Bab 2 LANDASAN TEORI. Menurut Turban (2003, p15), sebuah sistem informasi (SI) mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan penyebaran informasi untuk

Transkripsi

1 7 Bab 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut Turban (2003, p15), sebuah sistem informasi (SI) mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan penyebaran informasi untuk tujuan tertentu.menurut Robert C Nickerson, sistem informasi adalah kumpulan komponen yang bekerja sama untuk memberikan informasi untuk membantu dalam operasi dan manajemen organisasi. Menurut O Brien(2004, p7), an information system can be any organied combination of people, hardware, software, communication network and data resources that collects, transform and disseminates information in an organization. Sistem dapat didefinisikan secara sederhana sebagai kelompok elemen yang saling berhubungan hingga membentuk satu kesatuan. Akan tetapi konsep umum sistem berikut ini memberikan konsep dasar yang lebih tepat untuk bidang sistem informasi. Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sistem kerja yang terdiri dari orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komputer, sumber data yang mengumpulkan, menyimpan, menampilkan informasi dan mendukung satu atau lebih sistem kerja yang lain di dalam satu perusahaan. 7

2 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Model sistem informasi menurut James A. O Brien (2005,p35) menunjukkan kerangka konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Komponen-komponen dalam sistem informasi memperlihatkan hubungan antara komponen dan aktivitas sistem informasi. Model tersebut memberikan kerangka kerja yang menekankan pada lima konsep utama, yang dapat diaplikasikan ke semua jenis sistem informasi, yang terdiri dari : 1. Sumber Daya Manusia Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Baik sebagai pemakai akhir maupun sebagai pakar sistem informasi. a. Pemakai akhir (disebut juga sebagai pemakai atau client) adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut.

3 9 b. Pakar sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi contoh: sistem analis, pembuat software, operator sistem. 2. Hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. Contoh-contoh hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah : a. Sistem komputer, terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai peripheral yang saling berhubungan. b. Peripheral komputer, yang berupa peralatan keyboard atau mouse elektronik untuk input data dan perintah, layar, video, atau printer untuk output informasi, dan disk magnetic atau optical untuk menyimpan sumber daya data. 3. Software Konsep sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Contoh-contoh sumber software adalah : a. Software sistem seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.

4 10 b. Software aplikasi, memprogram pemrosesan langsung bagi penggunaan komputer tertentu oleh pemakai akhir, contohnya adalah program analisis penjualan, program penggajian, dan program pengolah kata. c. Prosedur, mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi, contohnya adalah prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan, prosedur pendistribusian cek gaji. 4. Sumber Daya Data Komponen sistem informasi terdiri dari semua data yang disimpan dalam komputer dalam sistem dan yang digunakan oleh perangkat lunak dari sistem. Data dapat berupa banyak bentuk, yang terbagi atas data teks, data gambar, data video, data audio dan juga termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan karakter lainnya yang menjelaskan transaksi. Sumber daya informasi umumnya diatur, disimpan dan diakses oleh berbagai teknologi pengelolaan sumber daya data ke dalam : 1). Database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur. 2). Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya, seperti fakta, peraturan, dan contoh kasus mengenai praktik bisnis yang berhasil baik.

5 11 5. Jaringan Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, pemroses komunikasi, dan peralatan lainnya yang dihubungkan satu sama lain melalui media komunikasi, serta dkendalikan melalui software komunikasi. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber Daya Jaringan meliputi : - media komunikasi, contoh termasuk kawat twisted-pair, kabel koaksial, dan kabel serat optik dan microwave, teknologi nirkabel sellular dan satelit. dukungan jaringan, contoh termasuk prosesor komunikasi seperti modem dan prosesor internetwork, dan perangkat lunak komunikasi kontrol seperti sistem operasi jaringan dan paket internet browser Manfaat Sistem Informasi Sistem informasi memberikan beberapa manfaat penting sebuah organisasi. Manfaat ini berasal dari sistem secara keseluruhan, bukan hanya dari kenyataan bahwa komputer digunakan dalam sistem. komputer cepat dan akurat, dan mereka memproses volume data yang besar. Meskipun ini membuat karakteristik sistem informasi komputer yang sangat berguna, manfaat nyata dari sistem informasi jauh lebih terlibat.

6 12 Manfaat- manfaatnya antara lain : a. Better Information Salah satu keuntungan utama menggunakan sistem informasi adalah informasi yang lebih baik. Sistem informasi menyimpan dan memproses data, tetapi mereka menghasilkan informasi, yang merupakan dasar untuk membuat keputusan yang baik, membantu informasi mengurangi ketidakpastian orang tersebut, dan dengan informasi yang lebih baik orang bisnis lebih yakin tentang hasil dari keputusan. b. Improved Service Manfaat lain sistem informasi adalah peningkatan layanan komputer sistem informasi beroperasi setiap saat, siang ataupun malam dan mengolah data lebih cepat dari manusia. Dengan demikian, organisasi dan bisnis melayani pelanggan dan klien mereka lebih nyaman dan efisien dengan sistem informasi komputer kemudian tanpa mereka. c. Increased Productivity Produktivitas ada hubungannya dengan berapa banyak orang menyelesaikan tugasnya dalam suatu periode tertentu. Dengan sistem informasi komputer, orang bisa melakukan pekerjaan lebih banyak dalam periode waktu maka mereka akan bisa dilakukan jika mereka tidak memiliki sistem seperti ini. Peningkatan produktivitas

7 13 berarti bahwa mengurangi biaya bagi perusahaan untuk menyediakan barang dan jasa. d. Competitive Advantage Manfaat akhir sistem informasi adalah bahwa mereka dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis. Bisnis memiliki keunggulan kompetitif ketika pelanggan jelas lebih memilih produk atas orang-orang dari usaha lainnya. Beberapa bisnis mendapatkan keuntungan kompetitif dengan menjadi penjual paling murah produk tertentu. Selain mendapatkan itu dengan memiliki produk yang berbeda dari pesaingnya, masih usaha lain berkonsentrasi pada produk khusus atau unik untuk suatu bagian kecil dari pasar untuk mendapatkan keuntungan kompetitif. 2.2 Pengertian Teknologi Informasi Pengertian teknologi informasi dapat diartikan secara umum sebagai suatu objek yang luas yang berkenaan tentang teknologi dan aspek lain tentang bagaimana melakukan manajemen dan pemrosesan pengolahan data menjadi informasi. Teknologi informasi merupakan subsistem dari sistem informasi. Menurut Thompson dan Cats-Baril (2003,p3), Information Technology is the hardware and software that are packaged as a device for capturing, storing, processing, and outputting digital content, yang berarti teknologi informasi adalah perangkat lunak dan piranti lunak yang dikemas sebagai sebuah

8 14 alat untuk menangkap, menyimpan, memproses dan menghasilkan digital. Sedangkan menurut James A. O brien(2005,p7) adalah hardware, software, telekomunikasi, manajemen database, dan teknologi pemrosesan informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer. Sedangkan data dari ( teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari bagian pengiriman ke penerima, sehingga pengiriman informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas penyebarannya, dan lebih lama penyimpanannya Investasi Teknologi Informasi. Menurut Schniederjans (2004,p9) yang dimaksud dengan investasi Teknologi Informasi adalah suatu keputusan investasi dalam mengalokasikan seluruh tipe dari manajemen sistem informasi, termasuk diantaranya manusia dan uang. Secara umum investati TI bermanfaat untuk menekan biayabiaya operasi perusahaan, meningkatkan produktifitas dan menyelesaikan masalah bisnis yang spesifik. Untuk menjustifikasi TI yang akan dibuat, salah satu pendekatan yang umum adalah mengadopsi langkah logis dalam kerangka yang berulang (repeatable framework). Proses investasi teknologi informasi terdiri dari tiga tahap fundamental yaitu tahap seleksi, control, dan evaluasi. Selama tahap seleksi, suatu organisasi menyeleksi investasi teknologi informasi

9 15 yang paling mendukung kebutuhan-kebutuhan misinya, mengidentifikasi, menganalisa resiko dan pengembalian tiap investasi sebelum mendanai investasi tersebut. Selama tahap control, organisasi memastikan bahwa implementasi investasi teknologi informasi tersebut masih sejalan dengan perencanaan proyek. Setiap ada penambahan biaya investasi,proyek tetap berlangsung selama masih sesuai dengan misi perusahaan, dan pada tingkat biaya serta resiko yang telah diperkirakan. Selama tahap evaluasi, realisasi dan hasil dibandingkan dengan perencanaan yang sebelumnya dilakukan. Hal ini dilakukan untuk menilai pengaruh investasi pada kinerja misi, mengidentifikasi perubahan atau modifikasi yang diperlukan terhadap investasi, dan memperbaiki proses manajemen investasi berdasarkan pengalaman Tujuan dan Manfaat Investasi Teknologi Informasi Menurut Richardus Eko Indrajit (2004,p30), tujuan dilakukan investasi dalam bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut: Adanya alasan kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri dalam arti kaa perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi informasi dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak. Untuk memperbaiki efisiensi dan efektivitas perusahaan. Keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan kompetitif agar dapat meninggalkan para pesaing

10 16 bisnisnya dengan pengembangan teknologi yang belum dimiliki perusahaan lain. Investasi teknologi informasi merupakan keputusan yang diambil oleh organisasi untuk meningkatkan sumber daya dari pengeluaran biaya yang nyata dari teknologi informasi dengan harapan manfaat dari pengeluaran tersebut mencapai nilai dari apa yang diharapkan. Manfaat dari investasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud (tangible benefit) dan keuntungan tidak berwujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berwujud diantaranya adalah sebagai berikut: Pengurangan-pengurangan biaya operasi Pengurangan kesalahan-kesalahan proses Peningkatan penjualan Pengurangan biaya persediaan Pengurangan kredit tak tertagih Keuntungan tak berwujud (intangible benefit) adalah keuntungan-keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam

11 17 bentuk satuan nilai uang. Keuntungan-keuntungan diantaranya adalah sebagai berikut: a. Peningkatan pelayanan lebih baik kepada langganan b. Peningkatan keputusan kerja personil c. Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik. d. Peningkatan kepuasan karyawan e. Peningkatan mutu dan jumlah informasi f. Peningkatan mutu dan jumlah respon atas kondisi pesaing g. Peningkatan efisiensi dan keluwesan operasional Konsep Investasi Teknologi Informasi Kita harus mengetahui peran dari sistem informasi yang akan digunakan oleh perusahaan karena sebuah sistem informasi merupakan inti dari suatu investasi yang baik. Remenyi (2001, p 10) mengemukakan bahwa : investment good is something that is not acquired or valued for the utility it delivers by itself in its own right. Simply, capital goods do not have any intrinstic utility or value in their own right, as a television set, a jacket, a meal in a fine restaurant, listening to a guitar concerto, a tennis racket, a holiday in the sun, etc, do.

12 18 Intinya adalah investasi merupakan sesuatu yang tidak dapat diperoleh atau dinilai dari seberapa banyak kegunaannya. Singkatnya, investasi ini tidak dapat memiliki banyak kegunaan yang mendasar atau nilai dari kegunaanya sendiri, misalnya sebagai sebuah televisi, jaket, makanan di restoran mewah, mendengarkan konser gitar, raket tenis, tiket liburan, dan lain-lain. 2.3 Pengertian Studi Kelayakan Studi kelayakan dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang mempelajari secara mendalam tentang suatu usaha atau bisnis yang akan dijalankan, dalam rangka menentukan layak atau tidak usaha tersebut dijalankan. Manfaat dilakukannya studi atau analisa kelayakan adalah untuk memfokuskan suatu rencana bisnis yang mempunyai suatu urut-urutan yang logis yang memungkinkan untuk menjangkau sasaran. Selain itu, manfaat dari studi kelayakan untuk menghindarkan suatu perusahaan dari penanaman modal yang tidak ekonomis. Dilakukannya studi kelayakan memerlukan biaya juga. Studi kelayakan lebih baik dilakukan terlebih dahulu sebelum mendirikan suatu usaha karena besarnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan studi kelayakan, bila dibandingkan dengan besarnya resiko kegagalan dan kerugian dari suatu proyek investasi dalam jumlah besar, maka biaya tersebut relatif kecil.

13 19 Tujuan dilakukan studi kelayakan sebelum mendirikan suatu usaha atau proyek, yaitu: Menghindari resiko kerugian di masa yang akan datang karena masa yang akan datang adalah kondisi yang tidak pasti. Memudahkan perencanaan. Studi kelayakan akan mempermudah dalam melakukan perencanaan. Perencanaan meliputi jumlah dana yang diperlukan, lokasi proyek akan dibangun, tenaga kerja yang akan melaksanakan, mesin dan peralatan yang akan digunakan. Memudahkan pelaksanaan pekerjaan. Rencana yang sudah disusun dijadikan acuan dalam mengerjakan setiap tahap yang sudah direncanakan. Memudahkan pengawasan. Pengawasan perlu dilakukan agar jalannya usaha tidak keluar dari rencana yang sudah disusun. Memudahkan pengendalian. Tujuan dari pengendalian adalah mengembalikan pelaksanaan pekerjaan yang melenceng ke arah sesuai rencana sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai. Menurut jurnal yang berjudul Analisis perancangan dan implmentasi sistem sirkulasi perpustakaan pada SMP Negeri 1 Wates Analisis kelayakan adalah sebuah studi yang mempertimbangkan terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam pembangunan sebuah sistem sehingga dapat ditentukan layak atau tidaknya sistem tersebut. Aspek-aspek kelayakan yang akan dianalisis dalam perancangan sistem dalam skripsi ini antara lain: kelayakan legalitas, operasional, teknologi dan kelayakan ekonomi.

14 20 Menurut Abdul Kadir (2003,p38) analisis sistem mencakup studi/ analisis kelayakan dan analisis kebutuhan yaitu : a. Analisis kelayakan Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Analisis kelayakan digunakan untuk menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Tahapan ini berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat tercapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada permasalahan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling. Lima macam kelayakan dalam merancang sistem informasi yaitu kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, kelayakan operasi, kelayakan hukum dan kelayakan jadwal. b. Analisis kebutuhan Analisis kebutuhan merupakan proses untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang pengolahan data yaitu jumlah data yang harus diproses, waktu pengolahan saat data siap diproses sampai informasi yang dihasilkan. Spesifikasi ini digunakan untuk membuat kesepakatan dalam pengembangan sistem.

15 Kategori Kelayakan Kelayakan suatu proyek biasanya diukur dengan empat macam kelayakan, yaitu: Kelayakan teknis, kelayakan ekonomi dan finansial, kelayakan politis, dan kelayakan administratif. Keempat kelayakan ini diprediksi sebelum suatu proyek dijalankan. Kelayakan teknis berkaitan dengan pertanyaan apakah secara teknis, proyek tersebut dapat dilaksanakan? Menurut Whitten et al (2004,p382), ada empat kategori pengujian kelayakan: Operational feasibility/kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam organisasi. Kelayakan operasional menenetukan apakah sumber daya manusia tersedia untuk mengoperasikan sistem ketika sistem sudah diinstall. Aspek kelayakan operasional yang harus dipertimbangkan dibagi dalam 2 kategori yaitu aspek bisnis dan aspek psikologis. 1. Aspek teknis Apakah sistem dapat memenuhi tujuan organisasi untuk mendapat informasi yang dibutuhkan? Apakah sistem dapat diorganisasikan untuk menghasilkan informasi pada saat yang tepat untuk setiap orang yang membutuhkan?

16 22 2. Aspek psikologis (penerimaan oleh orang-orang yang terlibat didalam organisasi) Apakah sistem yang baru memerlukan restrukturisasi organisasi dan bagaimana akibat strukturisasi ini terhadap orang-orang yang ada diorganisasi? Apakah diperlukan pelatihan atau pelatihan ulang? Apakah personil di dalam organisasi dapat memenuhi kriteria untuk sistem yang baru? Technical feasibility/kelayakan teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu dan ketersediaan sumber dan pakar teknis. Kelayakan teknik mengetahui apakah sumber daya teknis yang ada bisa ditingkatkan sesuai dengan keperluan. Cara paling langsung dan cepat untuk memprediksi kelayakan teknis adalah dengan cara melihat apakah proyek seperti itu secara teknis dapat dilaksanakan di tempat lain. Tetapi, perlu diwaspadai faktor-faktor lain yang khas di lokasi mungkin sekali ikut mempengaruhi keberhasilan proyek di lokasi tersebut, sehingga cara ini pun tidak selalu cocok untuk dipakai. Masalah-masalah pokok dalam kelayakan teknis: 1. Apakah teknologi sudah tersedia? 2. Apakah teknologi yang akan digunakan dapat teringrasi dengan teknologi yang sudah ada?

17 23 3. Apakah sistem yang sudah ada dapat dikonversi ke teknologi yang baru? 4. Apakah organisasi memiliki orang yang menguasai teknologi baru ini? Scheduled feasibility/kelayakan jadwal Adalah ukuran kelayakan daftar pelaksanaan proyek tersebut. Beberapa proyek diawali dengan tenggat waktu yang spesifik. Sangat perlu untuk menentukan apakah tenggat waktu itu bersifat perintah atau keinginan. Misalnya, proyek untuk mengembangkan sistem agar memenuhi peraturan pelaporan pemerintah yang baru mungkin memiliki tenggat waktu yang bertepatan dengan tenggat waktu laporan baru harus dimulai. Penalti yang berkaitan dengan tenggat waktu tersebut dapat menjadikannya mandatory atau bersifat perintah. Jika tenggat waktu tersebut berdasar keinginan daripada mandatory, maka analis dapat mengajukan daftar alternatif Economic feasibility/kelayakan ekonomis Adalah ukuran efektifitas biaya sebuah proyek atau solusinya. Efisiensi ekonomis berkaitan dengan pemakaian sumber daya biaya yang ada dalam mencapai keuntungan yang maksimal (maksimal dari segi kepuasan masyarakat). Sebuah proyek bisa efisien (hemat dalam pembiayaan), tapi mungkin tidak efektif (tidak mencapai tujuan). Cara yang populer untuk mengukur efisiensi adalah analisis perbandingan biaya lawan keuntungan (Cost-Benefit Analysis). Analis

18 24 dapat memperkirakan biaya dan keuntungan tiap alternatif tersebut. Proyek dikatakan efisien bila nilai keuntungan yang diperoleh melebihi nilai biaya yang dikeluarkan. Hal yang perlu diingat dalam mengukur keuntungan proyek adalah keterbatasan sumber daya yang dimiliki. Bila mengukur proyek satu per satu, maka mungkin layak, tapi bila dilihat dari pemakaian bersama sumber daya, mungkin dapat dinyatakan tidak layak. Profitabilitas (profitability) merupakan salah satu ukuran yang dipakai pemerintah daerah dalam mengkaji usulan proyek atau program. Ukuran ini memperlihatkan selisih antara pendapatan yang akan diterima pemerintah dikurangi biaya yang harus dikeluarkan oleh pemerintah berkaitan dengan proyek yang diusulkan. Bila berkaitan dengan proyek pembangunan fisik (misal: perumahan/ realestate), profitabilitas ini biasa disebut sebagai analisis dampak fiskal (fiscal impact analysis). Efektivitas biaya merupakan ukuran lain, yang berarti dapat mencapai tujuan dengan biaya yang minimal. Dalam hal ini, semua upaya yang dapat dianggap mencapai tujuan diperbandingkan dalam hal biaya yang dikeluarkan. Salah satu yang paling sedikit memerlukan biaya itulah yang paling tinggi efektif biayanya Metode Cost Benefit Analysis Menurut Schniederjans (2004, p140), cost benefit analysis adalah keputusan yang banyak digunakan sebagai alat

19 25 bantu pengambilan keputusan baik dalam pengaturan publik dan swasta dan untuk berbagai masalah yang berbeda, termasuk pengambilan keputusan investasi IT. Dengan menggunakan analisis biaya manfaat maka dapat diperhatikan berapa biaya dan manfaat yang akan dikeluarkan atau diterima atas sistem yang diusulkan, perbandingan dilakukan yaitu membandingkan manfaat dengan biaya yang dikeluarkan semakin besar manfaat yang akan diterima dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan maka sistem itu mungkin untuk diimplementasikan dan semakin besar biaya yang dikeluarkan dibandingkan dengan manfaat yang diterima maka sistem tersebut tidak cocok untuk diimplementasikan. Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara: 1. Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusa apakah suatu sistem layak atau tidak untuk diimplementasikan pada suatu organisasi. 2. Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan tujuan yang diinginkan. CBA menjelaskan keputusan tentang pengeluaran dan penerimaan untuk penyelenggaraan keputusan investasi modal dalam proyek sosial yang menyangkut kepentingan publik akan dilaksanakan dan diteruskan untuk waktu yang akan datang. Keputusan CBA meliputi arus keluar dana (fund

20 26 outflaws) dan arus masuk dana (fund inflows) dan bagaimana dana itu dimanfaatkan untuk mencapai tujuan. Seperti kebanyakan analisis, Cost Benefit Analysis melibatkan serangkaian langkah atau tahapan. Tahap sekuensial ini meliputi: 1. Menentukan masalah Menganalisis masalah dan mendefinisikan satu-satunya cara untuk memungkinkan solusi alternatif yang tepat dapat dihasilkan. 2. Mengidentifikasi biaya dan manfaat Setelah masalah telah didefinisikan dan alternatif yang sesuai telah diidentifikasi, tahap selanjutnya dalam analisis ini adalah untuk mengidentifikasi semua biaya yang relevan dan manfaat. Sebuah penyelidikan intensif harus dilakukan untuk mengidentifikasi semua efek relevan Investasi TI apakah positif atau negatif dan untuk menetapkan dollar value untuk efek-efek. 3. Menghitung biaya dan manfaat Biaya adalah setiap pengeluaran yang harus dikeluarkan untuk pengadaan, menginstal dan memelihara TI. Untuk investasi TI pengambilan keputusan, biaya secara tradisional dipandang sebagai baik yang nyata dan langsung dihubungkan ke sistem.

21 27 Pandangan alternatif biaya adalah bahwa mereka tidak berwujud, berarti adalah efek yang tidak dapat mudah diberi nilai dari unit umum mengukur (biasanya dalam nilai uang). Manfaat adalah konsekuensi positif dari melakukan investasi TI. Manfaat sering timbul dari membuat perbaikan dalam cara organisasi melakukan tugas-tugas yang diperlukan. 4. Bandingkan alternatif Setelah biaya dan manfaat telah diidentifikasi dan dihitung ke dalam unit umum mengukur, alternatif dibandingkan satu sama lain berdasarkan kriteria umum. 5. Menguji Kelayakan Analisis sensivitas didefinisikan sebagai penentuan kehandalan dari keputusan yang dihasilkan atas analisis biaya manfaat. Dalam analisis biaya manfaat terdapat nilai yang sebenarnya setiap biaya dalam manfaat yang terkait investasi alternatif akan ideal Payback Period Payback Period adalah periode waktu yang dibutuhkan agar cash flow yang dihasilkan sama besar dengan investasi yang dikeluarkan. Terkait dengan hal ini, semakin singkat payback period suatu investasi menunjukkan investasi tersebut lebih disukai oleh investor.

22 28 Secara definisi, payback period dapat diartikan dengan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mengembalikan biaya investasi atau suatu metode dalam penentuan jangka waktu yang dibutuhkan dalam menutupi initial investment dari suatu proyek dengan menggunakan cash inflow yang dihasilkan dari proyek tersebut. Semakin pendek payback period dari periode yang disyaratkan perusahaan maka proyek investasi tersebut dapat diterima. Kebaikan dan Kelemahan Payback Method Kebaikan Payback Method 1. Digunakan untuk mengetahui jangka waktu yang diperlukan untuk pengembalian investasi dengan resiko yang besar dan sulit. 2. Dapat digunakan untuk menilai dua proyek investasi yang mempunyai rate of return dan resiko yang sama, sehingga dapat dipilih investasi yang jangka waktu pengembaliannya cepat Kelemahan Payback Method 1. Tidak memperhatikan nilai waktu dari uang 2. Tidak memperhitungkan nilai sisa dari investasi 3. Tidak memperhatikan arus kas setelah periode pengembalian tercapai

23 Return On Investment (ROI) ROI merupakan rasio perbandingan antar rata-rata pendapatam bersih proyek dibagi dengan investasi proyek tersebut semakin tinggi ROI maka sistem itu bisa dijalankan. Walaupun kita tidak bisa langsung menarik suatu kesimpulan bahwa dengan ROI yang tinggi saja sudah cukup menyatakan sistem itu baik namun kita harus melihat kondisi yang lainnya, karena ROI tidak bisa berdiri sendiri. Metode ini cocok untuk proyek pemrosesan data dan sistem informasi. Rumus untuk menghitung ROI : ROI = Average annual operating cash flow Net Investment Net Present Value (NPV) Metode ini membandingkan biaya investasi yang dikeluarkan pada awal pengimplementasian sistem dengan aliran kas bersih yang diterima pada masa yang akan datang. Salah satu komponen yang diperlukan untuk menghitung NPV yaitu kita harus tahu dulu beraoa tingkat suku bunga relevan pada saat ini. Kelebihan dari NPV yaitu lebih mudah untuk menghitungnya daripada IRR, ia memasukkan arus kas selama seluruh periode kehidupan investasi, dan mengambil nilai waktu dari uang ke rekening. Sedangkan kelemahan NPV

24 30 adalah bahwa mereka mengharapkan seseorang untuk mengetahui biaya modal sebenarnya dan bahwa jika seseorang membandingkan pembelian kemungkinan ukuran berbeda secara signifikan, NPV dapat memberikan hasil. yang menyesatkan. Untuk membantu meringankan masalah ini terakhir, ketika situasi yang timbul NPV sering digunakan dalam hubungannya dengan indeks profitabilitas. NPV berpegang konsisten pada besarnya tingkat reinvestasi yaitu tetap sebesar tingkat diskonto yang ditetapkan sebelumnya. NPV pada umumnya dipandang unggul ketimbang IRR karena NPV konsisten, NPV mempertimbangkan perbedaan skala investasi dari pernyataan secara absolut dalam rupiah tidak seperti IRR yang memiliki pernyataan berbentuk persentase sehingga skala investasi terabaikan. berikut: Rumus untuk Menghitung NPV adalah sebagai B Net Present Value = 0 0 C ( 1+ r) 0 B C ( 1 + r) B n C ( 1+ r) n n Profitability Index Profitability Index merupakan perbandingan nilai sekarang aliran kas masuk pada masa yang akan datang dengan nilai investasi.

25 31 Rumus untuk menghitung PI : Total NPV + InvestasiAwal PI = InvestasiAwal Secara umum apabila metode NPV dan PI dipakai untuk menilai suatu usulan investasi, maka hasilnya akan selalu konsisten. Dengan kata lain., kalau NPV mengatakan diterima, maka PI juga mengatakan diterima. Demikian pula sebaliknya. Sehingga untuk menghitung PI harus terlebih dahulu menghitung NPV dan ada beberapa kasus lain, dimana setelah perhitungan PI belum dapat mengambil keputusan, sebelum dikembalikan ke metode NPV Analisa Fit/Gap Analisis ini merupakan suatu proses yang bertujuan untuk menganalisis apakah suatu aplikasi dapat memenuhi requirement mengenai aplikasi tersebut yang diajukan oleh perusahaan. Proses analisis Fit/Gap ini akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi requirement berdasarkan masalah-masalah yang ada pada sistem yang berhubungan dengan implementasi. 2. Menentukan kategori prioritas dari setiap requirement tersebut. Kategori prioritas tersebut adalah sebagai berikut:

26 32 a. High : jika requirement tersebut merupakan proses bisnis utama dalam sistem perusahaan dan sangat berkontribusi dalam menyelesaikan masalah utama yang ada dalam sistem yang sedang berjalan yaitu masalah integrasi data dan pembuatan laporan secara otomatis dan terintegrasi. b. Medium : Jika requirement tersebut merupakan proses bisnis utama dalam sistem perusahaan dan cukup berkontribusi dalam menyelesaikan masalah dalam sistem yang sedang berjalan yaitu masalah terintegrasi data dan pembuatan laporan secara otomatis dan terintegrasi ataupun requirement tersebut merupakan proses bisnis pendukung tetapi sangat berkontribusi dalam menyelesaikan masalah utama pada sistem yang sedang berjalan. c. Low : Jika requirement tersebut termasuk baik proses bisnis utama maupun pendukung tetapi hanya sedikit berkontribusi dalam menyelesaikan masalah utama yang ada pada sistem perusahaan ataupun sama sekali tidak berkontribusi dalam menyelesaikan masalah utama tersebut tetapi masih merupakan kebutuhan dari perusahaan. 3. Menentukan kategori kondisi pemenuhan requirement tersebut oleh aplikasi yang diajukan. Adapun kategori kondisi yang digunakan adalah Fit, Partial Fit, dan Gap. Penentuan kategorinya adalah sebagai berikut:

27 33 a. Fit : jika aplikasi atau sistem yang akan diimplementasi dapat memenuhi requirement yang diajukan dengan melakukan customize, konfigurasi, maintain pada transaksi-transaksi yang ada. b. Partial Fit : jika aplikasi atau sistem yang akan diimplementasi dapat memenuhi requirement tersebut tetapi harus dilakukan penyesuaian atau dengan menambah aplikasi-aplikasi lain. c. Gap : jika aplikasi atau sistem yang akan diimplementasi tidak dapat memenuhi requirement tersebut dengan melakukan strategi yang digunakan.