BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan manajemen. Sedangkan dalam arti luas, sistem informasi diartikan sebagia sistem informasi yang sering digunakan menurut kepada interaksi antara orang, proses, algoritmik, data dan teknologi. [1] Dalam sebuah perusahaan konsultan TI memerlukan strategi khusus dalam menjalankan bisnisnya, baik itu operasional ataupun manajemennya. Perusahaan harus menentukan bagaimana mendapatkan pendapatan yang lebih, mengatur sumber daya yang baik, mendapatkan client yang banyak, dan lain sebagainya. Dalam hal ini, jika client semakin banyak, maka semakin banyak pula sumber daya manusia yang dibutuhkan dan semakin rumitlah proses bisnisnya. PT. Kairos Utama Indonesia adalah salah satu perusahaan konsultan TI yang sedang berkembang dan memiliki beberapa client seperti PT. Pertamina (Persero), PT. Pertamina EP, PT. Pertamina Hulu Energi, PT. XL Axiata, dan beberapa lainnya. Untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada client, perusahaan akan memenuhi kebutuhan client sesuai dengan kontrak kerja, misalnya penyediaan SDM yang berpengalaman, membekali karyawan dengan alat kerja komputer yang memadai, hingga menanggung sementara perjalanan dinas karyawan jika diminta oleh client. Saat ini, PT. Kairos Utama Indonesia dalam memproses perjalanan dinas baik yang perjalanan dinas internal maupun dari client masih belum menggunakan aplikasi. Perusahaan ini masih berdasarkan sistem konvensional dalam pengelolaan perjalanan dinas, seperti penggunaan excel, request 1

2 2 melalui , dan sebagainya. Sehingga terkadang masih mengalami miss komunikasi antara admin depertemen (selaku admin karyawan yang akan dinas) dengan tim finance. Selain itu pernah terjadi hilangnya file asli dan soft copy nya, karena penyimpanan hanya di lokal komputer karyawan yang mengurus dinas, tidak terpusat. Dalam hal ini, penulis berinisiatif untuk membantu merancang dan mengembangkan aplikasi untuk mengelola perjalanan dinas mulai dari input Surat Perjalanan Dinas (SPD) hingga di tahap ahir pembuatan laporan dinas. Dengan demikian penulis berharap semoga dengan diterapkannya aplikasi ini bisa membantu operasional dalam pengelolaan perjalanan dinas karyawan di PT. Kairos Utama Indonesia. Berdasarkan keadaan tersebut maka penulis mengajukan tugas ahir yang berjudul Sistem Informasi Perjalanan Dinas (SIPERAS) Berbasis Web pada PT. Kairos Utama Indonesia. Dengan menggunakan judul tersebut penulis bermaksud membangun sistem informasi yang diharapkan membantu memperlancar proses perjalanan dinas karyawan di perusahaan ini. 1.2 Rumusan Masalah Adapun yang menjadi rumusan masalah dalam pengerjaan tugas akhir Sistem Informasi Perjalanan Dinas (SIPERAS) Berbasis Web pada PT. Kairos Utama Indonesia, yaitu: 1. Bagaimana admin setiap divisi mengajukan cash advance dari karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas melalui Aplikasi SIPERAS? 2. Bagaimana perusahaan menjaga agar dokumen kelengkapan perjalanan dinas tidak hilang dan tetap terorganisir melalui Aplikasi SIPERAS? 3. Bagaimana karyawan membuat laporan perjalanan dinas melalui Aplikasi SIPERAS?

3 3 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan dari pengerjaan proyek ini adalah untuk membangun sistem informasi yang dapat digunakan untuk: 1. Pengajuan cash advance oleh admin dari karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas. 2. Menyimpan dokumen pendukung dan laporan perjalanan dinas 3. Membuat laporan dinas oleh karyawan yang telah menyelesaikan perjalanan dinasnya. 1.4 Manfaat Penelitian Adapun manfaat pengembangan Aplikasi SIPERAS adalah dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat digunakan untuk mengelola perjalanan dinas karyawan di PT. Kairos Utama Indonesia. 1.5 Batasan Masalah Batasan masalah dalam pengembangan Aplikasi SIPERAS adalah: 1. Aplikasi ini hanya digunakan untuk mengajukan perjalanan dinas, mengupload file pendukung, kalkulasicash advance, dan membuat laporan dinas beserta approvalnya. 2. Aplikasi ini tidak menangani transaksi pembelian tiket pesawat dan voucher hotel, serta transfer cash advance. 3. Dalam pengembangan aplikasi ini penulis menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman untuk membuat webnya dan MySQL sebagai pengelola basis datanya. 1.6 Metode Penelitian Pada penelitian ini menggunakan metode penelitian lapangan (field search), yaitu penelitian di lakukan sepenuhnya di perusahan tempat penulis bekerja. Riset dilakukan di kedua belah pihak antara si pemakai sistem dan yang merawat sistem dari perusahaan sendiri. Analisa data di lakukan secara

4 4 kualitatif, yaitu analisa di lakukan hanya dengan melakukan pennggambaran dari hasil data yang di kumpulkan. Sedangkan laporan dilakukan dengan metode deskriptif, yaitu metode yang menggambarkan suatu keadaan atau permasalahan yang sedang terjadi berdasarkan fakta dan data-data yang diperoleh dan dikumpulkan pada waktu melaksanakan penelitian. Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Observasi Melakukan pengamatan dan pencatatan dengan caramendatangi langsung ke lokasi objek penelitian untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. 2. Wawancara Secara langsung berinteraksi dan melakukan tanyajawab dengan pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan masalah yang diteliti. 3. Dokumentasi Pengumpulan data dengan menggunakan atau mengumpulkan sumber-sumber tertulis seperti dokumen pengajuan cash advance, dokumen ketentuan uang dinas, dan dokumen laporan dinas. 1.7 Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan dalam tugas akhir ini dapat dijelaskan sebagai berikut. BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan mengenai latar belakang masalah, pembatasan masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan metode penelitian yang digunakan. BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini diuraikan teori-teori yang menjadi landasan perancangan SIPERAS. Teori-teori tersebut didapat dari studi kepustakaan yang relevan, lengkap, dan mutakhir sebagai landasan

5 5 dalam melakukan perancangan SIPERAS. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, Pengajuan Perjalanan Dinas yang sedang berjalan, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, dan diagram aliran data. BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Dalam bab ini diuraikan mengenai Aplikasi SIPERAS, penyajian data hasil rancangan, pengolahan terhadap data yang terkumpul, pembahasan program, dan implementasi SIPERAS. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini memuat semua kesimpulan dari perancangan SIPERAS disertai pula dengan saran-saran yang dapat dipertimbangkan untuk pengembangan sistem informasi sejenis pada masa yang akan datang.