ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PART MOBIL DAN SERVICE PADA BENGKEL ODI MOTOR DI JAMBI NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PART MOBIL DAN SERVICE PADA BENGKEL ODI MOTOR DI JAMBI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Vina Rindy Mukti Pratiwi kepada FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2017

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PART MOBIL DAN SERVICE PADA BENGKEL ODI MOTOR DI JAMBI Vina Rindy Mukti Pratiwi 1), Dina Maulina 2) 1) Sistem Informasi Universitas AMIKOM Yogyakarta 2) Teknik Komputer Universitas AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia vina.pratiwi@students.amikom.ac.id 1), dina.m@amikom.ac.id 2) Abstract - Sales Information System Car spare parts is a system that manage data spare parts are sold, to determine the amount of the existing exhauted stock and sold out stock of spare parts, and manage data supplier. Data management of spare parts sales and service of motor cars in the garage Odi Jambi Machine Shop is still a non-electronic or manual So as the process becomes organized unwell, irregular and the process to be slow and the bill of sale is lost or cann t be found. Therefore, to solving this problem will made spare parts Information Systems Sales and Service On Odi Motor Stores In Jambi web-based applications. Data collection for this system is given directly by the owner's son Workshops are now in control in Odi Motor Machine Shop so that the information generated sales of spare parts information system is able to solve the existing problems in the research object. Information Systems Spare Parts Car Sales and Service On Odi Motor Machine Shop In Jambi resulted entry management process better so as to facilitate in controlling the financial Shop and Workshop. As well as information system design uses sublime, in which XAMPP includes MySQL as data storage and Apache as the web server and using PHP Framework CI as a programming language. Keywords - Information Systems Sales of spare parts, Repair, Service, Design application. 1. Pendahuluan Toko Odi Motor merupakan salah satu usaha bengkel yang menjual spare parts dan melayani jasa Service mobil yang berlokasi di Jambi. Di Toko Odi Motor penggolahan data penjualan dan Service menggunakan sistem pencatatan manual yaitu semua kegiatan pelayanan di mulai dari pendataan pelanggan, pendataan Service, dan pendataan spare parts. Pencatatan manual disini yaitu masih menggunakan nota untuk pembayaran penjualan dan sebuah buku dalam mencatat segala aktifitas pendataan dibengkel tersebut. Tentu dengan pencatatan secara manual seperti ini menimbulkan berbagai kendala seperti terjadi penumpukan antrian dalam proses transaksi pembayaran dan pembukuan keuangan menjadi tidak terkontrol karena tidak ada rekapan atau laporan. Kendala lainnya yaitu apabila nota-nota dan buku tersebut hilang atau rusak maka semua data-data akan hilang. Tentu hal tersebut akan merugikan sekali bagi pihak bengkel. Sehingga pemilik meminta penulis untuk mengatasi masalah tersebut. 1.1 Rumusan Masalah Adapun Rumusan masalah yang akan dikaji dalam penelitian ini, yaitu bagaimanakah menerapkan sistem informasi penjualan spare part mobil dan service pada bengkel Odi Motor di Jambi menggunakan bahasa pemograman php framework codeigniter untuk mempermudah sistem penjualan? 1.2 Batasan Masalah Agar penelitian ini terarah, sesuai dengan tujuan penelitian maka penulis menetapkan batasan-batasan sebagai berikut : 1. Sistem informasi penjualan ini berbasis web application. 2. Sistem informasi ini dapat menangani masalah meliputi data Customers, data Suppliers, data Mechanics, data spare parts, data Service, rincian transaksi penjualan, rincian transaksi pembelian, dan data cars. 3. Sistem informasi ini menghasilkan laporan data spare parts, laporan data suplier, laporan data Service, laporan data pembelian, laporan data penjualan, laporan p & p SpareParts, laporan spare part dijual terlaris dan laporan spare parts yang stok akan habis (limited). 4. Sistem informasi ini menggunakan bahasa pemograman PHP dengan Framework CodeIgniter dan MySQL sebagai server basis data. 5. Untuk level user ada 3, yaitu admin, pemilik, dan cashier 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan Penelitian ini antara lain : 1. Merancang dan mengimplementasikan sebuah sistem informasi penjualan spare parts di toko Odi Motor Jambi yang dapat membantu 1

4 karyawan dalam mengelola data penjualan, Service, dan stok barang (spare parts). 2. Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi yang terkomputerisasi. 3. Menambah pengalaman dan pengetahuan dalam merancang Sistem Informasi Penjualan Spare Part. 2. Landasan Teori 2.1 Tinjauan Pustaka Yudhistika Paramaarta (2012) yang berjudul Sistem Informasi Penjualan Spare Part Berbasis Web pada Bengkel RSAC Motor Klaten. Permasalahan yang ada pada penelitian skripsi ini yaitu membuat sistem informasi untuk menambah daya saing dalam bisnis penjualn spare part, membuat sistem informasi untuk menggolah data seperti data pelanggan, data spare part, data pemasok, data penjualan, dan data pembelian. Dan sistem informasi ini dapat mencetak laporan pembelian, laporan spare part,dan laporan pelangan.[1] Tri Sutrisno (2015) yang berjudul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Spare Part Pada Bengkel Grogol Putra Motor Purbalingga. Permasalahan yang ada pada penelitian skripsi ini adalah membuat sistem informasi untuk mempermudah, mempersingkat pekerjaan, membuat sistem untuk menggolah data User, data transaksi penjualan, data transaksi pembelian, data pemasok, dan data suku cadang. Dan menghasilkan laporan yang seperti laporan data penjualan, laporan data persediaan suku cadang, laporan data pembelian.[2] Subangkit Rizad Sugiyarto (2015) yang berjudul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Suku Cadang Di Bengkel Kranggan Motor Temanggung. Permasalahan yang ada pada penelitian skripsi ini adalah membangun sistem informasi untuk penggolahan penjualan dan pembelian barang seperti data kategori, data pelanggan, data pengguna, data Supplier, data transaksi pembelian dan data transaksi, dan data penjualan. Dan sistem informasi dapat mencetak laporan penjualan, laporan pembelian, laporan Supplier, dan laporan barang.[3] 2.2 Konsep Dasar Sistem,Informasi,Sistem Informasi Definisi Sistem Sistem merupakan suatu kumpulan komponenkomponen yang saling berinteraksi dan bersama-sama menghasilkan suatu produk untuk mencapai tujuan yang tertentu Definisi Informasi Informasi marupakan data-data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya sehingga dapat diambil sebuah keputusan Definisi Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.[4] 2.3 Konsep Pemodelan Sistem Pemodelan Proses Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi menggunakan Flowchart. Simbol yang digunakan yaitu : Tabel 1 Simbol-simbol Flowchart Simbol Keterangan Simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas. Simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan simbol yang lain. Simbol ini disebut connecting line. Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard. Simbol yang menunjukan pengolahan yang dilakukan oleh komputer. Simbol untuk menyimpan data, penyimpanan Unified Modelling Language (UML) UML adalah bahasa spesifikasi standar untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan membangun sistem perangkat lunak. UML dikenal untuk analisis dan desain berorientasi objek.[5] UML yang digunakan oleh penulis yaitu Use Case Diagram, Activity Diagram, Squence Diagram, dan Class Diagram. Disini akan di jelaskan mengenai Use Case Diagram. Use Case Diagram Use Case Diagram menggambarkan interaksi antara actor dengan proses atau sistem yang dibuat. Tabel 2 Komponen Use Case Diagram Simbol Nama dan Keterangan Actor, merupakan peran yang berinteraksi dengan sistem bisnis. 2

5 Association, merupakan penghubung antara actor dan Use Case untuk menunjukkan bahwa seorang actor dapat menggunakan fungsionalitas tertentu Business Use Case, menggambarkan interaksi antara actor dan sistem bisnis, yang berarti itu menggambarkan fungsionalitas dari sistem bisnis. Include Relationship, hubungan antara dua Use Case yang menandakan bahwa penggunaan Use Case pada sisi yang ditunjuk titik panah digunakan pada sisi yang lain. Extend Relationship, hubungan antara dua Use Case yang menandakan bahwa penggunaan Use Case pada sisi yang ditunjuk titik panah merupakan perluasan dari Use Case yang menunjuk. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Masalah Analisis Kinerja Analisi kinerja merupakan suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehinggadapat mencapai sasaran yang diinginkan. Tabel 3 Analisis Performance Untuk melayani pembelian atau Respon Time pembuatan nota transakasi, pencatatan (Waktu) Service dan spare parts di kasir memerlukan waktu menit. Throughput (Jumlah Produksi) Setiap harinya kasir dapat melayani customer yang datang sebanyak 20 orang dan tidak adanya pembuatan laporan hanya di catat secara manual menggunakan buku, sehingga terkadang terjadi kesalahan dalam pencatatan dan memerlukan waktu 1 hari untuk mencari kesalahan terletak dimana Analisis Informasi Analisis Informasi merupakan hal penting untuk mengetahui kemampuan sistem yang lama dalam memberikan informasi dengan menggunakan parameter keakuratan, ketepatan waktu, dan relevan. Akurat Tabel 4 Analisis Information Penyajian informasi data stok spare parts, data transaksi pembelian dan penjualan sering terjadi kesalahan dalam perekapan jumlah sehingga Relevan Tepat waktu dapat menyebabkan informasi yang dihasilkan tidak akurat. Penyajian informasi tentang spare part, Service, data transaksi pembelian dan penjualan yang dibuat sering terjadi human error dari pihak kasir sehingga informasi tidak relevan. Penyajian informasi sering terlambat karena perekapan data transaksi pembelian dan penjualan, data spare part dan Service hanya di catat pada buku besar tidak adanya laporan, sering terjadi kesalahan sehingga informasi yang dihasilkan tidak tepat waktu Analisis Ekonomi Analisis Ekonomi merupakan pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Biaya Manfaat Biaya Analisis Pengendalian Tabel 5 Analisis Economy Pemborosan biaya dalam penggunaan untuk nota transaksi pembelian dan penjualan, buku besar untuk mencatat data spare part dan Service apabila terjadi kesalahan penulisan maka nota tidak bisa digunakan lagi dan tidak dapat diedit. Informasi yang dihasilkan dari notanota transaksi sering tidak sesuai dengan harapan pemilik bengkel karena informasi tersebut sering hilang, lupa, dan jika harus merubah datanya harus melakukan pencatatan ulang. Pemborosan biaya dalam penggunaan untuk nota transaksi pembelian dan penjualan, buku besar untuk mencatat data spare part dan Service apabila terjadi kesalahan penulisan maka nota tidak bisa digunakan lagi dan tidak dapat diedit Analisis pengendalian digunakan untuk menghindari dan mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem, untuk menjamin keamanan data dan informasi Kendali Keamanan Data dan Informasi Tabel 6 Analisis Control Tidak adanya proteksi terhadap data karena media penyimpanannya masih berupa nota-nota, kertas, buku besar yang diletakkan di sembarang tempat sehingga rentan hilang atau rusak. Sehingga data-data dan informasi tidak terjaga. 3

6 3.1.5 Analisis Efisiensi Analisis efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal oleh para pengusaha. Tabel 7 Analisis Efficiency Pencatatan Transaksi Sumber Daya Analisis Layanan Pencatatan setiap transaksi masih dilakukan manual sehingga yang lama dan belum adanya laporan transaksi penjualan dan pembelian. Pemborosan waktu karena dalam pembuatan nota transaksi penjualan dan pembelian, rekapan data, dan jumlah stok spare part memerlukan waktu yang lama dan banyak kertas atau buku besar untuk pencatatannya. Analisi Layanan untuk peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan akan memberikan koordinasi aktivitas yang maksimal untuk mencapai tujuan dan sasaran untuk karyawan dan pemilik usaha. Tabel 8 Analisis Service Pelayanan 3.2 Perancangan 3.2.1Perancangan Basis Data Customer masih harus menunggu pencarian ketersediaan spare parts, pembuatan nota pembelian dan informasi pembayaran yang ada di nota kurang jelas ERD (Entity Relationship Diagram) Relasi Antar Tabel Gambar 2 Relasi Antar Tabel Perancangan Proses Flowchart Sistem Gambar 3 Flowchart Sistem Use Case Diagram Gambar 1 ERD (Entity Relationship Diagram) Gambar 4 Use Case Diagram 4

7 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pembuatan Database Database yang dibuat menggunakan phpmyadmin. Pembuatan dilakukan dengan membuka tab Database pada phpmyadmin, kemudian menuliskan nama database di form Create Database lalu nama database yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah odimotor dan klik Button Create. Klik Button Penjualan Spare Part Halaman ini digunakan untuk transaksi penjualan spare part pada Bengkel Odi Motor. Gambar 5 Pembuatan database odimotor 4.2 Interface 1. Halaman Login Halaman login adalah halaman yang pertama kali diakses oleh user (admin, cashier,dan pemilik). 2. Halaman Home Gambar 6 Halaman Login Halaman dashboard adalah halaman yang pertama kali dikunjungi setelah login. Gambar 9 Halaman Penjualan SpareParts Berikut ini merupakan penjelasan dari halaman Penjualan SpareParts : a. Button + Transaksi Baru berfungsi untuk menambah transaksi baru. b. Button Menu Utama berfungsi untuk kembali menuju ke halaman utama dari Transaksi Penjualan. c. Button + berfungsi untuk memunculkan pop up modal untuk menambahkan data Customer langsung di halaman transaksi penjualan spare parts. d. Button + Spare Part berfungsi untuk memunculkan pop up modal untuk menambahkan data Supplier langsung di halaman transaksi penjualan spare parts. e. Button Simpan berfungsi untuk menyimpan spare part yang akan dibeli Customer. f. Button Proses Transaksi berfungsi untuk melanjutkan ke halaman untuk memperoses pesanan penjualan. 4. Halaman Pembelian Halaman ini digunakan untuk transaksi layanan Service di bagian Cashier pada Bengkel Odi Motor. 3. Halaman Penjualan Gambar 7 Halaman Home Halaman ini digunakan untuk transaksi penjualan spare part dan Service. Gambar 8 Halaman Penjualan Gambar 10 Halaman Pembelian Berikut ini merupakan penjelasan dari halaman Pembelian SpareParts : a. Button + Transaksi Baru berfungsi untuk menambah transaksi baru. b. Button Tambah Supplier berfungsi untuk memunculkan pop up modal untuk menambahkan data Supplier langsung di halaman transaksi penjualan spare parts. 5

8 c. Button Tambah Supplier berfungsi untuk memunculkan pop up modal untuk menambahkan data Supplier langsung di halaman transaksi penjualan spare parts. d. Button Tambah Pembelian berfungsi untuk menambahkan data spare part yang dipesan kepada Supplier. e. Button Tambah SpareParts berfungsi untuk memunculkan pop up modal untuk menambahkan data spare part langsung di halaman transaksi penjualan spare parts. f. Button Simpan berfungsi untuk menyimpan spare part yang akan dibeli pada Supplier. g. Button Proses Transaksi berfungsi untuk melanjutkan ke halaman untuk memperoses pesanan pembelian. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Kesimpulan dari hasil analisis, perancangan, dan implementasi sistem informasi Penjualan Spare Part Mobil Dan Service Pada Bengkel Odi Motor Di Jambi adalah sebagai berikut : 1. Sistem Informasi telah berhasil dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework codeigniter. 2. Sistem ini menghasilkan laporan penjualan, laporan pembelian, grafik penjualan dan pembelian berdasakan kategori tertentu. 3. Sistem ini memiliki notifikasi yang ada ketika SpareParts persediannnya menipis. 4. Sistem ini dibagi menjadi tiga level yaitu admin, Cashier, dan pemilik yang dapat diakses menggunakan username dan password. 5. Berdasarkan hasil kuisioner yang telah dilakukan oleh pihak internal Odi Motor di Jambi penilaian sistem ini mendapatkan nilai (75,69 %) dengan kategori valid sehingga dapat dan layak di gunakan pada Bengkel Odi Motor di Jambi. 6. Dari penelitian hasil dari review kuisioner tentang aspek tampilan, aspek informasi, dan aspek konten kepada pihak Odi Motor di Jambi di nyatakan diterima.. Daftar Pustaka [1] Paramaarta. Yudhistika, Sistem Informasi Penjualan Spare Part Berbasis Web Pada Bengkel RSAC Motor Klate, Skripsi STMIK Amikom Yogyakarta, Yogyakarta, [2] Sutrisno. Tri, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Spare Part Pada Bengkel Grogol Putra Motor Purbalingga, Skripsi STIMIK Amikom Yogyakarta, Yogyakarta, [3] Sugiyanto. Subangkid Rizad, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Suku Cadang Di Bengkel Kranggan Motor Temanggung., Skripsi STMIK Amikom Yogyakarta, Yogyakarta, [4] Jogiyanto. HM, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit ANDI, Yogyakarta, [5] Kristanto A., Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava Media, Jakarta, Biodata Penulis Vina Rindy Mukti Pratiwi, memperoleh gelar Sarjana (S.Kom) Program Studi Informatika UNIVERSITAS AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Pernah menjadi Asprak Lab di Sekolah Vokasi UGM. Dina Maulina, memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) dari pascasarjana magister Teknik Komputer STMIK AMIKOM Yogyakarta pada tahun Dan gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta pada tahun Saat ini menjadi Dosen tetap di UNIVERSITAS AMIKOM Yogyakarta 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dipaparkan diatas, saran yang ingin peneliti sampaikan adalah sebagai berikut : 1. Sistem Informasi bisa digunakan di Bengkel Odi Motor Jambi dan online yang hanya dapat dioperasikan oleh orang internal dari pihak bengkel, sehingga perlu dikembangkan untuk bisa terkoneksi dengan pihak Supplier. 2. Perlu penambahan fitur seperti pemberitahuan melalui untuk laporan pendapatan dan pengeluaran dan back up data. 6