Tujuan : Setelah mengikuti kegiatan ini, diharapkan peserta mampu mengoperasikan perangkat lunak lembar sebar.

Transkripsi

1 KJ071A4 Materi Diklat Tujuan : Setelah mengikuti kegiatan ini, diharapkan peserta mampu mengoperasikan perangkat lunak lembar sebar. Waktu : 4 jam Isi Materi : Bab 1. Apakah Excel Excel merupakan program lembar sebar (spreadsheet) dalam sistem Microsoft Office. Excel dapat digunakan membuat dan memformat workbook (kumpulan lembar sebar) untuk tujuan mengolah dan analisa data serta pendukung keputusan. Khususnya, Excel dapat digunakan untuk penelusuruan data, membuat model analisis data, menuliskan rumus (formula) guna mengolah data, membuat analisa pivot dengan berbagai cara, dan menampilkan data dalam berbagai bentuk grafik. Bab 2. Template Excel Excel 2010 menyediakan template (format tertentu yang sudah siap digunaan), untuk dapat menggunakannya silahkan cari di Office.com. File template disimpan dalam ekstensi.xlt Untuk mencari template yang sudah tersedia di dalam aplikasi MS Office, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pada tab File, klik New. 2. Pada bagian Available Templates, lakukan satu dari cara berikut: Untuk menggunakan kembali template yang sekarang sedang digunakan, klik Recent Templates, klik template yang diinginkan, kemudian klik Create. Kompetensi Kejuruan 1-31

2 KJ071A4 Untuk menggunakan template yang Anda buat sendiri dan sudah terinstall, klik My Templates, pilih template yang dikehendaki, kemudian klik OK. Untuk mencari template di Office.com, dibawah Office.com Templates, klik template category, pilih template yang diinginkan, kemudian klik Download untuk mengunduh template dari Office.com dan disimpan di komputer Anda. Bab 3. Workbook Microsoft Office Excel workbook merupakan sebuah file yang terdiri atas satu atau lebih lembar sebar / worksheets (worksheet: dokumen utama yang digunakan dalam Excel untuk menyimpan dan bekerja dengan data, untuk selanjutnya disebut lembar sebar. Sebuah lembar sebar terdiri atas kumpulan sel yang merupakan pertemuan antara kolom dan baris, dimana penamaannya adalah perpaduan nama kolom-baris--> misal: A1, B25; sebuah lembar sebar selalu tersimpan dalam sebuah workbook.) Untuk membuat workbook baru, dapat dilakukan dengan membuka blank workbook atau menggunakan template yang sudah disediakan. 3.1 Membuat Workbook Baru Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam membuat workbook baru: Membuat baru, workbook kosong Membuat workbook berdasarkan workbook yang sudah ada Membuat workbook berdasarkan template 3.2 Membuat baru, workbook kosong 1. Klik tab File, kemudian klik New. 2. Dibawah Available Templates, klik Blank Workbook. 3. Klik Create. Kompetensi Kejuruan 2-31

3 KJ071A4 Tips: Keyboard shortcut: CTRL+N. Secara default, sebuah workbook baru terdiri atas 3 lembar sebar, dan dapat ditambah atau dikurangi. 3.3 Menyimpan Workbook 1. Klik tab File. 2. Klik Save As. 3. Pada kotak dialog Save As, pada bagian Save as type, pilih Excel Workbook 4. Pada kotak File name, ketikan nama dari workbook yg akan disimpan. 5. klik Save. Kompetensi Kejuruan 3-31

4 KJ071A4 3.4 Membuat workbook berdasarkan workbook yang sudah ada 1. Klik tab File. 2. Klik New. 3. Dibawah Templates, klik New from existing. 4. Pada kotak dialog New from Existing Workbook, cari pada drive, folder, atau lokasi Internet yang berisi workbook yang akan dibuka. 5. Klik workbook, kemudian klik Create New. 3.5 Membuat workbook berdasarkan template 1. Klik tab File 2. Klik New. 3. Lakukan salah satu langkah berikut: Untuk menggunakan template contoh yang tersedia di dalam Excel, dibawah Available Templates, klik Sample Templates dan kemudian double-klik template yang dikehendaki. Untuk menggunakan template yang saat ini sedang digupakai, klik Recent Templates, dan kemudian double-klik template yang dikehendaki. Untuk menggunakan template buatan sendiri, pada My Templates, pada tab Personal Templates di kotak dialog New, double-klik template yang dikehendaki. Catatan : tab Personal Templates berisi daftar templates yang dibuat sendiri. Jika Anda tidak melihat daftar template yang dibuat dalam daftar itu, pastikan sudah merujuk pada folder yang sesuai. Custom templates biasanya disimpan pada folder Templates, yang mana biasanya di C:\Users\user_name\AppData\Local\Microsoft\Templates (Windows Vista), dan C:\Documents and Settings\user_name\Application Data\Microsoft\Templates (Microsoft Windows XP). Kompetensi Kejuruan 4-31

5 KJ071A4 Bab 4. Menambah atau Menghapus Lembar Sebar Secara default, Microsoft Office Excel menyediakan tiga lembar sebar, tetapi Anda dapat menambahkan lembar sebar (dan juga jenis lain dari sheets seperti chart sheet, macro sheet, atau dialog sheet) atau menghapus lembar sebar sesuai keinginan. Anda juga dapat mengubah jumlah lembar sebar yang terlihat secara default dalam sebuah workbook baru. Nama atau judul dari lembar sebar ada pada tab sheet pada bagian bawah layar. Secara default, bernama Sheet1, Sheet2, dan seterusnya, namun nama tersebut dapat diubah. Catatan: Tab Sheet akan terlihat secara otomatis, namun jika tidak terlihat, pastikan bagian checkbox Show sheet tabs sudah di centang, bagian ini ada di File Options kotak Dialog Excel Options Advanced. Kompetensi Kejuruan 5-31

6 KJ071A4 4.1 Menambah Lembar Sebar Baru Untuk menambah lembar sebar baru, lakukan langkah berikut: Untuk menambah lembar sebar baru secara cepat pada bagian akhir dari lembar sebar yang ada, klik tab Insert Worksheet pada bagian bawah dari layar. Untuk menambah lembar sebar di awal dari daftar lembar sebar yang ada, pilih lembar sebar (yang akan disisipi lembar sebar baru didepannya), kemudian pada tab Home, paga bagian Cells group, klik Insert, dan klik Insert Sheet. Tips: Klik kanan pada tab di lembar sebar yang ada, saat muncul pop-up menu pilih Insert. Pada tab General, klik Worksheet, kemudian OK. Untuk mengubah urutan lembar sebar pada workbook, pilih tab lembar sebar yang akan dipindah, kemudian drag ke lokasi yang dikehendaki. 4.2 Menambahkan Banyak lembar sebar dalam satu waktu 1. Tekan tombol SHIFT, kemudian dari lembar sebar yang ada, pilih sejumlah lembar sebar yang diinginkan, kemudian lakukan proses tambah lembar sebar. Contoh, jika akan dibuat tiga lembar sebar sekaligus, pilih tiga tab lembar sebar yang ada, kemudian lakukan proses tambah lembar sebar baru. 2. Atau dengan menggunakan cara: tekan tombol SHIFT, kemudian dari lembar sebar yang ada, pilih sejumlah lembar sebar yang diinginkan Pada tab Home, paga group Cells, klik Insert, kemudian klik Insert Sheet. Kompetensi Kejuruan 6-31

7 KJ071A4 Tips gunakan klik-kanan pada tabs lembar sebar yang dipilih, pada popup menu pilih Insert. Pada tab General, klik Worksheet, click OK. 4.3 Mengubah default banyaknya lembar sebar pada Workbook baru 1. Klik tab File Options. 2. Pada kotak dialog Excel Options, pilih General, dibawah When creating new workbooks, Pada bagian kotak Include this many sheets, ketiikan jumlah lembar sebar yang akan dibuat secara otomatis saat membuat workbook baru. 3. Klik tombol OK. Kompetensi Kejuruan 7-31

8 KJ071A4 4.4 Mengubah nama lembar sebar 1. Pada bar Sheet tab, klik-kanan sheet tab yang akan di ubah namanya, klik Rename Sheet. 2. Ketikkan nama yang baru pada tab sheet. Tips Anda dapat menyertakan nama lembar sebar ketika mencetak lembar sebar, ikuti langkah berikut: 1. Pada tab Insert, pada Text group, klik Header & Footer. 2. Pada Page Layout View, klik lokasi dimana nama lembar sebar akan terlihat. 3. Pada Header & Footer elements group, klik Sheet Name. 4.5 Menghapus satu atau lebih lembar sebar 1. Pilih lembar sebar atau kumpulan lembar sebar yang akan dihapus. 2. Pada tab Home, pada Cells group, pilih panah bawah didekat Delete, klik Delete Sheet. Kompetensi Kejuruan 8-31

9 KJ071A4 4.6 Bagaimana memilih lembar sebar? Untuk memilih Satu lembar sebar Klik sheet tab. Lakukan Jika Anda tidak melihat sheet tab yang diinginkan, klik tombol tab scrolling kemudian klik tab. Satu atau lebih lembar sebar yang berurutan Klik tab pada lembar sebar pertama, tekan tombol (keyboard) SHIFT sambil klik tab untuk lembar sebar terakhir yang diinginkan. Satu atau lebih lembar sebar yang tidak berurutan Semua lembar sebar pada workbook Klik tab pada lembar sebar pertama, tekan tombol (keyboard) CTRL sambil klik pada tab lembar sebar yang ingin dipilih. Klik kanan pada sheet tab, kemudian klik Select All Sheets atau tekan Tip Ketika lebih dari satu lembar sebar dipilih, tulisan [Group] akan terlihat pada title bar pada bagian atas lembar sebar. Untuk membatalkan seleksi lebih dari satu pada workbook, klik ulang lembar sebar tsb. Kompetensi Kejuruan 9-31

10 KJ071A4 Bab 5. Entri data pada lembar sebar Secara umum, mengisikan data pada sel teridiri dari langkah berikut: 1. Klik sel dimana data akan diisikan. 2. Ketik data pada sel tersebut. 3. Tekan tombol enter atau tab untuk pindah ke sel berikutnya. Untuk bekerja dengan data yang ada pada lembar sebar, langkah utama diatas sudah dilakukan. Kemudian, langkah berikut diperlukan untuk mengatur data agar tersaji sesuai dengan apa yang kita kehendaki. Bagaimana? 5.1 Entri data 1. Klik sel, ketiikan data pada sel tersebut. 2. Tekan tombol ENTER atau TAB untuk beripndah ke sel berikutnya. Tip Untuk mengisi data pada baris baru dalam satu sel, buat baris baru dengan menekan ALT+ENTER. 3. Untuk mengisi data yang berurutan, seperti hari, bulan, nomor; ketik nomor awal dari data dalam satu sel, kemudian pada sel berikutnya ketikn data yang sesuai dengan pola yang diinginkan; misal: jika akan mengetik data 1, 2, 3, 4, 5..., maka ketik angka 1 and 2 pada sel pertama dan kedua. Pilih sel yang berisi data satu dan tersebut, kemudian drag fill handle sepanjang area sel yang akan diisi. fill handle: kotak kecil berwarna hitam yang terdapat pada bagian kanan bawah dari sel yang diseleksi, ketika kursor diarahkan ke fill handle, pointer mouse akan berubah menjadi tanda silang hitam. 5.2 Mengatur settings 1. Agar tulisan dapat tampil utuh dalam sel (wrap), pilih sel yang akan diatur formatnya, pada tab Home, pada Alignment group, klik Wrap Text. Kompetensi Kejuruan 10-31

11 KJ071A4 2. Untuk mengatur lebar kolom dan tinggi baris yang otomatis (autofit) disesuaikan dengan tinggi/lebar datanya, pilih kolom atau baris yang akan diubah, kemudian pada tab Home, bagian Cells group, click Format. Dibawah Cell Size, klik AutoFit Column Width atau AutoFit Row Height. Tip Untuk melakukan autofit pada semua kolom atau baris dalam lembar sebar, klik tombol Select All, dan double-klik pada salah satu heading garis batas antara baris atau kolom. 5.3 Format data 1. Untuk mengubah huruf, pilih sel yang berisi data tsb,klik tab Home, pada bagian Font group, kemudian pilih format angka yang dikehendaki. Kompetensi Kejuruan 11-31

12 KJ071A4 2. Untuk mengimplementasikan pengaturan nomor, klik sel yang berisi angka yang akan diformat, klik tab Home, pada bagian Number group, klik panah yang dekat tombol General, kemudian pilih format angka yang dikehendaki. Lebih jauh dengan Format angka: 1. Pilih sel yang akan diformat. 2. Pada tab Home, pada bagian Number group, klik Dialog Box Launcher didekat Number (atau tekan keyboar CTRL+1). 3. Pada daftar Category, klik format yang akan digunakan, kemudian sesuaikan Pengaturannya jika diperlukan. Sebagai contoh, jika menggunakan format Currency, Anda dapat memilih simbol currency yang berbeda-beda, menambah / mengurangi jumlah digit desimal, atau mengubah tampilan tanda negatif. Kompetensi Kejuruan 12-31

13 KJ071A4 Tips: berikut Custom Format Number yang sering digunakan: Untuk menampilkan Menjadi Gunakan kode ini ####.# # # #.0# (dgn perataan desimal)???.??? /4 5 3/10 (dgn perataan fraksi) #???/??? Menampilkan thousands separator (pemisah ribuan). Untuk menampilkan koma (atau titik,tergantung regional setting komputer) sebagai pemisah ribuan, sertakan separator berikut dalam format angka. Untuk menampilkan Menjadi Gunakan kode ini ,000 #,### #, ,, Kompetensi Kejuruan 13-31

14 KJ071A4 Bab 6. Border an Shading Anda dapat mengubah keterbacaan lembar sebar dengan menerapkan tampilan berbeda yang dari data. Contohnya, dapat menggunakan borders and shading untuk membantu mendefinisikan suatu sel atau lembar sebar menjadi lebih mudah dibaca dan dipahami. Bagaimana? 6.1 Mengimplementasikan Sel border 1. Pilih sel atau area dari sel-sel yang akan diberi border / garis. 2. Pada tab Home, bagian Font group, klik panah di dekat Borders, kemudian pilih jenis border yang dikehendaki. 6.2 Mengubah warna dan perataan teks 1. Pilih sel atau area yang memuat / atau akan memuat teks yang akan diformat. 2. Untukmengubah warna teks pada sel yang dipilih, pada tab Home, di bagian Font group, klik panah di dekat Font Color, dan dibawah Theme Colors atau Standard Colors, pilih warna yang dikehendaki. Catatan: untuk menggunakan warna selain yang tersedia pada standard colors, klik More Colors, kemudian definisikan warna yang akan digunakan pada tab Standard atau tab Custom pada kotak dialog Colors. 3. Untukmengubah perataan teks pada sel yang dipilih, pada tab Home, di bagian Alignment group, klik opsi perataan yang dikehendaki. Kompetensi Kejuruan 14-31

15 KJ071A4 Contoh: untuk mengubah perataan dari isi sel, klik Align Text Left, Center, or Align Text Right. 6.3 Menerapkan sel shading 1. Pilih sel atau area yang memuat / atau akan memuat teks yang akan diarsir 2. Pada tab Home, di bagian Font group, klik panah di dekat Fill Color, kemudian dibawah Theme Colors atau Standard Colors, pilih warna yang dikehendaki. Bab 7. Filter Data Dengan cara memfilter (menyaring) informasi di lembar sebar, akan mempercepat menemukan suatu nilai yang dicari. Anda dapat memfilter berdasarkan satu atau lebih kolom dari data. Dengan filter, Anda akan mengedalikan bukan hanya apa yang akan dilihat, tetapi juga apa yang akan dikeluarkan dari data. Dapat pula difunakan untuk pencarian suatu teks dan angka ketika memfilter menggunakan fasilitas Search box pada tatap muka filter. Ketika memfilter data, baris-baris yang tidak sesuai dengan kolom kriteria akan disembunyikan. Filter dapat dilakukan pada nilai angka maupun teks, atau bahkan filter berdasarkan warna sel jika sel tersebut menggunakan color formatting. Kompetensi Kejuruan 15-31

16 KJ071A4 Bagaimana 7.1 Memilih data yang akan difilter Pilih sel atau area yang memuat / atau akan memuat teks yang akan di filter. 1. Pada tab Data, di bagian Sort & Filter group, klik Filter. 3. Klik tanda panah pada header kolom untukmenampilkan daftar / data dalam format filter yang diinginkan. 4. Untuk memilih dengan berdasarkan nilai, pada daftar, bersihkan chek box (Select All). ini akan menghilangkan semua tanda check dari data. Kemudian, pilih nilai yang akan di filter, klik OK untukmelihat hasilnya. 7.2 Filter dengan cara selecting values atau pencarian (searching) Memilih nilai dari daftar dan mencari adalah cara tercepat memfiletr data. Ketika Anda klik tanda panah di kolom yang sudah menerapkan filtering, semua nilai yang akan adan tampak di dalam daftar. Kompetensi Kejuruan 16-31

17 KJ071A4 1. Gunakan kotak Search untuk memasukkan teks atau angka yang akan dicari, 2. Pilih dan hilangkan check box untuk menampilkan nilai yang terdapat pada data kolom, 3. Gunakan kriteria advanced untuk mencari nilai yang sesuai dengan syarat filter a. Untuk menilih berdasarkan nilai, pada daftar, bersihkan tanda (Select All) check box. ini akan menghapus tanda check dari semua data. Kemudian, pilih hanya nilai yang akan dilihat saja, klik OK untuk melihat hasilnya. b. Untuk mencari teks pada kolom, isikan teks atau angka pada kotak dialog Search. Opsinya, dapat digunakan karakter wildcard, seperti asterisk (*) atau tanda tanya(?). Tekan ENTER untuk melihat hasilnya. Bab 8. Mengurut (Sort) Data Ketika mengurutkan informasi dalam lembar sebar, akan memudahkan untuk melihat data dalam format yang dikehendaki secara cepat. Anda dapat mengurutkan suatu area atau tabel dari data berdasarkan satu atau lebih kolom data. Sebagai contoh: mengurutkan data pegawai berdasarkan unit tugasnya, kemudian nama pegawainya. Kompetensi Kejuruan 17-31

18 KJ071A4 Bagaimana? 8.1 Memilih data yang akan diurut Pilih area data, misal mulai sel A1:L5 (terdiri atau banyak baris dan kolom) atau C1:C80 (satu kolom). Area tersebut dapat pula termasuk memuat judul kolom dari data yang ada 8.2 Mengurut secara cepat 1. Pilih sel tunggal dari suatu kolom yang akan diurut 2. Klik untuk melakukan pengurutan dari kecil ke besar (ascending sort, A ke Z atau angka terkecil ke terbesar). 3. Klik untuk melakukan pengurutan dari besar ke kecil (descending sort, Z ke A atau terbesar ke angka terkecil). Bab 9. Membuat Formula Formula adalah suatu persamaan yang digunakan untuk mengkalukulasi, mengembalikan informasi, manipulasi isi dari suatu sel, mengetes kondisi, dan banyak hal lagi. Formula selalu diawali dengantanda sama dengan (=). Kompetensi Kejuruan 18-31

19 KJ071A4 Berikut tabel formula beserta contoh dan deskripsinya Formula Deksripsi =5+2*3 Menambahkan 5 pada hasil perkalian 2 dan 3. =SQRT(A1) Menggunakan fungsi SQRT untuk menghasilkan akar kuadrat dari nilai di sel A1. =TODAY() Menghasilkan tanggal saat ini =IF(A1>0,"Plus","Minus") Tes sel A1, untuk menentukan jika A1 berisi nilai integer yang lebih dari 0. Jika hasil dari tes bernilai true, teks "Plus" akan tampil pada sel; jika hasilnya false, Teks "Minus" akan tampil. Bagaimana 9.1 Memilih sel dan mulai menulis formula Pada sel, ketik tanda sama dengan (=) untuk memulai menulis formula. 9.2 Menulis dan melengkapi formula Kerjakan salah satu dari langkah berikut: Ketikkan kombinasi angka dan operator,misal, 3+7. Gunakan mouse untuk memilih sel lain (menyisipkan operator diantara keduanya). Misal, pilih sel B1 kemudian ketik tanda plus (+), kemudian pilih sel C1 dan ketik +, dan kemudian pilih sel D1. ( identik dengan = B1 + C1 + D1, dimana yang dijumlahkan adalah nilai dari masing-masing sel tersebut). Ketik suatu huruf/ tulisan untuk memilih fungsi-fungsi bawaan yang ada di Excel. Misal, ketik "a" maka akan menampilkan semua fungsi bawaan yang ada dan berawalan huruf "a." Kompetensi Kejuruan 19-31

20 KJ071A4 Jangan lupa, semua langkah diatas akhiri dengan ENTER 9.3 Fungsi bawaan : String Fungsi Deskripsi Contoh Hasil Left(A,B) Mengambil kumpulan huruf string Left( BUDIMAN ;4) BUDI A dari kiri sebanyak B Right(A,B) Mengambil kumpulan huruf string Right( BUDIMAN ;4) IMAN A dari kanan sebanyak B Mid(A,B,C) Mengambil kumpulan huruf string MID( BUDIMAN ;2;4) UDIM A mulai dari posisi ke B sebanyak C Concatenate(A,B,..) Menggabungkan kumpulan teks Concatenate( BUDI, PANDAI ) BUDI PANDAI Kompetensi Kejuruan 20-31

21 KJ071A4 Fungsi Deskripsi Contoh Hasil LEN(A) Menghitung banyaknya karakter LEN( BUDI PANDAI ) 11, spasi pada suatu teks (spasi termasuk juga dihitung karakter) VALUE( 1 ) Mengkonversi huruf 1 menjadi angka 1 VALUE( 1 ) 1 TEXT(A, B) Mengkonversi angka 1 menjadi huruf 1 dalam format B TEXT(1, 0) 1 FIND(find_teks, Mencari find_teks yang terdapat di FIND( A, BUDI 7, karakter A within_teks, dalam within_teks, mulai mencari PANDAI,1) ketemu di start_number) diposisi start_number posisi ke Angka Contoh formula Artinya =5+2 Menambah 5 dan 2 =5-2 Mengurangi 5 dgn 2 =5/2 Membagi 5 dgn 2 =5*2 Mengalikan 5 dgn 2 =5^2 5 pangkat 2 Kompetensi Kejuruan 21-31

22 KJ071A Sel Referensi Contoh formula Artinya =A1+A2 Menambah nilai dari sel A1 dengan nilai dari sel A2 =A1-A2 Mengurangi nilai dari sel A1 dengan nilai dari sel A2 =A1/A2 Membagi nilai dari sel A1 dengan nilai dari sel A2 =A1*A2 Mengalikan nilai dari sel A1 dengan nilai dari sel A2 =A1^A2 nilai dari sel A1 pangkat nilai dari sel A2 Bab 10. Fungsi Logika IF Dalam lembar sebar Excel, fungsi logika IF sering digunakan untuk menentukan suatu pilihan alternatif sesuai dengan kriteria yang diberikan. Untuk mempelajari logika IF, ada beberapa hal yang perlu dipahami sebagai berikut: 10.1 Operator relasional Operator relasional akan menghasilkan nilai TRUE jika pernyataan benar dan sebaliknya menghasilkan nilai FALSE jika pernyataan salah. Operator Deskripsi Contoh Hasil = Sama dengan 12 = = 15 TRUE FALSE > Lebih besar 15 > > 15 TRUE FALSE < Lebih kecil 15 < 10 FALSE Kompetensi Kejuruan 22-31

23 KJ071A4 Operator Deskripsi Contoh Hasil 15 < 25 TRUE >= Lebih besar ATAU sama dengan 12 >= >= 15 TRUE FALSE <= Lebih kecil ATAU sama dengan 12 <= <= 15 TRUE FALSE <> Tidak sama dengan 12 <> <> 15 FALSE TRUE 10.2 Operator AND, OR, NOT Operator AND akan menghasilkan nilai TRUE jika semua syarat yang ada terpenuhi, dan akan menghasilkan nilai FALSE jika minimal salah satu syarat tidak terpenuhi. Operator OR akan menghasilkan nilai TRUE jika salah satu syarat yang ada terpenuhi, dan akan menghasilkan nilai FALSE jika semua syarat tidak terpenuhi. Kompetensi Kejuruan 23-31

24 KJ071A4 Operator NOT merupakan negasi (lawan) dari suatu nilai, jika suatu nilai bernilai TRUE diberi operator NOT akan berubah menjadi FALSE dan demikian juga sebaliknya Fungsi IF Berikut beberapa sintaks (aturan penulisan) fungsi IF Dari sintaks diatas, secara umum dapat dideskripsikan sebagai berikut : Kompetensi Kejuruan 24-31

25 KJ071A4 Jika suatu ekspresi logika bernilai TRUE, maka kerjakan Pernyataan TRUE, jika ternyata ekspresi logika bernilai FALSE, maka kerjakan Pernyataan FALSE. Sebagai contoh jika diketahui data sebagai berikut: dan diinginkan memberikan nilai status dengan syarat jika kode K maka status KAWIN, jika B maka status BELUM. Maka pada sel C5 =IF(B5="k";"kawin";"belum") sehingga dihasilkan data sbb: 2 1 diberikan rumus Ekspresi logika IF dapat dituliskan secara bersarang (nested if, atau if di dalam if) disesuaikan dengan kondisi data yang akan diproses. Contoh: kolom gaji akan diisi nilai 1000, 2000, 3000, atau 4000 tergantung dari kolom Gol. Untuk menyelesaikan hal ini, dapat dilakukan dengan nested if. 1 2 Pada sel C6, ditulis rumus =IF(B6=1;1000;IF(B6=2;2000;IF(B6=3;3000 ;4000))). Rumus tersebut copykan ke semua kolom GAJI, sehingga menghasilkan table berikut: Kompetensi Kejuruan 25-31

26 KJ071A4 Bab 11. Fungsi Lookup Fungsi lookup berguna untuk menggantikan fungsi logika IF dalam kondisi dimana syarat diberikan dalam suatu ekspresi jumlahnya banyak. Fungsi lookup terdiri atau Vlookup dan Hlookup Vlookup Contoh: Jika diketahui ada tabel laporan perhitungan gaji karyawan (lihat ilustrasi dibawah), dan ada tabel referensi berupa Tabel: Gaji,uang makan dan tunjangan. Diinginkan melengkapi daftar tersebut berdasarkan golongan karyawan dan merujuk pada referensi tabel gaji Kompetensi Kejuruan 26-31

27 KJ071A4 vertikal Perlu dipahami : 1. Tabel referensi (tabel Gaji, uang makan dan tunjangan) menggunakan kata kunci : gol; artinya disusun berdasarkan golongan 1,2,3,4,5; dimana golongan ini dalam tabel disusun secara vertikal. 2. Karena kunci pencarian data (kolom GOL) disusun secara vertikal, maka gunakan fungsi Vlookup (V = vertikal) 3. Dengan menggunakan namebox, buat penamaan atas tabel refrensi (lihat gambar berikut) Kompetensi Kejuruan 27-31

28 KJ071A4 A B Cara membuat penamaan tabel refrensi : a. Seleksi area yang akan dibuat penamaannya, dalam hal ini mulai sel C20 sampai F24 (lihat gambar diatas, point B), b. Klik name box (lihat gambar diatas, point A), ketiikan nama yang akan dibuat untuk area yg diseleksi, misal : mygaji, dan akhiri dengan ENTER 4. Setelah penamaan tabel referensi dilakukan, maka secara logika, pada tabel referensi : kolom GOL adalah kolom ke-1, kolom GAJI adalah kolom ke-2, kolom UANG MAKAN adalah kolom ke-3, dan kolom TUNJANGAN adalah kolom ke Pada sel D9, ketik formula =VLOOKUP(C9;myGaji;2). Artinya : berdasarkan kunci nilai dari sel C9 (Gol), cari datanya di tabel refrensi mygaji, jika ketemu maka ambil nilai pada kolom ke-2 (gaji) dari tabel refrensi. 6. Pada sel E9, ketik formula =VLOOKUP(C9;myGaji;3). Artinya : berdasarkan kunci nilai dari sel C9 (Gol), cari datanya di tabel refrensi mygaji, jika ketemu maka ambil nilai pada kolom ke-3 (uang makan) dari tabel refrensi. 7. Pada sel F9, ketik formula =VLOOKUP(C9;myGaji;4). Artinya : berdasarkan kunci nilai dari sel C9 (Gol), cari datanya di tabel refrensi mygaji, jika ketemu maka ambil nilai pada kolom ke-4 (tunjangan) dari tabel refrensi. Kompetensi Kejuruan 28-31

29 KJ071A4 8. Pada sel G9, isikan formula =(D9+E9+F9) atau =SUM(D9:F9). 9. Copykan rumus diatas ke semua sel yang bersesuaian Hlookup Contoh: Jika diketahui ada tabel laporan perhitungan gaji karyawan (lihat ilustrasi dibawah), dan ada tabel referensi berupa Tabel: Gaji,uang makan dan tunjangan. Diinginkan melengkapi daftar tersebut berdasarkan golongan karyawan dan merujuk pada referensi tabel gaji (sama seperti contoh Vlookup, tapi kunci tabel refrensi,yaitu golongan disusun secara horizontal) Perlu dipahami : 1. Tabel referensi (tabel Gaji, uang makan dan tunjangan) menggunakan kata kunci : golongan; artinya disusun berdasarkan golongan 1,2,3,4,5, dimana golongan ini dalam tabel disusun secara horizontal. 2. Karena kunci pencarian data (baris GOLONGAN) disusun secara horizontal, maka gunakan fungsi Hlookup (H = horizontal) Kompetensi Kejuruan 29-31

30 KJ071A4 Dengan menggunakan namebox, buat penamaan atas tabel refrensi (lihat gambar berikut) Cara membuat penamaan tabel refrensi : c. Seleksi area yang akan dibuat penamaannya, dalam hal ini mulai sel J9 sampai N12 (lihat gambar diatas, point B), d. Klik name box (lihat gambar diatas, point A), ketiikan nama yang akan dibuat untuk area yg diseleksi, misal : Gajiku, dan akhiri dengan ENTER 3. Setelah penamaan tabel referensi dilakukan, maka secara logika, pada tabel referensi : baris GOLONGAN adalah baris ke-1, baris GAJI adalah baris ke-2, baris UANG MAKAN adalah baris ke-3, dan baris TUNJANGAN adalah baris ke Pada sel D9, ketik formula = HLOOKUP(C9;Gajiku;2). Artinya : berdasarkan kunci nilai dari sel C9 (Gol), cari datanya di tabel refrensi Gajiku, jika ketemu maka ambil nilai pada baris ke-2 (gaji) dari tabel refrensi. 5. Pada sel E9, ketik formula = HLOOKUP(C9;Gajiku;3). Artinya : berdasarkan kunci nilai dari sel C9 (Gol), cari datanya di tabel refrensi Gajiku, jika ketemu maka ambil nilai pada baris ke-3 (uang makan) dari tabel refrensi. 6. Pada sel F9, ketik formula = HLOOKUP(C9;Gajiku;4). Artinya : berdasarkan kunci nilai dari sel C9 (Gol), cari datanya di tabel refrensi Gajiku, jika ketemu maka ambil nilai pada baris ke-4 (tunjangan) dari tabel refrensi. 7. Pada sel G9, isikan formula =(D9+E9+F9) atau =SUM(D9:F9). Kompetensi Kejuruan 30-31

31 KJ071A4 8. Copykan rumus diatas ke semua sel yang bersesuaian. Catatan : penggunaan fungsi logika IF, nester IF, Vlookup dan Hlookup, dan fungsi string dapat dikombinasikan sedemikian rupa guna menyelesaikan suatu permasalahan pengolahan data. Kompetensi Kejuruan 31-31