PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SOFTWARE APLIKASI AKUNTANSI GENERAL LEDGER ACCOUNTING

Transkripsi

1 PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SOFTWARE APLIKASI AKUNTANSI GENERAL LEDGER ACCOUNTING Maslihah dan Aeri Rachmad aery_r@yahoo.com Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya ABSTRAK Dalam menyelesaikan masalah dalam perusahaan yang berkembang pentinglah untuk membuat suatu perencanaan yang matang sehingga perusahaan dapat menghitung laba/rugi suatu perusahaan. Disini kami akan melakukan penelitian tentang Sistem informasi general ledger yang terdiri dari penjurnalan tranksaksi data keuangan dalam bentuk jurnal umum, pemindah bukuan ayat jurnal ke perkiraan-perkiraan didalam buku besar ( posting), laporan buku besar, dan penyusunan laporan keuangan yang meliputi neraca, laporan laba/rugi, dan laporan perubahan modal. Sistem informasi general ledger yang diterapkan ini dengan menggunakan periode tutup buku per bulan. Kata kunci : Sistem Informasi, General Ledger, Transaksi PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Kemajuan teknologi komputer yang sangat pesat berpengaruh salah satunya pada sektor ekonomi baik pada bidang manajemen maupun akuntansi. Revolusi teknologi informasi dan komunikasi telah mendorong kemajuan dalam teknologi, produk, dan proses, serta terbentuknya masyarakat informative. Konsekuensi dari era ini adalah kompetisi dunia usaha menjadi semakin ketat, tampil adaptif terhadap perubahan yang terjadi dengan melakukan perbaikan strategi dan operasi perusahaan sudah merupakan tuntutan yang tidak terelakkan bagi dunia usaha. Di dalam dunia bisnis modern, informasi akuntansi yang cepat, relevan, dan akurat menjadi salah satu unsur strategis yang mendukung proses pengambilan keputusan pada sebuah perusahaan. Kerumitan pengolahan tranksaksi keuangan membutuhkan dukungan teknologi perangkat lunak komputer yang memungkinkan pengolahan data akuntansi berbasis komputer dapat disajikan secara cepat, relevan, dan akurat. Peran komputerisasi akuntansi secara nyata dan signifikan telah memberikan dukungan yang besar terhadap proses dan aktifitas bisnis. Perkantoran modern dipenuhi dengan berbagai fasilitas bisnis berbasis komputer. Era globalisasi yang membutuhkan ketepatan dan kecepatan proses merupakan alasan utama mengapa diperlukan kehadiran dan dukungan komputer bagi aktifitas bisnis. Perkembangan teknologi komputer yang sudah sedemikian pesat dalam penciptaan software aplikasi akuntansi semakin memberikan kekuatan bagi entitas bisnis untuk mengelola informasi akuntansi dengan dukungan perangkat lunak komputer. Software aplikasi yang akan dibuat ini merupakan pemanfaatan perkembangan teknologi komputer pada bidang akuntansi, khususnya pada penyusunan general ledger accounting. Perancangan dan pembuatan software aplikasi akuntansi ini diharapkan dapat menjadi solusi dan alternative pemecahan masalah bagi kebutuhan penyediaan informasi financial perusahaan, pencatatan tranksaksi data harian, serta penyusunan laporan keuangan akhir tahun.

2 Permasalahan Dari latar belakang pemikiran tersebut terdapat beberapa permasalahan berkaitan dengan perancangan dan pembuatan software aplikasi general ledger accounting ini. Permasalahan yang timbul tersebut antara lain : 1. Bagaimana sistem informasi general ledger yang dibutuhkan oleh user untuk mencatat data awal keuangan, tranksaksi harian, dan proses penjurnalan tranksaksi sebelum dilakukan posting ke buku besar dan pembuatan laporan keuangan perusahaan pada setiap akhir periode. 2. Bagaimana sistem informasi general ledger yang dapat menyajikan data finansial perusahaan secara cepat, relevan, dan akurat, serta data dapat tersimpan dengan aman. Tujuan Adapun tujuan dari perancangan dan pembuatan software aplikasi akuntansi untuk penyusunan general ledger accounting ini adalah : 1. Untuk mempercepat dan mempermudah pencatatan tranksaksi-tranksaksi keuangan yang langsung dapat diolah dengan menggunakan perhitungan data akuntansi. 2. Untuk memecahkan permasalahan penjurnalan tranksaksi data keuangan dalam bentuk jurnal umum dan pemindahbukuan ( posting) ke buku besar sebelum penyusunan neraca, laporan laba/rugi, dan laporan perubahan modal. 3. Sebagai sarana penunjang sehingga dapat meminimumkan tingkat kesalahan yang disebabkan oleh manusia ( human error) pada proses pengolahan data keuangan secara manual yang mengakibatkan keakuratan data menjadi kurang terjamin. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi adalah data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga dapat menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan dapat dimengerti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data sendiri merupakan kumpulan dari kejadiankejadian yang terjadi pada saat tertentu yang dikumpulkan dalam sat kesatuan yang nyata. Misalnya dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang nyata dapat dilihat pada perubahan dari sebuah nilai tranksaksi. Akuntansi merupakan bahasa dari bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokkan (classifying), perangkuman (summarizing) dan pelaporan (reporting) dari kegiatan tranksaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Laporan-laporan keuangan adalah merupakan suatu informasi. Sistem informasi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah system informasi akuntansi atau SIA ( Accounting Information System atau AIS). Sistem Informasi Akuntansi (SIA) didefinisikan oleh Stephen A.Moscove dan Mark G.Simkin sebagai berikut ini : Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi financial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihakpihak dalam perusahaan Menurut Robert G.Murdick, Thomas C.Fuller, dan Joel E.Ross : Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari C-13-2

3 organisasi yang bertanggung-jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari tranksaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manager untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihakpihak luar lainnya Siklus Akuntansi Siklus Akuntansi yang normal dimulai terjadinya tranksaksi keuangan yang disertai dengan bukti/dokumen asli sebagai dasar pencatatan ke jurnal. Selanjutnya dari jurnal diadakan posting ke buku besar kemudian disusun laporan keuangan yang terdiri dari laporan neraca, laporan rugi/laba, dan laporan perubahan modal. Setelah itu diadakan proses tutup buku untuk memperkirakan pendapatan dan biaya, dilanjutkan dengan proses pindah saldo dari saldo akhir periode berjalan menjadi saldo awal periode. Berikut ini ditunjukkan gambar siklus akuntansi : Dokumen Sumber Jurnal Buku Besar Laporan Keuangan Gambar 1 Siklus Akuntansi Jurnal Umum/Buku Besar Dari gambaran siklus akuntansi diatas dapat dilihat bahwa laporan yang dibutuhkan dalam business process ini adalah sebagai berikut : Persamaan Akuntansi Dalam persamaan akuntansi bagian yang dimiliki perusahaan diberi nama asset (harta) di sisi kiri dan di sisi kanan terdapat sumber pembelanjaan yang terdiri dari hak kreditur atau disebut kewajiban ( liabilities) dan hak pemilik yang disebut modal (equities atau capital). Harta = Kewajiban + Modal Dalam pembuatan jurnal transaksi baik dengan sistem manual atau komputer, persamaan akuntansi diatas akan selalu digunakan. Harta akan bernilai positif di debit (masuk) dan bernilai negatif jika dikredit (keluar). Namun sebaliknya jika kewajiban dan modal akan bernilai negatif jika di debit dan bernilai positif jika di kredit. Adapun harta tidak selamanya bernilai konstan. Karena pada harta terdapat penyusutan untuk beberapa jenis aktiva, terutama pada aktiva lancar. Dengan demikian harus ada mekanisme penghitungan penyusutan aktiva agar nilai harta dalam pembukuan perusahaan sesuai dengan harta sebenarnya. Aktiva tetap (kecuali tanah) tidak akan dapat dipergunakan untuk selamanya. Setiap aktiva pada suatu saat pasti tidak akan dapat dipergunakan lagi. Nilai aktiva akan semakin menurun dari waktu ke waktu. Proses penurunan nilai terjadi karena dua hal utama sebagai berikut: a. Penurunan fisik Penurunan fisik terjadi sebagai akibat pemakaian aktiva atau karena pengaruh alam. Setiap aktiva semakin lama akan semakin menurun keadaannya walaupun aktiva itu telah mendapatkan pemeliharaan sebaik-baiknya. b. Ketinggalan jaman Suatu aktiva yang ketinggalan jaman akan menurun nilainya. Sebagai contoh misalnya kendaraan roda empat yang keadaan fisiknya masih baik akan menjadi tidak laku karena muncul produk baru dengan model yang lebih modern. C-13-3

4 Buku Jurnal Buku jurnal digunakan sebagai media pencatatan terhadap tranksaksi keuangan. Sesuai dengan Double Entry System pencatatan jurnal terdiri dari debet dan kredit, dengan ketentuan jumlah debet harus sama persis dengan jumlah kredit. Dalam praktek sehari-hari dikenal dengan dua jenis jurnal yaitu jurnal umum (General Journal). Dengan memakai sistem jurnal umum seluruh tranksaksi keuangan dicatat dalam satu jurnal yang sama sedangkan dengan jurnal khusus, tranksaksitranksaksi yang ada dibagi menjadi dan dicatat pada jurnal khusus yang sesuai dengan tranksaksi tersebut, seperti jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal umum. Buku Besar Buku besar merupakan hasil pengelompokkan ( posting) jurnal berdasarkan nomor perkiraan yang sama. Setiap perkiraan memiliki buku besar. Informasi yang disajikan dapat dilihat pada bentuk laporan/dokumen pencatatan. Laporan Keuangan Secara umum laporan keuangan terdiri dari laporan laba/rugi, laporan neraca, laporan perubahan modal, laporan perubahan posisi keuangan, analisa keuangan dan penjelasan atas laporan keuangan. Informasi yang disajikan dapat dilihat pada bentuk laporan/dokumen pencatatan. Laporan Rugi/Laba Laporan rugi laba menyajikan informasi mengenai hasil operasi perusahaan dalam suatu periode waktu tertentu. Adapun laba-rugi merupakan bagian dari neraca. Namun hanya nilai laba bersihnya saja yang ditampilkan dalam kelompok Modal. Laba bersih diperoleh dari jumlah seluruh pendapatan dikurangi dengan seluruh biaya yang dikeluarkan dalam suatu periode. Jika terjadi transaksi pemdapatan maka perkiraan pendapatan akan dikredit jika terjadi transaksi pengeluaran biaya operasi atau beban (expense) maka beban di kredit. Dalam praktek sehari-hari terdapat dua bentuk/format laporan laba rugi yang biasa digunakan, yaitu bentuk satu tahap dan bentuk beberapa tahap. Informasi yang disajikan dapat dilihat pada bentuk laporan/dokumen pencatatan. Laporan Neraca Neraca menyajikan informasi mengenai posisi keuangan perusahaan pada suatu saat tertentu (biasanya pada akhir tahun atau akhir bulan). Ada tiga bentuk neraca umum yang digunakan, yaitu bentuk T account, bentuk laporan dan bentuk posisi keuangan. Neraca bentuk T account membagi laporan menjadi dua bagian, sebelah kanan diperuntukkan untuk perkiraan-perkiraan aktiva, dan sebelah kiri diperuntukkan untuk perkiraan-perkiraan passiva. Sedangkan neraca bentuk laporanmenyajikan informasi secara berurutan dari atas ke bawah, dimulai dengan perkiraan-perkiraan aktiva dan diikuti dengan perkiraanperkiraan passiva. Informasi yang disajikan dapat dilihat pada bentuk laporan/dokumen pencatatan. Laporan Perubahan Modal Laporan perubahan modal menggambarkan perubahan (kenaikan/penurunan) yang terjadi pada modal ( Share Holders Equity) selama suatu periode waktu tertentu. Informasi yang disajikan dapat dilihat pada bentuk laporan/dokumen pencatatan. C-13-4

5 Aplikasi General ledger Accounting Penggunaan komputer, yang terbanyak, biasanya digunakan untuk membantu memecahkan masalah pengolahan data akuntansi dan penyusunan informasi akuntansi. Data akuntansi merupakan data yang akan diolah dalam sistem akuntansi untuk mendapatkan informasi akuntansi. Data tersebut bisa berupa data keuangan seperti data tranksaksi pembelian, penjualan, pemasukan kas, pengeluaran kas, hutang, piutang, dan data non-keuangan seperti tanah, bangunan, mesin-mesin. Sedangkan informasi akuntansi adalah informasi berupa laporan keuangan yang meliputi neraca, laporan laba-rugi, dan laporan perubahan modal yang diperoleh pada akhir tahun tutup buku. Dalam sistem informasi akuntansi dikenal adanya sifat laporan yang harus tepat waktu, dimana fungsi laporan tersebut harus mampu dimanfaatkan untuk mengambil keputusan yang segera, sehingga arah perusahaan selalu sesuai dengan rencana semula. Dalam sistem informasi akuntansi, dikenal adanya aplikasi yang bernama general ledger, yang fungsinya adalah untuk menampilkan laporan-laporan keuangan utama, yang berupa buku besar ( ledger), neraca ( balanced sheet), laba-rugi ( profit-loss statement), dan laporan perubahan modal. Pada sistem general ledger ini masukan datanya berupa jurnal mutasi keuangan harian, yang kemudian di-posting secara otomatis melalui program. Operasinya biasanya hanya berupa pemasukan data-data mutasi tadi, dan sistem akan bekerja secara otomatis melalui program, melakukan posting tadi, tanpa disadari oleh petugasnya. Langkah berikut hanya berupa pemilihan proses untuk menerbitkan laporan-laporan keuangan akhir bulan (end-month processing). METODOLOGI Dalam perancangan dan pembuatan software aplikasi akuntansi untuk penyusunan general ledger accounting ini menggunakan metode sehingga diperoleh hasil yang diharapkan. Metode yang digunakan adalah : 1. Study literature dan observasi Sebelum memecahkan masalah maka diadakan dasar teori dan peninjauan pustaka yang dapat mendukung penelitian yang dilakukan, sehingga dapat memperoleh hasil sesuai dengan yang diharapkan. Penggunaan literatur dalam proses ini adalah dengan melaksanakan study banding dengan membaca buku-buku dan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan masalah general ledger accounting. 2. Perancangan system Dalam analisa masalah dan perancangan system, menganalisa masalah-masalah yang ada yang dilanjutkan dengan perancangan system yang dapat berupa perencanaan dari beberapa elemen dalam rangka untuk menyelesaikan masalah. 3. Pembuatan software aplikasi Dalam pembuatan software aplikasi meliputi program yang dapat mengendalikan keseluruhan system general ledger accounting tersebut dengan menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi Pengujian program yang telah dibuat Setelah semua system telah dibuat maka diadakan pengujian system perangkat lunak tersebut apakah telah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Uji coba ini perlu dilakukan untuk dapat mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan yang timbul untuk dapat dilakukan perbaikan seperlunya. C-13-5

6 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI Diagram Konteks 0 Bagian Akuntansi Data Posting GL Data Tutup Buku Data Tutup Buku Data Posting GL Sistem Aplikasi Akuntansi General Ledger + Laporan Jurnal Laporan GL Laporan Laba Rugi Laporan Neraca Laporan Perubahan Modal Manajer Gambar 2 Diagram Konteks Data Flow Diagram Level 0 1 Akun 1 2 Periode Maintenance Data Master + 2 Penjurnalan Bagian Akuntansi Data Posting GL Terposting 3 Jurnal Data Posting GL 3 Laporan Jurnal Laporan Neraca Laporan GL Laporan + Manajer Laporan Perubahan Modal Laporan Laba Rugi 4 Data Tutup Buku Tutup Buku Data Tutup Buku Gambar 3 Data Flow Diagram Level 0 C-13-6

7 Diagram Hubungan Entitas ( Entity Relationship Diagram ) Form Daftar Perkiraan Gambar 4 ERD Conceptual Model Secara default setiap profil baru telah di-generate-kan secara otomatis akun-akun perkiraan yang standar. Apabila pengguna berkeinginan melakukan tambah akun baru, koreksi akun yang sudah ada atau ingin menghapus akun perkiraan yang tidak diinginkan, pengguna dapat melakukannya dengan menekan sub menu Setelah sub menu tersebut di pilih maka akan muncul jendela dialog seperti berikut: Gambar 5 Form Daftar Perkiraan C-13-7

8 Form Jurnal Umum Setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan harus dicatat agar tidak ada selisih atau nilai yang tidak akurat. Untuk mencatat setiap transaksi masukkan kedalam jurnal. Tekan tombol yang ada pada toolbar. Kemudian akan muncul jendela dialog : Gambar 6 Jendela Dialog Jurnal Umum Selanjutnya tekan tombol yang akan memunculkan jendela dialog Masing-masing field harus diisi Gambar 7 Jendela Entry Jurnal Umum Yang harus diperhatikan bahwa pastikan jurnal yang dimasukkan mempunyai akun pasangan sehingga nilai yang dimasukkan menjadi balance. C-13-8

9 KESIMPULAN Dari hasil penulisan penelitian ini, penulis dapat memberikan beberapa kesimpulan tentang perancangan dan pembuatan software aplikasi general ledger accounting ini, antara lain : 1. Program yang ada pada bagian jurnal melakukan pencatatan semua tranksaksi yang pada akhirnya diposting kedalam buku besar serta dikelompokkan sesuai dengan kode akuntansi yang telah ditentukan. 2. Program dapat melakukan pencatatan sekaligus perhitungan akuntansi, sehingga dapat menunjang pengawasan perkembangan perusahaan dalam satu periode. 3. Program dapat menyajikan laporan keuangan perusahaan dengan cepat, relevan, dan akurat, serta data dapat tersimpan dengan aman. DAFTAR PUSTAKA Anthony Pranata, Pemrograman Borland Delphi 6, Andi Offset, Yogyakarta, Fadil Fuad Basymeleh, Buku Panduan Penggunaan Zahir Accounting, Cetakan Pertama, Agustus Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.D, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset Yogyakarta, Suryanto Thabrani, Ir, MM, Rinaldy Awaluddin, Ir, MM, Achmad Bashori, Aplikasi Akuntansi Menggunakan Delphi 7.0, Penerbit Salemba Infotek, Jakarta, Widodo, Drs, Dasar-Dasar Akuntansi Keuangan, Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan Universitas Negeri Surabaya, Zaki Baridwan, Dr, M.Sc., Akuntan, Sistem Akuntansi, Penyusunan Prosedure dan Metode, Bagian Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, C-13-9

10 C-13-10

11 C-13-11