diajukan oleh Khairul Sabri

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ORGANISASI IKATAN PELAJAR RIAU YOGYAKARTA KOMISARIAT ROKAN HULU BERBASIS WEB NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Khairul Sabri kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ORGANISASI IKATAN PELAJAR RIAU YOGYAKARTA KOMISARIAT ROKAN HULU BERBASIS WEB Khairul Sabri 1), Krisnawati 2), 1)2) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia khairulsabri@aol.com, krisna@amikom.ac.id Abstract - In line with the introduction of the term information technology and information systems,is where a company or organization that either is a company or organization in the activities of the organization using computing devices, applications, and telecommunications facilities to improve its performance significantly both for-profit organizations and non-profit. The development of science and technology information has been covering the world today. As part of the global community, we certainly do not want to miss and information technology is growing. There are many ways that can be taken to determine the technological developments that are happening. One way is to use the computer as a means for processing data and information. Likewise with Organitation Riau Students Association of Yogyakarta Rokan Hulu which is a forum for Riau students, especially students of the district Rokan Hulu in Yogyakarta, This organization wants to create an information system that can display information about this organization can be seen by everyone on the internet, especially government Rokan Hulu and prospective students who wish to continue education in Yogyakarta. For the reasons above, the writer took the initiative to conduct research entitled ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM ORGANITATION RIAU STUDENTS ASSOCIATION OF YOGYAKARTA ROKAN HULU OF WEB BASED. Keywords: information systems, organizations, Rokan Hulu, Riau, students. 1.Pendahuluan Perkembangan dunia ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini berkembang sangat pesat, sehingga berbagai hal yang pada mulanya mustahil menjadi sangat mungkin untuk di jangkau. Kebutuhan akan informasi secara cepat, tepat, dan akurat sangatlah diperlukan oleh suatu instansi, organisasi, maupun perusahaan. Kebutuhan yang mendesak dan semakin berharganya nilai waktu membuat orang bekerja ekstra cepat dengan hasil yang semaksimal mungkin. Informasi dalam dunia Organisasi sangat di butuhkan bagi para anggota mahasiswa yang berasal dari luar pulau untuk mengenal lebih dekat dengan organisasi yang di naunginya, Perkembangan web ini sangat dibutuhkan di dalam sebuah organisasi mahasiswa, seperti organisasi Ikatan Pelajar Riau Yogyakarta (IPRY) Komisariat Rokan Hulu yang belum memanfaatkan media internet berbasis web. IPRY komisariat Rokan Hulu atau Ikatan Pelajar Riau Yogyakarta komisariat Rokan Hulu merupakan salah satu organisasi kedaerahan kabupaten Rokan Hulu yang menjadi wadah bagi seluruh kepentingan dan kebutuhan pelajar Rokan Hulu yang menuntut ilmu di Yogyakarta. Organisasi ini memberikan informasi kepada pelajar mengenai kegiatankegiatan organisasi dan info mengenai kabar Rokan Hulu saat ini 2. Landasan Sistem 2.1 Pengenalan Pemograman Web Website merupakan kumpulan dari halaman web yang sudah dipublikasikan di jaringan internet dan memiliki domain/url (Uniform Resource Locator) yang dapat di akses semua pengguna internet dengan cara mengetikan alamatnya. 2.2 Bahasa Pemograman Web Dalam pembuatan web, berbagai macam bahasa pemograman yang digunakan seorang programer untuk membuat sebuah web yang berkualitas. Seperti bahasa pemograman html, php, ASP, JSP,XML, java sript, java applets dan sebagainya. 2.3 Manfaat Website Website adalah salah satu alat penunjang, sebagai media untuk mendapatkan informasi dan promosi di dunia internet. Adapun manfaat website bagi organisasi antara lain: 1

4 1. Jarak tidak menjadi masalah Dapat langsung berhubungan secara langsung tanpa mengenal batas profinsi, kota, desa atau Negara, 2. Dapat mengetahui berapa banyak pelajar/mahasiswa Rokan Hulu di Yogyakarta, 3. Merupakan sarana siswa Rokan Hulu untuk mencari info perkuliahan yang ada di Yogyakarta, 4. Semua orang akan mengenal organisasi IPRY komisariat Rokan Hulu, 5. Membuka diri dengan dunia. 2.4 Dunia Internet Internet (kependekan dari interconnectionnetworking) adalah seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar sistem global Transmission Control Protocol/Internet Protocol Suite (TCP/IP) sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. 2.5 Sistem Informasi Pengertian Sistem Sistem didefinisikan dengan pendekatan yang berlainan, namun pada intinya memiliki pengertian yang sama, yaitu Sistem adalah Sekumpulan elemen-elemen yang saling ketergantungan, berinteraksi satu sama lain dan berkaitan untuk mencapai suatu tujuan Pengertian Informasi Informasi adalah Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. 2.6 Perangkat Perancangan Sistem Konsep Pemodelan Proses Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas-aktifitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktivitasaktivitas itu. Konsep pemodelan proses mendefinisikan model perangkat lunak didalam beberapa diagram-diagram sebagai berikut: 1. Flowchart 2. DFD 3. Normalisasi 4. ERD 5. Relasi antar tabel 2.7 Framework MVC ( Model View Control ) Framework Merupakan suatu kertas/kerangka kerja dalam aplikasi web yang di dalamnya memiliki suatu potongan - potongan program yang disusun (modul), sehingga programmer tidak perlu membuat kode program dari nol, karena framework telah menyediakannya. 1 MVC (Model View Controller ) adalah sebuah konsep pemrograman yang memisahkan pemrograman logic aplikasi dengan presentasinya. Terdapat 3 jenis komponen yang membangun suatu MVC pattern dalam suatu aplikasi yaitu : 1. Model Model mengandung fungsi kode yang akan membantu dalam segala proses yang berhubungan dengan database. 2. View View merupakan implementasi user interface dengan melibatkan komponen grafis yang menyediakan representasi proses internal aplikasi dan menuntun alur interaksi user terhadap aplikasi. 3. Controller Controller merupakan sebuah perantara antara Model dan View. Berisikan semua sumber yang dibutuhkan untuk memproses permintaan HTTP. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Analisis merupakan cara untuk mengetahui kelemahan sistem lama sehingga penulis bisa mengambil langkah lebih lanjut guna membangun sistem baru yang dapat memenuhi kelemahan tersebut, untuk menentukan kebutuhan sistem baru dan menguji kelayakan dari sistem baru Identifikasi Masalah 1.Permasalahan dari Sisi Anggota Mahasiswa mahasiswi Rokan Hulu yang merupakan anggota atau warga dari organisasi IPRY Komisariat Rokan Hulu ini mengeluhkan beberapa permasalahan, yaitu: a. sulitnya untuk mendapatkan informasi informasi penting yang berasal dari organisasi maupun 1 Saputra, A, Trik Kolaborasi Code Igniter & jquery. Yogyakarta : Lokomedia,

5 pemerintah daerah misalnya informasi kegiatan organisasi dan informasi Beasiswa dari pemerintah daerah, yang selama ini masih berupa penyampaian melalui media jejaring sosial, telepon seluler ataupun penyampaian dari mulut ke mulut. b. Penyaluran pendapat yang masih belum efektif yang diakibatkan oleh jarak dan waktu. 2.Permasalahan dari Sisi Pengurus IPRY Komisariat Rokan Hulu Pengurus sebagai pelaksana kegiatan organisasi menemukan beberapa permasalahan, diantaranya : a. Sulitnya mengetahui jumlah mahasiswa-mahasiswi Rokan Hulu yang melanjutkan pendidikan di Yogyakarta dikarenakan pendataan anggota yang belum maksimal dan tidak adanya database yang digunakan menyimpan data data anggota. b. Pendataan warga dan penyebarluasan informasi kepada anggota yang belum maksimal dikarenakan jangkuan pengurus dalam melakukan pendataan dan penyebarluasan informasi terhambat oleh jarak dan waktu. c. Belum adanya media yang bisa mewadahi seluruh pendapat dalam jangkuan yang luas yang ditujukan kepada pengurus organisasi. c. Sistem dapat menyediakan media penampung pendapat organisasi atau pendapat yang ditujukan kepada pengurus IPRY Komisariat Rokan Hulu. d. Sistem dapat menyediakan media pencarian data mahasiswa yang tersedia secara online. e. Sistem dapat menyediakan media pendaftaran calon anggota baru secara online. f. Sistem dapat menyediakan artikel kepada anggota yang ingin memposting artikelnya ke website. 2. Bagi Administrator a. Sistem dapat menyediakan semua layanan yang disediakan untuk pengguna biasa. b. Sistem dapat menyimpan data - data yang berkenaan dengan keanggotaan, kepengurusan dan program kerja. c. Sistem dapat melakukan proses input, edit, dan hapus data dan informasi melalui control panel yang tersedia. 3. Bagi Tamu (guest) a. Tamu hanya bisa menyampaikan pendapat pada organisasi b. Tamu bisa mengikuti polling yang disediakan oleh sistem 3.3 Perancangan Sistem 3.3.1Flowchart Analisis Kebutuhan Sistem Fungsional Analisis Kebutuhan Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan yang berkenaan langsung dengan proses yang dilakukan oleh sistem. Dengan demikian sistem diharapkan mampu melakukan fungsi sebagai berikut : 1. Bagi Anggota (user) a. Sistem mampu menampilkan informasi tentang data - data mahasiswa mahasiswi Rokan Hulu dari tahun ke tahun. b. Sistem mampu memberikan informasi terkait hal hal yang berhubungan dengan mahasiswa baik itu dari pengurus IPRY Komisariat Rokan Hulu maupun pemerintah daerah. Gambar1 Flowchart 3

6 3.3.2 Diagram Konteks 3.5 Relasi Antar Tabel Gambar 2 Diagram Konteks DFD Gambar 5 Relasi Antar Tabel 4. Manual Program 4.1 Interface 1.Halaman Home Halaman ini merupakan halaman yang akan muncul pertama kali ketika user mengakses web Ikatan Pelajar Riau Yogyakarta Komisariat Rokan Hulu. Gambar 3 DFD ERD Gambar 6 Halaman Home 2. Halaman Anggota Gambar 4 ERD Halaman ini menampilkan daftar data diri seluruh anggota yang tergabung dalam Ikatan Pelajar Riau Yogyakarta Komisariat Rokan Hulu. 4

7 5.Penutup 5.1 Kesimpulan Gambar 7 Halaman Anggota 3. Halaman Manajemen Admin Difungsikan untuk pengelolaan data website yang dilakukan oleh admin. Dari hasil pembahasan tentang Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Organisasi Ikatan Pelajar Riau Yogyakarta Komisariat Rokan Hulu maka diambil kesimpulan : Kesimpulan dari Sistem informasi organisasi ini antara lain : 1. Dengan adanya sistem informasi ini, maka pihak organisasi dapat lebih mudah menyebarkan informasi mengenai organisasi. 2. Pendataan mahasiswa Rokan Hulu di Yogyakarta terdokumentasi lebih baik. 3. Member/warga Rokan Hulu bisa turut serta mempublish informasi yang bermanfaat. 5.2 Saran Untuk pengembangan lebih lanjut maka penulis memberikan saran yang sangat bermafaat dan dapat membantu pengembangan Sistem Informasi Organisasi Ikatan Pelajar Riau Yogyakarta Komisariat Rokan Hulu untuk masa yang akan datang, yaitu : Gambar 8 Halaman Manajemen Admin 4.Halaman Manajemen User oleh Admin Pada menu ini terdapat data user yang berhak untuk ditampilkan pada halaman anggota website. Gambar 9 Halaman Manajemen User 1. Perbedaan fungsi tugas antara Admin dan User yang belum bias maksimal untuk membedakannya 2. Setiap user yang login, hanya bisa memposting artikel, belum bisa mengupload koleksi foto pribadi sendiri. 3. Website yang hanya berfungsi sebagai media informasi, di dianjurkan website menyediakan fasilitas chating di sistem. 4. Perlunya sosialisasi sistem di daerah, agar masyarakat tahu akan informasi organisasi dan fungsi organisasi ikatan pelajar Riau Yogyakarta komisariat Rokan Hulu di Yogyakarta. 5. Untuk mengoptimalkan penggunaan sistem, dianjurkan untuk melatih dan membimbing staff organisasi sebagai operator sistem website ini. 6. Untuk sistem selanjutnya, diperlukan pembuatan laporan data anggota oleh admin per tahun angkatan. 7. Pembuatan versi mobile. 5

8 Daftar Pustaka Arief M Rudyanto, Pemograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL, (Yogyakarta: Andi Offset,2011). Jogianto HM, Analisis dan Desain: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, (Yogyakarta: Andi Offset,2001). Wahyudi Kumorotomao, Sistem Informasi Manajemen, (Yogyakarta: Andi Offset,2001). Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. (Yogyakarta: Andi Offset,2007). Saputra, A, Trik Kolaborasi Code Igniter & jquery. (Yogyakarta: Lokomedia,2011). Biodata Penulis Khairul Sabri, Memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus Tahun Krisnawati, Memperoleh gelar Master Teknik (M.T), Program Studi Sistem Komputer & Informatika Universitas Gajah Mada. Saat ini menjadi dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6