PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENYEBARAN PENDUDUK MENGGUNAKAN PHP MY SQL PADA KECAMATAN BINJAI SELATAN

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENYEBARAN PENDUDUK MENGGUNAKAN PHP MY SQL PADA KECAMATAN BINJAI SELATAN Drs. Katen Lumbanbatu,M.Kom. 1, Novriyeni, S.Kom.,M.Kom. 2 STMIK KAPUTAMA, Jln.Veteran No. 4A-9A Binjai, Indonesia Abstrak Kecamatan Binjai Selatan merupakan kantor Kecamatan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa kependudukan. Dalam hubungan tersebut maka sebagai instansi pemerintahan harus selalu dapat memberikan pelayanan yang terbaik, cepat dan akurat kepada masyarakat. Penelitian ini bertujuan untuk menyelesaikan permasalahan sistem pelayanan kependudukan dalam pencarian data kependudukan di tumpukan arsip, kesulitan untuk mendapatkan laporan kependudukan yang cepat dan akurat dalam waktu singkat, resiko dapat hilang dan rusaknya arsip kependudukan akibat tumpukan yang terlalu banyak dan tidak terawat. Untuk mendukung sistem informasi ini penulis melakukan studi kepustakaan dengan cara membaca dan mempelajari dari berbagai buku juga bersumber literatur yang berkaitan dalam sistem dan studi lapangan dengan cara melakukan konsultasi kepada pihak yang berkompeten di sekolah dan di perpustakaan serta melakukan survei langsung ke lokasi penelitian. Software yang dirancang ini akan menghasilkan suatu program aplikasi pada pendataan pelayanan administrasi kependudukan di Kecamatan Binjai Selatan dengan menggunakan pengolahan database agar pengolahan data menjadi terintegrasi dan terorganisasi dalam satu tempat penyimpanan sehingga memudahkan pihak kecamatan dalam pengoperasiannya dan memperkecil kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi serta memudahkan dalam pembuatan laporan kependudukan serta mengetahui penyebaran penduduk di Kecamatan Binjai Selatan. Dari penelitian ini dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan sistem yang dirancang ini dapat membantu masalah pengolahan data warga dapat dilakukan dengan cepat, sehingga kebutuhan akan informasi dapat terpenuhi dengan cepat dan laporan menjadi lebih cepat dan akurat sehingga dapat mendukung hasil keputusan, kebijakan yang diambil Camat Binjai Selatan. Kata Kunci : Informasi, Pelayanan,, Pengolahan Data 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kecamatan Binjai Selatan saat ini melayani kebutuhan-kebutuhan masyarakat dimulai dari pembuatan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda (KTP) dan berbagai macam surat keterangan. Kesibukan dan rutinitas masyarakat yang sangat tinggi menyebabkan masyarakat sangat mengharapkan pelayanan administrasi kependudukan yang cepat, akurat dan efisien. Dalam melakukan pelayanan untuk pembuatan berbagai macam surat keterangan sampai pada pembuatan laporan kependudukan masih dilakukan secara manual. Kegiatan secara manual dengan menggunakan mesin ketik, pada pembuatan Surat Keterangan Kepindahan, Surat Keterangan Tempat Tinggal, Surat Keterangan kelahiran serta Surat keterangan Kematian masih menggunakan tulisan tangan. Permasalahan yang terjadi dalam kegiatan manual adalah tidak efisiennya waktu yang digunakan untuk memproses pelayanan kependudukan dalam pencarian data kependudukan di tumpukan arsip, kesulitan untuk mendapatkan laporan kependudukan yang cepat dan akurat dalam waktu singkat, resiko dapat hilang dan rusaknya arsip kependudukan akibat tumpukan yang terlalu banyak dan tidak terawat. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Data Menurut Bambang Harianto, (2004:1), data adalah rekaman mengenai fenomena/fakta yang ada atau yang terjadi. Data adalah refleksi fakta yang ada. Menurut Edhy Sutanta, (2004;5), data adalah sebagai bahan keterangan tentang kejadian nyata atau fakta-fatkat yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukan jumlah, tindakan, atau hal. Data dapat Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 19

2 perupa catatan-catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. 2.2 Pengertian Basis Data Menurut Bambang Harianto (2004:4). Basis data adalah kumpulan data (elementer) yang secara logik berkaitan dalam meepresentasikan fenomena/fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu. Menurut Stephem dan Plews dalam Janner dan Paryudi (2006;1) menyatakan bahwa Basis data adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Dengan basis data pengguna dapat menyimpan data secara terorganisir. 2.3 Pengertian Sistem Menurut Richard F. Neuchel dalam Jogiyanto Hartono (2000:2) menyatakan bahwa Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan dikembangkan sesuai dengan suatu sekema yang berintegerasi untuk melakukan suatu kegiatan dalam bisnis. Sedang menurut M.J Aleksander dalam Jogiyanto Hartono (2001:2), Sistem adalah sekumpulan objek berupa komponen elemen, prosedur metode yang terintegrasi dan didaur sedemikian rupa untuk mencapai tujuan tertentu. 2.4 Pengertian Informasi Informasi didefenisikan oleh Jhon Bruch dan Gary Grundnitski dalam Jogianto Hartono (2000;23-24) menyatakan bahwa Informasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan didalam pembuatan keputusan. Menurut Sutanta (2003:9) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat sekarang maupun saat yang akan datang. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengetahuan data dalam bentuk yang lebih berguna dan saling berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian (event) yang nyata dan dapat digunakan untuk mengambil suatu keputusan. 2.5 Pengertian Sistem Informasi Menurut Jhon F. Nash dan Mertin B. Roberts dalam Jogiyanto Hartono (2000; 25) Sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas-fasilitas, tehnologi, media, Prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapat jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk mengambil suatu keputusan yang cerdik. Menurut Tata Sutabri (2004 : 36), Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luas tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.6 Kamus Data Menurut Tata Sutabri (2004:172), Apabila didefenisikan, kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan kamus data, diantaranya : 2.7 Hirarki Data Menurut Edhy Sutanta (2004:24), Berdasarkan tingkat kompleksitas nilai data, tingkatan data dapat disusun kedalam sebuah hirarki, mulai dari yang paling sederhana hingga yang paling komplek. 1. basis data, merupakan sekumpulan dari bermacam-macam tipe record yang memiliki hubungan antar record. 2. berkas/file, merupakan sekumpulan rekaman data yang berkaitan denngan suatu objek. 3. record, merupakan sekumpulan field/atribut/data item yang saling berhubungan terhadap obyek tertentu. 4. field/atribut/data item, merupakan unit terkecil yang disebut data,yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. 5. byte, merupakan sekumpulan bit yang secara konvensional terdiri atas kombinasi delapan bit yang menyatakan sebuah karakter dalam memori (1 byte= 1 karakter) Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 20

3 6. bit, adalah sistem binner yang terdiri atas dua macam nilai, yaitu 0 dan Diagram Konteks Pengertian diagram kontek adalah suatu diagram alir yang menggambarkan aliran sistem kerja yang ada. Diagram kontek terdiri atas : 1. Diagram Konteks / Level 0, ini mengambarkan sumber dan arah data yang diproses secara umum dari keseluruhan sistem yang ada. 2. Diagram Nol / Level 1, ini di buat untuk menggambarkan tahapan proses yang terdapat dalam doagram konteks dengan penjabaran yang lebih teperinci. 3. Diagram Detail / Level 2, ini menggambarkan proses arus data delang lebih terperinci lagi dari levellevel yang sudah ada. 2.9 Data Flow Diagram Menurut DeMarco dan Gane Sarson dalam, Tata Sutabri (2004;163) menyatakan bahwa Data Flow Diagram adalah suatu network yang mengambarkan suatu sistem automatis/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya Pengertian Flowchart Menurut Jogiyanto HM (2000 : 662) menyatakan bahwa bagian alir program (Flowchart) adalah bagian yang menggambarkan arus logika dari data yang akan diproses dalam suatu program dari awal sampai akhir Pengertian Pelayanan administrasi Kependudukan Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, (1996,: 571) menerngkan bahwa Pelayanan adalah perihal/cara melayani; usaha melayani kebutuhan orang lain dengan memperoleh imbalan uang/jasa; kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual beli barang/jasa. Pengertian Kependudukan dalam Kamus besar Bahasa Indonesia, (1996: 245) adalah hal-hal/sifat-sifat sebagai penduduk; urusan mengenai penduduk. 3. ANALISIS DAN EVALUASI 3.1 Analisis Mekanisme Sistem Yang Sedang Berjalan. Sebelum peneliti menggambarkan aliran dokumen yang terjadi dalam sistem terlebih dahulu dijelaskan pemakai yang berkaitan dengan sistem sebagai berikut : a., Warga penduduk yang mengurus Kartu Keluarga, penduduk wajib KK/KTP dan pemilihan KK/KTP dan melaporkan tetang peristiwa kelahiran dan kematian didalam keluarga. b. Bagian Administrasi, penanggung jawab seluruh kegiatan dan administrasi penduduk baik yang mengurus Kartu Keluarga maupun penduduk yang wajib KK/KTP dan kelahiran dan kematian. c. Kepala Kantor, pihak manajemen yang mencakup memimpin pada kantor Camat Kota Selatan.Berikut flowchart sistem yang sedang berjalan di perpustakaan Mulai Data Pendataan Berkas Pindah Tidak Kelahiran Tidak Meninggal Selesai Ya YA YA Catat Perpindahan Catat Kelahiran Catat meninggal dunia Gambar III.1 Mekanisme yang sedang berjalan pelayanan penduduk. 3.2 Evaluasi Rancangan Diagram Konteks Yang Diusulkan. Adapun diagram konteks Sistem Informasi Administrasi Kependudukkan pada Kecamatan Binjai Selatan dengan aliran data secara umum sebagai berikut : Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 21

4 Biodata Kartu Keluarga Sistem Informasi Administrasi Kependudukkan Kepala Kantor Daftar Bagian Administrasi Data Desa/Kelurahan Data Cat. Kependudukkan Lap. Kependudukkan Daftar Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Pelayanan Kependudukan Data Flow Diagram Level 0 Pindah Bagian Administrasi F. Lingkungan Biodata Kelahiran Meninggal pindah F. Meninggal Data Desa/Kel 1 Rekam Data pendudukan 2 Memproses data administrasi kecamatan Biodata Data Desa/Kelurahan Kelahiran F. Desa/Kelurahan Kd_RT + Nm_RT + Alamat_RT + Nama KetuaRT b. Tabel Lingkungan + Nm_Ling + Alamat_Ling + Nama_RW c. Tabel Kelurahan + Nm_kel + Alamat_ktr + Nama RW d. Tabel Kependudukan + Tgl_KK + Nama_KK + Kalamat + RW + Kelurahan e. Tabel Biodata + Tgl_data + No_ktp + Nama_lgkp + Tpt_lahir_P + Tgl_Lahir_P + Jenkel + Agama + Stawin + Pend + Pekerjaan + Nama_ayah + Nama_ibu + Stat_KK f. Tabel Kelahiran No_ + Lahirdi + Nama_Petugas + No_KK + Stat_KK g. + Tgl_Meninggal + Meninggal_di + Sebab_Meninggal h. Tabel Pindah + Jml_Anggota_KK + Tgl_Pindah + Pindah_ke + Kota_P Rancangan Relationship Database Pindah F. RT Data Desa/Kelurahan Data Kependudukan 3 Rekam Data Kependudukan Data Biodata F. Kependudukan Data Kependudukan Kartu Keluarga 4 Cetak Laporan Data Daft. Lap. Kependudukan Data Desa/ Kelurahan Kepala Kantor Gambar III.4 Relasi Tabel Sistem Informasi Pelayanan Kependudukan F. Desa/Kelurahan Gambar III.3 DFD Level Rancangan Kamus Data Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram arus data. Diagram arus data sifatnya global yang ditunjukkan hanya nama arus datanya saja. a. Tabel RT = Form Input Data 1. Form Input Data Kependudukan Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 22

5 Gambar III.5 Form Input Kependudukan 2. Form Data Gambar III.8 Form Output Kependudukan Gambar III.6 Form Data Output Data 1. Form Output Data Gambar III.7 Form Output 2. Form Output Data Kependudukan 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan 1. Dengan komputerisasi pengolahan data warga dapat dilakukan dengan cepat, sehingga kebutuhan akan informasi dapat terpenuhi dengan cepat pula. 2. Penyimpanan data warga dapat dilakukan dengan mudah, teratur dan aman, sehingga dapat mempermudah dalam penggunaannya. 3. Pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan akurat sehingga dapat mendukung hasil keputusan, kebijakan yang diambil Camat Binjai Selatan. 5.2 Saran 1. Hendaknya dilakukan pelatihan kepada petugas yang akan menjalankan Program Aplikasi Pelayanan Administrasi Kependudukan tersebut. 2. Melakukan Back-up data secara periodik seminggu sekali agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan data. DAFTAR PUSTAKA [1] David Ciang, (2004), Cara Mudah Pemrograman Database Delphi 7 Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 23

6 Menggunakan Class Generator, Elex Media Jakarta. [2] Edhy Sutanta, (2004), Sistem Basis Data, Graha Ilmu, Yogyakarta. [3] Ema Utami, (2005), Konsep Dasar Pengolahan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms.Access & Ms.Visual Basic, Andi, Yogyakarta. [4] Hanif Alfatta, (2007), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. [5] Jogianto Hartono, (2001), Pengenalan Komputer, Andi, Yogyakarta. [6] Janner dan Paryudi, (2006), Perancangan Basis Data Andi, Yogyakarta. [7] Kursini, (2007), Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi, Yogyakarta. [8] KH. Ali Yafie, (1994), Asuransi Dalam Pandangan Syariat Islam, Menggagas Fiqih Sosial. [9] Mc.Leod, Jr dan George Schell, (2004), Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta. [10] Tata Sutabri, (2004), Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta. [11] syahnanweb.blogspot.com/ 2008/04/ landasan teori -sisteminformasi. html [12]. 10/pert-1-algol.pdf Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 24