PENGANTAR MICROSOFT EXCEL

Transkripsi

1 PENGANTAR MICROSOFT EXCEL A. Memulai Microsoft Excel Ada beberapa cara untuk memulai program microsoft excel antara lain : Dari menu Start 1. Klik Start, pilih menu All Program 2. Klik Microsoft Office 3. Klik Microsoft Office Excel 2007 Senthonk.wordpress.com PENGANTAR MICROSOFT EXCEL 1

2 4. Atau Dobel klik pada Icon Microsoft Excel dari desktop area windows 5. Maka aplikasi Ms Excel akan dibuka dengan nama file Book1. B. Menutup Dokumen Atau Mengakhiri Microsoft Excel Untuk menutup dokumen/workbook tanpa mengakhiri program excel dapat dilakukan dari Office Button pilih Close. Sedangkan untuk menutup workbook sekaligus mengakhiri program excel pillih menu Office Button kemudian klik Exit Excel. Atau klik tombol Close yang terdapat pada pojok sebelah kanan atas dari menu bar. Senthonk.wordpress.com Menutup Dokumen Atau Mengakhiri Microsoft Excel 2

3 C. Workbook Ketika program Microsoft Excel telah kita jalankan, sebuah Workbook yang masih kosong akan terbuka dan diberi nama Book 1, jika kita membuka workbook lainnya saat itu akan memberi nama Book 2 dan seterusnya. (dokumen dalam program Microsoft Excel dinamakan Workbook). Ms excel 2007 terdiri dari baris dan kolom A XFD. 1. Menyimpan Workbook Untuk menyimpan Workbook, dapat dilakukan dengan : a. Pilih Office Button Klik Save, ketikan nama dokumen pada File Name Senthonk.wordpress.com Workbook 3

4 Tentukan lokasi hardisk penyimpanan disisi kiri jendela Save As, dan pilih folder di sisi kanan jendela Save As Pilih type extension di Save as type, terakhir klik Save. b. Pilih Save As dari menu Office Button juka ingin mengganti nama file atau tujuan penyimpanan / tempat penyimpanan file. Senthonk.wordpress.com Workbook 4

5 2. Membuka Workbook Yang Telah Tersimpn Untuk membuka Workbook yang telah tersimpan dapat dilakukan dengan : Pilih Office Button Klik Open, pilih tempat penyimpanan dokumen worbook pada Look In Pilih workbook yang ingin dibuka, klik Ok Senthonk.wordpress.com Workbook 5

6 Atau, Klik icon Open pada Toolbar Standar ( + O ) / Ctrl 3. Menata Jendela Workbook Penataan jendela workbook dilakukan pada saat bekerja dengan beberapa file. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pekerjaan pengecekan data, pengambilan data, dan lain-lain. Penataan jendela dapat dilakukan dengan menggunakan icon Arrange All. Senthonk.wordpress.com Workbook 6

7 Langkah-langkah yang ditempuh untuk menata jendela workbook : a. Pilih menu View, klik icon Split b. Kemudian pilihlah tampilan yang dinginkan : Tiled, Horisontal, Vertikal, dan Cascade, klik Ok c. Contoh: Secara bersama-sama dibuka dua file yaitu Book1 dan Book2 dengan Arrange > Vertikal dan Arrange >Horizontal Senthonk.wordpress.com Workbook 7

8 Tampilan Arrange > Vertikal Tampilan Arrange > Horizontal Senthonk.wordpress.com Workbook 8

9 4. Mengunci Baris (record) dan Kolom Excel mampu menampung data dalam bentuk baris dan kolom yang cukup besar. Proses pencarian data dalam sebuah tabel akan menjadi sulit pada saat record/baris (judul) ataupun kolom judul ikut tergulung sehingga tidak terlihat. Untuk mempermudah pencarian tanpa kehilangan record/kolom judul maka record dan judul tersebut dapat dikunci. Prosedur tersebut dilakukan dengan menggunakan fungsi Freeze Panes. a. Menggunakan Freeze Panes b. Pilihan Freeze Panes terdiri dari: Freeze Panes, Freeze Top Row, dan Freeze First Column. Fungsi ini digunakan untuk memilih penguncian baris/kolom. Senthonk.wordpress.com Workbook 9

10 Contoh : penggunaan Freeze Panes Untuk mengembalikan penggunaan Freeze Panes ke tampilan normal klik Unfreeze Panes Senthonk.wordpress.com Workbook 10

11 5. Membagi Lembar Kerja Pilihan Split, digunakan untuk membagi sheet menjadi beberapa bagian. Prosedur membagi lembar kerja sebagai berikut: a. Klik di lokasi cell yang dipilih untuk membagi lembar kerja. b. Klik Menu View > pilih grup Window > klik icon Split Contoh penggunaan Split untuk membagi lembar kerja menjadi empat bagian, tempatkan pointer di tengah lembar kerja, dan klik Split. Senthonk.wordpress.com Workbook 11

12 c. Tampilkan data di lembar kerja di bagian yang lain, dan hasilnya sebagai berikut: d. Untuk menonaktifkan Split di atas, maka klik kembali Split. 6. Memberi Nama atau Mengganti Nama Worksheet Worksheet yang ditampilkan aleh workbook akan diberi nama secara otomatis oleh microsoft excel dengan nama Sheet1, Sheet2, dan Sheet3, akan tetapi kita dapat mengganti namanya untuk mempermudah dalam pengoperasiannya. Langkah yang harus dilakukan yaitu : a. Klik menu Home, pilih sheet yang akan diganti namanya Senthonk.wordpress.com Workbook 12

13 b. Pilih icon Format, Rename Sheet dan ketikan nama sheet yang dinginkan, terakhir tekan enter Atau c. Klik kanan pada lokasi nama sheet yang akan diganti, misalnya sheet1 Senthonk.wordpress.com Workbook 13

14 d. Klik menu Rename, ketikan nama sheet yang diinginkan (misalnya Soal_1), tekan Enter Senthonk.wordpress.com Workbook 14

15 D. Worksheet Sheet merupakan kumpulan dari cell. Jumlah sheet yang tampil dalam setiap workbook tergantung dari pengaturan. Biasanya defaulnya 3 sampai 5 sheet. Untuk mengatur jumlah sheet dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Klik Office Button Excel Options. b. Tampil jendela Excel Options Popular pada Include this many sheets (isikan jumlah sheet) c. Klik OK Senthonk.wordpress.com Worksheet 15

16 1. Menghapus Sheet Untuk menghapus sheet dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Klik kanan pada nama sheet yang ingin dihapus b. Pilih Delete c. Maka sheet tersebut akan hilang Senthonk.wordpress.com Worksheet 16

17 2. Mengcopy Sheet Fungsi ini digunakan untuk mengkopy Dapat dilakukan dengan cara : a. Klik kanan pada nama sheet yang ingin dicopy b. Pilih Move or Copy, pada To Book pilih tempat file baru Senthonk.wordpress.com Worksheet 17

18 c. Tentukan letak hasil copy di Before sheet, ceklist di Create a copy klik OK. 3. Menyisipkan Sheet Proses menyisipkan/menambahkan sheet dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Klik kanan pada Sheet Tab, pilih Insert, akan muncul floating menu insert b. Kemudian pada tab menu General klik Worksheet Senthonk.wordpress.com Worksheet 18

19 c. Kemudian Ok untuk melanjutkan dan Cancel untuk pembatalan. Atau d. Klik Icon Insert Worksheet (Shif+F11) di sisi kanan Sheet Atau e. Klik menu Home, klik icon Insert, klik Insert Sheets f. Maka sheet baru akan ditampilkan. Senthonk.wordpress.com Worksheet 19

20 E. Kolom, Baris, Sel Dan Range Kolom adalah bagian yang berada diatas worksheet yang memanjang secara horisontal dari kiri ke kanan sejumlah kolom (A-XFD). Baris adalah bagian yang terletak di sebelah kiri worksheet dengan arah vertikal dari atas ke bawah sejumlah baris. Sel adalah kooordinat atau pertemuan antara kolom dan baris yang dinyatakan dengan nomor kolom dan nomor baris. Range adalah sekumpulan sel yang telah digabungkan menjadi satu dengan tujuan tertentu a. Cara Pemberia Nama Range Untuk memilih sebuah range dapat dilakukan dengan cara memblok range tersebut ataupun dengan cara memanggil nama range. Untuk memberi nama range dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Blok data pada sel yang akan didefinisikan sebagai nama range 2. Klik kanan range pilih Name A Range... Senthonk.wordpress.com Kolom, Baris, Sel Dan Range 20

21 3. Beri nama range pada Name, klik Ok. Atau 1. Blok range yang akan diberi nama range 2. Ketik nama range di Name Box 3. Tekan Enter 4. Contoh : Range A2:B4 diberi nama Tabel_1 b. Menambah Kolom Apabila kita menambahkan kolom baru maka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : Senthonk.wordpress.com Kolom, Baris, Sel Dan Range 21

22 1. Tempatkan pointer pada sel yang ingin ditambah kolomnya 2. Dari menu bar pilih menu Home, kemudian klik icon Insert 3. Pilih Insert Sheet Columns Atau, 1. Klik kanan pada cell yang ingin ditambah kolomnya 2. Klik Insert, kemudian pilih Entire Column, klik Ok Senthonk.wordpress.com Kolom, Baris, Sel Dan Range 22

23 c. Menambah Baris Menambah baris baru dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Tempatkan pointer pada cell yang ingin ditambah barisnya 2. Dari menu bar pilih menu Home, kemudian klik icon Insert 3. Pilih Insert Sheet Rows Senthonk.wordpress.com Kolom, Baris, Sel Dan Range 23

24 Atau, 1. Klik kanan pada cell yang ingin ditambah barisnya Senthonk.wordpress.com Kolom, Baris, Sel Dan Range 24

25 2. Klik Insert, kemudian pilih Entire Row, klik Ok Senthonk.wordpress.com Kolom, Baris, Sel Dan Range 25

26 d. Menghapus Kolom Dan Baris Untuk menghapus kolom atau baris dilakuan dengan cara sebagai berikut: 1. Tempatkan pointer pada kolom atau baris yang akan dihapus. 2. Pilih menu Home, dan pilih Delete (klik tanda panah) 3. Pilih yang akan dihapus (cells, baris, kolom, atau sheet). Atau 1. Tempatkan pointer pada kolom atau baris yang akan dihapus 2. Klik kanan dan pilih Delete Senthonk.wordpress.com Kolom, Baris, Sel Dan Range 26

27 3. Pilih yang akan dihapus (baris, kolom) 4. Klik OK e. Menyembunyikan Tampilan Kolom Dan Baris Ada kalanya kita ingin menyembunyikan kolom atau baris tertentu agar tidak terlihat oleh orang lain. Hal ini dapat dilakukan denga cara sebagai berikut: 1. Letakan pointer pada kolom atau baris yang ingin kita sembunyikan 2. Kemudian pilih menu Home > icon Format, pilih tab Visibility, klik Hide & Unhide 3. Pilih baris atau kolom yang akan disembunyikan Hide Row / Column Atau, 1. Sorotlah pada nomor baris atau column yang akan disembunyikan 2. Kemudian klik kanan sampai keluar tampilan menu, kemudian pilih Hide & Unhide. 3. Pilih jenis yang akan disembunyikan (baris, kolom atau sheet) Senthonk.wordpress.com Kolom, Baris, Sel Dan Range 27

28 f. Menampilkan Kembali Baris Atau Kolom Sorotlah baris atau kolom yang mengapit baris atau kolom yang telah disembunyikan. 1. Pilih dan klik manu Home 2. Pilih Format (klik tandah panah samping kanan), 3. Kemudian pilih Hide & Unhide pilih Unhide Columns. Senthonk.wordpress.com Kolom, Baris, Sel Dan Range 28

29 g. Mengatur Lebar Kolom Untuk mengubah lebar kolom tertentu dapat dilakukan dengan : 1. Letakan pointer/sorot range pada kolom yang ingin diubah 2. Pilih dan klik menu Home, klik Format pilih Column Width Jendela Column Width akan ditampilkan, ketikkan lebar kolom yang diinginkan, dan klik Ok. Sedangkan untuk mengembalikan lebar kolom ke ukuran yang sebenarnya dapat dilakukan dengan melakukan klik pada menu Home, pilih Format, pilih Default Width, maka akan muncul Jendela Standard Width, kemudian klik OK. h. Mengatur Tinggi Baris Untuk mengubah tinggi baris dengan tinggi tertentu dapat dilakukan sebagai berikut : Senthonk.wordpress.com Kolom, Baris, Sel Dan Range 29

30 1. Tempatkan pointer pada sel pada baris yang ingin dirubah tingginya. 2. Pilih menu Home, pilih Format, pilih Row Height, kotak dialog Row Height, akan ditampilkan. Kemudian ketikan tinggi baris yang diinginkan, klik Ok 3. Jika ingin mengubah tinggi baris disesuaikan dengan data yang ada maka kita dapat melakukannya dengan klik menu Home, pilih Format, pilih AutoFit Row Height. F. Format Tampilan 1. Mengatur Format Tampilan Angka Data angka yang tersimpan pada suatu sel atau range dapat kita format dengan menggunakan perintah Format Cells : 1. Sorot sel atau range yang akan dirubah. 2. Pilih dan klik menu Home, klik Format, pilih Format Cells 3. Atau klik kanan cell dan pilih Format Cell Senthonk.wordpress.com Format Tampilan 30

31 4. Klik tab Number pilih Category, kemudian pilih kategory format yang dinginkan Senthonk.wordpress.com Format Tampilan 31

32 5. Contoh format tampilan input yang dipilih dapat dilihat pada kotak sample. Contoh hasil pengaturan Tab Number Category Fungsi Input Hasil General Number Currency Accounting Date Time Untuk menormalkan format data angka dan teks ke format awal. Untuk memformat data numerik ke dalam format angka standar. Untuk memformat data numerik dengan format mata uang. Untuk memformat data numerik dengan format akuntansi. Untuk memformat tampilan data tanggal. Untuk memformat tampilan data jam , Rp , Rp ,00 15/5/ Mei :30:10 15:30:10 Percentage Untuk 50% 50.00% Senthonk.wordpress.com Format Tampilan 32

33 Category Fungsi Input Hasil memformat data numerik dengan format persen. Fraction Scientific Text Special Custom Untuk memformat data numerik dengan format pecahan. Untuk memformat data numerik dengan format ilmiah. Untuk memformat data numerik menjadi data teks. Untuk memformat angka dengan suatu bentuk format khusus. Untuk memformat data dengan pilihan sendiri 0,50 ½ ,E unit Senthonk.wordpress.com Format Tampilan 33

34 2. Untuk Merapikan Tampilan Data 1. Sorot sel atau range yang akan diubah perataan tampilannya. 2. Pilih dan klik menu Home, klik Format, pilih Format Cells 3. Klik tab Aligment, kemudian pilih kategori perataan yang diinginkan. 4. Pilih Text alignment > Horizontal > Center, dan Vertical > Center, maka document akan ditempatkan di tengah cell. 5. Atau Senthonk.wordpress.com Format Tampilan 34

35 6. Mengatur tampilan menggunakan icon di grup Vertikal Top Horisontal Left Horisontal Center Vertikal Center Vertikal Bottom Horisontal Right 7. Klik posisi yang dipilih dengan memilih icon. 3. Mengatur Format Tampilan Huruf Data dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk huruf, ukuran dan tampilan warna serta efek khusus lainnya agar laporan yang kita buat lebih menarik dan profesional. Untuk mengatur format tampilan huruf sebagi berikut : 1. Sorot sel atau range yang akan kita ubah. 2. Pilih dan klik menu Home, klik Format, pilih Format Cells 3. Klik tab Font, kemudian pilih Font (huruf), Font Style (bentuk huruf), Size (ukuran huruf), serta efek-efek huruf lain. Senthonk.wordpress.com Format Tampilan 35

36 4. Klik OK 4. Mengatur Tampilan Border Proses Pengaturan border pada table dilakukan untuk pembuatan border atau mengganti tampilan border. Untuk mengatur format tampilan border sebagi berikut : 1. Blok sel atau range yang akan diubah bordernya. 2. Pilih dan klik menu Home, klik Format, pilih Format Cells atau klik kanan dan pilih Format Cells. Senthonk.wordpress.com Format Tampilan 36

37 Atau 1. Klik kanan di tengah range yang diblok, klik Format Cell Senthonk.wordpress.com Format Tampilan 37

38 2. Tampil jendela Format Cells > klik tab Border. 3. Pilih grup Line > Style pilih model garis, Line > Color untuk memilih warna garis. 4. Pada tab Presets > pilih lokasi garis dalam excel 5. Klik tab Border > pilih lokasi border yang akan diganti. Senthonk.wordpress.com Format Tampilan 38

39 5. Memilih warna cell. Untuk memilih warna cell dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1. Blok sel atau range yang akan beri warna. 2. Pilih dan klik menu Home, klik Format, pilih Format Cells atau klik kanan dan pilih Format Cells 3. Pilih warna pada background color. Untuk memilih model warna berbeda dapat memilih tab Fill Effect atau More Colors. Senthonk.wordpress.com Format Tampilan 39

40 4. Klik OK Senthonk.wordpress.com Format Tampilan 40

41 DATA DAN OPERASI DATA A. Data Microsoft Excel 1. Data Karakter / Teks. Seluruh data yang dimulai pengetikan huruf (dari A sampai Z) Karakter non angka yang berdiri dengan angka misalnya B256 atau 50FI yang seluruhnya tidak dapat dioperasikan dalam bentu operasi aritmtik. 2. Data numerik Meliputi seluruh angka, karena dapat dioperasikan secara numerik. Angka yang ditulis dalam bentuk Eksponensial misalnya 2E6 yang artinya sama dengan Angka tanggal yang diketikan dengan format DD/MM/YY. Angka jam yang diketik dengan format HH:MM:SS. B. Operasi Fungsi Fungsi di dalam program spreedsheet adalah suatu fasilitas dalam hal perhitungan yang dilakukan untuk melakukan perhitungan financial, statistik, analisa logika, pengambilan keputusan, manipulasi teks dan sebagainya. Senthonk.wordpress.com Data Microsoft Excel 41

42 C. Formula Bar Formula bar merupakan salah satu kunci utama dalam menyelesaikan suatu rumus. Untuk memanggil rumus dilakukan dengan klik (fx) Insert Function, setelah tampil jendela Insert Function, pilih fungsi atau klik ALL, pilih fungsi yang akan digunakan. Senthonk.wordpress.com Formula Bar 42

43 Atau 1. ketik fungsi yang akan digunakan di Search for a function. Contoh fungsi SUM 2. klik tab GO. 3. Maka fungsi tersebut akan tampil di Select a function paling atas 4. klik fungsi tersebut dan klik OK Senthonk.wordpress.com Formula Bar 43

44 D. Fungsi Dasar Fungsi dasar meliputi operasi data secara aritmatik sederhan sebagai berikut : Operasi Aritmatik Operator Operasional + Penjumlahan = Sama dengan - Pengurangan > Lebih besar * Perkalian < Lebih kecil / Pembagian >= Lebih besar atau sama dengan ^ Pangkat <= Lebih kecil atau sama dengan Dalam melakukan perhitungan, operator aritmatik memiliki urutan sebagai berikut : ( ), ^ / * dan + serta - Dalam melakukan perhitungan, maka semua rumus harus diawali dengan lambang = (sama dengan) atau + (plus). Selanjutanya tinggal mengcopy rumus. Contoh : Kasus penggunaan operator Aritmatik DAFTAR NILAI NO A B C D E F G H A + B A / B A * B A - B A^B TOTAL Rp , , Rp , Rp.157, Rp.3.473, Rp ,00 Cell absolut adalah sebuah cell yang rumusnya mengandung cell terpisah, kalau langsung dicopy maka Senthonk.wordpress.com Fungsi Dasar 44

45 akan menghasilkan kesalahan. Untuk menghindarinya maka cell tersebut harus diabsolutkan, dengan cara sebagai berikut : (cel C1 harus diabsolutkan.) 1. Letakan di cell C4 2. Tekan tombol =B2+C1 3. Tekan tombol F4 4. Maka dalam rumus disisipkan tanda/lambang $ menjadi =B2+$C$1 Senthonk.wordpress.com Fungsi Dasar 45