Manajemen Proyek IT. Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri. re/project management of ict/smt 6/it

Transkripsi

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 1.Pengenalan Proyek dan Manajemen Proyek IT 1.1. Pendahuluan 1.2. Mengapa manajemen proyek IT? 1.3. Pengertian IT, kerja operasional dan proyek, serta proyek IT 1.4. Mencari visi dan misi proyek IT 1.5. Refleksi manajemen 1.6. Karakteristik Proyek IT 1.7. Kegiatan utama sebuah proyek 6

7 Sekilas Pandang 1. Teknologi informasi telah menjadi tolak ukur perkembangan peradaban manusia dalam era informasi 2. Terutama sebagai sarana untuk berkomunikasi, seperti: Internet, telepon, HP, GPS, jaringan komputer, dan lain-lainnya. 3. Fasilitas dan infrastruktur pendukung IT terus dikembangkan. 4. Proyek-proyek IT bermunculan dimana-mana, antara lain: proyek pembuatan situs Internet, proyek pendirian menara komunikasi provider mobile phone, proyek pembenahan jaringan komputer kantor, proyek pembuatan perangkat lunak untuk aplikasi administrasi di suatu kantor dan lainlainnya lagi. 7

8 Rangkaian alur kerja proyek IT tersebut meliputi: o pengenalan istilah proyek; o batasan dalam pelaksanaan sebuah proyek; o pendefinisian tujuan dan arah proyek; o melakukan riset untuk proyek; o cara menambah informasi melalui presentasi dan wawancara; o menyusun kegiatan proyek dalam rangkaian aktivitas dan jaringan kerja; o estimasi waktu pelaksanaan proyek. Secara khusus ditinjau dari sudut pengembangan perangkat lunak, karena proyek IT tidak akan terlepas dari pembuatan kode di dalam komputer; o pengelolaan biaya, sumberdaya manusia dan non-manusia; o pengelolaan risiko dan kualitas; o serta tidak ketinggalan pembahasan mengenai perangkat lunak pendukung manajemen proyek, secara khusus Microsoft Project 8

9 Wawasan yang diharapkan tentang: 1. bagaimana pengelolaan sebuah proyek IT 2. langkah-langkah apa saja yang dibutuhkan, 3. bagaimana pelaksanaannya, 4. bagaimana mengontrol 5. bagaimana penyelesaiannya 9

10 Project Life Cycle 10

11 Project Management Models ( waterfall & spiral ) 11

12 Project Management Models ( waterfall & spiral ) 12

13 Pengenalan Proyek dan Manajemen Proyek IT 1.1.Pendahuluan 1. Pengelolaan proyek IT sangat berbeda dengan pengelolaan proyek-proyek pada umumnya. Dikarenakan IT memiliki hubungan yang sangat luas dan terikat dengan kemajuan teknologi yang sangat cepat dewasa ini. 2. Banyak end user yang gaptek dalam menjalankan tugasnya. 13

14 Pengenalan Proyek dan Manajemen Proyek IT 3. Peran dari pihak eksekutif (sponsor) yang terlalu berharap bahwa komputer akan memberikan banyak nilai lebih bagi perusahaan. 4. Kenyataannya sulit memperoleh keuntungan pada awal-awal penggunaan alat bantu IT dikarenakan banyak dibutuhkannya training bagi pengguna akhir dengan investasi besar. 14

15 Pengenalan Proyek dan Manajemen Proyek IT 5. Di dalam dunia IT para pekerja, seperti: implementator / programmer / system analyst / designer dan administrator, menghadapi berbagai kendala dalam menjalankan fungsinya. dikarenakan antara lain: 1= perubahan strategi bisnis perusahaan, 2= kompatibilitas perangkat keras, 3= pilihan perangkat lunak yang beraneka ragam, 4= masalah pengamanan data, 15

16 Pengenalan Proyek dan Manajemen Proyek IT 5= bandwith jaringan komputer, 6= tingkah laku para pengguna akhir dan pekerja lainnya 7= kebijakan-kebijakan dari eksekutif perusahaan. Semua permasalahan di atas membuat pengelolaan proyek IT menjadi sangat kompleks dan rentan terhadap kegagalan. 16

17 Secara umum, manajemen proyek dibutuhkan karena: o Adanya kompresi dari siklus hidup produk (adalah pendorong utama perlunya manajemen proyek); o Adanya kompetisi global (persaingan ketat); o Ledakan pengetahuan (menjadi kompleks); o Downsizing (desentralisasi) manajemen perusahaan; o Peningkatan fokus pada konsumen; o Perkembangan yang sangat cepat di dunia ketiga (sebutan US untuk Asia) dan ekonomi tertutup (seperti negara China yang komunis); o Proyek kecil yang banyak biasanya menimbulkan banyak masalah 17

18 Setiap proyek IT sangat rentan terhadap perubahan dan kegagalan O 31% proyek IT ditangguhkan sebelum penyelesaian o 88% melampaui waktu atau pendanaan (atau keduanya) yang ditentukan; o Dari 100 proyek IT yang dimulai 94 harus diulang; o Rata-rata ekstra pengeluaran dalam pendanaan adalah 189% o Rata-rata ekstra waktu penyelesaian yang dibutuhkan adalah 222% 18

19 Disinilah dibutuhkan manajemen proyek 1. Sebagai alat untuk mengontrol pencapaian visi dan misi, 2. Pengelola sumber daya pendukung proyek tersebut. 3. Orang bertanggung jawab besar dalam pelaksanaan proyek adalah manajer proyek, 4. Peran teamwork tidaklah kecil untuk membuat proyek menjadi berhasil. 19

20 1.3. Pengertian IT, kerja operasional dan proyek, serta proyek IT Teknologi Informasi (Information Techology) adalah: Suatu teknologi (cara, metode, konsep, teknik) yang berhubungan erat dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu 20

21 Proyek adalah: Usaha pada satu waktu tertentu yang kompleks, non-rutin, melibatkan SDM yang memiliki dedikasi untuk terlibat dan dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya dan spesifikasispesifikasi yang didesain sesuai kebutuhan konsumen (unik). 21

22 Contoh proyek: 1. Pembangunan gedung, pengembangan produk, pendirian usaha, setup network computer, renovasi rumah, pelaksanaan pesta pernikahan, dsb. 2. Dalam dunia IT: Pengembangan perangkat lunak administrasi nilai mahasiswa, upgrade network perusahaan, dsb 22

23 Persamaan PROYEK IT & NON IT antara dua kegiatan ini adalah: 1. dilakukan oleh SDM; 2. dibatasi oleh (pra)sarana/sumberdaya; 3. direncanakan; 4. dilaksanakan; dan 5. terkontrol. 23

24 Proyek IT: suatu proyek yang membutuhkan sumberdaya dan/ataupun produk teknologi informasi dalam penyelesaiannya. Contoh proyek IT: 1. Pembangunan jaringan komputer. 2. Pembuatan software untuk administrasi T.U. 3. Pembuatan perangkat e-commerce di suatu perusahaan eksportimport. 4. Pembuatan infrastruktur kartu ATM (online banking). Contoh produk-produk IT: modem, router, oracle, SAP, printer, multimedia, situs internet, e-business, cabling system, satelit, dsb. 24

25 1.4. Mencari visi dan misi proyek IT Visi adalah suatu tujuan (goal) yang dituju di masa depan. Visi memberi arahan : # kemana perjalanan suatu proyek harus dituju. # apa yang diharapkan dari suatu proyek, # sumberdaya apa saja yang dibutuhkan, # apa saja yang harus dihasilkan, # kapan proyek harus selesai, # siapa saja yang berkepentingan dalam proyek ini, # siapa pengguna akhir 25

26 Peran manajer proyek : 1. bersifat temporer, mengingat rentang waktu proyek yang terbatas. 2. bertanggung jawab atas tercapainya visi dan misi proyek, 3. pengembangan aktivitas proyek 4. pengelolaan sumberdaya selama berlangsungnya proyek. 26

27 Bagaimana caranya mencari visi yang jelas pada proyek wawancara pada pihak pemberi order (seperti eksekutif pada perusahaan, dan sponsor masukan dari pihak penggunan akhir, distributor dan vendor perlengkapan kebijaksanaan data-data dari proyek sejenis sebelumnya. misi yaitu aktivitas-aktivitas yang harus dijalankan untuk mencapai visi. 27

28 manajemen proyek IT dapat didefinisikan sebagai berikut: 1.Suatu penerapan pengetahuan, keahlian, perangkat dan teknik dalam bidang Teknologi Informasi di dalam aktivitas-aktivitas proyek dengan tujuan mencapai target (prestasi) tertentu, spt: keinginan dari client, stakeholders ataupun dari tim Management kantor (atasan); 28

29 o Waktu (time) adalah: jadwal dan pembagian tugas. o Pendanaan (money) adalah: sumberdaya utk menjalankan tugas. Manajemen Proyek IT manajemen proyek IT dapat didefinisikan sebagai berikut: 2. Pencarian titik temu dari: ruang lingkup, jadwal, biaya, kualitas, requirements dari pihak yang memberi proyek. Titik temu ini disebut project triangle (segitiga proyek), yaitu faktor faktor yang sangat berperan dalam pelaksaan proyek. Ruang lingkup (scope) adalah: tujuan (goal/visi) dan produk (deliverables) dari proyek dan menuju pada penilaian performance dari sebuah proyek secara keseluruhan. 29

30 Sekarang bertambah jelas bahwa di dalam manajemen proyek termuat titik acuan sebagai berikut: o Proyek memiliki tujuan yang jelas; o Ada suatu tenggang waktu yang terdefinisi dengan waktu mulai dan akhir proyek; o Biasanya melibatkan beberapa department dan profesional; o Biasanya, melakukan sesuatu yang belum pernah jarang dikerjakan sebelumnya; o Harus memenuhi suatu syarat waktu, biaya dan kinerja (unik). 30

31 1.5. Refleksi manajemen Manajer proyek,merupakan refleksi dari aktivitas manajemen secara luas : o Manajemen adalah proses menentukan dan mengimplementasikan cara-cara untuk memanfaatkan sumberdaya manusia dan non manusia secara efektif dan efisienuntuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. o Seorang manajer proyek sepertinya tidak berbeda dengan manajer lainnya,yaitu merencanakan,menjadwalkan, memotivasi dan mengendalikan. O Tapi, seorang manajer proyek adalah unik, karena manajer ini hanya mengatur aktivitas-aktivitas yang temporer, tidak repetitif, dan seringkali bertindak secara independen di dalam suatu organisasi formal. 31

32 1.6. Karakteristik Proyek IT Manajer proyek IT harus mampu melihat tingkat kesulitan dan kompleksitas proyek yang memerlukan perlakuan khusus, yaitu: 1. Invisibility (kekasatan) Bentuk fisik dari proyek-proyek IT terkadang tidak terlihat, Sehingga sulit untuk dilihat kemajuannya Contoh: pengembangan program, upgrade PC, dsb 32

33 2. Complexity (kompleksitas) Setiap sumberdaya dan pendanaan yang dikonsumsi dalam sebuah produk IT melibatkan kompleksitas yang lebih tinggi dibanding proyek-proyek rekayasa lainnya. Contoh: apabila dalam pengembangan software pada stadium yang hampir selesai, mengalami perubahan yang signifikan pada spesifikasinya, maka perubahan tsb akan sangat sulit untuk diimplementasi (bahkan perubahan terkadang menyebabkan proyek dimulai dari awal lagi). 33

34 3. Flexibility (fleksibilitas) Meskipun perubahan pada spesifikasi pada saat pengimplementasian sangat sulit untuk dilakukan, pada dasarnya proyek-proyek IT sangat ini mengacu pada kenyataan bahwa proyek IT dan keberadaan proyek IT adalah sebagai sarana pendukung bagi komponen lain dalam suatu lingkungan demikian proyek IT dapat dikatakan memiliki derajat perubahan yang tinggi (high degree of change). Contoh: pembangunan jaringan komputer di suatu kantor tidak menyebabkan aktivitas di kantor tersebut menjadi mati. 34

35 Dengan hadirnya karakteristik khusus proyek proyek IT ini, maka dapat disimpulkan seorang manajer proyek IT dalam melaksanakan tugasnya wajib menjawab pertanyaanpertanyaan di seputar hal hal berikut ini 35

36 1.7. Kegiatan utama sebuah proyek 36

37 Aktivitas-aktivitas dalam proyek IT, sebagai berikut: A. Pembuatan rencana proyek 1. Feasibility plan dan spesifikasi proyek 2. Riset 3. Rencana (perkiraan) jadwal dan biaya C. Penutupan proyek 1. Evaluasi,verifikasi, optimasi dan penilaian 2. Client acceptance B. Pengamatan dan pengaturan proyek 1. Penjadwalan: Gantt chart, jaringan kerja (AON) 2. Kegiatan proyek: WBS 3 Organisasi proyek: OBS 4. Project life cycles 5. Eksekusi dan implementasi 6. Manajemen risiko 37

38 Project Management Process 38

39 Project Management Process 39

40 Project Management Process 40

41 Daftar Pustaka IT Project Management: On Track from Start to Finish; Joseph Phillips; Mc Graw Hill Osborne, 2002; ISBN Project Management: The Managerial Process; Clifford F. Gray / Erik W. Larson; Mc Graw Hill International Editions, 2000; ISBN Software Project Management 2/e; Bob Hughes dan Mike Cotterell; Mc Graw Gill Companies, 1999; ISBN [ROG97] Rekayasa Perangkat Lunak, Pendekatan Praktisi; Roger S. Pressman; McGraw Hill Book, Co., 1997; ISBN (bahasa Inggris). Referensi A Guide tothe: Project Management Body of Knowledge, Project Magement Institute Manajemen Proyek dalam 10 menit; Jeff Davidson (terjemahan oleh Sisnuhadi); Penerbit Andi Yogyakarta 2000, ISBN buku asli Pengantar Manajemen Proyek Berbasis Internet; V. Christianto, I Made Wiryana; Elex Media Komputindo, 2002; ISBN Perencanaan Projek dengan Metode Jaringan Kerja, beserta Aplikasi pada Mikro Komputer; drs. Alif Martadi; Penerbit PT. Golden Terayon Press Jakarta Artikel A Buyer s Guide To Selecting Project Management Software; The Hampton Group, Inc., Jun Managing Web Projects: Recipes for Success; Geoff Hewson; Software Productivity Center Inc, Jul [ALB83] Software function, source lines of code and development effort production; a software science validation; Abrecht, A.J. dan J.E. Gaffney; IEEE Trans. Software Engineering; Nov, 1983, hal [JON91] Applied software measurement; Jones, C.; McGraw Hill Internet Sites Project Management Institute Project Management Training, Tools, Techniques and Textbooks 41