PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGUJIAN KENDARAAN BERMOTOR PADA DINAS PERHUBUNGAN KABUPATEN LANGKAT

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGUJIAN KENDARAAN BERMOTOR PADA DINAS PERHUBUNGAN KABUPATEN LANGKAT Nurhayati, S.Kom., M. Kom.1, Budi Serasi Ginting, S.Kom., M.Kom. 2 STMIK KAPUTAMA, Jln.Veteran No. 4A-9ª Binjai, Indonesia Abstraksi Penelitian ini untuk menyelesaikan permasalahan Perancangan sistem Membuat program aplikasi berbasis Web untuk mengelola data Pengujian Kenderaan Bermotor(PKB) pada Dinas Perhubungan Kabupaten Langkat, yang berfungsi untuk dapat menggantikan sistem yang berjalan saat ini yang masih dikerjakan secara manual/semi manual menjadi sistem terkomputerisasi dalam pengolahan data Pengujian Kenderaan Bermotor(PKB).Untuk mendukung sistem informasi ini penulis melakukan studi kepustakaan dengan cara membaca dan mempelajari dari berbagai buku juga bersumber literatur yang berkaitan dalam sistem dan studi lapangan dengan cara melakukan konsultasi kepada pihak yang berkompeten dalam hal ini Dinas Perhubungan Kabupaten Langkat melalui Unit Pelayanan Pengujian, Kendaraan Bermotor tempat penulis mengambil data. Software yang dirancang ini menghasilkan suatu sistem yang dapat menyelesaikan Proses Pendaftaran kendaraan bermotor yang akan diuji, Proses pengujian kendaraan bermotor yang meliputi uji teknis dan uji emisi, Proses pembayaran retribusi uji kendaraan bermotor dan Pembuatan laporan data uji kendaraan bermotor. Dari penelitian ini dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan sistem yang dirancang ini dapat membantu masyarakat atau pemilik kenderaan bermotor untuk proses administrasi pendaftaran, data kendaraan tersimpan pada database, dapat menyajikan data kendaraan yang telah diuji apabila diperlukan pencarian data. dan lainnya dapat lebih cepat ditangani. Sehingga Dapat meningkatkan kinerja operasional dan pelayanan dari Seksi Pengujian Kenderaan Bermotor(PKB) kepada masyarakat serta Informasi mengenai data yang terbangun dari sistem terkomputerisasi dapat dijadikan bahan dalam pengambilan keputusan oleh pihak Seksi Kenderaan Bermotor(PKB) pada Dinas Perhubungan Kabupaten Langkat. Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengujian Kenderaan Bermotor 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Komputer dengan dukungan komponen-komponennya akan mampu memberikan daya guna yang lebih besar bagi organisasi atau perusahaan yang terkait. Seperti halnya pada Unit Pelayanan Pengujian Kendaraan Bermotor (selanjutnya disingkat PKB) Dinas Perhubungan Kabupaten Langkat adalah tempat pengujian bagi kendaraan bermotor yang bersifat umum dan tidak umum. Seiring dengan perkembangan tersebut diatas, maka banyak perusahaan yang berusaha memanfaatkan komputer seoptimal mungkin, baik itu perusahaan pemerintah maupun swasta baik kecil maupun besar, karena komputer dapat bekerja dengan cepat, tepat dan cermat. Penggunaan komputer sangat membantu dalam pengolahan data dan meningkatkan kemampuan analisa sehingga sangat mendukung dalam kegiatan efektifitas, kuantitas dan produktifitas produk yang dihasilkan. Perkembangan ilmu pengetahuan telah menunjukkan suatu hal yang positif terhadap kemajuan teknologi. Sejalan dengan pesatnya perkembangan teknologi sekarang ini, banyak mengakibatkan perubahan dalam proses pembangunan secara menyeluruh. Dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat di era globalisasi saat ini, maka mengharuskan kita untuk turut serta dalam mengikuti perkembangan tersebut. Perkembangan teknologi dapat membantu dalam menghasilkan suatu sistem informasi secara cepat, akurat, relevan dan tepat waktu, dimana informasi tersebut sangat dibutuhkan dalam berbagai sektor yang akan Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 8

2 mendukung perkembangan segala bidang dan dapat membantu dalam pemecahan masalah untuk menghasilkan keputusan yang tepat. Dalam pelaksanaannya Dinas Perhubungan melalui Unit Pelayanan Pengujian, Kendaraan Bermotor telah menggunakan komputer dalam pengolahan datanya, namun tidak sepenuhnya terkomputerisasi atau masih semi manual. Sehingga menimbulkan berbagai kendala antara lain : 1. Pelayanan yang kurang maksimal terhadap masyarakat yang melakukan uji kendaraannya dikarenakan lambatnya proses administrasi. 2. Kesulitan dalam mendapatkan informasi data jumlah kendaraan yang telah melakukan uji kendaraan. 3. Kendala dalam pencarian data kendaraan yang akan melakukan uji berkala karena data sebelumnya disimpan dalam bentuk arsip yang semakin lama semakin banyak jumlahnya. 4. Pimpinan terkait dengan pengujian kendaraan bermotor mengalami kesulitan dalam memonitor dan mangakses informasi mengenai PKB dikarenakan sistem yang masih manual tersebut. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Menurut Jogiyanto (2005, h. 2) menjelaskan bahwa: Sistem adalah sekumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sedangkan Menurut Menurut Al Bahra (2005, h. 3) menjelaskan bahwa: Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen-elemen atau subsistemsubsistem. 2.2 Pengertian Informasi Menurut Witarto (2004; 9): Informasi merupakan rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu dan mampu memberikan kegiatan pada yang menerimanya. Sedangkan menurut Jogiyanto (2005, h. 8) menjelaskan bahwa: Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.3 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A Leicth dan K. Roesie Davis dalam Jogiyanto HM (2005: 11) adalah Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.4 Pengertian Basis Data Basis data (database) menurut Harianto Kristanto (2004, h.3) dapat dipahami sebagai Database adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu., dan juga Database adalah sekumpulan programprogram aplikasi umum yang bersifat batch yang mengeksekusi dan memproses data secara umum (seperti pencarian, peremajaan, penambahan, dan penghapusan terhadap data). 2.5 Diagram Konteks Defenisi diagram konteks menurut Jogiyanto (2005, h. 59) Diagram konteks adalah diagram arus data yang berfungsi untuk menggambarkan yang dirancang suatu objek, diagram konteks ini menggambarkan secara global atau menyeluruh dari suatu sistem informasi keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-bagian luar. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem. 2.6 Data Flow Diagram Menurut Tata Sutabri (2004, h.163). menyatakan bahwa pengertian secara umum dari DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu Network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 9

3 saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. 2.7 Pengertian Pengujian Kendaraan Bermotor (PKB) Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Langkat Nomor : 4 Tahun 2007 Pengujian Kendaraan Bermotor (PKB) adalah serangkaian kegiatan menguji dan/atau memeriksa bagian-bagian kendaraan bermotor dalam rangka pemenuhan terhadap persyaratan teknis dan laik jalan. Sedangkan pengertian dari kendaraan bermotor adalah kendaraan yang digerakkan oleh peralatan teknik yang ada pada kendaraan tersebut. 3. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisa Sistem Berdasarkan Mekanisme pengolahan data sistem yang berjalan pada Unit Pelayanan PKB Dinas Perhubungan Kabupaten Langkat dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Pemilik Kendaraan melakukan pendaftaran terhadap kendaraan yang akan diuji pada petugas Administrasi berupa pengisian formulir Uji kendaraan dengan membawa syarat-syarat pendaftaran pengujian kendaraan. 2. Petugas administrasi akan menentukan tanggal, kapan akan dilaksanakan uji terhadap kendaraan yang telah terdaftar. 3. Pemilik kendaraan membayar retribusi pengujian kendaraan kepada petugas Administrasi. 4. Selanjutnya pada tanggal yang ditetapkan, pemilik kendaraan dengan membawa kendaraannya menyerahkan kepada petugas pengujian untuk dilaksanakan identifikasi dan uraian kendaraan, pemeriksaan persyaratan teknis dan uji mekanis. 5. Petugas pengujian akan melaporkan hasil pengujian kepada Kepala Pengujian untuk menetapkan hasil uji terhadap kendaraan tersebut. 6. Jika kendaraan dinyatakan lulus uji / laik jalan maka akan dilakukan pengesahan lulus uji / laik jalan terhadap kendaraan tersebut berupa Buku Uji Kendaraan (Speksi), pemasangan tanda uji dan pengecatan tanda samping. 3.2 Analisis kelemahan Sistem Berjalan Kelemahan-kelemahan dari sistem yang ada sekarang adalah penyimpanan yang masih menggunakan kertas sehingga penyimpanan data PKB yang begitu banyak tidak dapat tersimpan dengan rapi dan memakan banyak tempat. Dan juga sulitnya melakukan pencarian data PKB yang telah tersimpan dalam lemari penyimpanan. Dari hasil analisa yang penulis lakukan maka penulis mengajukan usulan untuk pembuatan rancangan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi dan diharapkan nantinya akan dapat digunakan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan Unit Pelayanan PKB dimana penulis melakukan riset. 3.4 Perancangan Sistem 1. Flowchart Diagnosa Penyakit Diabets. Adapun konsep pemodelan sistem yang digunakan penulis dalam merancang sistem melakukan uji kendaraan di Unit pelayanan PKB Dinas Perhubungan Kabupaten Langkat dapat dilihat pada flowchart III.1 berikut ini : Mulai Input Data Identitas Kendaraan Pengujian kendaraan Lulus Uji? Ya Pengesahan Lulus Uji Selesai Tidak Saran / Perbaikan kendaraan Gambar III.1 Flowchart uji kendaraan 2. Diagram Konteks Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 10

4 Sistem yang dibangun dapat dilihat Diagram Konteks berikut ini : Pemilik Kendaraan Hasil Uji, Bukti pembayaran retribusi Pendaftaran Sistem Informasi PKB Laporan Kepala UPPKB Petugas Uji Surat Perintah Uji Hasil Uji Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem uji kendaraan 3. Data Flow Diagram Adapun data flow diagram (DFD) Level 0 Sistem uji kendaraan seperti gambar III.3 berikut : Pemi Pen lik daft 1.0 Pend Hasil Bukti Pembaya ran Petugas Hasil Kepala Surat Perintah 2.0 Buat Surat Perin 3.0 Buat Hasil Uji 4.0 Hitung Biaya Retrib 5.0 Buat Lapo ran Lapor F_Retrib usi F_Pen F_SPU F_Hasil Uji Gambar III.3 DFD Sistem uji kendaraan 3.5 Perancangan Kamus Data. Berikut ini adalah rancangan kamus data dari Sistem Uji Kenderaan sebagai berikut : 1. Administrator = Username + Password 2. Pemilik + No_uji_Berkala + Nama_pemilik + Kendaraan Alamat + No_Identitas + Merek Type + Jenis + Isi_Silinder + Daya_Motor + Satuan_daya_motor + Bahan_Bakar Tahun + No_rangka + No_mesin + panjang + lebar + Tinggi + Sumbu_I-II + Sumbu_II-III + Sumbu_III-IV + ROH + FOH + Sumbu_1 + Sumbu_2 + Sumbu_3 + Sumbu_4 + JBB + JBKB + Sumbu_I + Sumbu_II + Sumbu_III + Sumbu_IV + Orang + Barang + JBI + JBKI + MST + Kelas_jalan 3. Pendaftaran + No_Kendaraan + No_Uji_Berkala + Tgl_pendaftaran + Tanggal_Uji + Tgl_Jatuh_Tempo + Status_Uji 4. Uji Kendaraan + No_Uji_berkala + No_Kendaraan + Total_gaya_rem + Selisih_sumbu_I + Selisih_sumbu_II + Selisih_sumbu_III + Selisih_sumbu_IV + Lampu_kanan + Lampu_kiri + Penyimpangan_kanan + Penyimpangan_kiri + Solar + CO + HC + Status_pengujian + Catatan + Tanggal_uji + Tanggal_uji_berikutnya + No_reg_penguji1 + No_reg_penguji2 + Hasil_uji 5. Penguji1 =@No_reg_penguji + Nama_Penguji + NIP + Pangkat_Gol 6. Penguji2 =@No_reg_penguji1 + Nama_Penguji1 + NIP1 + Pangkat_Gol1 7. Retribusi =@No_Pendaftaran + No_retribusi + No_Uji_berkala + Tgl_uji + Tgl_jatuh_tempo + Keterlambatan + Denda + JBB + Umur Kendaraan + Biaya_JBB_Umur + Biaya_uji_emisi + Penetapan_lulus_uji + Plat_uji + Pencucian_kendaraan + Biaya Pemeriksaan Teknis + Jumlah + Kode_adm 8. petugas Adm. =@Kode_Adm + Nama_adm 9. Surat Perintah Uji =@No_SPU + Tgl_SPU + no_reg_penguji1 + no_reg_penguji2 + Nip1 + Nip2 + Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 11

5 No_Pendaftaran + No_Kendaraan + No_Uji_Berkala 3.6 Relasi Tabel Adapun Relasi Tabel yang tercipta dari normalisasi database diatas adalah sebagai berikut : 2. Form Home (Halaman Utama) Form ini digunakan untuk menampilkan menu-menu program aplikasi yang telah dirancang untuk menjalankan program sistem uji kenderaan yang terlihat seperti gambar IV.2 berikut : Gambar IV.2 Form Halaman Menu Utama 3. Form Input Data Petugas Administrasi Halaman ini akan muncul pada saat user ingin menginputkan data petugas yang terlihat seperti gambar IV.3 berikut : Gambar III.4 Relasi Tabel Uji Kenderaan 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Hasil implementasi dari sistem yang dibangun dari penulisan ini adalah sebuah sistem uji kenderaan dapat dilihat pada tampilan-tampilan form berikut ini : 1. Form Login Form ini akan muncul pada saat admin melakukan klik Login. Berikut desain tampilan interface form login yang terlihat seperti gambar IV.1 berikut : Gambar IV.3 Form Data Petugas Administrasi 4. Form Pendaftaran Halaman ini merupakan halaman untuk mendaftar uji kenderan Berikut desain tampilan interface form pendaftaran terlihat seperti gambar IV.4 berikut : Gambar IV.1 Form Login Gambar IV.4 Form Pendaftraan Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 12

6 5. Form Surat Perintah Uji Halaman ini berisikan tentang surat perintah uji kenderaan terlihat seperti gambar IV.5 berikut : 8. Form Tampilan Menu Laporan Halaman ini akan muncul setelah user mengklik menu Laporan berdasarkan SPU, Retribusi dan kendaraan yang diuji pertanggal yang ditetapkan. yang terlihat seperti gambar IV.8 berikut : Gambar IV.5 Form Surat Perintah Uji Kenderaan 6. Form Form Retribusi Halaman ini berisikan tentang data retribusi terlihat seperti gambar IV.6 berikut: Gambar IV.8 Form Tampilan Menu Laporan 9. Form Output Pendaftaran Uji Berikut adalah output dari pendaftaran pengujian kendaraan.yang terlihat seperti gambar IV.9 berikut: Gambar IV.6 Form Retribusi 7. Form Pengujian Kendaraan Halaman ini muncul setelah user mengklik menu Uji Kendaraan, form ini berisi hasil uji terhadap kendaraan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan Berikut desain tampilan interface form pengujian kenderaan yang terlihat seperti gambar IV.7 berikut : Gambar IV.7 Form Pengujian Kendaraan Gambar IV.9 Form Output Pendaftaran Uji Kenderaan Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 13

7 10. Form Output Data Kendaraan Berikut adalah tampilan output dari data kendaraan yang terlihat seperti gambar IV.10 berikut: 12. Form Output Laporan Berikut adalah tampilan output dari laporan uji kenderaan yang terlihat seperti gambar IV.12 berikut: Gambar IV.10 Form Output Data Kenderaan 11. Form Output Surat Perintah Uji (SPU) Berikut adalah tampilan output dari output surat perintah uji kenderaan yang terlihat seperti gambar IV.11 berikut: Gambar IV.11 Output Surat Perintah Uji (SPU) Gambar IV.11 Output Laporan 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan yang dilakukan pada bab-bab sebelumnya maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu : 1. Dengan adanya sistem informasi PKB ini, proses administrasi pendaftaran dan lainnya dapat lebih cepat ditangani. 2. Penyimpanan data kendaraan tersimpan pada database, tidak memakan tempat dan mudah untuk diakses. 3. Sistem yang dirancang dapat menyajikan data kendaraan yang telah diuji apabila diperlukan pencarian data. 4. Pimpinan yang terkait dengan PKB dapat mengetahui dan mengakses informasi mengenai data PKB dengan mudah. B. Saran Adapun saran-saran yang penulis sebagai berikut : 1. Sistem Informasi PKB yang diusulkan penulis dapat dilakukan uji coba penggunaanya oleh Unit Pelayanan PKB atau dikembangkan sehingga memenuhi seluruh proses PKB. 2. Unit Pelayanan PKB Dinas Perhubungan Kabupaten Langkat hendaknya dapat memanfaatkan teknologi komputer/informasi dalam rangka Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 14

8 meningkatkan kinerja pelayanan kepada masyarakat. 3. Pembagian kerja bagi staf Unit Pelaksana PKB hendaknya lebih efektif, sehingga pelayanan tidak terlalu banyak personil dan memakan waktu. DAFTAR PUSTAKA [1] David Ciang, (2004), Cara Mudah Pemrograman Database Delphi 7 Menggunakan Class Generator, Elex Media Jakarta. [2] Edhy Sutanta, (2004), Sistem Basis Data, Graha Ilmu, Yogyakarta. [3] Ema Utami, (2005), Konsep Dasar Pengolahan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms.Access & Ms.Visual Basic, Andi, Yogyakarta. [4].Hanif Alfatta, (2007), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. [5] Jogianto Hartono, (2001), Pengenalan Komputer, Andi, Yogyakarta. [6] Janner dan Paryudi, (2006), Perancangan Basis Data Andi, Yogyakarta. [7] Kursini, (2007), Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi, Yogyakarta. [8] KH. Ali Yafie, (1994), Asuransi Dalam Pandangan Syariat Islam, Menggagas Fiqih Sosial. [9] Mc.Leod, Jr dan George Schell, (2004), Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta. [10] Tata Sutabri, (2004), Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta. [11] syahnanweb. blogspot.com/ 2008/04/landasan -teori-sisteminformasi.html [12]. ericute.files. wordpress.com/ 2009/10/pert-1-algol.pdf Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 15