Workshop CIVD (Centralized Integrated Vendor Database)

Transkripsi

1 SATUAN KERJA KHUSUS PELAKSANA KEGIATAN USAHA HULU MINYAK DAN GAS BUMI (SKKMIGAS) Workshop CIVD (Centralized Integrated Vendor Database) VENDORS DAY BERSAMA EAST JAVA 2017 Batu - Malang, 28 July 2017

2 Latar Belakang Di tahap II ini,sudah ada 29 KKKS yang tergabung di CIVD. Pendaftaran CIVD untuk memperoleh SPDA dapat dilakukan di KKKS berikut ini :

3 1 BOB PT BUMI SIAK PUSAKO-PERTAMINA HULU 23 PETROGAS (BASIN) LTD. 2 BP BERAU LTD. 24 PETRONAS INDONESIA OPERATIONS 3 CITIC SERAM ENERGY LIMITED 25 PREMIER OIL NATUNA SEA B.V. 4 CNOOC SES Ltd 26 PT CHEVRON PACIFIC INDONESIA 5 CONOCOPHILLIPS INDONESIA 27 PT HEXINDO GEMILANG JAYA 6 ENERGY EQUITY EPIC (SENGKANG) PTY LTD. 28 PT MEDCO E&P INDONESIA 7 ENI MUARA BAKAU B.V. 29 PT PERTAMINA EP 8 EXXONMOBIL CEPU LTD. 30 PT PERTAMINA EP CEPU 9 HUSKY - CNOOC MADURA LTD. 31 PT PERTAMINA HULU ENERGI KAMPAR 10 INPEX MASELA LTD. 32 PT PERTAMINA HULU ENERGI SIAK 11 JOB PERTAMINA - GOLDEN SPIKE INDONESIA LTD. 33 PT PERTAMINA HULU ENERGI WEST MADURA OFFSHORE 12 JOB PERTAMINA - MEDCO E&P TOMORI SULAWESI 34 PT SELE RAYA MERANGIN DUA 13 JOB PERTAMINA - PETROCHINA EAST JAVA 35 PT SPR LANGGAK 14 JOB PERTAMINA - TALISMAN (OGAN KOMERING) LTD. 36 PT TIARABUMI PETROLEUM 15 JOB PERTAMINA - TALISMAN JAMBIMERANG 37 PT. TROPIK ENERGI PANDAN 16 KANGEAN ENERGY INDONESIA LTD. 38 SAKA INDONESIA PANGKAH LTD. 17 LAPINDO BRANTAS, INC 39 SANTOS PTY LTD 18 MONTD'OR OIL TUNGKAL LTD. 40 STAR ENERGY (KAKAP) LTD. 19 OPHIR INDONESIA (BANGKANAI) LTD. 41 TOTAL E&P INDONESIE 20 PEARLOIL (SEBUKU) LIMITED 42 TRIANGLE PASE INC. 21 PERTAMINA HULU ENERGI ONWJ 43 VICO INDONESIA 22 PETROCHINA INTERNATIONAL JABUNG LTD.

4 Manfaat Database CIVD KKKS Vendor Manfaat Percepatan Proses Penilaian Kualifikasi Administrasi Sertifikat Pengganti Dokumen Administrasi (SPDA) Terdaftar di KKKS Anggota CIVD Secara Otomatis Memperoleh informasi vendor yang kompeten Memperoleh Informasi tender di KKKS Anggota CIVD

5 Surat Edaran CIVD - I 02 Agustus 2017

6 Surat Edaran CIVD - II

7 Dokumen yang (wajib) Dilampirkan oleh Calon Rekanan 1. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 2. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PKP) 3. Akta Pendirian Perusahaan dan Akta Perubahan (jika ada) 4. Surat Ijin Usaha 5. Surat Keterangan Domisili Perusahaan 6. Daftar Kompetensi 7. Neraca/Laporan Keuangan 8. Surat Setoran Pajak (SSP) dan Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT) 9. Rekening Bank BUMN/D

8 PROSES PENDAFTARAN SPDA CIVD (CENTRALIZED INTEGRATED VENDOR DATABASE)

9 Aplikasi CIVD telah resmi digunakan seluruh Penyedia Barang/Jasa dengan mengakses alamat website:

10 Pengenalan Istilah

11 Pengenalan Istilah CIVD SPDA Istilah Vendor Registrasi User Name Password Update Profile Penyedia Barang/Jasa Captcha Keterangan Centralized Integrated Vendor Database Sertifikat Pengganti Dokumen Administrasi Mendaftar ke sistem CIVD dan untuk mendapatkan User Name dan membuat Password Serangkaian huruf yang digunakan sebagai pengenal untuk masuk kedalam sistem Kata sandi yang hanya diketahui oleh orang tertentu, berguna untuk verifikasi ketika masuk kedalam system Input data-data penyedia barang/jasa yang dibutuhkan dalam CIVD Badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan barang/jasa Rangkaian alphabet yang harus diisi untuk memastikan bahwa input dilakukan oleh manusia (bukan komputer/robot) demi keamanan

12 Tampilan CIVD 02 Agustus 2017

13 Alur Proses

14 CIVD Business Flow

15 Alur Proses Proses yang harus dilakukan : Registrasi untuk mendapatkan User Name dan membuat Password Update Profile untuk mengisi data-data rekanan

16 Registrasi

17 Registrasi Registrasi Penyedia Barang/Jasa

18 Registrasi Pilih KKKS

19 Registrasi Isi Data Penyedia Barang/Jasa Unduh formulir registrasi

20 Registrasi Isi Formulir dan ditandatangani

21 Registrasi Isi Data Penyedia Barang/Jasa Isi data rekanan dan unggah NPWP dan Formulir

22 Registrasi Isi Data Penyedia Barang/Jasa Isi komentar dan captcha yang sesuai Kemudian klik tombol kirim

23 Registrasi Menerima login / username dan membuat password

24 Registrasi Membuat Kata Sandi / Password Isi dengan kata sandi / password

25 Registrasi KKKS yang dipilih akan melakukan verifikasi terhadap persyaratan pendaftaran. KKKS akan melakukan verifikasi dan melakukan aksi menerima pendaftaran, menolak, atau mengembalikan ke Penyedia Barang/Jasa. Setelah permohonan registrasi diterima oleh KKKS, sistem akan mengirimkan notifikasi bagi Penyedia Barang/Jasa untuk melakukan update profile.

26 Registrasi Pendaftaran akan dikembalikan jika: 1. Penulisan PT, CV atau yang lainnya tidak perlu dituliskan kembali di kolom Nama Perusahaan karena sudah teridentifikasi di kolom tipe perusahaan 2. Terdapat perbedaan alamat antara yang tercantum di NPWP dan alamat yang dituliskan 3. Salah penyebutan nama KKKS di form Pendaftaran 4. Bank yang digunakan bukan bank BUMN/BUMD 5. Dokumen tidak bisa dibuka/tidak jelas Note : Pendaftaran akan secara otomatis di tolak oleh sistim apabila melebihi 3 bulan tidak ada aktifitas.

27 Update Profile

28 Update Profile Informasi yang dilengkapi Data Administrasi Data Keuangan Data Pengalaman Perusahan 1. Kantor Pusat 2. Kantor Cabang (jika ada) 3. Landasan Hukum Pendirian Perusahan 4. Susunan Kepemilikan Saham (bagi PT) atau Daftar Susunan Persero (bagi CV) 5. Susunan Pengurus Sesuai Dengan Akta Terakhir 6. Afiliasi (jika ada) 7. Jenis Ijin Usaha 1. Informasi Rekening 2. Neraca Perusahaan Terakhir (jika tidak terdapat informasi golongan usaha di salah satu surat ijin usaha) 3. Pajak 1. Data Pengalaman Perusahaan

29 Data Administrasi Kantor Pusat Update Profile Mengisi informasi Tipe Perusahaan, Nama Perusahaan, Status Perusahaan, Alamat Lengkap Perusahaan, Negara, Propinsi, Kota, Kode Pos, Nomor Telepon, Fax, Nama Kontak, Alamat , NPWP, Nomor, Masa Berlaku dan melampirkan Surat Keterangan Domisili Verifikasi mengenai status Perusahaan dalam Negeri (PDN) sesuai PTK 007 diantaranya akan dilakukan pada saat Penyedia Barang/Jasa mengikuti penilaian kualifikasi proses pengadaan Jika dalam Surat Keterangan Domisili tidak terdapat masa berakhir maka tanggal berakhir diisi dengan 31 Dec 9999 Data Administrasi Kantor Cabang jika ada Data Administrasi Landasan Hukum Pendirian Perusahaan Mengisi informasi jenis akta (akta pendirian atau akta perubahan), Nomor Akta, Tanggal Akta, Nama Notaris, No. SK Mentri Hukum Melampirkan akta pendirian, akta perubahan nama (jika ada) dan akta perubahan terakhir yang memuat informasi susunan kepemilikan saham dan susunan pengurus

30 Update Profile Data Administrasi Susunan Kepemilikan Saham (bagi PT) atau Daftar Susunan Persero (bagi CV) Mengisi informasi Tipe Perorangan (Perorangan atau Non Perorangan, Nama, Warga Negara (WNI atau WNA), Jumlah % Saham, No KTP / KITAS, Alamat Informasi di atas diisi berdasarkan akta perubahan terakhir yang memuat informasi susunan kepemilikan saham Data Administrasi Susunan Pengurus Sesuai Dengan Akta Terakhir Mengisi informasi Direksi dan Komisaris Mengisi informasi Nama, Jabatan dalam Perusahaan, No. KTP/KITAS, Alamat , Contoh Tanda Tangan BOD dan melampirkan fotokopi KTP/KITAS Data Administrasi Afiliasi jika ada Data diisikan berdasarkan informasi yang ada di akta pendirian atau perubahan terakhir

31 Data Administrasi Jenis Ijin Usaha Memilih tipe Jenis Ijin Usaha Update Profile Mengisi informasi Bidang Usaha, Golongan Usaha, Nomor Ijin Usaha, Tanggal Masa Berlaku, Instansi Pemberi Ijin Usaha dan melampirkan dokumen surat ijin usaha Jika dalam Surat Ijin Usaha tidak terdapat masa berakhir maka tanggal berakhir diisi dengan 31 Dec 9999 Catatan tambahan: Jika tipe jenis ijin usaha yang dipilih adalah TDP maka Penyedia Barang / Jasa wajib mengunggah jenis ijin usaha SIUJK dan sebaliknya. Untuk jenis ijin usaha TDP hanya perlu memasukkan informasi nomor, tanggal masa berlaku dan lampiran

32 Data Keuangan Informasi Rekening Update Profile Informasi Rekening yang dicantumkan adalah Bank BUMN/D dan melampirkan surat pernyataan dari Bank atau Fotokopi Rekening Mengisi informasi Pemegang Rekening, No. Rekening, Jenis Mata Uang, Nama Bank, Kantor Cabang, Negara Data Keuangan Neraca Perusahaan Terakhir Sesi ini akan muncul jika tidak terdapat informasi golongan usaha di salah satu surat ijin usaha Laporan keuangan yang dilampirkan adalah laporan keuangan tahun sebelumnya Mengisi informasi Tahun Keuangan, Jenis Mata Uang, Total Aset, Kewajiban, Total Ekuitas, Tanah dan Bangunan, Net Ekuitas, Status Audit Aktual, Hasil Penjualan dan Periode Informasi Hasil Penjualan dan melampirkan laporan keuangan tahun sebelumnya Sistem akan secara otomatis mengisi informasi Golongan Perusahaan, Persyaratan Audit Laporan Keuangan yang diperlukan dan Akhir Berlaku Jika dokumen laporan keuangan audited sedang dalam proses pengurusan, persyaratan laporan keuangan yang perlu disubmit adalah laporan keuangan un-audited tahun sebelumnya

33 Data Keuangan Pajak Update Profile Memasukkan Tipe Dokumen Pajak (NPWP, PKP, PPH 25, PPH 21 atau 23, PPN dan SPT Tahunan) Melampirkan salinan SPT dan tanda terima tahun sebelumnya untuk PPH 25, PPH 21 atau 23, PPN dan SPT Tahunan Tanggal Masa Berlaku untuk NPWP, PKP adalah NA (otomatis diisi oleh sistem)

34 SPT tahunan - Tanggal masa berlaku: 1 Jan 30 April tahun berikutnya Sebagai contoh: Update Profile Jika update profile dilakukan dari Mei 2016 April 2017 SPT tahunan yang harus diunggah adalah tahun 2015 Jika update profile dilakukan dari Mei 2017 April 2018 SPT tahunan yang harus diunggah adalah tahun 2016 PPh 25, PPh 21 atau 23, PPN - Tanggal masa berlaku: 1 Jan sampai 31 Dec tahun berjalan Sebagai contoh: Jika update profile dilakukan dari Jan 2016 Nov 2016 PPh 25, PPh 21 atau 23, PPN yang harus diunggah adalah tahun 2015 Jika update profile dilakukan dari Dec 2016 Nov 2017 PPh 25, PPh 21 atau 23, PPN yang harus diunggah adalah tahun 2016 PBJ Update Profile Pada PPh 25, PPh 21 atau 23, PPN Masa Berlaku PPh 25, PPh 21 atau 23, PPN SPT Tahunan Masa Berlaku SPT Tahunan Mar Jan Dec Jan April 2017 May Jan Dec Jan April 2018 Dec Jan Dec Jan April 2018

35 Update Profile Data Pengalaman Perusahaan Hanya diisikan pengalaman tertinggi yang diperoleh dalam kurun waktu tujuh tahun terakhir dari masing-masing sub bidang Mengisikan informasi Nama Paket Pekerjaan, Bidang/Sub-Bidang, Lokasi, Nama Pengguna Jasa, Alamat, Nomor Telepon, No. Kontrak/PO, Tanggal Kontrak/PO, Nilai Kontrak/PO, Tanggal Selesai Kontrak/PO, melampirkan dokumen Berita Acara Serah Terima dan Dokumen Bukti Pengalaman Bidang/Sub-Bidang yang dipilih dan informasi isian yang perlu diisi harus sesuai dengan dokumen Kontrak/PO/SO yang dilampirkan Validasi pengalaman yang sudah melebihi 7 tahun dari tanggal selesai kontrak tidak bisa disubmit oleh Penyedia Barang/Jasa Sistem memberikan mark merah pada tampilan review/verifikasi jika sudah expired.

36 Update Profile Dokumen yang dilampirkan harus dalam format PDF dan max. file size adalah 2 MB Khusus untuk lampiran di bagian landasan hukum dapat mengunggah lebih dari satu file dimana besar masing masing file adalah 2 MB MAX Format PDF Perhatikan Sizenya MAX 2 Mb 2mb

37 Contoh SPDA

38 Masa Berlaku SPDA Masa Berlaku SPDA berdasarkan pada masa berlaku yang paling cepat berakhir dari dokumen dokumen di bawah ini: Surat Keterangan Domisili PPH 25, PPH 21 atau 23, PPN dan SPT Tahunan Semua tipe jenis ijin usaha Pada saat proses update profile tolong dipastikan dokumen surat ijin usaha dan surat keterangan domisili masih berlaku minimal 1.5 bulan.

39 KENDALA DALAM PERCEPATAN SPDA Dokumen yang tidak lengkap Kurangnya pengetahuan dan keterbatasan fasilitas berkaitan dengan teknologi informasi khususnya bagi usaha kecil Salah memasukan dokumen atau informasi sebagaimana yang disyaratkan di dalam aplikasi CIVD Dokumen yang disyaratkan sudah habis masa berlakunya. Lamanya Penyedia Barang/Jasa menyampaikan feed back setelah dilakukan verifikasi

40 Tips melakukan Pendaftaran melalui Aplikasi CIVD Siapkan semua dokumen yang akan di upload di CIVD (Data Administrasi Perusahaan, Data Keuangan dan Data Pengalaman Perusahaan) dan dipastikan masih berlaku; Perhatikan setiap notifikasi yang masuk dari CIVD untuk segera ditindak lanjuti karena ada masa expiry pengupload-an data pada aplikasi CIVD;

41 HELPDESK CIVD PERTANYAAN TEKNIS

42

43 Demo dan Tanya Jawab

44 TERIMA KASIH