Toni Pramudiarso Prof.Sutjipto Ngumar, Ph.D., C.P.A.

Transkripsi

1 PELAKSANAAN AUDIT OPERASIONAL PERSONALIA UNTUK MENGEVALUASI EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI BAGIAN KEPEGAWAIAN PADA KOPERASI WANITA SETIA BHAKTI WANITA JAWA TIMUR 1 Toni Pramudiarso tonipramudiarso@gmail.com Prof.Sutjipto Ngumar, Ph.D., C.P.A. prof.ngumar@yahoo.com Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya ABSTRACT The purpose of this research which conducted at Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur is to assess whether the need of human resources on Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur has been fulfilled efficient and effectively and to comprehend the way to evaluate the effectiveness and efficiency performance of the human resources of personnel department. The tasks and the authorities of personnel function are human resources planning, recruitment, selection, replacement, training, reward and punishment. It is found from the result of evaluation on the organization of personnel function that there is an overage problem to the recruitment cost which occurs during 2012 and employees training cost is too expensive so it reduces the earnings of the cooperation and problem about employees unfavorable performance occurs very often and it can be seen from the sales in the convenience store department which cannot fulfill the operational target during The implication of this research is that the operational auditing is expected to be able to be used as an instrument in order to assist personnel department in following up and improving any policies and procedures which have been determined by the organization so it can support the achievement of personnel function performance optimally and the organization performance effectively and efficient overall. Keywords: Operational Auditing, Efficient and Effective, Personnel Function Performance ABSTRAK Tujuan dari penelitian yang dilakukan pada Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur adalah untuk menilai apakah kebutuhan SDM pada Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur telah terpenuhi dengan cara efisien dan efektif dan untuk memahami cara mengevaluasi efektivitas dan efisiensi kerja Sumber Daya Manusia bagian kepegawaian. Dari hasil evaluasi atas fungsi personalia organisasi diketahui adanya permasalahan yang terjadi yaitu terdapat kelebihan terhadap biaya rekrutmen yang terjadi selama tahun 2012 dan biaya pelatihan karyawan yang terlalu tingi sehingga dapat mengurangi laba pada koperasi dan permasalahan yang sangat sering terjadi adalah kinerja karyawan yang kurang baik yang dalam koperasi ini dapat dilihat dari penjualan yang terjadi pada bagian swalayan yang tidak memenuhi target operasi selama tahun Implikasi dari penelitian ini adalah diharapkan audit operasional dapat digunakan sebagai alat untuk membantu bagian personalia dalam menindaklanjuti dan memperbaiki berbagai kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan, sehingga dapat mendukung tercapainya kinerja fungsi personalia secara optimal dan kinerja organisasi secara keseluruhan secara efektif dan efisien. Kata-kata Kunci : Audit Operasional, Efektif dan Efisien, Kinerja Fungsi Personalia

2 2 PENDAHULUAN Pembangunan yang pesat di negara kita telah mendorong suatu organisasi pemerintah untuk meningkatkan kegiatan usahanya yang berorientasi pada pelayanan publik, mengoptimumkan laba, dan mengembangkan organisasi tersebut. Maka salah satu organisasi yang dapat memberikan andil dalam pembangunan bangsa dan negara sekarang ini adalah koperasi. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, organisasi harus memperoleh dan memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia untuk digunakan dalam pencapaian tujuan tersebut, dalam hal ini manajemen mempunyai kewajiban untuk menetapkan kebijakan-kebijakan dalam memperoleh, menggunakan dan mengelola sumber- sumber tersebut. Perkembangan dan perubahan yang terjadi di dunia sekarang ini akan berdampak kepada lingkungan organisasi pemerintah yang selalu menuntut penyesuaian terutama fungsi personalia karena strategi dan masalah personalia berhubungan langsung dengan masalah strategi dan bisnis. Dalam melaksanakan aktivitasnya, suatu organisasi membutuhkan faktor-faktor produksi yang saling terkait antara satu dengan yang lainnya, diantaranya yaitu modal, bahan baku, mesin, teknologi dan manusia. Diantara beberapa faktor tersebut, faktor produksi manusia adalah yang paling dominan atau vital dibandingkan dengan faktor produksi lainnya. Oleh sebab itu, sumber daya manusia ini harus dikelola dan dimanfaatkan sebaik mungkin. Karena sangat pentingnya SDM dalam suatu organisasi, maka diperlukan suatu perlakuan dan penanganan yang serius oleh fungsi personalia yang salah satunya yaitu dilakukan dengan cara melaksanakan audit terhadap fungsi personalia. Hal ini dilakukan agar fungsi personalia yang memperoleh tugas dan tanggung jawab untuk mengelola SDM dapat melaksanakannya dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang semakin tinggi dan optimal. Audit fungsi personalia ini bertujuan untuk mengevaluasi efektivitas dari fungsi personalia yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini, maka auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM, kemungkinan mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Masalahmasalah yang sering terjadi adalah peran dan tanggung jawab tidak diimplementasikan dengan baik dan benar, sehingga dapat menghambat berkembangnya organisasi dan menghambat dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut. Melalui audit operasional, maka masalah yang seperti ini dapat ditemukan dan selanjutnya dicari solusinya. Fungsi personalia dikatakan efektif bila mampu meningkatkan kontribusi yang diberikan oleh para pekerja dalam organisasi ke arah tercapainya tujuan organisasi. Audit operasional menyajikan suatu metode untuk menilai efektivitas dari program personalia dan memperbaiki mutu program tersebut, audit ini digunakan untuk melihat sejauh mana kontribusi program personalia terhadap sasaran organisasi sehingga dapat melaksanakan fungsi secara efektif, efisien, dan ekonomis dengan suatu resiko biaya dan manfaat yang menguntungkan Berdasarkan dari uraian diatas maka dapat dirumuskan, Bagaimana pelaksanaan audit operasional personalia untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi bagian kepegawaian pada Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur? Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1) Untuk menilai apakah kebutuhan SDM pada Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur telah terpenuhi dengan cara efisien dan efektif melalui audit operasional yang diterapkan.

3 2) Untuk memahami cara mengevaluasi efektivitas dan efisiensi kerja SDM bagian kepegawaian. 3) Untuk menganalisis faktor-faktor yang menyebabkan efektivitas dan efisiensi kinerja bagian kepegawaian koperasi. 3 TINJAUAN TEORITIS DAN PROPOSISI PENELITIAN Pengertian Audit Operasional Pada umumnya, pengertian Audit Operasional menekankan pada mengevaluasi bagaimana manajemen dalam mengelola atau mengoperasikan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan mengungkapkan efisiensi dan efektivitas suatu proses dalam mencapai tujuan organisasi. Audit operasional lebih menekankan kepada prosedur operasi organisasi dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Berikut ini beberapa pengertian audit operasional menuturt para ahli : a. Bayangkara (2008:2) menyatakan bahwa audit manajemen (operasional) adalah pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan dalam konteks audit manajemen meliputi seluruh operasi internal perusahaan yang harus dipertanggung jawabkan kepada berbagai pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi, audit manajemen dirancang secara sistematis untuk mengaudit aktivitas, program-program yang diselenggarakan, atau sebagian dari entititas yang bisa di audit untuk menilai dan melaporkan apakah sumber daya manusia dan dana telah digunakan secara efisien, serta apakah tujuan dari program dan aktivitas yang telah direncanakan dan tercapai dan tidak melanggar ketentuan aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan. b. Selanjutnya Sukrisno Agoes (2013:172) menyatakan bahwa Management audit, disebut juga operational audit, functional audit, systems audit, adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Dari beberapa pengertian dari para ahli tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa audit operasional adalah pada dasarnya memiliki tujuan untuk memeriksa atau mengevaluasi kegiatan, program organisasi dan aktivitas perusahaan untuk mencapai tujuan efisiensi, efektivitas, dan ekonomis sehingga organisasi dapat berkembang dengan baik. Tujuan Audit Operasional a. Audit operasional bertujuan untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut (Bayangkara,2008:4) b. Menurut Sukrisno Agoes (2013:172), tujuan umum dari audit operasional adalah : 1) Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan. 2) Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. 3) Untuk menilai efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak (top management) 4) Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada manajemen puncak untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan

4 pengendalian interen, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur operasional perusahaan, dalam rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan efektivitas dari kegiatan operasi perusahaan. Ruang Lingkup Audit Operasional Sedangkan menurut Bayangkara (2008:15), ruang lingkup audit operasional diarahkan untuk menilai secara keseluruhan pengelolaan operasional objek audit, baik fungsi manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian) maupun fungsifungsi bisnis perusahaan yang secara keseluruhan ditujukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Kemudian menurut Handoko (2010:225), audit operasional personalia mencakup satu departemen atau organisasi keseluruhan. Hasilnya memberi umpan balik tentang fungsi personalia bagi para manajer operasional dan departemen personalia. Tahapan Audit Operasional Menurut Bayangkara (2008:9) terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam audit operasional, diantaranya adalah : 1. Audit Pendahuluan Tujuan dilakukannya audit pendahuluan adalah untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit. Selain itu, pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan. 2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. 3. Audit Terinci Pada tahapan ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan sebelumnya. Dilakukan dengan cara mengembangkan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. 4. Pelaporan Pada tahapan ini mempunyai tujuan yaitu untuk mengomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Laporan disajikan dalam bentuk komprehensif (menyajikan temuan-temuan penting hasil audit untuk mendukung kesimpulan audit dan rekomendasi). Rekomendasi harus disajikan dalam bahasa yang operasional dan mudah dimengerti serta menarik untuk ditindaklanjuti. 5. Tindak Lanjut Sebagai tahapan akhir dalam audit operasional, tindak lanjut mempunyai tujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut (perbaikan) sesuai dengan rekomendasi yang telah diberikan. Auditor tidak mempunyai wewenang untuk mewajibkan manajemen untuk melaksanakan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Definisi Efektif, Efisiensi dan Ekonomis Berikut ini akan dijelaskan pengertian efektif, efisiensi, dan ekonomis Menurut Sukrisno Agoes (2013:178): 1. Efektif adalah suatu program yang dapat tercapai dalam batas waktu yang telah ditentukan, tanpa melihat besarnya biaya yang dikeluarkan. 4

5 2. Efisien adalah jika dengan biaya (input) yang sama, bisa dicapai hasil (output) yang lebih besar. 3. Ekonomis adalah dengan mengorbankan biaya (input) yang kecil/murah, tetapi bisa dicapai mutu hasil (output) yang sama. Untuk menigkatkan produktivitas (efektif dan efisiensi) karyawan dalam suatu organisasi, maka menurut Edilius (2008:112) dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu dengan : 1. Penciptaan situasi dan kondisi yang kompetitif sehat dilingkungan karyawan sehingga memacu mereka terus meningkatkan prestasi kerja secara berkesinambungan ; 2. Peningkatan partisipasi, yang mencakup peningkatan pendidikan dan latihan untuk menghasilkan tenaga kerja yang siap pakai ; 3. Peningkatan partisipasi, melalui perbaikan berbagai pelaksanaan tugas dengan pendekatan manajerial maupun teknikal. Konsep Dasar Rekrutmen Sumber Daya Manusia Pengertian dan Tujuan Rekrutmen Pengertian Rekrutmen Banyak pengertian dan definisi mengenai rekrutmen oleh berbagai para ahli, tetapi pada dasarnya memiliki pengertian yang sama. Menurut Wilson Bangun (2012:140), penarikan tenaga kerja (recruitment) merupakan proses pencarian calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah dan jenis yang dibutuhkan. Kemudian menurut Wayne R Mondy yang diterjemahkan oleh Bayu Airlangga (2008:132), perekrutan adalah proses menarik orang-orang pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang cukup, dan dengan persyaratan yang layak, untuk mengisi lowongan dalam organisasi. Dan menurut Rachmawati (2008:84), rekrutmen memiliki arti yaitu proses mencari, menemukan, dan menarik para calon karyawan untuk dipekerjakan dalam dan oleh organisasi. Kemudian menurut Sutrisno (2010:45) rekrutmen merupakan suatu proses mencari, mengadakan, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam suatu organisasi. Sedangkan menurut Casio dan Munandar (dalam Yani, 2012:61) proses rekrutmen adalah suatu proses penerimaan calon tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja pada suatu unit kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tujuan Rekrutmen Tujuan Rekrutmen menurut Wilson Bangun (2012:144) secara umum adalah untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja sesuai persyaratan yang dituntut suatu pekerjaan. Sedangkan secara khusus, tujuan dari rekrutmen adalah : a. Agar sesuai dengan program dan strategi organisasi. untuk merealisasikan program dan strategi, organisasi melakukan penarikan tenaga kerja (recruitment) sesuai kebutuhannya. b. Untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan panjang, berkaitan dengan perubahan dalam organisasi, perencanaan sumber daya manusia, rancangan pekerjaan, dan analisis pekerjaan. c. Untuk mendukung kebijaksanaan perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia yang beragam. d. Mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang baru bekerja. 5

6 e. Memenuhi kegiatan organisasi untuk mendukung program pemerintah dalam hal mengurangi tingkat pengangguran. Setelah melakukan rekrutmen, suatu organisasi harus melakukan seleksi karyawan, karena tujuan dilaksanakannya seleksi karyawan adalah agar dapat menempatkan calon karyawan sesuai dengan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dimiliki dengan persyaratan pekerjaan. Seleksi Karyawan Menurut Dessler (2008:200) terdapat tiga alasan utama dalam memilih karyawan yang tepat, diantaranya adalah : a. Prestasi organisasi sebagian selalu bergantung pada bawahan. Karyawan dengan keterampilan dan kemampuan yang tepat akan melakukan pekerjaan yang lebih baik bagi organisasi. b. Hal ini penting karena merekrut dan mempekerjakan karyawan adalah mahal. c. Hal ini penting karena akan ada dampak hukum dari mempekerjakan orang yang tidak kompeten. Kemudian menurut Marwansyah (2010:106), seleksi adalah proses identifikasi dan pemilihan orang-orang dari sekelompok pelamar yang paling cocok atau yang paling memenuhi syarat untuk jabatan atau posisi tertentu. Jenis-Jenis Metode Seleksi Karyawan Menurut Wright yang diterjemahkan oleh David Wijaya (2010:319) menelaah metodemetode seleksi secara umum yang digunakan oleh berbagai organisasi, diantaranya adalah : a. Wawancara Wawancara merupakan dialog yang dimulai oleh satu atau lebih dari satu orang untuk mengumpulkan informasi dan mengevaluasi berbagai kualifikasi pelamar untuk bekerja. b. Surat Referensi, Daftar Riwayat Hidup, dan Formulir Lamaran Pekerjaan. c. Tes Kemampuan Fisik Pada kasus ini, tes-tes kemampuan fisik mungkin penting tidak hanya untuk memperkirakan kinerja, melainkan untuk memperkirakan cedera-cedera di tempat kerja dan penyandang cacat. d. Tes Kemampuan Kognitif Tes ini membedakan para individu berdasarkan kemampuan mental daripada fisik. e. Tes Narkoba dan Tes Kejujuran. Penilaian Kinerja Karyawan Sedangkan menurut Sondang Siagian (2010:225), penilaian prestasi kerja karyawan adalah suatu pendekatan dalam melakukan penilaian prestasi kerja karyawan dimana terdapat berbagai faktor, yaitu : 1. Yang dinilai adalah manusia yang disamping memiliki kemampuan tertentu juga tidak luput dari berbagai kelemahan dan kekurangan. 2. Penilaian yang dilakukan pada serangkaian tolok ukur tertentu yang realistik, berkaitan langsung dengan tugas seorang serta kriteria yang ditetapkan dan diterapkan secara obyektif. 3. Hasil penilaian prestasi kerja setiap orang menjadi bahan yang selalu turut dipertimbangkan dalam setiap keputusan yang diambil mengenai mutasi pegawai, baik dalam arti promosi, alih tugas, alih wilayah, demosi maupun dalam pemberhentian tidak atas permintaan sendiri. 6

7 Kompensasi Kompensasi merupakan pengeluaran dan biaya bagi organisasi atau perusahaan. Menurut Hasibuan (2007:118) kompensasi adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atau balas jasa yang diberikan kepada perusahaan. Pemutusan Hubungan Kerja Menurut Bayangkara (2008:108) perubahan lingkungan bisnis dimana perusahaan atau organisasi harus mampu beroperasi dengan sangat efisien, juga menuntut perusahaan untuk melakukan perubahan dalam organisasinya. Kemungkinan yang sering terjadi adalah kebijakan untuk melakukan rekstrukturisasi yang memungkinkan hilangnya beberapa jabatan karena jabatan tersebut sudah tidak efektif lagi untuk dipertahankan dan fungsifungsinya dapat dijalankan oleh jabatn lain. Oleh karena itu pengurangan tenaga kerja atau yang biasa disebut PHK ini wajar dilaksanakan, meskipun akan menimbulkan keresahan dan kekhawatiran karyawan. Penelitian Terdahulu Penelitian sebelumnya tentang audit operasional telah dilakukan antara lain : Irma Sulistyaningsih, 2012, menyatakan bahwa : Evaluasi penerapan audit operasional dan persepsi dalam penilaian kinerja fungsi personalia pada PT. Pembangkit Jawa Bali unit Pembangkit Gresik. Penelitian yang dilakukan oleh Irma menekankan pada bagaimana penerapan audit operasional pada fungsi personalia perusahaan tersebut dalam mengevaluasi kinerja karyawannya yang difokuskan pada Flow Chart Proses Payroll, peslatihan dan pengembangan, jam kerja karyawan, penilaian kinerja, dan rencana pelatihannya. Pada PT.PJB UP Gresik ini menurut penulis, dari kelima hal yang difokuskan tersebut, semuanya sudah berjalan efektif. Selanjutnya Latien Savitri Astra (2008), menyatakan bahwa : Pelaksanaan Audit Operasional dalam menilai kinerja fungsi personalia yang menekankan pada belum adanya standar materi untuk wawancara, belum dilaksanakannya pelatihan dan pengembangan karyawan, dan tidak adanya pengawasan dalam absensi karyawan. Penelitian ini menemukan bahwa pada perusahaan yang diteliti belum terdapat sistem rekrutmen yang baik dan pengawasan kerja karyawan yang bijak, yang dapat mengakibatkan tidak efektifnya kinerja perusahaan. Temuan-temuan yang berkaitan dengan penelitian yang saya kerjakan adalah pentingnya sistem rekrutmen yang bagus dan pentingnya pengawasan kerja karyawan bagi perusahaan. Sedangkan Divianto (2012), menyatakan bahwa : Peran Audit Operasional Terhadap Efektivitas Pelayanan Kesehatan Rawat Inap di Rumah Sakit. Penelitian ini menitikberatkan pada dua hal, yang pertama yaitu peranan audit operasional dan yang kedua yaitu pernyataan responden mengenai efektivitas. Peneliti menemukan beberapa kekurangan terhadap kedua hal tersebut yaitu kurangnya pemahamn para auditor operasional Rumah Sakit terhadap fungsinya dalam organisasi, sehingga pelayanan kepada pasien kurang memuaskan, dan yang kedua yaitu harusnya para auditor operasional tersebut mengadakan studi banding ke negara-negara maju agar mendapatkan ilmu atau wawasan mengenai audit, sehingga kinerjanya dapat meningkat. Lain halnya dengan Joko Purnomo (2008), yang menyatakan bahwa : Pengaruh Kepemimpinan, Motivasi, dan Lingkungan Kerja Terhadap Kinerja Pegawai Negeri Sipil pada Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Jepara. Penelitian ini memfokuskan pada 3 (tiga) variabel, yaitu kepemimpinan, motivasi, dan lingkungan kerja yang diharapkan dari ketiganya itu mempunyai hubungan yang saling terikat dengan baik sehingga kinerja PNS pada Dinas Kehutanan dan Perkebunan itu dapat berjalan dengan baik pula, namun pada kenyataannya, penulis menemukan kejanggalan, yaitu hanya 7

8 kepemimpinan yang berpengaruh signifikan terhadap kinerja organisasi, namun tidak dipungkiri jika ketiga variabel tersebut secara bersama-sama memliki pengaruh yang signifikan terhadap kinerja PNS yang bersangkutan. Kemudian Ngadimin & Wahyuddin (2007), menyatakan bahwa : Rekrutmen, Dekrutmen, Pengembangan Karir dan Kompensasi Perannya Terhadap Motivasi Kerja di PT.Delta Merlin Dunia Textil Karanganyar. Dalam penelitian ini, penulis menjadikan rekrutmen, dekrutmen, pengembangan karir dan kompensasi sebagai variabel Independen yang menurut penulis mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap motivasi kerja karyawan pada PT.Delta Merlin Dunia Textil ini, terutama dekrutmen yang memiliki pengaruh yang cukup besar terhadap motivasi kerja karyawan. Dan yang terakhir Widyatmini & Luqman Hakim (2008), yang menyatakan bahwa : Hubungan Kepemimpinan, Kompensasi dan Kompetensi Terhadap Kinerja Pegawai Dinas Kesehatan Kota Depok. Penelitian ini menekankan pada permasalahan bagaimana hubungan antara kepemimpinan, kompensasi, dan kompetensi dalam pengaruhnya terhadap kinerja pegawai Dinas Kesehatan Kota Depok, dan dari hasil temuannya, peneliti menyimpulkan bahwa semakin baik faktor kepemimpinan maka akan semakin baik pula kinerja pegawai yang diharapkan, serta semakin tinggi kompensasi yang didapatkan, maka akan semakin tinggi pula kinerja pegawai yang diharapkan, dan semakin tinggi kompetensi pegawai, maka akan semakin baik pula kinerja para pegawai. Namun peneliti masih menemukan faktor lain yang lebih dominan yang mempengaruhi kinerja pegawai Dinas Kesehatan Kota Depok ini yang tidak diteliti lebih lanjut apa itu faktor lainnya. Dari keenam penelitian terdahulu di atas, terdapat perbedaan terhadap penelitian ini, yaitu penelitian ini lebih menitikberatkan pada pengevaluasian terhadap efektivitas dan efisiensi bagian kepegawaian pada Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur, yang dimana di dalamnya tidak hanya menilai kinerja para karyawan/pegawainya saja, melainkan sistem rekrutmen dan audit operasional sumber daya manusianya juga. Rerangka Berpikir Dengan semakin luasnya ruang lingkup aktivitas yang dilakukan dalam suatu organisasi terutama koperasi, maka tingkat pengawasan dan pengendalian yang dilakukan oleh pihak manajemen akan semakin bertambah. Oleh karena itu pihak manajemen diharapkan mampu untuk mengendalikan kegiatan koperasi secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, pihak koperasi harus berusaha untuk memperoleh tenaga kerja yang berkualitas dan memiliki kemampuan yang memadai di bidangnya masing-masing. Organisasi yang dapat bertahan adalah organisasi yang umumnya memiliki efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional yang relatif baik. Untuk mengetahui apakah suatu aktifitas pengendalian suatu fungsi itu telah efektif ataupun sebaliknya, perlu dilakukan audit operasional. Audit operasional mencoba membantu manajemen dalam mengevaluasi organisasi, kegiatan, teknik-teknik manajemen dan pengendalian interen yang ada dalam organisasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi. Berikut ini disajikan gambar dari rerangka berpikir. 8

9 9 Rerangka Pemikiran Audit Opera Fungsi Sumber Daya Manusia Perusahaan Ruang Lingkup Proses Sumber Daya Manusia : a. Perencanaan Tenaga Kerja b. Penerimaan ( recruitment ) Karyawan c. Seleksi dan Penempatan d. Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia e. Perencanaan dan Pengembangan Karier f. Penilaian Kinerja g. Kompensasi dan Balas Jasa h. Perlindungan karyawan (keselamatan) dan kesehatan kerja) i. Kepuasan kerja karyawan j. Pengurangan sumber daya manusia (pemutusan hubungan kerja) Efisien Efektif Rekomendasi ( Perbaikan ) Proposisi Penelitian Proposisi merupakan jawaban sementara atas masalah yang dikemukakan dalam penelitian kualitatif. Proposisi yang dapat dirumuskan dalam penelitian ini antara lain : Proposisi Pertama Manfaat pelaksanaan audit operasional untuk menilai efektivitas dan efisiensi fungsi sumber daya manusia di Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur antara lain : 1. Audit Operasional SDM menilai efektivitas dan efisiensi kinerja karyawan 2. Melalui Audit Operasional SDM dapat memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab fungsi sumber daya manusia yang ada pada Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita. 3. Dan melalui Audit Operasional SDM dapat memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan. Proposisi Kedua Penerapan audit operasional dapat meningkatkan kinerja (efektivitas dan efisiensi) fungsi sumber daya manusia di Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita, karena dengan melakukan audit tersebut maka kelemahan-kelemahan pada fungsi sumber daya manusia yang ada,akan dianilisis dan dilakukan perbaikan untuk disiapkan menjadi karyawan yang lebih baik di masa mendatang sehingga kinerja organisasi dapat berjalan lebih optimal.

10 METODE PENELITIAN Jenis Penelitian dan Gambaran Umum dari Populasi Penelitian Penelitian merupakan rangkaian kegiatan ilmiah dalam rangka pemecahan suatu masalah. Fungsi penelitian adalah mencari penjelasan dan jawaban terhadap permasalahan serta memberikan alternatif kemudian yang dapat digunakan untuk pemecahan masalah. Teknik yang digunakan dalam penelitian ini dalam menganalisis data yang ada adalah analisis Deskriptif dengan menggunakan pendekatan Kualitatif, yang mengacu kepada rumusan masalah yang ditujukan untuk menjawab pertanyaan Bagaimana pelaksanaan audit operasional personalia untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi bagian kepegawaian pada Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur?. Teknik Pengambilan Sampel Oleh karena penelitian ini merupakan studi kasus (case study) yang dimana peneliti datang dan mengamati secara langsung objek yang diteliti dan digunakan sebagai sumber data penelitian sehingga peneliti merasa tidak memerlukan sampel untuk mempresentasikan suatu populasi. Penelitian ini merupakan partisipasi pasif (passive participation) yaitu peneliti mendatangi tempat kegiatan/objek yang diamati, tetapi tidak ikut terlibat dalam kegiatan tersebut,dengan kata lain data yang digunakan adalah data primer bukan data sekunder. Dengan demikian penelitian ini dapat dilakukan secara tepat dengan menggunakan teknik purposive, dimana teknik ini dilakukan untuk menjaring sebanyak mungkin informasi dari berbagai sumber yang berkompeten yaitu dengan menetapkan seorang informasi kunci (key informant) yang merupakan informan yang dipercaya, ahli serta mempunyai kewibawaan diri dan dapat dipercaya mampu membukakan pintu kepada peneliti untuk memasuki objek penelitian. Perbedaan data primer dan data sekunder adalah sebagai berikut: 1. Data Primer Data yang diperoleh dengan melalui proses wawancara secara langsung dengan pihak yang berwenang terhadap pengambilan keputusan mengenai operasional Koperasi, yaitu manajer dari Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur. 2. Data Sekunder Data sekunder didapat melalui dokumen-dokumen organisasi yang menyangkut tentang perencanaan tenaga kerja, penerimaan karyawan, seleksi dan penempatan, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia, kinerja karyawan, kompensasi dan balas jasa, perlindungan karyawan (keselamatan dan kesehatan kerja), kepuasan kerja karyawan serta pengurangan sumber daya manusia atau Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Teknik Pengumpulan Data Prosedur pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: 1. Survei Pendahuluan Penelitian melakukan survei pendahuluan berupa kunjungan awal ke organisasi untuk memperoleh gambaran umum tentang situasi dan kondisi organisasi yang sebenarnya yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti. 2. Studi Lapangan Saat melakukan studi lapangan, peneliti mengamati secara langsung operasional organisasi yang ada dan bagian-bagiannya, meliputi bagian personalia dan swalayan yang bertujuan untuk memperoleh data dan informasi pendukung yang akurat yang akan diperlukan bagi penelitian ini. Teknik yang digunakan dalam penelitian lapangan ini adalah : 10

11 a. Observasi Peneliti melakukan pengamatan terhadap fungsi sumber daya,amusia pada Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur Surabaya serta pelaksanaan audit operasional sumber daya manusia bagian kepegawaian. Observasi pada penelitian ini tertuju pada biaya rekrutmen, biaya penelitian, dan bagian swalayan b. Dokumentasi Peneliti dalam proses ini tidak hanya melihat dan membaca dokumen-dokumen yang mendukung penelitian ini, tetapi juga mempelajarinya, khususnya di departemen sumber daya manusia, yang dapat memberikan informasi-informasi yang dibutuhkan dalam penelitian ini. Dokumen yang diteliti dalam penelitian ini yaitu, Standar Operasi Prosedur karyawan pada koperasi. c. Wawancara (Interview) Teknik pengumpulan data dengan wawancara adalah cara atau teknik untuk mendapatkan informasi atau data diri dari responden dengan wawancara secara langsung face to face antara interviewer dengan interviewee. Bahan wawancara yang digunkana dalam pengumpulan data ini meliputi besarnya biaya rekrutmen, biaya pelatihan, kinerja karyawan, pemberian reward, dan punishment. Satuan Kajian Satuan kajian penelitian ini adalah : 1. Audit Operasional pada Fungsi Sumber Daya Manusia Audit operasional pada fungsi sumber daya manusia juga dapat memberikan sumbangan penting dalam pemeliharaan hubungan yang serasi antara bagian kepegawaian dengan para manajer teknikal dan fungsional. Tetapi kenyataan dalam dunia bisnis baik swasta maupun organisasi pemerintah, seringkali pengertian atau pendapat tersebut tidak 100% benar, karena dalam kenyataannya, meskipun diterapkan audit operasional, masih terdapat hal-hal yang dapat menghambat hubungan yang serasi antara bagian kepegawaian dengan para manajer teknikal dan fungsional. 2. Personalia Bidang personalia umumnya melakukan penarikan, seleksi, pngembangan, penggunaan dan pemeliharaan tenaga kerja. Bidang personalia memiliki dua fungsi pokok yang selalu ada dalam suatu organisasi, yaitu : a. Untuk menjalin kerjasama dalam pengembangan dan administrasi berbagai kebijaksanaan yang mempengaruhi orang-orang yang membentuk organisasi, dan b. Untuk membantu para manajer mengelola sumber daya manusia. 3. Efektivitas dan Efisiensi Efektivitas yang dimaksud bahwa produk akhir suatu kegiatan operasi telah mencapai tujuannya baik ditinjau dari segi kualitas hasil kerja maupun batas waktu yang ditargetkan. Efektif adalah suatu program yang dapat tercapai dalam batas waktu yang telah ditentukan, tanpa melihat besarnya biaya yang dikeluarkan. Namun seringkali pada kenyataannya sering terjadi keterlambatan dan tidak efektif dalam mencapai target tersebut, hal ini dikarenakan kurangnya planning yang matang. Efisiensi berarti bertindak dengan cara yang dapat meminimalisir kerugian atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau menghasilkan sesuatu. Efisiensi adalah jika dengan biaya (input) yang sama, bisa dicapai hasil (output) yang lebih besar. 4. Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur 11

12 Kopwan SBW merupakan sebuah organisasi yang berawal dari kumpulan ibu-ibu arisan yang terdiri dari 35 orang, seiring berjalannya waktu, sekarang Kopwan SBW menjadi sebuah organisasi legal yang cukup besar dan mempunya banyak anggota dan karyawan. Maka dari itu, Kopwan SBW perlu diteliti mengenai kinerja karyawannya dalam menangani ratusan anggotanya. Teknik Analisis Data Teknik yang dipakai dalam menganalisis data adalah analisis Deskriptif dengan menggunakan pendekatan analisis Kualitatif, yang mengacu pada rumusan masalah yang berusaha menjawab sebuah pertanyaan Bagaimana pelaksanaan audit operasional personalia untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi bagian kepegawaian pada Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Jawa Timur? Pada tahap analisis ini, setelah penelitian berhasil mengumpulkan data atau informasiinformasi yang dibutuhkan, maka setelah itu harus dilakukan pendokumentasian. Dokumen-dokumen yang telah diperoleh seperti yang terdapat pada teknik pengumpulan data, akan dilihat apakah sesuai dengan lingkup penelitian yang dilakukan, demikian juga dengan hasil wawancara dan kuesioner. Analisis deskriptif kualitatif dilakukan dengan langkah- langkah sebagai berikut : 1. Dengan cara membandingkan fakta yang ada. Dengan landasan teori untuk menilai fungsi SDM secara umum. 2. Melaksanakan (prosedur) audit operasional yang telah dilakukan, dan membandingkan dengan pedoman landasan teori yang ada. 3. Membandingkan tujuan yang telah ditetapkan dan hasil yang dicapai dari pelaksanaan audit operasional atas fungsi SDM. 4. Mengevaluasi hasil laporan audit operasional yang telah dilakukan dan tindak lanjut yang dilakukan dlam rangka perbaikan atau peningkatan kinerja fungsi SDM. 5. Membuat kesimpulan dan saran secara keseluruhan dari audit operasional yangbtelah dilakukan atas fungsi SDM HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita Koperasi menurut Ropke (2012:43) merupakan struktur kompleks terdiri dari sejumlah kelompok yang berbeda, yang memiliki kepentingan yang tidak selamanya haromis, namun pada penelitian ini Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita memiliki cirikhas yang berbeda yang akan dijelaskan berikut ini. Dalam perjalanannya memang telah banyak capaian maupun prestasi yang telah diraih Kopwan Setia Bhakti Wanita. Kedalam, Kopwan Setia Bhakti Wanita telah mampu meningkatkan omset, asset dan jumlah anggotanya. Sementara keluar berbagai pengakuan juga telah didapat. Namun bila dilihat perjalanan kebelakang semua itu bermula dari kumpulan ibu-ibu arisan yang terdiri dari 35 orang. Mereka adalah orang-orang yang punya komitmen dan idialisme. Setiap bulan mereka berkumpul dari rumah anggota satu ke yang lain secara bergiliran. Dan nilai arisannya sebesar Rp2.000,- per orang. Sekitar 1975 kelompok ini telah mempunyai usaha simpan pinjam walau kecil-kecilan. Waktu itu anggota bisa pinjam Rp5.000,- yang dicicil 5 (lima) kali, kemudian terus berkembang dan pinjaman bisa meningkat hingga Rp10.000,-. Seiring berjalannya waktu, modalpun bertambah, pinjaman bisa semakin ditingkatkan menjadi Rp50.000,- dan biasanya pinjaman oleh anggota digunakan untuk membuka usaha walaupun sifatnya temporer. Seperti misalnya membuat kue yang dijual pada saat lebaran. Sementara ditempat lain, 12

13 tepatnya di Malang telah berkembang pula Kopwan Setia Budi Wanita. Dan kebetulan Ibu Syafril salah satu tokohnya dekat dengan anggota kelompok arisan ini. Sejak 1977 Ibu Syafril mulai datang ke pertermuan arisan untuk memperkenalkan tentang koperasi. Bahkan para pengurus Kopwan Setia Budi Wanita juga diajak. Setelah 4 (empat) hingga 5 (lima) kali pertemuan dengan Ibu Syafril, munculah keinginan untuk mencoba membentuk koperasi. Pada awalnya dipilihlah rumah Ibu Tatik Yudara sebagai kantor, dan kegiatan dilakukan di garasi. Tapi lama kelamaan garasipun tidak memadai sehingga harus masuk keruang tamu. Sementara ruang makan dijadikan tempat untuk ruang rapat pengurus. Dari anggota 35 (tiga puluh lima) orang kemudian beberapa orang mencoba membentuk kelompok baru hingga terbentuk 4 (empat) kelompok. Karena anggota sudah banyak, akhirnya Depkop (Departemen Koperasi) waktu itu diminta untuk melakukan pembinaan. Kemudian disarankan untuk mengajukan permohonan badan hukum. Peranan Ibu Syafril tidak hanya berhenti sampai disitu, iapun memperkenalkan keponakannya yang akan siap membantu dalam pembentukan koperasi. Keponakan itu yang kemudian dalam perjalanan telah berhasil membawa Kopwan Setia Bhakti Wanita seperti saat ini. Dialah Ibu Yoos Lutfi. Kemudian pada tanggal 30 Mei 1978, Koperasi Wanita Setia Bhakti Wanita diresmikan oleh Departemen Koperasi Kodya Surabaya dengan wilayah kerja Kecamatan Gubeng. Dua tahun kemudian tepatnya 15 Januari 1980 mendapat badan hukum dari Depkop Kodya Surabaya, dengan nomor : 4362/BH/II/80. Seiring dengan perkembangan anggota, kantorpun berpindah dari sebuah garasi ke sebuah kantor di Jl Panglima Soedirman. Kantor tersebut milik Puskowanjati yang direlakan untuk ditempati dengan sewa relatif murah. Dalam teori, menurut Soejoedono (2007:72) koperasi dalam arti sosio ekonomis mempunyai ciri tidak terdaftar menurut undang-undang koperasi, tetapi menurut undangundang modern, dan beroperasi menurut ketentuan berbagai undang-undang atau peraturan-peraturan tradisional. Sedangkan Koperasi dalam arti hukum adalah organisasi koperasi yang terdaftar menurut ketentuan undang-undang koperasi, yaitu suatu negara. Ciri-ciri Koperasi menurut Baswir (2007:7) ialah : 1. Mempunyai kedudukan sebagai badan hukum. 2. Mempunyai aturan tertulis, yaitu anggaran dasar dan anggaran rumah tangga. 3. Hubungan antar anggota bersifat lugas dan objektif. 4. Mempunyai cara-cara perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan usaha yang rasional, berkelanjutan dan teratur. 5. Bersifat dinamis dan peka terhadap kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Ciri-ciri pengendalian yang baik dalam koperasi menurut Trisnawani (2009:18) ialah : 1. Segi Organisasi Organisasi seharusnya ditata dengan baik, sehingga akan jelas tugas dan tanggung jawab masing-masing pelaksana. 2. Penetapan ketentuan operasional yang menyangkut bidang pengelolaan keuangan, proses dari prosedur kegiatan usaha koperasi, proses dan prosedur akuntansi, dan adanya ketentuan pengisian (filling) data yang teratur. 3. Segi Pengawasan Pengawasan dengan baik terhadap program kerja, rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi, ketentuan-ketentuan organisasi, proses dan prosedur operasional merupakan tolok ukur keberhasilan koperasi. 4. Segi penerapan sanksi 13

14 Pengurus harus tegas dan cepat dalam mengupayakan penyelesaian konflik atau masalah yang terjadi dalam sebuah koperasi. Sistem dan Prosedur ; Rekrutmen, Seleksi, Replacement, Pelatihan, Reward, dan Punishment Fungsi sumber daya manusia memegang tugas yang penting untuk menyalurkan SDM yang memiliki kemampuan yang memadai dan etos kerja yang baik guna mendukung kegiatan organisasi. Di samping itu juga, fungsi SDM juga mengatur kebijakan, prosedur dan tujuan-tujuan organisasi yang berkaitan dengan SDM di seluruh bagian organisasi serta mengelola SDM secara efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi harus mampu mengatasi permaslahan yang dihadapi, tidak hanya yang berasal dari alat,mesin, uang, lingkungan maupun saingan saja, tetapi juga menyangkut faktor manusia yang mengelola faktor-faktor tersebut. Agar lebih jelasnya, berikut merupakan aktivitas fungsi manajemen sumber daya manusia pada Kopwan Setia Bhakti Wanita : Rekrutmen Baik tidaknya kualitas sebuah organisasi pada dasarnya ditentukan oleh baik tidaknya kualitas dari calon-calon pekerja yang akan melamar di organisasi tersebut. Usaha untuk memperoleh calon-calon pekerja itu diawali dari rekrutmen untuk menemukan dan menarik pelamar yang memiliki kemampuan yang baik untuk bekerja pada organisasi tersebut. Rekrutmen atau penarikan merupakan proses menarik perhatian sejumlah calon karyawan yang berpotensial dan dapat mendorong mereka untuk melamar pekerjaan di sebuah organisasi. Hasil dari proses rekrutmen adalah sekumpulan pelamar yang memenuhi syarat yang telah ditentukan oleh bagian sumber daya manusia pada sebuah organisasi. Rekrutmen tenaga kerja dilakukan karena organisasi sedang membutuhkan beberapa calon karyawan untuk ditempatkan pada bagian-bagian yang tidak efektif atau kosong. Penerimaan atau rekrutmen tenaga kerja dapat berasal dari internal maupun eksternal organisasi. Proses Rekrutmen Prosedur perekrutan tenaga kerja pada Kopwan Setia Bhakti Wanita terdiri atas beberapa tahap. Di dalam setiap tahapnya memiliki kriteria penilaian dan syarat masingmasing, yang bertujuan untuk memperoleh sumber daya manusia yang berkualitas baik. Setelah pihak atasan yang terkait dengan penyetujuan penambahan karyawan baru, bagian personalia atau SDM akan melakukan rekrutmen berdasarkan usulan dari manajer dari tiap divisi yang membtuhkan penambahan karyawan yang baru. Dalam pelaksanaan rekrutmen ini, manajemen organisasi dari Kopwan SBW menetapkan bahwa prioritas utama bagi jabatan yang lowong diberikan kepada karyawan internal yang sedang bekerja pada koperasi sepanjang persyaratan jabatan yang diperlakukan terpenuhi (promosi atau perbuahan status) yang bertujuan untuk pengembangan karir karyawan. Apabila dari sumber internal tesebut tidak terpenuhi, maka rekrutmen tenaga kerja akan melakukan penarikan dari sumber eksternal, yaitu yang berasal dari : a. Iklan media massa / internet b. Bank Data Karyawan c. Relasi / Rekomendasi / Referensi d. Sekolah / Perguruan Tinggi 14

15 15 Berikut ini disajikan jumlah biaya dari pelaksanaan rekrutmen selama tahun 2012 : Bulan Tabel 1 Target dan Realisasi Biaya Rekrutmen Kopwan SBW ( Dalam 000,-) Target Biaya (Rp) Target Pelamar (Org) Realisasi Pelamar (Org) Realisasi Pelamar (Org) Selisih (Rp) Januari Juni September (300) Jumlah (150) Sumber : Bagian Personalia Kopwan Setia Bhakti Wanita, 2 Juli 2013 Dari proses rekrtumen tersebut koperasi hanya memperkirakan kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mengisi tempat yang lowong, tanpa adanya ferifikasi dari tiap unit kerja mengenai kebutuhan karyawan untuk ditempatkan dalam unit tersebut. Seleksi Seleksi merupakan proses identifikasi dan pemilihan orang-orang dari sekelompok pelamar yang paling cocok untuk memenuhi syarat atas jabatan tertentu yang sedang lowong. Setelah pelaksanaan rekrutmen, pihak manajemen koperasi langsung melakukan penyeleksian terhadap calon tenaga kerja yang baru. Dalam hal ini, manajemen koperasi melakukan penyeleksian terhadap semua persyaratan yang telah ditentukan, seperti kelengkapan surat-surat yang diminta seperti surat lamaran kerja, ijasah pendidikan, daftar riwayat hidup dan surat lainnya. Selanjutnya bagian personalia akan memanggil calon tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi dengan mengadakan test tertulis atau test wawancara yang sudah ditentukan apabila sudah memenuhi syarat dari koperasi. Berikut disajikan Flowchart Rekrutmen dan Seleksi Kopwan Setia Bhakti Wanita :

16 Berikut disajikan Flowchart Rekrutmen dan Seleksi Kopwan Setia Bhakti Wanita : Unit Kerja SDM Pengurus SDM-Rekrutmen dan Pengurus SDM-Penerimaan/ Pengangkatan dan Pengurus Kebutuhan Karyawan Unit-Unit Kerja Unit-Unit Kerja Unit-Unit dan dan Kerja Project dan Base Project Project Base Management Base Management SDM Perencanaan Keputusan Pengurus Ditunda * Restrukturisasi * Rotasi, Mutasi & Promosi Rekruitmen * Media Iklan / Internet * Bank Data Karyawan * Relasi / Rekomendasi. * Agen Perekrutan / Konsulatan * Sekolah, Pendidiakn Seleksi Administrasi Tidak disetujui G U G U R Pemanggilan Seleksi Awal : Pengisian Formulir Lamaran Pekerjaan Seleksi Akhir Wawancara : Tidak Lulus I. SDM Lulus Test Diterima sebagai II. Unit Kerja Karyawan III. Pengurus SK Karyawan Kontrak SK Karyawan Tetap Gambar 3 Sumber : Bagian Personalia Kopwan Setia Bhakti Wanita 16

17 Dari flowchart tersebut dapat kita ketahui bahwa proses rekrutmen pada Kopwan Setia Bhakti Wanita sudah dilaksanakan dengan baik, dengan melalui beberapa tahap dan penilaian, dapat diperoleh tenaga kerja yang berpotensial pada masing-masing unti kerja, pada gambar 3 tersebut kita dapat mengetahui peran pengurus pada proses rekrtumen, apakah perlu penambahan tenaga kerja atau merotasi atau memutasi karyawan yang ada pada koperasi, hal ini yang membedakan proses rekrutmen yang sudah dijelaskan pada bab 2, karena pada koperasi ini, pengurus lebih mengutamakan potensi karyawan yang ada dalam koperasi ini dengan tujuan untuk mengembangkan keterampilan karyawan dalam bekerja. Replacement Replacement pada Kopwan Setia Bhakti Wanita mempunyai beberapa kebijakan yang bertujuan agar penempatan tersebut tepat sasaran pada karyawan yang mempunyai potensi baik pada bidangnya, kebijakan-kebijakan tersebut adalah : a. Penentuan tingkat gaji calon karyawan untuk semua level ditentukan oleh Pengurus, dimana kepada Manajer (jika ada) dan Kepala Bagian SDM dimintakan pendapat mereka oleh Pengurus dalam hal tersebut. b. Surat Perjanjian kerja antara koperasi dengan calon karyawan yang bersangkutan di buat rangkap dua. Surat Perjanjian Kerja terbagi atas : Karyawan Percobaan, Karyawan Tetap, Karyawan Kontrak (termasuk Karyawan Ikatan Kontrak Kerja Waktu Tertentu), dan Karyawan Honorer. Keterangan lebih lanjut mengenai replacement pada Kopwan Setia Bhakti Wanita telah dijelaskan oleh Bapak Tino selaku manajer, yaitu : Untuk mutasi, untuk penempatan itu selalu kita lihat dari kompetensi karyawan yang bersangkutan, misalkan kalau memang secara penilaian kinerja mereka kurang layak untuk di tempat (posisi) itu, yaa.. otomatis kita lakukan mutasi, sedangkan untuk jenjang karir juga kita ada, meskipun kita masih tunggal, jadi untuk jenjang karir itu ada, misalkan asisten kepala seksi bisa naik ke kepala seksi, dilihat dari potensi kerjanya juga dan dilihat potensi kerja kasinya, kalau memang kasinya ndak seberapa bagus dan lebih bagus asisten kasinya akan terjadi mutasi tersebut dan otomatis ada promosi jabatan. Tunggal disini dimaksud adalah Kopwan SBW masih belum ada cabangnya (hanya di Surabaya), jadi untuk mutasi itu hanya disini saja, jadi untuk masalah jenjang karir dan mutasi memang agak kecil sekali untuk dilakukan secara maksimal. Pelatihan Pada Kopwan Setia Bhakti Wanita Jatim ini program pengembangan sumber daya manusia selalu dilaksanakan, dengan tujuan untuk mengetahui seberapa jauh kemampuan dan keterampilan karyawannya, dengan ketetapan umum yang telah ditentukan yaitu sebagai berikut : 1. Pengembangan Sumber Daya Manusia, yang terdiri atas Pengurus, Pengawas, Manajer (jika ada), Karyawan Tetap, PPL, PJ Kelompok dan Anggota Koperasi, merupakan tanggung jawab bersama antara KOPWAN SBW JATIM dan karyawan serta anggota yang bersangkutan, artinya : a. Perusahaan berkewajiban memberikan dorongan, kesempatan dan bantuan terselenggaranya program pendidikan dan pelatihan. b. Karyawan dan anggota berkewajiban menunjukkan hasrat berkembang, membuktikan dalam prestasinya serta menularkan kepada karyawan dan anggota yang lain. 17

18 18 2. Pendidikan dan pelatihan Informal, adalah pendidikan dan pelatihan yang dilakukan sebagai tindak lanjut dari "corrective action yang merupakan temuan pada waktu observasi atau audit, baik internal maupun external audit. Termasuk dalam pendidikan informal: a. Workshop dan Seminar b. Briefing Seminar c. Meeting Koordinasi. d. Pendidikan dan pelatihan lainnya yang pelaksanaannya dilakukan berdasarkan jam efektif. 3. Pelatihan pada Kopwan Setia Bhakti Wanita ini dilakukan dengan 2(dua) program, yang pertama pelatihan dari luar koperasi (eksternal) dan Program In House Training, yang disebut dengan Program In House Training, program ini merupakan program pendidikan dan pelatihan karyawan yang dilakukan sendiri oleh Kopwan Setia Bhakti Wanita Jatim, penyelenggaraanya dapat dilakukan di dalam dan di luar koperasi dengan pengajar atau instruktur dari dalam atau luar koperasi. Menurut manajer Kopwan Setia Bhakti Wanita, Bapak Tino, pelaksanaan pelatihan mempunyai tujuan dan anggaran yang dibutuhkan yaitu : Kalau untuk pelatihan setiap tahun kita selalu ada, dan pelatihan itu kita laksanakan tidak di kantor sini (koperasi) tapi kita usahakan di luar kantor supaya ada refreshing bagi karyawan karena mungkin mereka jenuh di kantor jadi kita lakukan pelatihan itu di luar. Kalau untuk anggarannya kita punya anggaran Dapendik, untuk pengelola sendiri itu prosentasenya diambilkan dari SHU, jadi dari laba koperasi, kurang lebih sekitar Rp ,- sampai Rp ,- per tahun. Apakah itu (anggaran) hanya untuk pelatihan eksternal saja atau termasuk pelatihan internal? kalau untuk internal kita ada, jadi misalkan kita adakan diluar kita undang pembicara diluar atau kita mengirimkan satu unit untuk study banding juga bisa, tergantung dari kebutuhan pelatihannya sendiri, seperti apa kebutuhan dari tiap unit kerjanya. Sedangkan mengenai hasil (output) dari program pelatihan tersebut, Bapak Tino mengatakan bahwa : Kalau hasil dari pelatihan itu mungkin bisa kita lihat dari tingkat kinerja mereka (karyawan) semakin meningkat, karena kita selalu ada evaluasi untuk itu, jadi artinya tiap tahun kita ada proses penilaian kinerja tiap karyawan, tiap dua tahun sekali ada kenaikan berkala dan itu ada penilaian kinerja juga, untuk kenaikan gaji itu juga kita nilai indeksnya itu juga dari penilaian kinerja. Program ini dilakukan melalui beberapa prosedur yang telah ditetapkan oleh bagian SDM pada Kopwan Setia Bhakti Wanita, yang nantinya pada akhir pelatihan akan diadakan evaluasi pendidikan dan pelatihan. Evaluasi tersebut yaitu untuk pendidikan dan pelatihan yang sifatnya eksternal, bukti kehadiran dan evaluasinya yang dikeluarkan dalam bentuk sertifikat akan diterbitkan oleh lembaga atau institusi yang menyelenggarakan pelatihan Dari penjelasan tersebut, kita bisa melihat bahwa Kopwan Setia Bhakti Wanita dalam melakukan pengembangan sumber daya manusianya menggunakan pendekatan struktural, karena menurut Sukamdiyo (2007:89) pendekatan struktural merupakan cara pengembangan SDM koperasi sebagai lembaga ekonomi di mana pelatihan harus benarbenar efektif, misalnya dengan magang untuk melengkapi pendidikan model kelas yang sarat dengan ceramah. Sedangkan pendekatan kultural lebih banyak menyoroti SDM koperasi dari sisi anggota dan masyarakat lingkungannya.