RENCANA STRATEGIS DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN TUBAN TAHUN BAB I PENDAHULUAN

Transkripsi

1 LAMPIRAN PERATURAN BUPATI TUBAN NOMOR 22 TAHUN 2017 TENTANG RENCANA STRATEGIS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN TUBAN TAHUN RENCANA STRATEGIS DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN TUBAN TAHUN BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa sebagaimana diamanatkan dalam pembukaan UUD Negara RI 1945 maka sebagai wahana belajar sepanjang hayat harus dikembangkan dan didayagunakan agar dapat mendorong tumbuhnya minat dan budaya baca masyarakat sebagai ciri masyarakat pembelajar serta dapat mengupayakan peningkatan kapasitas masyarakat yang bermuara pada kesejahteraan melalui kegiatan pelibatan masyarakat di. Kemudian arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan dan bahan pertanggunjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan melalui penyelenggaraan kearsipan yang berdasarkan prinsip, kaidah dan standar kearsipan baku sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban sebagai lembaga dan kearsipan di daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang dan kearsipan (yang merupakan urusan wajib pemerintahan) segera membuat rencana strategis maupun rencana/program kerja pengembangan lembaga (organisasi perangkat daerah) secara proporsional dan implementatif yang berisi visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program dan kegiatan pembangunan sesuai dengan tugas dan fungsinya yang selaras dengan amanat Undang-Undang Dasar Negara RI 1945 dan juga visi misi kepala daerah yang terpilih untuk kedua kalinya. 1

2 Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban merupakan dokumen perencanaan yang memuat program program pembangunan bidang dan kearsipan yang bersifat indikatif yang akan dilaksanakan selama 5 (lima) tahun yaitu Tahun yang merupakan penjabaran dari Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kabupaten Tuban Tahun Rencana strategis (RENSTRA) ini bersifat dokumen perencanaan jangka menengah dan mempunyai peran yang sangat penting terutama dalam penyusunan rencana kerja (RENJA) setiap tahunnya, sebagai dasar penilaian kinerja pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan menjadi acuan dalam menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP). Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban , pada hakekatnya merupakan pernyataan komitmen bersama mengenai upaya terencana dan sistematis untuk meningkatkan kinerja serta cara pencapaiannya. Renstra adalah dokumen perencanaan taktis strategis yang menjabarkan potret permasalahan serta indikasi program yang akan dilaksanakan secara berencana dan bertahap melalui sumber pembiayaan APBD Kabupaten Tuban dengan mengutamakan kewenangan wajib disusul dengan bidang Iainnya sesuai dengan prioritas dan kebutuhan. Untuk itu Renstra akan menjadi dasar perencanaan tahunan dan penyusunan anggaran pembangunan dan belanja daerah. 1.2 LANDASAN HUKUM Landasan hukum penyusunan renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban Tahun adalah : 1. Undang-Undang No. 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional; 2. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah; 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakan; 4. Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang; 5. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 2

3 6. Undang Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah kedua kali dengan Undang Undang Nomor 9 Tahun 2015; 7. Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 2007 tentang LPPD, LKPJ dan ILPPD; 8. Peraturan PemerintahNomor 6 Tahun 2008 tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4815); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4815); 10. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2015 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun ; 11. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah; 12. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 1 Tahun 2009 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Provinsi Jawa Timur Tahun (Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur Tahun 2009 Seri E Nomor 01); 13. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 3 Tahun 2014 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Jawa Timur Tahun ; 14. Peraturan Daerah Kabupaten Tuban Nomor 04 Tahun 2008 tentang Organisasi Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Tuban; 15. Peraturan Daerah Kabupaten Tuban Nomor 9 Tahun 2012 tentang Rencana Tata Ruang Wilayah Kabupaten Tuban Tahun (Lembaran Daerah Kabupaten Tuban Tahun 2012 Seri E Nomor 24); 16. Peraturan Daerah Kabupaten Tuban Nomor 05 Tahun 2014 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Kabupaten Tuban Tahun (Lembaran Daerah Kabupaten Tuban Tahun 2014 Seri E Nomor 24); 3

4 17. Peraturan Daerah Kabupaten Tuban Nomor 24 Tahun 2016 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kabupaten Tuban Tahun (Lembaran Daerah Kabupaten Tuban Tahun 2016 Seri E Nomor 24); 18. Peraturan Daerah Kabupaten Tuban Nomor 14 Tahun 2016 tentang pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Tuban Tahun 2016 Seri D Nomor 1); 19. Peraturan Bupati Tuban Nomor 62 Tahun 2016 tentang Uraian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban. 1.3 MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Penyusunan Rencana Strategis ini dimaksudkan untuk tersedianya dokumen perencanaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban dalam kurun waktu lima tahun yang mampu beradaptasi dengan segala perubahan perubahan lingkungan strategis. 2. Tujuan a. Sebagai pedoman/acuan perencanaan yang konsisten sesuai dengan kebutuhan daerah dibidang kesehatan. b. Tersedianya bahan evaluasi kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban. c. Memudahkan pemangku kebijakan (stakeholder) dan instansi terkait berperan aktif untuk mencapai tujuan dan sasaran. d. Merupakan komitmen bersama dalam melaksanakan program program yang telah direncanakan. e. Merumuskan kebijakan dan program strategis guna meningkatkan efisiensi, efektivitas dan akuntabilitas dalam pelaksanaan pemerintahan berdasarkan pada prinsip-prinsip good governance. 1.4 SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika penulisan Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban Tahun sebagai berikut : 4

5 Bab I PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang, landasan hukum, maksud dan tujuan penyusunan Renstra. Bab II GAMBARAN PELAYANAN PERANGKAT DAERAH Bab ini menjelaskan tugas, fungsi dan struktur organisasi Perangkat Daerah, sumber daya Perangkat Daerah, kinerja pelayanan Perangkat Daerah, tantangan dan peluang pengembangan pelayanan Perangkat Daerah. Bab III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI. Bab ini menguraikan isu-isu strategis yang sedang berkembang yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Perangkat Daerah, mengidentifikasi permasalahan, dan menentukan isu-isu strategis yang dapat dijadikan dasar untuk peningkatan pelayanan Perangkat Daerah dan terkait dengan upaya mewujudkan visi, misi Bupati. Bab IV VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN. Bab ini menjelaskan visi dan misi Perangkat Daerah, tujuan dan sasaran jangka menengah Perangkat Daerah, serta strategi dan kebijakan Perangkat Daerah selama 5 tahun ke depan. Bab V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF. Pada bagian ini dikemukakan rencana program dan kegiatan, indikator kinerja, kelompok sasaran dan pendanaan indikatif. Bab VI INDIKATOR KINERJA PERANGKAT DAERAH YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD. Bab VII PENUTUP. 5

6 BAB II GAMBARAN PELAYANAN DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN TUBAN Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Tuban Nomor 14 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Sususnan Perangakat Daerah Kabupaten Tuban. Adapun tugas, fungsi dan tata kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban adalah sebagai berikut : 2.1. TUGAS, FUNGSI DAN TATA KERJA SERTA STRUKTUR ORGANISASI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN TUBAN TUGAS, FUNGSI DAN TATA KERJA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN TUBAN Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban sesuai dengan Peraturan Bupati Tuban Nomor 62 Tahun 2016 tentang Uraian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban, adalah: Tugas a. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur pelaksana Urusan Pemerintahan di bidang dan kearsipan yang menjadi kewenangan Daerah. b. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dengan tipe A. c. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dipimpin oleh se Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. d. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan Urusan Pemerintahan di bidang Perpustakaan dan Kearsipan serta Tugas Pembantuan yang diberikan kepada Daerah Fungsi : a. perumusan kebijakan di bidang, kearsipan, pengembangan dan pembinaan; b. pelaksanaan kebijakan di bidang, kearsipan, pengembangan dan pembinaan; c. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang, kearsipan, pengembangan dan pembinaan; 6

7 d. penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang, kearsipan, pengembangan dan pembinaan; e. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang, kearsipan, pengembangan dan pembinaan; f. penyelenggaraan urusan administrasi umum, kepegawaian, keuangan, serta program dan pelaporan; g. perumusan kebijakan pengelolaan dan pengamanan barang milik daerah yang menjadi tanggung jawab Dinas; h. perumusan inovasi terkait dengan tugas dan fungsinya dalam rangka peningkatan pelayanan publik; i. pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; j. pembinaan terhadap Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD); dan k. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan fungsinya. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban dipimpin oleh se kepala Dinas yang dibantu oleh : a. Sekretariat; b. Bidang Perpustakaan; c. Bidang Kearsipan; d. Bidang Pengembangan dan Pembinaan; e. UPTD; dan f. Kelompok Jabatan Fungsional. Adapun tugas dan fungsi Sekretariat dan masing-masing Bidang tersebut di atas adalah sebagai berikut : 1. Sekretariat: (1) Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris, yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. (2) Sekretariat mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan, serta penyusunan program dan laporan. (3) Dalam melaksanakan tugasnya Sekretariat menyelenggarakan fungsi: a. penyelenggaraan administrasi umum dan urusan rumah tangga; 7

8 b. penyelenggaraan urusan pembangunan, pemeliharaan dan pengamanan bangunan serta fasilitas kantor; c. pelaksanaan tugas-tugas kehumasan dan keprotokolan; d. pelaksanaan tugas-tugas yang menyangkut hukum dan ketatalaksanaan; e. pengelolaan administrasi kepegawaian; f. penyelenggaraan administrasi keuangan; g. pelaksanaan penyusunan program dan laporan; h. Pelaksanaan penyusunan dokumen perencanaan dan pelaporan akuntabilitas kinerja; i. penyelenggaraan pengelolaan barang milik daerah yang menjadi tanggung jawab Dinas; j. pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; k. pelaksanaan laporan/pertanggungjawaban kepada Kepala Dinas; dan l. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh kepala Dinas terkait dengan tugas dan fungsinya. (4) Sekretariat membawahkan dan mengkoordinasikan: a. Subbagian Umum dan Kepegawaian; b. Subbagian Keuangan; dan c. Subbagian Program dan Pelaporan. (5) Subbagian sebagaimana dimaksud huruf a, b dan c masingmasing dipimpin oleh se Kepala Subbagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris yang mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut : a. Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis, pembinaan di bidang administrasi umum, rumah tangga, kepegawaian serta pemeliharaan dan pengamanan barang milik daerah. Dalam melaksanakan tugas Subbagian Umum dan Kepegawaian menyelenggarakan fungsi: a) penyiapan dan penyediaan bahan penyelenggaraan administrasi umum dan tata usaha, meliputi surat menyurat dan kearsipan; b) penyiapan dan penyediaan bahan pelaksanaan penatausahaan kepegawaian; 8

9 c) penyiapan dan penyediaan bahan pelaksanaan penatausahaan kepegawaian d) penyiapan dan penyediaan bahan pelaksanaan penatausahaan, pemeliharaan dan pengamanan barang milik daerah yang menjadi tanggung jawab Dinas; e) pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; f) pelaksanaan laporan/pertanggungjawaban kepada Sekretaris; dan g) pelaksanaan fingsi lain yang diberikan oleh Sekretaris terkait dengan tugas dan fungsinya. b. Subbagian Keuangan mempunyai tugas menyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran belanja, penatausahaan dan verifikasi keuangan. Dalam melaksanakan tugasnya Subbagian Keuangan menyelenggarakan fungsi : a) penyediaan bahan penyusunan rencana anggaran pendapatan dan belanja; b) pelaksanaan penyusunan anggaran pendapatan dan belanja dinas serta perubahan anggaran pendapatan dan belanja; c) pelaksanaan tata usaha keuangan dan anggaran belanja; d) pengelolaan dan pembayaran gaji pegawai; e) pelaksanaan verifikasi tata usaha keuangan; f) pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; g) pelaksanaan laporan/pertanggungjawaban kepada Sekretaris; dan h) pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Sekretaris terkait dengan tugas dan fungsinya. c. Subbagian Program dan Pelaporan mempunyai tugas menyiapkan bahan penyusunan program dan pelaporan. Dalam melaksanakan tugasnya Subbagian Program dan Pelaporan menyelenggarakan fungsi : 9

10 a) pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan penyusunan program; b) penyiapan dan penyediaan bahan koordinasi rencana kegiatan jangka pendek, menengah dan panjang; c) penyiapan dan penyediaan bahan koordinasi dan sinkronisasi program dan kegiatan; d) penyiapan dan penyediaan bahan penyusunan dokumen perencanaan dan pelaporan akuntabilitas kinerja e) penyiapan dan penyediaan bahan terkait hukum dan ketatalaksanaan f) penyusunan bahan evaluasi dan laporan kegiatan; g) pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; h) pelaksanaan laporan/pertanggungjawaban kepada Sekretaris; dan i) pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Sekretaris terkait dengan tugas dan fungsinya. 2. Bidang Perpusakaan : (1) Bidang Perpustakaan dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. (2) Bidang Perpustakaan mempunyai tugas merumuskan kebijakan, melaksanakan koordinasi dengan perangkat daerah dalam menyusun program, petunjuk teknis dan melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pelaporan serta pelayanan administratif di bidang pengadaan dan pengolahan bahan, pelayanan dan kerjasama. (3) Dalam melaksanakan tugasnya Bidang Perpustakaan menyelenggarakan fungsi : a. perumusan dan penyusunan program, petunjuk teknis di bidang pengadaan dan pengolahan bahan, pelayanan dan kerjasama ; b. pelaksanaan koordinasi teknis di bidang pengadaan dan pengolahan bahan, pelayanan dan kerjasama ; 10

11 c. pelaksanaan pembinaan di bidang pengadaan dan pengolahan bahan, pelayanan dan kerjasama ; d. pengawasan dan pengendalian di bidang pengadaan dan pengolahan bahan, pelayanan dan kerjasama ; e. pelaksanaan pemeliharaan dan pengamanan barang milik daerah yang menjadi tanggung jawab Bidang Perpustakaan; f. pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; g. pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Dinas; dan h. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Dinas terkait dengan tugas dan fungsinya. (4) Bidang Perpustakaan membawahi dan mengkoordinasikan: a. Seksi Pengadaan dan Pengolahan Bahan Perpustakaan; b. Seksi Pelayanan Perpustakaan; dan c. Seksi Kerjasama Perpustakaan. (5) Seksi sebagaimana dimaksud huruf a, b dan c masing masing dipimpin oleh se Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Perpustakaan. a. Seksi Pengadaan dan Pengolahan Bahan Perpustakaan mempunyai tugas menyiapkan dan menyediakan bahan perumusan kebijakan, penyusunan program, petunjuk teknis, pembinaan, pengawasan dan pengendalian di bidang pengadaan dan pengolahan bahan pustaka. Dalam melaksanakan tugasnya Seksi Pengadaan dan Pengolahan Bahan Perpustakaan menyelenggarakan fungsi: a) penyiapan dan penyediaan bahan perencanaan di bidang pengadaan dan pengolahan bahan pustaka; b) penyiapan dan penyediaan bahan pengelolaan di bidang pengadaan dan pengolahan bahan pustaka; c) penyiapan dan penyediaan bahan pengawasan di bidang pengadaan dan pengolahan bahan pustaka; 11

12 d) penyiapan dan penyediaan bahan koordinasi, fasilitasi, pembinaan, evaluasi dan pelaporan di bidang pengadaan dan pengolahan bahan pustaka; e) penyiapan dan penyediaan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan di bidang pengadaan dan pengolahan bahan pustaka; f) penyiapan dan penyediaan bahan penyusunan pedoman teknis dan pelaksanaan di bidang pengadaan dan pengolahan bahan pustaka; g) penyiapan dan penyediaan bahan sosialisasi dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia di bidang pengadaan dan pengolahan bahan pustaka; h) penyiapan dan penyediaan bahan pelaksanaan pelestarian naskah kuno milik daerah dan pengembangan koleksi budaya etnis nusantara yang ditemukan oleh Pemerintah Daerah; i) pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; j) pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang; dan k) pelaksanaan fungsi lain yang diberikan Kepala Bidang Perpustakaan terkait tugas dan fungsinya. b. Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas menyiapkan dan menyediakan bahan perumusan kebijakan, penyusunan program, petunjuk teknis, pembinaan, pengawasan dan pengendalian di bidang pelayanan. Dalam melaksanakan tugasnya Seksi Pelayanan Perpustakaan menyelenggarakan fungsi: a) penyiapan dan penyediaan bahan perencanaan di bidang pelayanan ; b) penyiapan dan penyediaan bahan pengolahan di bidang pelayanan ; c) penyiapan dan penyediaan bahan pengawasan di bidang pelayanan ; d) penyiapan dan penyediaan bahan koordinasi, fasilitasi, pembinaan, evaluasi dan pelaporan di bidang pelayanan ; 12

13 e) penyiapan dan penyediaan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan di bidang pelayanan ; f) penyiapan dan penyediaan bahan penyusunan pedoman teknis dan pelaksanaan di bidang pelayanan ; g) penyiapan dan penyediaan bahan sosialisasi dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia di bidang pelayanan ; h) penyiapan dan penyediaan bahan penyelenggaraan pelayanan sesuai kebutuhan masyarakat dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi; i) penyiapan dan penyediaan bahan promosi gemar membaca dan pemanfaatan ; j) pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang Perpustakaan; k) pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; dan l) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Perpustakaan terkait dengan tugas dan fungsinya. c. Seksi Kerjasama Perpustakaan mempunyai tugas menyiapkan dan menyediakan bahan perumusan kebijakan, penyusunan program, petunjuk teknis, pembinaan, pengawasan dan pengendalian di bidang kerjasama. Dalam melaksanakan tugasnya, Seksi Kerjasama Perpustakaan menyelenggarakan fungsi: a) penyiapan dan penyediaan bahan perencanaan di bidang kerjasama ; b) penyiapan dan penyediaan bahan pengolahan di bidang kerjasama ; c) penyiapan dan penyediaan bahan pengawasan di bidang kerjasama ; d) penyiapan dan penyediaan bahan koordinasi, fasilitasi, pembinaan, evaluasi dan pelaporan di bidang kerjasama ; 13

14 e) penyiapan dan penyediaan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan di bidang kerjasama ; f) penyiapan dan penyediaan bahan penyusunan pedoman teknis dan pelaksanaan di bidang kerjasama ; g) penyiapan dan penyediaan bahan sosialisasi dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia di bidang kerjasama ; h) penyiapan dan penyediaan bahan dan pelaksanaan advokasi dan kerjasama dengan berbagai pihak baik instansi pemerintah maupun swasta; i) pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang Perpustakaan; j) pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; dan k) pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Perpustakaan terkait dengan tugas dan fungsinya. 3. Bidang Kearsipan : (1) Bidang Kearsipan dipimpin oleh se Kepala Bidang, yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. (2) Bidang Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan merumuskan kebijakan, melaksanakan koordinasi dengan perangkat daerah dalam menyusun program, petunjuk teknis dan melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pelaporan serta pelayanan administratif di bidang akuisisi dan pelestarian arsip, pengolahan dan pelayanan arsip serta penilaian dan penyusutan arsip. (3) Dalam melaksanakan tugasnya Bidang Kearsipan menyelenggarakan fungsi: a. perumusan dan penyusunan program, petunjuk teknis di bidang akuisisi dan pelestarian arsip, pengolahan dan pelayanan arsip serta penilaian dan penyusutan arsip; 14

15 b. pelaksanaan koordinasi di bidang akuisisi dan pelestarian arsip, pengolahan dan pelayanan arsip serta penilaian dan penyusutan arsip; c. pelaksanaan pembinaan di bidang akuisisi dan pelestarian arsip, pengolahan dan pelayanan arsip serta penilaian dan penyusutan arsip; d. pelaksanaan pengawasan dan pengendalian di bidang akuisisi dan pelestarian arsip, pengolahan dan pelayanan arsip serta penilaian dan penyusutan arsip e. pelaksanaan pemeliharaan dan pengamanan barang milik daerah yang menjadi tanggung jawab Bidang Kearsipan; f. pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; g. pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Dinas; dan h. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Dinas terkait dengan tugas dan fungsinya. (4) Bidang Kearsipan membawahi dan mengkoordinasikan: a. Seksi Akuisisi dan Pelestarian Arsip; b. Seksi Pengolahan dan Pelayanan Arsip; dan c. Seksi Penilaian dan Penyusutan Arsip. (5) Seksi sebagaimana dimaksud a, b dan c masing masing dipimpin oleh se Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Kearsipan. a. Seksi Akuisisi dan Pelestarian Arsip mempunyai tugas mempunyai tugas menyiapkan dan menyediakan bahan perumusan kebijakan, penyusunan program, petunjuk teknis, pembinaan, pengawasan dan pengendalian di bidang akuisisi dan pelestarian arsip. Dalam melaksanakan tugas Seksi Akuisisi dan Pelestarian Arsip menyelenggarakan fungsi: a) penyiapan dan penyediaan bahan perencanaan di bidang akuisisi dan pelestarian arsip; b) penyiapan dan penyediaan bahan pengolahan di bidang akuisisi dan pelestarian arsip; c) penyiapan dan penyediaan bahan pengawasan di bidang akuisisi dan pelestarian arsip; 15

16 d) penyiapan dan penyediaan bahan koordinasi, fasilitasi, pembinaan, evaluasi dan pelaporan di bidang akuisisi dan pelestarian arsip; e) penyiapan dan penyediaan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan di bidang akuisisi dan pelestarian arsip; f) penyiapan dan penyediaan bahan penyusunan pedoman teknis dan pelaksanaan di bidang akuisisi dan pelestarian arsip; g) penyiapan dan penyediaan bahan sosialisasi dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia di bidang akuisisi dan pelestarian arsip; h) penyiapan dan penyediaan bahan pendokumentasian situs, tempat bersejarah dan peristiwa penting; i) Pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; j) Pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang Kearsipan; dan k) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang terkait dengan tugas dan fungsinya. b. Seksi Pengolahan dan Pelayanan Arsip mempunyai tugas menyiapkan dan menyediakan bahan perumusan kebijakan, penyusunan program, petunjuk teknis, pembinaan, pengawasan dan pengendalian di bidang pengolahan dan pelayanan arsip. Dalam melaksanakan tugasnya, Seksi Pengolahan dan Pelayanan Arsip menyelenggarakan fungsi : a) penyiapan dan penyediaan bahan perencanaan di bidang pengolahan dan pelayanan arsip; b) penyiapan dan penyediaan bahan pengolahan di bidang pengolahan dan pelayanan arsip; c) penyiapan dan penyediaan bahan pengawasan di bidang pengolahan dan pelayanan arsip; d) penyiapan dan penyediaan bahan koordinasi, fasilitasi, pembinaan, evaluasi dan pelaporan di bidang pengolahan dan pelayanan arsip; 16

17 e) penyiapan dan penyediaan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan di bidang pengolahan dan pelayanan arsip; f) penyiapan dan penyediaan bahan penyusunan pedoman teknis dan pelaksanaan di bidang pengolahan dan pelayanan arsip; g) penyiapan dan penyediaan bahan sosialisasi dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia di bidang pengolahan dan pelayanan arsip; h) penyiapan dan penyediaan bahan Pengelolaan simpul jaringan dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional; i) Pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; j) Pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang Kearsipan; dan k) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang terkait dengan tugas dan fungsinya. c. Seksi Penilaian dan Penyusutan Arsip mempunyai tugas menyiapkan dan menyediakan bahan perumusan kebijakan, penyusunan program, petunjuk teknis, pembinaan, pengawasan dan pengendalian di bidang penilaian dan penyusutan arsip. Dalam melaksanakan tugasnya, Seksi Penilaian dan Penyusutan Arsip menyelenggarakan fungsi : a) penyiapan dan penyediaan bahan perencanaan di bidang penilaian dan penyusutan arsip; b) penyiapan dan penyediaan bahan pengolahan di bidang penilaian dan penyusutan arsip; c) penyiapan dan penyediaan bahan pengawasan di bidang penilaian dan penyusutan arsip; d) penyiapan dan penyediaan bahan koordinasi, fasilitasi, pembinaan, evaluasi dan pelaporan di bidang penilaian dan penyusutan arsip; e) penyiapan dan penyediaan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan di bidang penilaian dan penyusutan arsip; 17

18 f) penyiapan dan penyediaan bahan penyusunan pedoman teknis dan pelaksanaan di bidang penilaian dan penyusutan arsip; g) penyiapan dan penyediaan bahan sosialisasi dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia di bidang penilaian dan penyusutan arsip; h) Pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; i) Pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang Kearsipan; dan j) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Bidang terkait dengan tugas dan fungsinya. 4. Bidang Pengembangan dan Pembinaan; (1) Bidang Pengembangan dan Pembinaan dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. (2) Bidang Pengembangan dan Pembinaan mempunyai tugas melaksanakan merumuskan kebijakan, melaksanakan koordinasi dengan perangkat daerah dalam menyusun program, petunjuk teknis dan melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, pelaporan serta pelayanan administratif di bidang pengembangan dan pembinaan, pengembangan dan pembinaan kearsipan serta pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan. (3) Dalam melaksanakan tugasnya Bidang Pengembangan dan Pembinaan menyelenggarakan fungsi : a. perumusan dan penyusunan program, petunjuk teknis di bidang pengembangan dan pembinaan, pengembangan dan pembinaan kearsipan serta pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan; b. pelaksanaan koordinasi di bidang pengembangan dan pembinaan, pengembangan dan pembinaan kearsipan serta pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan; 18

19 c. pelaksanaan pembinaan di bidang pengembangan dan pembinaan, pengembangan dan pembinaan kearsipan serta pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan; d. pelaksanaan pengawasan dan pengendalian di bidang pengembangan dan pembinaan, pengembangan dan pembinaan kearsipan serta pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan; e. pelaksanaan pemeliharaan dan pengamanan barang milik daerah yang menjadi tanggung jawab di bidang pengembangan dan pembinaan, pengembangan dan pembinaan kearsipan serta pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan; f. pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; g. pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Dinas; dan h. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Dinas terkait dengan tugas dan fungsinya. (4) Bidang Pengembangan dan Pembinaan membawahi dan mengkoordinasikan: a. Seksi Pengembangan dan Pembinaan Perpustakaan; b. Seksi Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan; dan c. Seksi Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Perpustakaan dan Kearsipan. (5) Seksi sebagaimana dimaksud huruf a, b dan c masing masing dipimpin oleh se Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan. a. Seksi Pengembangan dan Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas menyiapkan dan menyediakan bahan perumusan kebijakan, penyusunan program, petunjuk teknis, pembinaan, pengawasan dan pengendalian di bidang pengembangan dan pembinaan. 19

20 Dalam melaksanakan tugasnya, Seksi Pengembangan dan Pembinaan Perpustakaan menyelenggarakan fungsi: a) penyiapan dan penyediaan bahan perencanaan di bidang pengembangan dan pembinaan ; b) penyiapan dan penyediaan bahan pengolahan di bidang pengembangan dan pembinaan ; c) penyiapan dan penyediaan bahan pengawasan di bidang pengembangan dan pembinaan ; d) penyiapan dan penyediaan bahan koordinasi, fasilitasi, pembinaan, evaluasi dan pelaporan di bidang pengembangan dan pembinaan ; e) penyiapan dan penyediaan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan di bidang pengembangan dan pembinaan ; f) penyiapan dan penyediaan bahan penyusunan pedoman teknis dan pelaksanaan di bidang pengembangan dan pembinaan ; g) penyiapan dan penyediaan bahan sosialisasi dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia di bidang pengembangan dan pembinaan ; h) penyiapan dan penyediaan bahan pengadaan sarana dan prasarana ; i) Pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; j) Pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan; k) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan terkait dengan tugas dan fungsinya. b. Seksi Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas menyiapkan dan menyediakan bahan perumusan kebijakan, penyusunan program, petunjuk teknis, pembinaan, pengawasan dan pengendalian di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan. Dalam melaksanakan tugasnya seksi Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan menyelenggarakan fungsi: 20

21 a) penyiapan dan penyediaan bahan perencanaan di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan; b) penyiapan dan penyediaan bahan pengolahan di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan; c) penyiapan dan penyediaan bahan pengawasan di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan; d) penyiapan dan penyediaan bahan koordinasi, fasilitasi, pembinaan, evaluasi dan pelaporan di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan; e) penyiapan dan penyediaan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan; f) penyiapan dan penyediaan bahan penyusunan pedoman teknis dan pelaksanaan di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan; g) penyiapan dan penyediaan bahan sosialisasi dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan; h) penyiapan dan penyediaan bahan pengadaan sarana dan prasarana kearsipan; i) Pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; j) Pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan; dan k) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan terkait dengan tugas dan fungsinya. c. Seksi Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas menyiapkan dan menyediakan bahan perumusan kebijakan, penyusunan program, petunjuk teknis, pembinaan, pengawasan dan pengendalian di bidang pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan. Dalam melaksanakan tugasnya, Seksi Pengembangan Teknologi Informasi dan 21

22 Komunikasi Perpustakaan dan Kearsipan menyelenggarakan fungsi : a) penyiapan dan penyediaan bahan perencanaan di bidang pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan; b) penyiapan dan penyediaan bahan pengolahan di bidang pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan; c) penyiapan dan penyediaan bahan pengawasan di bidang pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan; d) penyiapan dan penyediaan bahan koordinasi, fasilitasi, pembinaan, evaluasi dan pelaporan di bidang pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan; e) penyiapan dan penyediaan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan di bidang pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan; f) penyiapan dan penyediaan bahan penyusunan pedoman teknis dan pelaksanaan pengembangan, pengelolaan dan pemeliharaan teknologi informasi dan komunikasi dan kearsipan; g) Pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; h) Pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan; dan i) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan terkait dengan tugas dan fungsinya. 5. UPTD (1) UPTD adalah unsur pelaksana tugas teknis pada dinas. (2) UPTD dipimpin oleh se Kepala UPTD yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas. (3) UPTD terdiri atas 1 (satu) Subbaggian Tata Usaha dan kelompok jabatan fungsional. 22

23 (4) UPTD Perpustakaan dan Kearsipan adalah UPTD Perpustakaan. (5) UPTD Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan teknis operasional pelayanan dan pembinaan di kecamatan. (6) Dalam melaksanakan tugasnya, UPTD Perpustakaan menyelenggarakan fungsi: a. Penyiapan dan penyediaan bahan perencanaan UPTD Perpustakaan; b. Penyiapan dan penyediaan bahan pengelolaan UPTD Perpustakaan; c. Penyiapan dan penyediaan bahan pengawasan UPTD Perpustakaan; d. Penyiapan dan penyediaan bahan koordinasi, fasilitasi, pembinaan, evaluasi dan pelaporan UPTD Perpustakaan; e. Pelaksanaan pelayanan umum di kecamatan; f. Pelaksanaan pemeliharaan dan pengamanan barang milik daerah yang menjadi tanggung jawab UPTD; g. pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; h. pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala Dinas; dan i. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Dinas terkait dengan tugas dan fungsinya. Kepala Subbag Tata Usaha pada UPTD mempunyai tugas membantu Kepala UPTD dalam melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana kerja dan ketatausahaan UPTD. Dalam melaksanakan tugasnya kepala Subbagian Tata Usaha pada UPTD menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan dan penyediaan bahan perencanaan kerja UPTD; b. Penyiapan dan penyediaan bahan pengelolaan ketatausahaan UPTD; c. Penyiapan dan penyediaan bahan pengawasan ketatausahaan di UPTD; 23

24 d. pelaksanaan penilaian kinerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier; e. pelaksanaan pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Kepala UPTD; dan f. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala UPTD terkait dengan tugas dan fungsinya. 6. Kelompok Jabatan Fungsional (1) Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah tenaga dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya; (2) Setiap kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh se tenaga fungsional senior yang ditujuk oleh pimpinan satuan organisasi; (3) Jenis jenjang dan jumlah Jabatan Fungsional ditetapkan oleh Bupati berdasarkan kebutuhan dan beban kerja, sesuai ketentuan peraturan perundang undangan Tata Kerja a. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Kepala Dinas, Sekretaris, Kepala Subbagian, Kepala Bidang, Kepala Seksi, Kepala UPTD dan Kelompok Jabatan Fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing maupun antar satuan organisasi di lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain di luar Pemerintah Daerah sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya STRUKTUR DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN TUBAN Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Tuban Nomor 14 Tahun 2016 tentang pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah, mempunyai struktur organisasi dengan susunan sebagai berikut : 24

25 25

26 2.1.3 SUMBER DAYA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN TUBAN Sumberdaya utama yang perlu diinformasikan dalam renstra ini antara lain sumber daya manusia yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban, sarana prasarana pendukung yang dimiliki dan besarnya anggaran untuk penyelenggaraan seluruh kegiatan yang ada. Uraian berikut ini memberikan gambaran secara lebih rinci terkait sumberdaya organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban, yang antara lain: SUMBER DAYA MANUSIA No Kondisi sumber daya manusia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban akan diklasifikasi atas dasar jumlah personil untuk setiap kelompok fungsi yang terdapat pada bagian Sekretariat, Bidang Perpustakaan, Bidang Kearsipan, Bidang Pengembangan dan Pembinaan, Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) dan Kelompok Jabatan Fungsional juga akan dibedakan status, golongan/ruang serta tingkat pendidikan SDM. Sumber daya manusia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban semuanya berjumlah 90. Adapun komposisinya dapat dilihat dalam tabel di bawah ini. Tabel 2.1: Komposisi pegawai menurut kelompok fungsi Seksi Laki-laki Jenis Kelamin Perempuan Jumlah Prosentase (%) 1. Kepala Sekretariat Bidang Perpustakaan Bidang Pengembangan 4. dan Pembinaan Bidang Kearsipan Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) 7. Kelompok Jabatan Fungsional JUMLAH Tabel 2.2 : Komposisi pegawai menurut tingkat pendidikan No Pendidikan Jumlah Prosentase (%) 1. SD SLTP SLTA D D D

27 No Pendidikan Jumlah Prosentase (%) 7. S S JUMLAH Tabel 2.3 : Komposisi pegawai berdasarkan golongan/ruang Jumla Prosentase No Golongan Ruang a b c d e h (%) 1 Non Golongan Golongan I Golongan II Golongan III Golongan IV JUMLAH Tabel 2.4 : Komposisi pegawai menurut status kepegawaian No Status kepegawaian Jumlah Prosentase (%) 1 Pegawai Negeri Sipil Jabatan Struktural Jabatan Fungsional Staf Pegawai Tidak Tetap (PTT) Pegawai Kontrak Non Pns Kegiatan JUMLAH Sumber : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Taun 2017 Dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi dan mengoptimalkan pelayanan publik diperlukan jabatan fungsional yang mendukung tugas pokok dan fungsi pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban. Adapun jabatan fungsional tersebut adalah jabatan fungsional pustakawan dan jabatan fungsional arsiparis. Namun hingga sekarang kedua jabatan fungsional tersebut belum ada sehingga kedepan perlu diusahakan keberadaannya SARANA DAN PRASARANA Sumberdaya pendukung berupa sarana dan prasarana yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban, secara umum masih sangat kurang dari segi kuanatitas maupun kualitas bila ditinjau dari sudut luasnya cakupan wilayah pembinaan maupun operasional kerjanya serta tanggung 27

28 jawab & kewenangan yang dimiliki sesuai dengan Undang-Undang No. 43 tahun 2007 tentang, Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, PP No. 38 Tahun 2007, PP No. 28 Tahun 2012 dan PP No. 24 Tahun Dalam bagian ini, tidak akan diuraikan seluruh sarana maupun prasarana yang ada, namun hanya terbatas pada sarana dan prasarana utama yang paling banyak berperan dan sangat penting dalam mendukung pelaksanaan kegiatan dan tugas rutin Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban, diantaranya gedung kantor, gedung, gedung arsip, kendaraan roda 4 untuk dinas dan operasional. Adapun rinciannya adalah sebagai berikut : a. 1 unit gedung kantor di Jl. Hos Cokroaminoto No 5 Tuban; b. 3 unit depo arsip di Jl. Hos Cokroaminoto No 5 Tuban; c. 1 unit gedung pengolah arsip di Jl. Hos Cokroaminoto No 5 Tuban; d. 1 unit gedung umum di Jl. Sunan Kalijaga No 10 Tuban; e. 2 unit gedung umum kecamatan di Kecamatan Jatirogo dan Rengel; f. 3 unit gedung umum kecamatan sebagai hasil kerjasama dengan kecamatan berada di Kecamatan Kenduruan, Kerek dan Jenu; g. 1 unit kendaraan dinas roda 4 (kondisi baik); h. 2 unit kendaraan operasional roda 4 (kondisi kurang baik); i. 1 unit kendaraan operasional roda 4 (kondisi baik) Sedangkan sarana prasarana lainnya terbagi secara merata dan terbatas pada setiap unit kerja yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban (sebagaimana data aset Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban terlampir) ANGGARAN Dalam melaksanakan kegiatan dan pelayanan di bidang dan kearsipan diperlukan pembiayaan yang memadai. Alokasi anggaran bidang dan kearsipan Tahun 2016 termasuk Gaji PNS adalah sebesar Rp ( 0,55% ) dari 28

29 total APBD Kabupaten Tuban. Untuk itu diharapkan pada tahuntahun berikutnya alokasi anggaran bidang dan kearsipan agar lebih ditingkatkan dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan bidang dan kearsipan yang menunjang kualitas pendidikan dan pencapaian cita-cita nasional yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa KINERJA PELAYANAN DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN TUBAN Bidang Sampai saat ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban telah memiliki 6 umum yang terletak di 6 kecamatan, yaitu Perpustakaan umum daerah di Kecamatan Tuban, umum Kecamatan Rengel, Jatirogo, Kenduruan, Kerek dan Jenu. Adapun di umum daerah di Kecamatan Tuban pelayanan dilakukan selama 7 hari kerja mulai hari senin sampai dengan minggu, dengan jadwal sebagai berikut : Hari senin s/d Jum at : Jam s/d WIB Hari sabtu : Jam s/d WIB Hari minggu : Jam s/d WIB Sedangkan pelayanan di umum kecamatan dilakukan selama 6 hari kerja mulai hari senin sampai dengan sabtu dan hari minggu libur, dengan jadwal sebagai berikut : Hari senin s/d Jum at : Jam s/d WIB Hari sabtu : Jam s/d WIB Hari minggu : Libur Kemudian untuk memperluas jangkauan pelayanan, telah dioperasikan pula 1 unit mobil keliling (pusling) bantuan dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, yang beroperasi sebanyak 5 kali dalam seminggu dengan jangkauan wilayah seluruh kecamatan se Kabupaten Tuban dengan sasaran sekolah, pondok pesantren dan komunitas masyarakat. Sedangkan untuk meningkatkan jumlah peminjaman buku telah dilakukan program kemitraan dengan meminjamkan 1 paket buku kepada mitra 29

30 dalam kurun waktu tertentu (biasanya 1 bulan sekali) secara berkelanjutan. Namun karena keterbatasan koleksi buku maka banyak permintaan kemitraan yang belum dapat dipenuhi. Kemudian untuk meningkatkan SDM telah diadakan kegiatan workshop pustawan sekolah yang setiap tahunnya diikuti oleh 80 peserta dari lingkungan Dikpora dan Kemenag, sedangkan untuk peningkatan SDM desa/kelurahan telah diadakan kegiatan bimbingan teknis bagi pengelola di kabupaten tuban dengan 40 peserta dari tenaga pengelola desa/kelurahan, untuk saat ini dari 328 desa/kelurahan baru terdapat ± 62 desa/kelurahan. Berikut ini disampaikan data perkembangan umum Kabupaten Tuban selama 5 (lima) tahun terakhir dari tahun 2011 s/d 2015 dilihat dari jumlah anggota, jumlah pengunjung, jumlah peminjam buku, dan jumlah koleksi buku : Tabel 2.5 : Data Perkembangan Perpustakaan Umum Kabupaten Tuban No Uraian Jumlah anggota Jumlah pengunjung Jumlah buku yang dipinjam 4 Jumlah koleksi buku

31 Bidang kearsipan dan dokumentasi Arsip inaktif yang telah didata dan ditata oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban sampai dengan tahun 2016 dilihat dari asal instansi/pengirim arsip meliputi: Tabel 2.6 : Arsip/dokumen yang telah didata dan ditata s/d Tahun 2016 Berdasarkan Asal Instansi/Pengirim Arsip No Instansi Asal Arsip Jumlah Boks Jumlah Berkas 1. Eks Bagian Keuangan Bagian Perekonomian BP Bagian Perlengkapan Bagian Pemdes Bagian Umum Bagian Sosial Bagian Hukum Bagian Sungram Dinas Pengelola Keaungan dan Aset Daerah 11. Bappeda Sospol Lingkungan Hidup Humas KPU Panwas Dispenda Kimpraswil Dinas Pengelola a. Dukcapil b. BLH c. Satpol PP d. Dinas Pertambangan e. Kesbangpol & Linmas f. Dinas Pertanian g. Dinas Perikanan h. Bapemas i. Sosnaker j. Pussipdok Keterangan Kemudian Arsip/dokumen daerah yang telah didata dan ditata sampai dengan tahun 2016 berdasarkan jenis arsip/dokumen meliputi : 31

32 Tabel 2.7 : Arsip/dokumen yang telah didata dan ditata s/d tahun 2016 Berdasarkan Jenis Berkasnya No Jenis berkas 1. IMB pemutihan (peran) 2. IMB rutin (peran) Jumlah Jumla Tahun penciptaan berkas h box Th Th 1985,1986,1988, IMB industri Tanah negara Th 1974, Tanah Bangunan 3 68 Pendidikan 6. APBD Th 1961/1962, 1969/1970,1970/ Bangunan permanen Th Ket 8. SK Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati, DPR, Lembaga Non, Camat, Kepala Desa Sedangkan pencapaian kinerja pelayanan Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Kabupaten Tuban serta Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Tahun sebagaimana tersebut pada tabel 2.8 dan tabel 2.9 di bawah ini : 32

33 Tabel 2.9 : Pencapaian kinerja pelayanan Kantor Perpusatakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Kabupaten Tuban Tahun No Indikator kinerja sesuai tupksi Renstra SKPD Tahun ke Realisasi Capaian Tahun ke Rasio Capaian pada Tahun ke indikator SPM IKK lainnya 1 (2012) 2 (2013) 3 (2014) 4 (2015) 5 (2016) 1 (2012) 2 (2013) 3 (2014) 4 (2015) 5 (2016) 1 2 (2013) 3 (2014) 4 5 (2016) (2012) (2015) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) 1. Jumlah anggota ,7% 186,2% 121,6% 115,9% 106.5% 2. Jumlah pengunjung ,8% 161,5% 157,3% 201,3% 226.4% 3. Jumlah bahan pustaka yang dipinjam buah buka buka buah buah buah buah buah buah buah 103,4% 76,8% 86,9% 100,1% 113% 4. Jumlah koleksi buku buku buku buku buku buku buku buku buku buku buku 99,7% 97,8% 92,8% 92.8% 101.9% 5. Jumlah yang terbina perpus 15 perpus 15 perpus 15 perpus - 15 perpus 15 perpus 20 perpus 20 perpus - 100% 100% 133,3% 133.3% - 6. Jumlah pedoman karsipan yang disusun 7. Jumlah unit kerja yang menyelenggarakan sistem kearsipan rancangan 2 rancangan rancangan 3 rancangan % 150% SKPD 6 SKPD 6 SKPD 6 SKPD - 20 SKPD 22 SKPD 27 SKPD 28 SKPD - 333,3% 366,6% 450% 466,7% - 8. Jumlah arsip inaktif / statis yang diolah berkas berkas berkas berkas berkas berkas berkas berkas berkas berkas 1.554% 1.132,5% 1.104,2% 670,6% 321.4% 9. Jumlah pengguna arsip % 120% Jumlah pengunjung pameran arsip % 625% Kegiatan peningkatan SDM kali / 80 2 kali / 80 2 kali / 80 2 kali / 80 1 kali / 80 1 kali / 40 2 kali / 80 2 kali / 80 2 kali / kali / 80 50% 50% 150% 100% 100% 12. Kegiatan peningkatan SDM kearsipan dan Dokumentasi 1 kali / 40 1 kali / 40 1 kali / 40 1 kali / 40 1 kali / 80 1 kali / 40 1 kali / 40 1 kali / 80 1 kali / 80 1 kali / % 100% 200% 200% 100% 13. Jumlah peserta program kemitraan perpus 25 perpus 35 perpus 50 perpus 50 perpus 22 perpus 30 perpus 72 perpus 72 perpus 64 perpus 88% 120% 214,2% 114% 128% 33

34 Analisa Pencapaian Kinerja Tahun 2016 Beserta Data Pendukungnya : 1. Sasaran meningkatnya kunjungan sarana layanan terdiri dari 3 (tiga) indikator yaitu : Jumlah anggota Jumlah pengunjung Jumlah bahan pustaka yang dipinjam Tabel dan Realisasi Indikator Kinerja Sasaran No Indikator Kinerja Capaian 2015 Realisasi Prosenta se (%) Realisasi Prosen tase (%) terhadap 2016 (%) 1 Jumlah anggota , Jumlah pengunjung Perpustakaan , Jumlah bahan pustaka yang dipinjam buah buah 100, buah buah Grafik 1.1 Jumlah Anggota Perpustakaan Tahun Dari grafik diatas dapat dilihat bahwa jumlah anggota mengalami kenaikan dari Tahun 2015 sebanyak menjadi pada Tahun Perbandingan kenaikan tersebut sebesar 7.34% Grafik 1.2 Jumlah Pengunjung Perpustakaan Tahun Capaian Dari grafik diatas dapat dilihat bahwa jumlah pengunjung mengalami kenaikan dari Tahun 2015 sebanyak menjadi pada Tahun Perbandingan kenaikan tersebut sebesar 25.72% 34

35 Grafik 1.3 Jumlah Bahan Pustaka yang Dipinjam Tahun Capaian Dari grafik diatas dapat dilihat bahwa jumlah bahan pustaka yang dipinjam mengalami kenaikan dari Tahun 2015 sebanyak buah menjadi buah pada Tahun Perbandingan kenaikan tersebut sebesar 16.17% Sasaran meningkatnya kunjungan sarana layanan ini dicapai melalui 1 (satu) program yaitu Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan yang didukung oleh 8 (delapan) kegiatan yaitu : Pengembangan Minat dan Budaya Baca Pelayanan Perpustakaan Keliling Lomba desa / kelurahan Peningkatan Pelayanan Perpustakaan Umum Daerah Peningkatan Pelayanan Perpustakaan Umum Kecamatan Jatirogo Peningkatan Pelayanan Perpustakaan Umum Kecamatan Rengel Peningkatan Pelayanan Perpustakaan Umum Kecamatan Kenduruan Peningkatan Perpustakaan Umum Kecamatan Kerek Peningkatan Pelayanan Perpustakaan Umum Kecamatan Jenu Jika dilihat dari grafik 1.1 s.d. 1.3 secara umum indikator kinerja sasaran ini dapat dicapai melebihi target dan mengalami peningkatan dari tahun 2015 ke tahun 2016, hal ini tidak lepas dari usaha usaha yang dilakukan untuk mencapai target kinerja.agar tidak terjadi pemusatan pelayanan di kabupaten saja maka di kembangkan pelayanan umum di kecamatan. Saat ini Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi telah memiliki 6 di kecamatan yaitu 35

36 Kecamatan Tuban, Kecamatan Rengel, Kecamatan Jatirogo, Kecamatan Kenduruan, Kecamatan Kerek dan Kecamatan Jenu yang baru di buka pada tahun Adapun sasaran strategis sebagai tindak lanjut peningkatan sasaran ini adalah optimalisasi promosi dan layanan di tahun tahun berikutnya, mengingat pentingnya fungsi sebagai wahana belajar sepanjang hayat untuk mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat berilmu, cakap, kreatif, mandiri dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggungjawab dalam mendukung penyelenggaraan pendidikan nasional.dengan segala keterbatasan yang ada usaha mendukung pengembangan dan pelayanan di kecamatan tetap diusahakan sehingga tahun 2017 akan dibuka umum Kecamatan Palang, Kecamatan Widang dan Kecamatan Tambakboyo. 2. Sasaran meningkatnya koleksi dan pembinaan serta pemberdayaan berbagai jenis terdiri dari 1 (satu) indikator yaitu : Jumlah koleksi buku No Indikator Kinerja Tabel dan Realisasi Indikator Kinerja Sasaran Realisasi Prosen tase (%) Realisasi Prosen tase (%) Capaian 2015 terhadap 2016 (%) 1 Jumlah Koleksi buku buku buku buku buku Grafik 2.1 Jumlah Koleksi buku Tahun Capaian 36

37 Dari grafik diatas dapat dilihat bahwa jumlah koleksi buku mengalami peningkatan dari Tahun 2015 sebanyak buku menjadi buku pada Tahun Perbandingan kenaikan tersebut sebesar 21.61% Daftar Koleksi buku tahun NO JENIS Tahun 2015 Tahun 2016 V. Koleksi buku V.1 Koleksi buku Perpustakaan umum Daerah Judul Judul Judul Eksemplar Eksemplar Eks V.2 Koleksi buku Perpustakaan Kec. Jatirogo Judul Judul Judul Eksemplar Eksemplar Eks V.3 Koleksi buku Perpustakaan Kec. Rengel Judul Judul Judul Eksemplar Eksemplar Eks V.4 Koleksi buku Perpustakaan Kec. Kenduruan Judul Judul Judul Eksemplar Eksemplar Eks V.5 Koleksi buku Perpustakaan Kec. Kerek Judul 278 Judul Judul Eksemplar 424 Eksemplar Eks V.6 Koleksi buku Perpustakaan Keliling Judul Judul Judul Eksemplar Eksemplar Eks V.7 Koleksi buku Taman Bacaan / Kemitraan Judul Judul Judul Eksemplar Eksemplar Eks Jumlah Judul Judul Judul Jumlah Eksemplar Eksemplar Eks 37

38 Sasaran meningkatnya koleksi dan pembinaan serta pemberdayaan berbagai jenis ini dicapai melalui 1 (satu) program yaitu Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan yang didukung oleh 7 (tujuh) kegiatan yaitu: Peningkatan Pelayanan Perpustakaan Umum Daerah Peningkatan Pelayanan Perpustakaan Umum Kecamatan Jatirogo Peningkatan Pelayanan Perpustakaan Umum Kecamatan Rengel Peningkatan Pelayanan Perpustakaan Umum Kecamatan Kenduruan Peningkatan Perpustakaan Umum Kecamatan Kerek Peningkatan Pelayanan Perpustakaan Umum Kecamatan Jenu Penyediaan bahan pustaka program kemitraan 3. Sasaran meningkatnya penyelamatan dan pelestarian arsip terdiri dari 1 (satu) indikator yaitu : Jumlah arsip inaktif /statis yang diolah No Indikator Kinerja Tabel dan Realisasi Indikator Kinerja Sasaran Realisasi Prosen tase (%) Realisasi Prosen tase (%) Capaian 2015 terhadap 2016 (%) 1 Jumlah arsip inaktif /statis yang diolah berkas berkas 670, berkas berkas 321,4 143,8 Grafik 4.1 Jumlah Arsip Inaktif yang Diolah Tahun Capaian

39 Dari grafik diatas dapat dilihat bahwa jumlah pengguna arsip mengalami peningkatan dari Tahun 2015 sebanyak berkas turun menjadi berkas pada Tahun 2016 perbandingan capaian43,76% Sasaran ini dicapai melalui 2 (dua) program yaitu : Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah dengan kegiatan : Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip Pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah Fumigasi arsip Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan dengan kegiatan : Pemeliharaan rutin/berkala Arsip Daerah Dalam pengolahanarsip, Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi di bantu oleh 22 tenaga Non PNS pengolah arsip dan pengentri data kearsipan. Daftar SKPD yang menerapkan Sistem Kearsipan secara Baku s/d Tahun 2016 NO. SKPD NO. SKPD 1 Dinas Pekerjaan Umum 24 Kecamatan Plumpang 2 Dinas Kependudukam dan Catatan Sipil 25 Kecamatan Rengel 3 Dinas Kesehatan 26 Kecamatan Soko 4 Dinas Perhubungan 27 Kecamatan Tuban 5 Dinas Perikanan dan Kelautan 28 Sekretariat Daerah (Bagian Umum, Bagian Hukum, Bagian Perekonomian, adm Pembangunan dan Kesra, Bagian Pemerintahan) 6 Dinas Perekonomian dan Pariwisata 29 7 Dinas Pendapatan, Pengelolaan 30 Keuangan dan Aset Daerah 8 Dinas Pendidikan, Pemuda dan 31 Olahraga 9 Badan Kepegawaian Daerah Bapemas, Pemdes dan KB Kantor Kesbangpol Bappeda 35 39

40 13 BPPKP Sekretariat DPRD Inspektorat Badan Penanggulangan Bencana RSUD Dr. R Koesma PDAM PD Aneka Tambang Badan Perizinan Kecamatan Merakurak Kecamatan Palang Kecamatan Jenu 4. Sasaran meningkatnya kualitas pengelola, kearsipan dan dokumentasi terdiri dari 3 (tiga) indikator yaitu : Jumlah kegiatan peningkatan SDM Jumlah kegiatan peningkatan SDM kearsipan dan dokumentasi Jumlah program kemitraan No Indikator Kinerja Tabel dan Realisasi Indikator Kinerja Sasaran Capaian 2015 Realisasi Prosent terhadap Realisasi Prosent ase (%) ase (%) 2016 (%) 1 Kegiatan peningkatan SDM 2 kl / 80 2 kl / kl / 80 1 kl / Kegiatan peningkatan SDM kearsipan dan dokumentasi 1 kl / 40 1 kl / kl / 80 1 kl / Jumlah peserta program kemitraan 50 perpus 72 perpus perpus 64 perpus ,8 40

41 Grafik 6.1 Jumlah Kegiatan Peningkatan SDM Perpustakaan Tahun kali target Capaian kali Capaian Dari grafik diatas dapat dilihat bahwa jumlah kegiatan peningkatan SDM stabil dari Tahun 2015 sebanyak 2 kali / 80 menjadi 1 kali / 80 pada Tahun Perbandingan kenaikan tersebut sebesar 100% Grafik 6.2 Jumlah Kegiatan Peningkatan SDM Kearsipan dan Dokumentasi Tahun kali target Capaian kali Capaian Dari grafik diatas dapat dilihat bahwa jumlah kegiatan peningkatan SDM kearsipan dan dokumentasi mengalami capaian stabil dari Tahun 2015 sebanyak 1 kali/ 80 dan 1 kali / 80 pada Tahun Perbandingan kenaikan tersebut sebesar 100% Grafik 6.3 Jumlah Perpustakaan Peserta Program Kemitraan Tahun Capaian