Empat Jenis Model. 1) Model fisik. 2) Model naratif. 3) Model grafis. 4) Model matematis

Transkripsi

1 Konsep Sistem 6-1

2 Model Model adalah abstraksi dari sesuatu hal. Di dalamnya direpresentasikan obyek atau aktifitas yang disebut entitas. Manajer menggunakan model untuk merepresentasikan masalah yang akan diselesaikan.

3 Empat Jenis Model 1) Model fisik Representasi tiga dimensi, contoh maket dan prototipe kendaraan. 2) Model naratif Lisan atau tertulis 3) Model grafis Abstraksi garis, simbol, atau bentuk geometris 4) Model matematis Persamaan EOQ = 2PS M 6-3

4 Model Grafis dari Konsep Economic Order Quantity (1) Cost Total cost 0 EOQ Purchasing cost Order Quantity 6-4

5 Sales Orders Customers Sales Orders Sales Orders Sales Orders Report Edit Sales Orders Enter Sales Order Data Prepare Sales Order Report Sales Orders Sales Order History File 2. Enter Sales Order Data Sales Order History File Enter Sales Orders Edit Sales Orders 1. Edit Sales Orders 3. Prepare Sales Order Report Sales Manager Sales Order Data Sales Order Report A. A Flowchart B. A Data Flow Diagram Model Grafis Alur Sales Order 6-5

6 Kegunaan Model Keempat model tersebut memfasilitasi adanya pengertian dan komunikasi. Model matematis juga dapat memprediksi masa depan. 6-6

7 The General Systems Model Diagram grafis yang disertai dengan narasi menggambarkan seluruh organisasi secara umum menggunakan kerangka kerja sistem (systems framework). Sistem Fisik: Aliran Material Aliran Personnel Aliran Mesin Aliran Uang 6-7

8 The Physical System of the Firm Sumberdaya Input Proses Transformasi Sumberdaya Output Lingkup perusahaan (Boundary of the Firm) 6-8

9 The Conceptual System Open-loop systems: Sistem tanpa feedback loop/mekanisme pengendalian Closed-loop systems (feedback loop) Sistem dengan feedback loop/mekanisme pengendalian Pengendalian manajemen Manajer berfungsi sebagai pengendali/controller Information processor 6-9

10 A Closed-Loop System Umpan balik Mekanisme Pengendalian (control) Umpan balik Sumberdaya Input Proses Transformasi Sumberdaya Output 6-10

11 The Physical System of the Firm as a Controlled System Informasi Manajemen Informasi Sumberdaya Input Proses Transformasi Sumberdaya Output 6-11

12 Laporan Penjualan dari Fast-Moving Products Year-to-Date % of Total Item Number Item Description Sales Volume Year-to-Date Sales BRAKE PIPE $1, DOOR HANDLE GASKET 1, CLUTCH DRIVEN PLATE 1, CARPET SNAP 1, SPARK PLUG 1, HOSE CLIP RUBBER PLUG UPPER DOOR HINGE REAR TUBE SHOCK NEEDLE VALVE Totals $11,

13 Informasi Dikumpulkan dari Seluruh Elemen Sistem Fisik Informasi Manajemen Informasi Sumberdaya Input Proses Transformasi Sumberdaya Output 6-13

14 Laporan Analisa Pemasok Item Number: Item Description: Upper Door Hinge SUPPLIER LAST UNIT DAYS TO PCT. NUMBER NAME DATE P.O. # QTY. PRICE RECEIPT REJECTS 3062 CARTER 7/ $ & SONS 4189 PACIFIC 4/ $ MACHINING 0140 A.B. MERRIL 1/ $ BAY AREA 8/ $

15 Laporan Satus Pekerjaan Memberikan Informasi Mengenai Proses Transformasi Job Number: Customer: Wankel Automotive CURRENT STATUS Step 4-weld supports to frame Department 410-Welding Date and Time Begun-10/8; 10:15A Projected Job Completion-10/14; 9:30A NEXT PROCESS Step 5-paint frame Department 632-Paint 6-15

16 Pemroses Informasi (information processor) Mentransformasi Data Menjadi Informasi Informasi Manajemen Informasi Information Processor Data Sumberdaya Input Proses Transformasi Sumberdaya Output 6-16

17 Sistem Konseptual (cont.) Dimensi Informasi Relevan Akurat Tepat waktu Lengkap Terlalu banyak informasi disebut Information Overload 6-17

18 Sistem Konseptual (cont.) Standard Objectives Mengukur kinerja yang telah disepakati Umumnya dinyatakan secara spesifik Digunakan untuk mengendalikan sistem fisik Seluruh tujuan (goal) yang harus dicapai sistem Sistem memmiliki satu atau lebih tujuan (objectives) Dengan demikian, sistem konseptual terdiri dari 3 elemen kunci : - Manajemen - Information Processor - Standard 6-18

19 Perbandingan tujuan (objectives) dan standar Objectives Memenuhi Kebutuhan Pelanggan Menghasilkan return on investment bagi pemilik Beroperasi secara efisien Invetasi di Masa Depan Mengembangkan sumberdaya penawaran Beroperasi secara etis Standar Kinerja Mencapai volume penjualan tahunan minimum $25 juta Menjaga 20% pangsa pasar Menjaga tingkat pertumbuhan tahunan 15% Membayar dividen kepada pemegang saham setiap triwulan Menjaga harga saham (common stock) diatas $85/saham Realisasi laba setelah pajak 15% dari penjualan Menjaga catatan hari bebas kecelakaan Menjaga employee turnover di bawah 10% Investasi minimum 15% dari penjualan pada riset dan pengembangan Mencapai stockout tidak lebih dari 2% pada items dalam inventori sepanjang tahun ini. Menjaga angka backorders kurang dari 5% dari seluruh order yang diproses Tidak ada penutupan pabrik karena ketidaktersediaan material Perusahaan tidak memiliki catatan/tuntutan hukum dari 6-19 pelanggan, supplier, dan pemerintah

20 Standar Kinerja Tersedia untuk Manajemen and Information Processor Standard Informasi Informasi Manajemen Information Processor Data Sumberdaya Input Proses Transformasi Sumberdaya Output 6-20

21 Conceptual System (cont.) Management by exception Membandingkan standar dengan output informasi dari sistem Manajer menjadi terlibat ketika kinerja sistem berada diluar acceptable range Kemampuan yang diberikan oleh CBIS Conceptual by Business Information system 6-21

22 Conceptual System (cont.) Critical Success Factors (CSFs) CSF merupakan aktifitas-aktifitas perusahaan yang berpengaruh kuat terhadap kemampuan perusahaan untuk memenuhi tujuan perusahaan Perusahaan memiliki beberapa CSFs CSFs memfokuskan perhatian pada sebagian aktifitas perusahaan 6-22

23 Perubahan Dibuat di dalam Sistem Fisik Melalui Aliran Keputusan Standard Keputusan Manajemen Informasi Information Processor Data Sumberdaya Input Proses Transformasi Sumberdaya Output 6-23

24 Conceptual System (cont.) Aliran Keputusan Modifikasi lain dari general model - relabel informasi menjadi keputusan. Data ditransformasikan menjadi informasi oleh information processor. Manajer mentransformasikan informasi menjadi keputusan. Keputusan dilakukan untuk mengubah/memperbaiki kinerja sistem. 6-24

25 The General Systems Model of the Firm Environment Standards Decisions Management Information Information Processor Information and Data Data Physical Resources Input Resources Transformation Process Output Resources Physical Resources 6-25

26 General Systems Model in Context for student Membantu penyesuaian terhadap perusahaan Memberikan a sense of stability Memberikan gambaran mengenai apa yang dapat diharapkan 6-26

27 Problems -- Good and Bad Penyelesaian Masalah (problem solving): Menghentikan dampak buruk Mengkaptalisasi kesempatan-kesempatan (opportunities) menjadi keuntungan bagi perusahaan Keputusan (decision) Tindakan memilih suatu strategi atau aksi yang dipercaya dapat memberikan penyelesaian terhadap permasalahan. 6-27

28 Elemen dari problem solving Kondisi yang diinginkan (desired state) Kondisi saat ini (current state) Hambatan-hambatan (constraints) Internal sumberdaya terbatas }Selisih = Solution Criterion Lingkungan (environmental) tekanan untuk membatasi aliran sumberdaya 6-28

29 Problem Elements of the Problem-Solving Process Element dari conceptual system Standards Desired state Alternate solutions Information Current state Problem solver (manager) Constraints Solution 6-29

30 Problems versus Symptoms Ketahui perbedaannya Gejala (symptoms) dihasilkan oleh permasalahan (problem) Permasalahan menyebabkan gejala Jika permasalahan dikoreksi gejala akan hilang, tapi tidak sebaliknya 6-30

31 1. Structured Problem Structure Elemen-elemen and hubungan dimengerti 2. Unstructured Tidak ada elemen atau hubungan keterkaitan yang dimengerti 3. Semistructured Beberapa elemen dimengerti Konsep DSS tentang manajer dan komputer yang bekerja bersama-sama menyelesaikan permasalahan. 6-31

32 Problem Structure Computer Solve DSS Manager Solve Structured Semi-structured Unstructured Notes ; DSS (Decision support system) : Sistem yang mendukung keputusan manajemen 6-32

33 The Systems Approach Systematic problem solving process. John Dewey, 1910 Columbia philosophy professor 1. Kenali kontroversi 2. Timbanglah beberapa claim alternatif 3. Buat suatu judgement Problem Solution 6-33

34 Fase-fase dan Langkah-langkah Systems Approach Fase I: Preparation Effort Langkah 1. Lihat perusahaan sebagai suatu sistem Langkah 2. Kenali environmental system Langkah 3. Identifikasi sub sistem perusahaan Fase II: Definition Effort Langkah 4. Laksanakan mulai dari sebuah sistem sampai tingkat subsistem Langkah 5. Analisa bagian-bagian sistem dalam urutan tertentu Fase III: Solution Effort Langkah 6. Identifikasi alternatif penyelesaian Langkah 7. Evaluasi alternatif solusi Langkah 8. Pilih solusi terbaik Langkah 9. Implementasikan solusi Langkah 10. Follow up untuk menjamin solusi berjalan efektif Keputusan dibuat pada setiap langkah dari fase definisi dan solusi 6-34

35 Preparation Effort Langkah 1 Lihat perusahaan sebagai sebuah sistem Langkah 2 - Kenali lingkungan dari sistem Langkah 3 - Identifikasi subsistem perusahaan Business areas Level manajemen Aliran sumberdaya Langkah-langkah dapat diambil tidak berurutan atau bersamaan. Preparation effort untuk membentuk frame of mind dalam penyelesaian masalah. 6-35

36 The Systems Approach Memerlukan Pengambilan Keputusan FASE Langkah (step) Keputusan (decision) Definition Effort Solution Effort 4. Laksanakan dari suatu sistem sampai level sub sistem. 5. Analisa bagian-bagian sistem dengan urutan tertentu. 6. Identifikasi alternatif penyelesaian. 7. Evaluasi alternatif solusi. 8. Pilih solusi terbaik. 9. Implementasikan solusi. 10. Follow up untuk menjamin solusi efektif. Dimana permasalahan? Perlukah data baru dikumpulkan, ataukah data sudah ada? Bagaimana data akan dikumpulkan? Apa yang menyebabkan permasalahan? Berapa banyak alternatif yang harus diidentifikasi? Apakah alternatif-alternatif tersebut feasible? Kriteria mana yang harus digunakan? Bagaimana masing-masing alternatif memenuhi setiap kriteria? Apakah semua kriteria memiliki bobot yang sama? Apakah informasi cukup untuk melakukan seleksi? Alternatif mana yang paling sesuai dengan kriteria yang dikehendaki? Kapan solusi tersebut diimplementasikan? Bagaimana solusi harus diimplementasikan? Siapa yang harus melakukan evaluasi? 6-36 Seberapa baik solusi sesuai dengan objectives?

37 Lingkungan Perusahaan Society Financial Community Government Global Community Suppliers The Firm Customers Source: RG Ch 2 Labor unions Stockholders or owners Competitors 2-37

38 Setiap Area Fungsional adalah Subsistem President Marketing Subsystem Manufacturing Subsystem Finance Subsystem Human Resources Subsystem Information Services Subsystem 6-38

39 Sesuatu Memicu Definition Effort Definition effort didorong karena adanya signal feedback yang diluar acceptable range (bisa lebih baik/lebih buruk). Signal tersebut disebabkan oleh pemicu (problem trigger), yakni: 1. Suatu tindakan 2. Berlalunya waktu 3. Dari dalam perusahaan atau lingkungan 6-39

40 Definition Effort Langkah 4: Laksanakan mulai dari suatu sistem hingga ke level sub sistem Setiap level adalah suatu sistem Apakah subsistem-subsistem terintegrasi di dalam suatu unit fungsional dengan baik? Apakah sub sistem perlu dibagi lebih lanjut? 6-40

41 Definition Effort [cont.] Langkah 5: Analisa elemen-elemen sistem dengan suatu urutan tertentu: 1. Standar evaluasi. Standar haruslah valid, realistis, dapat dimengerti, dapat diukur 2. Bandingkan system outputs dengan standar 3. Evaluasi manajemen 4. Evaluasi information processor 5. Evaluasi input dan sumberdaya input 6. Evaluasi proses transformasi 7. Evaluasi sumberdaya output 6-41

42 Setiap Bagian dari Sistem Dianalisan Berurutan 1. Standards 3. Management 4. Information processor 5. Input Inputs. + resources 6. Transformation processes 7. Output resources 2. Outputs 6-42

43 Solution Effort Langkah 6: Identifikasi alternatif-alternatif Carilah cara-cara lain untuk menyelesaikan masalah yang sama» Brainstorming» Joint Application Design (JAD) session Langkah 7: Evaluasi setiap alternatif solusi Langkah 8: Pilih solusi terbaik Mintzberg mengidentifikasi 3 cara untuk memilih alternatif terbaik:» Analysis evaluasi sistematis dari beberapa opsi» Judgment proses pemikiran seorang manajer» Bargaining negosiasi diantara beberapa manajer 6-43

44 Langkah Akhir dari Solution Effort Langkah 9: Implementasikan solusi Langkah 10: Follow-up untuk menjamin bahwa solusi berjalan efektif 6-44

45 Review of Systems Approach Integrasi setiap langkah dari systems approach merupakan tantangan manajerial Upaya persiapan manajerial merupakan titik awal yang bagus. Selanjutnya, manajer terlibat didalam dekomposisi fungsional Definition effort Akhirnya, manajer menyelesaikan permasalahan Solution Effort 6-46