PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007 ASET ALIH KERAJAAN (TPA) Bahagian Kawalan dan Pemantauan Perbendaharaan Malaysia

Transkripsi

1 PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) Bahagian Kawalan dan Pemantauan Perbendaharaan Malaysia

2 TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007 Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan

3 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di Kementerian/Jabatan, peranan dan tanggungjawab Pegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan diberi penekanan.

4 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (a) (b) Mewujudkan Unit Pengurusan Aset. Melantik: (i) Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan /Pusat Tanggungjawab (PTJ); (ii) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset; (iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan k pelupusan aset; dan (iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset. (c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

5 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (d) Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya: (i) Laporan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-8); (ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-12); (iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; (KEW. PA-20); dan (iv) Laporan a Tindakan a Surcaj dan Tatatertib t (KEW.PA-32) (v) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-33) (e) Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

6 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET (a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/Jabatan meliputi: Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus kira

7 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET (b) Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat. (c) (d) (e) Menjadi Urus Setia kepada JKPAK. Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan. Mengurus Kehilangan dan Hapus kira.

8 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET (f) Menyelaras penyediaan laporan berikut: Harta Modal dan Inventori Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Pelupusan Aset Alih Kerajaan Tindakan Surcaj/Tatatertib Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira

9 JAWATANKUASA PENGURUSAN ALIH KERAJAAN (JKPAK) ASET Pengerusi : Timbalan Ketua Setiausaha (peringkat Kementerian) Timbalan Ketua Pengarah (peringkat Ibu Pejabat) Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri) Setiausaha : Pegawai Aset Kementerian/Jabatan Ahli : Semua Ketua Bahagian/Unit Ketua Unit Audit Dalam Pegawai-pegawai ilain yang sesuai

10 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) AGENDA MESYUARAT: Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Laporan Tindakan Pelupusan Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih.

11 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) BIDANG TUGAS JKPAK Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan. TEMPOH MESYUARAT Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan. Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).

12 PENGUATKUASAAN Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan aset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat t arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

13 PEMBATALAN Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung dalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan: (a) AP Bab II Kehilangan dan Hapus kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang g awam sahaja; (b) PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan barang-barang awam sahaja; (c) PP Bil 2 Tahun 1991; (d) SPP Bil. 7 Tahun 1995; (e) SPP Bil. 2 Tahun 1997; (f) SPP Bil. 3 Tahun 2002; (g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8 Pengurusan Stor dan aset sahaja;

14 PEMBATALAN (h) (i) (j) Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja; Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335 (SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457 (10) bertarikh 7 Januari 2002.

15 PEMAKAIAN Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada Semua Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.

16 KANDUNGAN TPA PENDAHULUAN BAB F KEHILANGAN /HAPUS KIRA BAB E PELUPUSAN TPA BAB A PENERIMAAN BAB B PENDAFTARAN BAB D PENYELENGGARAAN BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

17 PENDAHULUAN TPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi: Bab A : Penerimaan Bab B : Pendaftaran Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Bab D : Penyelenggaraan Bab E : Pelupusan Bab F : Kehilangan dan Hapus kira

18 DEFINISI ASET Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

19 DEFINISI ASET ALIH Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

20 KUMPULAN ASET ALIH Harta Modal Inventori

21 HARTA MODAL (a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu pada masa perolehan. (b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna.

22 INVENTORI (a) (b) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

23 KATEGORI HARTA MODAL Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu: (i) () Loji/Jentera Berat (ii) (iii) Kenderaan Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

24 KATEGORI INVENTORI Empat (4) kategori Inventori iaitu: (a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual: (i) Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

25 KATEGORI INVENTORI (b) Tanpa mengira nilai perolehan asal: (ii) Perabot (iii) Hamparan, hiasan dan langsir (iv) Pinggan mangkuk

26 BAB A PENERIMAAN

27 BAB A - PENERIMAAN Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki g p g y g kepakaran dalam bidang tertentu.

28 Objektif Penerimaan: BAB A - PENERIMAAN (a) Memastikan setiap aset diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. (b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. (c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

29 PERATURAN PENERIMAAN (a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi. (b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.

30 PERATURAN PENERIMAAN (c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset: Semak butiran dalam dokumen. Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dan diuji.

31 PERATURAN PENERIMAAN (d) (e) (f) (g) Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 jika terdapat kerosakan/perselisihan. Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat Jaminan daripada pembekal. Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

32 BAB B PENDAFTARAN

33 BAB B - PENDAFTARAN CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI PENGESAHAN PENDAFTARAN URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH OBJEKTIF PENDAFTARAN TEMPOH MENDAFTAR PENDAFTARAN ASET HADIAH PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK PUNCA MAKLUMAT BUTIRAN MAKLUMAT DOKUMEN PENDAFTARAN

34 Objektif Pendaftaran Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini Memudahkan pengesanan dan pemantauan Membolehkan keadaan aset diketahui Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

35 TEMPOH MENDAFTAR Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

36 Tempoh daftar : 2 minggu selepas pengesahan Apa yang perlu di isi dalam daftar aset alih? PEM MBELIAN < Pesanan Rasmi Kerajaan > <Nota Serahan > < Invois > < Dokumen Kontrak > < Kad Jaminan > SEWA BE ELI < Surat Agreement > < Dokumen Berkaitan > PINDAHAN < Daftar Asal/Salinan Aset > ASET LUCUKHAK < sijil lucuthak > BELUM BERDAFTAR < Manual Pengguna > < Dokumen berkaitan > HADIAH < surat kelulusan hadiah > <fizikal aset > < harga angaran >

37 PENDAFTARAN ASET HADIAH Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pembelajaran dan pameran tidak perlu didaftarkan Kem/Jab hendaklah mewujudkan Satu Senarai aset berkenaan bagi tujuan rekod.

38 PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK Didaftarkan jika Kementerian/Jabatan bercadang menggunakannya. Aset lucuthak yang dikategorikan di bawah akta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan mengikut maksud tersebut sahaja.

39 Aset Yang Dibeli: PUNCA MAKLUMAT (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Pesanan Rasmi Kerajaan Nota Serahan Invois Dokumen Kontrak Kad Jaminan Manual Pengguna Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

40 PUNCA MAKLUMAT Aset yang disewa beli: (a) Surat Ikatan Perjanjian (b) Dokumen lain yang berkaitan

41 PUNCA MAKLUMAT Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain (a) (b) (c) Salinan Daftar jika diterima secara pindahan Salinan surat kelulusan menerima hadiah (Pek. Perk Bil. 5 Tahun 2008). Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah

42 PUNCA MAKLUMAT Aset Yang Belum Berdaftar: Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran berasaskan maklumat di fizikal aset atau sumber-sumber lain yang berkaitan.

43 DOKUMEN PENDAFTARAN (a)daftar Harta Modal Kew. PA-2 (b) Daftar Inventori Kew. PA-3 Pendaftaran melalui sistem berkomputer: (a) (b) (c) Format yang sama diguna pakai. Daftar hendaklah dicetak. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

44 PENGESAHAN PENDAFTARAN Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut: Telah direkodkan pada..(tarikh). No. siri pendaftaran aset.. seperti nombor pada daftar.

45 URUSAN PENDAFTARAN (a)didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ menggunakan Kew. PA-2 & Kew. PA-3. (b) Satu Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew. PA-5 disediakan.

46 URUSAN PENDAFTARAN (c) Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut: (i) (ii) Pendaftaran di peringkat PTJ Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat Pendaftaran Peringkat Jabatan Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.

47 URUSAN PENDAFTARAN (iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan p, Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

48 CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4) SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5) PERBENDAHARAAN KEMENTERIAN KEW. PA-8 Bahagian-bahagian IBU PEJABAT Jabatan Jabatan Jabatan Jabatan PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5

49 URUSAN PENDAFTARAN (d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku: (i) (ii) (iii) (iv) Penambahan/penggantian/ penaiktarafan Pemeriksaan aset Pelupusan Hapus kira

50 PELABELAN ASET Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM). Aset tujuan samaran/risikan ditanda di tempat yang tidak mudah dilihat.

51 PELABELAN ASET Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut: Kod Kementerian: }Berasaskan kod fail Kod Jabatan: }oleh MAMPU KodK Kumpulan lansamaada ada: Harta Modal - H Inventori - I Tahun Pembelian: No. Siri: - 1 CONTOH : KK/BKP 10/H/07/1

52 Pergerakan Aset URUSAN PENDAFTARAN Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori Kew. PA-6. Penyimpanan Daftar Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci. Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan simpan di lokasi.

53 SENARAI ASET DI LOKASI Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan. 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala 1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

54 LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

55 CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA PENDAFTARAN Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran seperti Jadual 1 dan Jadual 2.

56 BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

57 Objektif Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan: (a) (b) (c) (d) (e) Mengurangkan pembaziran Menjimatkan kos Mencapai jangkahayat Mencegah penyalahgunaan Mengelakkan kehilangan

58 PENGGUNAAN (a) (b) (c) Bagi tujuan rasmi sahaja. Mengikut fungsi sebenar dalam manual. Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan. (d) Perlu direkodkan. dk (e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan Kew. PA-9.

59 PENGGUNAAN Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada d Ketua Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal.

60 PENGGUNAAN Peraturan mengenai Penggunaan, Pengurusan dan Penyelenggaraan kenderaan adalah a mengikut peraturan a semasa yang berkuatkuasa. (Pek Perkh Bil 9 Tahun 1980 & Bil 12 Tahun 2007-Elaun Tugas Pemandu) (PP Bil. 7 Tahun 1985-Kemalangan Kenderaan Kerajaan)

61 PENYIMPANAN Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah h sentiasa dipatuhi. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima. Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan g y g g g p tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

62 PEMERIKSAAN Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas: (a) (b) (c) Fizikal Rekod Penempatan

63 PEMERIKSAAN Tujuan pemeriksaan adalah untuk: (a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset; (b) Memastikan setiap aset yang mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

64 PEMERIKSAAN Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang- kurangnya sekali setahun. Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada Ketua Jabatan.

65 Tindakan Pegawai Pemeriksa 1. Mengambil maklum akan tarikh dan lokasi pemeriksaan. 2. Menjalankan pemeriksaan pada tarikh seperti yang dijadualkan. 3. Pemeriksaan adalah terhadap keseluruhan aset di sesuatu bahagian /lokasi. 4. Jika aset di bahagian / lokasi yang diperiksa banyak, maka tarikh pemeriksaan perlulah dilanjutkan.

66 Tindakan Pegawai Pemeriksa 5. Pastikan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 yang diserahkan oleh Pegawai Aset Bahagian adalah mengikut lokasi. Pastikan juga Pegawai Aset Bahagian menyerahkan fail yang mengandungi daftar aset/salinan daftar aset di bahagian / lokasi pemeriksaan. 6. Pemeriksaan adalah mengikut aturan lokasi seperti pelan atau floor plan bahagian. Pemeriksaan perlulah dilakukan bagi setiap kawasan di bahagian/lokasi selagi terdapat aset yang ditemui di bahagian/lokasi tersebut.

67 Tindakan Pegawai Pemeriksa 7. Jika terdapat aset yang tidak disenaraikan sepertimana KEW.PA-10 dan KEW.PA-11,maka Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatnya di dalam KEW.PA-10 atau KEW.PA-11 berkenaan. 8. Jika tidak terdapat aset seperti yang disenaraikan di dalam KEW.PA-10 atau KEW.PA-11, maka Pegawai Pemeriksa boleh mendapatkan maklumat lanjut mengenainya daripada Pegawai Aset Bahagian dan mencatatkan tindakan sewajarnya di KEW.PA-10 atau KEW.PA-11 berkenaan.

68 Tindakan Pegawai Pemeriksa 9. Bagi setiap daftar yang telah diperiksa, salah seorang Pegawai Pemeriksa hendaklah menurunkan tandatangannya pada daftar tersebut. 10. Setelah berpuashati dengan pemeriksaan aset yang dijalankan, pegawai hendaklah menyerahkan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 kepada Pegawai Aset Bahagian untuk tindakan seterusnya.

69

70

71

72 PEMERIKSAAN Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal. Pegawai ai Pengawal al dikehendaki mengemukakan Kew. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

73

74 BAB D PENYELENGGARAAN

75 Objektif Penyelenggaraan Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan. Memelihara dan memanjangkan jangkahayat Meningkatkan keupayaan Mengurangkan kerosakan Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan Menjamin keselamatan pengguna Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif Memelihara imej Kerajaan

76 PENYELENGGARAAN JENIS PENYELENGGARAN (a) Penyelenggaraan elenggaraan Pencegahan (Preventive enti e Maintenance) Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan. (b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

77 PENYELENGGARAAN MANUAL PENYELENGGARAAN Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.

78 PANDUAN PENYELENGGARAAN Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian /Jabatan: (a) Menyedia senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan Kew. PA-13. (b) Merancang penyelenggaraan (c) Melaksana program penyelenggaraan (d) Merekod penyelenggaraan dalam Kew. PA-14 (e) Menilai program penyelenggaraan (f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta.

79 BAB E PELUPUSAN

80 ISI KANDUNGAN Definisi Pelupusan Objektif Justifikasi Pelupusan Kuasa Melulus Urus Setia Pelupusan Perakuan Pelupusan (PEP) Lembaga Pemeriksa Tempoh Tindakan Pelupusan

81 ISI KANDUNGAN Pelanjutan Tempoh Pinda Kaedah Pelupusan Kaedah Pelupusan Pelaksanaan Kaedah Pelupusan Pelupusan Melalui Kontrak Pusat Tindakan Semasa Melaksana Pelupusan Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan

82 DEFINISI PELUPUSAN Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

83 OBJEKTIF PELUPUSAN Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak digunakan atau diperlukan. Menjimatkan ruang simpanan/pejabat. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik. Membolehkan aset milik Kementerian /Jabatan dipindahkan i d ke Kementerian/ Jabatan lain.

84 JUSTIFIKASI PELUPUSAN Tidak Ekonomik Dibaiki Usang/Obselete Rosak & tidak boleh digunakan Luput tempoh penggunaan Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum Tiada alat ganti Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan Disyor selepas pemeriksaan aset Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan Perubahan Teknologi Melebihi keperluan

85 KUASA MELULUS PELUPUSAN Dua (2) peringkat: (a) Perbendaharaan (b) Kementerian/Jabatan

86 KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN (a) (b) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; 000 dan Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai seperti berikut: - Hadiah - Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri - Tukar Beli (trade in) - Tukar Barang (barter trade) - Kaedah lain pelupusan p yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.

87 KUASA MELULUS KEMENTERIAN/JABATAN (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50, atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan (b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000. Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain. (P.U.(B)197 (B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

88 URUS SETIA PELUPUSAN Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut Kew. PA-15 Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16 Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew.PA-17 Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus

89 PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA (a) Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan. (b) Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan tidak lebih tempoh 2 tahun.

90 KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA (a) (b) (c) (d) Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusi dan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset berkenaan. Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu. Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yang setaraf. Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.

91 TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA (a) (b) (c) (d) Menyedia dan mengemuka Jadual Pemeriksaan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan. Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan. Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan dikeluarkan. Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17. (e) Mengesyor kaedah pelupusan p yang sesuai. (f) Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Setia.

92 LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-17 EMENTERIAN/ JABATAN: KEM. KESIHATAN/ HOSPITAL KUALA LUMPUR (HKL) L JABATAN/BA HAGIAN KETERANGAN ASET UNIT KUANTITI TEMPOH DIGUN AKA N/SIMPAN AN TEMPOH DIGUN AKAN HARGA PEMBELIAN ASAL NILAI SEMASA SEUN IT JUMLAH SEUN IT JUMLAH (RM) (RM) (RM) (RM) NYATAKAN KEADAAN A SET DEN GA N JELA S SYO R K A EDA H PELUPUSAN DAN JUSTIFIKA SI 1 Pentadbiran Kenderaan buah tahun 65,000 65,000 15,000 15,000 masih boleh sebutharga digunakan 2 Mesin X-Ray buah tahun 150, , rosak sisa besi JUM LAH 215, ,000 15,000 15,000 KESELURUHA N Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa Tarikh pemeriksaan:. Tempoh pemeriksaan Tandatangan..( Pengerusi) N ama dan Jawatan Tandatangan ( A hli) N ama dan Jawatan Tandatangan ( A hli)

93 URUS SETIA PELUPUSAN Memaklumkan kelulusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan. Memohon pelanjutan tempoh pelupusan Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan Melantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedah pemusnahan Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Kew. PA-18

94 URUS SETIA PELUPUSAN Memperolehi Sijil Pelupusan Aset Kew. PA-19 Menghantar Kew. PA-19 kepada Kuasa Melulus l Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset Kew. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

95 PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16 (a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal l dan Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B. (b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu. (c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan. (d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun. (e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh 1 tahun.

96 TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan mengikut kaedah yang diluluskan.

97 PELANJUTAN TEMPOH Permohonan untuk lanjut tempoh dikemuka k kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. p Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja. Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan maka kelulusan terbatal.

98 PINDA KAEDAH PELUPUSAN Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan dikemuka kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan tamat kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

99 KAEDAH PELUPUSAN (a) Jualan secara : (b) (c) (d) (e) - Tender - Sebut harga - Lelong Jualan Sisa Tukar Barang (Barter Trade) Tukar Beli (Trade in) Tukar Ganti (Cannibalize)

100 KAEDAH PELUPUSAN (g) (h) (i) (j) Pindahan Hadiah Musnah secara: - Ditanam - Dibakar - Dibuang - Ditenggelam Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.

101 KAEDAH PELUPUSAN TENDER Gunakan Kew. PA-21 Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (Kew.PA-22) Maklumat seperti dalam Kew. PA-21 diiklankan melalui sekurang-kurangnya kurangnya 1 akhbar utama Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17 Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM10,000 Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan masukkan dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuka dan menjadual tender.

102 KAEDAH PELUPUSAN TENDER Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan. Tawaran disenaraikan dalam Kew. PA-23 Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada Ketua Jabatan. Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender. Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinan iklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain. Tawaran tertinggi ti i yang dipilih ilih tidak kurang 70% harga simpanan. Jika kurang rujuk Perbendahraan. Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklah memastikan bahawa beliau dan pegawai-pegawai p g tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau terletakhak.

103 KAEDAH PELUPUSAN TENDER Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan aset tidak dibenarkan menyertai tender. Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran maka deposit tender tidak akan dikembalikan. Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untuk membolehkannya menimbang tawaran lain. Jika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semula atau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan. Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus.

104 KAEDAH PELUPUSAN SEBUT HARGA Dipelawa 10 syarikat atau orang perseorangan Kenyataan Tawaran Sebutharga dalam Kew. PA-24 Tawaran sebut harga menggunakan Kew. PA-25 Harga simpanan berdasarkan nilai i semasa di Kew-PA-17 Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM5,000 Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan dalam peti sebut harga Jabatan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.

105 KAEDAH PELUPUSAN SEBUT HARGA Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. Jawatankuasa Sebutharga menyenaraikan tawaran dalam menggunakan Borang Kew. PA-26 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan k Jadual Sebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga Jabatan untuk pertimbangan dan keputusan. Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklah memastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau terletakhak.

106 KAEDAH PELUPUSAN SEBUT HARGA Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta. Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, deposit sebut harga tidak akan dikenbalikan. Jawatankuasa Sebut harga menimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut harga semula. Pega ai Kementerian/jabatan ang mel p skan aset tidak Pegawai Kementerian/jabatan yang melupuskan aset tidak dibenar menyertai sebut harga.

107 KAEDAH PELUPUSAN LELONG Dilaksanakan ke atas aset berikut: Mempunyai nilai pasaran Kuantiti yang banyak T d t i t ti i t k Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya.

108 KAEDAH PELUPUSAN LELONG Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai tarikh, waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di Kew. PA-27. Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew. PA-17 dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong. Urusan lelong di adakan atau di dewan. Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar. Bayaran deposit RM1,000 atau maksima RM1,000 Pembida yang berjaya a jelaskan bayaran aran dalam tempoh 7 hari dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan. Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada harga simpanan rujuk kepada Perbendaharaan.

109 KAEDAH PELUPUSAN JUALAN SISA Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam (besi, tembaga dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilai jualan. Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara: - Tender - Sebut harga - Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlu permit) i)

110 JAS Negeri Sarawak Keterangan Aset : Mini Caravan Kuantiti : 1 buah Keadaan Aset : Syor kaedah pelupusan : Tidak ekonomi dibaiki Jualan sisa Kelulusan khas *pengecualian tawaran kpd Syarikat Bukan Bumiputra

111

112 KAEDAH PELUPUSAN TUKAR BARANG (BARTER TRADE) Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad Mempunyai justifikasi i dan memperolehi kelulusan l Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan: - Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam bidang berkenaan. - Aset yang mempunyai unsur keselamatan. - Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik. - Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar. - Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai lesen dan kemahiran. - Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru. hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan.

113 KAEDAH PELUPUSAN TUKAR BELI (TRADE IN) Aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/Jabatan t dan tiada Kementerian/ Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkenaan. Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai Dilaksanakan berasaskan: - Aset sama jenis - Aset perlu dikeluarkan sebelum pengganti dipasang - Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal

114 KAEDAH PELUPUSAN TUKAR BELI (TRADE IN) Dilaksanakan berasaskan: - Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal. - Peruntukan mencukupi bagi membiayai i harga penuh aset yang akan diganti. - Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dan tidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset yang dibeli. - Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaan tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian perolehan.

115 KAEDAH PELUPUSAN TUKAR GANTI (CANNIBALIZE) Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/ kenderaan /perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/komponen ganti bagi kenderaan/perkakasan k k komputer yang lain.

116 KAEDAH PELUPUSAN TUKAR GANTI (CANNIBALIZE) Dilaksanakan berasaskan: - Aset yang sama jenis dan kegunaannya - Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh Pegawai Teknikal - Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih dan penjimatan Alat/komponen tukar ganti yang dipasang kepada aset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian B Kew. PA-2 2berkenaan.

117 KAEDAH PELUPUSAN PINDAHAN Dilaksanakan antara Kementerian/Jabatan bagi aset yang boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana: - Melebihi keperluan - Tidak diperlukan selepas projek siap - Obsolete/obsolescent Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan: - Permohonan atau kepeluan Kementerian/Jabatan - Tidak dikenakan k apa-apa bayaran

118 KAEDAH PELUPUSAN PINDAHAN Kaedah pelupusan dilaksanakan k berasaskan: - Permohonan atau keperluan Kementerian/Jabatan. - Tidak dikenakan apa-apa bayaran. - Kos pengendalian pindahan ditanggung oleh penerima. - Daftar aset diserah kepada Kementerian/Jabatan penerima. - Aset yang diterima secara pindahan hendaklah dilupus oleh Kementerian/Jabatan - Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus

119 Jabatan Logistik, ik KDN Keterangan Aset : Peluru Kuantiti : 500, butir Keadaan Aset : Syor kaedah pelupusan : Setelah diperiksa dan didapati masih dalam keadaan baik dan boleh digunakan lagi Pindahan kepada Jabatan Penjara Malaysia

120 KAEDAH PELUPUSAN HADIAH Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/Jabatan atau Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan atau pameran.

121 KAEDAH PELUPUSAN HADIAH Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan: Antara Kementerian/Jabatan Kerajaan bagi tujuan latihan atau pemeran Dari Kementerian/Jabatan Kerajaan kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan.

122 KAEDAH PELUPUSAN HADIAH Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan: Permohonan atau keperluan penerima Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh penerima. Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat permohonan Kementerian/Jabatan, organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan b d lain. Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Kew. PA-19. Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan atau pameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja.

123 KAEDAH PELUPUSAN MUSNAH Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai jualan/nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara berikut: Ditanam Dibakar Dibuang Ditenggelam

124 KAEDAH PELUPUSAN MUSNAH Langkah-langkah yang perlu diambil: Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut dll. Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa berkenaan. Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah ditanggal/dikelurkan terlebih dahulu Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek dan sebagainya. Sijil Penyaksian Pemusnahan Kew. PA-18 hendaklah disediakan.

125

126 PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT Jika terdapat pelupusan melalui kontrak Pusat Kementerian/Jabatan hendaklah Menggunakan peraturan berkenaan.

127 TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan JPJ diberitahu diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa K d K j d t lih l i t l h Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

128 CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan seperti di Jadual 3 dan Jadual 4.

129 CONTOH PELUPUSAN Jabatan Logistik, Kontijen Polis Sabah Keterangan aset : Peralatan Komunikasi Elektronik Keselamatan Kuantiti : 5 unit Keadaan aset :rosak, sukar mendapat alat ganti, obselete Syor pelupusan : Dimusnah secara ditanam

130 rangka kenderaan di bengkel kereta secara jualan sisa truck 3 ton terlibat kemalangan secara jualan sisa tayar kenderaan di Kem Batu Kentomen secara jualan sisa baju & seluar celoreng tentera secara musnah - dipotong dan ditanam pedang istiadat secara hadiah kepada pedang istiadat secara hadiah kepada muzeum untuk pameran Hari Pahlawan

131 BAB F KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

132 BAB F KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA TAFSIRAN OBJEKTIF (e) Tindakan Selepas Kelulusan (d) Laporan Akhir HAPUS KIRA KUASA MELULUS URUS SETIA KEHILANGAN & HAPUS KIRA PROSES HAPUS KIRA (c)jawatankuasa Penyiasat (b)laporan Awal (a)melaporkan Kehilangan

133 TAFSIRAN KEHILANGAN Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

134 TAFSIRAN HAPUS KIRA Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

135 TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

136 TAFSIRAN KETUA JABATAN Ketua Jabatan termasuk: ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

137 KUASA MELULUS HAPUS KIRA Dua (2) peringkat: (a) (b) Perbendaharaan Pegawai Pengawal

138 KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAAN (a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000. (b) Peralatan Elektronik, Komunikasi i dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal: Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone. (Surat KSP Bertarikh 5 Feb 2009 Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj) (c) Melibatkan kecurian,,penipuan p atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

139 SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Surat Perbendaharaan Bertarikh 5 Feb 2009 Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi RM5000 diberi pengecualian tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa tertakluk syarat berikut; (1) Walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA), Pemain CD/DVD dan smartphone

140 SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj (2) Kuasa Melulus Bayaran Balik adalah - Ketua Setiausaha dan - Ketua Pengarah Jabatan (3) Nilai semasa adalah berdasarkan nilai semasa berlaku kehilangan. Penentuan adalah daripada Pegawai Mahir dan diperakukan oleh JKPAK (4) Membuat Laporan Polis dan Laporan Awal (5) Bayaran balik dikreditkan ke Kod Hasil (Denda Pegawai Awam) dan direkodkan dalam Buku Perkhidmatan (6) Tindakan hapus kira dicatatkan di Daftar Aset (7) Satu Laporan hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

141 KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL (a) (b) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam. * (P.U.(B)197 (B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

142 URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira. T (a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui l Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3. U G (b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada d Ketua Jabatan. A (c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal. S (d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.

143 URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA (e) Mendapatkan hasil siasatan polis. T (f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat. U G A (g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal. (h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur. S (i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan k k walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

144 URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA (j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset. T U G A S (k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya. () (l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Ketua Jabatan dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira. (m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/ tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan. (n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

145 PROSES HAPUS KIRA 1. Melaporkan Kehilangan (a) (b) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

146 PROSES HAPUS KIRA 2. Laporan Awal Kew. PA-28 (a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/ Ibu Pejabat.

147 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-28 Nyatakan: 1. Keterangan Aset Yang Hilang (a) Jenis Aset : Note Book (b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C (c) Kuantiti: 1 (d) Tarikh Perolehan: (e) Harga Perolehan Asal:5, Tempat Sebenar di mana kehilangan berlaku Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur 3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui

148 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-28 Nyatakan: 4. Cara bagaimana kehilangan berlaku: Kehilangan berlaku di Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Haji Hussen pada Kejadian berlaku ketika Puan Azura bt. Jamal sedang mengikuti Kursus Pengurusan Sains dan Matematik Dalam Bahasa Inggeri mulai Mei Puan Azura meletakkan note book dalam almari yang diselindungi oleh pakaian dan dua beg pakaian besar. Pada masa itu beliau mendapati bilik tersebut masih belum dikemaskan oleh kakitangan hotel, lalu beliau keluar untuk makan tengah hari. Walau bagimanapun kehilangan hanya disedari apabila beliau hendak menggunakan note book tersebut keesokan hari.

149 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang Puan Azura bt. Jamal - PPP Lepasan Diploma Gred DGA29 6. Sama ada seorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya nama dan jawatannya. Tiada 7. Sama ada seorang pegawi telah ditahan kerja Tiada 7. No. Rujukan dan Laporan Polis Dang Wangi/023333/07

150 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA Langkah-langkah sedia ada untuk mengelak kehilangan berlaku Telah meletakkan komputer ditempat yang terselindung. 10. Langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini. Note book yang dibawa keluar hendaklah sentiasa di abwah kawalan maksima dan sentiasa di pastikan di simpan di tempat yang berkunci dan selamat. 11. Catatan: Tandatangan Ketua Jabatan Nama:Mohd Amran Hashim Jawatan: Guru Besar Tarikh: Cop Jabatan

151 PROSES HAPUS KIRA 2. Laporan Awal Kew. PA-28 (b)ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) () Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan (ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

152 PROSES HAPUS KIRA 2. Laporan Awal Kew. PA-28 (c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

153 PROSES HAPUS KIRA 3. Jawatankuasa Penyiasat (a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (b) Keanggotaan: (a) Pegawai yang tidak terlibat t dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; (b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; (c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

154 PROSES HAPUS KIRA 3. Jawatankuasa Penyiasat (c)bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

155 4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat 1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan 2. Memeriksa sendiri tempat kejadian. 3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan 4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang. 5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi. 6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud. 7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. 8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

156 PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (a)jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada. (b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

157 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN Nyatakan: KEW. PA Keterangan Aset Yang Hilang (a) Jenis Aset : Note Book (b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C (c) Kuantiti: 1 (d) Tarikh Perolehan: (e) Anggaran Nilai Semasa: RM5, Perihal Kehilangan (a) (b) (c) Tarikh diketahui Tarikh Sebenar berlaku (12.45 tgh.) hingga (7.30 pagi) Tempat Kejadian Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur

158 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-30 (d) Bagaimana kehilangan diketahui Apabila hendak mengambilnya dari dalam almari untuk dibawa ke bilik kursus di dapati tiada. (e) Bagaimana kehilangan berlaku Bilik No City Villa Hotel dimasuki oleh pihak yang tidak bertanggungjawab walaupun bilik telah berkunci. 3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan. Belum diterima. 4. Nama pegawai yang: (i) Secara langsung menjaga aset tersebut. Puan Azura bt. Jamal

159 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA Nama pegawai yang: (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia Puan Azura bt. Jamal (iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu. Puan Azura bt. Jamal 5. Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan: (i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan PPP Lepasan Diploma DGA 29 (ii) Tugasnya serta senarai tugas (iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak) Tt Tetap dan berpencen (iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tertentu. Tiada

160 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-30 (v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan (vi) Sama ada pernah melakukan k apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya) Tiada (vii) Maklumat lain, jika ada.

161 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut. Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikan kepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA Bab C. 6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini. Pegawai yang membawa aset Kerajaan hendaklah memastikan keselamatan aset berkenaan dengan memberi perhatian dan kawalan yang maksima bagi mengelakan berlakunya kehilangan.

162 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA Rumusan Siasatan Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas note book berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya memastikan keselamatan note book tersebut t sepenuhnya sebelum meninggalkannya. Beliau sepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang di bawa dan tidak meninggalkan begitu sahaja dan perlu sentiasa melihat aset berkenaan ada ditempat simpanan.pegawai telah cuai dalam menjaga aset Kerajaan.

163 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi. Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Puan Azura bt. Jamal untuk memastikan note book disimpan di tempat yang selamat. Tandatangan : Pengerusi Tandatangan : Ahli Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh :

164 PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (c) (d) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan. Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

165 PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk: (i) (ii) (iii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

166 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA Syor dan Ulasan Syor Note Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas Puan Azura bt. Jamal. Ulasan Tindakan surcaj dikenakan kepada Puan Azura bt Jamal di atas kecuaiannya memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.

167 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-30 Tandatangan: Nama : Jawatan : Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Tarikh : Cop Kemeterian :

168 PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. (i) (ii) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.