ISBN: SNIPTEK 2013 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SPARASI SABLON JAKARTA

Transkripsi

1 ISBN: SNIPTEK 2013 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SPARASI SABLON JAKARTA Wina Widiati Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI Jakarta Jl. RS. Fatmawati no.24,pondok Labu, Jakarta Selatan Erma Delima Sikumbang Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI Jakarta Jl. RS. Fatmawati no.24,pondok Labu, Jakarta Selatan Rina Ruswanti Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI Jakarta Jl. RS. Fatmawati no.24,pondok Labu, Jakarta Selatan ABSTRAK Semakin berkembangnya teknologi informatika, otomatis menuntut segala bidang kegiatan untuk menggunakan sebuah sistem yang terkomputerisasi, tanpa terkecuali dengan bidang akutansi. Toko Separasi Sablon membutuhkan adannya suatu sistem informasi yang menunjang dalam pembuatan laporan keuangan dan pencatatan akutansi yang biasanya dilakukan secara manual menjadi proses sistem yang terkomputeriasi. Toko Separasi Sabalon adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa percetakan. Sistem yang ada pada T o k o Separasi Sablon ini masih dilakukan secara manual, mulai dari saldo awal bulan, penjurnalan, posting ke buku besar, membuat neraca saldo akhir bulan, membuat jurnal penyesuaian sampai dengan pembuatan laporan-laporan pada akhir bulan, sehingga memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalam pencarian data-data yang diperlukan. Penerapan sistem informasi akuntansi ini merupakan solusi terbaik untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada pada toko ini, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada toko ini. Semoga aplikasi akuntansi ini dapat diimplementasikan dengan baik dan dapat diterima menjadi sebuah solusi untuk pemecahan masalah akuntansi yang dialami Toko Separasi Sablon. Kata Kunci : Penerapan Sistem Informasi, Sistem Informasi Akutansi ABSTRACT The continued development of information technology, automated demand all areas of activity to use a computerized system, without exception the accounting field. Separation Sablon shop requires adannya an information system that supports the financial reporting and accounting recording is usually done manually into the system terkomputeriasi. To which the author tries to make the final project penerpan accounting information systems in Separasi Sablon store, which until now has not been computerized. Separation Sabalon store is a company specializing in printing services. The existing system in Stores separation Sablon is still done manually, from the beginning balance of the month, journaling, posting to the general ledger, making trial balance end of the month, making adjusting entries to preparing the reports at the end of the month, making it possible during the process took place there was an error in recording, lack of accurate statements are made and the delay in the search for the required data. The application of this accounting information system is the best solution to solve the problems that exist in this store, as well as the computerized system can achieve an activity which is effective and efficient in supporting activities in this store. Hopefully this accounting application can be implemented properly and can be accepted as a solution to solving the problems experienced accounting separation Shop Prints. Key words : Application of System Information, Accounting Information System PENDAHULUAN Pengolahan data akutansi secara manual memiliki lebih banyak resiko dibandingkan dengan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi. Proses pencatatan yang dilakukan secara manual mengakibatkan lamanya proses transaksi yang terjadi dan juga beberapa kelemahan dalam pembuatan laporan setiap akhir bulan, dimana data yang diperlukan harus dicari dengan melihat catatan transaksi. Didukung dengan pengetahuan teknologi dan informasi, maka bidang akutansi dapat memanfaatkan perkembangan teknologi dan informasi tersebut dengan menggunakan software akuntansi, salah satunya adalah Zahir Accounting. Sehubungan dengan masalah dan kendala diatas, maka penulis mencoba untuk mengimplementasikan cara pengolahan data yang dilakukan oleh Toko Separasi Sablon yang masih menggunakan cara manual menjadi terkomputerisasi. Beberapa cara manual yang masih digunakan oleh Toko Separasi Sablon diantaranya adalah pencatatn data-data customer, pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas setiap bulannya. Oleh karena itu, penulis mengaplikasikan pengolahan data pada Toko Separasi Sablon dengan menggunakan program akutansi Zahir Accounting 5.1 dan penulis mengambil judul Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada T o ko Separasi Sablon. INF-79

2 SNIPTEK 2013 ISBN: BAHAN DAN METODE A. Pengumpulan Data Dalam usaha untuk mendapatkan keterangan dan data yang diperoleh maka penulis melakukan penelitian sebagai berikut : 1. Metode Observasi (Observation Method) Penulis melakukan penelitian langsung dengan cara melakukan riset di Toko Separasi Sablon yang beralamat di Jalan Purbaya, Pasar Minggu, Jakarta Selatan selama satu bulan, yaitu pada bulan Januari Hasil penelitian dari metode observasi yaitu pembukuan dan pengolahan data transaksi hingga laporan keuangan. 2. Metode Studi Pustaka (Library Method) Selain dengan observasi analis sistem juga melakukan pencarian data dengan metode studi pustaka sebagai pedoman pengumpulan dan mengkaji data yang ada. Metode studi pustaka yang dilakukan dengan membaca literatur-literatur yang berhubungan dengan materi sistem akuntansi seperti Sistem Informasi Akuntansi dan Eksplorasi Zahir Accounting. 3. Metode Wawancara Dalam tahapan metode ini, penulis melakukan kegiatan Tanya jawab kepada kepala Toko yakni, Ibu Syahbi secara langsung dan bertahap di Toko Sparasi Sablon mengenai apa saja yang menyangkut dengan kegiatan transaksi Toko Separasi Sablon. B. Peralatan Aplikasi Aplikasi yang dibangun oleh penulis menggunakan semboyan bahwa akuntansi keuangan adalah hal yang mudah, dan menggunakan aplikasi akuntansi keuangan adalah sebuah pengalaman yang menyenangkan. Oleh karena itu menggunakn software Zahir Accounting versi 5.1. Beberapa keunggulan dan fasilitas dari Zahir Accounting 5.1 menurut Himayati (2008:7) antara lain: 1. Mudah digunakan. 2. Design interface yang menarik dan mudah dipahami. 3. Faktur dan Laporan dapat diedit. 4. Pembuatan jurnal penyesuaian persediaan dan cadangan penghapusan piutang secara otomatis, saat pembuatan jurnal penjualan. 5. Pengelolaan harta tetap, dengan fasilitas penentuan beban penyusutan dengan beragam metode, serta pembuatan jurnal penutupan secara otomatis saat tutup buku bulanan. 6. Seluruh transaksi dapat diedit dan dihapus sesuai kewenangan akses/password. 7. Multi User, Multi Company, Multi Tax, Multi Discount, Multi Gudang, Multi Level Password, dan lainnya. HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam penelitian ini penulis merancang sistem informasi akutansi di Toko Separasi Sablon menggunakan Zahir Accounting 5.1. mulai dari pembuatan daftar akun, daftar karyawan, daftar customer, data harta tetap, saldo awal bulan, transaksi pesanan penjualan, transaksi penjualan, transaksi kas keluar, penjurnalan, posting ke buku besar, pembuatan neraca saldo akhir bulan, pembuatan jurnal penyesuaian sampai dengan pembuatan laporan-laporan keuangan (laporan laba rugi, neraca) pada akhir bulan. Toko Separasi Sablon adalah sebuah toko yang bergerak dibidang jasa percetakan yang melayani penyablonan. Penulis mengambil sampel pada bulan Januari Adapun data perusahaan sebagai berikut : Nama Perusahaan : Toko Separasi Sablon Alamat Perusahaan : Jl. Purbaya, Pasar Minggu Raya,Jakarta Selatan Kota/Negara : Jakarta/Indonesia Telepon : Kode Pos : separasisablon1@gmail.com Toko Separasi Sablon menetapkan kebijakan sebagai berikut : 1. Periode akutansi selama satu tahun (1 Januari s/d 31 Desember) dibagi dalam 12 periode akutansi. 2. Dipergunakan jurnal umum untuk melakukan jurnal setiap transaksi yang ada. 3. Mata uang yang digunakan adalah Rupiah. 4. Penyusutan atau depresiasi aktiva dihitung dengan metode garis lurus. 5. Perhitungan dan pencatatn bebab dihitung setiap akhir bulan. 6. Sistem Pengkodean : a. Bukti Pemesanan : SO b. Bukti Pelunasan : INV c. Kas Keluar : KK d. Jurnal Penyesuain : AJP Pada saat dijalankan, tampilan pertama kali yang muncul adalah form menu utama seperti berikut ini : 1. Membuat Data Perusahaan Baru 1. Klik Membuat Data Baru pada Tampilan menu Utama. Gambar 1. Jendela Menu Utama Zahir Accounting 5.1 INF-80

3 ISBN: SNIPTEK Setelah itu akan muncul jendela seperti di bawah ini: isi informasi perusahaan yang ada seperti contoh di bawah ini. Klik tombol Lanjutkan untuk ke tampilan berikutnya. Gambar 5. Jendela Pemilihan Bidang Usaha 6. Pilih Yes untuk melanjutkan proses, Klik Yes. Gambar 2.Jendela Penginputan Informasi Perusahaan 3. Pilih periode akuntansi di bulan Januari, tutup buku di bulan Desember tahun Klik Lanjutkan Gambar 6. Jendela Informasi Pilihan Yes atau No 7. Pada jendela berikutnya menentukan Mata Uang yang digunakan. Klik Lanjutkan untuk ke jendela berikutnya. Gambar 3. Jendela Penginputan Periode Akutansi 4. Pada tampilan berikutnya klik proses Gambar 7. Jendela Setup Mata Uang 8. Klik Selesai untuk mengakhiri Setup Data Perusahaan Baru. Gambar 4. Jendela Informasi Perusahaan 5. Klik lanjutkan untuk proses berikutnya Gambar 8. Jendela Setup Data Selesai 9. Setup Data Vendor Untuk setup data vendor, pilih modul data-data pilih data nama & alamat klik baru dan isikan data seperti dibawah ini : INF-81

4 SNIPTEK 2013 ISBN: Gambar 10. Jendela Data Nama dan Alamat Vendor 10. Setup Data Customer Untuk setup data customer, pilih modul data-data pilih data nama & alamat klik baru dan isikan data seperti dibawah ini : Gambar 13. Jendela Data Kelompok Harta Tetap 2. Setelah itu buat data harta tetap, pilih data harta tetap dan isikan data sebagai berikut : Gambar 11. Jendela Data Nama dan Alamat Customer 11. Setup Data Karyawan Untuk setup data karyawan, pilih modul data-data pilih data nama & alamat klik baru dan isikan data seperti jendela dibawah ini : Gambar 14. Jendela Data Harta Tetap Input Saldo Awal Akun a. Input Saldo Awwal Account Untuk menginput saldo awal akun, klik setting pilih saldo awal pilih saldo awal akun lalu isikan data-data sebagai berikut : Gambar 12. Jendela Data Nama dan Alamat Karyawan 12. Setup Data Harta Tetap sebelum setup data harta tetap, yang harus dikerjakan terlebih dahulu adalah membuat kelompok harta tetap, dengan cara sebagai berikut : 1. Klik modul data-data pilih kelompok harta tetap klik baru isi data seperti dibawah ini: Gambar 15. Jendela Saldo Awal Akun a. Input Saldo Awal Hutang INF-82

5 ISBN: SNIPTEK 2013 Untuk menginput saldo awal hutang, klik setting pilih saldo awal hutang pilih saldo awal hutang lalu isikan data-data sebagai berikut : d. Input Data Transaksi Gambar 16. Jendela Saldo Awal Hutang b. Input Saldo Awal Piutang Untuk menginput saldo awal piutang, klik setting pilih saldo awal piutang pilih saldo awal piutang lalu isikan data-data sebagai berikut : Gambar 19.Jendela Transaksi Modul Penjualan e. Input Penjualan Penjualan yang terjadi selama bulan Januari Klik modul Penjualan, lalu pilih Sales Order dan input transaksi penjualan yang terjadi. Pada Tanggal 1 Diterima Pesanan dari Bowo berupa 118 Pcs, jasa sablon Rp Pesanan selesai tgl 4 Januari 2016 Gambar 17.Jendela Saldo Awal Piutang c.input Saldo Awal Inventory Untuk menginput saldo awal persediaan klik setting pilih saldo awal persediaan pilih saldo awal persediaan lalu isikan data-data sebagai berikut : Gambar 20.Jendela Transaksi Pemesanan 01 Berikut ini adalah transaksi penjualan yang terjadi selama satu bulan Januari 2015 : Gambar 21. Jendela Hasil Input Transaksi Pemesanan 13. Input Kas Keluar Kas Keluar yang terjadi selama bulan Januari Klik modul Kas dan Bank, lalu pilih Kas Keluar dn input transaksi pengeluaran kas yang terjadi. Pada Tanggal 2 Membayar Biaya Listrik, Air dan Telepon sebesar Rp Gambar 18. Jendela Saldo Awal Persedian INF-83

6 SNIPTEK 2013 ISBN: Gambar 22. Jendela Transaksi Kas Keluar 01 Berikut ini transaksi kas keluar yang terjadi selama bulan Januari 2016 : Gambar 25.Jendela Hasil Input Pengiriman Barang Piutang Usaha Pada tanggal 1 Diterima Pesanan dari Bowo berupa 118 Pcs, jasa sablon Rp Pesanan selesai tgl 4 Januari 2016 Gambar 23. Jendela Hasil Input Kas Keluar Pada Tanggal 4 Pesanan tanggal 1 Januari 2016 dan telah selesai dan dibayar lunas oleh pelanggan. Gambar 26. Jendela Transaksi Piutang Pada tanggal 1 Diterima Pesanan dari Bowo berupa 118 Pcs, jasa sablon Rp Pesanan selesai tgl 4 Januari 2016 Gambar 24.Jendela Transaksi Pendapatan Berikut ini transaksi pengiriman barang yang terjadi selama satu bulan Januari 2016 : Gambar 26. Jendela Transaksi Piutang Lakukan pengiputan semua transaksi piutang usaha yang terjadi pada bulan Januari Berikut ini transaksi piutang usaha yang terjadi selama satu bulan Januari 2016 : INF-84

7 ISBN: SNIPTEK 2013 Gambar 29. Jendela Buku Besar Standar 14. Neraca Saldo Gambar 27. Jendela Hasil Input Piutang Usaha Laporan 1.Daftar Jurnal Sumber : Data Olahan Penulis Gambar 30. Jendela Neraca SaldoNeraca Gambar 28. Jendela Daftar Jurnal-Semua Transaksi 2. Buku Besar Sumber : Data Olahan Gambar 32. Jendela Neraca Sumber : Data Olahan Penulis KESIMPULAN Bahwa aplikasi keuangan yang di buat oleh penulis memiliki kemampuan sebagai berikut :inputan transaksi hingga pembuatan laporan Toko Separasi Sablon masih menggunakan sistem manual dan belum terkomputerisasi. Berdasarkan tinjauan bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Penggunaan Zahir Accounting 5.1 dapat menjadi alternatif untuk memecahkan masalah dalam mengolah data transaksi, dan diharapkan dapat mengurangi kesalahan- kesalahan, baik kesalahan pencatatan maupun kesalahan dalam proses penghitungan yang dilakukan oleh Toko Separasi INF-85

8 SNIPTEK 2013 ISBN: Sablon. 2. Menggunakan Zahir Accounting juga memudahkan pengguna dalam pencarian data, dan lebih aman untuk menyimpan data. 3. Menggunakan Zahir Accounting juga dapat membantu perusahaan dalam memenuhi informasi yang lebih akurat. 4. Penerapan Zahir Accounting juga dapat meminimalkan kesalahan yang terjadi dalam proses transaksi. UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih kepada Kehadirat Allah SWT, karena hanya dengan izinnya penelitian ini dapat berjalan dengan lancar dari awal hingga akhir. Terima kasih juga kepada semua pihak yang telah banyak mendukung hingga akhir penelitian ini. REFERENSI Himayati. (2008). Eksplorasi Zahir Accounting. Elex Media Komputindo. James M. Reeve.. (2009). Accounting Pengantar Akuntansi, Salemba Empat. Jusuf, Al Haryono. (2011). Dasar-dasar Akuntansi. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta. Puspitawati, Lilis dan Sri Dewi Anggdini. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Graha Ilmu. Warren Carl S, James M.Reeve, dan Philip E. Fess. (2008). Accounting Pengantar Akuntansi. Salemba Empat. Yusmanto. (2013). Komputerisasi Akuntansi denga Zahir Accounting. Jakarta. INF-86