sistem Harga satuan adalah kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap, untuk Setiap satuan/unsur pekerjaan dengan Spesifikasi teknis tertentu, yang volume Pekerjaannya masih bersifat sementara, Sedangkan pembayarannya didasarkan Pada hasil pengukuran bersama atas volume Pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa. III-9

10 c. Kontrak proyek sistem Gabungan lump sum & harga satuan adalah kontrak pengadaan barang/jasa yang merupakan gabungan lump sum dan harga satuan dalam satu pekerjaan yang diperjanjikan. d. Kontrak Quantity Measurement yaitu dimana sistem kontrak diawal sudah diketahui tentang apa-apa saja yang akan dikerjakan sehingga diketahui berapa besar anggaran yang akan digunakan untuk biaya pembangunan proyek tersebut. Bisa saja di tengah-tengah perjalanan proyek terjadi perubahan pekerjaan tetapi harus disetujui antara owner dengan kontraktor tersebut. e. Kontrak proyek sistem Terima jadi adalah kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga pasti dan tetap sampai seluruh bangunan/konstruksi peralatan dan jaringan utama maupun penunjangnya dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan kriteria kinerja yang telah ditetapkan. f. Kontrak proyek sistem Persentase adalah kontrak pelaksanaan jasa konsultansi bidang konstruksi atau pekerjaan pemborongan tertentu, dimana konsultan yang bersangkutan menerima imbalan jasa berdasarkan presentase tertentu dari nilai pekerjaan fisik konstruksi/pemborongan tersebut. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Casa Domaine Jakarta Apartement sistem kontrak yang digunakan ialah Quantity Measurement Contract. 3.2 Manajemen Proyek Manajemen proyek adalah salah satu cabang dalam manajemen yang secara umum bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada (tenaga kerja, dana, material, metode dan alat) pada suatu proyek pembangunan sedemikian rupa secara efisien dan efektif sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan persyaratan (specification) biaya III-10

11 dan waktu yang direncanakan.manajemen proyek mempunyai ruang lingkup yang cukup luas, karena mencakup tahapan kegiatan awal pelaksanaan pekerjaan sampai dengan akhir pelaksanaan yang berupa hasil pembangunan. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Casa Domaine Jakarta Apartement, tahapan kegiatan tersebut dibagi menjadi empat bagian yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling) Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metoda pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan Pengorganisasian (organizing) Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksanaan pembangunan yang terdiri dari pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana (contractor), yang masing masing mempunyai tugas kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan ketentuan yang telah ditetapkan Pelaksanaan (Actuating) Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan III-11

12 ini hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing masing unsure dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat kepada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsure akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan Pengendalian (Controlling) Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telahdi tetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsure pengawas sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengendalian dilakukan dari bahan dasar dan proses olah data output yang diaplikasikan dalam bentuk antara lain pelaksanaan tes uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan tersebut, pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report). S curve actual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya. III-12