Pengertian Knowledge Manajement

Transkripsi

1 I. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Bagaikan tongkat estafet, ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) bergerak meretas zaman. Sejarah umat manusia menunjukkan bahwa kemajuan iptek memang tidak dapat dipisahkan dari kebudayaan suatu bangsa (Zuhal, 2010). Alvin Toffler membagi sejarah peradaban manusia dalam tiga gelombang yaitu era pertanian, era industri dan era informasi. Dalam era pertanian faktor yang menonjol adalah muscle (otot) karena pada saat itu produktivitas ditentukan oleh otot. Dalam era industri, faktor yang menonjol adalah machine (mesin), dan pada era informasi faktor yang menonjol adalah mind (pikiran, pengetahuan). Pengetahuan sebagai modal mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam menentukan kemajuan suatu organisasi. Dalam lingkungan yang sangat cepat berubah, pengetahuan akan mengalami keusangan oleh sebab itu perlu terus menerus diperbarui melalui proses belajar (Protomo, 2011). Kebudayaan meliputi sistem kemasyarakatan, sistem pengetahuan, bahsa, kesenian, religi serta peralatan dan perlengkapan hidup suatu bangsa Hanya bangsa yang masyarakatnya cerdas dan berbasis pengetahuan yang dapat menyaring dan menyerap informasiinformasi tersebut menjadi pengetahuan dan kearifan guna memperkaya kebudayaannya (Zuhal, 2010). Budaya menjadi tempat untuk belajar. Budaya dapat menghasilkan pengetahuan. Belajar dalam era pengetahuan seperti sekarang ini sangatlah berbeda dengan belajar di masa lalu. Saat ini kita dituntut untuk belajar baik sendiri maupun bersama dengan cepat, mudah dan gembira, tanpa memandang waktu dan tempat. Hal ini mendorong berkembangnya konsep organisasi belajar (learning organization) yang menyatukan antara proses belajar dan bekerja. Disisi lain pengetahuan yang melekat pada anggota suatu organisasi juga perlu diuji, dimutahirkan, ditransfer, dan diakumulasikan, agar tetap memiliki nilai. Suatu organisasi agar dapat mencapai visi dan 1

2 misinya harus mengelola pengetahuan yang dimilikinya dengan baik agar dapat bersaing dengan organisasi yang lain. Salah satu cara tersebut adalah dengan menerapkan manajemen-pengetahuan. 2. Tujuan Adapun tujuan dari penyusunan makalah ini adalah untuk mengetahu bagaimana pentingnya penerapan knowledge management dalam perusahaan agar perusahaan mampu meningkatkan daya saingnya di dunia bisnis. 3. Rumusan masalah Masalah kurangnya kompetensi dari sumberdaya manusia dalam sebuah perusahaan mengakibatkan perusahaan tidak mampu mencapai tujuan secara optimal dan bisnis seringkali tidak berkelanjutan. 2

3 II. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Knowledge Manajement Sebelum memahami konsep manajemen pengetahuan ini ada beberapa istilah yang harus dipahami yaitu : data, informasi, pengetahuan, jenis pengetahuan, dan manajemen pengetahuan itu sendiri. Di samping itu perlu pula memahami proses pembentukan pengetahuan dari data, informasi, kemudian menjadi pengetahuan (Stapleton, 2003): 1. Data adalah kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian (bahan mentah informasi). 2. Informasi adalah data yang diorganisasikan/diolah sehingga mempunyai arti. Informasi dapat berbentuk dokumen, laporan ataupun multimedia. 3. Pengetahuan (knowledge) adalah kebiasaan, keahlian/kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Istilah ini sering kali rancu dengan Ilmu Pengetahuan (science). Ilmu Pengetahuan adalah ilmu yang teratur (sistematik) yang dapat diuji atau dibuktikan kebenarannya; sedangkan pengetahuan belum tentu dapat diterapkan, karena pengetahuan sebuah organisasi sangat terkait dengan nilai, budaya, dan kondisi dari organisasi tersebut. Jenis Pengetahuan. Ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit. Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, spesifikasi, dan buku petunjuk, sedangkan pengetahuan tacit sifatnya sangat personal yang sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan kepada orang lain. 1. Explicit Knowledge. Bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi/terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contoh: manual, buku, laporan, dokumen, surat dan sebagainya. 2. Tacit Knowledge. Bentuk pengetahuan yang masih tersimpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya. 3

4 Manajemen pengetahuan (KM) Definisi mengenai KM tergantung dari cara organisasi menggunakan dan memanfaatkan pengetahuan. Organisasi intelejen militer akan mempunyai definisi yang berbeda mengenai pengetahuan dibandingkan dengan perusahaan. Salah satu definisi KM adalah proses sistematis untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan informasi dengan cara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik. Atau secara umum KM adalah teknik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan kompetitif (Pratomo, 2011) Manajemen Pengetahuan dan Teknologi Informasi (TI) Sebenarnya konsep pengelolaan pengetahuan dan teknologi informasi merupakan konsep lama, perbedaannya knowledge management memungkinkan kita untuk tidak perlu memulai segalanya dari nol lagi. Konsep knowledge management ini menjadi populer karena kompetisi yang semakin tajam dalam memperoleh keunggulan. Ketatnya kompetisi menyadarkan orang bahwa hanya penguasaan pengetahuanlah yang akan menentukan keunggulan suatu organisasi. Keunggulan pada saat ini dirumuskan dalam formula: faster, cheaper and better. Kalau saja kita hanya berfikirdan bertindak melakukan sesuatu untuk organisasi dengan prinsip agar lebih baik dan lebih efisien maka kita akan tertinggal. Bill Gates menyatakan "If the 1980's were about quality and the 1990's were about reengineering, then the 2000's will be about velocity". Jadi kalau kita berbicara mengenai keunggulan dalam era 2000 an kita berbicara tentang kecepatan (velocity). Untuk dapat mencapai kecepatan maka penggunaan teknologi informasi merupakan suatu keharusan yang mutlak dan sangat diperlukan. Knowledge management terdiri dari 3 komponen utama yaitu people, place, dan content. Knowledge management membutuhkan orang yang kompeten sebagai sumber pengetahuan, tempat untuk melakukan diskusi, dan isi dari diskusi itu sendiri. Dari ketiga komponen tersebut peran teknologi informasi adalah mampu menghilangkan kendala mengenai tempat melakukan diskusi. Teknologi informasi yang semakin canggih sampai seperti saat ini memungkinkan terjadinya diskusi tanpa kehadiran kita secara fisik. Dengan demikian kapitalisasi pengetahuan dapat terus diadakan walaupun tidak 4

5 melakukan tatap muka secara langsung. Dalam konteks secara umum, pelaksanaan knowledge management menghadapi masalah utama yaitu masalah perilaku. Pertama, berkaitan dengan ketidakmauan orang untuk berbagi. Kedua berkaitan dengan ketidakdisiplinan untuk selalu menuliskan apa yang kita dapatkan. Ini merupakan suatu kendala karena budaya kita lebih cenderung pada budaya lisan. Kita belum bisa mendisiplinkan diri untuk selalu menuliskan pengetahuan dan pengalaman yang kita alami dalam suatu sistem sebagai suatu aset organisasi. Dalam pelajaran manajemen, aset organisasi dirumuskan dengan 5M (man, money, method, machine, dan market). Apabila dipandang dari sisi knowledge management maka manusialah yang merupakan aset yang paling berharga. Tetapi, benarkah semua orang dalam organisasi merupakan aset organisasi? Thomas A. Stewart dalam bukunya Intelectual Capital, secara tegas mengatakan "tidak". Menurut Stewart, yang benar-benar aset hanyalah orangorang tertentu, yang pekerjaannya berkaitan dengan penambahan pengetahuan dalam organisasi, yaitu The Stars. (Stewart membagi karyawan dalam empat kelompok yaitu: pekerja biasa; pekerja terampil tetapi bukan faktor penentu; pekerja yang melakukan hal yang dihargai oleh pelanggan tetapi dapat di outsource; dan the Stars, yaitu orang-orang dengan peran yang tidak tergantikan sebagai individu). Sebagai contoh kelompok the Stars, salah satunya adalah peneliti. Mereka yang termasuk kelompok keempatlah yang benar-benar merupakan aset bagi organisasi. Organisasi perlu memberikan perhatian penuh pada kelompok ini, karena di tangan merekalah masa depan organisasi. Persoalannya, bagaimana memanfaatkan pengetahuan yang mereka miliki, sehingga dapat terakumulasi dan akhirnya menjadi aset organisasi. 5

6 III. PEMBAHASAN Penerapan Knowledge Management di Perusahaan Knowledge Management adalah disiplin ilmu yang mempelajari bagaimana cara mengumpulkan kemudian mengorganisir, dan mengatur informasi agar seluruh pekerja pada sebuah perusahaan dapat bekerja dengan lebih cepat dan lebih efektif. Tujuan penggunaan ilmu knowledge management ini antara lain: 1. Menambah keuntungan perusahaan dan menopang inovasi-inovasi yang tercipta dengan membantu orang mengeluarkan ide-ide baru dengan lebih efektif. 2. Menambah keunggulan perusahaan dengan mengadaptasi perubahan pasar dengan sangat cepat. 3. Meningkatkan efektifitas organisasi, meningkatkan jumlah profit, dan memperluas informasi. 4. Meningkatkan kompetensi perusahaan dengan mengurangi waktu yang dialokasikan kepada karyawan baru untuk pembelajaran dan menjaga agar seluruh karyawan yang sudah bekerja tidak keluar dari perusahaan. Biasanya perusahaan menerapkan knowledge management dengan 3 prinsip utama yaitu: (1). Mengembangkan intranet, kolaborasi infrastruktur, dan implementasi dari bisnis perusahaan. (2). Menyediakan pelayanan yang memiliki full-life cycle. (3). Bekerja sama dengan pelanggan untuk mendukung e-commerce, supply chain dan customer relationship management. Berdasarkan prinsip tersebut, maka beberapa program yang diterapkan dalam perusahaan dapat bersifat yaitu: Inline. Ini adalah program intranet yang menyambungkan dengan website, database, messaging, aplikasi dokumen, laporan, dan lainnya. Services knowledge network. Berisi halaman informasi yang mencakup dunia. Masing-masing halaman di-manage oleh pemilik halaman yang menyimpan informasi terkini.reader s choice. Menyediakan berita, pengumuman, kebijakan untuk pengguna. Dengan cara ini, waktu penyebaran informasi sangat cepat dan otomatis. Web Information Repository (WebIR). Menyediakan karyawan sebuah 6

7 lokasi pusat untuk mencari, memperbanyak dokumen seperti brosur, dokumentasi teknis. Knowledge management (KM) adalah sebuah konsep baru di dunia bisnis yang banyak digunakan di berbagai perusahaan. KM adalah sebuah proses yang mengkoordinasikan penggunaan informasi, pengetahuan, dan pengalaman. Tujuan penerapan knowledge management di perusahaan adalah untuk meningkatkan dan memperbaiki operasional perusahaan dalam mencari keuntungan kompetitif. Selain itu, KM juga digunakan sebagai pewaris agar jika terjadi pergantian generasi pekerja, ilmu, proses, serta pengalaman bekerja tidak hilang, tetapi terus diwariskan secara turun-temurun. Untuk dapat sukses mencapai tujuan penggunaan knowledge management harus didukung oleh kompetensi sumberdaya manusia yang ada pada sebuah perusahaan atau organisasi. Kompetensi Sumber Daya Manusia dalam organisasi adalah kapan saatnya organisasi menciptakan, mengorganisasikan, dan memproses informasi agar menghasilkan pengetahuan baru (knowledge creating) di dalam organisasi. Pengetahuan yang baru akan memungkinkan organisasi mengembangkan kapabilitas organisasi baru, merancang produk baru dan layanan. Meingkatkan existing offering, dan memperbaiki proses organisasi. Kreasi dan penggunaan pengetahuan adalah bagian dari peluang organisasi. (Ma arif dan Tanjung, 2003). Menurut nonaka dan Takeuchi (1995), alasan mengapa perusahaan jepang sukses adalah karena keahlian dan pengalamannya dalam bidang organizational knowledge creating. Sebenarnya setiap individu memiliki kompetensi untuk menghasilkan pengetahuan. Dan untuk menghasilkan pengetahuan yang baik ada 5 kompetensi yang harus dimiliki oleh SDM handal yaitu: 1. Kepribdian dan motivasi (personality and motivation) 2. Daya nalar (sense making) 3. Daya cipta pengetahuan (knowledge creating) 4. Daya mengambil keputusan (decision making) 5. Budaya organisasi (organization culture) Secara garis besar terdapat 5 kepribadian manusia, yaitu: (1). extroversion: pribadi yang bergaul dan ramah, suka berteman dan suka berkelompok, percaya 7

8 kepada diri sendir dan sangat berani. (2). Adjustment: pribadi yang memiliki emosi dan temperamen stabil, tidak penyedih dan tidak tertekan, memiliki kepuasan diri, (3). Agreeableness: pribadi yang sopan dan hormat, penuh percaya diri, dapat bekerjasama dan pemaaf, (4). Conscientiousness: pribadi yang dpat diandalkan, dapat melakukan organisasi, gigih, teliti dan hati-hati, dan(5). Inquistivenes: pribadi yang memiliki keinginan keras, berdaya cipta, berperasaan halus dan peka, berpandangan luas, dan humoris. Mengubah informasi menjadi pengetahuan memerluka 10 langkah terpisah. Masing-masing langkah harus dikelola secara terpisah. Masing-masing langkah harus juga dikelola secara cermat. Mengubah informasi menjadi pengetahuan dibutuhkan 10 langkah yang harus dijalankan yaitu: 1. Cari. 2. Dapatkan. Terutama dengan metode yang baku, adalah penting bahwa informasi didapatkan dari sumber orisinil, dan bahwa penyusunnya haruslah dari sumber terpercaya. 3. Evaluasi 4. Susun 5. Pahami 6. Analisis 7. Simpulkan 8. Sebarkan dan distribusikan 9. Bertindaklah berbasis informasi 10. Gabungkan, pelihara dan perbaharui. Dengan melaksanakan 10 langkah di atas maka akan terbentuk ilmu pengetahuan yang siap disebarluaskan. Selain pengetahuan untuk dapat memenangkan persaingan dalam dunia bisnis saat ini perusahaan haruslah memiliki strategi yang baik. Ada banyak pendapat mengenai strategi yang dilakukan perusahaan antaralain adalah pendapat Johnson dan scoles (2003) bahwa untuk dapat mempertahankan bisnis dalam waktu jangka panjang perusahaan harus dapat menyelaraskan sumber yang dimiliki perusahaan dengan pasar yang akan dijadikan sasaran dan kondisi lingkungannya. Di samping itu perusahaan juga 8

9 harus dapat bersaing untuk memberikan nilai lebih kepada konsumen (stakeholder). Perusahaan yang melaksanakan strategi secara cepat dan akurat adalah perusahaan yang memiliki competitive advantage untuk memenangkan persaingan, seperti yang dikemukakan oleh Thompson dan Strickland (2003, p.55) bahwa, A business strategy is powerful if it produces a sizable and sustainable competitive advantage; it is weak if it results in competitive disanvantage. Sedangkan Porter (1980) di dalam teorinya yang disebut Porter s five-forces model menganalisis berbagai ancaman dan peluang dalam suatu industri. Konsep yang diperkenalkan Porter ini mendapat kritikan dari berbagai pihak, di antaranya Teece (1984) dan Barney (1991). Mereka mengkritik bahwa model Porter hanya menunjukkan profitabilitas industri dan bukan perusahaan secara individual. Porter s five-forces model tidak banyak membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan mempertahankan unique and sustainable advantages. Dari kritikan tersebut kemudian berkembang konsep yang lebih terfokus pada resources dan capabilities, yang juga disebut Resource Based View (RBV). Menurut Hitt.et.al, Resource-based view is based on the idea that 1) firm s resources, capabilities, and competencies facilitate the development of sustainable competitive advantage, and 2) competitive advantages are achieved when the strategies are successful in leveraging these resources ".RBV menekankan bahwa competitive advantage berdasarkan sumber daya dan kapabilitas lebih sustainable daripada yang didasarkan pada product/market positioning. Adapun sumber daya yang dimiliki perusahaan meliputi finansial, fisik, manusia, intangible assets dan structural-cultural assets. Dalam konteks bisnis, intangible assets oleh Kaplan dan Norton (2004, p.202) digambarkan sebagai, Knowledge that exists in an organization to create differential advantage or the capabilities of the company s employees to satisfy customer needs. Manajemen strategik tradisional umumnya menerjemahkan strategi dalam bentuk product/ market positioning. Sedangkan konsep RBV lebih mengandalkan sumber daya dan kapabilitasnya yang unique, valuable, dan inimitable. Oleh karena itu, untuk menciptakan competitive advantage dibutuhkan sumber daya yang unique dan valuable, seperti yang dikemukakan oleh Collis dan Montgomery (1998, p. 27) bahwa, The premis of the resourcesbased view is that the firms 9

10 differ in fundamental ways because each firm possesses a unique bundle of resources. Sumber daya internal perusahaan diseleraskankan dengan lingkungan eksternal (apa yang dikehendaki pasar dan yang ditawarkan kompetitor). Dalam kenyataannya seringkali unique resource yang dimiliki perusahaan dapat dengan mudah ditiru oleh kompetitor. Menurut Zack (1999, p. 4), sumber daya yang bisa dikatakan paling unique dan inimitable adalah sumber daya pengetahuan (knowledge). Knowledge digunakan untuk mengelola dan mengkoordinasikan sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk berkompetisi. Perusahaan yang memiliki sumber daya knowledge melebihi pesaingnya akan lebih inovatif dan memberikan nilai yang lebih besar kepada konsumen. Apabila knowledge disebut sebagai sumber stratejik yang paling penting, maka kemampuan untuk mengumpulkan, mengintegrasikan, menyimpan, menyebarkan, serta penerapannya merupakan kapabilitas yang paling penting untuk membangun dan mempertahankan competitive advantage. 10

11 IV. KESIMPULAN Tujuan penggunaan ilmu knowledge management pada sebuah perusahaan adalah: menambah keuntungan perusahaan dan menopang inovasi-inovasi yang tercipta dengan membantu orang mengeluarkan ide-ide baru dengan lebih efektif, menambah keunggulan perusahaan dengan mengadaptasi perubahan pasar dengan sangat cepat, meningkatkan efektifitas organisasi, meningkatkan jumlah profit, dan memperluas informasi, meningkatkan kompetensi perusahaan dengan mengurangi waktu yang dialokasikan kepada karyawan baru untuk pembelajaran dan menjaga agar seluruh karyawan yang sudah bekerja tidak keluar dari perusahaan. Perusahaan yang memiliki sumber daya knowledge melebihi yang dimiliki pesaingnya akan lebih inovatif dan memberikan nilai yang lebih besar kepada konsumen. Apabila knowledge disebut sebagai sumber stratejik yang paling penting, maka kemampuan untuk mengumpulkan, mengintegrasikan, juga menyimpan dan, menyebarkan, serta penerapannya merupakan kapabilitas yang paling penting untuk membangun dan mempertahankan competitive advantage perusahaan. 11

12 DAFTAR PUSTAKA Collis, D.J., Montgomery, C.A (1998). Corporate strategy: A resource-based approach, Mc- Graw-Hill. Hitt, M.A., Ireland, R.D., Camp, S.M., Sexton, D.L. special issue strategic entrepreneurship: entrepreneurial strategies for wealth creation, Strategic Management Journal, 22. pp Johnson,G., Scholes. K. (2003). What is strategy, available from strategy/what_is_strategy.htm. Ma arif. M. Syamsul dan Tanjung Hendri., Manjemen Operasi. Grasindo, Jakarta Pratomo. Budiman S, Manajemen Pengetahuan: Analisis Sistem Informasi. (budiman@dephan.go.id) Stapleton. James J.,2003. Executive s Guide to Knowledge Management.Erlangga. Jakarta Thompson, A.A., Strickland III, A.J. (2003). Strategic management: Concepts and cases, 13rd edn, New York, Mc Graw-Hill Companies.Inc. Zack, H. M. (2002). A strategic pretext for knowledge management, The Third European Conference on Organizational knowledge, Learning, and Capabilities. available from pdf_files/ ID243. Zuhal,2010. Knowledge and Inovation: Flatform Kekuatan Daya Saing, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta 12