PERENCANAAN JADWAL AKTIVITAS DISTRIBUSI MENGGUNAKAN METODE DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING PADA PT. SURYA BORNEO FARMALAB

Transkripsi

1 1 PERENCANAAN JADWAL AKTIVITAS DISTRIBUSI MENGGUNAKAN METODE DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING PADA PT. SURYA BORNEO FARMALAB Monica Deariz Abiyoza dan Haryadi Sarjono Universitas Bina Nusantara, Jl. KH. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480, Indonesia, , ABSTRAK Perencanaan distribusi yang kurang efektif memiliki beberapa kelemahan. Situasi ini memberikan tekanan besar terhadap tingkat pelayanan yang dimiliki oleh perusahaan, oleh karena itu dilakukan penelitian dengan metode Distribution Requirement Planning (DRP) dengan harapan dapat dilakukan penjadwalan distribusi produk secara optimal sehingga kinerja penjualan meningkat. Didapatkan hasil bahwa metode DRP lebih menguntungkan dengan biaya pengadaan sebesar Rp ,- dibandingkan perhitungan perusahaan sebesar Rp ,-, dengan selisih biaya pengadaan sebesar Rp ,- atau penurunan sebesar 12,64%. Dengan Frekuensi pemesanan sebanyak 36 kali diperiode 2013/2014. Kata Kunci : Distribution Requirement Planning (DRP), Penjadwalan, Distribusi, Fix Period Requirement (FPR), Biaya Pengadaan ABSTRACT Distribution planning less effective has few weaknesses. This situation provides a great pressure on the level of service that is owned by the company, therefore carried out research with the Distribution Requirement Planning (DRP) method, in hopes of scheduling can be done so that the optimal distribution of products increased sales performance. Showed that the DRP method is more advantageous to the cost of procurement of Rp ,- compared to the calculation of Rp ,-, with the difference in the cost of procurement of Rp ,- or a decrease of 12.64%. With as much as 36 times the frequency of the booking period 2013/2014. Keyword : Distribution Requirement Planning (DRP), Schedule, Distribution, Fix Period Requirement (FPR), Distribution Cost.

2 2 PENDAHULUAN Latar Belakang Tingkat persaingan yang ketat ditunjukkan dalam berbagai industri yang ada, baik pada tingkat lokal maupun internasional. Salah satu industri yang memiliki potensi perkembangan adalah dibidang industri farmasi. Penjualan obat maupun alat kesehatan mengalami peningkatan setiap tahunnya, dikarenakan adanya peraturan pemerintah mengenai penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Kesehatan pada tahun Berdasarkan data yang didapat dari Jamsostek, dimana saat BPJS berjalan, kebutuhan obat diperkirakan naik hingga 2,5 sampai 3 kali lipat. Kementerian Kesehatan optimis kapasitas produksi perusahaan farmasi Indonesia masih bisa memenuhi peningkatan permintaan hingga 3 kali lipat ( Dalam memenangkan persaingan tersebut perusahaan menggunakan berbagai cara, diantaranya meningkatkan kepuasan pelanggan melalui produk berkualitas, ketepatan waktu pengiriman, dan efisiensi biaya pengiriman. Banyak kendala yang dihadapi oleh distributor, yaitu : pengendalian persediaan produk pada suatu lokasi tertentu, mengkoordinasikan perencanaan distribusi dari bagian pemasaran, menjaga hubungan denagn supplier dan konsumen, serta memastikan kualitas produk yang akan disalurkan adalah produk yang terbaik sehingga dapat meningkatkan kepuasan konsumen yang mampu menunjang pertumbuhan perusahaan. PT. Surya Borneo Farmalab merupakan perusahaan yang bergerak dibidang distribusi obat-obatan dan alat kesehatan. Perusahan ini berada diprovinsi Kalimantan Selatan, dimana pusat gudang yang dimiliki terdapat di kota Banjarmasin. Ada bebarapa masalah yang sering terjadi dalam perusahaan, seperti kurangnya persediaan produk (stok) untuk konsumen, adanya kerusakan produk, jumlah permintaan dari pelanggan yang tidak bisa dipasok, lamanya waktu pengiriman dan yang paling utama ialah mahalnya biaya distribusi. Dapat diindikasikan bahwa perusahaan ini belum memiliki suatu perencanaan jadwal aktivitas distribusi produk yang terkoordinasi dengan baik, sehingga permintaan untuk masing-masing jenis produk kurang terkontrol, mengakibatkan terjadinya kekurangan ataupun kelebihan persediaan (stock on hand) yang berimbas pada tingginya biaya distribusi yang harus dibayarkan oleh perusahaan.

3 3 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka perumusan masalah yang dapat diidentifikasikan adalah sebagai berikut : 1. Sebelum forecasting apakah perencanaan jadwal aktivitas distribusi produk dengan menggunakan Metode Distribution Requirement Planning bisa diterapkan pada PT. Surya Borneo Farmalab? 2. Sebelum forecasting berapakah biaya distribusi paling optimal yang harus dibayarkan oleh PT. Surya Borneo Farmalab dengan menerapkan Metode Distribution Requirement Planning? 3. Setelah forecasting bagaimana perencanaan jadwal aktivitas distribusi produk untuk periode 2014/2015 pada PT. Surya Borneo Farmalab dengan menggunakan Metode Distribution Requirement Planning? 4. Setelah forecasting berapakah biaya distribusi paling optimal yang harus dibayarkan oleh PT. Surya Borneo Farmalab dengan menerapkan Metode Distribution Requirement Planning untuk periode 2014/2015? Tujuan Penelitian Berdasarkan identifikasi masalah yang telah diuraikan diatas, adapun tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetauhi metode Distribution Requirement Planning ini dapat diterapkan pada perusahaan dengan aktivitas distribusi sesuai dengan jumlah permintaan serta kapasitas produk yang dimiliki sebelum dilakukan forecasting. 2. Untuk mengetauhi biaya pengadaan produk dengan menggunakan metode Distribution Requirement Planning ini jauh lebih efisien dibandingkan dengan sistem distribusi yang dilakukan perusahaan saat ini sebelum dilakukan forecasting. 3. Untuk mengetauhi perencanaan jadwal aktivitas distribusi produk pada periode 2014/2015 pada PT. Surya Borneo Farmalab setelah menerapkan Metode Distribution Requirement Planning setelah dilakukan forecasting. 4. Untuk mengetauhi biaya pengadaan produk paling optimal yang harus dibayarkan oleh PT. Surya Borneo Farmalab setelah menerapkan Metode

4 4 Distribution Requirement Planning untuk periode 2014/2015 setelah dilakukan forecasting. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian dalam penelitian ini adalah untuk membantu perusahaan dalam menyelesaikan masalah perencanaan sistem distribusi, menjadi pilihan alternatif bagi perusahaan untuk menetapkan keputusan serta untuk menjadi referensi dalam penelitian berikutnya. METODOLOGI PENELITIAN Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan menggunakan data primer dan cross sectional yang berasal dari PT. Surya Borneo Farmalab. Pengumpulan data didapat dari perusahaan, yaitu: sejarah perusahaan, data permintaan tahun 2013/2014, biaya penyimpanan persediaan, data inventory on hand, lead time, dan biaya pengiriman produk. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah tinjauan pustaka dan observasi. Untuk menyelesaikan permasalahan pada penelitian ini, pertama-tama melakukan penyaringan data menggunakan metode pareto, untuk memfokuskan produk penelitian. Kemudian dilanjutkan dengan membandingkan perencanaan dan biaya distribusi perusahaan dengan perencanaan sistem distribusi dan biaya distribusi menggunakan metode distribution requirement planning. HASIL DAN PEMBAHASAN Uji Metode Pareto Uji metode pareto digunakan untuk mensortir produk yang memiliki efek terbesar dalam peningkatan margin perusahaan, yang teridentifikasi memiliki jumlah penjualan terbanyak. Berikut jumlah penjualan selama periode 2013/2014 :

5 5 Gambar 1 Grafik Penjualan Produk Sumber : PT. Surya Borneo Farmalab (2015) Dalam menentukan produk yang akan diteliti lebih lanjut, penulis telah menetapkan batas minimum persentase bobot margin yang disumbangkan setiap produk terhadap profit perusahaan yaitu sebesar 5%. Sehingga produk yang akan diambil adalah produk yang memiliki persentase diatas 5%. Produk terpilih adalah SMP11, SMP23, SMP24 dan SMP42. Keempat produk inilah yang akan dilanjutkan untuk dilakukan perencanaan jadwal distribusi dan dihitung biaya distribusinya. Perhitungan Biaya Distribusi Perusahaan Pada bagian ini dilakukan perbandingan biaya sistem distribusi yang dilakukan perusahaan. Untuk menghitung total biaya logistik digunakan data bulanan selama tahun 2013/2014. Dari perhitungan total biaya pengiriman dan total biaya pemesanan, didapat hasil biaya pengadaan produk sebagai berikut : Tabel 1 Biaya Pengadaan Produk Perusahaan Biaya Pengadaan Produk Gudang Biaya Pengiriman Biaya Pemesanan Biaya Pengadaan KALSEL Rp 27,690,000 Rp 7,827,960 Rp 35,517,960 KALTENG Rp 24,675,000 Rp 2,698,640 Rp 27,373,640 KALTIM Rp 27,000,000 Rp 2,698,640 Rp 29,698,640 Total Biaya Pengadaan Rp 92,590,240 Sumber : PT. Surya Borneo Farmalab (2015)

6 6 Metode Distribution Requirement Planning Setelah total biaya distribusi yang diperoleh dengan menggunakan metode perusahaan, maka dilakukan perhitungan biaya distribusi dengan menggunakan metode DRP. Perhitungan ini diawali dengan menentukan jumlah pemesanan ekonomis. Logika dasar DRP adalah sebagai berikut menurut Richard J. Tersine, 2008 : 1. Gross Requirement /Forecast Demand diperoleh dari hasil forecasting. 2. Dari hasil peramalan distribusi lokal, hitung Time Phased Net Requirement. Net Requirement tersebut mengidentifikasikan kapan level persediaan (Scheduled Receipt - Projected On Hand Periode sebelumnya) dipenuhi oleh Gross Requirement. Untuk sebuah periode : Net Requirement = (Gross Requirement + Safety Stock) (Schedule Receipt + Projected On Hand Periode sebelumnya). Nilai Net Requirement yang dicatat (recorded) adalah nilai yang bernilai positif. 3. Setelah itu dihasilkan sebuah Planned Order Receipt sejumlah Net Requirement tersebut (ukuran lot tertentu) pada periode tersebut. 4. Ditentukan hari dimana harus melakukan pemesanan tersebut (Planned Order Release) dengan mengurangkan hari terjadwalnya Planned Order Receipt dengan Lead Time. 5. Di hitung Projected On Hand pada periode tersebut: Projected On Hand = (Projected On Hand Periode sebelumnya + Schedule Receipt + Planned Order Receipt) - (Gross Requirement). 6. Besarnya Planned Order Release menjadi Gross Requirement pada periode yang sama untuk level berikutnya dari jaringan distribusi. Penentuan Order Quantity Frekuensi pengiriman produk di PT. Surya Borneo Farmalab dilakukan 2 hingga 3 kali setiap bulan dengan jumlah pengiriman yang menyesuaikan permintaan dengan kapasitas Expedisi yang digunakan dikarenakan pihak supplier memiliki kondisi tersendiri untuk melakukan pengiriman produk, sehingga penentuan order quantity yang cocok untuk digunakan adalah dengan menggunakan metode Fix Period Requirement (FPR). Dalam metode Fix Period Requirement penentuan ukuran muatan didasarkan pada periode waktu tertentu. Besarnya jumlah kebutuhan

7 7 tidak berdasarkan ramalan, tetapi dengan cara menjumlahkan kebutuhan bersih (Net requirement) yang sudah dikurangi dengan sisa stok produk bulan sebelumnya (Project on hand) pada periode yang akan datang dan disesuaikan dengan muatan yang telah ditentukan oleh perusahaan untuk aktivitas pengiriman Perencanaan Distribusi Menggunakan Metode Distribution Requirement Planning Titik pemesanan kembali produk untuk gudang KALSEL adalah sebagai berikut : Tabel 2 Reorder Point KALSEL Produk ROP SMP Koli SMP Koli SMP Koli SMP Koli Total biaya pengadaan produk untuk gudang KALSEL adalah sebagai berikut : Tabel 3 Total Biaya Pengadaan Produk KALSEL Total Biaya Pengadaan Produk KALSEL Ukuran Frekuensi Biaya Total Biaya Pemesanan 14 Rp 186,380 Rp 2,609,320 Frekuensi Konteiner Besar 76 Rp 270,000 Rp 20,520,000 Kecil 24 Rp 165,000 Rp 3,960,000 Biaya Pengiriman Rp 24,480,000 Biaya Pengadaan Produk Rp 27,089,320 Titik pemesanan kembali produk untuk gudang KALTENG adalah sebagai berikut : Tabel 4 Reorder Point KALTENG Produk ROP SMP Koli SMP Koli SMP Koli SMP Koli Total biaya pengadaan produk untuk gudang KALTENG adalah sebagai berikut :

8 8 Tabel 5 Total Biaya Pengadaan Produk KALTENG Total Biaya Pengadaan Produk KALTENG Frekuensi Biaya Total Biaya Pemesanan 11 Rp 96,380 Rp 1,060,180 Frekuensi Expedisi 94 Rp 262,500 Rp 24,675,000 Biaya Pengadaan Produk Rp 25,735,180 Titik pemesanan kembali produk untuk gudang KALTIM adalah sebagai berikut : Tabel 6 Reorder Point KALTIM Produk ROP SMP Koli SMP Koli SMP Koli SMP Koli Total biaya pengadaan produk untuk gudang KALTIM adalah sebagai berikut : Tabel 7 Total Biaya Pengadaan Produk KALTIM Total Biaya Pengadaan Produk KALTIM Frekuensi Biaya Total Biaya Pemesanan 11 Rp 96,380 Rp 1,060,180 Frekuensi Konteiner 90 Rp 300,000 Rp 27,000,000 Biaya Pengadaan Produk Rp 28,060,180 Analisis Hasil Penelitian Periode 2013/2014 Dengan cara yang sama dilakukan perhitungan DRP untuk produk dan gudang, dimana hasil perhitungan ditunjukkan pada table 4.36 sehingga didapatkan total biaya distribusi dengan metode DRP sebesar Rp. 80,884,680,-. Tabel 8 Biaya Pengadaan Metode DRP Gudang Biaya Pengadaan KALSEL Rp 27,089,320 KALTENG Rp 25,735,180 KALTIM Rp 28,060,180 Grand Total Rp 80,884,680

9 9 Setelah melakukan perhitungan biaya pengadaan selama periode 2013/2014 antara biaya distribusi perusahaan dengan metode DRP, ternyata total biaya perusahaan yang sebesar Rp. 92,590,240,- lebih besar daripada metode DRP yaitu Rp 80,884,680,- dengan selisih Rp. 92,590,240 Rp 80,884,680 = Rp. 11,705,560,- Dengan persentase : Rp. 92,590,240 Rp 80,884,680 x 100% = 12,64% Rp. 92,590,240 Sehingga metode DRP dipilih untuk melakukan perencanaan jadwal aktivitas distribusi produk ke gudang tujuan. Analisa Hasil Penelitian Periode 2014/2015 Setelah dilakukan perecanaan jadwal aktivitas distribusi produk pada setiap gudang dengan menggunakan metode Distribution Requirement Planning (DRP) pada bulan November 2014 Oktober 2015, didapatkan total biaya distribusi dengan metode DRP sebesar Rp. 143,112,180,-. Tabel 4.1 Total Biaya Pengadaan Produk Periode 2014/2015 Gudang Biaya Pengadaan KALSEL Rp 29,386,560 KALTENG Rp 52,869,060 KALTIM Rp 60,856,560 Grand Total Rp 143,112,180 SIMPULAN Berdasarkan penelitian dan hasil analisis masalah perencanaan sistem distribusi pada PT. Surya Borneo Farmalab, kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut: 1. Dalam melakukan perencanaan distribusi didapatkan bahwa frekuensi pemesanan yang dilakukan sebelumnya sebanyak 84 kali pada periode 2013/2014. Apabila menerapkan perencanaan DRP, frekuensi pemesanan hanya akan dilakukan 36 kali pada periode 2013/2014. Ini jelas dapat mengurangi biaya pemesanan yang ada dengan selisih sebanyak 48 kali. Perencanaan jadwal aktivitas distribusi produk dilakukan lebih teratur yaitu setiap satu bulan sekali disaat titik pemesanan kembali (ROP).

10 10 2. Perbandingan perhitungan biaya distribusi produk antara biaya distribusi perusahaan dengan metode Distribution Requirement Planning (DRP), mendapatkan hasil bahwa metode DRP lebih menguntungkan dengan biaya distribusi produk sebesar Rp ,- dibandingkan metode perusahaan sebesar Rp ,-, dengan selisih biaya distribusi sebesar Rp ,- atau setara dengan kenaikan margin perusahaan sebesar 12,64%. 3. Setelah dilakukan forecasting, perencanaan distribusi menggunakan metode Distribution Requirement Planning mendapatkan bahwa jumlah pemesanan yang akan dilakukan pada periode 2014/2015 adalah sebanyak 36 kali yang akan dilakukan satu kali dalam 1 bulan. 4. Setelah dilakukan forecasting, biaya pengadaan produk menggunakan metode DRP selama periode 2014/2015 sebesar Rp ,-. SARAN 1. Diharapkan perusahaan dapat menerapkan metode Distribution Requirement Planning (DRP) pada sistem distribusinya. Dikarenakan dengan menerapkan metode Distribution Requirement Planning (DRP) perusahaan bisa lebih untung sebesar 12,64% dari biaya pengadaan produk. 2. Akan lebih baik jika PT. Surya Borneo Farmalab melakukan pemesanan sebanyak 1 kali sesuai dengan titik pemesanan kembali yang sudah diperhitungkan. Disetiap awal bulan dilakukan pemesanan setelah melakukan rekap data inventory on hand yang tersisa di akhir bulan, agar diketauhi jumlah yang dibutuhkan dan disesuaikan dengan muatan angkut. DAFTAR PUSTAKA Assauri, S. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Baroto, T. (2006). Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Jakarta: Ghalia Indonesia. Firdaus, Ahmad Fikki, (2013). BPJS Beroperasi, Pabrik Farmasi Berlomba Membuat Obat Generik. Pharmabright, diakses 23 Maret 2013 dari

11 11 Gaspersz, V. (2012). Production Planning and Inventory Control. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Indrajit, Eko, & Djokopranoto, R. (2004). Konsep Management Supply Chain. Jakarta: PT. Grasindo. Tersenie, R. J. (2008). Principle of Inventory and Material Management. Elsevier Science. RIWAYAT PENULIS Nama : Monica Deariz Abiyoza Tempat Tanggal Lahir : Banjarmasin, 27 Desember 1992 NIM : Lulusan : S1 Management Bina Nusantara Tahun Lulus : 2015 Penghargaan Tingkat Universitas The 2 nd Runner Up Binus University Education Counselor 2012 The 1 st Runner Up Marketing Plan Competition 2013 Organization Experience : BNEC Binus, as a Mentee Student Learning Community Binus, as a Buddy Coordinator BSLC, as a Mentor Committee Event Methodology Research and others Event Manager Marketing & Research Division at Management Laboratory Working Experience : 1 Education consoler, Binus University, Marketing Division ( ) 2. Assistant Laboratory Management, Binus University, Management Laboratory Division ( )