Bab 6 PENILAIAN KINERJA

Transkripsi

1 Bab 6 PENILAIAN KINERJA MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DR. SENTOT IMAM WAHJONO

2 Tujuan Pembelajaran Menjelaskan Manajemen Kinerja Mengidentifikasi Metode Penilaian kinerja Mendiskusikan Penilaian Kinerja yang Efektif

3 MANAJEMEN KINERJA MANAJEMEN KINERJA Berlangsung sepanjang tahun (proses) Peningkatan berterusan Interaksi berterusan Goal directed Penilaian berterusan PENILAIAN KINERJA Kejadian sesaat (Event) Memotret kinerja Pertemuan (meeting) Performance review Penilaian sesaat

4 MANAJEMEN KINERJA Sistem manajemen kinerja adalah salah satu fokus utama bisnis saat ini. Manajemen kinerja mungkin merupakan penyumbang terbesar tunggal untuk keefektifan organisasi dalam beberapa tahun terakhir. Meskipun setiap fungsi MSDM telah menyumbang kepada manajemen kinerja berupa pelatihan, penilaian kinerja, dan penilaian kompensasi, namun manajemen kinerja itu sendiri masih memainkan peran yang signifikan. Karena sifat manajemen kinerja yang berterusan (continuous) maka dianya bersifat dinamis yang memungkinkan adanya interaksi harian antara karyawan dengan manajer sebagai penjaga tujuan organisasi. Manajemen kinerja bertujuan untuk meningkatkan kinerja dengan membuat sasaran dan indikator kinerja kunci (key performance indicators = KPI) dan mengelola kinerja melalui hadiah (reward), dan/atau penegakan kembali aturan (reinforcement) untuk kinerja diatas harapan, serta coaching, penyuluhan atau penegakan disiplin untuk kinerja dibawah harapan. Jadi cara mencapai manajemen kinerja itu melalui 2 jalan yaitu jalan pertama bagi karyawan yang kinerjanya di atas harapan dan jalan kedua bagi karyawan yang kinerjanya di bawah harapan.

5 MANAJEMEN KINERJA Terdapat 6 elemen dasar manajemen kinerja 1. Berbagi arahan, 2. Keselarasan tujuan, 3. Pemantauan kinerja berkelanjutan (ongoing monitoring), 4. Umpan balik berkelanjutan (ongoing feedback) 5. Coaching dan bantuan sebagai bagian umpan balik. 6. Pengakuan dan penghargaan. Pengakuan dan penghargaan Coaching dan bantuan Berbagi arahan Manajemen Kinerja Keselarasan Tujuan Pemantauan kinerja berkelanjutan Umpan balik berkelanjutan

6 MANAJEMEN KINERJA

7 METODE PENILAIAN KINERJA KARYAWAN Manfaat Penilaian Kinerja karyawan 1. Penyesuaian kompensasi, 2. Keputusan-keputusan penempatan, 3. Kebutuhan latihan dan pengembangan, 4. Perencanaan dan pengembangan karier, 5. Mengetahui kesalahan-kesalahan tentang: penyimpangan proses staffing, ketidakakuratan informasi, kesalahan desain pekerjaan, kesempatan kerja yang kurang adil, dan lain-lain tantangan eksternal.

8 Metode Penilaian Kinerja Karyawan

9 Pendekatan sifat Penilaian Kinerja dengan pendekatan sifat bertujuan untuk memusatkan perhatian pada seberapa jauh individu memiliki karakter atau sifat tertentu yang dapat diandalkan untuk mendukung keberhasilan organisasi. Beberapa karakter atau sifat yang dimaksud antara lain: inisiatif, kepemimpinan dan daya saing. Pendekatan sifat ini sering juga disebut dengan Metode penilaian yang berorientasi pada masa lalu. Meskipun pendekatan sifat ini dianggap sulit memotivasi karyawan, tetapi dalam praktek dilapangan masih sering dipakai.

10 Pendekatan sifat Hal ini bisa dimengerti karena pendekatan sifat ini mempunyai beberapa kelebihan : lebih mudah diukur dan cenderung faktual sesuai dengan kenyataan, lebih mudah untuk mengembangkan dan mengeneralisir variasi karakter atau sifat individu karyawan pada setiap karyawan lebih mudah menerima hasil penilaian yang obyektif karena dasar penilaian berasal dari data historis sehingga bila dikomunikasikan dan diselaraskan dengan tujuan-tujuan perusahaan, akan dapat memperbaiki prestasi karyawan di masa mendatang.

11 Metode Penilaian Kinerja Skala Rating Metode penilaian kinerja skala rating berusaha menilai kinerja karyawan berdasar faktor kinerja yang telah ditetapkan. Faktor kinerja ini pada umumnya berupa sifat-sifat yang diharapkan oleh organisasi dipertunjukkan oleh karyawan pada saat melakukan tugas tugasnya. Faktor-faktor kinerja itu antara lain: inisiatif, kreativitas, pemecahan masalah, perilaku, dan lain lain. Setiap faktor kinerja diberi nilai sesuai dengan capaian karyawan mulai dari angka 1 untuk keadaan perlu perbaikan, nilai 2 berarti dibawah standar, nilai 3 untuk sesuai standar, nilai 4 artinya diatas standar, dan nilai 5 berarti sempurna.

12 Metode Penilaian Kinerja Skala Rating Sebagai umpan balik kepada karyawan, penyelia yang menilai sepatutnya menuliskan dengan jelas target kinerja apa saja yang perlu dicapai oleh karyawan. Penyelia juga perlu menyarankan kegiatan pengembangan yang dilakukan karyawan secara mandiri. Setelah diisi lengkap, jangan lupa meminta karyawan menanda tangani blanko tersebut beserta tanggalnya. Hal ini berarti karyawan mengetahui poin yang diberikan oleh penyelia atas kinerjanya. Bila karyawan tidak setuju dengan poin kinerjanya, dia boleh mendiskusikan hal itu.

13 Contoh Laporan Penilaian Kinerja Skala Rating Setelah semua blanko penilaian kinerja karyawan dengan metode skala rating untuk seluruh karyawan sudah lengkap diisi oleh penilai, maka dengan bantuan piranti lunak excel dapat disusun laporan Laporan ini disusun urut abjad nama karyawan yang dinilai.

14 Metode Penilaian Kinerja Ranking Metode ranking adalah penilaian kinerja seluruh karyawan berdasarkan rating sesuai kelompok atau bagian dengan mengurutkan mulai nilai rating terbesar. Dengan bantuan piranti lunak spread sheet seperti excel bisa diketahui ranking dari nilai rating masing-masing karyawan berurutan mulai dari karyawan yang mempunyai poin tertinggi (rating tertinggi) sampai kepada karyawan yang memiliki poin terendah (rating terendah).

15 Contoh Laporan Penilaian Kinerja metode Ranking LAPORAN PENILAIAN KINERJA KARYAWAN DEPARTEMEN METODE Nama Karyawan KEUANGAN RANKING Inisiatif Kreatifitas Pemecaha n masalah Ketrampil an Interperso nal Faktor Kinerja Pengetah uan akan pekerjaan Kepemim pinan Perilaku Kualitas pekerjaan Kuantitas pekerjaan Jumlah Poin G B A E H F I C D J... Dst Ranking Dst Berdasarkan laporan penilaian kinerja karyawan dengan metode skala rating untuk seluruh karyawan, maka dengan bantuan piranti lunak excel dapat disusun laporan penilaian kinerja karyawan dengan metode ranking. Laporan ini disusun urut jumlah poin penilaian yang dipunyai karyawan. Dengan bantuan excel pada menu Data kemudian Sort dengan memilih urut dari nilai terbesar ke nilai terkecil maka akan didapatkan ranking penilaian setiap karyawan.

16 Metode Penilaian Kinerja Checklist Sebelum melaksanakan penilaian kinerja secara tatap muka (face-to-face), pejabat penilai sebaiknya mempersiapkan daftar berikut sebagai alat untuk membantu mempersiapkan komen. Salinan rencana kerja karyawan, Catatan pertemuan sebelumnya dengan karyawan (ingat apa yang dibicarakan dengan karyawan selama pertemuan sebelumnya), Dokumen evaluasi diri karyawan, yang dapat mencakup daftar proyek yang diselesaikan dan prestasi yang disiapkan oleh karyawan, umpan balik terhadap kinerja karyawan dari sumber lain yang ditulis atau direkam (ini dapat mencakup surat penghargaan, umpan balik pelanggan, dan lain lain) dan instruksi program penilaian yang menggambarkan proses penilaian kinerja dan prosedur.

17 Metode Penilaian Kinerja Checklist Penyelia diharap mengisi dengan centang pada kolom checklist dan menambahkan komentar di kolom komen. Tanggung jawab dan Tugas Kinerja Kebutuhan Pengembangan Karyawan Rekomendasi

18 Contoh blanko metode Penilaian Kinerja Checklist Penilai kinerja karyawan memberi tanda centang pada kolom checklist setiap lajur penilaian. Kolom komen disediakan untuk memberi komentar bila diperlukan tambahan penjelasan. Pengisian komen penilaian nomer 1 dan nomer 2 dengan memperhatikan uraian tentang i) tanggung jawab dan tugas dan 2) kinerja sebelumnya. Sedang penilaian nomer 3 perlu untuk menuliskan komen tentang teknik pelatihan yang disarankan oleh penilai.

19 Metode Penilaian Kinerja Peristiwa kritikal. Metode penilaian kinerja insiden kritis melibatkan kegiatan identifikasi dan penggambaran peristiwa tertentu (atau insiden) dimana karyawan melakukan sesuatu yang benar-benar baik atau sesuatu yang perlu perbaikan atau suatu keadaan yang sangat positip atau sebaliknya sangat negatif. Lebih menantang bagi manajer karena memerlukan perhatian dan konsentrasi lebih dari sekedar mengisi blanko-blanko. Sangat berguna dalam membantu karyawan meningkatkan gairah (passion) dalam bekerja. Beberapa manajer mendorong karyawan untuk merekam insiden kritikal mereka sendiri. Hal ini menuntut kreativitas yang cukup tinggi karena melibatkan banyak variasi kegiatan yang menarik yang mempertontonkan (exposure) rasa tanggung jawab lebih dari karyawan lainnya bahkan melebihi yang diharapkan organisasi (beyond expectation).

20 Metode Penilaian Kinerja Peristiwa kritikal. Bila inisiatif untuk merekam peristiwa kritikal ini telah dimiliki oleh karyawan, maka manajer tidak perlu untuk hadir menyaksikan insiden kritikal itu terjadi. Metode penilaian kinerja karyawan ini sangat sesuai dengan manajemen bakat karena akan memunculkan kreativitas dan bakat-bakat terpendam yang dimiliki karyawan yang sebelumnya tidak muncul. Metode Penilaian kinerja Peristiwa kritikal ini dapat menutup kekurangan metode penilaian lain yang dilaksanakan dengan miskin informasi karena tidak terdokumentasi sehingga penilaian cenderung subyektif sehingga memungkinkan terjadinya banyak bias. Namun melaksanakan metode ini tidaklah mudah karena menuntut tingkat pemahaman yang tinggi atas hal-hal berikut: Pengetahuan kerja (job knowledge), Gairah bekerja (job passion), Semangat (enthusiasm), kreativitas, dan Penguasaan dan kemampuan mengoperasikan alat dokumentasi (kamera, video, audio).

21 Pendekatan Hasil Penilaian yang berorientasi ke depan akan mengutamakan potensi dan penetapan sasaran-sasaran individual yang terinspirasi oleh kriteriakriteria baik-buruk yang dipandu oleh poin-poin penilaian kinerja karyawan. Metode penilaian yang berorientasi masa depan dengan pendekatan hasil yang biasa digunakan adalah : a) Penilaian diri sendiri (self appraisal) b) Penilaian psikologikal c) Pendekatan MBO (management by objectives)

22 Penilaian diri sendiri Metode penilaian kinerja karyawan ini pada hakikatnya adalah metode penilaian karyawan berbasis blanko baik itu tercetak di kertas atau secara online atau paperless. Metode ini mengharuskan karyawan untuk mengisi blanko yang telah disediakan sesuai dengan kehendak dirinya sendiri tanpa campur tangan pihak lain termasuk penyelianya. Sebagian besar pertanyaan berupa rencana capaian dan kinerja di masa depan. Capaian dan kinerja yang diisikan paling tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan organisasi. Pada umumnya karyawan akan mengisi melebihi standar.

23 Penilaian Psikologikal Metode penilaian kinerja karyawan ini pada hakikatnya adalah metode penilaian karyawan berbasis blanko baik itu tercetak di kertas atau secara online atau paperless yang dilakukan oleh ahli / lembaga psikologi dan hasilnya akan diintepretasi bedasar ilmu psikologi. Metode ini mengharuskan karyawan untuk mengisi blanko yang telah disediakan dan melakukan beberapa uji sesuai dengan protokol psikologi. Sebagian besar pertanyaan dan pernyataan dalam kuesioner berupa psikologikal. Penilaian psikologikal biasanya digunakan sebagai pelengkap metode penilaian kinerja karyawan yang lain, terutama hasil sesuatu metode belum menghasilkan rekomendasi yang meyakinkan.

24 Pendekatan MBO Bila organisasi mempunyai dokumen tentang capaian dan target kinerja karyawan di tahun lalu, maka pada tahun ini dokumen itu bisa dijadikan rujukan dalam menilai kinerja karyawan. Sebagai dasar penilaian adalah target kinerja yang telah dibuat. Dengan membandingkan dengan capaian kinerja sebenarnya maka penyelia bahkan karyawan pun bisa melakukan penilaian sendiri secara jujur dan obyektif. Dengan pendekatan MBO penilaian kinerja karyawan akan lebih transparan. Namun bila tidak disikapi dengan bijaksana maka organisasi akan terjebak pada suasana hitam putih yang kaku dan statis. Organisasi yang diwakili oleh penyelia akan mengalami kesulitan dalam memotivasi dan mengorek potensi tersembunyi yang dimiliki oleh karyawan hanya karena tidak terbaca di tahun lalu dan pada tahun ini terjadi perubahan yang mempengaruhi capaian. Fase penting dari proses MBO mengharuskan penetapan tujuan dan standar yang menantang tetapi tetap bisa dicapai yang akan dibangun melalui interaksi antara atasan dan bawahan.

25 Pendekatan Manajemen Kinerja Strategik Penilaian yang berorientasi pada manajemen kinerja strategik akan menonjolkan hal-hal strategik dan penetapan sasaran-sasaran individual dan organisasional strategik. Metode penilaian kinerja karyawan yang berorientasi pada manajemen kinerja strategik dan yang biasa digunakan adalah: a) Penilaian umpan balik 360 derajat b) Skala Penilaian perilaku jangkar (Behaviorally Anchored Rating Scale = BARS)

26 Penilaian umpan balik 360 derajat Metode penilaian kinerja karyawan ini adalah metode penilaian kinerja karyawan yang terkenal karena melibatkan masukan dari berbagai tingkat di dalam organisasi sebaik sumber sumber eksternal di luar organisasi. Metode umpan balik 360 derajat ini tidak seperti metode penilaian kinerja karyawan tradisional dimana umpan balik hanya datang dari penyelia. Metode umpan balik 360 derajat ini melibatkan sumber-sumber yang luas mulai dari senior manajer, penyelia, anak buah, rekan sejawat (selevel), anggota tim, pelanggan internal dan pelanggan eksternal, termasuk dirinya sendiri. Mereka diundang untuk memebrikan penilaian yang boleh dilakukan setiap waktu, dimana saja, dan dalam kondisi apapun, sebab seseorang bisa menilai dengan mengakses talian dalam internet seperti ini:

27 Penilaian umpan balik 360 derajat Sumber:

28 Penilaian umpan balik 360 derajat Organisasi telah memasukkan nama-nama karyawan yang akan dinilai dan juga telah memasukkan dalam daftar nama nama yang diberi wewenang untuk menilai. Pihak penyedia jasa penilaian telah menyiapkan template yang bisa diisi atau dimodifikasi oleh organisasi. Penyedia jasa juga siap untuk memberikan laporan baik secara individu maupun secara ringkas. Sebanyak 90% perusahaan dunia yang masuk dalam daftar Fortune 500 telah menggunakan metode penilaian kinerja karyawannya. Beberap perusahaan dunia menggunakan hasil piranti lunak ini untuk beberapa keperluan lain diluar penilaian kinerja karyawan tetapi juga untuk keperluan perencanaan suksesi, pelatihan, dan pengembangan profesi. Tidak seperti metode penilaian kinerja karyawan tradisional, metode 360 derajat ini fokus pada kebutuhan ketrampilan lintas organisasi melewati batas batas yang ada. Risiko terbesar metode umpan balik 360 derajat ini adalah kerahasiaan. Informasi tentang SDM adalah sangat sensitif, bila berada di tangan yang salah, dapat berdampak pada karier.

29 Skala Penilaian Perilaku Jangkar (BARS) Metode penilaian kinerja karyawan ini menggabungkan elemen pada Skala Rating dan metode Penilaian kinerja Peristiwa kritikal. Sehubungan dengan manajemen bakat, BARS termasuk metode penilaian kinerja karyawan yang strategik karena dapat memunculkan potensi dan bakat terpendam karyawan, menantang karyawan untuk bertindak kreatif dalam arti menciptakan pendekatan atau cara baru yang sesuai dengan lingkungan yang mungkin berubah atau tidak sama dengan pengalaman sebelumnya. BARS juga mampu mendorong karyawan untuk melakukan inovasi dengan melakukan beberapa modifikasi perilaku untuk mencapai tujuan setiap kegiatan, bahkan dengan mengambil risiko yang telah didiskusikan sebelumnya dengan rekan sejawat atau atasan langsungnya. Kelemahan spesifik metode BARS adalah bahwa perilaku yang digunakan adalah cenderung berorientasi pada kegiatan daripada berorientasi pada hasil. Metode ini mungkin tidak layak secara ekonomis karena setiap kategori pekerjaan membutuhkan BAR sendiri. Metode BAR mungkin yang paling tinggi dapat dipertanggung jawabkan karena didasarkan pada perilaku kerja yang sebenarnya diamati.

30 PENILAIAN KINERJA KARYAWAN YANG EFEKTIF Penilaian prestasi kerja mempunyai dampak pada kelancaran karier. Oleh karena itu agar penilaian dapat memandu karyawan untuk senantiasa produktif, berkembang, dan bekerja dalam suasana yang penuh dengan inisiatif dan antusiasme yang tinggi. Menilai kinerja karyawan menjadi titik rawan dalam serangkaian proses MSDM, karena di titik inilah nasib seorang karyawan ditentukan, oleh karena itu seorang penilai diharapkan tidak bias, artinya tidak melakukan distorsi pengukuran yang tidak akurat. Beberapa bias penilai paling umum adalah: 1. Kecenderungan nilai tengah, 2. Bias terlalu lunak dan terlalu keras, 3. Prasangka pribadi, 4. Halo effect, 5. Kesan terakhir.

31 PENILAIAN KINERJA KARYAWAN YANG EFEKTIF Untuk menjamin penilaian kinerja karyawan itu berjalan dengan berhasil (efektif) maka beberapa faktor harus diperhatikan 1. Kriteria yang berhubungan dengan pekerjaan (Job-related Criteria), 2. Kinerja yang diharapkan (Performance Expectation), 3. Penggunaan standar-standar (Standardization), 4. Penilai yang terlatih (Trained appraisers), 5. Komunikasi terbuka berterusan (Continuous Open Communication), 6. Melaksanakan Ulasan Kinerja (Conduct Performance Reviews), 7. Proses yang baik (Due process).

32 AKHIR DARI BAB 6 JAWAB PERTANYAAN: Cobalah menjawab dari Pertanyaan yang tersedia untuk memperkuat ketercapaian Tujuan Pembelajaran PERTANYAAN UNTUK DISKUSI: Cobalah diskusikan dengan kawan dan dosen atas pertanyaan yang mungkin multi tafsir atau multi jawab. Bukalah perspektif seluas mungkin, karena tidak ada jawaban yang sempurna 100% benar. Yang penting adalah argumentasi dari setiap jawaban. Selamat berdiskusi.