ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI PADA SALON PINK YOGYAKARTA. Naskah Publikasi. disusun oleh Denik Andriyani

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI PADA SALON PINK YOGYAKARTA Naskah Publikasi disusun oleh Denik Andriyani JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS DEALS ON PINK SALON YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI PADA SALON PINK YOGYAKARTA Denik Andriyani Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta ABSTRACT Development of Information Technology is very fast as the need for information and the growth rate of human intelligence is becoming increasingly likely to need the tools to learn some things that used to support and solve a problem. Salon is a place that is used to treat and beautify themselves. We have had many come various types and kinds salon itself. But basically the function remains the same salon, which is caring for and beautifying things. Analysis and Design System Transaction Information In Yogyakarta Pink Salon is a conversion process on the payment system pink salons from manual systems to computer systems. In this system the user can process the payment data to the computer and can see the results every time transactions in prescribed form of a recapitulation of the transaction, or more often referred to the report. The time required to process data much faster than the manual system. This system uses an approach to simple user so the user can quickly understand and operate these systems with respect to operational systems Pink Salon. Keywords : salon, payment transactions

4 1 Pendahuluan PINK Salon merupakan salah satu jenis Salon kecantikan yang ada di Yogyakarta. Di Salon PINK menyediakan berbagai macam jasa perawatan kecantikan baik itu perawatan rambut maupun perawatan tubuh. Pada perkembangannya Salon ini masih menggunakan sistem pembayaran secara manual dengan hanya menggunakan sebuah alat tulis, kalkulator dan nota kertas saja. Untuk laporannya pun salon ini juga masih menggunakan data dari copyan nota nota kertas yang dikumpulkan setiap bulannya. Analisis dan Perancangan Sistem Transaksi Pada Salon Pink Yogyakarta adalah suatu proses konversi sistem pembayaran pada Salon Pink dari sistem manual ke sistem komputer. Dalam sistem ini user dapat mengolah data pembayaran dengan komputer dan dapat mengetahui hasil transaksi dalam setiap waktu yang ditentukan berupa rekapitulasi transaksi atau lebih sering disebut laporan. Waktu yang diperlukan untuk mengolah data tersebut jauh lebih cepat dari sistem manual. Sistem ini menggunakan pendekatan kepada user yang sederhana sehingga user dapat dengan cepat mengerti dan mengoperasikan sistem ini sehubungan dengan sistem operasional Salon PINK. Oleh sebab itu Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Transaksi Pada Salon Pink Yogyakarta dirasa perlu dilakukan sebagai salah satu pemecahan masalah transaksi pembayaran manual pada Salon PINK. Dengan sistem ini akan didapat suatu informasi dari suatu data yang lebih cepat, tepat dan akurat. 2 Landasan Teori 2.1. Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Premi 2.2. Informasi Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

5 2.3. Sistem Informasi Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisienbasis Data (Database) 2.4. Sistem Informasi Transaksi Definisi Transaksi Transaksi adalah sebuah aktivitas yang melibatkan dua pihak atau lebih, untuk mempertukarkan sesuatu milik yang satu dengan sesuatu yang lain, milik pihak lain. Pertukaran bisa secara langsung dilakukan pada tempat yang sama, dengan demikian antara pihak-pihak yang bertransaksi tersebut bisa ketemu langsung, sehingga kegiatan transaksi bisa berlangsung tanpa melalui media Definisi Jasa Menurut Christian Gronross Jasa adalah proses yang terdiri atas serangkaian aktivitas intangible yang biasanya (namun tidak harus selalu) terjadi pada interaksi antara pelanggan dan karyawan jasa dan atau sumber daya fisik atau barang dan atau sistem penyedia jasa, yang disediakan sebagai solusi atas masalah pelanggan" Definisi Salon Salon adalah tempat dimana terjadi transaksi jasa perawatan kecantikan baik itu perawatan rambut maupun perawatan tubuh. Misalnya : Potong rambut, Creambath, Masker, dll Definisi Pembelian Pembelian dapat diartikan sebagai urutan kerja atau salah satu proses yang berkaitan dengan pengadaan barang dagangan. Disini pembelian merupakan kegiatan utama untuk menjamin kelancaran transaksi penjualan yang terjadi di salon tersebut Konsep Dasar Basis Data Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut Microsoft Visual Basic Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman yang berorientasi Object (Object Oriented Programming / OOP). Pemrograman berorientasi obyek menawarkan konsep yang sederhana, dimana seorang programmer tidak dituntut untuk membuat aplikasi dengan membangun seluruh

6 komponennya sendiri. Program aplikasi dapat dibuat dengan memanfaatkan obyekobyek yang sudah ada Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar 3 Analisis dan Perancangan 3.1. Tinjauan Umum Sejarah berdirinya Salon PINK Salon Pink di dirikan pada tanggal 28 Desember 2004 oleh Citra Rasnila. Salon Pink terletak di Komplek Ruko Babarsari No.8 Yogyakarta, Letaknya cukup strategis dikawasan bisnis Babarsari sehingga mudah dijangkau. Di Babarsari sendiri terdapat banyak Universitas dan Sekolah, jadi segmen pasar Salon Pink lebih kepada Para Mahasiswa atau siswa sekolah. Sejak berdiri sampai sekarang Salon Pink sudah menempati 2 lokasi. Pada tahun Salon Pink menempati lokasi komplek Ruko Babarsari No.41. Karena suatu hal pada tahun 2006 sampai sekarang Salon Pink beralamat di komplek Ruko Babarsari No Visi dan Misi Setiap perusahaan maupun organisasi tentu mempunyai visi dan misi dan nilai yang ingin dicapai. Begitu juga dengan Salon Pink, adapun visi dari Salon Pink adalah : Ingin menjadi Salon yang terkenal dan mempunyai banyak Cabang Untuk mewujudkan visi tersebut maka pihak Salon menetapkan beberapa misi yang harus dilakukan yaitu : Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Menjaga kualitas Salon Tujuan Salon PINK Adapun tujuan dari Salon Pink adalah sebagai berikut : a. Memenuhi kebutuhan jasa kecantikan b. Membuka lapangan pekerjaan c. Mencari keuntungan

7 Struktur Organisasi Pemilik usaha / Manajer Karyawan 3.2. Analisis Sistem Analisis sistem memiliki beberapa pengertian dari beberapa ahlinya. Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi A., mendifinisikan Analisis sistem adalah suatu yang terdiri dari obyek, unsur unsur atau komponen komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya, sehingga unsur tersebut merupakan satu kesatuan proses. Menurut Drs. Komarudin, Analisis Sistem adalah susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta prosedur prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan dari suatu organisasi. Dalam analisis terdapat langkah langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem, yaitu : Identify, yaitu mengidentifikasi masalah Understand, memahami kerja dari sistem yang ada Analyze, menganalisis sistem Report, membuat laporan hasil analisis Kelayakan Teknologi Pada sistem lama transaksi Salon Pink belum menggunakan teknologi hanya menggunakan teknik manual. Untuk sistem yang baru sudah menggunakan teknologi yaitu menggunakan seperangkat komputer untuk melakukan transaksi Kelayakan Operasional Dalam pengoperasian sistem ini diharapkan user benar benar mendapatkan informasi sesuai yang user inginkan. Informasi yang maksimal merupakan tolak ukur sistem dioperasionalkan oleh user secara maksimal atau tidak Kelayakan Hukum Dilihat dari segi hukum sistem ini dikatakan layak dan tidak cacat hukum, karena sistem yang dikembangkan tidak melanggar aturan aturan yang ditetapkan untuk pengadaan sistem informasi. Software diperoleh secara legal dengan cara membeli software pengembang sistem.

8 Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi pada penerapan dan pengembangan suatu sistem dipertimbangan pada dua aspek, yaitu : Besarnya dana yang diperlukan untuk mengembangkan sistem ini dan manfaat yang diperoleh oleh sistem dibandingkan dengan biaya pengembangannya Analisis Biaya dan Manfaat Analisis biaya dan manfaat digunakan untuk menentukan apakah suatu proyek sistem layak atau tidak. Adapun metode yang dilakukan dalam melakukan analisis biaya dan manfaat diantaranya sebagai berikut : Metode periode pengembalian (Payback Period) Metode periode pengembalian merupakan metode yang bernilai proyek investasi dengan dasar lamanya. Investasi tersebut dapat ditutup dengan aliran aliran kas masuk. Disamping itu metode ini juga untuk mengukur seberapa cepat investasi akan kembali. Adapun perhitungan dengan metode ini sebagai berikut : Nilai investasi = Rp ,- Proceed tahun - 1 = Rp ,- (-) Sisa investasi tahun - 2 = Rp ,- Sisa investasi tahun - 2 tertutup oleh proceed tahun - 2 sebagian sebesar Rp ,- yaitu : Rp ,- x 12 bulan Rp = 8,04 bulan Jadi payback period investasi ini adalah 1 tahun 8 bulan 1 hari. Metode Pengembalian Investasi (Return on Investment) Metode ini digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.. Total Manfaat Total Biaya ROI = X 100% Total Biaya

9 Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima Manfaat tahun ke - 1 = Rp ,- Manfaat tahun ke - 2 = Rp ,- Total Manfaat = Rp ,- Sedangkan Total biaya : Biaya tahun ke - 0 = Rp ,- Biaya tahun ke - 1 = Rp ,- Biaya tahun ke - 2 = Rp ,- + Total Biaya = Rp ,- Rp ,- Rp ,- ROI = X 100% Rp ,- ROI = 20,66% Hasil ROI > 0, berarti proyek sistem ini dapat diterima, karena sistem baru ini dapat memberikan keuntungan sebesar 20,66% dari biaya investasi. Metode Pengembalian Investasi (Return of Investment) Metode Nilai Sekarang Bersih atau New Present Value ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dan uang. Rumus Metode ini, yaitu : NPV = Nilai Proyek + Proceed 1 + Proceed 2 ( 1 + i ) 1 ( 1 + i ) 2 Keterangan NPV : Net Present Value i : Tingkat Bunga Diskonto = 7% ( n : Umur Ekonomis Investasi Berikut adalah rincingan perhitungan NPV proyek tersebut : NPV = - RP ,- + Rp ,- + Rp ,- (1 + 0,07) (1 + 0,07) = - Rp ,- + Rp ,- + Rp ,- 1,07 1,14 = - Rp ,- + Rp ,43 + Rp ,67 = Rp ,1 Dari hasil perhitungan NPV diatas maka dapat disimpulkan bahwa proyek ini Feasible (Layak) dilaksanakan karena akan diterimakan nilai sebesar Rp ,1

10 Hasil perhitungan ketiga metode analisis adalah sebagai berikut : No Metode Biaya dan Manfaat Nilai Keputusan 1 Payback Period 1 tahun 8 bulan 1`hari LAYAK 2 Return on Investment 20,66% LAYAK 3 Net Present Value Rp ,1 LAYAK 3.3. Perancangan Sistem Flowchart

11 Data Flow Diagram (DFD)

12 Relasi Antar Tabel

13 4 Analisis dan Perancangan 4.1. Pengertian Implementasi Implementasi sistem (system implementation) merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan.tujuan dari tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah di tentukan.implementasi merupakan langkah awal untuk menentukan jangka waktu yang diperlukan dalam tahap implementasi. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah sebagai berikut: 1. Menerapkan rencana implementasi 2. Melakukan kegiatan implementasi 3. Tindak lanjut implementasi 4.2. Rencana Implementasi Agar kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan maka perlu jadwal rencana kegiatan implementasi, adapun jadwal kegiatan implementasi adalah sebagai berikut : Jadwal Implementasi Sistem Waktu Jenis Kegiatan Minggu ke Minggu ke Pengetesan program 2. Instalasi Hardware & Software 3. Pengetesan Sistem 4. Pelatihan Personil 5. Konversi Sistem 6. Pemeliharaan Sistem Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut : Pengetesan program Kegiatan ini dilakukan guna mengetahui lebih dini tentang kesiapan program dalam melakukan input data, proses pengolahan data dan output dari data yang dihasilkan, disamping itu pengetesan program dimaksudkan pula untuk mengetahui lebih jauh masih adakah kesalahan-kesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan yang mungkin terjadi.

14 Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program dilakukan meliputi pengetesan input data, pencarian data, hapus data, simpan data, pembatalan data, proses sistem transaksi dan item output yang dihasilkan Instalasi Hardware Software Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan pengamanan terutama terhadap tegangan listrik yang tidak stabil, oleh karena itu perlu dipasang Stabilizer. Untuk instalasi hardware pada umumnya sudah dilakukan oleh pihak penjual komputer, sedangkan untuk penginstalan software, maka komputer perlu memiliki CD Rom untuk melakukan software. Untuk instalasi software perlu sistem operasi dengan menggunakan Windows XP yang sudah dilakukan oleh pihak penjual komputer, untuk selanjutnya dilakukan instalasi software aplikasi yaitu jika master software tersimpan pada Hardisk maka langkah awal adalah mencari lokasi dimana master program tersebut disimpan. Jika software dari CD maka masukkan CD Program aplikasi ke CD Rom kemudian aktifkan Drive CD ROM dan cari file Setup.exe kemudian ikuti instruksi yang ada Pengetesan Sistem Tujuan dari pengetesan sistem ini adalah memastikan bahwa elemen atau komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Ada 2 jenis pengujian sistem yaitu : Black Box Testing White Box Testing Pemilihan dan Pelatihan Personil Pemilihan dan pelatihan personil dalam informasi merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan, karena keberhasilan dalam pelaksanaannya ditentukan oleh personil yang berada dalam sistem itu sendiri. Personil dalam sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang sistem yang ada dan juga posisi serta tugas- tugas mereka Konversi Sistem Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dapat digunakan. Pendekatan yang lebih sesuai dengan resiko kegagalan relative kecil untuk melakukan konversi sistem, yaitu dengan pendekatan parallel. Pendekatan parallel adalah mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama satu periode waktu tertentu. Sistem Inventori dioperasikan bersama-sama dengan sistem yang lama untuk meyakinkan bahwa sistem benar-benar beroperasi dengan sukses, alasannya adalah jika sistem yang baru gagal maka sistem yang lama masih tetap beroperasi.

15 Pemeliharaan Sistem Sistem perlu dipelihara karena beberapa hal, yaitu : 1. Sistem memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga kesalahan kesalahan perlu diperbaiki. 2. Sistem mengalami perubahan perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem. 3. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar (perubahan bisnis). 4. Sistem perlu ditingkatkan Tindak Lanjut Implementasi Setelah sistem ini diimplementasikan, baru perlu melakukan pengetesan penerimaan sistem (System acceptance test). Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem sebelumnya. Pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem bersama user. Setelah pengetesan penerimaan dilakukan. Suatu rapat penerimaan (acceptance meeting) perlu diselenggarakan oleh manajemen yang dihadiri oleh analis sistem, manajer dan pemakai sistem untuk menentukan sistem diterima atau tidak. Jika disetujui maka diadakan rapat penyerahan sistem Manual Program Form Menu Utama

16 Form Input Transaksi Pembayaran Form Pembelian Barang Form Olah Data Karyawan

17 Form Ganti Password Form Input ID Baru Form Olah Data Supplier

18 Laporan Data Pelanggan Laporan Nota Transaksi Pembayaran Laporan Kwitansi Pembelian

19 Laporan Transaksi Per Tanggal 5 Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan 1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak perusahaan. Dengan sistem baru keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pengolahan data dan pencarian data, dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas. 2. Aplikasi Sistem Informasi Transaksi ini dapat digunakan untuk membantu kinerja karyawan Pada Salon Pink yang berkepentingan dalam mengolah data transaksi pembayaran dan data pendukung lainnya dimana karyawan tersebut hanya menginputkan data saja dan proses pengolahan dilakukan oleh komputer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan yang biasanya terjadi dalam sistem manual. 3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sistem yang selama ini berjalan di perusahaan tersebut, tetapi dengan sistem ini diharapkan dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tersebut menjadi lebih efisien. 4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data Transaksi ini jika digunakan di Salon Pink antara lain : Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat 5.2. Saran Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem pengolahan data Transaksi yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi.

20 2. Aplikasi Sistem Pengolahan Data Transaksi yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu dalam melakukan pengolahan data Transaksi serta menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan manajemen. 3. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk masa yang datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang baik. Daftar Pustaka Madcoms Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Yogyakarta: Penerbit Andi. Sunyoto, A Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi (26 Maret )