TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN. Kelas : R-50 Dosen : Prof. Dr. Ir. Imam Suroso, Msc (CS)

Transkripsi

1 TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Kelas : R-50 Dosen : Prof. Dr. Ir. Imam Suroso, Msc (CS) For Companies Both Big And Small: Running A Business On Smartphones Oleh : 1. Tantry Nugroho P Winda Puspita Sari P Wissa Harry Pramudji P PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013

2 I. PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin modern, perusahaan semakin dituntut untuk lebih kreatif dan mampu mengelola bisnisnya secara lebih baik. Tujuan pengelolaan ini adalah agar perusahaan dapat lebih bersaing di pasaran. Salah satu alat penunjang yang penting untuk memajukan perusahaan adalah teknologi. Teknologi tidak hanya berupa peralatan produksi di pabrik, tetapi juga berkaitan erat dengan seluruh kegiatan manajemen operasional perusahaan, yang disebut teknologi informasi. Teknologi informasi ini saling berintegrasi membentuk suatu jaringan yang disebut sistem informasi. Sistem informasi dapat memungkinkan perusahaan untuk memperoleh keuntungan bisnis dan melayani pelanggan dengan lebih baik, sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Namun, pemanfaatan aplikasi teknologi informasi juga harus dibarengi dengan perencanaan yang matang dan tata cara penggunaan yang sesuai standar. Perencanaan ini tidak hanya dilakukan selama beberapa tahun, melainkan merupakan kegiatan yang dilakukan secara terusmenerus dan bertahap. Dalam proses tersebut, terdapat berbagai kendala yang akan dihadapi oleh perusahaan. Pada kesempatan kali ini, akan dibahas mengenai kunci kesuksesan dan kegagalan penerapan sistem informasi di berbagai perusahaan, baik perusahaan di Indonesia maupun perusahaan asing.

3 II. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O Brien (2002) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (Wikipedia, 2013). Tujuan SIM, yaitu: Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada Gambar 1. Gambar komponen sistem informasi Menurut O Brien (2005), sistem merupakan kumpulan elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa, sehingga menghasilkan sesuatu yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai akhir untuk tujuan tertentu. Jadi, Sistem

4 Informasi adalah sistem yang menerima data sebagai inputnya yang kemudian diproses dan menghasilkan informasi sebagai outputnya. Penerapan Sistem Informasi (SI) di perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Rosemary Cafasso dalam O Brien (1999) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu perusahaan/organisasi dalam menerapkan SI. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain karena adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end-user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang dan harapan perusahaan yang nyata. Sedangkan alasan dari kegagalan penerapan SI antara lain karena kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubahubah, serta inkompetensi secara teknologi.

5 III. PEMBAHASAN Pertanyaan Studi Kasus For Companies Both Big and Small: Running a Business on Smartphones 1) Dengan cara apa smartphone membantu perusahaan agar mendapat keuntungan? Sejauh apa perubahan performa yang datang dari peningkatan pendapatan atau pengurangan biaya? Berikan beberapa contoh dari kasus. Jawab: Cara yang digunakan smartphone untuk mendapatkan keuntungan perusahaan yaitu: Dengan memperluas infrastruktur jaringan CPS, yaitu dengan Program Magellan yang dirancang oleh Baron dan rekan - rekannya dimana memiliki cara yang lebih baik dalam menggerakan dan menghubungkan tenaga kerjanya dengan sistem yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Dengan smartphone Karyawan CPS mempunyai tiga cara yang inovatif menggunakan smartphone yaitu sebagai kamera digital, GPS, dan notifikasi keadaan darurat. Sebelumnya CPS harus mengirim kelompok kecil untuk memastikan bahwa yang mereka kirim adalah orang orang yang tepat. Tetapi saat ini cukup satu orang yang dikirim untuk mengambil gambar kemudian dikirimkan ke kantor. Selanjutnya seorang ahli akan menganalisa masalahnya dan mengirim instruksi untuk memperbaikinya. Perubahan performa yang terjadi yaitu: Pada saat belum menggunakan sisitem teknologi informasi, seringkali mereka dibutuhkan untuk berkunjung ke tempat pelanggan atau area kerja lainnya untuk menganalisa masalah atau menyarankan perbaikan sebelum memberikan laporan kepada departemen yang terkait yang kemudian akan memulai langkah selanjutnya dalam proses pemberian keputusan. Ini bisa menjadi menambah tenaga kerja ekstra dan akan memakan waktu berhari hari. Namun semenjak menggunakan teknologi informasi secara tidak langsung perusahaan juga diuntungkan dengan lebih efisiennya rantai suplai, Hal ini bisa dilihat dari meningkatnya proses pembayaran pemesanan karena sebelumnya harus ada orang ditempat yang bersangkutan untuk menyetujui pesanan tersebut. Penyedia suplai

6 perusahaan dapat dengan mudah mengakses gudang untuk bertemu dengan pemesan sehingga waktu pemesanan dapat lebih cepat dan lebih proaktif. Selain itu tingkat kepuasan karyawan dan pelanggan juga meningkat, hal ini disebakan mereka dapat dengan mudah mengakses informasi dan sistem perusahaan. Karena CPS sekarang dapat menyelesaikan masalah dengan lebih cepat maka pelanggan menjadi lebih senang. Faktanya CPS mendapat penilaian tertinggi dalam J.D. Power and Associates 2007 Gas Utility Residential Customer Satisfaction Survey. Perubahan juga terjadi pada Lloyd s Construction, yang sudah mempertimbangkan setengah lusin produktivitas mobile software sebelum menetap di e-trace. Lloyd s sudah mulai membeli ponsel push to talk agar memisahkan pekerja dari radio yang sudah rusak. Software (e-trace) ini menampilkan pemetaan terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di semua aset perusahaan. Setelah masalahnya dapat teratasi, maka keuntungannya menjadi jelas. Perusahaan mempekerjakan 12 sopir, 22 mandor, dan 7 pekerja kantor yang menggunakan 41 ponsel yang menggunakan e-trace. Perusahaan membeli paket data tak terbatas untuk setiap telepon, totalnya sekitar $4.000 per bulan. Tambahan biaya jaringan lainnya, dan Lloyd s menghabiskan sekitar $50,000 per tahun untuk solusi bisnis, akuntansi, dan komunikasi yang lengkap. Sebelum e-trace digunakan, perusahaan membayar seorang akuntan 40 jam seminggu untuk membantu perusahaan. Sekarang orang itu datang satu hari selama 6 jam dalam seminggu dan dapat menghemat sekitar $1.000 per minggu. Pemasukan data dan pengurangan pengerjaan oleh operator dan mandor, Lloyd mengatakan, sekitar 1½ kali lebih cepat daripada kertas dan radio. Penyaluran yang lebih efisien telah memotong biaya bahan bakar sekitar 30 persen. Dan karyawan telah berhenti membuat transaksi-transaksi yang tidak sah. Lloyd memperkirakan peningkatan bersih kinerja persen, atau kira-kira $1 juta untuk tahun Perusahaan ekspedisi seperti FedEx dan UPS, menggunakan program sejenis e-trace dimana mereka mengaplikasikannya sebagai program pelacak kiriman. Program pelacakan kiriman ini tidak hanya dapat diakses oleh internal

7 perusahaan sebagai kontrol pengiriman yang mereka lakukan namun juga, oleh konsumen mereka. Konsumen dapat melakukan pengecekan dengan mengakses website mereka seperti salah satu program tracking pada perusahaan FedEx dibawah ini : Gambar 1. Sistem tracking FedEx 2. Pada bacaan digambarkan perusahaan menerima perlawanan saat memperkenalkan teknologi smartphone. Kenapa hal ini bisa terjadi? Apa yang harus dilakukan perusahaan untuk meningkatkan keterbukaan dari inisiatif ini? Berikan dua alternatif penawaran. Jawab: Adanya penolakan dari internal perusahaan ketika masuknya sistem baru menggantikan sistem semata mata karena kekhawatiran karyawan jika sistem baru itu diterapkan akan memngganggu dan memperlambat pekerjaan mereka. Selain itu mereka harus mempelajari sistem baru tersebut dan hal itu membutuhkan usaha ekstra dari karyawan lama yang sudah merasa nyaman dengan sistem lama yang sedang berjalan saat ini. Untuk meningkatkan keterbukaan karyawan terhadap sistem baru tersebut perusahaan dapat melakukannya dengan dua cara yaitu melalui pendekatan persuasif dan pecdekatan yang lebih tegas melalui peraturan perusahaan. Secara persuasif perushaan dapat membujuk karyawan dengan menjelaskan keuntungan dari sistem baru yang akan diterapkan selain itu perusahaan juga dapat memberikan pelatihan kepada karyawannya mengenai prosedur pengoperasian sistem baru tersebut. Karyawan yang mengikuti pelatihan secara tidak langsung akan merasakan manfaat dari adanya sistem yang baru dan akan lebih terbuka. Alternatif yang kedua dengan memasukan penggunaan sistem baru tersebut kedalam peraturan

8 perusahaan dan menetapkan sanksi tegas bagi karyawan yang tidak mau menjalankannya. Akan tetapi pendekatan seperti ini juga harus diikuti dengan diberikannya pelatihan kepada karyawan agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan digunakannya sistem yang baru ini. 3. CPS energi dan konstruksi Lloyd's menggunakan smartphone untuk membuat proses yang ada lebih efisien. Bagaimana bisa mereka menggunakan teknologi untuk menciptakan produk baru dan layanan untuk pelanggan mereka? Termasuk setidaknya satu rekomendasi untuk setiap organisasi. Jawab: Perusahaan CPS dan Lloyd s menggunakan smartphone untuk membuat proses pekerjaan mereka lebih efisien. Contohnya untuk perusahaan CPS membantu perusahaan dengan tiga cara inovatif staf CPS menggunakan smartphone mereka sebagai kamera digital di situs pekerjaan, sebagai mekanisme pelacakan GPS, dan sebagai pemberitahuan penerima darurat. Di masa lalu, CPS mungkin harus mengirimkan sekelompok kecil pekerja "umum" untuk layanan panggilan untuk memastikan orang yang tepat berada di sana. Hari ini, satu pekerja dapat mengunjungi situs, mengambil foto dari bagian yang rusak dari peralatan atau infrastruktur, dan kemudian mengirimkannya kembali ke kantor pusat atau kantor. Kemudian ahli mendiagnosis masalah dan mengirimkan bersama petunjuk untuk memperbaiki masalah atau pengiriman berita yang sesuai, yang tersedia langsung melalui suara dan SMS teks melalui smartphone. Selain itu, rantai distribusi pembeli dari perusahaan juga dapat mengunjungi gudang untuk bekerja dengan orang-orang yang benar-benar memesan, dan waktu order yang lebih cepat dan lebih proaktif dalam management keseluruhannya. Sedangkan pada perusahaan Lloyd s, software ini menampilkan pemetaan terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di semua aset perusahaan. Lloyd s menemukan bahwa beberapa aset menghabiskan terlalu banyak waktu di luar tempat makan siang yang sama, tidak pada rute yang ditentukan. Teknologi ini dapat memberi tahu perusahaan mana saja karyawan yang beristirahat pada waktunya dan yang tidak.

9 Kami merekomendasikan bagi perusahaan CPS untuk lebih mengefisiensikan biaya yang dikeluarkan, salah satu cara dengan menerapkan sistem bekerja dari rumah bagi karyawan yang tidak diperlukan kehadirannya di kantor. Bagi karyawan yang dapat mengerjakan pekerjaannya dari rumah, dapat mengirimkan hasil pekerjaannya melalui jaringan yang dibangun oleh perusahaan menggunakan fasilitas internet. Dengan cara ini perusahaan dapat menghemat pengeluaran-pengeluaran yang berkaitan dengan biaya fixed cost, contohnya biaya sewa gedung serta biaya listrik. Perusahaan juga perlu melakukan evaluasi penerapan teknologi smartphone secara kontinyu, agar dapat diketahui dan dinilai secara komprehensif dan up to date kelayakan teknologi tersebut. Hal ini ditujukan untuk memudahkan dalam proses penyempurnaan dan pengembangannya dengan berpatokan kepada prinsip benefit yang didapatkan jauh lebih besar daripada cost yang dikeluarkan. Untuk perusahaan Lloyd s, kami merekomendasikan mereka dapat membuat seperti sistem yang dapat mengetahui posisi inventaris perusahaan. Sehingga perusahaan dapat menghemat waktu pelaporan dan meminimalkan kehilangan inventaris sehingga dapat menghemat biaya. Pada inventaris tersebut dipasang sebuah bar kode, dimana apabila pegawai mereka mengecek inventaris tersebut dapat langseng memindai bar kode menggunakan smartphone yang mereka miliki dan langsung mengirimkannya ke jaringan internet yang di bangun perusahaan. Contoh penggunaan bar kode : Gambar 2. Pemanfaatan teknologi bar kode

10 Real World Activity 1. Disamping perusahaan yang terdapat dalam kasus ini, selain lain seperti FedEx dan UPS, dimana memiliki tenaga kerja selular yang besar,serta banyak menggunakan teknologi komunikasi seluler, apa perusahaan lain dapat mengambil manfaat dari inovasi ini? Jawab: Perusahaan lain selain kasus diatas dapat juga mengambil manfaat dari inovasi smartphone, banyak hal yang membuat perusahaan menggunakan smartphone sebagai alat produktivitas karyawan, antara lain: 1. Smartphone merupakan terknologi yang berukuran kecil yang memilki fitur seperti yang banyak dibutuhkan perusahaan. 2. Dapat mengontrol keluar masuknya para karyawan khusunya eksekutif perusahaan sehingga rahasia perusahaan dapat lebih terjaga. 3. Dengan menggunakan smartphone konektivitas setiap karyawan akan selalu terhubung walaupun mereka tidak berada didepan komputer, sehingga proses kerja dapat terjadi dengan cepat. 4. Perusahaan beranggapan bahwa dengan menggunakan smartphone akan meningkatkan produktivitas karyawan yang pada akhirnya meningkatkan keuntungan perusahaan. 5. Mempermudah eksekutif bekerja secara mobile, artinya eksekutif bisa bekerja secara efisien dan produktif ketika berurusan dengan perusahaan atau departemen lain tanpa harus pergi ketempat tersebut. 2. Gunakanlah internet untuk mencari industri apa saja yang menggunakan smartphone selain seperti yang ada pada bacaan. Buatlah laporan untuk melaporkan temuan anda. Jawab: Pada zaman sekarang ini teknologi smartphone sudah diterapkan hampir disemua lini industri dan jenis pekerjaan. Seorang wartawan seringkali menggunakan ponselnya sebagai alat perekam saat melakukan wawancara. Petugas PLN menggunakan ponselnya sebagai kamera untuk mengambil gambar meteran listrik ataupun kerusakan untuk dilaporkan ke kantornya. Karyawan

11 kantoran dapat memanfaatkan ponselnya sebagai catatan kecil atau pengatur agenda aktifitas sehari hari. Kurir barang dapat memanfaatkan ponselnya sebagai alat navigasi untuk menemukan tempat tujuan yang akan dituju. Seorang teknisi program dapat menggunakan ponselnya sebagai alat pengendali jarak jauh (remote dekstop) untuk langsung memperbaiki kesalahan program tanpa harus mendatangi lokasinya. Perusahaan lain selain kasus diatas dapat juga mengambil manfaat dari inovasi smartphone, banyak hal yang membuat perusahaan menggunakan smartphone sebagai alat produktivitas karyawan, antara lain: 1. Smartphone merupakan terknologi yang berukuran kecil yang memilki fitur seperti yang banyak dibutuhkan perusahaan. 2. Dapat mengontrol keluar masuknya para karyawan khusunya eksekutif perusahaan sehingga rahasia perusahaan dapat lebih terjaga. 3. Dengan menggunakan smartphone konektivitas setiap karyawan akan selalu terhubung walaupun mereka tidak berada didepan komputer, sehingga proses kerja dapat terjadi dengan cepat. 4. Perusahaan beranggapan bahwa dengan menggunakan smartphone akan meningkatkan produktivitas karyawan yang pada akhirnya meningkatkan keuntungan perusahaan. 5. Mempermudah eksekutif bekerja secara mobile, artinya eksekutif bisa bekerja secara efisien dan produktif ketika berurusan dengan perusahaan atau departemen lain tanpa harus pergi ketempat tersebut. 3. Gunakan internet untuk perkembangan teknologi terbaru dalam smartphone, dan diskusikan bagaimana teknologi terbaru tersebut dapat digunakan oleh perusahaan untuk memberikan manfaat kepada pelanggan dan pemegang saham Jawab: Perkembangan teknologi terbaru menjadi sangat penting dan diperlukan bagi perusahaan. Penggunaan teknologi terbaru akan mempermudah kinerja perusahaan secara keseluruhan. Perkembangan smartphone saat ini sudah sangat canggih karena memiliki teknologi yang terbaru dan sangat berguna bagi

12 pengguna smartphone itu sendiri. Di era yang modern saat ini tentunya banyak perkembangan teknologi yang sedang diciptakan. Adapun teknologi terbaru yang ditemukan dalam internet antara lain: 1. Camera Burst Teknologi ini merupakan perkembangan dari camera pada smartphone. Teknologi ini dapat digunakan untuk menciptakan 20 frame foto dalam sekali potret. Teknologi ini dapat digunakan bagi pelanggan maupun pemegang saham untuk memotret sesuatu yang mencurigakan, dalam hal ini yang biasanya hanya bias dilakukan oleh camera DSLR kini dapat dilakukan oleh camera smartphone. 2. Eye Tracking Salah satu teknologi yang ada dalam smartphone yang sangat canggih adalah eye tracking, yaitu sebuah teknologi dimana smartphone dapat mendeteksi apakah mata dari pengguna smartphone sedang melihat layar smartphone atau tidak. Teknologi ini dapat berguna untuk mengetahui siapa saja yang melihat smartphone si pengguna. 3. Voice Recognition Voice recognition mungkin sudah cukup lama di dunia smartphone. Namun belakangan ini, voice recognition di smartphone semakin canggih. Ketika jaman dahulu untuk memerintahahkan sesuatu perlu sebuah command yang sungguh spesifik, tapi sekarang kita bias menggunakan bahasa sehari-hari. Teknologi ini dapat membantu pelanggan dan pemegang saham untuk menampilkan apa yang kita inginkan yang tersimpan di smartphone (misal: meminta data, menelpon, menyalakan sesuatu dll).

13 4. Pop-up Play Dimasa lalu mungkin kita hanya bisa membuat suatu perencanaan di computer. Hal ini tentu tidak efisien, karena computer itu memiliki mobilitas rendah dan tidak bisa dilakukan di smartphone sehingga kita tidak bisa melakukan dua hal secara bersamaan. Namun sekarang sudah ada teknologi yang bertajuk Pop-up play, yaitu sebuah teknologi yang memungkinkan kita untuk melakukan dua hal secara bersamaan di smartphone. 5. Foto Tagging / Face Recognation Teknologi ini membantu kita untuk membagikan foto kepada orang lain. Bagi pelanggan, teknologi ini amat sangat membantu dalam pemesanan barang. Pelanggan dapat mengirim foto atau desain yang pelangan kehendaki untuk pemesanan kepada supplier sehingga proses pemesanan dapat dilakukan dengan cepat dan efisien. Pemegang saham dapat memanfaatkan teknologi ini untuk membagikan sesuatu yang pemegang saham ingin bagikan kepada orang lain secara cepat dan efisien.

14 IV. KESIMPULAN DAN SARAN IV.1. Kesimpulan Berdasarkan artikel yang diberikan dan jawaban dari pertanyaan yang tertera pada artikel dapat disimpulkan bahwa implementasi dan pengembangan Sistem Informasi (SI) di perusahaan mempunyai manfaat baik dan buruk. Jika diterapkan dengan baik SI dapat membantu kinerja perusahaan dan memberikan kesuksesan bagi perusahaan. Walaupun begitu tidak sedikit perusahaan yang kurang berhasil menerapkan SI dan terkesan dipaksakan. Sumber Daya Manusia (SDM) yang kurang siap menjadi salah satu faktornya. IV.2. Saran Dalam implementasi teknologi baru sebaiknya perusahaan melakukannya secara bertahap. Dukungan dari jajaran eksekutif juga perlu untuk memberikan motifasi bagi karyawannya.

15 DAFTAR PUSTAKA Cafasso, Rosemary dalam O Brien, J. A Management Information Systems. 4 th Ed. Irwin Inc., Boston. O Brien, J. A Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12 th Ed. Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Palupi W. (editor). Penerbit Salemba Empat, Jakarta.