SISTEM PERENCANAAN PENJUALAN BATIK PADA FACHRI COLLECTION DENGAN METODE TREND MOMENT. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 SISTEM PERENCANAAN PENJUALAN BATIK PADA FACHRI COLLECTION DENGAN METODE TREND MOMENT Naskah Publikasi disusun oleh Rudita Budi Astuti JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMASI DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 SALES PLANNING SYSTEM OF BATIK ON FACHRI COLLECTION WITH TREND MOMENT METHOD SISTEM PERENCANAAN PENJUALAN BATIK PADA FACHRI COLLECTION DENGAN METODE TREND MOMENT Rudita Budi Astuti Rum Muhamad Andri Kr Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Fachri Collection is one manufacturer that produces various kinds of batik clothing. So far, the problems faced in estimating the level of sales is due to the number of items exceeds the demand would result in a temporary loss of the number of items that can not meet the demand cause is not optimal profit. So, we need a system that is able to take into account the level of sales each period of time and can manage the data needed in business development. Sales Planning System is a computer -based system that aims to manage the data and determine the level of future sales based on the historical period of the previous sales data using Trend Method of Moment. With this system is expected to be petrified owners make decisions in predicting the number of batik sales and business development. Along with the development of science and technology, the use of computers in all fields has become a necessity and Computer -Based Information Systems is the alternative. So, we need a system that is able to take into account the level of sales each period of time and can manage the data needed in business development. Keywords : Sales Planning, Trend Moment Methode, Forecasting

4 1. Pendahuluan Salah satu tujuan perusahaan adalah mencari keuntungan yang semaksimal mungkin, untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan harus dapat mengikuti perkembangan dunia perindustrian baik dalam bidang teknologi informasi maupun dalam bidang manajemen karena salah satu kunci keberhasilan suatu perusahaan adalah mampu bersaing, bertahan dan berani menciptakan inovasi dalam menjalankan kegiatan usahanya. Fachri Collection merupakan produsen batik yang memproduksi berbagai jenis pakaian. Dari data statistik yang ada tingkat penjualan batik membentuk ciri khas trend. Trend merupakan gerakan jangka panjang yang memiliki kecenderungan menuju pada satu arah, yaitu arah naik dan turun Dengan kondisi tersebut, perusahaan harus mampu memprediksi jumlah stok batik sesuai trend yang sedang berlangsung setiap periode sebagai upaya meminimalkan kerugian. Dan salah satu aspek stategis perusahaan agar dapat bersaing dalam dunia bisnis adalah perencanaan dan tersedianya produk barang yang dapat memenuhi tuntutan pasar. Permasalahan yang umum dihadapi adalah bagaimana memprediksi penjualan barang dimasa mendatang berdasarkan data yang telah direkam sebelumnya. Prediksi tersebut sangat berpengaruh pada keputusan untuk menentukan jumlah produksi barang yang harus disediakan oleh perusahaan. Oleh karena itu perusahaan harus menerapkan sebuah metode yang dapat memperkirakan besar pergerakan data penjualan barang dimasa mendatang yang dinamakan metode peramalan. Dengan adanya hal tersebut, pembahasan utama dari penelitian ini adalah membangun sistem yang mampu memperhitungkan tingkat penjualan pada periode tertentu dan dapat mengelola data yang diperlukan dalam pengembangan usaha.. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Pengertian sistem dibagi menjadi dua pendekatan yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponen. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen 1

5 mendefinisikan sistem sebagai berikut : Kumpulan sistem yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 1 Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang saling terorganisiasi, saling berinterasksi, dan saling bergantung sama lain. 2 Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Komponen-komponen sistem atau elemenelemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli berapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan yang lainnya 3 : 1. Batasan (boundary) : pengambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem. 2. Lingkungan (environment) : segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukkan (input) : sesuatu yang dimasukkan kedalam sistem yang berasal dari lingkungan. 4. Keluaran (output) : suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan. 5. Komponen (Component) : bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan, komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem. 1 Sulistya Ika P, Analisa Sistem, diakses dari kuliah.dinus.ac.id 2 Hanif Al Fatah, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi (Yogyakarta:Andi Offset, 2007) h.3 3 Ibid h.5-6 2

6 6. Penghubung (interface) : tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (strorage) : area yang di kuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, bahan baku dan sebagiannya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 2.2 Peramalan Penjualan Tahapan utama dalam pembuatan sistem perencanaan penjualan ini adalah menentukan suatu metode peramalan dari pesanan produk yang dijual. Peramalan ini digunakan sebagai dasar untuk menentukan kebijaksanaan perencanaan penjualan dalam suatu periode. Teknik peramalan / proyeksi pada dasarnya adalah sebuah teknik yang digunakan untuk memperoleh gambaran (informasi) atas masa yang akan datang berdasarkan pengalaman masalalu baik secara kuantitatif maupun kualitatif dengan menggunakan metode ilmiah. 4 Dalam aplikasi ini peramalan dilakukan dengan menggunakan data-data permintaan/pemesanan masa lalu yang berbentuk numerik sehingga menggunakan pendekatan kuantitatif dengan model deret berkala yaitu Trend Moment. Trend Moment merupakan metode untuk mencari garis tren dengan perhitungan statistika dan matematika tertentu guna mengetahui fungsi garis lurus sebagai pengganti garis patah-patah yang dibentuk oleh data historis perusahaan. Dengan demikian pengaruh unsur subyektif dapat dihindarkan. Persamaan trend dengan metode trend moment adalah sebagai berikut 5 : Y = a + bx Dimana : Y : nilai trend ( Peramalan ) a : bilangan konstant b : slope atau koefisien kecondongan garis trend X : indeks waktu ( x = 0, 1, 2, 3,, n ) Sedangkan untuk menghitung nilai a dan b digunakan rumus sebagai berikut : n (Σ XY) - (Σ X) (Σ Y) ΣY b (Σ X) b = a = n (Σ X 2 ) - (Σ X) 2 n 4 Suliyanto, Teknik Proyeksi Bisnis Excel (Yogyakarta:Andi Offset,2008) h Ibid h.309 3

7 Dimana : ΣX : Jumlah kumulatif dari periode waktu ΣY : Jumlah kumulatif data penjualan Σ XY : Jumlah kumulatif dari jumlah periode dikalikan jumlah penjualan n : Banyaknya periode waktu (bulan) 3 Analisis Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Identifikasi Masalah Dalam analisis sistem, identifikasi masalah merupakan tahap awal yang harus dilakukan. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu hal yang menghambat proses pencapaian tujuan. Permasalahan yang ada harus ditindak lanjuti untuk ditemukan pemecahannya sebagai suatu alternatif pemecahan masalah agar sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan tujuan sistem dapat tercapai. Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis. Masalah merupakan suatu pernyataan yang ingin harus dipecahkan, karena dengan adanya suatu masalah dapat menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. 1. Permasalahan yang timbul Dari sistem yang berjalan berpotensi menimbulkan masalah-masalah berikut : a. Terjadi kesalahan dalam menyampaikan rencana penjualan akibat kesalaahan pencatatan. b. Produk yang semakin bervariasi membuat sistem manual semakin tidak efisien dan efektif. c. Kurang lengkapnya informasi yang disampaikan kepada pimpinan. 2. Identifikasi penyebab masalah a. Tidak ada sebuah sistem yang membantu pimpinan atau manajer dalam perencanaan penjualan; b. Tidak ada sebuah sistem yang dapat mengelola data customer beserta volume pemesanan dan penjualan sehingga dapat memberikan laporan evaluasi volume penjualan dalam setiap periode atau bulan. 4

8 3.1.2 Analisis SWOT Untuk mengidentifikasi masalah tersebut, penulis menggunakan analisis SWOT. Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk menganalisis dan mengevaluasi kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (threat) dalam objek. Analisis SWOT dapat diaplikasikan dengan melihat bagaimana kekuatan (strength) mampu mangambil keuntungan dari peluang (opportunity) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weakness) sehingga meminimalisir kerugian, bagaimana kekuatan (strength) dapat menghadapi ancaman (threat) yang ada dan bagaimana mengatasi kelemahan (weakness) yang dapat berpotensi menimbulkan ancaman (threat). Tabel 3.1 Tabel SWOT Kekuatan (S) Kelemahan (W) Internal 1. Intuisi pimpinan dalam 1. Jika produk semakin perencanaan penjualan bervariasi human error 2. Penjualan yang terus dalam pencatatan akan meningkat. semakin sering terjadi. Eksternal Peluang (O) 1. Keuntungan maksimal dengan perencanaan penjualan yang matang. Ancaman (T) 1. Tidak maksimalnya keuntungan. 2. Stok barang yang tidak terdistribusi dengan baik. Strategi (S-O) 1. Intuisi harus dilengkapi dengan data perencanaan agar bisa dipertanggung jawabkan. Strategi (S-T) 1. Keuntungan maksimal dapat dicapai dengan menggabungkan data hasil perhitungan perencanaan dengan intuisi pimpinan. Strategi (W-0) 1. Membuat sistem perencanaan penjualan. Strategi (W-T) 1. Produksi sesuai keinginan pasar agar tidak terjadi penumpukan barang terlalu lama. 3.2 Perancangan Sistem Setelah tahap analisis sistem selesai dan sistem informasi yang akan dibuat telah dinyatakan layak untuk diterapkan, maka langkah selanjutnya adalah tahap perancangan sistem. Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan rancangan secara rinci terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Adapun perancangan sistem perencanaan penjualan ini meliputi proses alir data, basis data dan antarmuka. 5

9 3.2.1 Perancangan Proses Perancangan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana sistem beroperasi, mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktivitas-aktivitas itu. 1) Diagram Konteks DataProduk Barang Data Pelanggan Data Pesanan Data Penjualan Pimpinan Sistem Perencanaan Penjualan Bagian Pemasaran Data Laporan Penjualan Data Laporan Forecasting Gambar 3.1 Diagram Konteks yang Diusulkan 2) Diagram Flow Diagram Level 1 Laporan Forecasting Laporan Penjualan Pimpinan Data Barang 1. Olah Data Produk Barang Data Barang Tb_barang 2. Olah Data Pelanggan Data Pelanggan Bagian Pemasaran Data Pesanan 3. Olah Data Pemesanan Data Barang Tb_pemesanan Data Pelanggan Data Penjualan Data Pesanan Tb_pelanggan 4. Olah Data Penjualan Data Penjualan Tb_penjualan Data Barang Laporan Penjualan Laporan Forecasting 5. Forecasting Data Pemesanan Gambar 3.2 Data Flow Diagram Level 1 yang di usulkan 6

10 3.2.2 Perancangan Basis Data Pesan Pelanggan Penjualan Noperiode * Tahun Bulan Detail Pesan Noperiode * Kodebarang ** qtypesan User nouser * namauser password status Kodepelanggan * NamaPelanggan Alamat Telpon Produk Kodebarang * Namaproduk Harga NoFaktur * NoOrder Tanggal KodePelanggan ** Total Detail Penjualan NoFaktur * KodeBarang ** qty Jumlah Harga Gambar 3.3 Bentuk Relasi Tabel yang Diusulkan 4 Implementasi dan Pembahasan Sistem 4.1 Implementasi Sistem Berikut ini adalah tampilan implementasi dari aplikasi Sistem Perencanaan Penjualan pada Fachri Collection yang telah dibuat dan disertai dengan penjelasan dan fungsi pada setiap tampilan. 1. Form Login Form login merupakan halaman dimana user masuk kedalam sistem dimana harus memasukkan username dan password dengan benar terlebih dahulu. 7

11 Gambar 4.1 Form Login Pengguna 2. Form Menu Utama Menu utama berisikan menu master user, master barang, master pelanggan, transaksi penjualan, rekap pesanan, form laporan penjualan dan laporan forecasting. Berikut adalah tampilan menu utama Gambar 4.2 Form Menu Utama 3. Form Master User Form Master User ini digunakan untuk menambahkan data user dan atau mengganti data username dan password yang ada. 8

12 Gambar 4.3 Form Master User 4. Form Master Barang From Master Barang digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus, dan menyimpan data barang dari inputan yang ada pada tabel barang. Gambar 4.4 Form Master Barang 5. Form Master Pelanggan From Master Pelanggan digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus, dan menyimpan data pelanggan dari inputan yang ada pada tabel pelanggan. 9

13 Gambar 4.5 Form Master Pelanggan 6. Form Transaksi Penjualan Form transaksi penjualan ini digunakan untuk menginputkan data transaksi penjualan barang kepada pelanggan. Gambar 4.6 Form Transaksi Penjualan 7. Form Rekap Pesanan Form Rekap Pesan ini di gunakan untuk merekap data pesanan barang yang terjadi di setiap hari dan nantinya data ini akan digunakan sebagai data untuk meramalkan penjualan di bulan berikutnya. 10

14 Gambar 4.7 Form Rekap Pesanan 8. Form Forecasting Form Forecasting ini digunakan untuk meramalkan tingkat penjualan batik di Fachri collection pada periode atau bulan berikutnya. Sebelum melakukan proses forecasting pastikan data pesanan telah tersimpan dan data produk dan periode waktu data yang diinginkan harus di inputkan terlebih dahulu. Gambar 4.8 Form Forecasting 9. Form Laporan Penjualan Form laporan penjualan ini digunakan untuk mencetak laporan penjualan barang pada suatu periode waktu atau bulan. 11

15 Gambar 4.9 Form Laporan Penjualan 10. Laporan Penjualan Gambar 4.10 Laporan Penjualan 11. Laporan Forecasting Gambar 4.11 Laporan Forecasting 4.2 Pembahasan Perhitungan Peramalan Penjualan Berikut adalah data pemesanan Batik Tirta periode Maret 2013 hingga Februari 2014 Fachri Collection beserta contoh perhitungannya agar bisa di bandingkan dengan hasil pada Sistem Perencanaan Penjualan. 12

16 Tabel 4.1 Tabel Pemesanan Batik Tirta periode tahun X pesan (Y) XY X² Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Januari Februari Total Dengan perhitungan peramalan penjualan dengan metode trend moment akan diperoleh hasil sebagai berikut : Nilai trend yaitu Y = a + bx n (ƩXY) -(ƩX)(ƩY) b = = = 16,661 n(ʃx²)-(ʃx)² 1716 ƩY-b(ƩX) 1165,28 a = = = 97,12 n 12 Sehingga peramalan bulan maret 2014 diperoleh nilai trend Y = 97, ,661 (12) = 297 Gambar 4.21 Hasil Ramalan Barik Tirta 13

17 5 Penutup 5.1 Kesimpulan Pada akhir perancangan dan pembuatan aplikasi perencanaan penjualan pada Fachri Collection ini dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Aplikasi ini dapat meramalkan tingkat penjualan yang dimiliki perusahaan berdasarkan trend data pemesanan yang terjadi. Hasil peramalan ini dapat digunakan sebagai salah satu pertimbangan bagi manager dalam menentukan jumlah produksi dan rencana penjualan diperiode kedepan. 2. Hasil output dari sistem perencanaan penjualan ini berupa laporan volume penjualan barang di setiap bulan dan laporan forecasting untuk bulan berikutnya, dengan ada nya laporan tersebut di harapkan fachri collection dapat lebih matang dalam merencanakan stategi bisnisnya kedepan. 5.2 Saran Berdasarkan penelitian dalam perancangan Sistem Perencanaan Penjualan ini, terdapat beberapa saran yang diharapkan dapat mendukung pengembangan sistem di masa mendatang, yaitu : 1. Aplikasi perencanaan penjualan pada Fachri Collection dapat dilengkapi dengan perhitungan menggunakan menggunakan metode-metode peramalan lainnya karena tidak menutup kemungkinan bahwa terdapat metode lain yang lebih cocok untuk di terapkan di perusahaan. 2. Aplikasi yang hanya mencakup proses perencanaan ini dapat dikembangkan menjadi suatu sistem informasi yang lengkap mencakup seluruh proses yang berjalan di perusahaan guna menunjang seluruh kegiatan. 14

18 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Arief Gisijanto, Hantoro dan Handrijaningsih, Lies. Rencana Strategi Usaha. Diakses dari elerning.gunadarma.ac.id Arifien, Febianto. Data resource management. Diakses dari febianto.staff.gunadarma.ac.id Kusrini Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Yogyakarta : Andi Offset Maesaroh, Imas. Forecast Penjualan matakuliah pengangaran. Diakses dari Rusmawan, Uus Cara Cepat Belajar VB.net. Jakarta : Elex Media Komputindo Suliyanto Teknik Proyeksi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset Sulistya Ika P, Analisa Sistem, diakses dari kuliah.dinus.ac.id. Utami, Ema & Dwi Hartanto, Anggit Sistem Basis Data menggunakan Microsoft SQL Server Yogyakarta : Andi Offset.