EVENT MANAGEMENT. Proposal Event Pitching. SUHENDRA, S.E., M.Ikom. Periklanan dan Komunikasi Pemasaran. Modul ke: Fakultas Ilmu Komunikasi.

Transkripsi

1 EVENT MANAGEMENT Proposal Event Pitching Modul ke: SUHENDRA, S.E., M.Ikom Fakultas Fakultas Ilmu Komunikasi Program Studi Periklanan dan Komunikasi Pemasaran

2 Pitching/ tender merupakan sarana bagi client untuk mendapatkan Event Organizer (EO) yang tepat. American Marketing Association (AMA) mendefinisikan marketing (pemasaran) sebagai suatu fungsi organisasional dan seperangkat proses untuk menciptakan, mengomunikasikan, dan menyampaikan nilai pada konsumen, serta untuk mengelola hubungan pelanggan dengan cara yang memberi keuntungan bagi organisasi dan stakeholder-nya (Moriarty, 2009:36).

3 Dalam melakukan pemasaran, perusahaan yang memproduksi suatu produk memiliki mitra untuk mendukung komunikasi pemasaran produk atau brand yang akan dipasarkannya. Salah satu mitranya adalah Event Organizer yang akan menangani event yang akan diselenggarakan client untuk mengkomunikasikan produknya kepada khalayak melalui sebuah event

4 Untuk mencari mitra terbaik, maka perusahaan biasanya mengundang beberapa Event Organizer untuk melakukan pitch, yaitu presentasi resmi yang menjelaskan kemampuan Event Organizer dan ide-idenya untuk klien. Prasetyono (2013:76) menjelaskan tender (pitching) adalah pekerjaan yang ditawarkan dengan cara lelang terbuka kepadabadan usaha penyedia jasa penyelenggaraan event (event organizer) yang dianggap memiliki kemampuan untuk melakukan kegiatan barang/ jasa yang ditawarkan pengguna barang/jasa.

5 Pitching adalah proses kompetitif yang merupakan kesempatan bagi Event Organizer menyampaikan ide-ide mereka kepada klien. Pitching bagian penting sebagai upaya membujuk klien agar mempercayakan penyelenggaraan acara tersebut kepada mereka. Pitching merupakan kerangka atau cetak biru (blueprint) yang akan menjadi pertimbangan; apa idenya, bagaimana konsep dan aktualisasinya, bagaimana hal itu dapat direncanakan dan terorganisir. Semua pertanyaan-pertanyaan itu harus terjawab pada saaat pitching.

6 Penawaran kegiatan pada sistem pitching, tidak berdasarkan pada harga penawaran tertinggi, tetapi banyak kriteria penilaian, salah satunya adalah harga yang sama dengan atau di bawah harga penawaran. Sedangkan dalam melakukan kegiatan pengadaan barang/ jasa dilakukan dengan cara mengundang penyedia barang/ jasa. Khusus untuk pengadaan barang/ jasa yang dilakukan pemerintah, undangan tender wajib diumumkan secara luas kepada masyarakat melalui media massa atau melalui sistim online, yaitu melalui LPSE (Lembaga Pengadaan Secara Elektronik).

7 Gambar 1. Contoh Pengumuman Tender LPSE

8 11/16/2016 LPSE LKPP Lelang Pencarian Kategori Semua Masukan Kode lelang atau nama lelang No Nama Lelang Instansi Tahapr - HPS 1 Pengadaan Jasa Lainnya Event O ganizer Rapat Kerja Nasional LPSE Lembaga Kebijakan Pengadaan Lelang 876,53 -r j n LKPP TA Barang/Jasa tpemerintah sudah Pengumuman - Peserta - - Harga Penawaran - - Pemenang selesai Kategori : Jasa Li nya Jenis el lang : e--lelang Sederhana - Metode : Pascakualifikasi Satu File - Sistem Gugur Nilai : Nilai akontrak belum dibuat Kontrak 2 Pengadaan Jasa Event O ganizer Kegiatan Jelajah Three Ends KPP--PA Kementerian Pemberdayaan Lelang 10,92 r E- M Pengumuman - Peserta - - Harga Penawaran Perempuan Dan Perlindungan Aak sudah Kategori : Jasa Linn ya selesai Jenis el lang : e--lelang - Cepat Metode : Pascakualifikasi Satu File - Sistem Gugura 3 Pengadaan Jasa Lainnya Event O ganizer (EO) Pameran Internasional Produk Mode Indonesia (Fashion) - B KRAF TA Pengumuman - Peserta - - Harga Penawaran - - Pemenang Kategori : Jasa Linn ya Jenis el lang : e--lelang Sederhana - Metode : Pascakualifikasi Satu File - Nilai : Nilai akontrak belum dibuat Kontrak Kategori : Jasa Linn ya Jenis el lang : e--lelang Sederhana - Metode : Pascakualifikasi Satu File - Nilai : Nilai akontrak belum dibuat Kontrak Kategori : Jasa Linn ya Jenis el lang : e--lelang Sederhana - Metode : Pascakualifikasi Satu File - Nilai : Nilai akontrak belum dibuat Kontrak Kategori : Jasa Linn ya Jenis el lang : e--lelang Sederhana - Metode : Pascakualifikasi Satu File - Nilai : Nilai akontrak belum dibuat Kontrak Kategori : Jasa Linn ya Jenis el lang : e--lelang Sederhana - Metode : Pascakualifikasi Satu File - Nilai : Nilai Kontrak belum dibuat Kontrak Sistem Gugur 4 Pengadaan Jasa Lainnya Penyelenggara Acara/Event O Internasional Produk Kriya Indonesia (Home Decor) - B Pengumuman - Peserta - - Harga Penawaran - - Pemenang Sistem Gugur Sistem Gugur Sistem Gugur Sistem Gugur ganizer (EO) Pameran KRAF TA Pengadaan Jasa Lainnya Penyelenggara Acara/Event O ganizer (EO) Pendukungan Subsektor Desain Interior Dalam Event Internasional - TA Pengumuman - Peserta - - Harga Penawaran - - Pemenang 6 Pengadaan Jasa Lainnya Penyelenggara Acara/Event O Komunikasi Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan B Pengumuman - Peserta - - Harga Penawaran - - Pemenang B KRAF ganizer (EO) Forum rang/jasa 7 Pengadaan Jasa Lainnya Event O ganizer (EO) Kegiatan Rapat Koordinasi Unit Layanan Pengadaan (Rakor ULP) Tahun 2016 Pengumuman - Peserta - - Harga Penawaran - - Pemenang Badan Ekonomi Kreatif Badan Ekonomi Kreatif Badan Ekonomi Kreatif Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa tpemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lelang sudah selesai Lelang sudah selesai Lelang sudah selesai Lelang sudah selesai Lelang sudah selesai 1,71 r E- M 1,48 r E- M 1,86 -r am 409,06 -r j 1,42 M 1/2

9 Perbedaan mendasar pitching swasta dengan pitching pemerintah adalah ; pitching yang diselenggarakan oleh pihak swasta, dilakukan presentasi langsung di hadapan pengguna jasa. Sedangkan pitching oleh pemerintah dilakukan dengan meng-upload seluruh dokumen penawaran dan dokumen perusahaan pada website LPSE. Presentasi dilakukan setelah Event Organizer dinyatakan pemenangnya

10 Perbedaan mendasar pitching swasta dengan pitching pemerintah adalah ; pitching yang diselenggarakan oleh pihak swasta, dilakukan presentasi langsung di hadapan pengguna jasa. Sedangkan pitching oleh pemerintah dilakukan dengan meng-upload seluruh dokumen penawaran dan dokumen perusahaan pada website LPSE. Presentasi dilakukan setelah Event Organizer dinyatakan pemenangnya

11 Pembuatan proposal pitching yang diselenggarakan oleh swasta pada prinsipnya sama dengan proposal yang dibuat untuk event sponsor. Sedangkan proposal untuk pitching pemerintah lebih detail dan dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukun lainnya, seperti, dokumen legalitas perusahaan, laporan pajak, dan dokumen-dokumen lainnya yang dipersyaratkan

12 2. PEMBUATAN PROPOSAL EVENT PITCHING? Proposal event pitching pada event pemerintahan merupakan salah satu persyaratan teknis yang harus dimasukkan bersama dokumen penawaran lainnya. Dokumen penawaran yang disampaikan oleh Event Organizer yang mengikuti pitching terdiri dari beberapa persyaratan

13 2. PEMBUATAN PROPOSAL EVENT PITCHING? Gambar 3. Isi Dokumen Penawaran Tender LPSE

14 3. MENYUSUN ANGGARAN EVENT PITCHING? Menyusun anggaran yang benar untuk event pitching adalah dibawah harga penawaran yang tertera pada dokumen LPSE

15 Daftar Pustaka O Toole, William dan Mikolaitis, Phyllis Corporate Evant Management. PPM. Jakarta Natoradjo, Sulyus Event Organizing, Dasar-Dasar Event Management, Kompas Gramedia,Jakarta. Noor, Any Manajemen Event. Alfabeta. Bandung. Karsonno, Ala, Dwi Bisnis Pameran. Bee Media. Jakarta. Graham Berridge Event pitching: The role of design and creativity. Article in International Journal of Hospitality Management. University of Westminster

16 Terima Kasih SUHENDRA, S.E., M.Ikom