BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi Sistem adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan satu sama lain, yang bersama-sama berfungsi untuk mencapai suatu hasil (Satzinger et al., 2010:pp6). Ada beberapa definisi tentang sistem informasi antara lain : a. Kombinasi yang terorganisasi dari orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber-sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O Brien, 2005:pp6). b. Kumpulan komponen yang saling berhubungan, yang mengumpulkan atau mengambil, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk membantu dalam pengambilan keputusan, koordinasi dan pengendalian dalam suatu organisasi (Laudon,2002:7). Komponen-komponen yang saling berhubungan disebut sebagai sub-sistem, yaitu sistem yang menjadi bagian dari sistem yang lebih besar(satzinger et al., 2010:pp7). c. Kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Alter,1992) d. Kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna (Bodnar dan Hopwood,1993). 7

2 8 e. Suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai (Gelinas, Oram, dan Wiggins,1990) Peran dari sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi bagi manager yang memungkinkan mereka untuk mengambil keputusan. Organisasi tersebut akan terkontrol jika memenuhi kebutuhan lingkungan organisasi (Hardcastle, 2008:pp7). Sistem informasi dari sebuah organisasi terdiri dari infrastruktur teknologi informasi, data, sistem aplikasi, dan personil yang memperkerjakan teknologi informasi untuk memberikan informasi dan layanan komunikasi dalam sebuah organisasi (Chen, Mocker, Preston, dan Teubner, 2010:pp234). Berdasarkan pengertian di atas maka dapat dikatakan bahwa sistem informasi adalah komponen yang saling berhubungan dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk membantu dalam pengambilan keputusan, dan pengendalian dalam suatu organisasi, terdiri dari infrastruktur teknologi informasi, data, sistem aplikasi, dan personil yang memperkerjakan teknologi informasi untuk memberikan informasi dan layanan komunikasi dalam sebuah organisasi. Menurut O Brien (2005), peranan strategis sistem informasi dalam organisasi adalah memperbaiki efisiensi operasi, meningkatkan inovasi organisasi dan membangun sumber daya informasi yang strategis. Ketiga peran strategis ini dapat mendukung organisasi dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dalam bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit, peran strategis yang dimaksud

3 9 adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan dan meningkatkan kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan. Sistem informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk menunjang strateginya dapat pula digunakan untuk melihat kecenderungan tren bisnis di masa depan. Dengan adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang karena adanya perubahan orientasi bisnis. Disamping itu, sistem informasi yang unggul akan menciptakan barriers to entry pada kompetitor karena adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar. Kemampuan Sistem Informasi (Turban, McLean, dan Wetherbe, 1999) adalah sebagai berikut : 1. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dengan kecepatan tinggi 2. Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antarorganisasiyang murah, akurat, dan cepat 3. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses 4. Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah 5. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi 6. Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia 7. Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual 8. Mempercepat pengetikan dan penyuntingan.

4 Teknologi Informasi Menurut O Brien (2005:pp6), teknologi informasi merupakan konsepkonsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yaitu hardware, software, jaringan, manajemen data, dan teknologi berbasis internet. Teknologi informasi terdapat pada lingkup sistem informasi dan berfungsi sebagai penunjang dari sebuah perusahaan. Selain itu pengertian Teknologi informasi adalah istilah yang umum untuk mendeskripsikan teknologi yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan, dan menyebarkan informasi (Williams dan Sawyer, 2010:pp4). Dengan demikian disimpulkan bahwa teknologi informasi adalah suatu konsep utama pengembangan yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan, menyebarkan informasi yang meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan teknologi berbasis internet Strategi Untuk dapat mewujudkan visi dan misi, organisasi membutuhkan strategi. Menurut Mintzberg (2001:27), organisasi memerlukan strategi untuk menentukan arah untuk diri mereka sendiri dan untuk mengakali pesaing, atau setidaknya memungkinkan diri untuk manuver melalui lingkungan yang mengancam. Strategi adalah alat untuk mencapai tujuan dalam jangka panjang berupa tindakan potensial yang membutuhkan keputusan manajemen tingkat atas dan sumber daya perusahaan dalam jumlah besar yang pada akhirnya juga memengaruhi kemakmuran perusahaan dalam jangka panjang. Strategi dapat didefinisikan

5 11 sebagai suatu tindakan-tindakan yang tergabung ditunjukkan untuk meningkatkan keberhasilan dan kekuatan jangka panjang dari perusahaan yang terkait dengan para pesaingnya (Ward dan Peppard, 2002:pp69). Secara singkat strategi dapat diartikan sebagai alat untuk mencapai tujuan (Rangkuti, 2006:pp3). Dalam arti yang luas, strategi adalah sarana untuk mencapai tujuan individu atau organisasi (Grant & Jordan, 2012:pp17). Menurut Richardus (2000,pp35), output yang diinginkan adalah sebuah strategi mencakup tiga hal pokok yaitu : a. Sistem Informasi merupakan definisi secara jelas dan terperinci sehubungan dengan jenis-jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan dan hal-hal yang berkaitan dengannya (kecepatan proses pengolahan data menjadi informasi, tingkatan detil informasi, cara menampilkan informasi, volume dan transaksi informasi, penangung jawab informasi, dan lain sebagainya). b. Teknologi Informasi meliputi komponen-komponen perangkat keras (komputer, infrastruktur, alat komunikasi, dll.) dan perangkat lunak (aplikasi, sistem operasi database, dll.) yang harus tersedia untuk menghasilkan sistem informasi yang telah didefinisikan. c. Manajemen Informasi menyangkut perangkat manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun dan mengembangkan teknologi informasi sejalan dengan perkembangan perusahaan di masa mendatang. Dalam pembuatan strategi ada 2 aspek yang harus diperhatikan, yaitu aspek internal dan aspek eksternal (Richardus, 2000:pp37).

6 12 a. Aspek internal, ada empat hal utama yang harus dianalisis: Struktur Organisasi, yaitu mempelajari fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam organisasi dan bagaimana hubungan keterkaitan antara fungsifungsi tersebut. Proses dan Prosedur, yaitu mempelajari bagaimana proses dan prosedur penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan secara mendetail. SDM dan Budaya Perusahaan, yaitu mempelajari karakteristik manusia sebagai implementor sistem yang diterapkan perusahaan, terutama hal-hal yang melatarbelakangi terbentuknya budaya perusahaan. Sumber Daya dan Infrastruktur Perusahaan mempelajari sumber dayasumber daya yang dimiliki perusahaan seperti aset, keuangan, manusia, informasi, waktu, dan lain sebagainya. Mempelajari faktor-faktor internal ini sangat perlu dilakukan karena pada kenyataannya setiap perusahaan memiliki keunikan tersendiri, yang membedakannya dengan perusahaan lain. Dan berdasarkan faktor diatas maka strategi dapat dikatakan bagaimana mengutilisasikan sumber daya-sumber daya yang dimiliki perusahaan sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa sesuai dengan target yang diinginkan. b. Aspek eksternal, ada dua faktor yang harus dipelajari: Produk dan Jasa (Pelayanan), yang merupakan alasan mengapa sebuah perusahaan didirikan, karena dari penjualan produk dan jasa inilah pendapatan diperoleh untuk mendapatkan profit atau keuntungan.

7 13 Pasar dan Pelanggan, yang merupakan kumpulan dari para calon pembeli produk atau jasa yang ditawarkan tersebut di atas. Keberhasilan suatu organisasi dalam mewujudkan visi dan misinya guna mencapai tujuannya sangat ditentukan oleh strategi organisasi yang ditetapkan oleh para pimpinan tertinggi atau pendirinya. Strategi organisasi harus direncanakan dengan cermat oleh para pemangku kepentingan demi keberhasilan organisasi tersebut dalam mencapai tujuan dan cita-citanya Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi IS, dan Strategi IT Menurut Earl (Earl, 1996), yang membedakan strategi SI dan strategi TI adalah strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan apa. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan bagaimana. Jika pemfokusan hanya dilakukan pada segi teknologi saja atau aspek bisnis saja, maka strategi yang terbentuk tidak akan membawa kepada kesuksesan. Esensi dari sebuah strategi adalah memilih untuk melakukan aktivitas yang berbeda atau melakukan aktivitas yang sama dengan cara yang berbeda dan memberikan posisi strategis yang lebih baik dari pada para pesaing (Porter,1998). Perusahaan dapat memberikan performa yang lebih baik dari para pesaing hanya jika perusahaan dapat menentukan perbedaan yang dimilikinya dan mempertahankannya. Maka dapat dikatakan bahwa strategi yang dilakukan oleh

8 14 sebuah perusahaan akan membedakannya dengan perusahaan perusahaan lain. Perbedaan tersebut harus dapat memberikan nilai yang lebih baik bagi para konsumen atau menciptakan nilai yang hampir sama tetapi dengan biaya yang lebih murah atau bahkan keduanya. Oleh karena itu, jalan yang paling efektif untuk mencapai keuntungan strategis dari SI/TI adalah dengan memfokuskan pada pemikiran pada bisnis yang nantinya akan dihubungkan dengan SI/TI (Ward dan Peppard, 2002, p40). Hubungan antara strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI dapat dilihat pada bagan 1. Bagan 1. Hubungan Strategi Bisnis, Strategi SI dan TI (Ward& Peppard, 2002) Dari bagan di atas diketahui bahwa dalam menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi organisasi, diperlukan pemahaman tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan

9 15 terhadap hal-hal berikut: mengapa suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan, dan adakah perubahan yang harus dilakukan. Dari informasi tentang lingkungan, arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan, baru dapat ditentukan sistem apa yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat mendukung strategi bisnis perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan. Dan untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang strategis bagi perusahaan, perlu dilakukan penyeleksian dan pemilihan secara tepat teknologi apa yang paling sesuai untuk digunakan dalam menunjang sistem informasi tersebut. Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi Pemanfaatan Strategi dari Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Menurut Ward dan Peppard ( 2002,p26), terdapat 4 jenis klasifikasi dalam pemanfaatan strategi dari sistem informasi dan teknologi informasi, yaitu : a. Strategi tersebut digunakan untuk berbagi informasi antara organisasi dengan pelanggan atau dengan pemasok. b. Hal tersebut dapat meningkatkan keefektifan dalam integrasi untuk menciptakan penambahan nilai organisasi. c. Memudahkan organisasi untuk mengembangkan, memproduksi, memasarkan, dan melayani pelanggan.

10 16 d. Mendukung Executive Management untuk mengembangkan dan mengimplementasikan strategi Perencanaan Strategis Dalam penerapannya, strategi dirancang oleh pimpinan tertinggi organisasi sebagai penunjang organisasi di masa depan. Perencanaan merupakan sebuah analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam mengembangkan sebuah rencana kegiatan (Ward dan Peppard, 2002:pp69). Sedangkan menurut Litman (2013:pp2) perencanaan mengacu pada proses penelaahan memutuskan apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Secara praktis, perencanaan dapat diartikan sebagai pengembangan pandangan masa depan yang mengarahkan pengambilan keputusan saat ini (McNurlin, Sprague, dan Bui, 2009:pp133). Ada tiga jenis perencanaan berdasarkan horizon waktunya, seperti yang dikemukakan oleh McNurlin, Sprague, dan Bui (2009:pp133), yaitu: a. Perencanaan strategis yang memiliki horizon waktu mulai 3 sampai dengan 5 tahun untuk membahas mengenai perencanaan strategis perusahaan atau Business Process Reengineering (BPR). Tanggung jawabnya berada di bawah manajemen senior dan CIO (Chief Information Officer). b. Perencanaan taktis perencanaan yang memiliki periode waktu antara 1 sampai dengan 2 tahun yang membahas mengenai alokasi sumber daya atau pemilihan proyek. Penanggung jawab perencanaan taktis adalah manajer menengah. c. Perencanaan operasional mencakup jangka waktu 6 bulan sampai dengan 1 tahun. Perencanaan yang termasuk dapat tipe ini adalah manajemen proyek, waktu pertemuan/rapat, dan target anggaran.

11 17 Menurut Carron (2010:pp10), perencanaan strategis adalah sebuah alat manajemen untuk membantu organisasi untuk meningkatkan kinerjanya dengan memastikan bahwa anggotanya bekerja untuk tujuan yang sama dan dengan terus menyesuaikan arah organisasi dengan perubahan lingkungan atas dasar hasil yang didapatkan.sedangkan menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009:pp17), perencanaan strategis adalah suatu proses dimana para eksekutif mencoba untuk menjawab pertanyaan tentang perusahaan, seperti dimana bisnis sekarang, dimana mereka ingin bisnis, dan apa yang harus mereka lakukan untuk sampai ke sana. Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan strategis adalah merupakan sebuah alat manajemen yang membantu organisasi untuk meningkatkan kinerja sistematis yang melibatkan sejumlah langkah mengidentifikasi visi, misi yang berguna bagi masa depan sebagai bagian dari suatu perencanaan dan strategi dalam mencapai tujuan yang sama dan menyesuaikan arah organisasi terhadap perubahan lingkungan berdasarkan hasil yang telah dicapai. Perencanaan strategis menolong untuk mengarahkan dan memprioritaskan berbagai macam layanan bisnis dan aktivitas pembuatan produk dalam sebuah perusahaan untuk memastikan kegiatan-kegiatan dalam perusahaan bergerak sesuai dengan arah strategi yang telah ditetapkan dalam perencanaan strategi. Dan jika semua aktivitas dan kegiatan sudah mengarah kepada strategi perusahaan, maka tujuan perusahaan dapat tercapai.

12 Bryson s Ten Step Strategic Planning Secara sederhana, perencanaan strategis adalah upaya untuk menjawab empat pertanyaan dasar : " di mana kita sekarang ; di mana kita ingin menjadi ; seberapa besar kesenjangan ; dan apa yang dibutuhkan untuk sampai ke sana dalam hal waktu dan sumber daya? " Jawaban yang didapat harus mengambarkan 2 arah yaitu secara horisontal berupa pemahaman lingkungan internal dan eksternal organisasidan secara vertikal yaitu analisis introspektif dari organisasi. Model yang paling dikenal luas dari perencanaan strategis adalah Perencanaan Strategis John Bryson untuk Umum dan Organisasi non-profit. Bryson (2011) mengusulkan proses perencanaan strategis ke dalam sepuluh langkah (Ten Step Strategic Planning) meliputi: 1. Memprakarsai dan menyetujui proses perencanaan strategis, bertujuan untuk mencapai persetujuan di antara pihak pengambil keputusan utama baik internal dan eksternal tentang keseluruhan proses perencanaan strategis. Langkah ini menghasilkan kesepakatan atas: a. Tujuan dan manfaat usaha manajemen strategis b. Keterlibatan organisasi, unit grup dan individu c. Langkah spesifik yang akan dilaksanakan d. Format dan waktu dari laporan 2. Mengidentifikasi mandat organisasi untuk memperjelas arti mandat yang diberikan otoritas eksternal baik formal maupun informal. Dari langkah ini diperoleh: a. Identifikasi atas mandat organisasi baik formal dan informal

13 19 b. Penafsiran mengenai kewajiban dari organisasi berdasarkan mandat tersebut c. Klarifikasi tentang bidang aktifitas apa yang tidak dibatasi 3. Memperjelas misi dan nilai-nilai organisasi yang akan menghasilkan analisis stakeholder dan pernyataan misi organisasi. Analisis stakeholder bertujuan: a. Mengenal dengan tepat siapa stakeholder organisasi b. Kekhususan masing-masing stakeholder untuk menentukan apa yang dibutuhkan dari kinerja organisasi c. Membuat suatu keputusan tentang bagaimana kinerja organisasi dapat mengikuti kriteria kebutuhan stakeholder 4. Menilai lingkungan internal dan eksternal organisasi untuk mengidentifikasi SWOT merupakan environment scanning dalam usaha pencapaian misi. 5. Mengidentifikasi isu-isu strategis yang didapat organisasi. Isu strategis merupakan pertanyaan mendasar kebijakan atau tantangan yang mempengaruhi kebijakan. Pernyataan isu strategis mengandung tiga elemen yaitu: a. Isu strategis harus dinyatakan dengan jelas b. Berbagai faktor yang membuat isu menjadi tantangan fundamental harus didaftar c. Membuat pernyataan mengenai isu strategis 6. Merumuskan strategi untuk mengelola isu tersebut. Rumusan strategi yang efektif serta implementasinya merupakan proses untuk menghubungkan keinginan, pilihan tindakan dan konsekuensi tindakan itu.

14 20 7. Mereview dan menyetujui strategi dan rencana untuk mempermudah para pengambil keputusan sehingga saat dilaksanakan dapat berjalan efektif. 8. Menyusun suatu visi sukses organisasi. Gambaran tentang keberhasilan organisasi jika menerapkan strategi yang telah ditetapkan. Visi sukses disebarkan di seluruh jajaran organisasi sehingga setiap anggota mengetahui dan diberikan inisiatifnya untuk mencapai tujuan. 9. Mengembangkan proses implementasi yang efektif dalam rangka merealisasikan strategi-strategi yang telah dikembangkan. Pengembangan proses perencanaan tindakan sebagai berikut: a. Peranan implementasi dan tanggungjawab anggota organisasi b. Sasaran khusus,hasil dan kejadian penting yang diharapkan c. Langkah penanganan yang relevan d. Penyusunan jadwal e. Sumberdaya yang diperlukan dan darimana memperolehnya f. Proses komunikasi g. Proses review, monitoring dan prosedur koreksi pada pekerjan yang berjalan h. Prosedur pertanggung jawaban 10. Menilai kembali strategi dan proses perencanaan strategis, merupakan review yang diperlukan dalam perencanaan berikutnya. Adapun framework Ten Step Strategic Planning dapat dilihat dalam bagan 2.

15 21 Bagan 2. Ten Step Strategic Planning Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dalam pengunaannya, baik sistem informasi dan teknologi informasi membutuhkan sebuah perencanaan strategi yang tepat agar penerapannya dapat sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Ada beberapa pengertian tentang Perencanaan Strategi Sistem Informasi antara lain: a. Merupakan rencana untuk menentukan teknologi dan aplikasi yang diperlukan oleh kebutuhan fungsi sistem informasi untuk mendukung perencanaan strategis organisasi (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009:).

16 22 b. Merupakan proses pemikiran strategis yang mengidentifikasi paling diinginkan SI sehingga perusahaan dapat menerapkan dan menegakkan kegiatan dan kebijakan teknologi informasi dalam jangka panjang (Bechor, Neumann, Zviran, dan Gleze,2010). Pengertian lainnya dari Perencanaan Strategi Sistem Informasi (PSSI) adalah untuk mengembangkan strategi inovatif dalam mencapai tujuan organisasi. Ada dua elemen yang harus dibedakan yaitu Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) yang digunakan. Dua elemen harus selaras dengan tujuan organisasi, itu artinya adalah untuk memastikan Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) harus sesuai dengan kebutuhan bisnis dalam apa yang dilakukannya (konteks), bagaimana melakukannya (proses), dan kapan terjadi (timing). PSSI ini membantu untuk mengubah potensi peningkatan perkembangan saat ini dan yang akan datang menjadi keunggulan kompetitif bagi suatu organisasi. Tujuan utama dari PSSI adalah untuk mengidentifikasi bahwa teknologi informasi dan komunikasi yang paling berkontribusi pada keberhasilan jangka panjang. (Mohd Sidi, 2010:). Oleh karena itu, selain Perencanaan Strategi Sistem Informasi maka dibutuhkan juga perencanaan strategis dari teknologi informasi. Menurut Ward dan Peppard (2002:pp44), Perencanaan Strategi Teknologi Informasi adalah sebuah analisis menyeluruh dan sistematis yang mengembangkan sebuah rencana strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah informasi termasuk kondisi eksternal yang memengaruhi perusahaan tersebut.

17 23 Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward dan Peppard, 2002). Tujuan dari penggunaan metodologi dalam perencanaan strategis SI/TI adalah untuk meminimalkan resiko kegagalan, memastikan keterlibatan semua pihak yang berkepentingan serta meminimalkan ketergantungan individu, dan lebih menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan (Wedhasmara, 2007:). Berdasarkan kesimpulan di atas perencanaan strategis SI/TI adalah proses identifikasi portofolio aplikasi SI yang mendukung dalam pelaksanaan rencana serta tujuan bisnis, serta menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen dengan penerapan teknologi yang inovatif, yang mengacu langkah strategi perusahaan ke depan.

18 Strategis SI/TI Model Ward danpeppard Menurut Ward and Peppard (2002,pp ), IS/IS strategic model digambarkan dalam bentuk sekumpulan formula dan framework strategic planning yang terdiri dari beberapa bagian yaitu: 1. Internal business environment Strategi perusahaan pada saat ini, tujuan, sumber daya, budaya dan nilai bisnis. Pada tahap ini dilakukan berbagai analisis untuk memperoleh informasi tentang keadaan lingkungan internal bisnis. Analisis yang digunakan antara lain adalah analisis SWOT, ITBSC, CSF, atau analisis lainnya. 2. External business environment Keadaan ekonomi, industrial dan iklim persaingan bisnis. Pada tahap ini dilakukan analisis untuk memperoleh informasi tentang keadaan lingkungan eksternal bisnis seperti dengan melakukan analisis Porter. 3. Internal IT environment Sudut pandang IT bisnis pada saat ini, bisnis portfolio. Pada tahap ini dilakukan analisis ITBSC dan portfolio McFarlan untuk mengkategorikan kinerja dan kategori aplikasi yang digunakan pada organisasi. 4. External IT environment Trend teknologi dimasa depan, kesempatan dan peluang serta manfaat IT untuk pemasok, customer dan pesaing. 5. IT management strategy Prosedur dan kebijakan umum yang konsisten bagi perusahaan, Organisasi IT, investasi dan kebijakan prioritas, kebijakan dalam pemilihan vendor,

19 25 kebijakan yang berdampak kepada sumberdaya manusia, kebijakan IS accounting. 6. Business IS strategy Portofolio aplikasi dan service yang dibutuhkan oleh perusahaan dan bisnis unit untuk mencapai tujuan bisnisnya. 7. IT strategy Kebijakan dan prosedur untuk teknologi informasi dan sumber daya spesial. Model Perencanaan Strategis SI/TI Ward dan Papperd dapat dilihat dalam bagan 3 Bagan 3. Strategic IT Model Ward (2002)

20 Alat Analisis Sebagai alat analisis (analysis tool) didalam menganalisis strategic planning dapat digunakan beberapa metode di bawah ini: SWOT Analisis Strength, Weakness, Opporrtunity, Threat (SWOT) adalah identifikasi berbagai faktor strategi internal ( kekuatan dan kelemahan) dan strategi eksternal ( ancaman dan peluang), dimana organisasi berusaha untuk merumuskan strategi perusahaan dengan memaksimalkan kekuatan (strength) dan peluang (opportunity), namun secara bersamaan berusaha untuk meminimalkan kelemahan (weakness) dan ancaman (threat). Bagan 4 menyajikan framework dari analisis SWOT. Bagan 4. SWOT Framework (Rangkuti, 2006) SWOT menurut Thompson & Strickland (2005,pp 89-98) :

21 27 a. Strength adalah suatu hal yang dapat dilakukan dengan baik oleh perusahaan atau suatu karakteristik yang dapat meningkatkan kompetisi perusahaan. Dapat berupa: Keahlian/spesialiasi organisasi Aset-aset fisik (alat-alat canggih dan modern) SDM yang handal Produk yang berkualitas dan bervariasi Kerjasama dengan perusahaan lain Posisi/brand organisasi dalam pasar b. Weakness adalah kekurangan yang ada pada organisasi atau kondisi yang menempatkan perusahaan pada kerugian. Kelemahan internal perusahaan dapat berupa: Kurangnya kemampuan atau keahlian Kurangnya asset-aset/alat-alat yang mendukung Proses bisnis yang berbelit-belit dan tidak jelas Koordinasi yang tidak baik Minimnya strategi promosi dan pemasaran c. Opportunity merupakan faktor penting yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan strategi perusahaan. Peluang ini dapat berupa: Banyaknya pihak yang memerlukan produk perusahaan Belum banyak produk sejenis diperusahaan Trend yang mengarah pada penggunaan produk perusahaan Kerjasama dengan perusahaan besar

22 28 d. Threat merupakan ancaman yang perlu diwaspadai dan diantisipasi, sebab ancaman ini dapat menyebabkan perusahaan mengalami kekalahan dalam persaingan. Ancaman ini dapat berupa: Pesaing yang memperkenalkan produk baru Masuknya competitor baru Kenaikan harga bahan baku Munculnya barang substitusi (barang pengganti) Critical Success Factor (CSF) Rockart (Ward and Peppard,2002,p209) mendefinisikan CSF sebagai area tertentu dalam perusahaan, jika dimana hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan menjamin keberhasilan perusahaan dalam persaingan. Area tersebut adalah area kunci dimana segala sesuatu harus berjalan dengan baik dan benar sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai dan terus berkembang. CSF dapat ditentukan setelah objectif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis dengan strategi SI-nya, memfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI.

23 Balanced Scorecard Balanced Scorecard adalah sistem penilaian kinerja yang menunjang kelangsungan hidup dan sustainability of growth organisasi. Balanced Scorecard merupakan sistem penilaian kinerja yang dikembangkan berdasarkan strategi organisasi. Balanced Scorecard yaitu sistem penilaian kinerja yang mengintegrasikan aspek finansial dengan aspek lain yang penting bagi organisasi (Nurjaya, 2010). Balanced Scorecard memungkinkan manager untuk melihat bisnis dari 4 perspektif penting, yaitu (Kaplan & Norton, 1998): 1. Bagaimana customer melihat kita? (perspektif customer) 2. Apa yang harus kita lampaui/ungguli? (perspektif internal) 3. Dapatkan kita melanjutkan untuk meningkatkan dan menciptakan nilai bisnis? (perspektif inovasi dan pemahaman) 4. Bagaimana kita melihat shareholders? (perspektif financial)

24 30 Framework Balance Scorecard dapat dilihat dalam bagan 5: Bagan 5. Balanced Scorecard Framework ( Kaplan, R.S., &Norton,D.P. 1998) Manfaat balanced scorecard menurut Tunggal, A.W (2002,pp6) adalah sebagai berikut : a. Mengklarifikasikan dan menghasilkan konsensus tentang strategi b. Mengkomunikasikan strategi ke seluruh perusahaan c. Menyelaraskan berbagai tujuan departemen dan pribadi dengan strategi perusahaan d. Mengaitkan berbagai tujuan strategik dengan sasaran jangka panjang dan anggaran tahunan e. Mengidentifikasikan dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategik f. Melaksanakan peninjuan ulang strategik secara periodik dan sistematis

25 31 g. Mendapat umpan balik yang dibutuhkan untuk mempelajari dan memperbaiki strategi Aplication Portfolio McFarlan Metode McFarlan digunakan untuk memetakan aplikasis sistem informasi berdasarkan kontribusinya terhadap perusahaan. Pemetaan ini dilakukan dengan membagi kontribusi ini ke dalam 4 kategori aplikasi SI/TI sebagai berikut: 1. Strategic Aplikasi pada kategori ini merupakan aplikasi yang kritis untuk mendukung strategi bisnis yang akan datang. Aplikasi ini menciptakan atau mendukung perubahan bagaimana dalam hal bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya, dengan tujuan menjalankan competitive advantage. 2. Key Operational Aplikasi pada kategori ini merupakan aplikasi yang menopang operasional bisnis yang ada dan membantu untuk menghindari kerugian, dimana perusahaan sangat tergantung pada aplikasi ini. 3. Support Aplikasi pada kategori ini merupakan aplikasi yang meningkatkan efisiensi bisnis dan efektivitas managemen, tetapi tidak kritis dalam mencapai kesuksesan.

26 32 4. High Potential Aplikasi pada kategori ini merupakan aplikasi yang inovatif yang mungkin menciptakan peluang untuk memperoleh keuntungan di masa depan, tetapi belum terbukti. Portfolio McFarlan ini secara lebih jelas dapat dilihat dalam bagan 6. Bagan 6. Portfolio Aplikasi McFarlan (Ward,2002) 2.5. IT Blueprint Secara prinsip, IT Blueprint merupakan dokumen formal organisasi yang berisikan panduan kerangka kerja dalam mengembangkan perencanaan strategis teknologi informasi. Fungsi dari blueprint adalah sebagai strategi perencanaan dan pengembangan dalam sistem informasi di suatu perusahaan yang merupakan bagian yang terintegrasi dengan perencanaan corporate (corporate business plan). Jadi IT blueprint dibutuhkan ketika mengembangkan IT, sekaligus menunjukkan

27 33 bagaimana infrastruktur IT kedepannya dalam mendukung kinerja dalam perusahaan maupun dalam menjawab tantangan global dari kebutuhan customer. Tujuan dari pengembangan IT Blueprint ini adalah menghindarkan situasi dimana: Implementasi solusi teknologi informasi tidak sejalan dengan rencana strategis, visi dan misi organisasi Implementasi solusi teknologi informasi tidak sesuai dengan kebutuhan para stakeholder Sistem yang dikembangkan tidak terintegrasi, koheren dan holistik Rendahnya kualitas sistem yang dikembangkan. Meskipun belum ada teori yang pasti mengenai pengembangan IT blueprint tapi berdasarkan pengalaman ada 5 faktor yang mempengaruhi pengembangan IT blueprint yaitu (Cassidy,2006) : a. Apa visi dari perusahaan b. Diposisi apa sekarang perusahaan c. Kemanakah perusahaan akan mengarah d. Bagaimana menuju arah tersebut e. Bagaimana mengetahui telah mencapai apa yang diinginkan oleh perusahaan

28 34 Bagan 7. IT Blueprint Framework (Astriani,M.S,2011) Dari bagan 7 dapat dilihat bahwa input dari IT Blueprint disebut sebagai information flow (bisnis) dan outputnya adalah progress report (teknologi). Berdasarkan situasi TI yang dimiliki sebuah perusahaan sekarang ini, maka IT blueprint akan menghasilkan: a. Application Seluruh kebutuhan bisnis diarahkan pada diperlunya sejumlah aplikasi (program). Software aplikasi ini harus diadakan, dikonfigurasi, diinstalasi, diterapkan, dimutakhirkan, dikembangkan dan dipantau. b. Infrastucture Merupakan hardware, software, jaringan apa saja yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan aplikasi yang sudah ditentukan. c. Operation

29 35 Didalam implementasinya, para penggunalah yang akan memakai atau mengoperasikan teknologi yang tersedia di dalam organisasi. Oleh karena itu harus tersedia dokumen penerapan aplikasi yang dapat membantu pengguna dalam memahami dan pengoperasikan berbagai sistem yang ada diorganisasi. Disamping itu diperlukan pula serangkaian pelatihan atau training bagi para pengguna agar lancar serta mahir mengoperasikan teknologi yang ada. d. Governance Supaya keberadaan teknologi informasi ini benar-benar dapat membantu organisasi dalam mewujudkan visi dan misinya maka diperlukan governance berupa struktur dari hubungandan proses yang menghubungkan proses TI, sumber daya IT dan informasi bagi strategi dan tujuan perusahaan. Dengan adanya governance maka dalam pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban terhadap berbagai kegiatan menjadi lebih jelas bagi setiap pemangku kepentingan (stakeholder) yang bersangkutan. e. Security Kebutuhan untuk menjaga validitas dan integritas data maupun informasi serta memproteksi berbagai set teknologi informasi memaksa organisasi untuk menerapkan sekumlah proses terkait dengan keamanan sistem. Organisasi perlu mengembangkan sejumlah kebijakan, standar maupun prosedur untuk mengelola aspek keamanan yang dimaksud. Keseluruhan peraturan tersebut haruslah dipantau implementasinya dan dipastikan efektivitasnya untuk menanggapi berbagai ancaman keamanan maupun menghadapi kelemahan/kerawanan sistem yang dimiliki oleh organisasi.