Rencana Kerja Tahun 2017 KATA PENGANTAR

Transkripsi

1 KATA PENGANTAR Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas Rahmat dan Hidayah-Nya, sehingga Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ini dapat diselesaikan. Diharapkan Renja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ini digunakan sebagai pedoman dan rujukan dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan/program pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi di Provinsi Sumatera Utara. Perubahan-perubahan yang terjadi pada era reformasi dewasa ini terjadi begitu cepat pada kondisi sosial, ekonomi dan politik yang sangat fundamental baik langsung maupun tidak langsung mempengaruhi pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi di Provinsi Sumatera Utara, tantangan pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dan permasalahan pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dirasakan semakin berat, kompleks dan bahkan tidak terduga. Lebih dari pada itu, disadari bahwa pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi tidak dapat mencapai tujuannya serta tujuan RPJM Daerah maupun RPJM Nasional bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi bila pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi hanya diselenggarakan oleh sektor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi saja, apalagi hanya oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Penyusunan Renja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ini merupakan salah satu upaya untuk memenuhi salah satu tugas pokok dan fungsi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Renja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ini berisikan gambaran tentang kegiatan/program yang telah dilaksanakan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara selama tahun 2016, hasil-hasil yang dicapai serta masalah yang dihadapi, tujuan dan sasaran program/kegiatan, indikator kinerja yang menggambarkan pencapaian Renstra serta dana indikatif dan sumber dana yang dibutuhkan dalam menjalankan program dan kegiatan guna meningkatkan kinerja serta kualitas dan keterjangkauan pelayanan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi. Dengan demikian diharapkan masyarakat Provinsi Sumatera Utara mampu mencapai derajat Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang setinggi-tingginya. Disadari bahwa Renja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ini masih jauh dari sempurna, untuk itu kami menerima saran dan kritik yang membangun dari semua pihak demi penyempurnaan Renja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi selanjutnya. i

2 Akhirnya, saya ingin mengajak semua pihak, marilah kita saling bahu membahu dengan semangat kemitraan, kita selenggarakan pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang lebih bermutu dan terjangkau bagi seluruh masyarakat Provinsi Sumatera Utara. Semoga upaya yang kita lakukan selalu mendapatkan rahmat, hidayah, dan ridho dari Tuhan Yang Maha Esa. Medan, 2016 KEPALA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA FERLIN H. NAINGGOLAN, SH. Pembina Utama Madya NIP ii

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR.. DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL DAN GRAFIK... i iii iv BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Landasan Hukum Maksud dan Tujuan Sistematika Penulisan... 3 BAB II EVALUASI PELAKSANAAN RENJA SKPD TAHUN Evaluasi Pelaksanaan Renja SKPD Tahun 2015 dan Capaian Renstra SKPD Analisis Kinerja Pelayanan SKPD Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi SKPD Review Terhadap Rancangan Awal RKPD Penelaahan Usulan Program dan Kegiatan Masyarakat BAB III TUJUAN, SASARAN, PROGRAM DAN KEGIATAN Telaahan Terhadap Kebijakan Nasional Tujuan dan Sasaran Renja SKPD Program dan Kegiatan BAB IV PENUTUP LAMPIRAN : TABEL 1 s.d. TABEL 5 iii

4 DAFTAR TABEL 2.1. Jumlah Perpustakaan yang dibina Provinsi Sumatera Utara Jumlah Pengunjung Perpustakaan per-tahun Jumlah Koleksi Buku Perpustakaan Per-tahun Jumlah Arsip Statis yang dikelola Bidang Arsip DAFTAR GRAFIK 2.2. Jumlah Pengunjung Perpustakaan per-tahun Jumlah Koleksi Buku Perpustakaan Per-tahun iv

5 BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Rencana kerja Satuan Kerja Perangkah Daerah (Renja SKPD) adalah dokumen perencanaan Satuan Kerja Perangkat Daerah untuk periode 1 (satu) tahun yang merupakan penjabaran dari RPJM Daerah dan mengacu kepada Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD). Renja SKPD tahun 2017 mencerminkan Rencana Strategis (Renstra) SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dalam rangka perwujudan visi dan misi Gubernur Sumatera Utara periode Renja SKPD memuat kebijakan, program dan kegiatan pembangunan baik yang dilaksanakan langsung oleh Pemerintah Daerah maupun yang ditempuh dengan mendorong Partisipasi masyarakat. Program dan kegiatan dimaksud meliputi kegiatan yang sedang berjalan, kegiatan alternatif atau baru, indikator kinerja dan kelompok sasaran yang menjadi bahan utama RKPD serta menunjukkan prakiraan maju. Dasar hukum yang menjadi pedoman dalam penyusunan Renja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tahun 2017 yaitu Undang-Undang Nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional,Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, Peraturan Pemerintah Nomor 8 tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah serta Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 yang telah mengamanatkan bahwa setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) diwajibkan untuk menyusun Rencana Strategis (Renstra) SKPD dan Rencana Kerja SKPD. 1.2 LANDASAN HUKUM Landasan penyusunan Renja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tahun 2017 dalam rangka sinkronisasi dan konsistensi dengan dokumen perencanaan lainnya adalah : 1

6 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara Rencana Kerja 2. Undang-Undang Nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional 3. Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah 4. Undang-Undang Nomor 33 tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah 5. Undang-Undang Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam 6. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan 7. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan 8. Peraturan Pemerintah Nomor 58 tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah 9. Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah Daerah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota 10. Peraturan Pemerintah Nomor 39 tahun 2007 tentang Pengelolaan Keuangan Negara/Daerah 11. Peraturan Pemerintah Nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah 12. Peraturan Pemerintah Nomor 8 tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah 13. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007 tentang Perubahan Permendagri Nomor 13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah 14. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah 15. Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 12 Tahun 2008 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) Provinsi Sumatera Utara tahun Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 5 Tahun 2014 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Sumatera Utara tahun Peraturan Gubernur Sumatera Utara No. 8 Tahun 2010 tentang Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara 2

7 1.3 MAKSUD DAN TUJUAN Maksud Penetapan Renja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tahun 2017 adalah sebagai acuan dalam pembangunan sekaligus untuk memenuhi salah satu tugas pokok dan fungsi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, sedangkan tujuannya adalah membuat dokumen perencanaan pengembangan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dan menjadi sumber informasi tentang hasil-hasil pencapaian pelaksanaan program/kegiatan, kendala dan permasalahan pengembangan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi serta rencana pengembangan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi tahun 2017 dan mengarahkan penyelenggaraan dan pengelolaan program/kegiatan tahunan SKPD serta penyampaian pelayanan kepada masyarakat di Provinsi Sumatera Utara dengan mengacu kepada Renstra Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dan RPJMD Provinsi Sumatera Utara tahun SISTEMATIKA PENULISAN Rencana Kerja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terdiri dari 4 Bab, dimana masing-masing bab memuat beberapa sub bab sebagai berikut: Bab I adalah Pendahuluan yang memuat Latar Belakang, Landasan Hukum, Maksud dan Tujuan, serta Sistematika Penulisan Renja SKPD. Bab II adalah Evaluasi Pelaksanaan Renja SKPD Tahun 2015 yang menguraikan perkembangan pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara berdasarkan rekapitulasi hasil evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan Renja SKPD tahun 2015 dan perkiraan capaian tahun 2016 dikaitkan dengan realisasi pencapaian target Renstra SKPD, analisis kinerja pelayanan SKPD, isu-isu penting penyelenggaraan tugas dan fungsi SKPD, review terhadap rancangan awal RKPD serta penelaahan terhadap usulan program dan kegiatan masyarakat. Bab III adalah Tujuan, Sasaran, Program dan Kegiatan yang merupakan penelaahan terhadap kebijakan nasional dan menguraikan tujuan, sasaran, program dan kegiatan yang dilaksanakan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sebagai upaya mencapai tujuan 3

8 pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang telah ditetapkan dilengkapi dengan indikator kinerja pelayanan dari program/kegiatan yang dilaksanakan beserta sasaran yang ingin dicapai oleh SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dan uraian kebutuhan satuan kegiatan, dana indikatif tahun 2017, perkiraan dana indikatif di tahun yang akan datang berikut sumbernya (APBD) dan sumber lain dengan mendorong partisipasi masyarakat dalam mendukung pelaksanaan program dan kegiatan SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Bab IV adalah Penutup yang berisi harapan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terhadap penyusunan Rencana Kerja SKPD tahun 2017 dan peningkatan pelayanan SKPD di masa datang. 4

9 BAB II Rencana Kerja EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA KERJA SKPD TAHUN EVALUASI PELAKSANAAN RENJA SKPD TAHUN 2015 DAN CAPAIAN RENSTRA SKPD Untuk mempermudah pemahaman akan pencapaian kinerja Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, maka penjelasan tentang realisasi program/kegiatan yang tidak memenuhi, memenuhi dan melebihi target capaian indikator kinerja hasil/keluaran yang telah direncanakan akan diuraikan dalam program ini Program Pelayanan Administrasi Perkantoran Program ini terdiri dari 11 (sebelas) kegiatan yaitu (1) Penyediaan jasa surat menyurat, (2) Penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik, (3) Penyediaan jasa administrasi keuangan, (4) Penyediaan jasa kebersihan kantor, (5) Penyediaan alat tulis kantor, (6) Penyediaan barang cetakan dan penggandaan (7) Penyediaan komponen instalasi listrik/penerangan bangunan kantor, (8) Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan, (9) Penyediaan Makanan dan Minuman, (10) Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi keluar daerah, (11) Penyediaan jasa pengamanan. Adapun jumlah anggaran yang dialokasikan untuk program ini pada tahun 2015 sebesar Rp ,- dengan jumlah yang terealisasi anggaran sebesar Rp ,- atau 66,65%, Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Program ini terdiri dari 5 (lima) kegiatan yaitu (1) Pengadaan Perlengkapan Gedung Kantor, (2) Pengadaan peralatan gedung kantor, (3) Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional, (4) Pemeliharaan rutin/berkala perlengkapan gedung kantor, (5) Pemeliharaan rutin/berkala peralatan gedung kantor. Jumlah anggaran yang dialokasikan untuk program ini pada tahun 2015 sebesar Rp ,- dengan jumlah yang terealisasi sebesar Rp ,- atau 77,88% 5

10 2.1.3 Program Peningkatan Disiplin Aparatur Rencana Kerja Program ini terdiri dari 1 (satu) kegiatan yaitu Pengadaan Pakaian Dinas dan Perlengkapannya. Jumlah anggaran yang dialokasikan untuk program ini pada tahun 2015 sebesar Rp ,- Kegiatan ini tidak terlaksana karena adanya rasionalisasi anggaran Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur Program ini terdiri dari 3 (tiga) kegiatan yaitu (1) Pendidikan dan Pelatihan Formal, (2) Tim Penilai Jabatan Fungsional Pustakawan dan Arsiparis, (3) Bimbingan Keagamaan dan Kesehatan Jasmani. Jumlah anggaran yang dialokasikan untuk program ini pada tahun 2015 sebesar Rp ,- dengan realisasi anggaran sebesar Rp ,- atau 81,33 % Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan Program ini terdiri dari 5 (lima) kegiatan yaitu (1) Penyusunan laporan capaian kinerja dan ichtisar realisasi kinerja SKPD, (2) Penyusunan pelaporan keuangan semesteran (3) Penyusunan pelaporan prognosis realisasi anggaran, (4) Penyusunan pelaporan keuangan akhir tahun. Jumlah anggaran yang dialokasikan untuk program ini pada tahun 2015 sebesar Rp ,- dengan realisasi anggaran sebesar Rp ,- atau 83,01 % Program Penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah Program ini merupakan program utama dari Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara yang terdiri dari 4 (empat) kegiatan bidang Arsip. Adapun Jumlah anggaran yang dialokasikan untuk Program ini sebesar Rp ,- dengan jumlah yang terealisasi sebesar Rp atau 98,65%. Capaian Program Penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah pada tahun 2015 belum seluruhnya mencapai target sebagaimana tercantum pada Renstra SKPD tahun Dapat dilihat selengkapnya pada lampiran tabel 1. 6

11 2.1.7 Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Rencana Kerja Program ini merupakan program utama dari Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara yang terdiri dari kegiatan bidang Arsip. Adapun Jumlah anggaran yang dialokasikan untuk Program ini sebesar Rp ,- dengan jumlah yang terealisasi sebesar Rp ,- atau 94,02%. Capaian Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi pada tahun 2015 belum seluruhnya mencapai target sebagaimana tercantum pada Renstra SKPD tahun Dapat dilihat selengkapnya pada lampiran tabel Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan Program ini merupakan program utama dari Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara yang terdiri dari kegiatan 4 (empat) bidang yaitu (1) Bidang Pengelolaan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah (2) Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan, (3) Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, (4) Bidang Arsip Daerah. Adapun jumlah anggaran yang dialokasikan untuk Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan pada tahun 2015 yaitu sebesar Rp ,- dengan jumlah yang terealisasi sebesar Rp atau 87,80%. Berdasarkan Pengukuran terhadap indikator kegiatan menunjukkan bahwa setiap kegiatan telah mencapai target kinerja (Tapkin) fisik melebihi 100%, keuangan 81,76%. Capaian Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan pada tahun 2015 belum seluruhnya mencapai target sebagaimana tercantum pada Renstra SKPD tahun Dapat dilihat selengkapnya pada lampiran tabel 1. 7

12 2.2 ANALISIS KINERJA PELAYANAN SKPD Gambaran Umum SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sebagai salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 38 Tahun 2007 bahwa Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur urusan wajib Pemerintah, dipimpin oleh seorang Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah, maka Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara senantiasa berupaya melakukan perbaikan dan revitalisasi sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi. Sebagai implementasi dan kondisi tersebut Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi berupaya melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan agar dapat berlangsung secara efisien, efektif, bersih dan bertanggungjawab serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya serta kewenangan pengelolaan sumber daya didasarkan pada rencana jangka panjang yang tertuang dalam rencana strategi berdasarkan azas kepastian hukum, azas tertib penyelenggaraan negara, azas kepentingan umum, azas keterbukaan, azas proporsional, azas profesionalisme dan azas akuntabilitas serta visi/misi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi SKPD Untuk melaksanakan tugas tersebut Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara memiliki fungsi : a. Pembinaan, pengembangan, dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan dan kearsipan di Provinsi Sumatera Utara; b. Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan kearsipan di Provinsi Sumatera Utara; c. Pelaksanaan pelayanan perpustakaan dan kearsipan; d. Pelaksanaan penyusunan Bibliografi Daerah, Katalog Induk Daerah, Bahan Rujukan berupa Indeks, Bibliografi Subyek, Abstrak, dan Literatur Sekunder lainnya; 8

13 e. Pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan penyajian bahan pustaka karya cetak dan karya rekam; f. Pelaksanaan kerjasama dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, serta pembinaan Sumber Daya Manusia di bidang perpustakaan dan kearsipan dengan instansi terkait; g. Pelaksanaan kerjasama di bidang perpustakaan, dokumentasi, informasi serta kearsipan dengan lembaga atau instansi lain; h. Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan Struktur Organisasi Susunan Organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, terdiri dari : 1. Kepala 2. Sekretaris terdiri dari : a. Sub Bagian Umum b. Sub Bagian Keuangan c. Sub Bagian Program 3. Bidang Arsip Daerah, terdiri dari : a. Sub Bidang Pengolahan Arsip b. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan 4. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah, terdiri dari : a. Sub Bidang Pengolahan Bahan Pustaka b. Sub Bidang Deposit Daerah 5. Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, terdiri dari : a. Sub Bidang Layanan Perpustakaan b. Sub Bidang Teknologi Informasi 6. Bidang Pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan Perpustakaan, terdiri dari : a. Sub Bidang Sumber Daya Manusia Perpustakaan b. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan 7. Kelompok Jabatan Fungsional 9

14 Struktur organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut : KEPALA BADAN KELOMPOK FUNGSIONAL SEKRETARIS SUBBAGIAN UMUM SUB BAGIAN PROGRAM SUB BAGIAN KEUANGAN BIDANG PELAYANAN PERPUSTAKAAN & TI BIDANG PENG. BAHAN PUST AKA & DEPOSIT AER AH BIDANG PEMBINAAN SDM & KELEMBAGAAN BIDANG ARSIP DAERAH SUBBIDANG PELAYANAN SUBBIDANG PENG. BAHAN PUSTAKA SUBBIDANG KELEMBAGAAN SUBBIDANG PENGELOLAAN ARSIP SUBBIDANG TEKNOLOGI SUBBIDANG DEPOSIT DAERAH SUBBIDANG SDM SUBBIDANG LAYANAN & PEMB. ARSIP Sumber : Perda Provinsi Sumatera Utara No. 9 tahun

15 2.2.4 Sumber Daya Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provsu A. Sarana Prasarana Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terletak di Jl. Brigjen Katamso No.45 K Medan, mempunyai tanah seluas 5708 m2 dan merupakan tanah milik Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, sedangkan khusus Bidang Arsip dan Dokumentasi terletak di Jl. Willem Iskandar No.9 Medan. Bangunan gedung kantor untuk Sekretariat dan Bidang yang menangani Perpustakaan seluas 1950 m2 dan pada saat sekarang ini dalam keadaan kondisi baik untuk melayani kegiatan administrasi dan pelayanan pemakai jasa perpustakaan. Kendaraan Dinas/Perpustakaan Keliling a. Kenderaan operasional Roda 4, sebanyak 5 (lima) unit b. Kenderaan Perpustakaan Keliling, sebanyak 7 (tujuh) unit terdiri dari (2 unit bantuan dari Perpustakaan Nasional RI, 2 unit dari APBD 2009, 1 unit bantuan Pertamina dan 1 unit bantuan Bank Sumut, 1 unit bantuan Arsip Nasional RI yaitu mobil kendaraan layanan masyarakat sadar arsip). c. Kenderaan Roda 2, sebanyak 5 (lima) unit B. Sumber Daya Manusia Jumlah Pegawai Negeri Sipil keadaan Tahun 2016 untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah sebanyak 119 orang dengan perincian : 1) Berdasarkan Jabatan a. Pejabat Eselon II : 1 orang b. Pejabat Eselon III : 5 orang c. Pejabat Eselon IV : 11 orang d. Pejabat Fungsional Pustakawan : 38 orang e. Pejabat Fungsional Arsiparis : 9 orang f. Analisis Kepegawaian : 1 orang g. Pranata Komputer : 1 orang h. Staf : 53 orang 11

16 2) Berdasarkan Strata Pendidikan : a. S2 : 14 orang b. S1 : 54 orang c. DIII : 15 orang d. SLTA : 32 orang e. SLTP : 4 orang 3) Berdasarkan Golongan/ruang a. Golongan/ruang IV : 11 orang b. Golongan/ruang III : 85 orang c. Golongan/ruang II : 22 orang d. Golongan/ruang I : 1 orang 4) Berdasarkan gender : a. Laki-laki : 43 orang b. Perempuan : 76 orang Kinerja Pelayanan SKPD Tujuan yang ingin dicapai oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara melalui pelaksanaan kegiatan/program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan adalah untuk meningkatkan fungsi Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi bagi kepentingan masyarakat, melalui pencapaian target sasaran utama di tahun 2017, yaitu : 1. Mengembangkan budaya baca, bahasa, sastra Indonesia dan Daerah dalam masyarakat peserta didik dan masyarakat umum guna membangun masyarakat berpengetahuan, berbudaya, maju dan mandiri. 2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, terpenuhinya kebutuhan masyarakat akan informasi secara cepat, tepat dan professional dalam upaya membangun manusia dan masyarakat yang berakhlak mulia, kreatif, inovatif, berwawasan kebangsaan, cerdas, sehat, berdisiplin, terampil dan bertanggungjawab dalam rangka mengembangkan kualitas manusia, terwujudnya manajemen pemerintah yang baik dalam konteks masa lalu, kini dan masa mendatang. 12

17 3. Mengembangkan masyarakat sadar arsip dan dokumentasi untuk Mewujudkan manajemen pemerintahan yang baik dalam konteks masa lalu, masa kini dan masa mendatang. Berikut ini adalah Keadaan Perpustakaan, Koleksi, Kunjungan Perpustakaan dan Keadaan Anggota Perpustakaan selama kurun waktu menunjukkan adanya peningkatan, seperti yang tergambar pada tabel berikut ini: a. Jumlah perpustakaan Berikut ini adalah Perpustakaan yang telah dibina dan Dikembangkan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provsu adalah sebagai berikut : No Jenis Perpustakaan Data BPS s.d JUMLAH 1. Kabupaten/Kota Kecamatan Desa/Kelurahan PAUD/TK SD SMP SMU SMK Perguruan Tinggi Masjid Gereja Masyarakat/TBM RSUD Puskesmas Khusus/Instansi Lapas (LP) Panti Sosial Tabel 2.1 Jumlah Perpustakan yang dibina BPAD Provinsi Sumatera Utara 13

18 b. Jumlah pengunjung perpustakaan per tahun Berikut ini adalah grafik tingkat kunjungan Pemustaka tiap tahunnya ke Badan pustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara : Tahun Jumlah Tabel 2.2. Jumlah pengunjung perpustakaan per-tahun c. Koleksi buku yang tersedia di perpustakaan daerah Berikut ini adalah grafik koleksi buku yang ada di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara : Tahun JUDUL EKSEMPLAR Tab DUL JU EKSEMPLAR Tabel 2.3 Jumlah Koleksi Buku Perpustakaan Per-tahun 14

19 d. Kearsipan Arsip Statis yang telah ditata di Bidang Arsip Daerah pada Tahun adalah sebagai berikut : Tahun No Masalah Arsip Boks Arsip Boks 1 Umum Keuangan Perekonomian P.U dan Ketenagaan Politik Laporan Kepegawaian Hukum Program Kesejahteraan Rakyat Pemerintahan Pengawasan Perkebunan Kesehatan Jumlah Tabel 2.4. Jumlah Arsip Statis yang dikelola Bidang Arsip 2.3 ISU-ISU PENTING PENYELENGGARAAN TUGAS DAN FUNGSI SKPD Sebagai wakil Pemerintah Pusat, Gubernur melalui SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara memiliki tugas mengkoordinasikan pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang efektif dan efisien di tingkat Provinsi, memfasilitasi Pemerintah Kabupaten/Kota dengan Pemerintah Pusat dan sebaliknya serta mengefektifkan tugas-tugas Pemerintah Pusat termasuk didalamnya proses perencanaan dan penganggaran serta monitoring dan evaluasi berbagai program Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi di wilayah kerjanya dalam rangka meningkatkan kinerja pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi. Dalam upaya meningkatkan keberadaan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara menghadapi berbagai permasalahan pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, yang disisi lain juga menjadi tantangan, yaitu: 1) Belum semua Kabupaten/Kota membentuk kelembagaan Perpustakaan dan Kearsipan sesuai PP No. 38 tahun 2007 dan PP No. 41 tahun

20 2) Rendahnya minat baca masyarakat karena belum tertanamnya budaya gemar membaca. 3) Minimnya sarana dan prasarana perpustakaan dan kearsipan di Sumatera Utara. 4) Lambatnya pengembangan judul koleksi perpustakaan. 5) Minimnya SDM Pustakawan dan Arsiparis di Sumatera Utara 6) Kompetensi pengelola Perpustakaan dan Kearsipan belum memenuhi standar. 7) Belum meratanya penguasaaan dan pemanfaatan teknologi, informasi, komunikasi (TIK). 8) Belum adanya peraturan tentang wajib baca dan wajib simpan arsip. 9) Layanan perpustakaan belum merata dan belum menjangkau seluruh wilayah. 10) Rendahnya biaya operasional mobil perpustakaan keliling dan minimnya sarana ekstensi perpustakaan terutama daerah pinggiran/pedesaan/pesisir. 11) Belum terpenuhinya permintaan komponen masyarakat mendirikan perpustakaan. 12) Tidak tersedianya honor pengelola perpustakaan yang signifikan. 13) Sulitnya membeli buku-buku terbitan baru (Best Seller). 14) Rendahnya keinginan untuk menulis buku terutama muatan lokal. 15) Sinergitas antara pusat, provinsi dan kabupaten/kota masih rendah 16) Sulitnya menemukan arsip-arsip tempo dulu dan naskah kuno /manuskrip. 17) Banyaknya volume arsip yang akan diolah. 2.4 REVIEW TERHADAP RANCANGAN AWAL RKPD Pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara diarahkan untuk mencapai Visi Gubernur Sumatera Utara melalui agenda pemenuhan kebutuhan dasar masyarakat yang bertujuan untuk mewujudkan masyarakat Sumatera Utara yang bebas dari kemiskinan, buta huruf, kebodohan dan keterbelakangan dalam rangka mencapai misi ke-2 yaitu mewujudkan masyarakat Sumatera Utara yang mandiri dan sejahtera serta berwawasan lingkungan. Sejalan dengan Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional. Issue strategis pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi di Provinsi Sumatera Utara tahun 2017 adalah masih rendahnya keberadaan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi. Sehingga pengembangan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi diprioritaskan untuk : 16

21 (a) Pengembangan berbagai jenis perpustakaan Rencana Kerja - Perpustakaan Umum (Provinsi, Kab/Kota, Kecamatan, Desa/Kelurahan dan Perpustakaan Masyarakat/TBM) - Pengembangan Perpustakaan Sekolah/Madrasah (SLTA,SLTP, SD dan TK/PAUD) - Pengembangan Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri/Swasta - Pengembangan Perpustakaan Khusus/Instansi (RSUD, Puskesmas, Lapas) - Pengembangan Perpustakaan Tempat Ibadah (Mesjid dan Gereja) (b) Kampaye/Promosi Minat Baca (c) Peningkatan Kualitas SDM Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (d) Sosialisasi Masyarakat Sadar Arsip Pengembangan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi di Provinsi Sumatera Utara diselenggarakan melalui 3 (tiga) program yaitu 1 Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan. 2 Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah 3 Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi. Mengacu kepada arah kebijakan pendapatan daerah dan arah kebijakan belanja daerah sebagaimana tercantum pada RKPD Provinsi Sumatera Utara tahun 2016, maka ditetapkan bahwa belanja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tahun 2017 terdiri dari belanja tidak langsung sebesar Rp ,- dan belanja langsung sebesar Rp ,- Berdasarkan hasil analisis terhadap kebutuhan program/kegiatan dalam mendukung pencapaian prioritas pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, alokasi belanja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sebagaimana tercantum dalam RKPD Provinsi Sumatera Utara Tahun 2016 dimaksud belum mencukupi untuk membiayai program/kegiatan yang diusulkan sebagaimana tercantum dalam lampiran tabel 3, sehingga perlu untuk dilakukan penambahan terhadap alokasi belanja tersebut. 17

22 2.5. PENELAAHAN USULAN PROGRAM DAN KEGIATAN MASYARAKAT Pemangku kepentingan yang berkaitan dengan penyelengaraan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi adalah : a. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten/Kota b. Perpustakaan Sekolah/Madrasah/Pondok Pesantren c. Perpustakaan Perguruan Tinggi d. Perpustakaan Masyarakat (TBM) e. Perpustakaan Khusus/Instansi/Lembaga f. Masyarakat Umum Pengguna Perpustakaan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara telah Melaksanakan Rapat Koordinasi Pengembangan Bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Tahun Anggaran 2016 dengan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kab/Kota se-sumatera Utara. Melalui kegiatan dimaksud, dihimpun informasi tentang usulan Kab/Kota terhadap program/kegiatan Pengembangan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi di wilayah masing masing. 18

23 BAB III TUJUAN, SASARAN, PROGRAM DAN KEGIATAN Rencana Kerja 3.1 TELAAHAN TERHADAP KEBIJAKAN NASIONAL Rancangan arah kebijakan nasional dalam Pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi tahun 2017 adalah sebagai berikut : 1. Peningkatan Gemar Membaca 2. Pengembangan Koleksi Indonesiana yang lengkap dan muktahir 3. Peningkatan diversifikasi dan kualitas layanan perpustakaan berbasis TIK 4. Pelestarian warisan dokumenter intelektual bangsa 5. Peningkatan kualitas dan kapasitas perpustakaan sebagai pusat sumber belajar 6. Peningkatan kompetensi sumber daya manusia 7. Menjamin terciptanya arsip di pencipta arsip 8. Menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan realiabel 9. Menjamin pengelolaan arsip yang handal 10. Menjamin keselamatan asset nasional 11. Meningkatkan kualitas pelayanan publik 3.2 TUJUAN DAN SASARAN RENJA SKPD Tujuan Sebagai penjabaran dari Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, maka pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ditujukan untuk : 1) Bidang/Urusan Kearsipan tujuannya adalah Terkelolanya Arsip secara baku (standar) dengan indikator : a. Meningkatnya Pengelolaan Arsip secara baku b. Meningkatnya SDM Pengelola Kearsipan 2) Bidang/Urusan Perpustakaan tujuannya adalah Meningkatnya fasilitas perpustakaan yang memenuhi standar dengan indikator : 19

24 a. Meningkatnya jumlah perpustakaan yang dibina b. Meningkatnya jumlah pengunjung pertahun Rencana Kerja c. Meningkatnya jumlah koleksi buku yang tersedia di Perpustakaan Daerah Sasaran Sasaran utama program pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara di tahun 2017 diharapkan sebagai berikut berikut : 1) Bidang/Urusan Kearsipan sasarannya adalah Terwujudnya Arsip secara baku (standar) dengan indikator : a. Meningkatnya Pengelolaan Arsip secara baku, target capaian tahun 2017 sebanyak unit Arsip secara baku. b. Meningkatnya SDM Pengelola Kearsipan, target capaian pada tahun 2017 sebanyak 600 Orang SDM Pengelola Kearsipan yang dibina. 2) Bidang/Urusan Perpustakaan adalah Terwujudnya fasilitas perpustakaan yang memenuhi standar dengan indikator : a. Meningkatnya jumlah perpustakaan yang dibina, target capaian tahun 2017 sebesar 140 Unit Perpustakaan yang dibina. b. Meningkatnya jumlah pengunjung pertahun, target capaian pada tahun 2017 sebanyak orang pengunjung. c. Meningkatnya jumlah koleksi buku yang tersedia di Perpustakaan Daerah, target capaian tahun 2017 sebesar buku PROGRAM DAN KEGIATAN Berdasarkan visi, misi, tujuan, dan sasaran utama sebagaimana terdapat pada Rencana Strategis Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, maka telah disusun program dan kegiatan berikut dengan target-target indikator yang ingin dicapai oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tahun 2017 yang dijabarkan dalam 8 (delapan) program sebagai berikut : 1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran; 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur; 3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur; 4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur; 20

25 5. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan; 6. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan; 7. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah; 8. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi. Program nomor 1 s.d. 5 adalah program dan kegiatan umum yang dimiliki oleh semua SKPD, sedangkan program nomor 6 yaitu Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan merupakan program utama dari Bidang Perpustakaan juga program 7 dan 8 merupakan program utama dari Bidang Arsip Daerah pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Program Kegiatan Prioritas 2017 I. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan. 1. Pengembangan segala jenis Perpustakaan; 2. Pembinaan SDM segala jenis Perpustakaan; 3. Pengadaan Koleksi E-Book; 4. Penambahan Koleksi Layanan perpustakaan; 5. Mengembangkan Repository Information Content Local (Deposit Daerah Sumatera Utara); 6. Kampanye dan Promosi Minat Baca; 7. Pengembangan Gedung Perpustakaan. II. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah. 1. Pengadaan Reprografi Arsip Citra Daerah; 2. Penyelamatan Arsip Statis di Sumatera Utara. III. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi. 1. Pembinaan SDM Kearsipan; 2. Penyediaan Sumber Informasi Kearsipan. 21

26 Tujuan dan Indikator Program 1. Tujuan Program ini bertujuan meningkatkan pemerataan, kualitas dan keterjangkauan pelayanan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi melalui Perpustakaan dan Arsip Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan, Desa/Kelurahan, Sekolah, Perguruan Tinggi, Lomba Minat Baca, Bintek Pengelola Perpustakaan dan Pelayanan Perpustakaan Keliling/Mobil Sadar Arsip. 2. Indikator Meningkatnya minat dan kebiasaan membaca masyarakat menjadi budaya baca dan berkembangnya semua jenis perpustakaan dan Arsip di Sumatera Utara. Daftar Kegiatan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi selengkapnya dapat dilihat pada lampiran tabel 5. 22

27 BAB IV PENUTUP Rencana Kerja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara merupakan bagian integral dari Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional dan Rencana Kerja Pemerintah Provinsi Sumatera Utara untuk mendorong peningkatan dan pemerataan akses seluruh masyarakat terhadap pelayanan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dalam rangka peningkatan keberadaan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Keberhasilan maupun kegagalan pelaksanaan Rencana Kerja SKPD Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sangat tergantung pada konsistensi, komitmen dan kemauan yang kuat dari seluruh jajaran Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dalam pelaksanaannya, sehingga dengan visi, misi, tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan menjadi acuan dalam peningkatan kualitas pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara. Kiranya Rencana Kerja SKPD ini dapat dipedomani oleh seluruh jajaran Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dalam menyelenggarakan pembangunan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang lebih bermutu dan terjangkau bagi seluruh masyarakat Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan standar dan ukuran kinerja yang telah ditetapkan. Semoga upaya yang kita lakukan selalu mendapatkan rahmat, hidayah dan ridho dari Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa. Medan, 2016 KEPALA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA FERLIN H. NAINGGOLAN, SH. Pembina Utama Madya NIP