BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN 2.1. Organisasi Maintenance Defenisi, maksud, lingkup dan hasil-hasil yang dari organisasi pasti ada. Di dalam pendirian suatu organisasi perawatan, maka beberapa hal yang utama ialah : 1. Menurunkan ongkos produksi dan meningkatkan produktivitas pabrik. 2. Bahwa pengambilan personal pengawas adalah didasarkan atas tanggung jawab dan beban. 3. Berikanlah keahlian personal yang akan dilibatkan didalam aktivitas produksi. 4. Dan bahwa pendekatan secara otomatis dalam keahlian sedini menunjukkan kebutuhan yang lebih besar dari seni teknik modern dan keahlian. Berikut diberikan pentabelan tentang sebutan, definisi, lingkup serta hasilhasil yang diharapkan dari suatu organisasi. Sebutan Difinisi : Organisasi : Menengahkan kewenangan, pertanggung jawaban dan hubungan untuk mengektifkan tujuan dari organisasi Tujuan Pendirian : - Susunan administrasi - Beban dan tanggung jawab dari pengawas-pengawas setiap tingkatan. - Permintaan kerja mekanik dalam tingkat produksi

2 Lingkup : Organisasi yang dipakai di pabrik, bagian, policy pabrik, dan kelompok staff tenaga administrasi. Pada tiap-tiap tingkatan dari pengawas harus dibagi atas dasar beban dan tanggung jawab supaya seseorang staff bisa berperan secara penuh dengan tanpa dikacaukan oleh duplikasi pekerjaan-pekerjaan. Dalam banyak hal bahwa suatu organisasi harus luwes didalam meniti tujuan. Hasil : - Organisasi dimaksud untuk mencapai Target - Memudahkan serta menyederhanan prosedur didalam hal praktis operasionalnya. - Menghilangkan fungsi duplikasi dan over lapping - Secara praktis dan bisnis adalah untuk lebih meminimkan biaya produksi dan harga jual. - Meningkatkan kemampuan pabrik bila semuanya mungkin. Mengorganisasi dan mengawasi semua bahgian-bahgian dan kegiatannya baik berupa kegiatan langsung ataupun tak langsung bekerja sama dengan bagian pemeliharaan pabrik. Untuk tujuan ini perlu dibuat suatu metode yang efisien diantara sesama bagian-bagian lain yang terkait. Bagaimana mengorganisasi bagian pemeliharaan yang tercakup dalam organisasi pabrik harus jelas.

3 a. Tugas kepala bagian, insinyur, supervisor (penyelia), teknisi dan para pekerja yang harus disiapkan pada saat memulai pekerjaan. Siapkan semua tata cara (prosedur) Diskusikan dan siapkan semua detail untuk pelaksanaan kerja dan awasi urutan kerjanya. Minta tenaga kerja lain bila perlu, dan tugaskan pekerjaan pada pekerjaannya masing-masing. Sangat diajurkan untuk melakukan latihan pendahuluan sebelum pabrik benarbenart beroperasi, dengan melatih para pekerja pabrik sebaik mungkin akan menghindarkan pekerjaan yang bertumpuk-tumpuk pada saat pabrik beroperasi. b. Jaga dan evaluasi semua kegiatan-kegiatan pemeliharaan pabrik. Manajer pabrik berhak untuk menilai kondisi para pekerja minimal sekali dalam setahun. Para pekerja ini bertugas untuk menjaga dan meningkatkan efisiensi pabrik dan menghilangkan aturan kerja yang berbelit-belit. Struktur organisasi pada suatu pabrik. General manager (GM) Superintenden (SI) Supervisor (SPV) Foreman (Kepala Regu) Craft (Buruh)

4 2.2. Prosedur Dalam Organisasi Maintenance Dua kekuatan pokok yang ada di dalam organisasi perawatan yaitu : 1. Susunan umum organisasi perawatan. 2. Siapa-siapa yang terlibat didalam organisasi tersebut Planning (Perencanaan) Definisi Pekerjaan Perencanaan Kemajuan suatu organisasi tidak dapat diharapkan tanpa adanya perencanaan. Memang sebenarnya keberhasilan perusahaan, langsung berhubungan dengan kuantitas dan kualitas perencanannya. Perencanaan adalah suatu proses memperkirakan apa yang akan terjadi di masa yang akan datang dan mempersiapkan sesuatu untuk masa mendatang itu. Ini berarti setidak-tidaknya harus ada sepercik seni dan segenggam ilmu dalam perencanaan. Yang harus jelas dalam perencanaan adalah sejumlah sasaran yang pasti, sekalipun hanya berupa inti sari dari harapan dan keinginan. Seseorang perencanaan harus mempunyai cukup daya khayal untuk membayangkan apa yang akan terjadi, dan dapat mengubah gagasan kedalam bentuk yang lebih praktis, sehingga dapat diterjemahkan dalam bentuk tindakan. Semua pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan oleh orang-orang pemeliharaan sudah dikaji melalui beberapa perencanaan. Pekerjaan perlu direncanakan bila : a. Pekerjaan sudah diselidiki, jelas, dan langkah-langkah kerja juga sudah ada catatannya.

5 b. Bahan yang diperlukan sudah dibeli dan sesuai dengan rencana spesifikasi kerja tersebut. c. Bila equipmen-equipmen khusus seperti truk besar dan kren diperlukan maka equipmen ini harus berada ditempat atau tersedia pada suatu tempat. d. Perkakas-perkakas khusus yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan juga harus ada dilapangan. e. Gambara-gambaran atau skets dari barang yang mau dikerjakan harus ada lengkap dengan uraiannya. f. Diperlukan untuk meng-estimate jumlah tenaga kerja dan waktu yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Jika suatu pekerjaan memenuhi kriteria diatas, maka pekerjaan tersebut dapat diklasifikasikan sebagai pekerjaan perencanaan. Perencanaan pemeliharaan akan dapat dilaksanakan dengan baik dengan mengikuti prosedur-prosedur dasar berikut ini : pastkan langkah-langkah pekerjaan dan prosedur yang detail (rinci), tentukan tingkat kekhususannya dan estimasi apa-apa yang diperlukan pada setiap jenis pekerjaan pemeliharaan, karena setiap jenis pekerjaan berbeda dari satu pabrik dengan pabrik lainnya. Jika estimasi dan perencanaan dibuat secara teliti dan akurat maka perencanaan akan berhasil dengan baik. Para perencanan harus tetap memikirkan bahwa pelaksanaan berhasil dengan baik. Para perencanaan harus tetap memikirkan bahwa pelaksanaan melewati batas waktu yang ditentukan atau bahan-bahan tidak cukup atau habis, dan harus kelebihan dan ini tidak akan menghasilkan pekerjaan yang baik, dan harus selalu diingat bahwa pekerjaan yang

6 seharusnya bila dikerjakan 2 orang hanya perlu waktu 8 jam tetapi kenyataannya waktu tersebut lebih dari 8. Jadi bila perencanaannya buruk maka hasilnya akan lebih buruk Fungsi Dari Perencanaan Tugas-tugas dari perencana sebaiknya dipegang oleh orang yang merencanakan sendiri pekerjaan itu, atau kedua pekerjaan diatas dapat juga dilakukan oleh dua orang yang berbeda. Perencanaan menyiapkan pekerjanpekerjaan bulanan, mingguan, dan harian berdasarkan prioritas. Tujuan dari perencanaan ini adalah untuk mendistribusikan pekerjaan-pekerjaan berdasarkan jam kerja yang tersedia Pengaturan Staff perencanaan membuat pengaturan untuk mendapatkan bahan, perkakas, dan equipmen yang khusus dan dikirimkan kelapangan tempat pekerjaan dilakukan. Jadwal pekerjaan untuk hari esok, tembusan permintaan kerja, tembusan permintaan barang, gambar dan cetakan dikirim kebahagian enginering atau kepada penyelia. Penyelia mempelajari kembali pekerjaanpekerjaan tersebut dan membuat koreksi-koreksi untuk pekerjaan selanjutnya. Jadwal kerja harian dan mingguan harus disiapkan lebih awal. Jadwal ini menerangkan urutan-urutan kerja yang harus dilakukan.

7 Estimate Waktu Hal yang perlu diperhatikan perencanaan adalah tidak semua pekerjaanpekerjaan sejenis dapat dikerjakan pada waktu dan hari yang sama. Jadwal pekerjaan harian merupakan pegangan bagi penyelia untuk mengalokasikan tenaga kerja pada pekerjaan-pekerjaan yang khusus berdasarkan estimasi pekerjaan tersebut. Jadwal harian ini juga berguna untuk melaporkan status pekerjaan dan jumlah jam kerja yang sebenarnya, agar dapat diperkirakan biayanya. Salinan jadwal kerja berguna mengkoordinasikan pengiriman barang. Kegunaan lainnya, jadwal kerja harian ini merupakan sumber informasi untuk mengawasi pekerjaan pemeliharaan. Jadi jadwal ini harus ditandatangani atau disyahkan secara teliti oleh penyelia pemeliharaan pabrik atai insinyur yang bertanggung jawab sebelum dikembalikan kebahagiaan perencanaan keesokan harinya. Pada rapat harian bahagian pemeliharaan antara manajer pemeliharaan, kepala bahagian dan penyelia membicarakan beban pekerjaan yang akan muncul untuk minggu selanjutnya. Disini semua pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya besar didiskusikan dan rencana harian yang telah terjadwal disyahkan. Pada rapat harian ini orang-orang bahagian operasi merupakan orang-orang penting yang memberikan infomasi untuk keberhasilan penjadwalan pekerjaan tersebut. Siapkan perencanaannya dengan membuat diagram batang dan didiskusikan pada rapat mingguan, untuk menentukan apakah pemakaian tenaga kerja yang dipakai sudah sesuai dengan yang diinginkan. Komunikasi antar bahagian pemeliharaan dan bahagian produksi sangat penting. Rapat harian dan mingguan untuk menyatukan komunikasi yang tercecer dan juga untuk

8 memberikan semangat dan kerjasama yang baik antara semua group pemeliharaan yang ada. Penjadwalan berguna untuk memastikan semua pekerjaan harian telah ada tenaga kerjanya berdasarkan estimasi permintaan kerja yang sudah dibuat. Walaupun demikian hak penuh untuk mengalokasikan pekerjaan ada pada penyelia (supervisor) pemeliharaan pabrik. Khusus untuk pekerjaa darurat, penyelia harus melengkapi jadwal pekerjaan harian, untuk menentukan siapa yang harus mengerjakan suatu pekerjan tertentu Rencana Yang Luwes Tidak akan ada rencana jangka panjang yang bermanfaat, jika tidak dinyatakan secara tertulis. Ini berarti mempersiapkan perencanaan sedemikian, sehingga dapat dilakukan tanpa hadirnya seorang perencana ulung. Kalau program ini ditulis, maka dapat dilakukan oleh siapapun yang akan melakukannya. Suatu rencana akan berhasil dengan baik, apabila sasaran dinyatakan dengan jelas, dan dilakukan pengendalian atas rencana itu. Paling baik kalau rencana itu dinyatakan dengan sederetan jadwal yang menunjukkan urutan waktu, maupun persyaratan lainnya secara kuantitatif Langkah-langkah Perencanaan Semua perencanaan harus didasari oleh kesadaran bahwa ia ditulis untuk orang, dilaksanakan oleh orang, dan bisa gagal karena orang. Berhubungn dengan itu, maka langkah-langkah diperlukan dalam perencanaan adalah sebagai berikut :

9 1. Tentukan dengan jelas apa yang harus dilakukan dan oleh siapa. 2. Menjamin adanya kemampuan dan sumber daya 3. Memerinci sasaran 4. Kaitkan sasaran dengan organsiasi yang sudah ada 5. Mengerahkan pekerjaan 6. Cobakan rencana itu 7. Sisihkan perubahan yang perlu 8. Awasi terus kemajuannya 9. Bahaslah kemajuan dengan semua pihak yang bersangkutan 10. Rumuskan prosedur pengendalian dan lakukan pengecekan apakah kemajuan itu sejalan dengan kendali Kualifikasi Staff Perencanaan Satu hal yang harus diperhatikan pada saat group perencanaan akan dibentuk adalah kualifikasi kemampuan para calon perencana tersebut, dan hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut : 1. Mempunyai latar belakang praktek lapangan. 2. Mampu menganalisa masalah-masalah yang ada, hingga dapat mengambil tindakan lebih dahulu sebelum kerusakan benar-benar terjadi pengalaman minimum 2 atau 3 tahun sebagai supervisor atau pendidikan diploma teknik 3 tahun dengan pengalaman lapangan 3 tahun untuk calon supervisor yang terbaik. Perekrutan dari diploma teknik dengan pengalaman lapangan dianjurkan, karena calon ini dapat mengembangkan dan mengantisipasi halhal yang baru.

10 Inspeksi dan Fungsinya Bebarapa organsiasi perawatan mesin yang besar memisahkan antara inspeksi pada perawatan pencegahan dan fungsi pengawasan (dalam arti perkiraan pembiayaan) dar problema keteknikan dan keahlian pengawasan sendiri. Pemisahan ini bila diharapkan tercapainya efisiensi kerja yang optimal dalam organsaisi perawatan mesin tersebut. Bila semuanya mungkin, maka sebaiknya untuk pengawasan supaya ditempatkan dalam kaitan dengan upaya peningkatan prestasi sumber daya manusianya Beban Kerja Permintaan Kerja Permintaan kerja berisikan informasi-informasi yang sangat penting, tetapi dasarnya adalah bagian yang penting yang harus diketahui oleh perencanaan dan staffnya agar dapat meramalkan pekerjaan-pekerjaan tersebut. Pertama adalah nomor item equipmen yang menunjukkan jenis equipmen dalam pabrik tersebut yang akan diperbaiki. Lebih baik lagi jika dibuat buku kode pemeliharaan. Hingga dari buku ini dapat diperoleh nomor item dan dituliskan permintaan kerja pada saat permintaan kerja itu diminta. Dengan adanya nomor item ini memungkinkan kita mencatatnya pada kartu histori pemeliharaan dan ini akan dipakai untuk meramalkan pemeliharaan pada masa depan. Kode-kode lain yang dipakai pada permintaan kerja adalah kode biaya, kode elemen biaya, kode bahan, kode klassifikasi pekerjaan, dan kode priorotas pekerjaan pemeliharaan.

11 Prioritas Pekerjaan Orang yang meminta pekerjaan pemeliharaan punya hak penuh untuk mengusulkannya tetapi tidak berhak untuk prioritasnya. Koordinator operasi dan pemeliharaan yang mengusulkan prioritas pekerjaan dan mensyahkan permintaan kerja tersebut dan menyelidiki terlebih dahulu. Insinyur atau kepala bagian operasi atau pemeliharaan yang mempunyai wewenang memutuskan prioritas pekerjaan bergantung pada skope pekerjaan pemeliharaan tersebut. Prioritas 1. Pekerjan ini bersifat pekerjaan darurat, yang harus segera dilakukan yang artinya harus mengganggu pekerjaan lain yang telah terjadwal. Pekerjaan darurat tidak memerlukan pengesahan bahagian-bahagian yang terkait. Prioritas 2. Pekerjaan-pekerjaan yang dapat dimulai pelaksanaan 30 jam lagi, dan pekerjaan jenis ini dapat dikerjakan pada jadwal pekerjaan keesokan harinya. Prioritas 3. Pekerjaan ini adalah pekerjaan pemeliharaanya yang rutin, pekerjaan ini bersifat alamiah dan terus menerus dan terjadwal dalam periode satu minggu. Prioritas 4. Pekerjaan ini adalah pekerjaan pembangkaran mesin tahunan, pekerjaan ini memerlukan penyimpanan data-data yang banyak sekali. Pada pekerjaan ini pembelian bahan-bahan harus dilaksanakan 10 bulan sebelum pekerjaan tersebut dimulai.

12 Prioritas yang paling tinggi adalah priorits yang pertama, selanjutnya adalah prioritas kedua, ketiga. Prioritas ke 4 merupakan pekerjaan yang bisa dilakukan Beban Kerja Perawatan Tujuan utama dari prosedur perawata menyangkut semua tentang pengawasan, reparasi, over houl dan mengkonstruksi untuk menciptakan kondisi siap operasi dari suatu mesin. Pekerjaan-pekerjaan terdiri dari fungsi perencanaan perawatan dan perancangan bagian-bagian mesin yang pelu dipengaruhi atau diganti dan lainlain. Lebih dari semua aktivitas ini dilaporkan kepada manajemen yang lebih tinggi. Mekanisme kerja seperti tersebut prosedur teknik pabriksi. Teknik pabrik menyangkut semua pelaporan pada atasan supaya organisasi pabrik bisa berjalan seperti yang diharapkan. Tanggung jawab utama dari teknik pabrik dapat dibagi dalam dua fungsi dasar yaitu : - fasilitas teknik - perawatan Perawatan berarti pula menciptakan siap operasi dari mesin-mesin dan ini pasti melibatkan pembiayaan, perencanaan, serta fungsi desain untuk bisa mencitakan berfungsinya fasilitas dan peralatan Fungsi dasar kerja Perawatan Untuk bisa dicapai Siap Operasi dari mesin-mesin, maka fungsi perawatan hendaknya mencakup pekerjaan-pekerjaan

13 2. Check up 3. Perawatan pencegahan 4. Reparasi 5. Overhoul 6. Konstruksi 7. Pengamanan. Dalam keadaan kerja semua normal, maka aktivitas dari perawatan mesin dibagi atas satu dari enam kelompok kerja. Dan fungsi yang ketujuh ialah mengadministrasikan dari fungsi-fungsi sub-sub kerja tadi. d. Kontrol maintenance Peranan utama dari kontrol perawatan atau check-up termasuk 1. Kontrol berkala dari peralatan agar mesin tetap berdaya guna 2. Menciptakan mesin selalu siap operasi 3. Penjagaan bagian-bagian mesin yang kiranya perlu diganti atau overhoul 4. Kontrol dari bagian-bagian mesin hasil perawatan dari penjual (jasa perawatan) 5. Kontrol mutu dari hasil kerja kelompok perawatan. Fungsi pengontrolan dalam hal ini tidak berbeda dari upaya untuk aktifitas produksi. Dari kontrol ini pula diharapkan adanya suatu masukan pada manajemen yang lebih tinggi tentang kapan kiranya masing-masing dari bagian mesin harus diganti. Dengan demikian jadwal, serta pembiayaan bisa dirancang untuk itu.

14 e. Perawatan pencegahan Sepatutnya didefenisikan bahwa pekerjaan maintenance meliputi pencegahan, pengaturan, penggantian rutin, pelumasan, pembetulan mana-mana dari bagian-bagian mesin sehingga siap untuk dioperasikan. Pekerjaan perawatan semacam ini adalah bisa memperkirakan perencanaan dan jadwal waktu, serta dapat dipakai sebagai standart waktu untuk memperkirakan biaya perwaktunya. Dengan perawatan pencegahan maka diharapkan tidak terjadinya kefatalan atau kerewelan. Memang diakui, bahwa perawatan pencegahan berarti meningkatkan profit. Waktu yang hilang, lamanya waktu yang dipakai untuk halhal yang produktif menjadi sedikit, dan ini merupakan faktor utama yang bisa meningkatkan keuntungan secara total dari perusahaan. Tersebab pada saat peralatan tiba-tiba saja menjadi patah, maka bukan hanya ongkos yang diperhitungkan terhadap hilangnya produksi, akan tetapi ongkos total menjadi lebih besar dari pada nilai bagian mesin yang patah tadi karenanya maka jadwal produksi menjadi lebih penting, macetnya perputaran modal dan lain-lain. f. Repair Repair korektif adalah untuk memperingan kondisi yang tidak diinginkan yang diperoleh selama kontrol perawatan pencegahan agar mesin siap operasi. Repair yang dimaksudkan adalah dari sekedar pekerjaan yang tidak terjadwal karena seringkali terjadi trouble yang justru karena hal-hal yang kecil sebagai contoh karena endapan air di dalam tangki bensin. Bisa juga hal itu terjadi karena pergerakan pada elektroda besi dan lain-lain.

15 g. Overhaul Overhaul atau turun mesin atau disebut pula perawatan total atau perawatan besar adalah menyangkut : perencanaan waktu, jadwal pekerjaan dari penggantian atau pembauran atau rekondisi dari tiap-tiap bagian dari mesin. Pekerjaan ini akan selamanya terdiri dari satu atau lebih bagian-bagian atau titik patah, pengujan, penggantian, pembauran, pemasangan kembali serta pengetesan hasilnya. Disamping relatif tetap untuk mesin-mesin dan mesin-mesin transportnya, untuk itu juga bisa dipakai fasilitas serta alat yang tetap lokasinya seperti instalsi pemanas atau ventilasi. Ini benar-benar berbeda dengan perawatan pencegahan, dimana keutamaan dari keterlibatan dan test dari berbagai bagian mesin adalah di dalam kaitan agar mesin benar-benar semuanya serba baru atau siap untuk operasi kondisi seperti halnya pada saat awal mesin itu dioperasikan. Semua perencanaan turun mesin harus bisa dihitung berapa total habisnya material dan onderdil-onderdil secara lengkap. h. Konstruksi Pada beberapa pabrik, strategi dasar dari perawatan juga dimungkinkan pula dengan pekerjaan-pekerjaan membangun atau mengkonstruksikan seperti misalnya mengkonstruksi bagian-bagian dari engine yang terbuat dari kayu, baja, plastik, concrete, benda tuang, instalasi listrik, instalasi kontroler elektronik dan lain-lain. Dalam beberapa keadaan pekerjaan-pekerjaan terakhir ini bisa dilimpahkan kepada pemborong terpercaya.

16 Betapapun juga di dalam menganalisa perancangan organisasi perawatan perlu memperhatikan banyak sekali kendala secara aktual. Terdapat dua tipe dasar untuk operasi perawatan menetap dan perawatan sambil berjalan. Perawatan menetap termasuk mengkonstruksi, pelurusan, pemasangan instalasi listri/hidrolik, perawatan dan repair untuk mendapatkan kondisi yang lebih baik sedangkan yang termasuk perawatan jalan yaitu perawatan dimana pada bagian perawatan yang besar dikarenakan dalam keadaan jalan urutan kerjanya. Inspeksi, repair dan bahkan overhaul terkadang justru terjadi dengan proses pengerjaan dari suatu proses ke proses lain Data Pembiayaan Seorang kepada perawatan mesin yang dibantu dengan crew-crew pengawas dan tenaga-tenaga administrasi baru pelaporan tiap-tiap bulannya akan tahu secara persis berapa besar pembiayaan tiap-tiap item dari onderdil, pelumas, dan spareparts lain. Data kebutuhan dari bulan ke bulan, tahun ke tahun disusun dengan bantuan staff atau (assistance of equipment engineer) secara sistematik yang dari padanya dapat ditarik suatu trend table tentang kebutuhan tiap-tiap item tadi. Dengan bantuan statistika terapan dapat diuji kebenaran table-table statistik. Dengan demikian maka kepala perawatan akan tahu persis kira-kira berapa kebutuhan item A atau item B. Dan untuk bulan-bulan dan bahkan tahun-tahun mendatang. Berdasarkan forecast dari kepala perawatan, maka bagian gudang atau penyediaan suku cadang, dan kebutuhan bahan-bahan lainnya dapat memperkirakan besar dari masing-masing item dari barang yang harus disediakan

17 di gudang. Periode belanja barang, kalkulasi biaya untuk penyediaan barang dan bahkan hingga kebutuhan ruangan gudang, rak-rak penyimpanan dan rencanarencana perluasan gudangnya sendiri, tentu efektifitas kerja mereka juga tergantung kemampuannya di dalam penguasaan manajemen pergudangan Material Kontrol Dan Pembelian Material Kontrol Jumlah orang untuk setiap pengawas atau beban pengawas, secara umum dapat dipakai sebagai bahan untuk menetapkan berapa besarnya jumlah pengawas yang dibutuhkan untuk memegang tenaga-tenaga perawatan mesin. Walaupun kesepakatan pengawas di dalam membawahi buruh adalah 8 dan bahkan terkadang hingga 25, akan tetapi yang normal berkisar antara 12 hingga 14 orang saja. Dengan melatih lebih dulu calon-calon pengawas, nantinya diharapkan kontak personal yang lebih baik sehingga bisa memanage yang diawasi. Untuk Pengambilan pengawas ahli Agar dihindari pemakaian pengawas yang bukan ahlinya, sebab betapapun juga pengawas perlu bisa terjun untuk memberikan contoh dan petunjuk-petunjuk teknis operasional. Jangan sampai ahli teknis bangunan diterjunkan untuk mengawasi pada bidang mesin atau sebaliknya. Ini hasilnya kurang memuaskan Pembelian Seorang kepala perawatan mesin yang dibantu dengan crew-crew pengawas dan tenaga-tenaga administratif dari pelaporan-pelaporan tiap-tiap

18 bulannya akan tahu secara persis berapa kebutuhan tiap-tiap item dari onderdil, pelumas dan spareparts yang lain sebelum dilakukan pembelian bahan-bahan tersebut. Data kebutuhan dari bulan ke bulan, tahun ke tahun disusun dengan bantuan staff atau asisstance of equipment engineer) secara sistematik yang dari padanya dapat ditarik suatu trend curve tentang kebutuhan tiap-tiap item tadi. Dengan bantuan statistika terapan dapat diuji kebenaran kurva-kurva trend kebutuhan yang diperkirakan perihal significant atau tidaknya berdasarkan tabeltabel statistik. Dengan demikian maka kepala perawatan akan tahu persis kira-kira berapa kebutuhan item A, item B, dsa untuk bulan-bulan dan bahkan tahun-tahun mendatang Persediaan Berdasarkan fore cast dari kepala perawatan, maka bagian gudang atau penyediaan suku cadang, dan kebutuhan bahan-bahan lainnya dapat memperkirakan besar dan masing-masing item dari barang yang harus disediakan di gudang, periode belanja barang, kalkulasi biaya untuk penyediaan barang dan bahkan hingga kebutuhan ruangan gudang, rak-rak penyimpanan dan rencanarencana perluasan gudangnya sendiri, tentu efektivitas kerja mereka juga tergantung Hubungan Antar Bagian Engeneering Setiap bahagian-bahagian engineering pada suatu perusahaan selalu mempunyai hubungan yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Dan

19 hubungan ini dapat digambarkan sebagai suatu keluarga. Suatu tim engineering terdiri dari sejumlah orang yang merasa mereka adalah bahagian tim engineering yang lain Basis keahlian teknik engineer Ada dua hal yang mendasari kehalian teknik dari tenaga perawatan mesin 1. Peningkatan kemampuan keahlian teknik melalui latihan khusus dan pengalaman. 2. Orang berlatar belakang pendidikan teknik mesin yang dipadukan dengan pengalamannya untuk membawahi kelompok kerja Tujuan Kehalian 1. Untuk mendapatkan keahlian teknik yang memadai 2. Peningkatan karier dengan dasar keahlian di dalam persoalan-persoalan perawatan mesin 3. Untuk mendapatkan hasil guna dari pekerjaan mereka supaya lebih memuaskan 4. Lebih tahu dan lebih baik di dalam menghadapi pekerjaan serta pekerjaan perawatan mesin 5. Kesempatan untuk mengembangkan keahlian non-teknik guna promosi jabatan yang lebih tinggi bisa dicapai.

20 Fungsi Hubungan atau Engineer Pada bagian lain beberapa keperluan dari gabungan keahlian teknik (engineer) dan pengawasan adalah dimaksudkan untuk antara lain : 1. Lebih cepat untuk menyesuaikan diri terhadap tantangan-tantangan baru khususnya yang berkaitan dengan persoalan-persoalan personal yang tergabung dalam kelompok-kelompok kerja. 2. Lebih bisa untuk memberikan contoh dalam rangka peningkatan prestasi kerja para buruh, khususnya kepada mereka yang dibawahinya. Pendekatan edukatif, persuasif dan kemampuan komunikasi, menjadi bagian yang harus dikuasainya. Di dalam hubungan ini, bahwa penyusunan organisasi perawatan mesin diharapkan nantinya agar staff atau buruh bisa mengkomunikasikan kepada pengawas-pengawasnya masing-masing dan sebagainya, di dalam rangka mencapai hasil kerja yang optimal. 3. Dengan pembaharuan sistem tentunya harus bisa diproyeksikan pengurangan atau penambahan pengawas di dalam struktur organisasi yang ada, untuk mengoptimalkan hasil guna bila dibanding dengan ongkos yang dikeluarkan. 4. Agar sedini mungkin diberikan latihan khusus, terutama kepada para pengawas-pengawas yang baru supaya mereka lebih cepat untuk dilibatkan dalam pengawasan produksi. 5. Lebih memudahkan dalam melakukan kontak-kontak kerja di dalam rangka meningkatkan productifitas.

21 Kombinasi dari beberapa poin di atas dimaksudkan dalam rangka meningkatkan keuntungan perusahaan Tenaga ahli Pemakaian dan jumlah tenaga staff ahli, misal : ahli teknik listrik, teknik instrumentasi, logam, ahli korosi dan ahli-ahli, tergantung pada: 1. Kelayakan dari komposisi tenaga ahli yang perlu ada di dalam organisasi 2. Banyaknya skala-skala prioritas haruslah ditempatkan di dalam daftar pertanyaan (dalam rencana) yang berbeda pula. 3. Suatu kesetimbangan ekonomi dari biaya pelayanan konsultan di dalam organisasi perawatan mesin harus bisa menggantikan nilai tenaga ahli profesional. Tidak terlampau biasa untuk memiliki tenaga spesialis profesional di dalam organisasi perawatan mesin, akan tetapi disini diberikan contoh pada instansi-instansi besar atau perusahaan yang mengkhususkan pada perawatan mesin-mesin Bahagian-bahagian yang berhubungan Bahagian-bahagian yang punya hubungan dalam pemeliharaan adalah : 1. Produksi 2. Teknikal 3. Keselamatan kerja 4. Gudang 5. Pembelian 6. Keuangan

22 a. Produksi Mengawasi kondisi operasi pabrik, menentukan dan meminta pekerjaan pemeliharaan dengan berkonsultasi pada bahagian-bahagian yang terkait. Mensyahkan permintaan-permintaan pekerjaan-pekerjaan pemeliharaan dan pekerjaan pengawasan. Memastikan semua persiapan untuk kerja pemeliharaan semua baik dan memberi ijin masuk pabrik, ijin masuk ke daerah berbahaya, dan keselamatan kerja untuk kerja-kerja pemeliharaan. Melaksanakan semua persiapan yang diperlukan untuk merawat seperti mengisolasi, mencuci equipmen dan pipa-pipa, dan juga melakukan analisa keselamatan kerja. Memintakan pada bagian keselamatan kerja orang yang ahli pada menyiapkan pekerjaan-pekerjaan pemeliharaan yang diperlukan. Teliti dan bantu para pekerja saat mereka melakukan pekerjaan lapangan. Terima laporan pekerjaan yang sudah selesai dan lakukan pengetesan ulang Tanda tangani dan syahkan laporan pekerjaan yang sudah selesai tersebut. b. Teknikal Menerima informasi-informasi secara periodik, pekerjaan modifikasi, dan biaya-biaya pemeliharaan dari bahagian perencanaan pemeliharaan. Pelajari hal-hal yang dapat meningkatkan efisiensi operasi pabrik dan dapat menurunkan waktu, biaya dari pemeliharaan.

23 Pelajari dan siapkan modifikasi pabrik melalui penyelidikan seperti yang disebutkan pada item (b) dan dengan mengadakan diskusi-diskusi diantara bagian-bagian yang terkait. Simpan data-data teknik dari semua mesin-mesin pabrik dengan baik Selidik dan jaga informasi-informasi terakhir dari teknologi produksi dan pemeliharaan. c. Keselamatan kerja Jaga keselamatan kerja pada saat berada di pabrik khususnya pada daerahdaerah yang berbahaya dan mudah terbaka, dan patuhi larangan-larangan yang ada dan pastikan bekerja secara aman. Siapkan dan beri peringatan-peringatan keselamatan pada masing-masing equipmen termasuk untuk kerja pemeriksaan, sebelum pekerjaan dimulai. d. Gudang Melihat Karakteristik barang tersebut (apakah padat, cair, gas, lunak, padat dll) sehingga penanganan terhadap barang tersebut berbeda. Sumber barang yang diterima harus jelas. Merek, tahun pembuatan, jenis, dan lain-lain. Penempatan barang harus sesuai dengan karakteristik barang yang akan digudangkan. Tujuan terakhir atas suatu barang yang keluar dari gudang, siapa yang membutuhkan dan untuk keperluan apa.

24 e. Pembelian Menerima semua permintaan bahan dan kontak untuk pembelian. Menyiapkan dan mensyahkan dokumen-dokumen tender. Menerima dan mengevaluasi penawaran dari luar dengan berkonsultasi pada bagian-bagian yang terkait. Memilih suplier dan menentukan biaya pembelian dengan melibatkan bagian-bagian lain yang terkait. Mensyahkan permintaan pembelian. Memeriksa lama waktu pengiriman barang. Mensyahkan laporan pembelian pada bagian-bagian yang terkait termasuk bagian keuangan. Mensyahkan tagihan pembayaran ke bagian keuangan. Menyelidiki dan mencari informasi-informasi pasar yang terbaru mengenai harga-harga equipmen, bahan dan pelaksanaan kerja (kontraktor). f. Keuangan Menerima semua permintaan-permintaan bahan dari pekerjaan-pekerjaan pemeliharaan. Menerima laporan jumlah jam kerja pemeliharaan dalam sebulan. Catat dan klasifikasikan item di atas untuk masing-masing equipmen. Menerima, mencatat dan membagikan biaya-biaya pemeliharaan kepada bagian-bagian lain yang terkait. Melaporkan hasil bulanan ke bagian-bagian yang terkait.

25 Menerima permintaan pembelian dan melaporkan bukti pembayaran kepada bagian kuangan dan bagian lain yang berurusan dengan pembayaran Man Power Pengertian Man Power Man power atau tenaga kerja manusia dalam suatu perusahaan perawatan, ada banyak faktor yang harus diperhatikan. Masing-masing pabrik akan mempunyai persoalan sendiri-sendiri dan berbeda satu sama lain. Hubungan antara banyaknya orang dengan jumlah waktu operasi personal, kaitan antara pegawai-pegawai perawatan yang bisa diperoleh, merupakan kajian yang sangat penting bagi direksi. Sedikit jumlah tenaga kerja dengan kapasitas dan kualitas hasil kerja yang memuaskan adalah tujuan manajemen. Tiap-tiap tenaga kerja untuk bisa menyelesaikan satu objek pekerjaan tidaklah sama kecekatan serta kualitas hasil pekerjaannya. Bila perbedaanperbedaan itu dikaji sehingga diperoleh gambaran tentang waktu persatuan unit kerja perawatan mesin untuk personal yang berbeda-beda, maka dari tabel diperoeh rata-rata waktu bagi buruh setempat (dengan kualifikasi pendidikan dan pengalaman sama) diperoleh untuk tiap-tiap satuan hasil kerja. Rata-rata dari waktu tadi merupakan bahan yang penting untuk memperhitungkan total waktu guna menyelesaikan objek pekerjaan. Buruh yang bisa menyelesaikan suatu objek pekerjaan dengan waktu rata-rata di atas adalah sebagai dasar untuk memperhitungkan standart ongkos harian buruh. Mereka yang lebih dari rata-rata diperhitungkan sebagai insentif, dan yang belum bisa mencapai

26 rata-rata gaji hariannya diperhitungkan mengikuti kofaktor dari gaji standar harian rata-rata, jadi tergantung dari prestasinya. Jadi tergantung dari prestasinya. Pembayaran gaji harus sudah termasuk penyisihan sebesar (30 s/d 50) untuk biaya over head (manager dan staff manajemen). Demikian juga tentunya karena invest yang dipakai terkena inflation rate, dan harusnya untuk negara yang sedang berkembang sebesar kurang lebih 18% per tahun, maka itu dalam pembayaran gaji prosentase sebesar itu juga harus disisihkan Jumlah Man Power Dalam Kaitan Dengan Keahlian Sulit untuk dipresentasikan sebagai dasar penentuan dari masing-masing keahlian yang beada di pabrik. Secara praktis dalam hubungan-hubungan seperti ini, maka pengkajian secara terus menerus menjadi sangat penting untuk mendapatkan kondisi yang optimal, apakah perlu adanya penambahan pada bagian yang satu atau pengurangan pada bagian yang lain guna mencapai alokasi tenaga yang seimbang dalam kaitannya dengan beban pekerjaan. Pencatatan setiap saat dari suatu bagian dan keahlian merupakan alat perencanaan yang efektif. Suatu keadaan yang baik adalah bila beban kerja diimbangi dengan tenaga yang cukup. Dalam kondisi seperti ibi, dimana beban terlampau besar dan terbatasnya tenaga, maka sebaiknya bisa dipakai pemborong luar.

27 Staff Juru Tulis Kegunaan juru tulis dalam perawatan 1. Pekerjaan-pekerjaaan penulisan laporan secara konsisten lebih bisa dihemat dengan operasi dan pengawasan yang lebih akurat. Staff juru tulis bisa merencanakan kemungkinan-kemungkinan tambah atau tidaknya jumlah pengawas secara tersusun, baik hitam di atas putih secara terus menerus. 2. Lebih baik lagi bila dari sana juga dapat dirakam perhitungan-perhitungan pembiayaan serta neraca serta arus kekeluar masuknya uang. Dan demikian juga informasi dari manajemen yang lebih tinggi pula cetakancetakan utama untuk meningkatkan efisiensi administrasi dari bagian perawatan mesin. 3. Staff-staff yang terlibat disini diharapkan disini untuk bisa menyimpan dan mencatat informasi keluar maupun masuk guna mendukung pengawasan unit-unit personal dan biaya untuk meningkatkan profit perusahaan. 4. Kebutuhan tenaga administrasi atau juru tulis ini berfariasi. Kelompok administrasi ini secara praktis melaporkan hasil kerjanya kepada atasan langsung Man Hour Man hour dalam pemeliharaan adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dan ini biasanya dihitung dalam jam. Untuk mengestimasi waktu yang diperlukan untuk suatu pekerjaan sangat bergantung sekali pada pengalaman yang ada. Menyadari hal ini, dimana pengalaman

28 memerlukan waktu yang lama sekali maka ada dua metode standart yang bisa dipakai. 0. Waktu untuk pekerjaan-pekerjaan yang khusus 0. Memakai data standart yang berasal dari perusahaan-perusahaan konsultan atau jurnal-jurnal ilmiah Indikator yang biasa ditemukan adalah persentase jam kerja yang terjadwal. Tenaga kerja pemeliharaan biasanya tersedia untuk pekerjaan-pekerjaan yang sudah terjadwal selama seminggu. Perbedaan antara jam-jam rutin yang tersedia dan jam kerja yang terskedul disebut sebagai persentase jam-jam rutin yang ada. Seorang perencana harus mengetahui jumlah man hour yang hadir dan siapa-siapa pekerja yang absen. Perencana harus mengantisipasi pekerja yang tidak hadir, seperti : liburan dan waktu permintaan cuti. Indicator pengawasan adalah jam kerja yang sebenarnya yang dilaporkan oleng bengkel dan supervisor perbaikan dan jam kerja yang dibayar untuk pekerja tersebut. Ini adalah informasi yang sangat penting sebab semua laporan-laporan pengawasan berdasarkan jam-jam kerja yang dilaporkan. Supervisor harus mencatat setiap jam kerja para pekerja termasuk overtime. Jam kerja yang hilang adalah perbedaan jam kerja yang dilaporkan dengan jam kerja yang dibayar. Indicator pengawasannya adalah jam-jam kerja yang hilang sebagai persentase dari total jam kerja yang dibayar. Rencana-rencana adalah didasari suatu asumsi bahwa pengawas-pengawas yang melaporkan kepada atasannya selalu terbatas jumlahnya dalam arti tergantung luas dan kompleksnya lingkup pekerjaan. Akan tetapi betapapun, jumlah pengawas yang harus bertanggung jawabkan kepada atasannya hendaknya

29 dibatasi; sebab bila terlampau banyak, maka kepala pengawas tifak efisien kerjanya. Dengan semakin besarnya lingkup pekerjaan maka jumlah kepala-kepala pengawas pun perlu ditambah sehingga mereka dapat mengoptimalkan dan meningkatkan daya guna kerjanya. Organisasi garis secara lebih efektif dijumpai antara pemimpin dengan yang dipimpin yaitu, antara komandan dengan prajurit dalam susunan organisasi militer. Kompleksitas kebudayaan dan teknologi manusia dalam beberapa hal, misalnya dipabrik-pabrik sawit, maka dipadukan keberadaan dari staf-staf ahli yang membantu top manager agar organisasi bisa berjalan sebagaimana layaknya. Kondisi seperti ini disebut organisasi garis dari staff. Sengaja tidak didiskripsikan kriteria staff yang bagaimana yang dipakai; namun secara garis besar bahwa pemakaian staff serta jumlahnya hendaknya disesuaikan dengan besarnya beban serta urgensinya akan keahlian yang langka dimiliki oleh staff dalam kaitannya dengan pekerjaan Equipment, Tool, Material Dan Consumable Equipment : Merupakan peralatan-peralatan yang besar seperti crane, mobil derek, dll Tool Material : Merupakan peralatan kerja seperti obeng, tang, martil, pisau, dll. : Merupakan bahan-bahan yang tidak habis dipakai seperti packing, bantalan dan lain-lain. Consumable : Merupakan bahan habis dipakai seperti minyak gemuk, oli, sabun dan lain-lain

30 Setiap point di atas besarnya ditempatkan pada tempat-tempat yang strategis agar supaya ketika diperlukan secara cepat dapat dengan langsung digunakan. Setiap pemakaian dari point di atas harus memiliki laporan baik secara lisan maupun tulisan supaya penggunaannya jangan sembarangan, yang dapat merugikan perusahaan.