EVENT MANAGEMENT. Elemen-Elemen Teknologi Peralatan, & Kebutuhan Teknis Event Modul ke: SUHENDRA, S.E., M.Ikom. Periklanan dan Komunikasi Pemasaran

Transkripsi

1 EVENT MANAGEMENT Elemen-Elemen Teknologi Peralatan, & Kebutuhan Teknis Event Modul ke: SUHENDRA, S.E., M.Ikom Fakultas Fakultas Ilmu Komunikasi Program Studi Periklanan dan Komunikasi Pemasaran

2 Rangkaian event merupakan tahapan-tahapan yang harus dikerjakan untuk menyelenggarakan event. Pengelolaan setiap event mempunyai bentuk yang sama, yaitu semuanya dimulai dengan : Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organization), Pelaksanaan (Actuating), Pengawasan (Controlling), dan Melakukan Evaluasi (Evaluating).

3 Perencanaan (Planning) Pengorganisasian (Organization) B. Tahap Pelaksanaan Event Pelaksanaan (Actuating) Pengawasan (Controlling) C. Tahap Post-Event Evaluasi (evaluation)

4 Perencanaan (Planning) Merencanakan sebuah event sangat dibutuhkan bagi koordinasi yang baik antar tim, dan fokus pada ide yang ditampilkan. Proses perencanaan event dimulai dengan menentukan tujuan yang jelas mengapa event tersebut dilaksanakan.

5 Perencanaan (Planning) Pada penyelenggaraan event terdapat tiga bagian pokok yang dituangkan dalam perencanaan secara detail, yaitu ; Bagian keuangan, Bagian operasional, dan Bagian pemasaran.

6 Perencanaan (Planning) Bagian keuangan, Bagian Keuangan akan membuat rencana keuangan dengan detail, yaitu menyusun anggaran event, menentukan jumlah tiket yang akan dijual dan menentukan berapa pemasukan yang diharapkan dari event. Siapa saja yang akan menjadi sponsor dan apakah diperlukan sponsor? Berapa besr investasi atau modal yang dibutuhkan untuk penyelenggraan event tersebut?

7 Perencanaan (Planning) Bagian operasional Bagian Operasional event secara detail harus menyusun rencana operasional seluruh kebutuhan penyelenggaraan event. Kebutuhan tersebut meliputi kebutuhan sumber daya manusia (tim) yang akan terlibat. Mulai dari keterampilan dan kemampuan yang diharapkan, harus sudah disusun sejak rencana ditetapkan. Kebutuhan akan lokasi atau tempat penyelenggraan. Peralatan-peralatan yang dibutuhkan, Set/dekorasi, keamanan, dll keperluan untuk operasional lainnya harus sudah masuk ke dalam daftar yang dibutuhkan bagian operasional event.

8 Perencanaan (Planning) Bagian pemasaran. Bagian Pemasaran merupakan bagian yang tidak kalah penting dari bagian lain. Jumlah pengunjung akan dipengaruhi oleh bagaiamana informasi mengenai event sampai kepada sasaran yang tepat. Bagaimana cara promosi yang efektif untuk menjangkau pasar yang tepat serta jadwal pemasaran yang tepat

9 Pengorganisasian (Organization) Setiap penyelenggaraan event diperlukan struktur organisasi yang berfungsi memudahkan operasional event. Penyusunan struktur organisasi akan menentukan pembagian, proses dan alur tugas masing-masing bagian, menggambarkan garis perintah, kewenangan, koordinasi, serta pengambilan keputusan yang bermuara pada efektitas hasil kerja (Karsonno:2016).

10 Pengorganisasian (Organization)

11 B. Tahap Pelaksanaan Event Pelaksanaan (Actuating) dan Pengawasan (Controlling) Pengertian pelaksanaan event bukan hanya mengacu pada hari H (D-Day) yang hanya berlangsung satu atau dua hari, karena realisasinya memiliki cakupan jauh lebih luas, yaitu memperhitungkan lamanya pembangunan konstruksi lokasi atau set. Agar event berjalan lancar, maka perlu dilakukan Pengawasan (Controlling) dengan membuat checklist peralatan dan kegiatan serta kepastian pengisi acara.

12 C. Tahap Post-Event Evaluasi (evaluation) Penyelenggaraan event adalah sebuah kerja keras, dan panjang serta memeras banyak energy yang diakhiri dengan closing ceremony yang sebenarnya menandai dibukanya agenda kegiatan baru guna menyempurnakan event yang sudah diselenggarakan. Agenda tersebut berisi eveluasi, pelaporan dan perencanaan lanjutan, analisis SWOT tentang event tersebut, yang dilakukan untuk mengembangkan event tersebut

13 Daftar Pustaka Noor, Any Manajemen Event. Alfabeta. Bandung. Karsonno, Ala, Dwi Bisnis Pameran. Bee Media. Jakarta. Natoradjo, Sulyus Event Organizing, Dasar-Dasar Event Management, Kompas Gramedia,Jakarta. Thesis : 28MCBab2002/page1.html

14 Terima Kasih SUHENDRA, S.E., M.Ikom